انبارگرداني در شركت تجهيزات ايمني راهها

مقدمه
اكثر شركتها و كارخانجات جهت توليد و ارائه خدمات خود نياز به اين دارند كه اقلام مصرفي خود را در آنجا قرار مي دهند . نحوه استفاده از انبار و همچنين سيستم انبار يكي از عوامل مؤثر و مهم در امر توليد مي باشد .

انبار در شركتهاي توليدي و كارخانجات بيشتر شامل مواد اوليه ، ابزار آلات ، كالاي ساخته شده و ضايعات مي باشد . در صورتيكه در شركتها و مؤسسات خدماتي انبارها معمولاً كوچكتر از انبارهاي شركتهاي توليدي است و شامل لوازم مصرفي وابزارآلات مي باشد . در شركتهاي بازرگاني نيز انبار شامل كالاهاي خريداري شده و در واقع كالاهاي آماده براي فروش مي باشد . در اين پژوهش سعي شده است جهت آشنايي علاقمندان پيرامون انبار ، سيستم انبار ، كدينگ ، انبارگرداني و … توضيحات مختصري جمع آوري و ارائه گردد .
اين پژوهش با عنايت به سيستم انبار شركت « تجهيزات و ايمني راهها » تدوين گرديده است .

انبـار
در كليه شركتها واحدي بنام انبار وجود دارد كه در واقع مسئوليت تداركات و پشتيباني توليد را به عهده دارد و اكثر احتياجات مربوط به توليد را مرتفع مي كند . به عنوان مثال اگر در حين توليد نياز به مواد اوليه يا مواد شيميايي و يا قطعاتي از يك دستگاه باشد در صورت نبود انبار تا زمان خريداري جنس يا مواد مورد نظر توليد به حالت تعطيل درخواهد آمد . در صورتيكه با وجود انبار بسياري از اين قبيل مشكلات برطرف خواهد شد .

تقسيم انبار
به لحاظ نوع ، كاربرد ، نحوه نگهداري و حجم اقلام انبار ، انبار يك شركت معمولاً به چند انبار تقسيم مي شود كه ابن انبارها ممكن است در يك مكان و يا اينكه در چند نقطه ( احتمالاً دور از هم ) مستقر شوند مثلاً برخي از مواد شيميايي در اتاق سرد نگهداري مي شوند تا از تبخير سريع آنها جلوگيري شود . و يا الكترودهاي مخصوص جوشكاري در درون دستگاهي بنام « آون » نگهداري مي شوند تا از جذب رطوبت و اخلال در هنگام جوشكاري جلوگيري شود . دماي حرارت داخل اين دستگاه قابل تنظيم بوده ولي دماي نگهداري الكترودهاي صنعتي ۳۵۰ درجه سانتيگراد ميباشد .

نگهداري برخي از اقلام مانند ضايعات توليد در فضاي باز مشكلي ايجاد نمي كند ولي قطعات فلزي و ابزارآلات را حتماً بايد در جايي مسقف و دور از معرض باران و نور آفتاب قرار داد .
با توجه به توضيحات اخير شركت « تجهيزات و ايمني راهها » انبار خود را به انبارهاي :

۱- انبار مواد اوليه
۲- انبار محصول
۳- انبار كالاي ساخته شده
۴- انبار لوازم يدكي و قطعات
۵- انبار ابزارآلات
۶- انبار سوخت و مواد شيميايي
۷- انبار ضايعات ، تفكيك نموده است .

ذكر اين نكته قابل توجه است كه در شركت تجهيزات وا يمني راهها تفاوتي ميان انبار محصول و انبار كالاي ساخته شده وجود دارد و آن اين است كه محصول به كالايي اطلاق مي شود كه در جاي ديگري ساخته شده و فقط بابت كارهاي جانبي از قبيل رنگرزي ، گلاسبيركاري ، مونتاژ و … به شركت آورده شده است ولي كالاي ساخته شده از ابتدا در شركت ساخته مي شود .

انبار مواد اوليه نيز شامل مواد خامي است كه مستقيماً وارد خط توليد مي گردد .
انبار لوازم يدكي شامل قطعات و لوازمي است كه درون دستگاهها مورد استفاده قرار مي گيرد و در صورت خراب شدن نياز به تعويض دارند ، از قبيل بلبرينگ ، چرخ دنده ، تسمه ، واشر و … .

انبار ابزارآلات مربوط به ابزار كار و ابزاري است كه بوسيله آنها خرابي دستگاههاي توليد مرتفع مي گردد مانند انواع آچار ، پيچ گوشتي ، فنر و … .
انبار سوخت شامل سوخت مصرفي از قبيل بنزين ، گازوئيل و غيره و همچنين مواد شيميايي مورد استفاده در شركت از قبيل گلاسبير ، تينر و … مي باشد .
انبار ضايعات شامل دو قسمت عمده ميباشد كه يكي از آنها « ضايعات ذوبي » ناميده مي شود كه شامل ضايعاتي است كه قابل استفاده مجدد نبوده و فقط جهت ذوب و تخمير به فروش مي رسند مانند ضايعات كاغذ و يا ضايعات اوراق فلزي كوچك . گروه ديگر ضايعات « ضايعات قابل استفاده » ناميده مي شوند مانند صفحات فلزي كه از آنها جهت درست كردن واشر استفاده مي شود .

سيستم انبار
هر انبار بنا به صلاحديد مديران شركت داراي مكانيزم خاصي جهت ورود و خروج و همچنين نگهداري كالا مي باشد به اين مكانيزم « سيستم انبار » گفته مي شود .
سيستم انبار شامل نحوه ورود جنس به انبار ، نحوه نگهداري جنس در انبار ، نحوه نگهداري حساب موجوديهاي جنسي ، نحوه خروج جنس از انبار ، سيستم جلوگيري از خطرات احتمالي در انبار ، فرمهاي مورد استفاده در انبار و … مي باشد .

نحوه نگهداري حساب موجوديهاي انبار ممكن است به شكل دستي ( سنتي ) و يا رايانه اي ( مكانيزه ) باشد . در سيستم دستي براي نگهداري موجوديهاي انبار از فرمي به نام كاردكس استفاده مي شود كه در اين فرم مقدار مانده يك كالاي خاص با ذكر مشخصات فني ، شرح و كد در آن قيد مي گردد . در هنگام ورود جنس در قسمت مربوط به « وارده » تعداد جنس ورودي و در هنگام خروج جنس در قسمت مربوط به « صادره » تعداد جنس خروجي از انبار قيد مي گردد . بديهي است مقادير وارده با مانده قبلي جمع شده و به قسمت مانده جديد نقل مي گردد ، در صورتيكه مقادير صادره از مانده قبلي كسر شده و در قسمت مانده جديد قيد مي گردند ، ولي در سيستم مكـانيزه كليـه اين امـور ( ثبت تعـداد مـانده جديد ) همگـي توسط ماشـين ( رايانه ) انجام مي پذيرد .

 

فرمهاي مورد استفاده در انبار
در هر انبار با توجه به ساختار آن جهت جابجايي جنس ( ورود ، خروج و برگشت ) از فرمهاي خاصي استفاده مي شود كه اهم اين فرمها عبارتند از :
۱- رسيد ( قبض ) انبار
۲- حواله انبار
۳- فرم برگشت به انبار
۴- رسيد موقت
۵- حواله ( رسيد ) مستقيم
۶- برگ خروج از انبار و … .

۱- رسيد ( قبض انبار ) : سندي است كه براي دريافت كالا و ورود آن به انبار صادر شده و بيانگر نام ، كد ، مشخصات فني و تعداد جنس وارده به انبار ، همچنين تحويل دهنده و تحويل گيرنده جنس ميباشد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست مي باشد .
۲- حواله انبار : اين سند جهت خروج كالا از انبار صادر شده و بيانگر كليه موارد مذكور در رسيد انبار بعلاوه واحد درخواست كننده كالا ميباشد . نمونه حواله انبار ضميمه پيوست مي باشد .

۳- برگشت به انبار : گاهي اتفاق مي افتد كه جنس خارج شده از انبار به دلايل مختلف مـورد مصـرف واقع نمـي شود . جـهت عـودت اين جنس بـه انبـار از فـرمي بـه نـام « برگشت به انبار » استفاده مي شود كه دقيقاً شبيه به « رسيد انبار » مي باشد . دلايل مختلفي جهت عودت جنس به انبار وجود دارد از جمله : عدم كيفيت كافي جنس جهت مصرف ، زياد بودن جنس درخواست شده و مصرف كمتر آن و … . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .

۴- رسيد موقت : همانگونه كه از عنوان اين فرم پيداست جهت رسيد موقت كالاهاي وارده به انبار استفاده مي گردد . تفاوت رسيد موقت و رسيد دائم ( رسيد انبار ) در اين است كه رسيد دائم معمولاً كامل بوده و فاكتور و مبلغ خريد آن مشخص مي باشد و جهت تنظيم سند مالي مربوط به خريد جنس و درخواست خريد نواقص اطلاعات وجود ندارد . اما گاهي ممكن است كه كالايي بدون فاكتور وارد انبار گردد و يا فاقد برگ درخواست خريد باشد ، در اينصورت رسيد موقت صادر ميشود و هنگامي كه مدارك مورد نياز تكميل گرديد رسيد موقت باطل گرديده و رسيد دائم صادر مي شود . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .

۵- حواله ( رسيد ) مستقيم : گاهي ممكن است به دليل اينكه خط توليد و يا پروژه در دست اجرا از انبار فاصله زيادي داشته باشد جهت كاهش هزينه ها اجناس درخواستي مستقيماً به خط توليد و يا محل اجراي پروژه برده شوند و اصلاً وارد انبار نگردند در اين صورت از فرم « حواله مستقيم » يا « رسيد مستقيم » ( كه هر دو داراي يك ويژگي هستند و با هم فرقي ندارند ) استفاده ميشود . مثلاً انبار شركتي در تهران است و پروژه اي در كرج در حال انجام است و براي پروژه قرار است كه چندين تن سيمان از آبيك خريداري گردد . در اينصورت حمل اين سيمان به انبار تهران و سپس حمل مجدد آن به كرج كار عاقلانه و مقرون به صرفه اي نمي باشد . فرم حواله ( رسيد ) مستقيم در واقع عمل ثبت ورود و خروج جنس را همزمان منعكس مي نمايد .نمونه فرم ضميمه پيوست مي باشد .

۶- برگ خروج از انبار : در برخي شركتها كه ساختمان انبار مجزا و دور از خطوط توليد است مجوز خروج جنس از انبار توسط مسئول انبار يا انباردار صادر و توسط نگهبان كنترل و اخذ مي گردد . اين عمل جهت انجام كنترلهاي داخلي شركت انجام مي گيرد .

نحوه ورود جنس به انبار
بطور كلي نحوه ورود جنس به انبار بدين صورت است كه استفاده كننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مثل مصرفي بودن ، ملزومات ، مواد اوليه و … فرمي به نام درخواست كالا تنظيم مي نمايد و با ذكر نام خود و نام واحد درخواست كننده ، شرح و تعداد جنس مورد نياز خود را اعلام مي نمايد و پس از استعلام از انبار مبني بر نبود اين جنس در انبار جهت خريد به واحد تداركات ارجاع مي گردد و واحد تداركات پس از مراحل قانوني ( دريافت استعلام بهاء ، پيش فاكتور و … ) نسبت به خريد جنس مورد نظر اقدام مي نمايد و جنس خريداري شده وارد انبار شده و براي آن رسيد انبار صادر مي گردد . رسيد انبار در ۳ نسخه ( يك نسخه ۳ برگي ) تنظيم مي گردد كه يك نسخه از اين برگها نزد آورنده جنس (‌ تحويل دهنده ) يك نسخه نزد تحويل گيرنده ( انبار ) و نسخه ديگر هم به همراه فاكتور ، درخواست خريد ، استعلام بهاء و … جهت ثبت و تنظيم سند خريد تحويل امور مالي مي گردد .

نحوه خروج جنس از انبار
پس از تكميل فرم درخواست كالا توسط واحد متقاضي جنس ، در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر مي گردد و پس از تكميل و تأييد حواله مربوطه جنس مذكور به تعداد ( يا مقدار ) حواله شده از انبار خارج مي گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نيز توسط انباردار يا مسئول انبار صادر مي شود .

نحوه نگهداري موجودي حساب كالا در انبار
۱- در انبارهايي كه نگهداري حساب كالا به صورت دستي ميباشد از برگه هايي به نام كاردكس جهت نگهداري حساب كالا استفاده مي شود اين كاردكس شامل ستونهايي از قبيل رديف شرح ، تاريخ ، شماره رسيد ( يا حواله ) مقدار صادره ، مقدار وارده و مانده ميباشد . در صورتيكه كالايي وارد انبار شود با توجه به كد كالا ( شماره شناسايي و طبقه بندي ) كاردكس مورد نظر پيدا شده و مقادير وارده ( مطابق با رسيد انبار ) در قسمت وارده كاردكس ثبت شده و مانده جديد نيز به تعداد مانده قبلي بعلاوه مقدار وارد شده ثبت مي گردد . به عكس اگر كالايي از انبار خارج گردد مقدار كالاي خارج شده ( طبق حواله انبار ) در قسمت صادره كاردكس ثبت مي گردد و مانده جديد برابر با مانده قبلي منهاي مقدار صادر شده خواهد بود .

۲- در انبارهاي شركت مذكور ( تجهيزات و ايمني راهها ) چون از سيستم مكانيزه استفاده مي گردد كليه امور مذكور در بند ۱ بالا همگي توسط رايانه انجام مي گيرد بدين صورت كه با ثبت رسيد انبار در رايانه مقدار كاردكس نيز به همين ميزان افزايش مي يابد و يا با ثبت حواله در سيستم ، مقدار مانده كاردكس به همان ميزان كاهش مي يابد .
كدينگ ( شماره كالاهاي انبار )

هر انبار با توجه به حجم فعاليت ، مقدار جنس موجود در آن ، نوع اجناس و  طبقه بنديهاي خاصي جهت شماره گذاري اجنـاس انبـار در نظـر دارد . در شـركت مذكور (تجهيزات و ايمني راهها) هر انبار با يك كد مشخص از ساير انبارها متمايز است . بعنوان مثال كد انبار مواد اوليه يك ميباشد و كليه اجناسي كه با كد ۱ شروع مي شوند مربوط به انبار مواد اوليه هستند و يا كد انبار سوخت ۵ مي باشد يعني كليه اجناس اين انبار با پيش شماره ۵ شروع مي شود . تعداد ارقام كد كالا بستگي به تعداد اجناس موجود در انبار ، تعداد قفسه ها و نيز تعداد اجناس هر طبقه دارد . مثلاً جهت يافتن جنسي كه در آن ۳۲۵۴۳۷ است مي توان به قرار ذيل اقدام نمود :

اولين عدد از سمت چپ ۳ ميباشد كه بيانگر اين است كه جنس مورد نظر در انبار ابزارآلات است ، دومين عدد ۲ ميباشد كه بيانگر اين است كه جنس مذكور در قسمت ( پارتيشن ) دوم انبار است . سومين رقم كه عدد ۵ ميباشد بيانگر اين است كه جنس مذكور در رديف پنجم واقع است . چهارمين رقم كه عدد ۴ ميباشد بيانگر اين مطلب است كه جنس مذكور در رديف چهارم است . پنجمين رقم كه عدد ۷ ميباشد بيانگر هفتمين رديف جعبه يا قفسه مورد نظر است . اين امر جهت سهولت در يافتن اقلام انبار برنامه ريزي و طراحي شده است .
البته قابل ذكر است برخي از اقلام در جاي اصلي خود واقع نشده اند و به دلايلي از قبيل حجم زياد حساسيت و يا كم گردش بودن در نقاط ديگري از انبار نگهداري مي شوند .

حفاظت فيزيكي از انبار
در هر انبار جهت جلوگيري از آسيب به موجوديهاي انبار تدابيري اتخاذ مي گردد . مثلاً در انبار از كپسولهاي آتش نشاني جهت اطفاء حريق و يا از چشمهاي الكترونيكي جهت اطلاع از آتش سوزي ، تهيه اتاقهاي سرد ( با درجه حرارت پائين ) جهت مواد شيميايي ، تهيه اتاقهاي گرم ( با درجه حرارت بالا ) براي مواد رطوبت گير و حساس به سرما ، استفاده از پالتهاي مناسب جهت بسته بندي اجناس و … استفاده مي گردد .

انبار گرداني
همانگونه كه مي دانيم موجودي مواد و كالا يكي از اقلام دارائيهاي جاري و همچنين يكي از مهمترين اقلام ترازنامه است . در پايان هر دوره مالي جهت اثبات مقدار (مبلغ) واقعي موجوديهاي مواد و كالا و همچنين جهت دستيابي به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگرداني انجام مي گيرد . البته اين عمل ممكن است با حضور حسابرسان شركت ( داخلي ) و يا حسابرسان مستقل و يا هر دو انجام پذيرد .
براي دستيابي به موجودي دقيق انبارها از برگه هاي مخصوص شمارش ( تگ ) استفاده مي شود .

جمع آوري برگه هاي شمارش
اگر شمارش اول و دوم بيش از يك روز طول بكشد ( معمولاً در انبارهاي بزرگ و داراي اقلام زياد ) در پايان هر روز برگه هاي شمارش به تفكيك شمارش اول و دوم توسط ناظرين انبارگرداني ( حسابرسان ) جمع آوري و نگهداري مي شود . پس از آنكه كليه موجوديهاي انبار شمارش گرديد با حضور بازرسان قانوني شركت ( حسابرسان ) پاكت حاوي برگه هاي شمارش باز شده و موجوديهاي شمارش شده وارد كامپيوتر مي گردد .

ليستهاي مغايرت
اگر بين شمارش اول و شمارش دوم گروههاي شمارش اختلافي وجود داشته باشد ، اين موارد در ليستي به عنوان مغايرت اوليه چاپ ( تهيه ) مي شود و شمارش مجدد اين اقلام انجام مي گيرد . سپس اين شمارشها وارد كامپيوتر گرديده ( پاسخ ) و با موجودي كالاها طبق كاردكس مقايسه مي گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بين آنها ليست مغايرت ثانويه تهيه مي گردد و اينبار با حضور مسئول انبار يا انباردار و يا كمك انباردارهايي كه مورد اطمينان مسئولين انبار هستند شمارش سوم انجام مي گيرد و نتيجه اين شمارش در قسمت

سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت مي شود . سپس براي آخرين بار اين شمارشها وارد كامپيوتر ( پاسخ ) شده و ليست مغايرت نهايي گرفته ( چاپ ) مي شود . لازم به ذكر است كليه اين فعاليتها باحضور حسابرس انجام مي گيرد و برگه هاي شمـارش سوم بـه تـأييد و امضـاء انبـاردار مي رسد .
پس از ليست مغايرت نهايي ليستهاي ديگري نيز تهيه مي شود از قبيل ليست كلي انبارگرداني ( شامل تمام اقلام انبارها و موجودي آنها طبق كاردكس و شمارش نهايي و مغايرت احتمالي ) ليست كلي مغايرات ريالي و مقداري ، ليست كسري و اضافي انبار ( مغايرت ريالي ) و … .

پس از اتمام انبارگرداني صورتجلسه انبارگرداني و همچنين تأييديه انباردار نيز تهيه مي گردد . كليه ليستهاي فوق به امضاء مسئول هماهنگ كننده انبارگرداني ، مسئول انبار و انباردار مي رسند .

جهت شروع اعمال انبارداري در سال جديد مالي ليست كسري و اضافي انبار مورد استفاده قرار مي گيرد . بدين ترتيب كه كليه كسري انبار به حساب هزينه ها و كليه اضافات انبار به حساب ساير درآمدها يا درآمدهاي متفرقه منظور مي گردد . بعنوان مثال اگر انبار شركتي A ريال كسري ( ريالي ) و B ريال اضافات ( ريالي ) داشته باشد براي اصلاح اين حساب ثبتهاي زير انجام مي گيرد :

هزينه هاي متفرقه A موجودي مواد و كالا B
موجودي مواد و كالا A ساير درآمدها / درآمدهاي متفرقه B
جهت ثبت كسري انبار جهت ثبت اضافات انبار
البته اين ثبتها ، ثبتهاي مالي است كه واحد حسابداري مالي مسئول انجام آنهاست و حسابداري انبار فقط موجوديهاي واقعي نهايي ( شمارش شده ) را بعنوان مانده نهايي خود در كاردكسها اصلاح مي نمايد و اين مانده ها بعنوان موجودي نهايي به سال مالي بعد منتقل مي گردد .

 

نحوه انبارگرداني
جهت انبارگرداني معمولاً كميته اي تشكيل مي شود بنام كميته انبارگرداني كه مسئول اين كميته معمولاً مسئول تداركات شركت و اعضاي آن مسئول حسابداري ، مسئول نقليه ، مسئول فروش و … هستند . در اين كميته چگونگي انبارگرداني و نحوه كار به روشني مشخص شده و در دستورالعمل انبارگرداني مكتوب مي گردد . همچنين در دستورالعمل انبارگرداني شخصي به عنوان هماهنگ كننده انبارگرداني مشخص مي گردد كه مسئوليت هماهنگي بين انبارها ، مسئولين انبارها ، شمارشگران و حسابرسان را به عهده دارد . ضمناً كليه امور و پيشنهادات حسابرسان در مورد نحوه شمارش و … از طريق ايشان ( هماهنگ كننده ) بررسي و اجرا مي گردد .

۱- كنترل اجناس : از آغاز انبارگرداني موجودي انبارها چك مي شود و اگر جنسهاي مشابه در چند جاي مختلف قرار دارند ولي داراي يك كد هستند يكجا جمع آوري ميشوند و يا اگر چند جنس مختلف با هم مخلوط شده باشد بايد تفكيك گردند و در رديف خود چيده شوند .

۲- تگ گذاري : برگه هاي شمارش شامل سه قسمت مشابه است كه در آن شماره سريال برگه ، كد كالا ، شرح كالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نيز دو محل امضاء براي شمارش كنندگان وجود دارد . اين تگهاي شمارش قبل از آغاز انبارگرداني بصورت كامپيوتري پرينت شده و هر كدام روي جنس مربوطه قرار مي گيرد .

۳- شمارش اول : شمارش كنندگان در چند تيم دو نفري تقسيم شده كه يك نفر مسئول شمارش و ديگري مسئول ثبت مقادير است . شمارش از يك طرف انبار و در جهت خاصي شروع مي شود . شمارش كنندگان به ترتيب قفسه ها و رديفهاي انبار را طي مي كنند و به هر جنس كه رسيدند قسمت اول تگ را جدا كرده و پس از شمارش دقيق مقادير شمارش شده در آن ثبت مي نمايند ، سپس قسمتهاي مربوط به شمارش دوم و سوم را در جاي قبلي خود (روي جنسها) قرار مي دهند . طبق استانداردها اين عمل ( شمارش اول ) توسط گروه ديگري نيز انجام مي گيرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش كنندگان ( تيم دوم ) امضاء مي گردد .