مقدمه
انبارها را از دو جهت مي‌توان مورد بررسي قرار داد: يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع قفسه‌بندي، محل كالاها در انبار، نوع ايمني و وسايل حفاظت كالاها نور و وسايل حمل و نقل و … و ديگري سيستم اطلاعاتي انبار كه به طرح و گردش فرم‌ها به نحويكه اطلاعات به بخش‌هاي مختلف كارخانه يا موسسه به موقع و به مقدار لازم و به كنترل‌هاي لازم در رابطه با كالا‌ها بحث مي‌نمايد.

انواع انبارها
انبارها از لحاظ فرم ساختماني به صورت زير مي‌باشند:
۱٫ انبارهاي پوشيده: كه از تمام اطراف بسته و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي‌باشد.
۲٫ انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبار داراي سقف بوده، ولي چهارطرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است. اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي‌نمايند.

۳٫ انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداري ماشين آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

سيستم انبارداري و مزيت‌هاي آن
سيستم مجموعه‌اي از اجزاء و عناصر است كه با هم داراي ارتباط متقابلي مي‌باشند و هر سيستمي داراي هدف است و غالباً برآيندي غيراز برآيند حاصل جمع‌ برآيندهاي اجزاء خواهد بود.

وجود اين كليت جدا با ويژگي‌هاي خاص خود در امور انبارداري مزاياي زيادي را عايد ما مي‌سازد كه اعم اين مزايا عبارتند از:
۱٫ شناسايي كالاهاي موجود در انبار، به نحوي كه آسانترو دسترسي راحت‌تر به كالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودي‌هاي زياد و متنوع.
۲٫ تشكيل فايل‌هاي اطلاعاتي دقيق‌تر در بخش‌هاي مختلف و تسرع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم‌گيري‌هاي مديريت.
۳٫ دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخش‌هاي موسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها.

۴٫ رفع اشكال ناشي از اتكاء سيستم و موسسه به افراد معين در صورتيكه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليت‌هاي سيستم را برعهده گيرد، در اسرع وقت از چهارچوب فعاليت‌ها و روابط مستقيم اطلاع حاصل مي‌نمايد.
۵٫ ايجاد اطمينان خاطر در مدريت و مسئولين بخش‌ها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم‌گيري بجا و به موقع متكي بر اطلاعات صحيح و كافي.
۶٫ ايجاد كنترل‌هاي دقيق در سيستم از طريق كنترل دائمي و ادواري موجودي‌هاي انبار و بررسي و رفع مغيرات احتمالي.
۷٫ كاهش هزينه‌هاي مصرف بدون مواد يا سهل‌انگاري در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهاي زايد و پيش‌بيني‌هاي غلط به علت نداشتن اطلاعات صحيح و به موقع هزينه‌هاي ديگر.

۸٫ پايه و اساس جهت سيستم حسابداري صنعتي مي‌گردد، اگر سيستم نگهدراي و ثبت ميزان رسيده و مصرف مواد صحيح تعبيه شود.
۹٫ تاثير روحي از وجود نظم و آگاهي از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجودي‌ها و كاهش يا حذف احتمال سوء استفاده توسط متصديان يا انبارداران و مديران و رئيس انبارها.

اگر سيستم مناسبي را نتوان تدارك ديد و به انبارها توجه كافي ننمود، مشكلاتي گريبانگير ما مي‌شود كه اهم آنها عبارتند از:
• كمبود فضا، چرا كه كالا‌ها خوب چيده نشده و محلي متناسب با مقدار و اندازه كالاها قبلاً درنظر گرفته نشده است.
• جابجايي اضافي ناشي از عدم وجود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف‌كنندگان و صدمه ‌ديدن كالاهها.

• تلف شدن وقت پرسنل و تجهيزات و سردرگمي‌هاي حين كار و كاهش راندمان كاري مسئول انبار و يا حتي مديران رده‌هاي بالاتر سازمان.
• وابستگي سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگرداني (موجودي‌برداري) به علت نامرتب بودن انبارها.
• ضايع شدن مواد و محصول، به علت عدم توجه به مسائل ايمني، نحوه استقرار كالا، حمل و نقل آن و نيز مشخصات ويژه كالا كه حتي مي‌تواند موجب بروز خسارات مادي و جاني براي موسسه گردد.

اهداف از استقلال يك سيستم انبار
با توجه به اينكه هر يك از ادارات،‌ نهادها، موسسات دولتي و حتي خانواده نمي‌تواند بدون داشتن يك نظم و نگهدراي حساب درآمد يا هزينه به زندگي ادامه دهد، لذا ضرورت ايجاب مي‌نمايد در هر يك از ادارات منجمله اداره‌ي آموزش و پرورش نيز يك محلي را به نام انبار اداره اختصاص داده و اموال و اثاثيه و كالاهاي مورد نياز خود خود و واحدهاي تابعه را در آن طبقه‌بندي و بدين‌وسيله كالاهاي وارد و صادر شده را در فرم‌ها و دفاتر مخصوص ثبت و صورت‌حساب آن را نگهداري مي‌نمايد.

كنترل‌هاي مورد نياز هنگام دريافت كالا
چنانكه در تعريف انبارداري نيز گفته شده، مسئول انبار موظف است وقتي كه كالا يا كالاهايي وارد انبار مي‌شود، عين جنس را با صورت خريد مطابقت داده تا كليه اجناس مندرج در فاكتور به انبار تحويل شود و در مواقع صدور حواله و تحويل كالا به واحدها و شعبات اداره بايد آن را در دفاتر نوشته و صورت‌حساب آن را نگهداري نمايد.

طرح سيستم نهايي اطلاعاتي انبار و فلوچارت آن:

تعميم به طرح سيستم اطلاعاتي انبار

مشخص كردن اهداف و محدوديت‌هاي سيستم

آيا از قبل سيستمي وجود دارد شناخت سيستم موجود و نقاط قوت و ضعف آن

طرح سيستم پيشنهادي جديد آيا سيستم قابل ترميم است

تجزيه و تحليل سيستم پيشنهادي بررسي و رفع نقايص موجود

ارائه سيستم پيشنهادي جهت اخذ تائيديه از سرپرست مربوطه

كار با سيستم بطور آزمايشي و براي مدت معين

رفع نقايص احتمالي كه معمولاً در عمل پيش مي‌آيد

طرح سيستم نهايي

وظايف انباردار
۱٫ تحويل اجناس خريداري شده و مورد نياز سازمان، رسيدگي و بررسي طبق اسناد و مدارك اوليه.
۲٫ صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي.
۳٫ مراقبت و نگهداري كالاها از سرقت، صدمه، ضايعه، حادثه ناشي از طبقه‌بندي يا قفسه‌بندي يا چيدن اقلام در انبار

۴٫ پيش‌بيني، برنامه‌ريزي و كنترل مواد انبار و انجام انبارگرداني متناسب با نوع شركت و كالاهاي آن و سياست موسسه.
۵٫ تهيه گزارشات لازم در خصوص ضايعات، موجودي‌ها و نظريات اصلاحي و ساير گزارشات مورد نياز.
۶٫ صدور قبض انبار (برگ رسيد جنس به انبار) پس از دريافت كالا و حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي و فرم‌هاي مرجوعي در صورت برگشت كالا و ساير فرم‌هاي مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و كارت‌هاي مربوطه

۷٫ بايگاني اسناد و مدارك مربوط به انبار و تعبيه يك كارت براي هر يك از اقلام مورد نياز.
در اين فرم ثبت نموده و از موجودي انبار كسر و اگر اموال غيرمصرفي باشد، مانند ماشين حساب، ميز، صندلي و… در اين صورت به نام شعبه مربوطه قبض اموال صادر و به اموال آن شعبه اضافه مي‌شود و آن هم يك فصل جداگانه براي نگهداري اموال تحت سرپرستي خود دارد كه تحت اختيار امين اموال موجود است.
وظايف رئيس يا متصدي انبار

۱٫ حفظ و حراست كليه اجناسي كه در تحويل انبار مي‌باشد و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالي.
۲٫ اطلاع از انواع موجودي انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
۳٫ تشخيص و تعيين اشياء اضافي و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.

۴٫ مراقبت در اينكه موجودي‌هاي انبار از حداقل و حداكثر مندرج در كارت‌هاي انبار كمتر نشده و يا تجاوز نكند.
۵٫ نظارت در دريافت و تحويل كالا طبق دستورات صارده و تهيه اسناد مربوط به آن.
۶٫ مراقبت در بسته‌بندي و حمل محصولات و توزين و شمارش كالا‌ها.

۷٫ مراقبت در ثبت مدارك و اسناد و دفاتر و كارتهاي انبار.
۸٫ داشتن مهارت كافي در طبقه‌بندي، نگهداري، جاگذاري اجناس و ترتيب محل انبارها و كالاها و كد آنها.
۹٫ خود را موظف به رعايت اصول امانتداري و حفظ منافع موسسه مربوطه بداند.

۱۰٫ از روش‌ها و فنون انبارداري اطلاع كافي داشته و داراي ابتكار شخصي در تسهيل امور انبارها باشد.
۱۱٫ گزارشات هر دور، عملكرد (هفتگي، پانزده روز و ماهيانه) را به نحوي صحيح و به موقع ارائه و به مديريت‌ها گزارش نمايد.
مراحل و نحوه انبارداري در اداره آموزش و پرورش منطقه ميانه

من جهت انجام امورات مربوط به تنظيم پروژه انبارداري در آموزش و پرورش به ساختمان آن اداره مراجعه كردم، ابتدا از چگونگي چارت سازماني و طبقات ساختمان و اتاق‌هاي كارشناس و متصدي آن اطلاعاتي را با مطالعه،مطرح و به شرح زير بدست آوردم:
مدارك و فرم‌هاي بكاررفته در سيستم انبارداري آموزش و پرورش:

فاكتور، قبض انبار، حواله انبار، سند هزينه، صورت جلسه تحويل كالا به انبار، دفتر اموال، كالاها اموال تجهيزات و اجناسي كه از طريق خريدهاي مسئول خريد به انبار وارد مي‌شود.
فاكتور: برگ خريد يا فروشي است كه از طريق فروشندگان كالا و اجناس مورد لزوم در اختيار خريدار قرار مي‌گيرد و در آن ستونها به شرح زير مندرج است:
نام و آدرس دقيق فروشنده، مثلاً مغازه مرغ فروش جاويد، رديف، شرح، تعداد، في يا قيمت جزء و كل، جمع كل به عدد و حروف و در زير فاكتور نام فروشنده و خريدار درج شده است.

۳٫ حواله انبار (برگ مصرف كالا): اين فرم هنگام تحويل كالا به متقاضي تنظيم مي‌شود و توسط انبار پر مي‌شود و داراي كاربردهاي زير است:
الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر يك از واحدهاي درخواست كننده.

ب‌) مبناي ثبت كارت موجودي و حسابداري انبار
ت‌) مبناي تهيه صورت خلاصه گردش اقلام انبار
ث‌) مبناي قيمت‌گذاري اقلام صادره

اگر چنانچه مسئولان آموزش و پرورش بخواهند حهت استفاده از ملزومات و اموال اداره چيزي را از انبار خارج كنند، بايد مراحل زير را انجام دهند:
مسئول يا مسئولان مربوطه، كالا يا كالاهاي مورد نياز دايره و يا شعبه خود را به صورت مكتوب از رئيس يا معاونت شاخه مالي درخواست نموده، دستورات لازم جهت تحويل صادر مي‌نمايد. مسئدول فوق‌الذكر دستور خود را به انباردار اداره ارائه داده و با صدور حواله انبار اجناس درخواستي به شرح فرم زير:

شماره سند: شماره انبار:
تاريخ سند: / / شماره سند عطف:
دريافت كننده:
نوع حواله: حواله كالا از انبار شماره انبار عطف:
رديف كد كالا شماره قفسه شرح كالا درخواست كالا مقدار واحد
شماره رديف درخواستي تحويلي

نام و نام خانوادگ تنظيم كننده:
امضاء: نام و نام خانوادگي تائيد كننده:
امضاء

نوع حواله: انواع حواله‌هاي زير وجود دارد:
۱٫ برگشت از خريد
۲٫ هديه
۳٫ انتقال داده شده به ساير دستگاه‌ها
۴٫ انتقال داده شده به ساير واحدهاي دستگاه
۵٫ صدور انتقالي بين انبارها

۱۷٫ صدور جهت مصرف مستقيم

صدور جهت مصرف مستقيم
در بعضي موارد كالا رسيده مي‌شود، ولي وارد انبار نمي‌شود، بلكه مستقيماً براي مصرف به مركز منتقل مي‌شود. در اين مورد بايد با نوع رسيد جهت مصرف مستقيم تنظيم شود. سپس سند حواله‌اي با نوع صدور جهت مصرف مستقيم به مركز مصرف تنظيم شود. از آنجاييكه سند صدور جهت مصرف مستقيم يك سند مستقل نيست و بايد بر مبناي سند رسيد جهت مصرف مستقيم تنظيم شود، سيستم با گرفتن شماره سند رسيد جهت مصرف مستقيم، سند حواله مربوطه را بوجود مي‌آورد.

صدور انتقالي بين انبارها
اگر يك كالا از يكي از انبارها به انبار ديگري از سيستم منتقل شود، بايد براي آن كالا از انبار مبداء يك حواله با نوع صدور انتقالي بين انبارها تنظيم شود. سپس سند رسيدي با نوع رسيد انتقالي بين انبارها به انبار مقصدر تنظيم شود. از آنجايي‌كه سند رسيد انتقالي بين انبارها يك سند مستقل نيست و بايد بر مبناي سند صدور انتقالي بين انبارها تنظيم شود. سيستم با گرفتن شماره سند صدور انتقالي بن انبارها سند رسيد مربوطه را بوجود آورد.

اداره آموزش و پرورش ميانه از سال‌هاي خيلي پيش حدوداً نزديك به ۱۵۰سال قبل تشكيل شده، داراي ۳ معاونت حدوداً نزديك به۱۰۰ نفر كارمند و كارشناس ستاده و نزديك به ۳۵۰۰ نفر كارمند شاغل، فعاليت آموزش و پرورش منطقه ميانه را برعهده دارند كه انبارداري هم يكي از زيرمجموعه‌هاي شاخه معاونت پشتيباني بوده و مسئوليت وظايف خود را برابر مقررات انجام مي‌دهد.

يك بخش از ساختمان تحت عنوان انبار اداره قفسه‌بندي شده و كليه اموال و ملزومات منقول آموزش و پرورش به ترتيب منظم در آنجا نگهداري و وقتي كه مسئول يا مسئولان شاخه مالي كالاها و اموال مورد نياز و حتي اموال و ملزومات مصرفي را از بازار و كارخانه‌جات خريداري و به آموزش و پرورش ارائه مي‌نمايند، فاكتور آن را به انباردار اداره تحويل مي‌دهند. انباردار اداره كالاهاي مورد بحث را با فاكتورهاي ارائه شده مطابقت داده و اجناس را تحويل گرفته، در دفتر انبار برابر فرم زير ثبت و موجودي انبار را براي يك يك كالاها مشخص و موجودي را حفظ مي‌نمايد.

رديف تاريخ شرح تعداد قيمت ورود خروج مانده
روز ماه
۱

۲۸/۲ ۱/۸۲ كاغذ A4 100 5 100 – 100
تا هر موقع مديريت و مسئوليت ذي‌صلاح و يا خود انبار بخواهد از موجودي كالاها و اموال انبار باخبر باشند به محض مراجعه به دفاتر موجودي انبار براي يكايك كالاها مشخص گرديده، شناسايي و رويت كنند.
۴٫ برگ درخواست خريد: اين فرم توسط انبار تكميل مي‌گردد و به منظور خريد اقلام برنامه‌اي يا بر اساس مصوبات شركت مورد استفاده واقع مي‌گردد و داراي كاربردهايي به شرح موارد زير است:

الف) درج مشخصات اقلام مورد نياز
ب‌) مبناي تائيد و تصويب خريداقلام درخواستي
ت‌) مبناي انجام استعلام و عمليات خريد (خريد داخلي)
ث‌) مبناي درخواست پيش فاكتور در مورد خريدهاي خارجي

برگ درخواست خريد
داخل شماره خريد
تاريخ: شركت: نوع خريد: شماره
شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحويل
شماره رديف واحد درخواست‌ كننده شماره كالا نام جنس واحد مقدار تقاضا مقدار خريد شماره رسيد موارد مصرف ملاحظات

تهيه كننده: تائيدكننده: تصويب‌كننده: تائيد تداركات: مدير امور مالي: مدير عامل:
توزيع نسخه: ۱- اداره امور خريد ۲- حسابداري آبي ۳- كاردكس مركز نارنجي ۴- انبار زرد
اهم مراحل سيستم تداركات مواد و غيره
اول: قسمت مصرف‌كننده پس از تشخيص لزوم دريافت جنس و فرم درخواست كالا را پر نموده و پس از تائيد آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آن را در اختيار انباردار مي‌گذارد.

دوم: انباردار از طريق مراجعه به كارت از ميزان موجودي جنس اطلاعا حاصل مي‌نمايد.
سوم: در صورتيكه جنس به اندازه كافي موجود باشد، طي فرم حواله انبار جنس را تحويل داده و پس از عملكرد جنس را تحويل داده و پس از عملكرد در كارت انبار، حسابداري را از جريان مطلع مي‌نمايد.

چهارم: در موارديكه جنس موجود نباشد و يا در صورت لزوم درخواست خريد صادر نموده و به تداركات ارسال مي‌كند.
پنجم: قسمت تداركات مبلغ لازم براي خريد اجناس را برآورده نموده و براي مشخص نمودن وضع اعتباري آن را به حسابداري مي‌فرستد.
ششم: حسابداري پس از تشخيص و تثبيت وضعيت اعتباري، فرم مربوطه را به قسمت تداركات برگشت مي‌دهد.

هفتم: حسابداري تصميم‌گيري در مورد خريد با توجه به آئين‌نامه‌ و شرايط خريد از طرف مديريت دستگاه و يا قسمت تداركات.
هشتم: در صورتيكه با خريد جنس موافقت نشود، نتيجه طي برگشت فرم درخواست خريد به انبار و از طريق انبار به اطلاع درخواست‌كننده مي‌رسد
نهم: عمليات مقدماتي سفارش جنس بر اساس قوانين مربوطه در قسمت تداركات انجام و فرم سفارش خريد صادر مي‌گردد.

دهم: در مورد خريد اجناس داخلي و يا خارجي با توجه به مقررات مربوطه به خريد از جنبه نوع آن (كوچك، متوسط و بزرگ) تصميم‌گيري لازم به عمل مي‌آيد.
يازدهم: قسمت تداركات ضمن انجام عمليات خريد از طريق ارسال يك نسخه از سفارش خريد انباردار را در جريان عمليات سفارش قرار مي‌دهد.
دوازدهم: سفارش خريد كالاي خريداري شده از طريق فروشنده و يا مامور خريد به انبار اعلام مي‌شود.
سيزدهم: انبار پس از كنترل كمي و كيفي جنس از طريق فرم رسيد انبار وصول جنس را اعلام مي‌نمايد. (قبض انبار)