انبـــارداري

تعريف انبار
امروزه انبار ديگر حالت يک محفظه را ندارد بلکه عمليات آن زماني کافي و رضايتبخش است که از دو جهت اطلاعاتي و فيزيکي مورد توجه قرار گيرد بطور کلي انبار محل و فضايي است که يک يا چند نوع کالاي بازرگاني – صنتعي يا مواد اوليه براي ساخت محصولات ، کالاي نيمه ساخته ( کالاي در جريان ساخت ) ، محصول ساخته شده ، مواد و لوازم مصرفي ،‌قطعات يدکي ماشين الات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي شود آنهم براساس سيستم صحيح طبقه بندي.

جايگاه انبار :
سازماندهي سازمانهاي مختلف بنابر نيازهاي آنها متفاوت است . گاه در بعضي از موسسات انبار مستقيماً زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضايعات و … قرار دارد . در سازمانهاي دولتي و غير انتفاعي معمولا واحد انبار تحت نظر تدارکات و يا کارپردازي که خود نيز يکي از واحدهاي تابعه امور اداري است انجام وظيفه ‌مي‌نمايد .

اهداف و وظايف انبارها :
هدف از تشکيل و ايجاد انبارها چه در سازمانهاي دولتي و چه بخش خصوصي ، تامين و نگهداري کالاهاي مورد نياز سازمان است .
انبارداري عبارتست از کليه فعاليت هاي مربوط به تهيه و نگهداري و تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب و مديريت انبارداري نيز برنامه ريزي و سازماندهي و هماهنگي و هدايت و کنترل عمليات انبارداري است وظايف انبارها را مي توان به شرح زير بازگو نمود :

۱) برنامه ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يک از اقلام کالاهاي مورد نياز شده .
۲) همکاري و مساعدت در خريد و تامين و تهيه کالاها و کنترل و دريافت کالاهاي خريداري شده .

۳) نگهداري کالا در انبار بنحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعمل هاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحيح انبارداري ، موجبات تسريع در انجام امور سازمان و توليد بي وقفه و مرغوب و صرفه جويي و کاهش هزينه هاي توليد را موجب شده و بنيه مالي شرکت ( سازمان ) را تقويت مي نمايد اجراي قوانين و دستورالعمل هاي سازمان در کليه امور خصوصاً انبارداري که جنبه مالي دارد لازم الاجراست و عدول از آن کيفر بهمراه دارد . گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنياي صنعتي امروز موجبات کندي کار را فراهم مي نمايد ولي در پي اصلاح و نوسازي آن همواره بايد تلاش نمود.

 

انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه سرعت زير مي‌باشند :
۱) انبارهاي پوشيده : که از تمام اطراف بسته است و داراي سقف و وسايل کامل مي‌باشد .
۲) انبارهاي سر پوشيده يا هانگارد : اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است .اين انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگاهداري ماشين و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد .

۳) انبارهاي باز يا محوطه : اين انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگاهداري ماشين آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد .
انبارها را از نظر نوع موادي که آن نگهداري مي توان به چهار دسته کلي يا بيشتر تقسيم نمود . مثل انبار قطعات يا انبار مواد اوليه يا انبار محصول يا انبار ضايعات يا …
از ترکيب چند انبار با هم نيز مخزن بوجود مي‌آيد . انبارها از لحاظ کالاهايي که در آنها نگهداري مي شود به انبار کالاهاي معمولي ،‌قابل اشعال يا انفجار ، فاسد شدني ، شيميايي و سموم و انبار مواد غله اي تقسيم مي شود و از لحاظ چگونگي و ماهيت به انبارهاي گمرکي و ترانزيتي يا انبارهاي توزيع محلي يا ناحيه اي يا انبارهاي کارخانه هاي صنعتي تقسيم مي شود و ممکنست دسته بندي هاي ديگري را نيز از انبارها بعمل آورد که در زمره ساير روشها مي توان آنها را بررسي نمود .

انواع موجوديهاي انبارها :
۱) مواد اوليه : براي ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است البته مواد اوليه ممکنست مواد خام و طبيعي نباشد بلکه محصول ساخته شده در يک کارخانه ممکنست ماده اوليه کارخانه ديگر باشد مثل نخ که محصول نهايي کارخانه نخ ريسي است اما ماده اوليه پارچه بافي است و پارچه نيز خود ماده اوليه کارخانجات و لباسدوزيهاست .
۲) کالاهاي نيمه ساخته ( کالاي در جريان ساخت ) : که شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه هاي سرباز ساخت مي باشد ..
۳) کالاي ساخته شده : کالاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند که ممکنست تهيه شده يا ساخته شده باشند.

۴) اجناس خريدار ي شده جهت فروش : که در موسسات تجاري و توزيع کننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي خورد .
۵) مواد و لوازم مصرفي : که در توليد غير مستقيم موثرند مثل گريس ، روغن ، ملزومات و غيره …
۶) قطعات يدکي ماشين آلات : که جهت تعمير ماشين آلات و دستگاهها بکار مي‌روند .
۷) ابزار آلات : که ابزار کارگاهها براي توليد محصول مي باشد .

۸) اجناس اسقاطي : اجناسي هستند که مستهلک شده و غير قابل استفاده اند و معمولا به مزايده گذاشته مي شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي گيرند.
موجوديهاي مذکور بايد در انبارها با نظم ، و طبقه بندي و جاگذاري و کد گذاريهاي مناسبي قرار بگيرند.

سيستم انبارداري و مزيتهاي آن :

سيستم مجموعه اي از اجزاء و عناصرست که با هم داراي ارتباط متقابلي مي باشند و هر سيستمي داراي هدف است و غالباً برآيندي غير از برآيند حاصل جمع برآيندهاي اجزا خود دارد .
وجود اين کليت با ويژگيهاي خاص خود در امور انبارداري مزاياي زيادي را عايد ما مي سازد که اهم اين مزايا عبارتند از :
۱) شناسايي کالاهاي موجود در انبار بنحوي آسانتر و دسترسي راحتتر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجوديهاي زياد و متنوع .
۲) تشکيل فايلهاي اطلاعاتي دقيقتر در بخشهاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم گيريهاي مديريت.
۳) دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخشهاي موسسه و ارتباط سيستماتيک و منظم اطلاعات ميان آنها .

۴) رفع اشکال ناشي از اتکا سيستم و موسسه به افراد معين در صورتيکه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليتهاي سيستم را برعهده گيرد در اسرع وقت از چهارچوب فعاليتها و روابط سيستم اطلاع حاصل مي‌نمايد.
۵) ايجاد اطمينان خاطر در مديريت و مسئولين بخشها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم گيري بجا و بموقع متکي بر اطلاعات صحيح و کافي.
۶) ايجاد کنترلهاي دقيق در سيستم از طريق کنترل دائمي و ادواري موجوديهاي انبار و بررسي و رفع مغايرت احتمالي .

۷) کاهش هزينه هاي مصرف بدون مواد يا سهل انگاري در مصرف و حفظ مواد ، رفت و آمدهاي زياد و پيش بيني هاي غلط بعلت نداشتن اطلاعات صحيح و بموقع هزينه هاي ديگر .
۸) پايه و اساسي جهت سيستم حسابداري صنعتي مي گردد اگر سيستم نگهداري و ثبت ميزان رسيده و مصرف مواد صحيح تعبيه شود .
۹) تاثير روحي ناشي از وجود نظم و آگاهي مسئولين ازميزان دقيق موجوديها و کاهش يا حذف احتمال سو استفاده توسط متصديان يا انبارداران و مديران و رئيس انبارها .
اگر سيستم مناسبي را نتوان تدارک ديد و به انبارها توجه کافي ننمود مشکلاتي گريبانگير ما مي شود که اهم آنها عبارتند از :

– کمبود فضا چرا که کالاها خوب چيده نشده و محلي متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً در نظر گرفته نشده است .
– جابجايي اضافي ناشي از عدم وجوود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف کنندگان صدمه ديدن کالاها.
– تلف شدن وقت پرسنل و تجهيزات و سردرگمي هاي حين کار و کاهش راندمان کاري مسئول انبار ، راننده تجهيزات ، کارگر توليد ، سرکارگر ، مدير توليد ، و يا حتي مديران رده هاي بالاتر سازمان.

– وابستگي سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگرداني ( موجودي برداري ) بعلت نامرتب بودن انبارها .
– صنايع شدن مواد و محصول ، بعلت عدم توجه به مسايل ايمني ، نحوه استقرار کالا ، حمل و نقل آن و نيز مشخصات ويژه کالا که حتي مي تواند موجب بروز خسارت مادي و جاني براي موسسه شود.

اگر سيستم انبار صحيح بنا شود تمام بخشهاي ديگر براحتي با انبار ارتباط اطلاعاتي و موجودي خواهند داشت اهم واحدهاي درگير با انبار عبارتند از : توليد ، حسابداري صنعتي ، نگهداري و تعميرات ، فروش ، بازرسي ، تدارکات ، برنامه ريزي ، حسابداري مالي که ارتباطي سيستماتيک با انبار دارند.

وظايف انباردار :
۱) تحويل اجناس خريداري شده و مورد نياز سازمان ، رسيدگي و بررسي طبق اسناد و مدارک اوليه .
۲) صدور برگ درخواست خريد کالا به واحد تدارکات داخلي يا سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي.
۳) مراقبت و نگهداري کالاها از سرقت ،‌صدمه ، ضايعه ،‌حادثه ناشي از طبقه بندي يا قفسه بندي يا چيدن اقلام در انبار.

۴) پيش بيني ، برنامه ريزي و کنترل مواد انبار و انجام انبارگرداني متناسب با نوع شرکت و کالاهاي آن و سياست موسسه .
۵) تهيه گزارشات لازم در خصوص ضايعات ، موجوديها و نظريات اصلاحي و ساير گزارشات مورد نياز مديريت .
۶)صدور قبض انبار ( برگ رسيد جنس به انبار ) پس از دريافت کالا و حواله انبار هنگام تحويل دادن کالا به متقاضي و فرمهاي مرجوعي در صورت برگشت کالا و ساير فرمهاي مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارتهاي مربوطه .

۷) بايگاني اسناد و مدارک مربوط به انبار و تعبيه يک کارت براي هر يک از اقلام انبار .
وظايف مدير انبارها :
۱) توصيه و پيشنهاد روشهاي انبارداري و اصلاحي ديگر .
۲) اجراي سيستم و روش انبارداري مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.

۳) نظارت کلي نسبت به تمام انبارهاي سازمان از طريق روساي واحدهاي تابعه
۴) تعيين انواع مختلف کالاهايي که بايد در انبار نگهداري شوند.
۵) نگهداري مدرک مربوط به موجوديهاي واقعي کالاها در موسسه .
۶) مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجوديهاي انبار از لحاظ فساد و نابودي و ساير مخاطرات احتمالي .
۷) اجراي بودجه مصوب انبارها.

۸) مراقبت در رفع نواقص پرسنلي و تکميل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظيم برنامه هاي آموزشي آنان.
۹) مراقبت در ارسال گزارشهاي ماهيانه انبارها و ساير مکاتبات و انجام امور اداري

وظايف رئيس يا متصدي انبار :
!) حفظ و حراست کليه اجناسي که در تحويل انبار مي باشد و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالي .
۲) اطلاع از انواع موجودي انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
۳) تشخيص و تعيين اشيا اضافي و بدون استفاده و گزارش نمودن آن .

۴) مراقبت در اينکه موجوديهاي انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهاي انبار کمتر نشده تجاوز نکند.
۵) تعيين ميزان حداقل و حداکثر موجودي هر جنس بنحويکه از آن حدود تجاوز يا کاهش ننمايد.
۶) انجام عمليات صحيح در مورد صدور اجناس بطوريکه تحويل آن طبق درخواستهاي مصوب در مواقع لزوم انجام شود.

طراحي و برنامه ريزي تامين کالا :
برنامه اينکه قسمت انبارهاي سازمان بتواند محوله را بنحو احسن بمرحله اجرا در آورد و از خريد کالاهاي زايد و بلامصرف جلوگيري گردد و سازمان مواجه با کمبود مواد اوليه و لوازم و قطعات يدکي مورد نياز نشود . مديران و مسئولين کليه قسمتهاي سازمان با همکاري مسئولين قسمت هاي خريد و انبارها ، با برنامه ريزي صحيح و تحقيقات و محاسبه همه جانبه نيازهاي واقعي سازمان را برآورد نموده و با ايجاد سيستم صحيح ، از خريدهاي بي رويه و اتلاف سرمايه و نيروي کار سازمان جلوگيري نمايد . بطور کلي برنامه ريزي تامين کالا ، متناسب با سيستم کار سازمان ، موقعيت جغرافيايي ،‌امکانات مالي ،‌فضاي انبارها و امکانات نگهداري کالا و … بايد طراحي و به مرحله اجرا در آيد . ارائه طرحي بي چون و چرا که در کليه سازمانها قابل اجرا باشد ميسر نبوده و مقرون بصلاح هم نخواهد بود . اما اميد است با رعايت مراحل و نکات ذيل بتوان مسئولين امر را در اين مهم ياري نمود :

۱) تعيين انواع کالاهاي مورد نياز سازمان :
در هر سازماني بايد مشخص شود که چه کالاهايي مورد نياز است ؟ براي تهيه صورت کالاهاي مورد نياز سازمان بايد عمليات و مراحل ذيل را بمرحله اجرا در آورد :
الف) قسمتهاي مختلف سازمان کالاي مورد نياز خود را با ذکر مشخصات دقيق بقسمت تدارکات ارسال مي دارند.
ب) قسمت تدارکات ليستهاي ارسالي از قسمتهاي مختلف را دقيقاً بررسي نموده و کالاهاي مشترک المصرف و يا ملزومات عمومي را بصورت فهرستي تنظيم و ثبت مي نمايد.
ج) سپس کالاهاي اختصاصي قسمتهاي مختلف سازمان مشخص و بنام قسمت درخواست کننده بصورت کلي کالاهاي مورد نياز اضافه مي شود . بدين ترتيب اسامي کليه نيازها با ذکر قسمتهاي مصرف کننده آن مهيا مي شود.

۲) استاندارد کردن کالاهاي مورد نياز سازمان :
در اجراي اين اصل مشخصات فني و ميزان ايمني و مرغوبيت کالاهاي مورد نياز توسط مسئولين فني و کارشناسان ذيصلاح دقيقاً مشخص و با توجه به کيفيت و بهاي آنها در مقايسه با کالاهاي مشابه و قابل مصرف ، مناسبترين نوع يا مارک هر يک از کالاها را معين مي نمايند . مسئولين خريد مکلفند تا هميشه کالاهاي مورد نياز را با مارک تعيين شده خريداري و از خريداري کردن مارکهاي غير مجاز خودداري نمايند.

۳) تعيين مقدار هر يک از اقلام کالاها :
مقدار هر يک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولويت کالاها تهيه مي شوند.

۴) شناسايي منابع خريد و تامين کالا :
جهت حصول اطمينان از دقت و سرعت در خريد و عدم ايجاد وقفه و تامين کالاها با قيمت ارزان و کيفيت مرغوب بايد کارخانجات و نمايندگي هاي معتبر فروش را مشخص کرد اين موسسات و نمايندگي ها ممکنست در داخل يا خارج کشور باشند.

همچنين بررسي امکانات تهيه و توليد بعضي از کالاها با امکانات سازمان موجبات خود کفايي تقريبي را فراهم مي آورد لذا علاوه بر صرفه جويي در قيمت خريد و حمل و نقل ، موجب افزايش مهارت کارکنان شده و نگراني کمبود و يا نبود اين کالاها در بازار تا حدودي مرتفع خواهد شد . منبع ديگر تامين کالا ، وجود کالاهاي بلامصرف و اضافه بر مصرف در ساير انبارهاي سازمان است و لازمست انبارها از اين لحاظ دائماً بررسي شوند تا در صورت احتياج به قسمت هاي نيازمند ديگر انتقال و يا در صورت عدم نياز بفروش برسند تا از رکورد سرمايه و فرسايش کالاها در انبار ها جلوگيري شود .
بطور خلاصه منظور از طراحي و برنامه ريزي خريد و تامين کالا اينست که مشخص نمائيم:
الف) به چه کالا ( کالاهايي ) نياز داريم ؟

ب) اين کالاها با چه مدارک و مشخصاتي باشند ؟
ج) از هر قلم کالا چه مقدار احتياج داريم ؟
د) اين کالاها را از کجا خريداري و تامين نمائيم ؟
ه) چه فضايي و در چه زماني براي کالا در نظر بگيريم ؟

انواع طبقه‌بندي کالاها:
(۱) طبقه‌بندي کردن کالاهاي مورد نياز سازمان.
(۲) طبقه‌بندي کالاهاي موجود در انبار.
(۳) طبقه‌بندي کالا در سطح مواد مورد نياز صنايع کشور يا طبقه‌بندي استاندارد
(۴) طبقه‌بندي کالاها بر اساس طرحها و برنامه‌ها.
(۵) طبقه‌بندي کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.

در نوع اول طبقه‌بندي کليه نيازهاي سازمان را به گروههاي عمده تقسيم و هر گروه را در انباري با توجه به عمليات و فعاليتها قرار داده و آن انبار را به همان نام مي‌نامند مثل انبار مصالح ساختماني، قطعات يدکي، برق، لوازم اداري و نوشت افزار و انبار اختصاص داده و سپس از نظر و روغن آلات و … در روش دوم يک اي دو گروه اصلي کالا را به انبار اختصاص دده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربرد و ميزان مصرف و امکانات نگهداري و … آنرا به گروههاي فرعي تقسيم مي‌نمايند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختماني بعنوان گروهي اصلي

بگروههاي فرعي آهن آلات،لوزام بهداشتي، لوازم برقي، لوازم لوله‌کشي، ابزار ساختماني، مصالح ساختمان، لوازم تزئيني و … تقسيم و رده‌بندي ميگردد. در ورش چهارم کليه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجراي يک طرح يا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کليه اين کالاها را بمقدار لازم در اختيار مجريان طرح قرار مي‌دهند در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عمليات و زمانبندي اجراي هر برنامه کالاهاي مورد نياز آن مرحله را در يک گروه قرار ميدهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمين مقدار ذخيره معادن نفت، جهت حفاري چاهها و

مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به يکي از پالايشگاههاي کشور ابتدا کليه لوازم حفاري بعد کليه لوازم حفاري بعد کليه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌کشي و انتقال نفت را تحويل داده و هر مرحله يک گروه را تشکيل مي‌دهد. اما روش سوم يا استاندارد در کشورهاي صنعتي با همکاري کليه موسسات صنعتي دولتي و خصوصي باجرا در مي‌آيد. به طبقه‌بندي کليه مواد مورد نياز صنايع و توليدات کشور طبقه‌بندي ملي يا استاندارد گويند. که مورد قبول و استفادة کليه موسسات توليدي قرار ميگيرد

. اين طبقه‌بندي در سه گروه عمده و اصلي و چند گروه فرعي از هر گروه اصلي انجام ميشود.
گروه اول مواد خام است که شامل مواردي چون حيوانات زنده، محصولات خام حيواني خوراکي، محصولات خام حيواني غير خوراکي ، الياف خام نباتي ، الياف خام حيواني، مواد خام حيواني ، مواد خام سوختني، سنگها و فلزات تصفيه نشده مواد معدني غير فلزي و … ميباشد که هر کدام گروههاي فرعي دارند ( کدينگ کامل آن ارائه ميشود).

هر کدام دوم مواد اصلي توليدات يا مواد نيمه ساخته است مثل چرم و مواد ساخته شده حيواني، خمير کاغذ سازي، مواد چربي، مواد ساخته شده از نفت‌خام، مواد شيميايي مواد ساخته شده از فلزات تصفيه شده و …
گروه سوم يا محصولات ساخت (نهايي) و توليدات است مثل محصولاتي که از يکنوع فلز معين يا چوب يا الياف ساخته مي‌شود يا لوازم روشنايي و …

کد گذاري کالاها
تعريف و فوايد کدگذاري:
به ايجاد رويه و سيستمي که بوسيله آن اطلاعات و نشانه‌هاي مورد نياز از شخصي بشخص ديگر يا از نقطه‌اي به نقطه ديگر بصورت خلاصه منتقل گردد کدگذاري گويند. که بعضي رمز يا نشان خاص است و جهت سهولت در کار و تقليل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بکار ميرود در کدگذاري ممکنست از عوامل متعددي چون رنگها،نورها، اشکال، اعداد، الفبا و … يا ترکيبي از آنها بهره گرفت اما مهمترين فوايد سيستم کدگذاري عبارتند از :

(۱) جلوگيري از نوشتن جملات طويل و توصيفي و شناسايي کردن ساده و دقيق‌تر کالاها.
(۲) استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع‌آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري و محاسباتي.
(۳) ثبت عمليات واردات و صادرات کالاها و نگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشينهاي الکترونيکي پيشرفته.
(۴) صدور سفارش خريد بطور ساده و مطمئن و دقيق و پيگيري ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ريزي و کنترل.
انواع روشهاي کد گذاري:

(۱) روش ساده با روش اعداد ترتيبي.
(۲) روش اعداد گروهي.
(۳) روش اعشاري يا روش ديوئي.
(۴) روش حروفي يا الفبايي.

(۵) روش نيمونيک يا روش استفاده از حروف اول نام کالاها.
(۶) روش مخفي.
(۷) روش کدنيگ ويژه.
(۸) روش کدنيگ استاندارد.

کارت انبار: اين فرم جهت ثبت کليه نقل و انتقالات مربوط به موجودي مورد استفاده قرار ميگيرد و توسط انباردار تهيه ميشود و براي موارد زير بکار ميرود:
الف) ـ ثبت مقادير ورودي و خروجي هر يک از اقلام موجودي.
ب) ـ مبناي کنترل گردش اقلام موجودي.
ج) ـ مبناي مقايسه با کارت حسابداراي انبار و اصلاح مغايرات.
د)ـ تشخيص اقلام کم گردش و راکد.
ه) ـ ضبط سوابق سفارش موجودي.

(۲) برگ درخواست جنس از انبار: اين فرم جهت دريافت کالا از انبار مورد استفاده قرار ميگيرد و توسط مصرف کننده پر مي‌شود و داراي کاربردهايي بشرح زير ميباشد:
الف) ـ ذکر مشخصات و مقادير اقلام درخواستي از انبار.
ب) ـ مجوز تحويل جنس به درخواست کننده.
ج) ـ مبناي صدور درخواست خريد.
د) ـ مبناي صدور حواله انبار.

(۳) حواله انبار ( برگ مصرف کالا ) : اين فرم هنگام تحويل کالا به متقاضي تنظيم ميشود و توسط انبار پر مي‌شود و داراي کاربردهاي زير است:
الف) ـ اعلام نوع و مقدار اقلام صشادره از انبار جهت هر يک از واحدهاي درخواست کننده.
ب) ـ مبناي ثبت کارت موجودي و حسابداري انبار.
ج) ـ مبناي تهيه صورت خلاصه گردش اقلام انبار.
د) ـ مبناي قيمت گذاري اقلام صادره.

۴) حواله انبار محصول: اين فرم جهت تحويل کالا از انبار محصول به خريدار صادر شده و توسط قسمت انبار محصول يا فروش تنظيم ميشود.
(۵) برگ برگشت (مرجوعي) کالا به انبار: هنگامي که مازاد کالاي دريافتي به انبار برگردانده ميشود تنظيم ميشود و توسط انبار يا برگشت دهنده تکميل ميشود و داراي کاربردهاي زير ميباشد:

الف) ـ نشان دادن مشخصات مواد، قطعات و ساير اقلام برگشتي به انبار با ذکر مشخصات اقلام برگشتي.
ب) ـ رسيدي در دست برگشت‌دهنده است.
ج) ـ مبناي قيمت‌گذاري اقلام برگشتي.
د) ـ مبناي ثبت کارتهاي موجودي و حسابداري انبار.

(۶) برگ درخواست خريد: اين فرم توسط انبار تکميل مي‌گردد و به منظور خريد اقلام برنامه‌اي يا براساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع ميگردد و داراي کاربردهايي بشرح موارد زير است:
الف) ـ درج مشخصات اقلام مورد نياز.

ب) ـ مبناي تائيد و تصويب خريد اقلام درخواستي
ج) ـ مبناي انجام استعلام و عمليات خريد ( خريد داخلي).
د) ـ مبناي درخواست پيش فاکتور (I/P=Proforma Invoice) در مورد خريدهاي خارجي
ه)ـ مبناي ثبت کارت سفارش انبار و پيگيري خريد اقلام درخواستي.

و) ـ کنترل و مطابقت اقلام خريداري شده ( خريدهاي داخلي ).
(۷) برگ سفارش خريد: اين فرم براي عقد قرارداد با فروشنده کالاي مورد نظر استفاده ميشود و توسط ادارة خريد تهيه و براي خريدهاي خارجي بر مبناي فرم درخواست خريد تنظيم ميشود و داراي کاربردهاي زير است.
الف) ـ بعنوان درخواست خريد رسمي و قطعي از فروشنده است.
ب) ـ اعلام مشخصات دقيق و شرايط مورد قبول به فروشنده .

ج) ـ تائيد سفارش توسط فروشنده از طريق امضاء و دعوت يک نسخه از فرم.

ه) ـ مبناي کنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دريافت آنها.
(۸) برگ توزين باسکول : اين فرم هنگام توزين کالاهائيکه از کارخانه صادر و يا به آن وارد ميشوند مورد استفاده قرار ميگيرد و توسط قسمت باسکول تهيه و تنظيم ميشود.
(۹) برگ رسيد کالا به قسمت بازرسي : هنگام ورود کالا به کارخانه اين فرم بمنزلة تائيد ورود آن مورد استفاده قرار ميگيرد. و توسط قسمت بازرسي صادر ميشود.