مقدمه:
با توجه به رشد وتوسعه تكنولوژي اطلاع رساني در جهان ودرخواست روز افزئن استفاده اين فناوري
در سطح كشور وتاكيد دولت به ايجاد شهرهاي الكترونيكي لزوم ايجاد سيستم هاي پيشرفته اطلاع رساني كه پاسخ گوي نيازهاي اقشار مختلف مردم باشد ،بيش از پيش مشاهده مي شود .
• مهمترين سيستم هاي پيشنهادي قابل مكانيزه شدن اين شركت عبارتند از :

۱٫ سيستم حضورغياب
۲٫ سيستم دبيرخانه
۳٫ سيستم حقوق ودستمزد
۴٫ سيستم انبار وحسابداري انبار
۵٫ سيستم كارگزيني
۶٫ سيستم حسابداري

براساس نياز وانتظاركارفرماي مربوطه وبادرنظر گرفتن مسائل اقتصادي توسط ايشان برآن شديم تا سيستم حقوق ودستمزد اين شركت را مكانيزه كنيم .

تعريف مسئله :
محاسبه حقوق مجموعه كارمندان به دليل متاهيت متغير ووابستگي زياد به موارد مختلف از جمله سيستم هايي است كه نياز به اتوماسيون آن زودتر از بقيه احساس مي شود . سيستم حقوق ودستمزد براي محاسبه ي حقوق كارمندان وصدور فيش حقوقي وليست گيري ها و ……. يعني بطور كلي كلي عمليات مرتبط با پرداخت حقوق كارمندان وصدور فيش حقوقي كارمندان مجموعه هاي بزرگ طراحي ونوشته مي شود . باراه اندازي سيستم محاسبه ي حقوقي حتي چند هزار نفر كارمند به شرط بازتاب ليست هاي لازم شبيه ليست اضافه كاري و …….مي توانند تنها توسط يك نفر محاسبه وتهيه گردد . در صورتيكه در سيستم دستي براي اين كار شايد بالاتر از ۷نفر نيرو لازم باشد وبا توجه به حجم زياد محاسبات حقوقي وعدم وجود دقت كافي بر آن شديم تا با مكانيزه كردن سيستم فوق ضمن بر طرف كردن تشتباهات احتمالي ودرعين حال افزايش قابل توجه انجام اين مشكل را مرتفع كنيم .

ملاحضات خارجي (استفاده از مدلهاي تاريخي ):
تلاش براي ايجادسيستم عمومي يكپارچه مالي ،اداري وپشتباني (رادسيما)از تيرماه سال ۱۳۷۶آغاز شد . هدف اصلي از تلاش مذكور ،‌مجموعه اي از سيستم هاي نرم افزاري براي امور اداري ،مالي وپشتيباني براي موسسات عمده ي كشور مانند وزارت خانه ها سازمانها وشركتها ي بزرگ بوده است .سيستم يكپارچه مذكور در سه ماهه اول سال ۱۳۸۱ به مرحله بهره گيري دراسزمانها ي بزرگ رسيد . سيستم يكپارچه داراي ۲۲ سيستم است كه ۷سيستم مربوط به امور اداري ،۶سيستم مربوط به امور مالي ، ۷سيستم مربوط به امور پشتيبان ي، يك سيستم مربوط به امور حفضات وامنيت است . همچنين يك گزارش ساز پويا به عنوان تسهيلات ساخت گزارش هاي تركيبي از سيستم ها ي مختلف شده است : طبه كمك گزارش سازمذكور مي توان گزارشهاي مديريتي به تعداد بي شمار فراهم كرد .

مزاياي عمده سيستم يكپارچه عبارتند از :
آزمون – سيستمها توسط يك گروه نرم افزار ي به هدايت يكي از استادان به نام نرم افزار كشور به عنوان مرجع مستقل ،آزمون وارزيابي شده است .
تسهيلات اينترنتي – سيستم دبيرخانه واتوماسيون اداري درسيستم يكپارچه داراي دو بخش اينترانتي واينترنتي است . ازاين رو مي توان از تسهيلات اينترنتي براي امور اداري ممراجعات وارتباطات مردمي بهره گرفت .

امنيت – تسهيلات نرم افزاري اوراكل داراي ۲۶ جايزه حفاظت وامنيت در مراجع مختلف جهاني بوده است . ازاين تسهيلات براي روش شناسي ،طراحي و ساخت سيستم يكپارچه استفاده شده است . علاوه براين سيستم حفظت وامنيت از كيان اطلاعاتي سازمان دفاع مي كند .
سرعت تبادلات سيستم – درصورت آماده بودن بستر شبكه اي در سازمان ،فراهم بودن سخت افزار وآموزش پايه نرم افزاري در ميان كاركنان مي توان سيستم يكپارچه رادر ۶ماه در سازمان هايي در اندازه ستاد وزارت خانه برقرار نمود .

تجربه هاي پيشين –سيستم يكپارچه دردوسال اخير توسط مجموغهدرخصوص توجهي از موسسات عمده كشور انتخاب شده است . خوشبختانه دربرخي از موسسات به مرحله پشتيباني ياتضمين رسيده است . خوشوقتانه دربرخي از موسسات به مرحله پشتيباني يا تضمين رسيده است ازاين رو سازمانهاي معين براي بازديد كاركرد سيستمهاي تشكيل دهنده ي آن وجوددارد . علاوه براين كسب نظر كاربران مختلف ذرميدان عمل شده است تاسيستم برخوردار وبهره مند از نظر هاي اصلاحي گسترده باشند . امروزه قاطبه نظرهاي اصلاحي در سيستم اعمال شده است .

ارزيابي راه حل ۲:
امكان سنجي ۳
فناوري موردنياز دردسترس هست وپياده سازي سيستم هم ازلحاظ نرم افزاري وهم از لحاظ سخت افزلري امكان پذير است .
باوجود دونيروي اپراتور ومتخصص درامر حسابداري امكان كاربري سيستم وجود دارد .
امكان سنجي عملياتي :
باپياده سازي اين سيستم نيازها واهداف سيستم مربوطه بر آورده مي با شد.
امكان سنجي اقتصادي :
اين سرمايه گذاري قابل برگشت مي باشد . باتوجه به برآورد هزينه انجام شده اين عنليات ۱۲۰۰۰ ۰۰۰ريال مي باشد .

با پياده سازي اين سيستم دو نفر از چرخه محاسبه حقوق ودستمزد حذف مي گردد كه بادرنظر گرفتن متوسط حقوق ماهيانه براي هر نفر ۲۵۰۰۰۰۰ريال اين سرمايه در عرض ۷۲روز قابل برگشت مي باشد .

ملاحظات داخلي :
• تعدادافراد بالا هزينه بالا
• سرعت پايين هزينه (زمان )بالا
• دقت پايين خطاي محاسباتي بالا
• عدم امكان انجام عمليات درحجم بالا

ارائه راه حل ۱:
باتوجه به پايين بودن سرعت در حجم عمليات بالا ونياز مبرم به انجام سريع اين گونه عمليات خصوصا در اوايل واواخر ماه كه باحجم وسيعي از عمليات روبرو هستيم ،مي توان با بكارگيري پرسنل متخصص بيشتري اين امكان را برطرف نمود .

ارزيابي راه حل :
امكان سنجي تكنيكي :
به دليل سادگي لبزلر آلات بكاررفته دراين راه حل (مانند ليست ،قلم ،مهر و……)بديهي است كه مشكلي ازاين بابت نخواهيم داشت .
امكان سنجي عملياتي :
الف )كارآيي تكنيكي : بازياد كردن پرسنل تاحدود زيادي اين مشكل برطرف ميشود .
ب )پذيرش در سازمان :باتوجه به ازدحام پرسنل درمحيط كار بااينكه تعداد روابط ممكن افزايش خواهد يافت امادر عمل اين باعث كاهش استحكام آن مي شود .
امكان سنجي اقتصادي :
باتوجه به تعدادبالاي پرسنل ودر نتيجه هزينه هاي تحميلي بالاي ريالي اين افرادتوجيه پذيرنيست .
ارائه راه حل ۲: باپيشنهاد بكارگيري سيستم مكانيزه مربوطه (حقوق ودستمزد )به جاي سيستم مستهلك ودستي قبلي در پي حل اين معضل هستيم .