ماكرو چيست و نحوه ايجاد ماكرو در Office XP

با استفاده از ماكروهايOffice XP ، از شر يكنواختي كارهاي تكراري راحت شويد .
قابليتهاي افزوده شده در Office XP نسبت به نسخه هاي قبلي Office فراوانند اما شايد يكي از مفيدترين آنها ماكروها باشند. درواقع هدف اصلي از طراحي ماكرو، آسانتر كردن كارها و سهولت دسترسي به بخشهاي مختلف برنامه هاي كاربردي Office از قبيلWord ،Excel و PowerPoint است Office XP .به شما اجازه مي دهد تا ماكروهايي ايجاد كنيد كه كارهاي ناخوشايند و تكراري را تنها با كليك روي يك آيكن يا زدن يك يا چند كليد انجام دهيد.

اصول ماكرو
ماكرو مجموعه اي از فرمانها، كليدها و يا كليكهاي ماوس است كه مي توانيد آن را ذخيره و هر وقت كه خواستيد اجرا كنيد. اگر مجبوريد به طور مداوم كارهاي تكراري و معيني را درWord ، Excel يا WordPerfect انجام دهيد، ميتوانيد با تركيب و ذخيره مراحل كار در يك ماكرو و سپس اجراي آن با كليك روي يك آيكن و يا فشردن تركيبي از كليدها، حجم كارتان را سبك كنيد .
دو راه براي ايجاد ماكروهاي Office وجود دارد :

ضبط ضربه كليدها در حين انجام مراحل يك كار يا نوشتن آنها از ابتدا.
نوشتن ماكروازابتدا:اين روش مستلزم فراگيري زبان برنامه نويسي Visual Basic براي برنامه هاي كاربردي يا VBA است .از آنجا كه در بيشتر اوقات، ضبط ضربه كليدها يا كليكهاي ماوس براي ضبط كننده ماكرو درWord ، Excel و يا PowerPoint آسانتر و موثرتر است، ما هم در اين مقاله به تشريح اين روش مي پردازيم .

نحوه ايجاد ماكرو
فرآيند ضبط يك ماكرو درWord ، Excel يا PowerPoint بسيار شبيه به هم است .در هر يك از اين برنامهها بايد يك سند جديد باز كنيد و سپس از منويTools به ترتيب گزينههاي Macro و Record New Macro را انتخاب كنيد تا كادر محاورهاي Record Macro باز شود. در اين كادر، شما نامي را براي ماكرو در نظر مي گيريد، محلي را انتخاب مي كنيد و توضيحي را براي آن تايپ مي كنيد Word .و Excel به شما اجازه مي دهند كه يك كليد ميانبر بسازيد تا بعدا براي اجراي ماكرو از آن استفاده كنيد .علاوه بر اين ،Word به شما اين امكان را مي دهد كه براي ماكروي مورد نظر خود يك آيكن روي نوار ابزار ايجاد كنيد .

بعد از طي اين مراحل، براي بستن كادر محاورهاي Record Macro روي دكمه OK كليك كنيد. اكنون ضبط كننده ماكرو ضربه كليدها و كليكهاي ماوس را ضبط مي كند. فقط تايپ كرده و كليك كنيد .بدانيد آنچه انجام مي دهيد در ماكروي مربوطه ذخيره خواهد شد. در اين حين يك نوار ابزار شناور كوچك با دو دكمه را نيز ملاحظه خواهيد كرد .

اين دكمه ها عبارت انداز Stop Recording:و.Pause Recording
براي ايجاد يك وقفه كوتاه در عمليات ضبط ماكرو روي دكمه Pause Recording كليك كنيد. هنگامي كه آماده از سرگيري عمليات شديد، روي همان آيكن مجددا كليك كنيد. زماني كه عمل ضبط ماكرو را به پايان رسانديد، بر روي دكمه Stop Recording كليك كنيد .تبريك به شما، حالا داري يك ماكرو هستيد.

يك ماكروي ساده ايجاد كنيد
بياييد يك ماكروي خيلي ساده به نام Task Pane درست كنيم تا خستگي از تن شما خارج شود .اين ماكرو را در Word ايجاد خواهيم كرد، اما طرز كار بسيار شبيه به ساير برنامه هاي كاربردي است، به طوري كه شما مي توانيد به راحتي اين ماكرو را در ساير برنامه هاي كاربردي نظير Excel يا PowerPoint نيز ايجاد كنيد .

عجيب اينجاست كه چرا مايكروسافت يك كليد تركيبي براي باز كردن Task Pane اختصاص نداده است .شما ميتوانيد با انتخاب Task Pane از منوي View يا با فشردن دكمه هاي Alt + V + K آن را باز كنيد .ولي هر دوي اين روشها كمي غيرحرفهاي و عذاب آور هستند .در عوض بياييد يك ماكروي ساده ايجاد كنيم كه وقتي كليدهاي Alt + T را مي فشاريد، Task Pane باز شود .يك سند جديد Word باز كنيد .از بسته بودن Task Pane اطمينان حاصل كنيد .از منويTools ،

گزينه Macro و سپس گزينه Record New Macro را انتخاب كنيد .در كادر محاورهايRecord Macro ، در نوار<Macro name> ، كلمه Task Pane را تايپ كنيد .سپس، در ليست <Storemacroin> گزينه <All Documents(Normal. dot)> را انتخاب و در كادر Description جمله <Opens the Task Pane> را تايپ كنيد .آنگاه روي آيكن صفحه كليد كليك كنيد تا كادر محاورهاي Customize Keyboard گشوده شود .نشانگر ماوس را به نوار <Press new shortcut key> منتقل كنيد و كليدهاي Alt+T را همزمان فشار دهيد .ليست <Save changes in> را همچنان روي Normal. dot تنظيم كنيد .در پايان روي دكمه <Assign> و سپس روي دكمه <Close> كليك كنيد .اكنون وارد مرحله ضبط ماكروي جديد شديد .

در اين قسمت از كار، كليدهايAlt ، V و K را همزمان فشار دهيد .بعد از آن روي دكمه <Stop Recording> در نوار ابزار ماكرو كليك كنيد .با اين عمل،Word ، پنجره Task Pane را گشوده و نوار ابزار ماكرو ناپديد ميشود .از اين پس هر گاه خواستيد Task Pane را باز كنيد، فقط كافيست كليدهاي Alt+T را فشار دهيد .

چند قاعده
اين قواعد را هنگام ساختن ماكروها به يادداشته باشيد:
نامگذاري ماكرو:در نام ماكرو نبايد از فضاي خالي (Space)استفاده كنيد .بهتر است براي آن نامي منطقيانتخاب كنيد كه گوياي عملكرد آن باشد.
انتخاب مكان ماكرو: هنگام تعيين محل ذخيره ماكرو، مي توانيد مشخص كنيد كه ماكرو در سند جاري يا در تمام اسناد اجرا شود. بدون شك اغلب اوقات مايليد ماكرويي بسازيد كه براي همه اسناد قابل استفاده باشد .بدين منظور درWord ، به عنوان محل ذخيره ماكرو گزينه All Documents (Normal.dot) و در،Excel گزينه Personal Macro Workbook را انتخاب كنيد اما در PowerPoint فقط به شما اجازه داده ميشود كه ماكرو را در سند جاري ذخيره كنيد .

فعال كردن ماكرو: زماني كه تركيبي از كليدها را در نظر گرفتيد تا بعدا آنها را براي اجراي ماكرو به كار ببريد، دقت كنيد كه اين تركيب قبلا به مورد ديگري اختصاص داده نشده باشد، مانند تركيب كليدهاي Ctrl+C كه براي فرمان Copy در نظر گرفته شده است .در چنين شرايطي، كادر محاورهاي Record Macro به شما هشدار ميدهد كه تركيب كليدي مورد نظر را انتخاب نكنيد چون براي فرمان ديگري در نظر گرفته شده است.

انتخاب يك لايه امنيتي :از آنجا كه اكثر افراد، ويروسها را از طريق ماكروها انتشار ميدهند، به همين دليل XP يك ويژگي امنيتي با سه سطح بالا، متوسط و پايين در اختيار كاربران ميگذارد .براي تنظيم سطح امنيتي، يك برنامه كاربردي Office را باز كرده و سپس به ترتيب گزينه هايTools، Macro وSecurityرا انتخاب كنيد تا كادر محاورهاي Security ظاهر شود .اگر گزينه High را انتخاب كنيد، ديگر نميتوانيد هيچ ماكرويي را اجرا كنيد .اگر مايليد ماكروها را اجرا كنيد، لازم است سطوح امنيتي Medium و يا Low را در نظر بگيريد.

اگر هنگام اجراي ماكرو نمي خواهيد اخطارها را مشاهده كنيد، سطح امنيتي Medium بهترين انتخاب است و اگر از ماكروها زياد استفاده مي كنيد و نمي خواهيد به هيچ وجه اخطاري دريافت كنيد، گزينه Low را برگزينيد .

ساده اما كامل
در پايان، بهترين كار اينست كه ماكروهاي خود را هر چه ساده تر ايجاد كنيد، زيرا ماكروهاي پيچيده، هميشه آن طور كه مي خواهيد عمل نمي كنند. به علاوه ساده ترين ماكروها، مفيدترين هم خواهند بود.
ماكروي Task Pane نمونه سادهاي است كه نحوه عملكرد يك ماكرو را نشان مي دهد. اميد است چگونگي ايجاد ماكروها را به خوبي فرا گرفته باشيد و بتوانيد براي صرفه جويي در زمان خود از آنها بهره كافي ببريد