مقدمه
مقدمه
ظهور کامپيوتر انقلابي در اجتماع امروز پديد آورده است که برخي اهميت آن را به مراتب بيش از انقلاب صنعتي که در قرن هجدهم ميلادي در اروپا آغاز گرديده مي دانند. زيرا اختراع ماشين بخار و ساير ماشين هايي که به دست بشر ساخته شده و بوسيله او به خدمت گرفته شده اند جايگزين کار بدني يا به عبارتي مکمل نيروي بازوان انسان شده اند، درحاليکه کامپيوتر به مدد مغزانسان شتافته است.امروزه کامپيوترها اعمالي را انجام ميدهند که در گذشته فقط مغز از عهده انجام آنها بر ميآمد.

دراينکه مغز به عنوان کنترل کننده وفرمانده کليه حرکات انسان داراي اهميت فوق العاده زيادي ميباشد ،هيچ شکي نيست وهمين امر يعني متکامل بودن مغز است که انسان را اشرف مخلوقات کرده است.

لذا اهميت ماشيني که بتواند بخشي از کار مغز را انجام دهد، آشکار ميگردد و از اينروست که غالبا کامپيوتر را مغز الکترونيکي ناميده اند.
صرف نظر از اينکه اصطلاح مغز الکترونيکي تا چه اندازه صحيح و دقيق است، مي توان در هر صورت جنبه هايي از حقيقت را در آن يافت، زيرا انسان و کامپيتر هر دو روي اطلاعات عمليات وپردازش انجام مي دهند. درست است که انسان در مواردي همچون درک، تفسير، ساختن مفاهيم جديد قضاوت و انجام عمليات با مدريت انعطاف پذير به کامپيوتر برتري دارد ولي اين ماشين نيز به نوبه خود از امتيازات و ويژگيهاي خاصي همچون دقت، سرعت ذخيره سازي حجم زيادي از اطلاعات و خستگي ناپذيري برخوردار است که در چنين مواردي از انسان پيشي مي گيرد.

کامپيوتر در طول چند دهه اي که از عمرش مي گذرد چنان آثار اجتماعي وفرهنگي گسترده وعميقي در جوامع بشري بر جاي گزارده است که اين امر خود موجب پيدايش خبرهاي تازه در تاريخ بشر شده است. اين جنبه از تمدن را به نام هاي گوناگون از جمله تمدن انفورماتيک خوانده اند و اين بدان معناست که کامپيوتر به همراه تکنولوژي هاي پيشرفته ديگر، راه را براي تکوين جامعه جديد باز کرده است که بيش از هر چيز مي توان آنرا “جامعه اطلاعاتي ” ناميد.
اهميت کامپيوتر در دنياي امروز و همچنين پيش بيني اهميت آن در جوامع آينده بر کسي پوشيده نيست. به جرأت مي توان گفت که بسياري از موفقيت هاي حاصله در سال هاي اخير در زمينه هاي مختلف علمي بدون ياري کامپيوتر هرگز ميسر نمي گرديد .

امروزه کامپيوترها حرکت فضاپيماها را در اعماق کهکشان کنترل مي نمايند. بر ترافيک شهر ها نظارت داشته کارهاي بانک داري انبار داري آماري و … را انجام مي دهند و بدين ترتيب گره گشاي تحقيقات فضايي، پزشکي، هوا شناسي و … مي باشند .

امروزه همزمان با شخصي که درمحلي ويا اداره اي مشغول به کار است، صد ها امور ديگر از قبيل صدور صورتحساب آب، برق، گاز، تلفن، گرداندن امور جاري کتابخانه ها، هتل ها، شرکت هاي بيمه، امور انتظامي، خبرگذاري ها، کارخانجات و… برعهده کامپيوتر ها است که در هر يک از آنها به خوبي به عنوان يک وسيله بسيار موثر و تعيين کننده ايفاي نقش مي کند .

يکي از محل هايي که کامپيوتر در آن مورد استفاده قرار مي گيرد، در بنگاه هاي معاملات ملکي مي باشد. به اين صورت که اطلاعات املاک مشتريان از قبيل نوع ملک، متراژ آن، قيمت هر متر، مربع يا قيمت پيش پرداخت وپرداخت ماهيانه، آدرس آن وفيلم يا عکس مربوط به ملک و ساير اطلاعات مربوط به آن در کامپيوتر ذخيره مي شود و با مراجعه مشتري ديگري مي توان با سرعت و دقت بسيار بالا مورد مناسبي براي او يافت و در اختيار مشتري نهاد.
از اين رو بنده تصميم گرفتم که پروژه نهايي خود را “مکانيزه کردن سيستم يک بنگاه معاملات ملکي” قرار داده تا بتوانم قدمي هر چند کوچک در بهبود وارتقاء اين امر برداشته باشم.

براي اين کار از بانک اطلاعاتي مايکروسافت اکسس، جهت نگهداري اطلاعات و از زبان برنامه نويسي ويژوال بيسيک ۶ ،جهت برنامه سازي و کنترل برنامه وساخت اينترفيس هاي مناسب استفاده شده است . اينکه چرا از اين نرم افزارها استفاده شده است خود داستاني طولاني است . در اينجا فقط به بعضي از دلايل بسنده ميکنم. مايکروسافت اکسس در بين ساير بانک هاي اطلاعاتي مانند SQLserver2000,Oracle داراي پياده سازي آسان تر و همچنين نگهداري

ساده تر ميباشد . همچنين برنامه هايي که بانک اطلاعاتي آنها اکسس ميباشد، ديگر نيازي به نصب نرم افزار اکسس ندارند.
زبان ويژوال بيسيک ۶ که آن نيز محصول غول نرم افزاري جهان يعني مايکروسافت است نيز بدليل سازگاري مناسب با اکسس و در عين سادگي داراي قدرت بالا در اداره بانک هاي اطلاعاتي ميباشد که آنرا در رده مناسب ترين زبان هاي برنامه سازي بانک اطلاعاتي قرار داده است . به همين خاطر اين کتاب را در ۳ قسمت تقديم خوانندگان آن مي نمايم .

ابتدا کمي درباره کار با بانک اطلاعاتي اکسس صحبت خواهيم کرد، سپس در مورد رابطه ويژوال بيسيک و اکسس وچگونگي دستيابي داده هاي اکسس در ويژوال بيسيک وکار با آنها صحبت مي کنيم و در انتها مروري بر پروژه خواهيم داشت . اميدوارم که از بنده بپذيريد .

با اميد به ياري خداوند متعال و با سعي و تلاش وهمچنين با بهره گيري از کمک ها و راهنمايي هاي ارزش مند اساتيد بزرگوارم، قدم در اين راه مي گذارم .
در آخر لازم ميدانم از راهنمايي ها، کمک ها وهمکاري هاي صميمانه استاد عزيز و بزرگوارم جناب آقاي دکتر محرابيان تشکر و قدرداني نمايم .
همچنين از همکاري و راهنمايي هاي جناب آقاي مهندس نجفي زاده، مدير گروه کامپيوتر دانشگاه آزاد اسلامي واحد شهر قدس، کمال تشکر را مي نمايم .

تقديم به خانواده عزيزم
و به ياد روح رفتگانم
سيد مهدي حسيني
زمستان ۱۳۸۳

بانک اطلاعاتي مايکروسافت اكسس

بانک اطلاعاتي مايکروسافت اكسس
الف ‌- تعريف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي‌گويند.
ب‌- تعريف Fild :
به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون مي‌باشد و بخشي از يك موجوديت را تشکيل ميدهد فيلد گفته مي‌شود.
ت‌- تعريف Rcord :
به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان مي‌دهد ، ركورد گويند.
ث‌- تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي:
پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدول‌هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.

به دو صورت زير مي‌توان يك پايگاه داده رابطه‌اي ايجاد نمود:
Database :
1. Blank database
2. Database Wizard
Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankكليه اشيائ اكسس شامل Table ,……… قابل طراحي توسط كاربر مي‌باشد. براي ايجاد پايگاه داده ابتدا بايد نام ومسير Data Base را تعيين نمود.
گزينه‌هاي زير در اجزا Table, Query,Form مشترك ميباشد

۱٫ Open(نماي ورود داده) ۲٫ Design(نماي طراحي) ۳٫ New(ايجاد شئ جديد)
Macros ,modules داراي گزينه‌هاي زير مي‌باشند:
۱٫ Run(اجرا) ۲٫ Design 3. New

Report شامل:
۱٫ Preview(پيش نمايش)
۲٫ Design
3. New

Yes/No
فرمت آن به صورت زير مي‌باشد

• Input Mask :
اين خصوصيت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:
۱٫ ۰ : احتياج به عدد است
۲٫ ۹ : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۳٫ #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۴٫ L :احتياج به حرف است
۵٫ ? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۶٫ A :احتياج به حرف يا عدد است
۷٫ : a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۸٫ & :احتياج به حرف يا فاصله خالي است
۹٫ C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۱۰٫ < : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند
۱۱٫ > : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند
۱۲٫ ! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
۱۳٫ \ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.
• Caption :
عنوان و برچسبي براي فيلد طراحي شده مي‌باشد.در اين قسمت قابليت فارسي نويسي داريم.
• Default Value :
ازقابليت اين خصوصيت براي فيلد طراحي شده تعيين يك مقدار به صورت پيش فرض مي‌باشد.
• Validatin Rule :
خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد.

ادامه تنظيم خصوصيات محيط ورود داده

۵- نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

۶- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

۷- Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن

۷-۱- Search :
7-1-1- All 7-1-2- Up 7-1-3- Down
7-2- Match :
7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
۷-۲-۲- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
۷-۲-۳- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
۷-۲-۴- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت ۲۰۰۳,۱۱,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت ۱۱/۱/۲۰۰۳ بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت۲۰۰۳,۱۱,January وارد شده باشد.
Find براساس قالبندي زير:
۱٫ :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.
۲٫ ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.
3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال ۱۶۶## بگرديد access تمامي دادهاي ۵ رقمي را كه با ۱۶۶ شروع شود را انتخاب مي‌كند
۸- Replase :جايگزين كردن
درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.
Find What :درج داده مورد جستجو
Replace With :درج داده جايگزيني
Replace : جايگزيني يكي يكي
Replace All :جايگزيني همه موارد
۹- Filter (صافي):
توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.
أشنايي با Query
Query —- New:
1. Design View
2. Simple Query Wizard
3. Cross Tab Query Wizard
4. Find Duplicate Query Wizard
5. Find Unmatched Query Wizard

۱٫ ايجاد از طريق طراحي
۲٫ ايجاد با ساده‌ترين شكل از ويزارد
۳٫ گروهبندي فيلدها به صورت سطري ستوني و استنتاج نتايج از تقاطع داده‌هاي حاصل از سطر و ستون ايجاد شده.
۴٫ مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از دو جدول .
۵٫ مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از يك جدول .

تعريف Query:
اطلاعات يك يا چند جدول را با شرايط خاص تحت پرس و جو ايجاد مي‌نمايد، و همچنين امكان ساختن فيلدهاي محاسباتي نيز امكان پذير مي‌باشد.
تعريفQueryبه دو بخش تقسيم مي‌گردد:
۱٫ Select Query
2. Action Query
ساده‌ترين پرس و جو Select Query مي‌باشد ،يعني پرس و جو بر اساس انتخاب.
Query مي‌تواند يك فيلد را در بر بگيرد.
چون تغييرات روي پرس‌و جو روي جدول متناظرش اعمال مي‌شود بنابراين صفت Dynamic داده اند.
چون پرس‌و جو زير مجموعه يك يا چند جدول يا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.
آشنايي با Action Query
شامل:

Make-Table Query :

Update Query :
Update to: 2.5(گزينه جايگزيني)
Criteria: 2 (گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود)
Append Query :
همانند make- Table Query مي‌باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي‌خواهيم داده‌ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي‌كنيم.
Delete Query :
Delete: Where
Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي‌نماييد)
تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود و ذخيره سپس نتيجه آن را روي جدول متناظر مشاهده نمود
Run از منو Query يا از ابزار آن !
فرم چيست؟

فرم كار جمع آوري اطلاعات را آسان مي‌كند.
فرم را مي‌توان طوري طراحي كرد كه هنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصي قرار داده شود.يعني يك فرم مي‌تواند براي چند جدول اطلاعات فراهم كند بدون آن كه پر كننده فرم لازم باشد اين نكته را بداندو براي آن تدارك خاصي ببيند.

طرز كار Form Wizard :
نام جدول يا پرس و جوي مورد نظر را انتخاب كنيد.
انتخاب نام فيلدهاي مورد نظر از Available Field و اضافه كردن آنها با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما به قسمت Selected Field .
Next
نحوه قرار گيري فيلدها را تعيين مي‌كنيم.
۱٫ Columner
2. Tabuler
3. Datasheet
4. Justified
-Next
– تعيين پس زمينه براي فرم .
-Next
– نحوه اجرا فرم و سپس Finish .

طرز كار AutoForm :
AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد ،كافيست از قسمت New گزينه فرم يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا پرس‌و جو گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي‌گردد.

قواعد نامگذاري فيلدها
۱٫ نام فيلدها نبايد از ۶۴ كاراكتر بيشتر باشد
۲٫ حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
۳٫ در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.
Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص مي‌كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص مي‌كند.
نوع داده شامل گزينه‌هاي زير مي‌باشد:
Text:نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از ۱ تا ۲۵۵ كاركتر را مي‌پذيرد.
Memo : نوع داده متني كه ۶۵۰۰۰ كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.
Number : نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.
Date/Time : نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي‌رود.
Currency : نوع داده كه براي مقادير پولي به‌كار مي‌رود.
AutoNumber : نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.
Yes/No : نوع داده به صورت گزينشي
Ole Object :كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole را پشتيباني مي‌كند ، نگهداري مي‌كند.
HyperLink :كليه سندها و صفحات Web را نگهداري مي‌كند.
LookUp Wizard : امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود :
۱٫ از Table or Query
2. ايجاد مقادير توسط كاربر
در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد.
• Description :
ايجاد توضيحات در مورد فيلدها در صورت لزوم
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي‌دهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد

آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي
• Field Size :
نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.
Field size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار ۵۰ را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.
• Format :
نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل مي‌كند فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:
Text :
Number,Autonumber,Currency :

طرز ايجاد Relationship
1. ارتباط يك به چند
۲٫ ارتباط يك به يك
۳٫ ارتباط چند به چند
– براي مورد ۱و ۲ حداقل ۲ جدول نياز است
– نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند
۲- در جدول اول
۲-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۲-۱-۱- Primary Key
2-1-2- Index:Yes-No Duplicates
2-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
۳- در جدول دوم
۳-۱- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
۳-۱-۱- Index:Yes-Duplicates Ok
3-1-2- Primary Key لازم نيست

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك
۴- در جدول اول
۴-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۴-۱-۱- Primary Key
4-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
4-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
۵- در جدول دوم
۵-۱- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
۵-۱-۱- Index-Yes- No Duplicates:
5-1-2- Primary Key

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند

در اين نوع ۳ جدول مورد نياز مي‌باشد.
۶- در جدول اول
۶-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۶-۱-۱- Primary Key
6-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
6-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
۷- در جدول واسط
۷-۱- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
۷-۱-۱- Index-Yes- No Duplicates:
7-1-2- Primary Key
8- در جدول دوم
۸-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۸-۱-۱- Primary Key
8-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
8-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسطارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.
در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.
تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

بعد از تعيين خصوصيات به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop مي‌توان ارتباط برقرار نمود.

ايجاد و تغيير جداول
جداول پايه مهمي از يك بانك اطلاعاتي رابطه اي را تشكيل مي دهند و توسعه يك بانك اطلاعاتي با ساخت جداول جهت ذخيره سازي داده هاي توزيع شروع مي شود .
ساختارهاي با دقت طراحي شده مي توانند اجراي راحت و بدون خطاي سيستم اطلاعات و بدون خرابي را در بر داشته باشند .
اكسس ابزارهاي مفيد فراواني براي ايجاد سفارشي سازي جداولي كه صحت ورودي داده ها را تضمين مي كنند دارد و امكانات انتخاب و بازيابي اطلاعات را فراهم مي سازد .
ايجاد يك ساختار جديد جدولي با ويزارد Table
در اكسس ، يك ويزارد فقط به وسيله يك كليك فعال مي شودو اينكه در رابطه با چه مطلبي كمك نياز داريد زياد مهم نيست . ايجاد يك جدول جديد تفاوتي را در بر ندارد. سريعترين روش اجراي ويزارد Table اين است كه دوبار روي ورودي “Creat table by using Wizard” در صفحه Table از پنجره Database كليك كنيد . مي توانيد يك ساختار جدولي جديد را با ويزارد Table از طريق انتخاب از كادر مكالمة New Table انجام دهيد . جهت اجراي ويزارد Table ، عمليات زير را انجام دهيد :
۱ـ كادر مكالمة New Table را با يكي از عمليات زير باز كنيد :
• دكه New در صفحه Tables از پنجره Database را كليك كنيد .
• پيكان دكمه NewObject را كليك كنيدو Table را از ليست برگزينيد .
• Table,Insert را انتخاب كنيد .
۲ـ ويزارد Table را در كادر مكالمة New Table دوبار كليك كنيد يا گزينه را انتخاب نموده و OK را كليك نماييد .
در كادر مكالمة New Table ، ويزارد Table فقط يك گزينه دارد . مي توانيد از نماي Design يا نماي Datasheet نيز كار را آغاز كنيد ، جدولي را از منبع خارجي وارد نماييد يا به يك جدول خارجي مرتبط شويد .

۳ـ نخستين كادر مكالمة ويزارد Tableدو ليست از جدولهاي نمونه را شامل مي باشد : يكي با ۲۵ جدول عمومي تجاري و ديگري با جداولي براي ذخيره سازي داده ها با برنامه هاي كاربردي شخصي بيشتر . هر جدول نمونه در ليست شامل ليستي از فيلدهاي نمونه مناسب مي باشد . از اين كادر مكالمه جهت ساخت اساس كار براي جدول جديد خود با انتخاب فيلدهايي كه مي خواهيد در جدول قرار گيرند شروع مي كنيد.
۴ـ مقوله جدول و فيلد مورد نظرتان را انتخاب كنيد . دكمه راديويي Business or Personal را كليك نماييد ، سپس ليست جداول نمونه را تا مشاهده جدولي كه نيازهايتان را تا حد امكان برآورده مي كند به پايين پيمايش كنيد. هنگامي كه جدولي را در ليست انتخاب مي كنيد ، فيلدهاي نمونه اي كه براي اين جدول وجود دارند در كادر مياني ظاهرمي شوند .
اولين مرحله انتخاب فيلدهايي مي باشد كه مي خواهيد از ليست فيلدهاي نمونه از جدولي نمونه در جدول جديد قرار گيرند .
افزودن فيلدها
مي توانيد فيلد ها را از جدول نمونه اضافه كنيد يا فقط نمونه هاي انتخاب شده را با روشهاي زير استفاده نماييد :
• جهت به كارگيري تمام فيلدها دكمة پيكان دوسر كه به سمت راست اشاره مي كند را كليك كنيد .

• جهت حذف تمام فيلدها از ليست جدول جديد و شروع مجدد ، دكمة پيكان دوسر كه به سمت چپ اشاره مي كند را كليك كنيد .
• جهت افزودن يك فيلد ، نام فيلد را انتخاب كنيد و دكمة پيكان يك سري كه به سمت راست اشاره مي كند را كليك نماييد .
• جهت حذف يك فيلد را از ليست جدول جديد ، نام فيلد را برگزينيد و دكمة پيكان يك سر كه به سمت چپ دكمه اشاره مي كند . را كليك كنيد .
به فيلدهاي موجود در جدول نمونه اي كه انتخاب كرده ايد محدود نمي باشيد . فيلدها از ساير جداول مي توانند به ليست جدول جديد اضافه شوند. جدول نمونه ديگري را از انتخاب كنيد و فيلدها را از آن انتخاب نماييد .

فيلدها در طرح جدول به ترتيبي كه آنها را از ليست انتخاب كرده ايد ظاهر مي شوند ، بنابراين برنامه ريزي اوليه مفيد خواهد بود . اگر آنها را غلط قرار داده ايد ،‌مي توانيد يك يا چندين ورودي را حذف نموده و مجدداً انها را اضافه كنيد يا مي توانيد بعداً در نماي Design ترتيب آنها را تغيير دهيد . يك فيلد در بالاي فيلد انتخاب شده جاري در ليست فيلدي جديد اضافه مي شود .

همچنين مي توانيد فيلدها را هنگام ايجاد طرح جدول تغيير نام دهيد . فيلد را در ليست “Fields in my new table” انتخاب كنيد و Rename Field را بر گزينيد . نام را ويرايش نماييد يا يك نام جديد را وارد نموده و OK را كليك كنيد . شكل زيركادر مكالمة Table Wizard را نشان مي دهد كه در آن يك جدول Customer جديد تحت ساخت مي باشد و فيلد Contac First Name پيش فرض به First Name تغيير نام داده شده است .
پس از انتخاب اسامي كه مي خواهيد در جدول ظاهر شود ، دكمه Next را جهت حركت به كادر مكالمة Table Wizard بعدي كليك نماييد .
تنظيم كليد اصلي

دومين كادر مكالمة Wizard امكان نامگذاري جدول جديد را در اختيارتان مي گذارد و تنظيم يك كليد اصلي را برايتان فراهم مي سازد . مي توانيد نام جدول نمونه پيش فرض با بپذيريد يا نام مورد نظر خود را وارد نماييد . اگر مي خواهيد كليد اصلي خود را تنظيم نماييد ، دومين گزينه يعني “No,I ii Set the primaryKey” را برگزينيد ، سپس Next را انتخاب نماييد . اگر تصميمي داريد كليد خود را تنظيم نماييد ، كادر مكالمة بعدي جهت نامگذاري فيلدي كه مي خواهيد به عنوان كليد اصلي استفاده كنيد از شما نامي را مي پرسد ( به شكل زيررجوع كنيد) اگر بگذاريد اكسس كليد اصلي را تنظيم كند ، اين كادر را مي توانيد به كار نگيريد .

تغييرنام يك فيلد براي جداول جديد Customers

تعيين كليد اصلي
در كادر مكالمه نشان داده شده در شكل بالا، نوع داده اي كه فيلد اصلي را در بر دارد نيز مي توانيد مشخص نماييد :
• “Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records” اولين گزينه مي باشد و اكسس بايد مقادير انحصاري را براي اين فيلد تخصيص دهد .

• “Numbers I enter when I add new recorder” دومين گزينه مي باشد كه به تخصيص يك مقدار عددي انحصاري در هر ركورد توسط كاربر بستگي دارد.
• “Numbers and / or letters I enter when I add new recorcders” سومين گزينه مي باشد كه تركيبي از اعداد و حروف را در مقدار كليدي اجازه مي دهد .
انتخابهاي اعمال شده در اين كاردر مكالمه تعريف كليد اصلي در جدول جديد را معرفي مي كند. جدول زيرنتايج انتخابهاي به كار گرفته شده را توضيح مي دهد. با فرض بر اينكه جدول بر اساس جدول نمونه Customers باشد . انتخاب در اولين كادر مكالمة تنظيم كليد اصلي را مشخص مي كند .