بررسي حسابداري موسسات خدماتي

مقدمه :
نوعي سيستم باز است که دراين سيستم رويدادهاي مالي به عنوان ورودي ها وارد سيستم شده وپردازش مي‌شوند و پس از کنترل خروجي هاي آن درغالب گزارشهاي مالي ارائه ميگردند.
پردازش درسيستم مالي يا حسابداري يعني تشخيص،تجزيه تحليل ، ثبت و طبقه بندي و تلخيص رويدادهاي مالي است و بازخورد آن اثري است که بر استفاده کنندگان از صورتهاي مالي مي‌گذارد.
و کنترل آنرا حسابرسي گويند.

اجزاي سيستم مالي:
۱) نيروي انساني
۲) ابزارآلات و تجهيزات لازم
۳) مجموعه فرمها و دفاتر
۴) مجموعه دستورالعملها، روشها، قوانين و مقررات و ا

ستاندارهاي حسابداري و حسابرسي.
۵) بودجه و اعتبار لازم
۶) مکان (محل استقرار)
۷) کنترل و نظارت
نيروي انساني:
مديرمالي
سرپرست بلافصل: معاون اداري مالي
شرايط احراز: حداقل ليسانس مالي يا مرتبط با ليسانس مالي.
وظايف:
۱) نظارت بر پرسنل زيرمجموعه
۲) تعيين بهترين روشهاي تامين مالي
۳) تامين مالي بهينه
۴) تجزيه تحليل صورتهاي مالي وارائه گزارشهاي مالي موردي و ساليانه
۵) تعيين بهترين ترکيب دارايي
۶) تعيين بهترين اندازه شرکت
۷) تعيين بهترين ساختار سرمايه
۸) به حداکثر رساندن نرخ رشد سودآوري

۹) به حداکثر رساندن سود شرکت
۱۰) تعيين نرخ استهلاک داراييهاي مشهود و نامشهود بادوام
۱۱) بودجه بندي و ارائه بودجه ساليانه و اخذ تصميم آن از مجمع عمومي
۱۲) تهيه پيش نويس پيشنهاد تقسيم سود براي مجمع عمومي
۱۳) تصميم سازي براي مديران داخلي
۱۴) تعيين روش مناسب افزايش سرمايه

۱۵) مقايسه شرکت با ساير شرکتهاي مشابه و تهيه گزارشهاي لازم درمورد محيط اقتصادي
۱۶) انجام ساير امور مربوط به مديريت مالي از مقامات مافوق
رئيس حسابداري:
سرپرست بلافصل: مدير مالي
شرايط احراز: ليسانس حسابداري
وظايف:
۱) تهيه گزارشهاي لازم براي مقام مافوق
۲) نظارت بر وجوه نقد صندوق به طور مستمر و روزانه
۳) نظارت بر تهيه و تنظيم ليست حقوق و مزاياي کارکنان
۴) نظارت بر فرمهاي حسابداري انبار
۵) نظارت بر تهيه و تنظيم تراز آزمايشي
۶) نظارت بر تحرير دفاتر
۷) نظارت بر اموال و گزارشهاي اموال
۸) همکاري در تهيه مغايرتهاي بانکي و صورتحساب مشتريان و فرو

شندگان
۹) تعيين ميزان اعتبار تامين کنندگان کالا و مشتريان
۱۰) تهيه گزارشات موجودي وجوه نقد به طور روزانه و مستمر و ارائه به مقامات مافوق
۱۱) همکاري در تهيه صورتهاي مالي ميان دوره اي و پايان دوره اي
۱۲) تهيه مکاتبات مالي با سازمانهاي تامين اجتماعي و دارايي
۱۳) تهيه اظهار نامه مالياتي
۱۴) ايجاد ارتباط باسازمانهاي دولتي از نظر حل و فصل مسائل کار بيمه و ماليات
۱۵) ساير امور مروط به شغل طبق دستور مقام مافوق
حسابدار:
سرپرست بلافصل: رئيس حسابداري
شرايط احراز: فوق ديپلم حسابداري
وظايف:
۱) انجام امور مربوط به صندوق
۲) انجام امور مربوط به ليست حقوق و دستمزد
۳) انجام امور مربوط به حسابداري انبار
۴) انجام امور مربوط به دريافت و پرداخت
۵) صدور اسناد و ثبت دفاتر
۶) انجام امور مربوط به امور بانکي
۷) تهيه تراز آزمايشي
۸) تهيه صورتهاي مالي ساليانه
۹) ساير امور مربوط
کمک حسابدار:
سرپرست بلافصل: حسابدار
شرايط احراز: ديپلم حسابداري

وظايف:
۱) کمک در تهيه کارتهاي کارگري و پرسنلي
۲) بايگاني اسناد
۳) همکاري در تهيه گزارشات مالي
۴) ساير امور به شغل و دستورات مافوق

مدير انبار:
سرپرست بلافصل: معاون اداري مالي
شرايط احراز: ليسانس يا فوق ديپلم

وظايف:
۱) برنامه ريزي نيروي انساني انبار
۲) هماهنگي با امور مالي دررابطه با موجودي کالا
۳) برنامه ريزي و ارائه بودجه سرمايه اي انبار
۴) نظارت بر ورود و خروج کالا
۵) نظارت بر کدينگ و چيدمان کالا
۶) نظارت در تهيه گزارشات ادواري و مستمر

۷) سرپرستي در انبار گرداني ساليانه
۸) ساير امور مربوط به شغل و دستور مقام مافوق
فرم :
درسيستم حسابداري براي انجام کنترلهاي داخلي ومستندسازي رويدادهاي مالي تعدادي فرم مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
ويژگيهاي انواع فرمهاي مورد استفاده:
بايد توجه داشت که در طراحي سيستم حسابداري براي استفاده ا

ز فرمها موارد زير بايد رعايت شود.
۱) فرمها براساس سوابق و مدارک و فعاليت شرکت طراحي شود.
۲) در طراحي فرمها اصول کلي طراحي بايستي رعايت شوند، مثلا با توجه به ابعاد استاندارد کاغذ چاپ فرمها به نحوي طراحي شوند که حاشيه بايگاني براي آن در نظر گرفته

شود.
۳) در طراحي نسخ اضافي فرمها (نسخه۱ ، نسخه۲ …) استفاده از رنگ خاص نبايد ملاک عمل قرار گيرد. البته استفاده از رنگها براي تفکيک مدارک درصورتيکه همگن باشند کارايي خواهد داشت.
۴) در تعداد سفارش چاپ حجم فعاليت سالانه بايد درنظر گرفته شود.
۵) هيچ فرمي قبل از تست آزمايشي نبايد سفارش چاپ دائمي داده شود.

۶) براي هرفرم شماره و رمز خاصي در نظر گرفته شود تا از موارد احتمالي سوء استفاده جلوگيري شود.
۷) درمحاسبه هزينه هاي چاپ وتکثير صرفه جوييلازم بعمل آيد.
۸) شماره سريال چاپي درنظر گرفته شود و به ترتيب شماره در اختيار مصرف کنندگان قرار بگيرد.
انواع فرمها:
۱) فرم رسيد صندوق (دريافت وجه نقد)
۲) فرم پرداخت وجه صندوق
۳) فرم اسناد واگذاري به بانک

۴) فرم اسناد پرداختني
۵) فرم دريافت اسناد دريافتني
۶) فرم صدور چک
۷) فرم دستور پرداخت
۸) فرم حواله وجه

۹) فرم رسيد انبار
۱۰) فرم حواله انبار
۱۱) گزارش عمليات صندوق
۱۲) ليست حقوق و مزايا
فرم رسيد صندوق:

اين فرم هنگام دريافت وجه نقد در دونسخه صادر مي‌شود. نسخه اول به پرداخت کننده وجه تحويل مي‌گردد و نسخه دوم مربوط به صندوق است که در هنگام ارائه گزارش صندوق: روزانه،هفتگي و… ضميمه شده و به حسابداري تحويل مي‌گردد.
شرح اجزاء اين فرم:

شماره سريال: شماره اي که درهنگام چاپ روي برگها چاپ مي‌شود.
شماره دفتر صندوق: شماره اي که پس از ثبت دفتر صندوق توسط صندوقدار روي آن درج مي‌شود.
تاريخ: تاريخ صدور رسيد است.
مبلغ: مبلغي که توسط صندوق دريافت مي‌شود.
بابت: وجه دريافتي از چه موردي است.
از: شخصي که وجه از او دريافت مي‌شود.

دريافت کننده وجه: شخصي که وجه را دريافت مي کند (صندوقدار)
تائيد کننده: کسي که اجازه ميدهد اين وجه دريافت شود.
فرم ورود کالا به انبار:
اين فرم هنگامي که کالا به انبار وارد مي‌شود توسط انباردار در سه نسخه تهيه مي‌شود.
نسخه اول حسابداري

نسخه دوم انبارداري
نسخه سوم بصورت جداگانه بايگاني مي‌شود
روش کاربرد:
اين فرم حتما بايد داراي شماره سريال چاپي با سربرگ و تاريخ باشد.
پس از تائيد مجوز خريد کالا از انبار صادر مي‌شود.
در صورتيکه کالا از سفارش خاصي در چند مرحله وارد انبار مي‌شود شماره سفارش در اين محل نوشته مي‌شود.

سند حسابداري:
فرمي است که رويدادهاي مالي درزمان وقوع درآن ثبت مي‌شود.
اين فرم از روي مدارک رويداد مالياز قبيل صورتحساب، فاکتور، صورت وضعيت، قبض انبار و … توسط حسابدار صادر مي‌شود و پس از امضا جهت تاييد به مدير مالي ارائه مي‌شود و پس از تصويب نهايي جهت ثبت در دفتر روزنامه، در زونکني به ترتيب تاريخ و ش

 

ماره سند بايگاني مي‌شود.
کدگذاري حسابها:
به اين صورت است که حسابهاي کل داراي کدي ۳رقمي هستند به عنوان مثال: ۱۱۱ نشانگر حساب صندوق است.
اول: دارائيها
دوم: دارائيهاي جاري
سوم: اولين دارايي جاري
گروه دارائيها
۱- دارائيهاي جاري
۲- دارائيهاي ثابت
۳- دارائيهاي نامشهود

۴- ساير دارائيها
دارائيهاي جاري:
۱۱۱ صندوق
۱۱۲ بانک
۱۱۳ تنخواه گردانها

۱۱۴ بدهکاران تجاري
۱۱۵ بدهکاران غيرتجاري
۱۱۶ اسناد دريافتني
۱۱۷ موجودي کالا
۱۱۸ سرمايه گذلري کوتاه مدت
۱۱۹ ساير دارائيهاي جاري

دارائيهاي نامشهود:
۱۳۱ امتيازات
۱۳۲ سرقفلي
۱۳۳ هزينه هاي قل از بهره برداري
۱۳۴ هزينه هاي تاسيس

۱۳۹ ساير دارائيهاي نامشهود

ساير دارائيها:
۱۴۱ طرحهاي درجريان ساخت يا ايجاد
۱۴۲ وام هاي دريافتني بلند مدت

۱۴۳ سرمايه گذاريهاي بلند مدت
۱۴۹ ساير دارائيها
گروه بدهي ها
۱- بدهي ها جاري

۲- بدهي هاي بلند مدت
۳- ساير بدهي ها
بدهي هاي جاري:
۲۱۱ بستانکاران تجاري
۲۱۲ بستانکاران غير تجاري
۲۱۳ اسناد پرداختني تجاري
۲۱۴ اسناد پرداختني غير تجاري

۲۱۵ پيش دريافتها
۲۱۶ وامهاي کوتاه مدت پرداختني
۲۱۹ ساير حسابهاي پرداختني
بدهي هاي بلندمدت:
۲۲۱ وامهاي پرداختني بلندمدت
۲۲۲ اسناد پرداختني بلندمدت

۲۲۳ بستانکاران تجاري بلندمدت
۲۲۹ ساير بدهيهاي بلندمدت
سايربدهي ها:
۲۳۱ ذخيره بازخريد سنوات کارکنان
گروه حقوق صاحبان سرمايه (سهام)
۱- سرمايه رسمي
۲- سرمايه غير رسمي
سرمايه رسمي:
۳۱۱ سرمايه رسمي‌پرداخت شده
۳۱۲ سرمايه رسمي تعهد شده
سرمايه غير رسمي:
۳۲۱ سرمايه مازاد پرداخت شده
۳۲۲ صرف / کسر سهام
۳۲۳ سود انباشته
۳۲۴ سود و زيان سال جاري
۳۲۵ اندوخته قانوني

۳۲۶ اندوخته عمومي
گروه حسابهاي موقت درآمد
۱- درآمدهاي عملياتي ۲- درآمدهاي غيرعملياتي
درآمدهاي عملياتي:
۴۱۱ درآمد حاصل از خدمات
۴۱۹ ساير درآمدهاي عملياتي

درآمدهاي غيرعملياتي:
۴۲۱ سود سپرده هاي بانکي
۴۲۲ کارمزدهاي دريافتي غيرعملياتي
۴۲۹ ساير درآمدهاي غيرعملياتي
گروه حسابهاي موقت هزينه
۱- هزينه هاي عملياتي ۲- هزينه هاي غيرعملياتي
هزينه هاي عملياتي:
۵۱۱ هزينه هاي پرسنلي
۵۱۲ هزينه هاي اداري تشکيلاتي
۵۱۹ سايرهزينه هاي عملياتي
هزينه هاي غيرعملياتيک

۵۲۱ هزينه هاي مالي مربوط به سپرده ها
۵۲۲ کارمزدهاي پرداختي
۵۲۳ حق العمل هاي پرداختي غيرعملياتي
۵۲۹ ساير هزينه هاي غير عملياتي
گروه حسابهاي موقت رابط
۱- تراز اختتاميه و افتتاحيه ۲ -حسابهاي موقت رابط عملکرد مشتريان
۶۱۱ تراز افتتاحيه
۶۱۲ تراز اختتاميه
گروه حسابهاي انتظامي و طرف حساب آنها
۷۱۱ اسناد وکالاي اماني ديگران نزدما
۷۱۲ تضمينات
۷۱۳ ظروف

۷۱۴ اسناد و کالاي اماني ما نزدديگران
۷۲۱ طرف اسناد و کالاي اماني ديگران نزد ما
۷۲۲ طرف حساب تضمينات
۷۲۳ طرف حساب ظروف
۷۲۴ طرف حساب اسناد و کالاي اماني ما نزدديگران
دستورالعمل آماده سازي اطلاعات مالي براي استقرار سيستم

حسابداري:
۱) جمع آوري اطلاعات کلي اساسنامه تاسيس شرکت ، سهامداران يا شرکاء، تاريخ تاسيس، نوع فعاليت و….
۲) جمع آوري اطلاعات مالي خريدها و فروشها و اموال و تجهيزات و مدارک بانکها و …
۳) دسته بندي و طقه بندي اطلاعات بر حسب نوع، گروه، ماهيت و کاربرد.
۴) صورت رداري از اموال و تهيه ليست فيزيکي اموال و دارائيهاي شرکت.
۵) طبقه بندي و دسته بندي براي صورتهاي تهيه شده در رديف ۴٫
۶) تطبيق صورتهاي تهيه شده ا اطلاعات موجود رديف۳٫
۷) استخراج مغايرتها و تکميل و مستندسازي دارائيها و بدهيها و سرمايه.
۸) بايگاني فني مدارک مالي به ترتيب تاريخ وقوع.
۹) تهيه تراز افتتاحيه ( موقت – دائمي )
۱۰) استقرار سيستم حسابداري ( نرم افزار)

۱۱) آزمايش سيستم ( طي دوره آزمايش)
۱۲) انجام فعاليت جاري شرکت.
گروه تحصيلي اداري مالي
بنگاه اقتصادي:
درعلم اقتصاد، عوامل اقتصادي مختلفي در اختيار افراد يا گروه هايي قرار دارد كه با تركيب اين عوامل به توليد كالا يا انجام خدمات مي‌پردازند. اين افراد يا گروهها را بنگاه اقتصادي مي نامند.
رويدادهاي اقتصادي يا مالي:
وقايعي هستند كه با خريد، توليد، توزيع و فروش و ارائه خدمات با فعاليت هايي مانند وام گرفتن و وام دادن سر و كار دارند.
تعريف حسابداري:

عبارت است از: شناسائي، اندازه گيري، ثبت و گزارش اطلاعات اقتصادي براي استفاده كنندگان به گونه اي كه امكان قضاوت و تصميم گيري آگاهانه براي آنها فراهم شود.
اطلاعات حسابداري:
خلاصه اطلاعات مربوط به رويدادهاي مالي مؤثر بر يك واحد اقتصادي خاص مي‌باشد.
شخصيت حسابداري:
واحد اقتصادي مشخص و جداگانه اي است كه اطلاعات و گزارشهاي حسابداري فقط در مورد آن تهيه مي‌شود.

رابطه اطلاعات حسابداري و تصميم گيري
انواع واحدهاي اقتصادي:
مؤسسات جدا و مستقلي هستند كه با تركيب عوامل مختلف اقتصادي منافع مالكين خود را دنبال مي‌كنند. از لحاظ مالكيت، شكل حقوقي و نوع فعاليت به شكل زير طبقه بندي مي‌شوند.
واحدهاي اقتصادي از نظر مالكيت به سه نوع تقسيم مي‌شوند:

۱- واحدهاي عمومي: به طور مستقيم يا غير مستقيم در مالكيت دولت يا ساير نهادهاي عمومي قرار دارند. سازمان تأمين اجتماعي نمونه اي از اين واحدها مي‌باشد.
۲- واحدهاي تعاوني: به منظور رفع نيازمندي هاي مشترك و بهبود وضع اقتصادي و اجتماعي اعضاي آن از طريق خريداري، كمك و همكاري متقابل تشكيل شده و در مالكيت اعضا قرار دارند. مانند شركتهاي تعاوني.
۳- واحدهاي خصوصي: اين واحدها به يك يا چند نفر تعلق دارند و متعلق به بخش عمومي نيستند. مانند فروشگاهها.

واحدهاي اقتصادي از نظر هدف فعاليت به دو دسته تقسيم مي‌شوند:
۱ -واحدهاي انتفاعي: هر واحد اقتصادي كه با هدف سود و منفعت مادي تشكيل شود واحد انتفاعي نام دارد.
۲- واحدهاي غير انتفاعي: هر واحدي را كه هدف از تشكيل آن كسب منفعت مادي براي مالكان آن نباشد واحد غير انتفاعي گويند.
واحدهاي اقتصادي از نظر نوع فعاليت به سه دسته تقسيم مي‌شوند:
۱- واحدهاي خدماتي: واحدهايي هستند كه خدماتي به مشتريان ارائه مي‌كنند و معمولاً در قبال ارائه خدمات منفعت كسب مي‌كنند. مانند بانكها و هتلها.
۲- واحدهاي بازرگاني: به خريد و فروش مواد خام، فرآورده ها و كالاها اشتغال دارند. مانند فروشگاهها.
۳- واحدهاي توليدي: با استفاده از عوامل توليد به ساخت كالاهاي اقتصادي مي‌پردازند.
واحدهاي اقتصادي از نظر تعداد مالك به دو دسته تقسيم مي‌شوند:

۱- واحدهاي انفرادي: مالكيت آنها به يك نفر تعلق دارد؛ مانند فروشگاهها، مغازه ها.
۲- واحدهاي غير انفرادي: افراد، سرمايه هاي كوچك خود را با يكديگر جمع مي‌كنند و واحدهاي بزرگتري را تشكيل مي دهند. مانند شركتها.
دارائي ها:
منابع اقتصادي متعلق به يك واحد اقتصادي كه انتظار مي‌رود در آينده منفعتي را براي

دارائي هاي واحد اقتصادي = حقوق مالي اشخاص نسبت به دارائي هاي واحد اقتصادي

حقوق مالي اشخاص:
حقوق مالي اشخاص نسبت به دارائي هاي واحد اقتصادي شامل حقوق مالي مالك و حقوق مالي طلبكاران است.
بدهي:
حقوق مالي اشخاص غير از مالك نسبت به دارائي هاي يك واحد اقتصادي را بدهي گويند.
سرمايه:
حق يا ادعاي مالك يا مالكين نسبت به دارائي هاي يك واحد اقتصادي را، سرمايه گويند.
معادله حسابداري دارائي = بدهي + سرمايه
انواع دارائي ها:
۱- نقد و بانك: از مهم ترين دارائي هاي واحد اقتصادي كه براي خريد كالاها و پرداخت بدهي ها مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
۲- حساب هاي دريافتني: واحدهاي اقتصادي در قبال ارائه يا فروش دارائي به طور

نسيه، از ديگران طلبكار مي‌شوند. اين قبيل دارائي ها را حساب هاي دريافتني گويند.
۳- ملزومات: شامل كالاها و اجناسي است كه در جريان فعاليت هاي واحد اقتصادي خريداري و به مصرف مي‌رسد.
انواع بدهي ها:
۱- حساب هاي پرداختي: اين نوع بدهي در ازاي خريد نسيه دارائي يا خدمات از ديگران ايجاد مي‌شود.
۲- وام پرداختي: اين نوع بدهي در ازاي دريافت وام از مؤسسات اعتباري نظير بانكها ايجاد مي‌شود.
اهميت معادله حسابداري
حسابداران براي اينكه رويدادهاي مالي مربوط به يك واحد اقتصادي را ثبت و سپس اطلاعات حسابداري را به طور مناسب گزارش كنند؛ بايد:
۱- رويدادهاي مالي مؤثر بر واحد اقتصادي را شناسائي كنند.
۲- ميزان تأثير هر رويداد مالي را بر اجزاي معادله حسابداري ارزيابي و اندازه گيري نمايند.
مثال ۱: رويداد مالي زير در تعميرگاه تلويزيون ماهر طي دو ماهه ابتداي سال ۱۳۷۱ انجام شده است .آقاي ماهر در فروردين ماه سال ۱۳۷۱ تصميم به تأسيس تعميرگاه تلويزيون گرفت. ابتدا اقدام به دريافت پروانه كسب كرده، سپس در ۱٥ فروردين در بانك، حساب جاري را به نام تعميرگاه ماهر افتتاح مي‌كند و مبلغ
۳۰۰۰۰۰۰۰ ريالبه عنوان سرمايه تعميرگاه به آن حساب واريز مي نماد.

تجزيه و تحليل:
با تأسيس تعميرگاه تلويزيون ماهر، يك واحد اقتصادي كه به آقاي ماهر، تعلق دارد با شخصيت حسابداري مستقل از آقاي ماهر ايجاد مي‌شود و با افتتاح حساب جاري و واريز ۳۰۰۰۰۰۰۰ ريال به اين حساب، تعميرگاه ماهر صاحب يك قلم دارائي به نام نقد و بانك مي‌باشد.

 

 

ترازنامه:
صورتحسابي است كه دارائي ها و بدهي ها و سرمايه ي مالك يك واحد اقتصادي را، در يك تاريخ معين نشان مي دهد. معمولاً در تهيه تراز نامه بايد به نكات زير توجه كرد:
۱- نوشتن عنوان: عنوان ترازنامه شامل موارد زير است:
الف) نام واحد اقتصادي ب) نام گزارش يا صورتحساب مالي ج) تاريخ گزارش
۲- واحد اندازه گيري: واحد اندازه گيري رويدادهاي مالي، پولي رايج هر كشور است.
۳- طرفين ترازنامه: در سمت راست ترازنامه دارائي ها و در سمت چپ بدهي ها و سرمايه مالك نوشته مي‌شود.
۴-ترتيب نوشتن دارائي ها: در ترازنامه دارائي ها به ترتيب قابليت تبديل به نقد نوشته مي‌شوند.
۵-ترتيب نوشتن بدهي ها: بدهي هاي مختلف واحد اقتصادي به ترتيب تاريخ سررسيد پرداخت در ترازنامه نوشته مي‌شوند.
۶- موازنه: ترازنامه منطبق بر معادله حسابداري است. بنابراين هميشه بين جمع دارائي‌ها و جمع بدهي ها و سرمايه مالك توازن وجود دارد.
نمونه اي از يك ترازنامه در شكل زير توضيح داده شده است:
تعميرگاه تلويزيون ماهر
بدهي ها
دارئي ها
حساب هاي پرداختني ٠٠٠/٥٠٠/۱ نقد و بانك ٠٠٠/۷٥٠ /٥
وام پرداختني ٠٠٠/٠٠٠/۱٠ حساب هاي دريافتني ٠٠٠/۲٥٠
جمع بدهي ها ٠٠٠/٥٠٠/۱۱ ملزومات ٠٠٠/٥٠٠
سرمايه اثاثه ٠٠٠/٠٠٠/۳
سرمايه آقاي ماهر ٠٠٠/٠٠٠/۳٠ آپارتمان ٠٠٠/٠٠٠/۳۲
جمع بدهي ها و سرمايه ٠٠٠/٥٠٠/٤۱ جمع دارائي ها ٠٠٠/٥٠٠/٤۱
ترازنامه به تاريخ ۳۱/۲/۱۳۷۱
تجزيه و تحليل و ثبت رويدادهاي مالي
حساب:
به منزله پرونده اي مفصل از تغييراتي است، كه در يك دارائي خاص، يك بدهي خاص يا سرمايه صاحب مؤسسه، طي يك دوره زماني رخ مي دهد و ابزار اصلي ثبت و خلاصه كردن اطلاعات مالي است.
براي اينكه امكان دسترسي به اطلاعات موجود در حساب ها آسانتر شود، همه حساب هاي مربوط به يك واحد اقتصادي در يك دفتر خاص به نام «دفتر كل» نگهداري مي‌شود.
ثبت رويدادهاي مالي در حسابها:
براي اينكه اثر هر رويداد مالي را بر اجزاي معادله حسابداري نشان دهيم از شكل حساب T استفاده مي‌كنيم، كه داراي سه قسمت است:
۱- عنوان حساب
۲- سمت راست يا بدهكار
۳- سمت چپ يا بستانكار
قاعده ثبت افزايش و كاهش در حسابها:
عنوان حساب
بدهكار بستانكار
افزايش هر دارائي در سمت راست (بدهكار) حساب آن دارائي، ثبت مي‌شود.

كاهش هر دارائي در سمت چپ (بستانكار) حساب آن دارائي، ثبت مي‌شود.
افزايش هر بدهي و سرمايه مالك در بستانكار حساب مربوط، ثبت مي‌شود.
كاهش هر بدهي مالك در بدهكار حساب مربوط، ثبت مي‌شود.
ارائي ها = بدهي ها + سرمايه مالك

افزايش
دارائيها
بدهكار
مي‌شود كاهش
دارائي ها

بستانكار
مي‌شود كاهش
بدهي ها

بدهكار
مي‌شود افزايش
بدهي ها
بستانكار
مي‌شود كاهش
سرمايه
بدهكار
مي‌شود افزايش
سرمايه
بستانكار
مي‌شود
مثال) در مثال قبل (تعميرگاه تلويزيون ماهر)، رويداد مالي ثبت گرديد و تجزيه و تحليل شد. اكنون از روش ديگري استفاده مي‌كنيم.
رويداد مالي ۱: سرمايه گذاري نقدي آقاي ماهر به مبلغ ٠٠٠/٠٠٠/ ۳۰ ريال
تجزيه و تحليل
قاعده تشخيص
دارائي (نقد و بانك) افزايش يافته است افزايش دارايي، بدهكار مي‌شود بدهكار: نقد و بانك
٠٠٠/٠٠٠/۳٠ ريال
سرمايه مالك افزايش يافته است افزايش سرمايه، بستانكار مي‌شود بستانكار: سرمايه
آقاي ماهر

٠٠٠/٠٠٠/۳٠ ريال

مانده گيري حساب ها:
نخست، ارقام بدهكار و ارقام بستانكار را جداگانه جمع زده، زير هر ستون يادداشت و سپس جمع طرف كوچكتر را از جمع طرف بزرگتر كسر مي‌كنيم؛ به حاصل اين تفريق «مانده حساب» گويند.
ثبت رويدادهاي مالي در مدارك و دفاتر حسابداري
اسناد و مدارك مثبته:
به اسناد و مداركي كه دلالت بر وقوع يك معامله يا رويداد مالي مشخص دارد، «اسناد مثبته» گفته مي‌شود. مانند فاكتور فروش، رسيد بانكي، قبض آب و برق و ……

سند حسابداري:
برگه اي است كه اطلاعات مربوط به يك يا چند رويداد مالي قبل از ثبت در دفاتر حسابداري، در آن نوشته مي‌شود و سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداري دفاتر حسابداري تنظيم مي‌گردد.

دفاتر حسابداري:
كليه رويدادها در دفاتر حسابداري ثبت مي‌شوند. دفاتر حسابداري را مي توان به دو گروه تقسيم كرد:
گروه اول، دفاتر رسمي يا قانوني، شامل دفتر روزنامه عمومي و دفتر كل مي‌باشد و گروه دوم، دفاتر غير رسمي يا كمكي، كه شامل دفاتر تأمين و ساير دفاتر مورد نياز حسابداران مي‌گردد.
۱- دفتر روزنامه عمومي: دفتري است كه كليه معاملات و رويدادهاي مالي يك واحد اقتصادي روزانه به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت مي‌شوند.

مثال) خانم فضيلت اخيراً پس از كسب مجوزهاي لازم اقدام به تأسيس مؤسسه آموزش زبان دانا كرده است و طي آبان ماه ۱۳۷۶فعاليت هاي زير در مؤسسه انجام شده است.
۱۳ آبان ماه – افتتاح حساب جاري شماره ۳۵۲۰ بانك رفاه كارگران شعبه وحدت و واريز ۳۲۰۰۰۰۰۰ ريال به اين حساب بابت سرمايه مؤسسه دانا، در قبال واريز اين مبلغ به حساب جاري مؤسسه دانا، بانك يك برگ رسيد بانكي به خانم فضيلت تحويل داد.
۶ آبان ماه – خريد نقدي يك دستگاه آپارتمان به بهاي ۳۰۰۰۰۰۰۰ ريال در قبال تحويل چك شماره ۲۱۵۰۱ مورخ ۶ آبان ماه ۱۳۷۶ به مبلغ ۳۰۰۰۰۰۰۰ ريال از حساب جاري مؤسسه دانا، يك برگ رسيد امضا شده از آقاي معتمدي فروشنده آپارتمان دريافت گرديد. همچنين تصويري از سند انتقال آپارتمان به عنوان سند مثبته اين رويداد مالي تهيه شد.
۷ آبان ماه – خريد نسيه مقداري اثاثه از فروشگاه مجيدي به بهاي ۳۵۰۰۰۰۰ ريال. آقاي مجيدي فاكتور فروش شماره ۱۷۰۳ مورخ ۷۶/۷/۸ را به مؤسسه دانا تحويل داد.
۸ آبان ماه – آقاي فرشاد، مبلغ ۱۰۰۰۰۰۰۰ريال به عنوان وام به حساب مؤسسه دانا واريز كرد. بانك يك برگ رسيد بانكي مبني بر واريز ۱۰۰۰۰۰۰۰ به حساب ۳۵۲۰ مؤسسه دانا به آقاي فرشاد تسليم نمود كه ايشان به مؤسسه تحويل داد.
۱۱ آبان ماه – خريد نسيه ۷۵۰۰۰۰۰ ريال اثاثه از فروشگاه حسن پور. آقاي حسن پور فاكتور فروش شماره ۲۲۱۱ مورخ ۷۶/۸/۱۱ براي مؤسسه دانا ارسال كرد.
۱٤ آبان ماه – صدور تحويل چك شماره ۲۱۵۰۲ مورخ ۷۶/۸/۱۴ به مبلغ ۳۰۰۰۰۰۰ ريال به آقاي مجيدي بابت طلب ايشان از مؤسسه دانا. در قبال تحويل اين چك در همان روز يك برگ رسيد چك دريافت گرديد.
۱۸ آبان ماه – خريدي نقدي۵۵۰/۰۰۰ ريال صادر كرد و پس از اخذ رسيد چك آن را به

آقاي كريمي تحويل داد.
مرحله ۱- اين رويداد به شرح زير تجزيه و تحليل مي‌شود.
تجزيه و تحليل
قاعده تشخيص
دارائي (نقد و بانك) افزايش مي يابد افزايش دارائي بدهكار مي‌شود بدهكار: نقد و بانك ۳۲۰۰٠٠٠٠ ريال
سرمايه خانم فضيلت در موسسه دانا افزايش مي يابد افزايش سرمايه بستانكار
مي‌شود بستانكار: سرمايه خانم فضيلت۳۲۰۰۰۰۰۰ ريال

مرحله ۲- تنظيم سند حسابداري
شماره ۱ موسسه آموزش زبان دانا شماره صفحه روزنامه ۱
تاريخ ۳/۸/۷۶ سند حسابداري تعداد ضمائم ۱
شرح بدهكار بستانكار
نقد و بانك
سرمايه خانم فضيلت
سرمايه گذاري اوليه خانم فضيلت در مؤسسه آموزش زبان ۳۲٠٠٠٠٠٠ ۳۲٠٠٠٠٠٠
جمع ۳۲٠٠٠٠٠٠ ۳۲٠٠٠٠٠٠
تنظيم كننده مسئول حسابداري مدير مالي
موسسه آموزش زبان دانا
دفتر روزنامه شماره صفحه ۱
شماره سند تاريخ شرح عطف بدهكار بستانكار
۱ ۱۳۷۶
۳ ابان ماه نقد و بانك
سرمايه خانم فضيلت
سرمايه گذاري اوليه خانم فضيلت در موسسه
آپارتمان
نقد و بانك
خريد يك دستگاه آپارتمان از آقاي معتمدي به صورت نقد
اثاثه
حسابهاي پرداختني

 

خريد مقداري اثاثه از فروشگاه مجيدي به طور نسيه
نقد و بانك
وام پرداختني
دريافت وام از آقاي فرشاد
اثاثه
حسابهاي پرداختني
خريد اثاثه به طور نسيه از فروشگاه حسن پور
حسابهاي پرداختني
نقد و بانك
پرداخت قسمتي از طلب آقاي مجيدي
ملزومات
نقد و بانك
خريد ملزومات اداري به طور نقد ۱
۳۵ ۳۲٠٠٠٠٠٠ ۳۲٠٠٠٠٠٠
۲ ۶ابان ماه ۲۰
۱ ۳٠٠٠٠٠٠٠ ۳٠٠٠٠٠٠٠
۳ ۷ ابان ماه ۱۵
۲۵ ۳٥٠٠٠٠٠ ۳٥٠٠٠٠٠
٤ ۸ ابان ماه ۱
۳۰ ۱٠٠٠٠٠٠٠ ۱٠٠٠٠٠٠٠
٥ ۱۱ ابان ماه ۱۵

۲۵ ۷٥٠٠٠٠٠ ۷٥٠٠٠٠٠
۶ ۱۴ ابان ماه ۲۵
۱ ۳٠٠٠٠٠٠ ۳٠٠٠٠٠٠
۷ ۱۸ ابان ماه ۱۰
۱ ٥٥٠٠٠٠ ٥٥٠٠٠٠
نقل به صفحه ۲ ۸۶٥٥٠٠٠٠ ۸۶٥٥٠٠٠٠

دفتر كل:
عبارت است از مجموعه حساب هايي كه براي ثبت و خلاصه كردن اطلاعات مربوط به رويدادهاي مالي يک واحد اقتصادي استفاده مي‌شود. نوشتن دفتر كل بعد از رويدادهاي مالي در دفتر روزنامه انجام مي‌گيرد.
براي ثبت رويدادهاي مالي در دفتر كل ابتدا رويداد مالي ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتيب زير انجام مي‌شود:
۱- پيدا كردن صفحه حسابي كه در دفتر روزنامه بدهكار شده است.
۲- نوشتن شماره رويداد مالي (شماره روزنامه) در ستون مربوطه در حساب دفتر كل
۳- ثبت تاريخ رويداد مالي در ستون تاريخ
۴- درج مبلغ بدهكار در ستون بدهكار
۵- نوشتن شرح مختصري از رويداد مالي در ستون شرح
۶- نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب
۷- درج شماره صفحه اي از دفتر كل كه رديف بدهكار رويداد مالي در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه

۸- محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط
۹- تعيين نوع مانده حساب در ستون تشخيص با نوشتن كلمه «بد» به جاي بدهكار يا «بس» به جاي بستانكار نمونه اي از انتقال رويداد مالي مؤسسه دانا به حسابهاي دفتر كل شرح داده شده.
حساب: نقد و بانك دفتر كل صفحه ۱