بررسی سیستم انبارداری کارخانه شیشه قزوین

معرفی شرکت :
تاريخ تأسيس : ۱۱/۷/۱۳۴۴
شماره ثبت : ۱۰۱۶۴
سرمايه اوليه : ۱۲۰ ميليون ريال
سرمايه فعلي ثبت شده : ۸۴ ميليارد ريال

عضو سازمان بورس اوراق بهادار در تهران از ديماه ۱۳۴۹
خلاصه موضوع فعاليت شركت طبق اساسنامه : تأسيس كارخانه شيشيه جام به منظور توليد
توزيع و فروش شيشه جام و فرآورده هاي فرعي و هر گونه محصولات شيشه اي ديگر ، همچنين مشاركت در ساير شركتها و بطور كلي انجام كليه عمليات و معاملات مالي و تجاري و صنعتي كه بطور مستقيم مرتبط با موضوعات فوق مربوط است .

شركت داراي چهار كوره توليد شيشه جام به شرح زير مي باشد :
ظرفيت اسمي نوع توليد تعداد خطوط توليد
۱۸,۰۰۰ تن مشجر يك كوره (۱)
۱۹,۰۰۰تن ساده و مشجر دو كوره (۲)
۳۰,۰۰۰ تن ساده دو كوره (۳)
۵۳۴,۰۰ تن ساده سه كوره (۴)

شركت داراي دو خط شيشه سکوريت و يك خط توليد شيشه دو جداره و يك خط توليد شيشه طلقي مي باشد . شركت داراي يك واحد توليد و فرآوري مواد اوليه شيشه مي باشد كه مصرف پودر سليس و دولوميت كوره ها را تأمين مي نمايد . شركت داراي معادن سنگ دولوميت جهت تأمين سنگ دولوميت مورد نياز واحد توليد و فرآوري مواد اوليه مورد استفاده خود مي باشد.
كارخانه شركت واقع در سه كيلومتري شهر قزوين به رشت مي باشد و واحد توليد و فرآوري مواد اوليه شيشه در منطقه اي بنام فارسجين قرار گرفته .

زیر مجموعه شرکت :
شركت استخراج و فرآوري مواد اوليه شيشه = توليد كننده پودر سليس مورد نياز صنعت شيشه به ظرفيت اسمي ۲۰۰,۰۰۰ تن در سال بوده که ۴۵ درصد سهام شركت مذكور متعلق به شركت شيشه قزوين مي باشد . شركت شيشه قزوين داراي دو عضو هيئت مديره در شركت مذكور مي باشد .
شركت سهامي شيشه قزوين يكي از توليد كنندگان عمده شيشه جام در ايران است طبق آخرين آمار تقريباً از هر دو ساختمان در ايران ، يكي از آنها از شيشه هاي توليد شده در كارخانه شيشه قزوين استفاده كرده است . توليدات عمده ما به شرح زيرند :

۱) توليدات شيشه جام
اين نوع شيشه كه با كشيدن شيشه مذاب به سمت بالا و سپس هدايت آن بر روي يك غلطك به جهت افقي است در يك فرآيند بنام كلبرن توليد مي گردد . شيشه پس از قرار گرفتن در جهت افقي وارد گرمخانه شده و پس از تنش زدايي بطور اتوماتيك به قطعات دلخواه برش داده شده و سپس آماده تحويل مي گردد .

ويژگيها
۱- داراي سطح صاف و پرداخت شده مي باشد .
۲- داراي قابليت نور گذري و ديد خوبي است .

كاربردها
۱- استفاده در پنجره هاي ساختمان .
۲- استفاده در داخل ساختمان براي ديوارهاي جداساز
۳- استفاده براي روميزي و اثاثيه منزل

رنگهاي قابل توليد:
شيشه ساده
شيشه برنز
شيشه دودي
شيشه مسي
شيشه فيروزه اي
ضخامتهاي در دسترس بين ۳ تا ۱۰ ميلي متر

۲)شيشه هاي مشجر
شيشه مشجر شيشه اي است داراي ويژگي خاص كه ضمن عبور دادن نور از خود تصوير شيئي را كه در طرف ديگر است بصورت تار نشان مي دهد و مانع از ديد كامل مي گردد . اين شيشه با استفاده از روش Roll-Out توليد مي گردد كه شيشه مذاب با گذاشتن از بين دو غلطك نقش خاصي را كه بر روي غلطك تحتاني حك شده است بر روي شيشه منتقل مي نمايد.

ويژگيها :
۱- كاربرد در دكوراسيون ساختمان: از آنجائيكه نقش هاي موجود داراي تنوع زيادي مي باشد و در رنگهاي مختلف نيز قابل توليد است اين شيشه ها نقش مهمي در دكور داخلي ساختمان دارا مي باشند

۲- خواص نيمه نور گذر: از آنجائيكه نقش روي اين شيشه ها سبب شكست نور مي شود شئ مشاهده شده پشت اين شيشه ها كاملاً روشن ديده نمي شود و نقش قابل ملاحظه اي را در ايجاد خلوت لازم در منازل مسكوني دارا مي باشد .
رنگهاي قابل توليد
بي رنگ
سبز
آبي
برنز
زرد
خاكستري
ضخامتهاي قابل توليد بين ۴ تا ۱۰ ميلي متر
رنگهاي بالا در ۹ طرح مختلف قابل توليد است.

۳) شيشه هاي دو جداره با استفاده از تكنولوژي اروپائي
حداقل فضاي بين دو شيشه ۱۲ ميلي متر
حداكثر فضاي بين دو شيشه ۵۲ ميلي متر
حداقل اندازه شيشه ۳۵۰×۱۸۰ ميلي متر
( حداكتر اندازه شيشه۲۵۰۰×۲۰۰۰ ميلي متر)

۴) شيشه هاي تزئيني سكوريت :
اين نوع شيشه با استفاده از يك فيلم نازك از رنگهاي معدني و چسباندن آن بر روي شيشه معمولي توليد مي گردد كه پس از خشك شدن در كوره سكوريت ضمن ايجاد درجه حرارت لازم براي تركيب شدن فيلم نازك با سطح شيشه ، شيشه نيز سكورپت خواهد شد .

ويژگيهاي اين نوع شيشه :
۱- داراي ظاهر زيبا
۲- مقاوم در برابر خراش
۳- مقاوم در برابر رطوبت
۴- مقاومت بيشتر در برابر شكست و ايمن تراز شيشه معمولي

كاربردهاي اصلي:
۱- درهاي شيشه اي
۲- پارتيشن هاي داخل ساختمان
۳- استفاده براي روميزي و وسائل داخل ساختمان
حداقل ضخامت ۴ ميلي متر حداكثر ضخامت ۱۹ ميلي متر

۵) شيشه هاي ساختماني طلقي با استفاده از تكنولوژي تام گلاس (ايمنس)
اين نوع شيشه با قرار دادن يك يا چند لايه P.V.B بين دو قطعه شيشه توليد مي گردد كه داراي خواص ذيل است :
– جلوگيري از ورود اشعه مضر U.V
– مقاوم در برابر باد
– مقاوم در برابر ضربه
– ايمن در صورت شكست
– ايمن در برابر زلزله
– كاهش آلودگي صوتي

پروژه هاي در دست اجرا:
پروژه فلوت : با ظرفيت ۱۸۰,۰۰۰ تن در سال كه با ماشين آلات خارجي گشايش اعتبار گرديده و با مشاركت شركت Pilkington انگلستان به انجام خواهد رسيد .
۲) توليد شيشه رفلكتيو : با ظرفيت ۱۰۰۰۰۰۰ متر مربع در سال با امكان توليد شيشه هاي Low-E
۳) توليد شيشه اتومبيل : با ظرفيت ۳۰۰۰۰۰ ست شيشه اتومبيل در سال .

فصل اول
کلیات تحقیق

فصل اول
۲-۱ تعاريف
تعريف انبارداري :
عبارت از دريافت جنس يا كالا از خارج ( از قسمتهاي مختلف شركت ، ياديگران از خارج شركت ) و نگهداري آنها با توجه به قوانين انبارداري كه باعث سهولت در تحويل دادن ( صدور ) و تحويل گرفتن ( ورود ) با كمترين وقت و نيروي مورد نياز باشد و رسانيدن اجناس و كالاهاي مورد نياز قسمتها يا خريداران به آنها در حداقل وقت ممكن براساس مدارك و ضوابط قانوني .

تعريف كمك انباردار :
كمك انباردار كسي است كه علاوه برمهارت كار انبار مي تواند از عهده كنترل كالاهاي ورودي به انبار ، جابجايي و چيدن آنها ، انبار گرداني ، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحويل كالاهاي اماني و رعايت اصول و مقررات انبارداري بر آيد .

تعريف جابجايي :
جابجايي عبارت است از ؛ فعاليتي كه از زمان ورود كالا به انبار و قرار گرفتن در جاي مناسب تا زمان خروج كالا از انبار انجام مي شود .

تعريف سيستم اطلاعاتي انبار :
منظور از سيستم اطلاعاتي اجراي عمليات مربوط به كالاي موجود در انبار و همچنين نظارت بر كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات برطبق روش منطقي و سيستماتيك مي باشد . يا به عبارت ديگر روشي است منطقي كه ميتوان كالاي مورد نياز تهيه و نگهداري نمود .

تعريف شركت سهامي (corporations ) :
طبق ماده ۱ قانون تجارت : « شركت سهامي شركتي است كه سرمايه آن به سهام تقسيم شده و مسؤليت صاحبان سهام ، محدود به مبلغ اسمي سرمايه آنها مي باشد » .

تعريف شركت سهامي خاص ( pritoate corpora tion ) :
شركتي كه تمام سرمايه آنها در مواقع تأسيس توسط مؤسسين تأمين مي گردد .

تعريف استعلام بها :
استعلام بها فرمي است كه مأمور خريد مؤسسه با ارئه آن به چندين فروشنده ( معمولاً حداقل ۳ فروشنده ) نسبت به اخذ بهاي فروش آنها اقدام مي نمايد . اين فرم معمولاً شامل كليه مشخصات كالا ، تعداد ، بهاي واحد ، نشاني فروشنده ، مدت اعتبار استعدام ، محل مهر و امضاء فروشنده و ساير شرايط مانند نحوه محل مي باشد .

تعريف انبار :
انبار به محل يا فضايي گفته مي شود كه براساس يك سيستم طبفه بندي صحيح ، مواد اوليه ، كالاي نيم ساخته ، محصول ساخته شده و با فرآيند هاي مختلف صنعتي بازرگاني در آن نگهداري مي شود .
۳-۱ چيدن كالا
۳-۲ پس از دريافت و تحويل گرفتن كالا يا اجناس و صدور رسيد انبار به چيدن كالا در جاي مناسب طبق اصول و روال خاصي مي باشد .اين اصول عبارت است :
الف – تعيين محل قرار دادن كالا ( انبار – قفسه –طبقه –رديف )
ب – چيدن و انبار نمودن كالا
ج –تهيه كارت شناسي كالا و نصب آن بر روي اجناس .

الف – تعيين محل قرار دادن كالا ( انبار – قفسه – طبقه – رديف )
يكي از راههاي بالا بردن راندمان و ايجاد نظم و كاهش هزينه ها و ضايعات و به حداقل رساندن زمان ، چيدن صحيح كالا مي باشد . به چيدن و نگهداري كالا در انبار در يك محل خاص صفافي گفته مي شود .
يكي از متداولترين شيوه و تنظيم و نگهداري روش ، كه كدبندي كردن محل ، قفسه ، راهرو و طبقات است ؛ كه در مؤسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته مي شود .

بهترين عوامل قرار گرفتن كالا در انبار
۱- ميزان تقاضا يا مصرف كالا
۲- محل و موقعيت و شكل ظاهري و نوع ساختمان انبار
۳- وجه تشابه
۴- امكانات و تجهيزات انبار
۵- خصوصيات فيزيكي
۶- خصوصيات كيفي كالا

۱- ميزان تقاضا يا مصرف كالا :
منظور از مصرف يا ميزان ارسال كالامي باشد . كه به طور كلي مي توان به سه دسته پر مصرف ، متوسط مصرف و كم مصرف تقسيم نمود . كه بهتر است كالاي پر مصرف نسبت به دو نوع ديگر در دسترس باشد .

۲- محل و موقعيت و شكل ظاهري و نوع ساختمان انبار :
هنگام قراردادن كالا در انبار بايد به محل و موقعيت ساختمان انبار ، ظرفيت مفيد و قابل استفاده ، وجود ستونهاي داخل انبار، درب هاي ورودي و خروجي انبار ، تهويه و نورگيري و شكل ظاهري انبار ، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غيره توجه نمود .

وجه تشابه :
يكي ديگر از عوامل ، تشابه يا تشابه مصرف كالا مي باشد . مثلاً اجراء موتور در يك قسمت و اجراء روشنايي در قسمت ديگر كه دراين تشابه مصرف را مي رساند . ويا آچارها در يك قسمت و لوله ها در قسمت ديگر كه اين خود تشابه كالا ها را مي رساند . لذا قرار گرفتن اقلام مشابه وهم مصرف در كنار هم باعث كوتاهي مسافت ، كاهش خستگي ، تسهيل در دسترسي به موقع و فراهم سازي كالا در پاسخگويي به درخواستها مي گردد.

۳- امكانات و تجهيزات انبار :
يكي ديگر از عوملي كه در تعيين محل قرار دادن كالا مؤثر است : امكانات و تجهيزات موجود در انبار مي باشد . اين تجهيزات شامل ؛ وسايل حمل و نقل داخل انبار و ساير تجهيزات انبار .

۴- خصوصيات فيزيكي :
يكي ديگر از عوامل در تعيين محل قرار دادن كالا خصوصيات فيزيكي مي باشد .

۵- خصوصيات كيفي كالا :
اين خصوصيات شامل : كالا فاسد نشدني ، قابل انفجار ، سمي بودن و گران قيمت مي باشد .

ب : چيدن و انبار نمودن كالا :
براي چيدن كالا در انبار بايد به نكاتي توجه كردكه عبارتند از :
الف : در چيدن كالا در انبار حتي الامكان اجناس را نبايد پخش چيد . بلكه بيشتر از ارتفاع بجاي سطح ، استفاده كرد . آن هم به وسيله قفسه بندي يا با استفاده از پالت كالا ها را بر روي هم قرار داده تا حد مجاز استفاده از ارتفاع رعايت حداقل فاصله ۶ سانتي متري از سقف مي باشد .

ب : بعضي از اقلام مانند : قطعات فلزي را مي توان بدون صدمه ديدن در محيط آزاد انباركرد .
ج: طول وعرض قفسها بايد متناسب با اندازه اجناس باشد .
د: انبار كردن قفسه ها بايد متناسب با وسايل جابجايي و حمل ونقل درنظر گرفته شود . براي مثال : براي انبارهايي كه فقط قفسه دارند ، و هيچ گونه تجهيزات حمل و نقل استفاده نمي شود . فاصله آنها بايد به اندازه دونفر كه به راحتي عبور كنند باشند .
ذ : بعضي از اجناس مصرف فعلي دارند مانند ضديخ كه بعد از زمستان كه بايد آن را جابجا نمود تا استفاده بيشتري از فضاي انبار شود .
ر : در خصوص كالاهايي كه بايد پيمانه ، وزن و يا متر شوند حتي الامكان بايد در نزديك محل اندازه گيري باشند .

ج: تهيه كارت شناسايي كالا و نصب آن بر روي اجناس :
هر انبار ، داراي دو نوع كارت است :

اول : كارت كوچك ( كارت قفسه ) :
كارت كوچك انبار در بالاي قفسه يا روي هر يك از اجناس نصب مي شود . و داراي مشخصات زير ا ست .
۱- نام كالايي كه كارت مربوط به آناست .
۲- شماره جنس و نوع كالا

۳- موجودي حداقل و حداكثر
۴- واحد مقدار
۵- مقدار متضمن تاريخ وارده و صادره و موجودي

 

دوم – كارت بزرگ
كارت بزرگ داراي مشخصات زير است .
۱- شماره برگ كه در موقع مصرف ويژگيهاي بعدي به ترتيب به برگ داده مي شود .

۲- شماره جنس
۳- مشخصات كامل جنس
۴- واحد مقدار
۵- موجودي حداقل و حداكثر

۶- شماره رديف و ثبت ورود و خروج مربوط به كارت
۷- فروشنده
۸- اطلاعات مربوط به ورود كالا با تفكيك تاريخ و مقدار و مبلغ
۹- اطلاعات مربوط به خروج كالا با تفكيك تاريخ و مقدار و مبلغ
۱۰- اطلاعات مربوط به موجودي كالا
بطوري كه در بالا ذكر شده است روي هر يك از اجناس موجود در انبار و هر نوع كالا كه داراي شماره و طبقه بندي مي باشد . با كارت كوچك انبار نصب مي شود و انباردار شخصاً با كمك انباردار ورود و خروج و موجودي هر جنس را از حيث تعداد با ذكر تاريخ در آن ثبت مي كند .

كارتهاي بزرگ به منزله دفتر حساب جنسي كالا مي باشد . بنابراين بايد با دقت نگهداري شود از نقل و انتقال بي مورد آن خودداري شود . و كارت بزرگ علاوه براين كه داراي مزاياي كارت كوچك انبار مي باشد . اسم فروشنده و بهاي جنس خريداري شده را نيز تعيين مي كند. و به ترتيب شماره كارت كه برمبناي شماره بندي كالا است بايگاني مي شود.

۴-۱ مراحل انبار داري :

با توجه به توضيحات داده شده انبار داري در ۳ مرحله انجام مي گيرد كه عبارتند از :
۱- مرحله در يافت يا تحويل گرفتن كالا
۲- مرحله نگهداري و حفاظت اجناس و كالا در انبار ( انبار كردن )
۳- مرحله صدور يا تحويل دادن كالا به خارج از انبار
نمودار مراحل سيستم انبارداري در شركت سهامي آب و فاضلاب

ورود به انبار
مراحل سيستم انبارداري
خروج از انبار انبار كردن
۵-۱ : وظايف انباردار
مسؤليت امور انبار و نگهداري موجوديهاي جنسي به عهده انبار دار است . او بايد تجربه و دانش كافي در روشهاي انبارداري ، لياقت و كفايت اداره عمليات را دارا باشد . و امانت داري او مورد تأييد قرار گيرد .

۶-۱ : عوامل مؤثر در انتخاب محل انبار
با توجه به اهميت انبار ها ، براي ساختن يك انبار مناسب عوامل زير را بايد در نظر گرفت :
۱- برآورد ظرفيت يك انبار
۲- در نظر گرفتن نقطه مبدأ و مقصد
۳- محدوديتهاي زمين و عوامل جانبي آن
۴- محدوديتهاي قانوني و مسائل جانبي
۵- حفاظت وايمني

۷-۱ : عوامل تخريب كالا :
عوامل تخريب كالا :
عوامل تخريب كالا بسته ، به نوع كالا و شرايط نگهداري آن متفاوت مي باشد و شركتهاي توليد كننده به مرور زمان و با كسب تجربه راهكارهاي گوناگون براي جلوگيري از خرابي كالا و يا جنس توليد شده خود در انبار ها و يا موقع بارگيري و حمل و نقل آن پيدا كرده اند .

عوامل تخريب كالا عبارتند از :
۱- عوامل فيزيكي ۲- عوامل شيميايي ۳- عوامل بيولوژيكي ۴- عوامل مكانيكي .
در شركتهاي سهامي آ ب و فاضلاب بيشترين نوع عامل تخريب از نوع عوامل فيزيكي مي باشد .
عوامل فيزيكي مانند :

۱- زلزله : زلزله يك عامل تخريبي است و براي جلوگيري از آن بايد ساختمان انبار قدرت و مقاومت زلزله را داشته باشد بنابراين در موقع ساختن بناي انبار بايد پيش بيني لازم شود.
۲- سيل : سيل نيز از عوامل ديگر تخريب است و براي جلوگيري از آن نبايد انبار را در مسير سيل ساخت .
۳- دزدي : دزدي نيز از عوامل ديگر تخريب است براي كاهش اين خطر بايد از ورود افراد متفرقه به داخل انبار جلوگيري كرده و پنجره ها و دربها را نرده كشي و مجهز به دزدگير نمائيم حتي الامكان انبار در محلهاي عبور و مرور و در كنار خيابان ساخته نشود . و به طور كلي در ساخت انبار امنيت آن در نظر گرفته شود .
۴- آتش سوزي : آتش سوزي نيز خود يكي ديگر از عوامل تخريب است و براي جلوگيري از آن بايد به پرسنل انبار آموزشهاي لازم را درباره اطفاي حريق بدهيم ودر موقع بروز آن هرچه سريعتر به آتش نشاني اطلاع داده و در محوطه انبار كپسولهاي آتش نشاني ، آب ، تابلوهاي هشدار دهنده و… مهيا باشد .

 

انواع وسايل حمل و نقل :
۱- چرخ دستي : چرخ دستي ها وسايلي هستند كه به وسيله فرد در حالت ايستاده حركت داده مي شوند . اين وسايل مي توانند با نيروي محركه يا بدون آن باشد . نيروي محركه چرخهاي دستي معمولاً به وسيله انرژي الكتريكي تأمين مي شود و هدايت آنها به وسيله فرد صورت مي گيرد . چرخهاي دستي در انواع متنوعي ساخته شده اند كه برحسب نياز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار مي گيرد . از اين وسايل براي حمل بارهاي كم و در مسافتهاي كوتاه استفاده ميشود. در انتخاب اين وسايل براي داخل انبار بايد به ابعاد چرخ دستي و عر ض راهرو هاي بين قفسه هاي انبار دقت نمود .

انواع چرخ دستي عبارتنداز :
۱- چرخ دستي افقي ( ساده )
۲- چرخ دستي چند طبقه
۳- چرخ دستي جمع آوري سفارشات
۴- چرخ دستي مايل

مكان ساخت انبار
امروزه متخصصين و طراحان با كسب تجربه و اطلاعاتي كه در طي سالها كار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتي كه علوم امروز از لحا ظ معماري و شهر سازي و كلاً امور ساختماني پيشرفت كرده ديگر براي ساختن مكاني براي استقرار كالا كه به آن انبار مي گويند دچار هيچ مشكلي نمي شوند و انبار ها را به بهترين شكل ممكن و در بهترين مكان طراحي كرده و شروع به ساختمان سازي آن مي كنند حال براي آشنايي بيشتر با شرايط محيطي آن ، چند نكته ساده و در عين حال مهم را براي شما توضيح خواهيم داد .

انبار قاعدتاً به دو گروه مختلف تقسيم مي شوند :
۱- انبا رهاي مركزي
۲- انبا رهاي فرعي
كار شناسان انبار را به نوع شرايط توليد و حجم جنس توليد شده محل استقرار انبار را كه تا حد امكان بايد به محل در يافت و ار سال كالا نزديك باشد انتخاب مي كنند با اين روش در هزينه نقل و انتقال صرفه جويي شده و در عوض سرعت كار بالا رفته و به ميزان قابل توجهي در سود دهي توليد تأثير دارد و اين در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مركزي و چه فرعي رعايت مي شود.

اصلهاي مهم در خريد :
بطور كلي پنج اصل زير بايد در خريد ها رعايت شود :
۱- كيفيت مناسب

۲- كيفيت ( مقدار ) مناسب ( Right Quantity )
3- قيمت مناسب ( Right price )
4- منبع مناسب ( Right source )
5- زمان مناسب ( Right time )

پس از اينكه اين نكات در امر خريد انجام شد و كالاي از فروشنده خريداري شد نوبت به مرحله ورود كالا به انبار شركت مي باشد .
كه بدين صورت كه :
فروشنده ضمن ارسال كالا ، نسبت به ارسال فرمي بنام ( صورت حساب ) كه شامل مشخصات كالاي فرستاده شده ، تعداد يا مقدار آن ، قيمت واحد و قيمت كل آن مي باشد ، مبادرت مي نمايد .وبا ورود كالا به انبار مؤسسه و تحويل آن به انباردار نسبت به صدور ( برگ رسيد كالا به انبار ) اقدام مي شود . كه شامل فاكتور يا صورتحساب ، فروشنده ، وسيله حمل ، شرح كافي تعداد يا مقدار آن ، واحد ، وزن ، ارزش واحد و قيمت كل آن مي باشد .

فصل دوم
ادبيات تحقيق

فصل دوم : ادبيات تحقيق
۱-۲ مزايا و معايب سيستم :
۱- شناسايي و دسترسي بهتر و راحت تر به موجودي انبار ، مخصوصاً در مؤسسات با حجم موجوديهاي زياد و متنوع .
۲- دادن اطلاعات دقيق و صحيح به مديريت و ساير بخشهاي مؤسسه .

۳- سيستم با داشتن اهداف از پيش تعيين شده خود مي تواند اطلاعاتي كافي به افراد تازه وارد بدهد .
۴- اطمينان خاطر براي مديران و مسؤلين بخشها در برابر سيستم منظم كه متكي بر اطلاعات صحيح و كافي است .
۵- كنترل دقيق سيستم از طريق كنترل موجوديهاي انبار و بررسي اشكالات آن .

۶- كاهش هزينه هاي مصرف بدون مواد و تأثير روحي مثبت به اثر وجود نظم و آگاهي مسؤلين از ميزان دقيق موجوديها .

– معايب نداشتن سيستم انباداري :
۱- ممكن است كمبود فضا در انبار بوجود آيد زيرا كالاها خوب چيده نشده و يا قبلاً پيش بيني نشده است .
۲- عدم نظم باعث جابه جايي اضافي و اتلاف وقت پرسنل انبار و در كل صدمه ديدن كالا مي شود .
۳- اتلاف وقت در مواقع انبار گرداني ( موجودي برادري ) به علت نامرتب بودن انبار

۴- عدم توجه به وسايل ايمني و نحوه استقرار كالا و حمل نقل مي تواند موجب بروز خسارت جاني و مادي براي موسسه مي شود .
انبارها در موسسات توليدي با توجه به توليد و دامنه فعاليت كارخانه ، به دو نوع مركزي ( اصلي ) و فرعي تقسيم مي شوند .
در كارخانه هاي بزرگ توليدي به علت حجم زياد توليد ، ساختمان انبار مركزي را نمي توان نزديك كلية واحدهاي توليدي احداث نمود . لذا در هر واحد توليدي انبار فرعي ايجاد مي گردد و انبار مركزي هر چند وقت يك بار ، مواد مورد نياز واحد هاي مختلف توليدي را به انبار همان واحد ار سال مي نمايد . در اين صورت ، براي اداره انبار هاي فرعي ، به كمك انبار داري نياز است كه مسؤليت ادارة اين انبا رها را زير نظر انبار دار به عهده بگيرند .

مدارك كالا در انبار :
مداركي است كه در هنگام ورود كالا به انبار با يد صادر شود تا انباردار رسيدن جنس را به انبار تأييد كند . اين مدارك قابل استفاده در قسمتهاي ديگري از جمله : حسابداري ، كامپيوتر مركزي ، ـ كاردكس مركزي ) ، دايره خريد و … مي باشد .
اين مدارك عبارتند از : در خواست كالا ، در خواست خريد ، رسيد انبار ( قبض انبار ) كه در بعداً به توضيح آنها مي پردازيم .

۲-۲ اهميت و سازمان انبار ها:
سازمان انبارها :
نظر به اين كه قسمت عمده اي از منابع نقدي شركتهاي توليدي ، به مصرف سرمابه گذاري براي موجوديهاي مواد مي رسد ، اگر از روشهاي انبارداري مطمئن و منظمي استفاده نشود ، زيانهاي جبران ناپذيري ببار خواهد آمد . به عنوان مثال ، نداشتن موجودي مواد به حد كافي ، موجب وقفه هاي زيان آوري در توليد مي شود و با خريدهاي فوري براي جلوگيري از اين وقفه ها نيز هزينه هاي توليد افزايش مي يابد . اگر مواد با بيش از حد مطلوب خريداري شده باشد ، باعث ركود سرمايه و افزايش هزينه هاي انبارداري و نابابي مواد مي شود . روش انبارداري بايد طوري طراحي گردد كه از حيف و ميل ، فاسد شدن و افت نا مناسب مواد جلوگيري شود و نقل و انتقال ، جابه جايي ، حفظ و حراست موجودي مواد ، به طور مطلوب صورت گيرد .

اهميت انبار :
هدف از ايجاد تشكيل انبارها چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش هاي خصوصي تأمين ، نگهداري و در دسترس قرار دادن سري وسايل مورد نياز آنها مي باشد . بطور يكه اگر مواد و لوازم مورد نياز به موقع تهيه و در دسترس واحد مصرف كننده قرارداده نشود ، در گردش كار و فعاليتهاي آن مؤسسه ايجاد مي گردد .
ساختمان انبارها ترجيحاً بايد نزديك به محل توليد باشد . تا انتقال مواد ، مخصوصاً مواد سنگين و پر حجم به واحدهاي توليدي ، به آساني صورت گرفته ، هزينه آن نيز به حداقل كاهش يابد .

 

انواع انبار ها :
۱- از نظر نوع كالايي كه در آن نگهداري مي شود :
الف : انبار كالاهاي معمولي :
كه در شركت سهامي آب و فاضلاب از اين نوع انبار استفاده مي شود . به انبارهايي اطلاق مي شود كه نگهداري اقلام آن شرايط و تجهيزات مخصوص را نمي خواهد .
اقدام در اين انبار به شكل جامد كانتينر شده ، بسته ها و كارتن ها مي باشند .
ب : انبار مواد قابل انفجار
ج : انبار كالاهاي فاسد شونده
د: انبار مواد فله اي
ه: انبار مواد شيميايي

انواع انبار از نظر ساختمان
انبارها از نظر ساختمان به سه دسته تقسيم مي شوند :
۱- ساختمان كامل پوشيده
۲- ساختمان سرپوشيده بدون ديوار
۳- انبار محوطه باز يا بارانداز

كه در شركت سهامي آب و فاضلاب از انبار ساختمان كاملاً پوشيده استفاده مي شود .
لازم به ذكر است كه به انبار ساختمان كاملاً پوشيده توضيح مختصري داده مي شود :
انبارهاي كاملاً پوشيده به انبارهايي كه داراي سقف ، ديوار و درب مي باشند اطلاق مي شود . وبراي ساختمان اين گونه انبار ها مي توان از مصالح ساختماني مختلف استفاده نمود ودر اين گونه انبار ها اقلامي نگهداري مي شود كه حفاظت آنها از باد ، باران ، آفتاب ، سرقت و… ضرورري است .

۳-۲– خروج كالا از مؤسسه
الف : انواع كالا
اجناس موجود در انبار برحسب نوع و كيفيت به شرح زير تقسيم مي شود :
۱- مصالح : مانند آهن آلات ، كاغذ ، ميز ، و نظاير آن كه جنبه معرفي دارد با در خواست معرفي از انبار خارج مي شود .
۲- اثاثيه مانند : ماشين تحرير ، تلفن ، و نظاير آن با رد خواست غير معرفي از انبار خارج مي شود .
۳- ممكن است بعضي مصالح كه از انبار خارج مي شود براي تبديل نوع جنس به كار رود مثلاً پارچه تبديل پرچم شود . بنام ( درخواست تبديل نوع جنس ) تهيه خواهد شد .

۴- ممكن است بعضي از اجناس از انبار سازمان بطور امانت تحويل گردد كه براي خروج آنها از در خواست مخصوص استفاده خواهد شد .

ب تحويل مصالح :
در اين مورد براي تحويل و خروج مصالح از انبار در خواست انبار صادر در خواهد شد ، كه با توجه به مندرجات قيد شده در درخواست انبار از انباردار استعلام مي گردد . كه از طرف حسابداري معادل آن تأمين اعتبار مي شود. پس از تأمين اعتبار براي دريافت كالابه انبار مراجعه مي گردد.

ج : ثبت در كارت انبار :
سازمان انبار ها با تعيين ارزش كالاهاي تحويلي كالاي در خواست شده را تحويل مي دهد و در خواست به امضاي گيرنده مي رساند . و مقدار از كارت كوچك انبار كسر مي كند و در دفتر صادرات انبار ثبت مي نمايند .
در پايان يك نسخه از درخواست خروج كالا و يك برگ از صادرات انبار به حسابداري مربوطه ارسال مي نمايند .

د : تحويل كالاي غير مصرفي
درخواست كننده كالا ، درخواست را براي تأمين اعتبار به حسابداري مربوطه تسليم خواهد كرد كه حسابدار درخواست را تكميل مي نمايد . كالاي درخواست شده به وسيله **** از انبار در يافت مي گردد . وبه امضاي آنها مي رسد و انبار دهنده كالا پس از تكميل مقدار تحويل نسبت به تحويل كالاي درخواستي اقدام مي كند . و بالافاصله درخواست را در كارت انبار ودر دفتر صادرات در ستون كالاي غير مصرفي ثبت مي نمايد .

ه- درخواست خروج كالا براي تبديل نوع جنس
در خواست خروج كالا به انبار دار ارائه مي شود و با تعيين هاي آن در خواست را براي تأمين اعتبار به حسابداري ارسال مي نمايد .
حسابدار حساب مخصوص براي تبديل نوع جنس نگهداري خواهد كرد . كه براي گرفتن به انبار مربوطه تعيين مي نمايد .
در مورد تبديل نوع جنس اين نكته ضروري است كه تبديل بايد به همان انباري برگشت شود كه مصالح و مواد اوليه آن را تحويل داده است .

و: درخواست فروش يا واگذاري كالا
در اين مورد انبارداران از فرم مخصوص در خواست خروج كالا استفاده خواهند كرد و كالاي تحويلي رادر دفتر صادرات ثبت خواهد كرد . در اين صورت فروش كالا به دو صورت انجام مي گيرد . ۱- به صورت نقد ۲- به صورت نسيه

بصورت نقد خريد بايد معادل بهاي آن به حساب سازمان به بانك داده باشد و رسيدي دريافت نمايد كه براي تحويل كالا به انبار ارائه نمايد .
بطور نسيه ، مجوز مربوطه ضميمه دفتر صادرات خواهد شد و حسابداران وظيفه دارند ارزش كالا رابه بدهكار حساب مربوطه گذاشته و در مقام مطالبه برآيد و مراقبت نمايد كه كالاي واگذاري به موقع برگشت داده شود .

انتقال كالا از انباري به انبار ديگر
در اين مواقع درخواست مخصوص تهيه مي شود كه بامشخصات كامل ، تاريخ حمل و شماره بارنامه و نظاير آن در درخواست قيد شده است .
بديهي است حسابداران ارزش مقدار كالاي ارسالي رابه انبار ديگر به بستانكار حساب انبار( فرستنده) و بدهكار انبار (تحويل گيرنده) منظور خواهد داشت .

نمودار گردش كالا

درخواست خريد تحويل كالا
واحد انبار

تداركات و خريد واحد كنترل و كيفيت

واحد مصرفي = فروش
(كارخانه )=(كالا)

فروشندگان داخلي يا خارجي ارسال كالا واحد بازرسي

تأثير رسيد كالا

امور مالي

حسابداري مالي حسابداري انبارها

فصل سوم
روش تحقيق

فصل سوم
۱-۳ : مشكلات تحقيق
با توجه به اينكه هر محققي در ابتدا با اهداف تحقيق در ابتداي كار ندارد ممكن است در محل با مشكلات عديده اي برخورد كند . براي مثال : مانند يك نمونه كاري از مسؤل انبار كه ممكن است باعث سردرگمي و كاهش راندمان كاري كه در كل باعث تلف شدن وقت آنها دركار شود .
مزاحمت وجود محقق در كاركنان كه ممكن است درآن موقعيت ويژة رفتار و اعمال طبيعي و عادي نداشته باشند . كه اين امر به نوبه خود روائي يافته ها را كاهش مي دهد .
بهرحال مطابقت نمونه با اهداف تحقيق و محقق را در گزينش نمونه مناسب هدايت مي نمايد .

۲-۳ : محدوديتهاي تحقيق :
به نظر ما تشخيص محدوديتها اهميت بسياري دارد . و طرز چگونگي پي بردن به محدوديت عملي تحقيق بايد قبل از انجام عملي تحقيق باشد. كه در جريان تهيه طرح و نقشه فكري محقق صورت گيرد . زيرا تشخيص محدوديتها ، محقق را برچگونگي جمع آوري اطلاعات و مراحل انجام آن و طبقه بندي و كاربرد آنها بصيرت مي دهد . بنابراين حضور مستقيم الزامي است كه براي مشاهده منظم و دقيق وقايع بتواند محدوديت كامل داشته باشد . كه هم اكنون آشنايي با محدوديت در سيستم انبارداري با نحوه چيدن كالا در انبار ، مراحل انبارداري ، درخواست كالا از انبار و صدور كالا از انبار ، نحوه انتقال كالا از انبار به انبار ديگر ، نحوه كد بندي و شماره بندي كالا و … كه داشته باشيم خود به خود به چگونگي عمليات آن ويا حتي اشتغال در آن مي شويم . كه مي توان آن به راحتي به سيستم آن پي ببريم .

۳-۳ ويژگيهاي تحقيق :
۱- كثرت اطلاعات در زمان كوتاه:
فرد محقق با نظارت كامل از روئيداد مي تواند اطلاعات وسيعي را در زمان كوتاهي بدست آورد .

۲- بالا بردن اعتبار اطلاعات :
با حضور محقق در موقعيت دقيقاً مي داند كه چه مي خواهد و چه چيزي را مي خواهد دنبال كند .

۳ سادگي نظارت و بررسي صحت يا سيستم اطلاعات :
در روش جمع آوري اطلاعات دربارة درستي اطلاعات با توجه به حضور مستقيم او در موقعيت همچنين آموزشي كه قبلاً در اين باره ديده است مي تواند قضاوت كند . مثلاً در سيستم انبارداري در صورتي كه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليتهاي سيستم را برعهده گيرد مي تواند در كمتر بين زمان از چهارچوب فعاليتها و روابط سيستم اطلاع حاصل مي نمايد در اين موقعيت با توجه به وابستگي سازمان به شخص خاص و اتلاف وقت در موقع انبار داري به علت نا مرتب بودن انبارها نمي تواند بخوبي فعاليتهاي سيستم را برعهده بگيرد .

۴-۳ محل تحقيق :
شرکت کارخانجات شیشه قزوین
استان قزوین
شهرستان قزوین

۵-۳ مدت تحقيق :
با توجه به مدت زماني كه در اختيار داده بودند كه حدوداً بايد ۶ ماده باشد توانستيم به نحو احسن از نحوة سيستم انبارداري بخوبي ياد بگيريم .
در حاضر حتي بتوانيم از انجام اين سيستم بخوبي فيض ببريم .

۶-۳ روش تحقيق :
چنانچه اين تحقيق از طريق مشاهده اي و كتابخانه اي ارزشيابي شده است با توجه به تمام شرايط مراحل انجام آن كليه عمليات ورود و خارج كالا در انبار با توجه به نقاط وقوت وضعيت آن و ماهيت و نحوه انجام آن مطرح و توضيح داده شده است .

فصل چهارم
تجزيه و تحليل تحقيق

فصل چهارم :
ورود كالا به انبار
اجناس از چند طريق وارد انبار مي شوند :
۱- در يافت كالا از طريق خريد داخلي
كليه كالاهاي خريداري شده داخلي ، همراه با يك نسخه از فرم در خواست كالا و تقاضاي خريد ، از طريق مأمور تداركات به انبار مؤسسه تحويل مي شود . خريدهاي داخلي اساساً از طريق مناقصه و با استعلام بها بر طبق آيين نامه معاملات مؤسسه صورت مي گيرد.
انباردار پس از شمارش و اعمال كنترلهاي لازم به تحويل كالا و صدور رسيد انبار اقدام مي نمايد .

۲- در يافت كالا از طريق خريد خارجي
پس از طي مراحل مختلف مربوط به خريدهاي خارجي ، ترخيص كالا از گمرك و تحويل به انبار ، بطور عمده براساس صورت بسته بندي ( packing list ) صورت مي گيرد.

۳- برگشت كالاي مازاد برنياز
اقلام مازاد برمصرف دواير مختلف يك مؤسسه ( پس از اعلام صحت انها ) قابل برگشت به انبار است . انبار پس از شمارش ، توزين و اعمال كنترلهاي لازم ، به تنظيم فرم برگشت كالا به انبار اقدام مي كند .

۴- نقل و انتقال كالا بين انبار ها
جهت انتقال كالا ( مواد ، قطعات ) از يك انبار به انبار ديگر در يك مؤسسه از فرم انتقال كالا بين انبار ها استفاده مي شود . انبار متقاضي پس از دريافت كالا ،يك نسخه از فرم مزبور را امضاء مي كند وسپس آن را براي اجراي عمليات مالي به حسابداري ارسال مي دارد .

درخواست كالا
انباردار نياز اداره را درمورد كه از بررسي و مايحتاج اداره از جهت تعداد يا مقدار به صورت نامه كتبي همراه با فرم درخواست كالا به رئيس اداره اعلام نموده كه در صورت موافقت كردن رئيس مربوطه ، اقدام به دستور به واحد مالي جهت تأمين اعتبار مي نمايد .
لازم به ذكر است كه اين فرم در سه نسخه تهيه شده كه هر كدام از اين نسخه ها به قسمت مربوطه ارائه مي شود.
نسخه اول: نسخه اول به حسابداري ارسال شده و سند حسابداري آن تهيه مي شود .
نسخه دوم : نسخه دوم نزد انباردار شركت مي ماند .

نسخه سوم : نسخه سوم بايگاني شده .
در اين فرم همان طور كه در شكل ارائه شده است به صورت زير تهيه مي شود : در مرحله اول اين فرم شماره خورده و تاريخ همان روز كه جهت درخواست كالا ارائه شده است و پس از اينكه براساس تعداد يا مقدار تكميل شد در انتها انباردار و سپس رئيس اداره آن را امضاء كرده و به واحد مالي ارسال مي شود .

درخواست خريد
بعد از اينكه فرم درخواست كالا تكميل شد و به امضاء انباردار و رئيس اداره رسيد به واحد مالي ارسال شده و در جهت خريد فرم درخواست خريد به صورتي كه در زير توضيح داده مي شود تكميل مي شود .

فعاليتهاي مربوطه به خريد كالا در شركت ويا به عبارتي تأمين نياز هاي انبار كه شامل تهيه و تداركات كالا و خدمات به عهده انباردار و يا واحد خريد يا تداركات مي باشد.

واحد خريد براي تهيه و تداركات كالا و خدمات از طريق عاقلانه و رقابتي يعني با قيمت ، كميت ، كيفيت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب با توجه به برگ درخواست خريد رسيده از طرف انبار ها يا قسمتهاي واجد شرايط اقدام به خريد كالا مي نمايد پس مي توان نتيجه گرفت ارتباط اين بخش بطور متقابل باديگر واحد ها مي باشد . بطور كلي واحد درخواست كننده كالا ميبايستي ميزان نياز واحد خود را از جهت تعداد يا مقدار با مشخصات لازم را در فرم به نام « درخواست خريد » درج نموده و به صاحب مؤسسه يا مسؤل مربوطه ارائه نمايد ، كه در صورت موافقت ، دستور خريد را در حاشيه درخواست فوق صادر مي نمايد .

لازم توضيح است كه اين فرم نيز در ۳ نسخه تهيه شده و به واحدهاي كه در زير آمده است ارسال مي گردد .
نسخه اول : نسخه اول كه در برگ سفيد رنگ تهيه شده و به واحد حسابداري ارسال شده و در انجا به عنوان يك سند حسابداري سند زده مي شود .
نسخه دوم : نسخه دوم كه در برگ نارنجي رنگ تهيه شده توسط كار پرداز تكميل مي شود .

نسخه سوم : نسخه سوم كه در برگ سبز رنگ تهيه مي شود به بايگاني جهت بايگاني شدن ارسال مي شود .
نكته اي كه در هنگام اين فرم بايد دقت كرد ، در مورد كالائي كه براي اولين بار درخواست ميشود . در ستون كالا كلمه « جديد » نوشته مي شود و پس از خريد و تحويل كالا به انبار ، شماره جديد كالا معين مي گردد .

مسؤل خريد يا واحد خريد كننده مؤسسه ( در مؤسسات تجاري بزرگ معمولاً جهت خريدهاي مورد نياز واحدي به نام اداره خريد كه عهده دار كليه خريدهاي مؤسسه مي باشد ، وجود دارد). با در نظر گرفتن صرفه و صلاح و دستورات صاحب مؤسسه پس ار شناسايي فروشندگان كالا نسبت به اخذ « استعلام بها » مبادرت مي نمايد .

در اينجا لازم به تذكر است كه خريدهاي يك مؤسسه معمولاً به يكي از صورت زير مي باشد :
الف : خريد با تعداد كم يا مقدار و مبالغ كم ؛ در اين حالت مأمور خريد يا واحد خريد كننده ضمن دانستن حدود بهاي آن با مراجعه مستقيم به فروشنده اقدام به خريد مي نمايد .
ب : خريدهاي متوسط : در اين حالت مأمور خريد يا واحد خريد كننده مي بايستي از چندين فروشنده نسبت به اخذ بهاي فروش آنها ( اخذ استعلام بها ) اقدام نموده و سپس از فروشنده اي كه كمترين قيمت را پيشنهاد كرده اقدام به خريد نمايد .

۳-۴ انواع مناقصه
مناقصه عبارت است از اقدام براي خريد كالا يا دريافت خدمات به حداقل قيمت ممكن. مناقصه به دو صورت انجام مي شود :
۱- مناقصه عمومي :
در مناقصه عمومي شرايط و مشخصات كلي مورد معامله بين فروشندگان ويا ارائه دهندگان خدمات به رقابت گذارده مي شود و خريدار مي تواند بيشترين استفاده را از شرايط ايجادشده عايد خود كند . مناقصه عمومي با درج آگهي مناقصه در روزنامه آغاز مي شود .

۲- مناقصه محدود :
در اين نوع مناقصه مؤسسه مناقصه گزار ، با ارسال دعوتنامه به تعدادي از فروشندگان كالا و يا ارائه اهندگان كار ، مناقصه را بين آنان انجام مي دهد . علت اينكه در پاره اي موارد از مناقصه محدود استفاده مي شود، اين است كه : اولاً به جهت تخصصي بودن كار ، مناقصه گزار از شركت مؤسسات فاقد صلاحيت فني در مناقصه جلو گيري مي كند .
ثانياً چون در مناقصه محدود مهلتي كه به پيشنهاد دهندگان داده مي شود ، در مقايسه با مناقصه عمومي ، كوهتاه تر است اغلب براي شتاب بيشتر در انجام گرفتن معامله ، از اين نوع مناقصه استفاده مي شود.

آگهي مناقصه
موضوع مورد معامله بصورت آگهي مناقصه ، يك نوبت در روزنامه رسمي كشور ويا به تشخيص موسسه مناقصه گزار از يك تا سه نوبت در يكي از روزنامه هاي كثيرالانتشار محل مي شود . در درج آگهي مناقصه ، نكات زير بايد گنجانده شود :
۱- نوع ، مقدار كالا ويا خدمات با ذكر مشخصات كامل آن .
۲- مدت ، محل و نحوه تحويل كالا با انجام دادن كار .
۳- بهاي پيشنهادي به مبلغ مشخص به همراه قبض سپرده شركت در مناقصه .
۴- مدت قبول پيشنهادها و زمان ابلاغ به برنده مناقصه .

۵- ميزان سپرده جهت شركت اجراي كار .
۶- ميزان تضمين حسن اجراي كار .
۷- مدت بررسي پيشنهاد ها و زمان ابلاغ به برنده مناقصه .

۸- روز ، ساعت و محل قرائت پيشنهاد ها .
۹- ذكر ساير نكاتي كه بايد به اطلاع شركت كنندگان در مناقصه برسد .

اختيارات مناقصه گزار :
تكاليف و وظايف زير به عهده مناقصه گزار است :
۱- دستگاه مناقصه گزار مكلف است هرگونه ماليات و يا عوارضي را كه بابت معامله به طرف قرار داد تعلق مي گيرد ، در زمان پرداخت مطالبات ، از مبلغ كالاي تحويلي و يا كار كرد او كسر كند .
۲- دستگاه مناقصه گزار در رد يا پذيرش هر يك از پيشنهاد يا همة آنها مختار است .
۳- دستگاه مناقصه گزار مجاز به پيشنهادهاي مبهم و مشروط بدون سپرده و نيز به پيشنهادهايي كه بعد از انقضاي مهلت مقرر در آگهي برسد ، ترتيب اثر دهد .
۴- دستگاه مناقصه گزار اختيار دارد مقدار كالا مورد معامله را تا حدود ۲۵% افزايش يا كاهش دهد مشروط براينكه كليه محاسبات فني مربوط به اين افزايش با كاهش ، متناوباً بررسي وانجام شود .
۵- ميزان سپرده شركت در مناقصه ، با توجه به موضوع و خصوصيات معامله ، نبايد از ۵% مبلغ برآوردي معامله كمتر باشد .
۶- دستگاه مناقصه گزار ، سپرده برنده مناقصه و نيز سپرده شخصي (حقيقي يا حقوقي ) كه بهاي پيشنهادي او در مرتبه دوم قرار دارد را نگهداري مي كند وپسرده ساير پيشنهاد دهندگان را مسترد مي دارد .
۷- دستگاه مناقصه گزار موظف است سپرده شركت برنده ، در مناقصه را از تاريخ ابلاغ نتيجه مناقصه ظرف مدت هفت روز اداري در صورتي كه حاضر به انجام معامله نشود و نيز سپرده نفر دوم را چنانچه براي انجام معامله به او رجوع شود و او از انجام معامله امتناع ورزد ، ضبط كند .

مزايده :
مزايده عبارت است از فروش كالا ، اجناس اسقاط ، فرسوده و يازايد موسسه به بالاترين قيمت ممكن .

مزايده در معاملات ، در موارد زير انجام مي شود :
۱- در معاملات جزئي فروش به بيشترين قيمت ممكن به تشخيص مسؤليت مأمور فروش .
۲- معاملات متوسط با حراج : اطلاعات كلي در مورد نوع ، مشخصات ، مقدار مورد معامله ، ساعت ، روز ، محل حراج و ساير شرايطي كه لازم است با درج آگهي در روزنامه به اطلاع عموم برسد . معمولاً كالاي مورد معامله از قبل ارزيابي و مزايده با بهاي تعيين شده شروع مي شود . و در پايان ، كالا به خريداري كه بالاترين بها را پيشنهاد كند ، واگذار مي شود .

۳- در مورد معاملات عمده ، فروش با انتشار آگهي مزايده عمومي صورت مي گيرد . ترتيب اگهي مزايده و نكاتي كه بايد در مزايده ذكر شود ،عيناً مانند مقررات مربوط مناقصه است.

سفارشات خريد :
مأمور خريد يا واحد خريد پس از بررسي استعلام اخذ شده و انتخاب فروشنده اي كه كمترين بها و بهترين شرايط را نموده است ، نسبت به ارسال فرمي بنام « سفارش خريد » به فروشنده اقدام مي نمايد . اين فرم معمولاً داراي اكثر اطلاعات مندرج در استعلام بها ( تعداد يا مقدار كالاي مورد نياز ، شرح كامل آن ، قيمت واحد ، قيمت كل و ساير شرايط خريد و نحوه حمل ) باشد.

چون فروشنده قبلاً با ارائه استعلام بها با كليه شرايط فوق موافقت نموده است معمولاً نسبت به ارسال كالا با شرايط مندرج در سفارش خريد اقدام مي نمايد .
لازم به ذكر است كه در استعلام بها كمترين قيمت پيشنهاده انتخاب و اقدام به خريد مي شود .
در برگ استعلام بهاء آدرس شركت در بالا ، شماره و تاريخ و مشخصات كالا ، نشانة فروشنده ، تلفن فروشنده ، مدت اعتبار استعلام به روز و امضاء فروشنده قيد مي گردد.