بررسی نقش تجارت الکترونیک برمبنای (JIT)برای سرعت بخشیدن به ارتباط مشتری و شرکت در قالب فروش¬های نقدی و اعتباری

چکیده
امروزه اطلاعات مهمترین عامل رقابت در بازار محسوب می¬گردد، به دیگر سخن مهمترین شاخص رشد و کارآمد بودن یک شرکت تنها سرمایه یا میزان نقدینگی آن شرکت نمی¬باشد بلکه تغییر ساختار اقتصادی در سطح کلان، تغییر سلیقه¬ی مشتریان و بطور کلی افزایش روز افزون ارتباطات الکترونیک سبب گردیده تا مهمترین دارایی شرکت¬ها در حوزه مجازی و نامشهود شکل گیرد. یعنی نقطه¬ای که دیگر قابل لمس نیست ولی شریان اصلی در تجارت امروزه محسوب گردیده و

رقابتی بودن یا نبودن یک شرکت در عرصه¬ی بازار را شکل می¬دهد. بنابراین پرداختن به این امر مهم یکی از موارد ضروری در دنیای امروز و خصوصاً یکی از بحثهای قابل تامل در کشورهای در حال توسعه می¬باشد. در این مقاله سعی برآن بوده که

به ارتباطات شرکت با مشتری در قالب فروش¬های نقدی و اعتباری برمبنای رویکرد جدید در تجارت الکترونیک JIT (ارتباط به

هنگام) پرداخته شود. این بحث مهم یعنی ارتباط بهنگام با مشتری یکی از جدیدترین موارد مطرح شده در عرصه تجارت بین¬المللی بوده و شاید مهمترین فاکتور برای جذب مشتری و تشویق وی برای تجارت می¬باشد. بعبارت دیگر در شرایط مساوی از لحاظ کیفیت و رقابتی بودن محصول بین دو یا چند شرکت، برگ برند در دست شرکتی خواهد بود که بتواند سریع¬ترین و ایمن¬ترین ارتباط را برای انتقال محصول به مشتری و دریافت وجه مبادله داشته باشد. پس در بحث بازاریابی تنها کیفیت و مشتری¬مداری مطرح نخواهد بود بلکه فاکتور سرعت در ارتباطات و حذف کاغذبازی¬های زائد در رابطه¬ی بین مشتری و شرکت نیز عامل تعیین کننده بوده و باعث ایجاد جذابیت برای مشتری جهت ادامه ارتباط با شرکت می-باشد. در این مقاله تلفیق ارتباط مالی و بازاریابی برای جذب مشتری مدنظر بوده است، یعنی ابتدا سیستم¬های موجود (سنتی) فروش¬های نقد و اعتباری مطرح و فرآیند کار در این سیستم¬ها بیان و سپس با استفاده از مهندسی مجدد فرآیندها بر مبنای تجارت الکترونیک، سیستم¬های سنتی بهینه شده و بوجود آورنده¬ی ارتباط بهتر بین شرکت و مشتری گردیده است. این عامل مهم باعث ایجاد مشوق¬هایی برای مشتری ازجمله: ارزش افزوده¬ی بیشتر، ارتباط سریع، ایمن و آسان با شرکت و در نهایت صرف زمان و هزینه¬ی کمتر برای مشتری گردیده است.
واژه¬های کلیدی: تجارت الکترونیک، ارتباط به هنگام، مهندسی مجدد فرآیندها، ارزش افزوده
مقدمه
خرید و فروش در هر شرکت، یا به طور کلی معاملات بر دو اساس نقدی و اعتباری و یا تلفیقی از این دو صورت می¬گیرد، بنابراین نحوی ارتباط مشتری با شرکت در این دو قالب قابل تعریف می¬باشد. اگرچه هر دو مورد در نهایت منجر به حمل کالا به مشتری می¬گردد ولی نحوه¬ی کار در هر مورد متفاوت خواهد بود. بنابراین تشریح سیکل کاری برای هر مورد امری ضروری می¬باشد، یعنی بایستی ابتدا با نحوه¬ی عمل در هر کدام از موارد آشنا شده و سپس به بهینه¬سازی روابط درونی و حذف عملیات زائد برمبنای تجارت الکترونیک بپردازیم. در بدو امر ابتدا با فروش¬های نقدی در قالب سنتی آشنا شده و سپس به بهینه¬سازی آن می¬پردازیم و در نهایت به فروش¬های اعتباری و فرآیند دیجیتال کردن آنها خواهیم پرداخت.
مواد و روش ها
هدف از ارائه¬ی سیستم نقدی سنتی شناسایی نقاط ضعف سیستم و پیشنهاد راهکارهایی در جهت بهبود آن است. به عبارت دیگر تجدید سازمان یا مهندسی مجدد سیستم در جهت بهبود همه جانبه¬ی خروجی¬های سیستم عمل می¬کند. حساب¬¬های نقد در هر شرکت دارای حساسیت ویژه بوده یعنی همیشه در معرض خطر می¬باشند، زیرا در زمان نقل و انتقال به راحتی قابل دستبرد بوده و می¬توان آنها را از حساب¬ها حذف کرد. در این قسمت هدف ارائه مدلی بهینه با استفاده از سیستم¬های الکترونیک می¬باشد که نیاز کمتری به کنترل داشته و سرعت فرآیند را نیز افزایش دهد. سیکل فعالیت درباره وجوه نقد شامل مراحل زیر می¬باشد:

۱- تمام نامه¬ها در ارتباط با وجوه نقد به فرد معینی که کارمند مسئول نقد شرکت است فرستاده می¬شود.
۲- هر پول و پرداختی در برگه¬ی روزانه پرداخت که در سه نسخه تهیه شده یادداشت می¬شود، که شامل شماره¬ی چک، تاریخ، مقدار و مبلغ می¬باشد.

۳- یک کپی شامل پاکت نامه و سربرگ¬های پرداخت پول به صندوق ارجاع می¬شود.
۴- صندوق گزارش دریافت نقدینگی را از طریق ایمیل به روی برگه روزانه نقدینگی گزارش می¬دهد. این گزارش در نهایت به بخش حسابداری فرستاده می-شود.

۵- برگه سپرده¬گذاری بانک در چهار نسخه صادر می¬گردد. یک نسخه برای صندوق و سه نسخه دیگر یکی در اختیار بانک دومی به عنوان سند که بانک وجه نقد را دریافت کرده و سومی به بخش حسابداری فرستاده می¬شود.
۶- برگه¬های سپرده¬گذاری در نهایت با هم مقایسه و کنترل می¬گردند و ثبت حسابداری انجام می¬گیرد.
۷- حسابدار شرکت برمبنای دفاتر و صورتحساب بانکی صورت مغایرات تهیه می-کند.
افزایش نقدینگی و بهبود ارتباط با مشتری توسط تجارت الکترونیک

نقدینگی یکی از فاکتورهای مهم در هرشرکت بوده و نسبت آن از شرکتی به شرکت دیگر براساس ابعاد شرکت متفاوت است، در بحث نقدینگی مهمترین عامل، افزایش سرعت نقدینگی در یک شرکت است یعنی با چه راهکارهای یک شرکت می-تواند میزان نقدینگی را افزایش دهد، تجارت الکترونیک برای افزایش سرعت نقدینگی بهترین انتخاب خواهد بود. بهترین روش برای افزایش سرعت استفاده از سیستم LS خواهد بود. این سیستم برمبنای کاهش زمان پرداخت مشتری کار می¬کند یعنی سریع¬ترین و ایمن¬ترین راه برای پرداخت مشتری هموار می¬گردد. با به کارگیری این سیستم می¬توان از موارد زیر صرفه نظر کرد و میزان بروکراسی زائد که باعث افزایش زمان پروسه و کاهش بهره¬وری می¬شود را از بین برد. موارد زائد در سیستم سنتی به شرح زیر می¬باشد:

۱)کارمند مسئول کنترل ایمیل مشتری برای تایید پرداخت مشتری در زمان مقرر.
۲)انتقال چک از شرکت برای وصول توسط بانک در زمان مقرر.
۳)شناسایی مشتریانی که از تخفیف در موعد مشخص استفاده نموده¬اند.
۴)گرفتن صورت مغایرات شرکت با بانک برای شناسایی اختلاف حساب.
در روش LS برای راه¬اندازی سیستم از یک نرم¬افزار به همین نام استفاده می-شود که نرم¬افزار بصورت آنلاین با سیستم بانکی در ارتباط می¬باشد. اولین عمل پس از راه¬اندازی سیستم متمرکز کردن میزانی از نقدینگی شرکت در سیستم الکترونیکی می¬باشد. پس از برقراری مراحل بالا در ادامه کافیست مشتریان یک بار با این سیستم ارتباط برقرار نموده و مشخصات خود را در این سیستم که به صورت موارد ضروری و اختیاری طراحی شده پر کند و در نهایت کلید تایید را فشار دهد، پس از این عمل سیستم یک کد کاربر و رمز برای مشتری تعریف خواهد کرد که در هر بار ارتباط مشتری با شرکت کلمه کاربر و رمز را از مشتری استعلام می¬کند، نکته جالب در مورد سیستم این است که به علت هوشمند بودن سیستم دیتاهای امنیتی سیستم هر چند یکبار کلمه کاربر و رمز ورودی هر مشتری را تغییر می¬دهند و موارد تغییر را به مشتری از طریق یک ایمیل اتوماتیک اطلاع می¬دهند. این امر باعث می¬شود که هکرها توانایی سوء¬استفاده را نداشته باشند. نکته¬ی دیگری که درباره¬ی امنیت سیستم وجود دارد این است که چون در مرحله¬ی ابتدایی ارتباط مشتری با سیستم، در فرم هر مشتری یکی از موارد ضروری امضاء دیجیتال مشتری می¬باشد (بدون امضاء دیجیتال سیستم مشتری را به رسمیت نشناخته و کلمه کاربر و رمز به او نمی¬دهد) بنابراین در هر بار خرید مشتری از شرکت پس از پایان عملیات سیستم از مشتری امضاء گرفته و فاکتور دیجیتال برای مشتری صادر می¬کند. این عمل ضریب امنیت سیستم را فوق¬العاده بالا برده و از نفوذ افراد دیگر تا حد زیادی جلوگیری می¬کند برای مثال اگر یک هکر تمام مواد امنیتی سیستم شامل کلمه کاربر و رمز را دور زده باشد در این مرحله دچار مشکل شده و سیستم او را به رسمیت نمی¬شناسد و هیچ دریافت و پرداختی را برای او قبول نخواهد کرد، یعنی نه پولی را از وی می¬پذیرد و نه فاکتوری را برای وی صادر خواهد نمود. برای تغییر امضاء دیجیتال نیز سیستم اول امضاء قبلی را از مشتری درخواست می-کند سپس یک یا چند سئوال اساسی که در زمان اولین ورود

مشتری توسط مشتری جواب داده شده از وی می¬پرسد اگر موارد فوق با اطلاعات قبلی هماهنگ بود ابتدا یک گزارش در همان لحظه توسط ایمیل به شرکت فروشنده و یک ایمیل به شرکت خریدار (مشتری) ارسال می¬کند. (که این نکته نیز باعث بالا رفتن ضریب امنیتی سیستم می¬گردد) سپس امضاء دیجیتال جدید را از مشتری قبول خواهد نمود. در نوع جدیدتر این سیستم که تازه به بازار عرضه شده علاوه بر موارد فوق برای بالا بردن امنیت از مشتری درخواست اثر انگشت نیز می¬شود.

مزایای سیستم LS
مهمترین مزیت این سیستم در زمان می¬باشد، یعنی کمترین زمان و بهترین نتیجه هم برای شرکت و هم برای مشتری. بالا بردن نقدینگی شرکت، چون سرعت انتقال وجه در این سیستم فوق¬العاده بالاست بنابراین نقدینگی شرکت نیز چند برابر می¬گردد. کمترین خطا همیشه در ارتباطهای سنتی بین شرکت و مشتری بحث مغایرت حساب بین فروشنده و مشتری وجود داشته است ولی در این سیستم گزارشات و ارسال سفارشات بین شرکت و مشتری چنان دقیق است که حتی زمان دریافت و ارسال کالا تا ثانیه برای طرفین مشخص شده و کمترین مغایرت بین آنها بوجود می¬آید. پایین آمدن هزینه¬ی پرسنلی شرکت، بدلیل اینکه پروسه بصورت اتوماتیک طراحی و انجام شده و در هر ساعت از شبانه روز قابل انجام می¬باشد نیاز به نیروی انسانی تا حد زیادی کاهش یافته و هزینه¬های این بخش نیز بطور قابل توجهی کاهش می¬یابد.
فروشهای اعتباری و حسابهای دریافتنی:

در این قسمت مقاله درباره سیکل کامل فروش در سیستم سنتی بحث گردیده و سپس نقاط ضعف این سیستم مورد بررسی قرار می¬گیرد، و در نهایت به بررسی فروش از دیدگاه سیستم الکترونیک خواهیم پرداخت. معمولاً جداسازی چرخه¬ی فروش از حسابهای دریافتنی امری مشکل و حتی غیرممکن می¬باشد زیرا فروش و حسابهای دریافتنی کاملاً باهم در ارتباط می¬باشند. منظور از اصلاح یک سیستم، ارائه راهکارهای جهت بهبود کیفیت خروجی¬های سیستم

می¬باشد. یک تجزیه و تحلیل براساس هزینه و منفعت می¬تواند جهت پاسخگویی به این سئوال که آیا نیازی به تبدیل سیستم یک شرکت به یک سیستم بهینه¬سازی شده وجود دارد یا خیر پاسخگو باشد. برای روشن شدن بحث ابتدا به بررسی سیستم فروش و حسابهای دریافتنی سنتی می¬پردازیم سپس به بررسی نقاط ضعف این سیستمها و در نهایت تعیین سیستم بهینه در تجارت الکترونیک خواهیم پرداخت. نمودار ۲-۱ نشان دهنده نحوی عمل سنتی فروش اعتباری می باشد.

برای پی بردن به اتلاف وقت در این پروسه و یافتن نقاط ضعف آن میزان زمان مورد استفاده در هر مرحله و همچنین ارزش افزوده آن در جدول ۲-۱ آمده است تا با توجه به این جدول مقایسه¬ی این روش با روش نوین برمبنای تجارت الکترونیک صورت گیرد. همان طور که مشاهده خواهید نمود این جدول نشان می¬دهد که تغییر مکان از یک مرحله به مرحله بعد و انتظارات صرف شده بی¬مورد که بدون ارزش افزوده می¬باشند در معاملات به روش سنتی ۵/۲ روز کاری را به خود اختصاص داده که بصورت بهینه برای انجام آن می¬توانستیم وقت کمتری را صرف کنیم. بهینه¬سازی روابط بین مشتری و شرکت برمبنای تجارت الکترونیک، بروکراسیهای زائد را حذف نموده و باعث بهینه شدن سیستم خواهد شد.

مرحله فعالیت زمان مورد نیز به دقیقه نوع فعالیت
۱ ارسال سفارش خرید توسط مشتری به شرکت (PO) 1 دارای ارزش افزوده
۲ انتظار برای شناسایی و بارگذاری ایمیل ۱۵ انتظار
۳ جابه جایی ایمیل به نقطه ای دیگر ۱ جابه جایی
۴ مکانیابی برای (PO) مشتری در کامپیوتر شرکت ۱ بدون ارزش افزوده
۵ دوره زمانی که کارمند بایتی ایمیل خود را چک کند ۱۲۰ انتظار
۶ انتقال سفارش مشتری به دیسک (نسخه پشتیبان) ۱ جابه جایی
۷ تهیه سفارش فروش (SO) 10 دارای ارزش افزوده
۸ یک دوره زمانی برای جمع آوری (PO) و تبدیل به (SO) 60 انتظار
۹ استفاده از دستگاه کپی برای کپی برداری ۱ جابه جایی
۱۰ ایجاد کپی های (PO) 1 بدون ارزش افزوده
۱۱ انتقال به دیسک ۱ جابه جایی
۱۲ کپی برداری از فایل (PO) 2 بدون ارزش افزوده
۱۳ انتقال (PO) و (SO) به ایمیل ۱ جابه جایی
۱۴ مکانیابی برای (PO) و (SO) در ایمیل کارمند مربوط ۱ بدون ارزش افزوده
۱۵ دوره زمانی که کارمند هر بار این کار را انجام می دهد ۱۲۰ انتظار
۱۶ حمل (PO) و(SO) به دیسک ۱ جابه جایی
۱۷ بررسی اسناد اعتبار مشتری ۱۰ دارای ارزش افزوده
۱۸ تماس با مشتری و درخواست اطلاعات ۵ دارای ارزش افزوده
۱۹ انتظار جهت دریافت اطلاعات از جانب مشتری ۴۸۰ انتظار
۲۰ بررسی اطلاعات کالای مورد نیاز برای عرضه به مشتری ۱۰ دارای ارزش افزوده
۲۱ اگر (SO) مشتری مورد پذیرش واقع نشود ۱ دارای ارزش افزوده
۲۲ کپی کردن اطلاعات ۱ جابه جایی
۲۳ ساختن یک دیتا برای (PO) و (SO) مشتری ۱ بدون ارزش افزوده
۲۴ ذخیره مجدد اطلاعات در دیسک ۱ جابه جایی
۲۵ کپی فایل (PO) و (SO) 2 بدون ارزش افزوده
۲۶ انتقال اطلاعات به ایمیل ۱ جابه جایی
۲۷ مکانیابی در ایمیل برای (PO) و (SO) 1 بدون ارزش افزوده
۲۸ دوره انتظار برای چک میل کردن توسط کارمند مربوط ۱۲۰ انتظار
۲۹ تخلیه اطلاعات (PO) و (SO) به دیسک ۱ جابه جایی
۳۰ یادداشت سفارش برای تهیه محصول ۵ دارای ارزش افزوده
۳۱ کپی اطلاعات ۱ جابه جایی
۳۲ استفاده از کپی های (PO) و (SO) برای تهیه بارنامه ۱ بدون ارزش افزوده
۳۳ تخلیه اطلاعات به دیسک ۱ جابه جایی

مرحله فعالیت زمان مورد نیز به دقیقه نوع فعالیت
۳۴ کپی فایل (PO) و (SO) تهیه بارنامه ۱ بدون ارزش افزوده
۳۵ انتقال اطلاعات به ایمیل ۱ جابه جایی
۳۶ مکانیابی برای بارگزاری اطلاعات بارنامه در ایمیل ۱ بدون ارزش افزوده
۳۷ دوره انتظار جهت چک میل کردن کارمند ۱۲۰ انتظار
۳۸ انتقال (PO) و (SO) بارنامه به دیسک (نسخه پشتیبان) ۱ جابه جایی
۳۹ تهیه فاکتور ۵ با ارزش افزوده
۴۰ انتظار برای تهیه سایر فاکتورهای همگروه ۶۰ انتظار
۴۱ کپی اطلاعات ۱ جابه جایی
۴۲ ایجاد کپی از (PO) و (SO) و فاکتور ۱ بدون ارزش افزوده
۴۳ انتقال اطلاعات به دیسک ۱ جابه جایی
۴۴ ایجاد فایل از (PO) و (SO) و فاکتور ۱ بدون ارزش افزوده
۴۵ انتقال اطلاعات به ایمیل ۱ جابه جایی
۴۶ ایمیل کردن فاکتور ۱ با ارزش افزوده
۴۷ بررسی نامه و مشخص شدن پرداخت توسط کارمند ۱ با ارزش افزوده
۴۸ انتظار برای باز شدن تمام نامه ها ۱۵ انتظار
۴۹ ثبت اطلاعات توسط کارمند چک کننده ایمیل ۵ با ارزش افزوده
۵۰ انتقال اطلاعات ایمیل شده به دایره امنیتی ۱ جابه جایی
۵۱ مکانیابی برای اطلاعات جابه جا شده ۱ بدون ارزش افزوده
۵۲ انتظار برای چک میل کردن کارمند ۱ انتظار
۵۳ انتقال اطلاعات به دیسک ۱ جابه جایی
۵۴ ارتباط ناصحیح مشتری و پرداخت اشتباه ۱۰ با ارزش افزوده
۵۵ انتقال اطلاعات پرداخت به حساب مشتری ۵ با ارزش افزوده
۵۶ فایل فاکتور ۱ بدون ارزش افزوده

نوع فعالیت تعداد دفعات فعالیت تعداد به درصد زمان به دقیقه زمان به درصد
ارزش افزوده ۱۳ ۲۳% ۱:۱۰ ۶%
انتظار ۱۰ ۱۸% ۱۸:۵۲ ۹۱%
جابه جایی ۱۹ ۳۴% ۳۲ ۲%
بدون ارزش افزوده ۱۴ ۲۵% ۲۷ ۱%
جمع ۵۶ ۱۰۰% ۲۰:۲۱ ۱۰۰%