چکیده

در سال هاي اخیر پیشرفت چشمگیر در عرصه الکترونیک و فناوري اطلاعات و ارتباطات منجر به پیدایش گونه جدید و فزاینده اي از سازمان ها با عنوان سازمان هاي مجازي شده است. این سازمان ها، سازمانهاي پیچیده ، پویا و متحولی هستند که در آنها مرزهاي موجود از بین رفته است. ورود فناوري اطلاعات تغییراتی در ساختار این سازمان ها به وجود آورده است. در واقع امروزه سرعت، یک مزیت رقـابتی و مهمترین ثروت بـراي کاسـتن زمـان پاسخگویی و بهبود انعطاف پذیري در عصر جدید موسوم بـه عـصر ارتباطات و اطلاعـات می باشـد. سـازمان هاي مجـازي کـه امـروزه بـا سرعت بالایی در حال شکل گیري هستند به طرق مختلف روش هاي کسب و کار را تغییر داده اند. محیط منبع تعیین کننده مأموریت و تداوم بخش عملیات سازمانهاست و دائماً در حال تغییر و تحول است، شناخت مستمر آن براي موفقیت، بقا و توسعه سازمان ها ضروري است. ساختارهاي سـازمانی سـنتی، دیگـر نمی توانند با این تحولات سازگار باشند زیرا محیط جدید کـسب و کـار نیازمنـد سازگاري مداوم و واکنش هاي فوري است. بدون شک یکی از زمینه هاي پرچالش مدیریت بسترسازي به منظور رفع مـشکلات و موانـع رشـد سـازمان ها مـی باشد. عموماً بناي ساختار اولیه سازمان ها به گونه اي است که تغییر بنیادي به منظور تسهیل در روند رشد آنها مستلزم صرف هزینه ها و زمان قابل توجه می باشد. علت این امر فرض اولیه عدم لزوم تغییر ساختار سازمان در بدو شکل گیري بنیان هاي سازمانی می باشد. حال آن که دلایل متعدد از جمله تغییر نگرش ها و دگرگونی رفتـار و روابـط درون سـازمانی، تغییـر مـداوم بسترهاي اطلاعاتی و افزایش روز افزون حجم اطلاعاتی، طراحی ساختارهاي پویاي سازمانی را ضروري می نماید. امروزه مطالعه تأثیر محیط بر جنبه هاي مختلف سازمان از جمله ساختار سازمان از اهمیت فوق العادهاي برخوردار است. در این مقاله سازمان هاي مجازي از نظر ساختار و محیط سازمانی مورد بررسی قرار گرفته اند.

واژه هاي کلیدي: ساختار سازمانی، سازمانهاي مجازي، محیط سازمانی.

مقدمه

جهانی شدن اقتصاد و تجارت موجب افزایش تعداد سازمانهاي بدون مرز و گسترش سازمانهایی با پراکندگی جغرافیایی بالا گردیده است، براي تطابق با این تغییرات در زمینه کسب و کار، سازمانها ملزم شدند تا تغییرات بنیادین در ساختار خویش اعمال نمایند که از آن جمله میتوان به کوچک شدن سایز سازمانها و گسترش ارتباطات شبکهاي در میان آنها براي موفقیت خود در بازارهاي رقابتی امروز اشاره نمود. تغییرات محیط باعث تغییرات شگرفی در ساختار سازمان ها شده است ، به طوري که دیگر ساختارهاي سنتی جوابگوي تغییرات محیطی نیستند و بسیاري از سازمان هاي بزرگ گذشته به خاطر ناتوانی در تطبیق خود با محیط از بین رفته اند. در عصر حاضر سازمانها با محیطی متغیر و نامطمئن روبرو میباشند که لازمه ادامه حیات در آن انعطافپذیري بالا و توان پاسخگویی سریع نسبت به نیاز بازار میباشد. در عین حال فناوري نوین ارتباطات و اطلاعات به عنوان شتاب دهنده این تغییرات از اهمیت بالایی برخوردار است. پیشرفت هایی که در تکنولوژيهاي ارتباطی صورت گرفته، به سازمانها امکان داده است تا ساختارهاي توزیع شدهاي را با کمک افرادي که در مکانهایی متفاوت مشغول کار هستند، ساخته و نگهداري کنند. ساختار سازمان هاي مجازي، یک فضاي کاري الکترونیکی است که در واقع همان آیینه تمام نماي سازمان است. این ساختارها باید به راحتی پیشرفت کنند، همچنین باید تمامی بخش ها با همدیگر تعامل دو طرفه داشته باشند تا به اهداف سازمان نایل گردند. ساختار ارتباطی یک سازمان مجازي ممکن است استعدادهاي متفاوتی را بر اساس ابعاد مختلف ساختار نمایش دهد. سازمان مجازي در برخی موارد شبیه سازمانهاي سنتی است و در برخی موارد متفاوت از آنها. شباهت آنها در تناسب ساختار کاري و کار آیی ذهنی است. در حالی که پیرامون کارآیی عینی با هم تفاوت دارند. سازمان ها در اصل بر اساس تصورات و دانستنی هاي بنیانگذران، مسئولان ومتخصصان آن شکل می گیرندبراي تأسیس هر سازمان و پیشبرد فعالیت ها می توان ازطریق فرایندهاي نظري سازمان به طراحی و تحلیل پرداخت با توجه به موانع ادارکی انسان، بعضی مواقع مشکل شناسایی هویت سازمان پیش می آیددرتبیین محیط سازمان چنین مسئله اي نیز یافت می شود محیط سازمانها را عموماً خود سازمان ها به وجود می آوردند.

سازمانهاي مجازي

یکی از ساختارهاي جدید سازمانی همان سازمان هاي مجازي است. تعریف استانداردي از این نوع سازمان ها در دسترس نیست. در دهه ۱۹۵۰ پیتر دراکر براي نخستین بار توصیف جدیدي از سازمان را با حضور کارکنان دانش مدار مطرح کرد. الوین تافلر ایده خلق سازمان هاي مجازي را بسط و گسترش داد. اصطلاح سازمان مجازي، اولین بار توسط موشوویتز در سال ۱۹۸۶ مطرح شد. مالون و دیویدو اولین کسانی بودند که به طور دقیق و سازگار ایده بنگاه مجازي را در کتاب خود مطرح نمودند. به نظر اکثر نویسندگان سازمانهاي مجازي بر پایه دو اصل اساسی شکل گرفته اند، نخست پیشرفت در تکنولوژي محاسباتی که امکان دسترسی، پردازش و انتقال سریع و به روز اطلاعات را ممکن می سازد و دیگري خلاقیت در سازماندهی مجدد سازمان ها جهت انطباق با تغییرات سریع محیطی و بازارهاي غیر قابل پیش بینی جهانی و خواسته هاي مشتریان. برخی مـــؤلفان سازمان مجازي را سازمانی می دانند که فعالیتهاي خود را به دیگر سازمانها واگذار کرده و درنتیجه وجود آن وابسته به وجود متعلقات دیگر سازمانهاست و خود وجود خارجی ندارد. برخی دیگر سازمان مجازي را الگوي اجتماعی تلقی می کنند که افراد و گروه هاي کاري را در اماکن جغرافیایی مختلف به هم پیوند می زند و امکان ایجاد ارتباط و تعامل میان آنها را فراهم می سازد. ما سازمان مجازي را سازمانی میدانیم که از لحاظ جغرافیایی تجزیه گشته و اعضاي آن ملزم به پیروي از هدف یا علاقهاي مشترك و بلند مدت هستند و وظایف خود را از طریق تکنولوژيفناوري اطلاعات انجام میدهند. مشخصه کلیدي سازمانهاي مجازي، میزان زیاد ارتباطات غیر رسمی است. به خاطر عدم وجود قوانین، هنجارها و شیوههاي رسمی، روابط غیر رسمی بسیار زیادي لازم است. سازمان مجازي در واقع نوعی از

سازمانهاي شبکهاي هستند که فاقد هسته مرکزي دائمیاند. در ساختار شبکهاي یک هسته مرکزي مسئول برقراري ارتباط با واحدهاي تأمین کننده خدمات اساسی سازمان است. این هسته از طریق شبکههایی با واحدهاي مذکور مرتبط میشود و فعالیتهاي مورد نظر سازمان را توسط آنها انجام میدهد، البته باید توجه داشت که سازمانهاي مجازي از هسته مرکزي دائمی استفاده نمیکنند و صرفاً از طریق ائتلافهاي موقتی شکل می گیرند. در این سازمانها روابط رسمی منفعل و غیر شخصی هستند و شامل استفاده از وسایلی چون گزارشها و جلسات ساختارمند میشوند. این یکی از کارکردهاي سلسله مراتب رسمی است که در این سیستم جاسازي شده است. شبکههاي رسمی و تحمیلی نشانگر اقتدار مشروع یک سازمان از طریق چارت سازمانی هستند. در مقابل روابط رسمی، روابط غیر رسمی قرار دارند که شخصی، برابر و پویا هستند. روابط غیر رسمی شامل وسایلی چون ملاقاتهاي رو در رو و ایمیل میشوند. از نظر تاریخی، سازمانهاي مجازي از ایمیل (پست الکترونیک) براي تقسیم اطلاعات و هماهنگ کردن کارها استفاده می کنند. استفاده از ایمیل به این گروهها امکان میدهد تا هر زمان که لازم است، قطع نظر از جایی که اقامت دارند، به اظهار نظر فنی بپردازند. این استفاده از ایمیل به یک گروه امکان میدهد تا هویت خود را بدون نیاز به محیط فیزیکی مشترك ، بسازند و ثبات بخشند. هم چنین امکان میدهد که هستی گروه بدون همراهی مرئی، ادامه پیدا کند. زیربناي اصلی تمام تغییرات در ساختارهاي سازمانی، گرایش به ایجاد و توسعه نظامهاي یکپارچه رایانهاي بوده که با پیشرفتهاي بوجود آمده در فناوري اطلاعات همراه است. چرا که فناوري اطلاعات ساز و کار اصلی در سازمان مجازي است. در ادبیات موضوع سازمان هاي مجازي چهار نوع رویکرد متفاوت دیده میشود: