برنامه ریزی توسعه شغلی

برنامه ریزی توسعه شغلی،یکی از امور مهمی است که تعیین اهداف، راههای وصول به اهداف را میسر می سازد، هرچه واحد کاری رشد بیشتری پیدا کند احتیاج به برنامه ریزی بیشتری می باشد وقت شما بیشتر صرف برنامه ریزی شده، از کارهای اجرایی عادی شما کاسته خواهد شد.

در برنامه ریزی توسعه شغلی دو نوع فعالیت به شرح زیر وجود دارد:
۱- فعالیتهای پشتیبانی نظیر بررسی راههای تأمین منابع مالی و توسعه واحد کاری که از طریق تماس با بانکداران، حسابداران، وکلا، متخصصان و صاحبنظران در زمینه های اقتصادی و صنعتی مربوط به واحد کاری شما، کسب اطلاعات از وضعیت بازار، نحوه تبلیغات و …. امکان پذیر است سیاستهای کلی شما را در توسعه واحد کاری بررسی و اصلاح می نماید.

۲- برنامه ریزی برای کلیه کارهای جاری و معمولی که شامل اموری نظیر مدیریت جریان تولیدات و ارائه خدمات،بازاریابی و فروش محصولات و جریان امور اداری و مالی واحد کاری می باشدتنها از طریق شما امکان پذیر نخواهد بود. از آنجا که لازم است به نحوی بر امور تسلط کامل داشته باشید باید کارها را به فراخور توانمندی افراد بین آنها تقسیم کنید و هر کس که قابلیت مسؤولیت پذیری بیشتری از خود نشان داد اختیارات بیشتری به او واگذار کنید. دقت کنید تا برنامه ریزیها بر محور نیازهای اساسی اهداف توسعه واحد کاری استوار باشد.

برنامه ریزی کارآمد برنامه ایست که اهداف و مقاصد مشخص و روشنی را دنبال کند. در هر برنامه باید وظیفه هر فرد یا گروه مشخص شود. دقت در زمانبندی اجرای امور از اهمیت خاصی برخوردار است. در برنامه کار باید نحوه ارزیابی از نتایج امور نیز مشخص گردد.

دربرنامه ریزی شغلی خود همواره سعی کنید سه نوع برنامه ریزی دراز مدت ، میان مدت و کوتاه مدت در نظر داشته باشید. حتی المقدور باید برای خود وکارکنان مشخص کنید که برنامه روزانه ، هفتگی و سالانه ودراز مدت شما برای توسعه ی واحد کاری چیست؟

در هربرنامه ریزی خوب، یک برنامه ریز درهر لحظه باید بداند که جریان امور درچه وضعیتی می باشد. هرچه کنترل بیشتری بروظایف افراد داشته باشید کارها بهتر انجام می شود،برای این امر لازم است بطورمنظم کارهای هر فردرا بررسی نمایید. دراکثر موارد ارزیابی شما ازعملکرد افراد باید بامعیارهای قابل اندازه گیری صورت پذیرد. بهترین روش کنترل، کنترل نحوه ی اجرای کار ، میزان تولید و کیفیت کار می باشد که دقت در این امر موجب موفقیت واحد کاری خواهد بود.

دربرنامه ریزی باید جایگاهی برای آزمایش کردن روشها وپیشنهادهای جدید گنجانده شود.اجرای برنامه های جدید ابتدا نباید در سطح گسترده انجام شود برای این امر ابتدا باید با حداقل ممکن هزینه ووقت طرحها به صورت آزمایشی ودرحد محدود انجام شود.درصورت موفقیت آنگاه نسبت به توسعه ی آن در سطح گسترده اقدام شود.

اجازه دهید هر کس به فراخور استعداد و توان خود در برنامه ریزیها مشارکت داشته باشد و به فراخور موفقیت مورد تشویق مادی و معنوی قرار گیرد.

برنامه ریزی توسعه شغلی هیچ گاه کار ساده و خسته کننده ای نیست. برای رسیدن به توسعه پایدار باید همواره زمینه مشارکت افراد کارآفرین، خلاق و هوشیار در امر برنامه ریزی فراهم گردد.
برنامه ریزی برای کاهش هزینه ها
کاهش هزینه ها از امور مهمی است که یک مدیر واحد کاری باید به آن توجه داشته باشد. هرچه هزینه های غیرضروری کاهش یابد واحد کاری از سود بیشتر و کارکنان هم از مزد بیشتری می توانند بهره مند گردند.

با برنامه ریزی می توان به بهترین وجهی از هزینه های اضافی پرهیز نمود. برای اجرای بهتر این امر قبل از هر چیز می توانید هزینه ها را به شرح زیر دسته بندی کنید.

۱- کاهش هزینه های اداری از طریق:
الف. تجدیدنظر در شرح وظایف افراد و سپردن امور به افراد توانمند
ب. آموزش افراد به منظور بالا بردن کارآیی آنها
ج. برنامه ریزی برای بالا بردن سرعت عمل و دقت در امور اداری
۲- کاهش هزینه های مستقیم، نظیر هزینه نیروی کار، مواد لازم برای تولید و یا ارائه خدمات از طریق:
الف. اصلاح خط تولید و به کارگیری تجهیزات با قدرت تولید بیشتر و حداکثر استفاده از نیروی کار
ب. خرید مواد با قیمت مناسب تر
ج. کم کردن هزینه های انبارداری
د. برنامه ریزی به منظور بالا بردن میزان فروش و عقد قرارداد با مشتریان ثابت و عمده فروشیها به منظور بالا بردن میزان تولید و استفاده از حداکثر ظرفیت تولید
ه. برنامه ریزی برای بالا بردن سرعت عمل و دقت در خط تولید و امور فروش
۳- کاهش هزینه های غیر مستقیم از طریق کاهش هزینه های مربوط به هزینه های بالاسری نظیر آب و روشنایی، گرمایش و سرمایش واحد کاری.

۴- کاهش هزینه های فروش مانند هزینه های آگهی های تبلیغاتی و بازاریابی و حمل و نقل محصولات به نحوی که روی سود دهی واحد کاری اثر منفی نداشته باشد از اموری است که می تواند مورد توجه قرار داده شود.

مدیریت زمان ( مدیریت استفاده بهینه از وقت )
برای اجرای هر برنامه، بودجه بندی زمان از مهمترین اموری است که مدیر را قادر می سازد تا به نتایج مطلوب و موردنظر برسد. اصولاً چگونگی استفاده حداکثر وقت، میزان کارآفرینی و توانایی یک مدیر را مشخص می سازد.

به هر حال انجام یک ابتکار، خلاقیت، آزمایش یک راه حل و استفاده از فرصتها و اجرای هر فعالیتی زمان می طلبد و لازم است برای هر کدام مدت زمان مشخصی اختصاص داده شود. گذشت زمان یک امر جبری و اجتناب ناپذیر است لکن وقت یکی از گرانبهاترین داراییهای یک واحد کاری است و باید از آن بهترین استفاده ها را نمود. در صورت عدم برنامه ریزی، وقت تلف شده، فرصتها از دست می رود.

به عنوان یک مدیر خوب با مدیریت زمان، چگونگی مصرف وقت را برای عملیات مختلف با توجه به اهمیت، و مدت زمان مصرفی برای هر مورد را در موقع معین، مشخص می نمایید. وقتی می توانید یک زمانبندی درست و اصولی انجام دهید که بدانید یک فعالیت توسط چه کسی، در کجا، با چه روشی، با چه کیفیتی، در چه وقت، برای چه مدتی و برای چه کسی انجام می شود.

می توان گفت مدیر کارآفرین کسی است که استفاده صحیح و دقیق از زمان را به عنوان راز مهم موفقیت در کلیه امور و اینکه وقت از طلا با ارزش تر است، با تمام وجود احساس می کند.

شما باید برای هر هفته اهدافی را مشخص کنید. اگر هدفهای روزانه مشخص و دست یافتنی باشند در پایان هر روز شما و کارکنانتان طعم موفقیت را خواهید چشید که خود باعث امیدواری و نشاط و پیشرفت بیشتر مجموعه کاری شما خواهد شد.

تقسیم کار و تفویض اختیار
شما به عنوان یک مدیر کارآفرین در هماهنگی بین فعالیتهای دیگران برای رسیدن به اهداف واحد کاری نقش رهبری را به عهده خواهید داشت زیرا انجام کلیه امور به تنهایی برای شما امکانپذیر نیست.شما به عنوان رهبر ومدیر واحد کاری که تعدادی از افراد با شما همکاری دارند باید برای انجام بهتر امور، کارها را به تناسب توان و استعداد و علاقه افراد بین آنها تقسیم کنید و بر حسب لیاقت و شایستگی مسئوولیتهای خاصی را به هر کدام واگذار نمایید.

واگذاری مسئوولیت به دیگران هم به نوبه خود، نوعی ریسک است که در هر مورد می تواند نتایج مثبت یا منفی داشته باشد. لازم است قبل از واگذاری مسئوولیت به آنها نقاط ضعف و قوت هر نفر را تجزیه و تحلیل نمایید. شما باید به نتیجه کار بیندیشید و افراد را براین اساس انتخاب کنید.

برای اینکه افراد انتخاب شده حداکثر بازدهی را داشته باشند در حد توان و قابلیت و ظرفیت آنها، قدرت و آرادی عمل به آنها بدهید. هرچه بیشتر بتوانند ابتکارات خود را با آزادی عمل بیشتری به اجرا درآورند در حل مشکلات و اجرای عملیات یاور و مددکار بهتری برای شما خواهند بود. هیچ گاه نگذارید کنترل عمل از دست شما بیرون برود. سعی کنید به طرق مختلف و با صرف حداقل وقت و هزینه بر کارها مسلط باشید و امور را نظارت کنید.

برای افراد موفق به تناسب کاری که انجام می دهند همیشه پاداشهای مادی و معنوی در نظر بگیرید و آنها را تشویق نمایید. در مقابل افرادی که از خود ابتکار و جدیتی نشان نمی دهند عکس العمل مناسب و سازنده ای را اعمال نمایید. اصولاً به افرادی که لیاقت و توانایی بیشتری از خود نشان می دهند کارهای مهمتری را واگذار کنید. سعی کنید زمینه ای فراهم نمایید که افراد با اشتیاق بخواهند حداکثر تواناییهای خود را در انجام فعالیتها و حل مشکلات بکار گیرند.
اهمیت توجه به روحیه کارکنان
برای اینکه محیط واحد کاری برای کارکنان بانشاط باشد سعی کنید حتی المقدورافرادی راکه توافق اخلاقی وروحی دارند انتخاب نمایید. درپذیرش افرادی که از نظر اخلاقی وتعهد دینی ضعیف هستند دقت نمایید بدیهی است ویژگیهای افراد کاملا باهم یکی نخواهد بود از این رو یک مدیر توانمند فردی است که بتواند افراد با توانمندیها و شخصیتهای مختلف رادرجهت اهداف واحد کاری بکار گیرد وبرای بالابردن روحیه کاری آنها نسبت به رشد رفتارونگرش هر کدام برنامه ریزی نماید.

پرسشهای زیرمواردی است که دربرنامه ریزی یک مدیر کارآفرین می تواند برای ارتقای روحیه ی کارکنان مفید باشد:
۱- کارکنان ازشرایط کاری خود تاچه حد رضایت دارند؟
۲- برای بهبود شرایط کاری هر یک ازکادکنان چه اقدامی را می توان انجام داد؟
۳- انتظارات معقول آنها چیست وبا توجه به امکانات واحد کاری تاچه حدی ودرچه مواردی می توان انتظارات آنها را برآورده نمود؟
۴- به چه عللی تاکنون به وضعیت روحی کارکنان توجه نشده است؟
۵- آیا هر یک ازافراد نسبت به شرح وظیفه ی خود اگاهی دارند؟
۶- آیا مشکلات واحد کاری با کارکنان درمیان گذاشته شده است؟
۷- ازچه راههایی می توان روحیه ی کارکنان رابالا برد ومحیط پرنشاطی را برای آنها فراهم کرد؟
۸- چگونه می توان ازوضع روحی هریک ازکارکنان مطلع گردید؟
۹- باچه معیارهایی لازم است نسبت به سنجش روحیه افراد اقدام گردد؟
۱۰- نحوه ی ارزیابی ازعملکرد افراد چگونه است؟
۱۱- آیا هرفرد نسبت به اهمیت نقش و جایگاه شغلی خود در واحد کاری واقف می باشد؟
۱۲- آیا مسئولیتها واختیارات واگذار شده به افراد باهم تناسب دارد وبا توجه به میزان علاقه ،لیاقت وتخصص آنها تعیین شده است؟
۱۳- آیا در ازای خدمات وتلاش هریک ازکارکنان قدردانی متناسب به عمل می آید؟
۱۴- آیا به کارکنان درحل مسایل کاری خود آزادی لازم داده می شود؟
۱۵- آیا ازافراد به فراخور تجربه وتلاش آنها نظر خواهی می شود؟
برنامه ریزی زمان بندی برای اجرای تصمیمات :
اجرای هرتصمیم به زمان احتیاج دارد ومدیری موفق است که بتواند دراجرای تصمیمات حداکثر استفاده اززمان را بنماید وممکن است دریک مدت زمان محدود لازم باشد چندین تصمیم متفاوت به اجرا درآید که احتیاج به مدیریت زمان وتقسیم کار دارد.

دراغلب موارد اجرای یک مرحله ازتصمیم ،احتیاج به اجرای مراحل دیگری نیز دارد ولازم است زمان اجرای هر کدام از مراحل کار از قبل معین گردیده تاکاری معطل کار دیگری نماند. دربعضی مواقع برای اینکه یک نفر بتواند کاری را انجام دهد لازم است قبلا چندین گروه کاری با صرف ساعتها وقت کاررابه مرحله ی مورد نظر برسانند. محاسبه ی نیروی انسانی ، تجهیزات وملزومات، هزینه وبرآورد زمان مورد نیاز برای اجرای درست وبموقع یک تصمیم، ازضروریاتی است که یک مدیر کارآفرین باید به آن عنایت خاصی داشته باشد.

زمان مورد نیاز برای اجرای یک تصمیم ممکن است متفاوت باشد وازچند ساعت تا چند سال متغیر باشد. بطور مثال اگر تصمیم به ایجاد یک خط تولید جدید در واحد کاری گرفته اید که برای اجرای کامل آن ۳ سال زمان لازم است خوب است:
۱- اموری که باید درهرسال انجام پذیرد ازهم تفکیک نمایید.
۲- برنامه ی اجرایی امور برای هرسال رابرحسب هر ماه درسال قبل مشخص کنید.
۳- برنامه ی اجرایی مراحل کاری رابرای هر ماه برحسب روز درماه قبل تعیین نمایید.
۴- برنامه ی اجرایی هر مرحله ازکاربرحسب ساعت حداقل تا یک روز قبل مشخص شده باشد.
۵- چنانچه دراثرتغییرشرایط، برنامه ی اجرایی درموارد فوق احتیاج به تغییردارد این تغییرات به موقع به اطلاع عوامل اجرایی برسد.

برنامه ریزی امور مالی:
برنامه ریزی امور مالی واحد کاری ازمهمترین اموری است که یک کارآفرین بایدبه آن توجه داشته باشد زیرا موفقیت شغلی درگرو داشتن یک برنامه توسعه برای امور مالی است . یک مدیرخوب باید برای امور مالی واحد کاری خود وقت بگذارد،نقاط ضعف وقوت رابشناسد وبرای تقویت نقاط قوت وکاستن نقاط ضعف برنامه داشته باشد، هوشیارانه ازموفقیتها وناکامیها درس بگیرد وبرای واحد کاری خود برنامه ی توسعه مشخصی داشته باشد.

همواره سعی کنید منابع مالی که می توانند سهم مهمی در رشد و توسعه واحد کاری شما داشته باشند را شناسایی نموده، برای استفاده ازآنها برنامه ریزی نمایید.

اطلاعات درموفقیت شما بخصوص درتصمیم گیریهای مالی مهمترین نقش را دارد. امروزه اطلاعات وآگاهی در میدانهای اقتصادی وصنعتی حرف اول را می زند. ازاین نظرشما احتیاج به برقراری یک جریان اطلاعاتی صحیح برای خود خواهید داشت. ایجاد یک سیستم اطلاعاتی هر چند ساده کمک می کند تاشما وکارکنانتان درجریان تازه ترین اطلاعات مورد نیاز واحد کاری خود قرار گیرید.

وقتی می توان باجرات بیشتری سرمایه گذاری نمود وواحد صنعتی یا کشاورزی ویاخدماتی خود را توسعه داد که تازه ترین و مهمترین اطلاعات را دراختیار داشت. درمواردی که تخصص و اطلاعات شما کفایت نمی کند سعی کنید ازافراد صاحب نظردرامور مالی، حسابداری، بازرگانی واقتصادی نظر خواهی کنید. هزینه هایی که برای این امر متقبل می شوید غالبا جزبا صرفه ترین هزینه ها محسوب می گردد زیرا اگر کسب وکار سود آورنباشد شکست وناکامی اجتناب ناپذیر است وعواقب بدی درانتظار صاحب کسب وکارخواهد بود.

یکی ازاموربسیار مهم، برنامه ریزی وکنترل نقدینگی درواحد کاری شما می باشد. این کار کاری تخصصی است اگر خود قادربه انجام آن نیستید ازکارشناس آن کمک بگیرید.

به کار گماردن (انتصاب)

انتصاب عبارت است ازبه کار گماردن داوطلب درشغلی که برمبنای اطلاعات به دست آمده متناسب باآن شغل است. نه تنها شعار معروف «سپردن کار به کاردان » دراینجا باید مصداق پیدا کند ،بلکه سپردن