برنامه ریزی

برنامه ریزی، فرایندی برای رسیدن به اهداف است. بسته به فعالیتها، هر برنامه می تواند که بلند مدت، میان مدت یا کوتاه مدت باشد. برای مدیرانی که در جستجوی حمایت‌های بیرونی هستند، برنامه ریزی، مهمترین و کلیدی‌ترین سند برای رشد است.برنامه ریزی می تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصتهای پنهان بازی کند. برنامه ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می خواهیم برویم. برنامه ریزی به آینده می نگرد.[۱]
برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:

۱٫ تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
۲٫ تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
۳٫ تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
۴٫ طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.[۲]
برنامه ریزی، نوعی پدیده عینی اجتماعی است و خصوصیت های ویژه خود را دارد در عین حال، یک رویداد منحصربه‌فرد نیست که دارای یک ابتدا و انتهای مشخص باشد بلکه یک فرایند مستمر و دائمی و منعکس کننده تغییرات و در صدد رسیدن به اهداف است. در سازمان های پیچیده امروزی، بدون برنامه ریزی های دقیق، امکان ادامه حیات نیست و برنامه ریزی، مس

تلزم آگاهی از فرصت ها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجهه با آنها است. [۳]
مدیران، برنامه ریزی و تصمیم گیری
تصمیم گیری، رکن اساسی تمام وظایف مدیریتی و در عین حال، مبنای برنامه ریزی است چرا که نمی توان گفت برنامه ای وجود دارد مگر اینکه تصمیمی اتخاذ شده باشد. به عبارت بهتر

، تصمیم گیری، هسته مرکزی مدیریت است که در تمامی وظایف دیگر، نموددارد، به همین دلیل برخی (مانند هربرت سایمون)[۴] مدیریت و تصمیم گیری را دو واژه مترادف می دانند!
به جرأت می توان گفت برنامه ریزی و تصمیم گیری، برای نی

ل به اهداف سازمان مکمل اند اما نوع اتخاذ تصمیم نیز نقش به سزایی ایفا می کند [۵] با وجودی که تصمیم گیری ب

ه کلیه وظایف مدیریتی مربوط می شود، اما اساس برنامه ریزی به شمار می آید و نمی توان گفت برنامه ای وجود دارد بدون اینکه تصمیمی گرفته شده باشد. از این رو، تصمیم گیری از ارکان اساسی فعالیت های مدیریتی به شمار می رود چرا که هر مدیری برای اجرای هریک از وظایف خود، همواره با مواردی مواجه می شود که نیاز به تصمیم گیری دارد. [۶]
برنامه ریزی به عنوان وظیفه مدیران
برنامه ریزی از وظایف بسیار مهم مدیران است و با سایر وظایف آنها ارتباطی تنگاتنگ دارد. اگر نگرش مبتنی بر برنامه ریزی در سراسر زندگی فردی و سازمانی تسری یابد، نوعی تعهد به عمل بر مبنای تعقل و تفکر آینده نگر و عزم راسخ بر استمرار آن ایجاد می شود. به نوعی، تحقق اهداف فردی و سازمانی، مستلزم برنامه ریزی است. نیاز به برنامه ریزی از آنجا است که همه سازمان ها با فعالیت در محیطی پویا، مترصد آن هستند که منابع محدودشان را برای رفع نیازهای متنوع و فزاینده خود صرف نمایند و این پویایی محیط و وجود تلاطم و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی، بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می افزاید.
با پذیرفتن اصول پنج گانه مدیریتی، و مبنای برنامه ریزی برای این اصول، به این اجماع نظر می رسیم که برنامه ریزی، فرایندی است دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیم هاکه در این فرایندی، مراحل مشخص و بهم پیوستهای برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیم ها وجود دارد. طی این فرایند، به پیش بینی و تدوین فعالیت هایی پرداخته می شود

که باید در جهت نیل به اهداف سازمانی صورت گیرد. به عبارت بهتر در فرایند برنامه ریزی، به: چه کسی؟ کجا؟ کِی؟ چه چیزی؟ چرا؟ چگونه؟ پرداخته می شود و پاسخ به این پرسش ها به انتخاب مأموریت ها، هدف ها و اقداماتی برای نیل به آنها می انجامد که مستلزم تصمیم گیری و انتخاب از میان راه های مختلف است. برنامه ریزی می تواند،

نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت های پنهان بازی کند. برنامه ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می خواهیم برویم. برنامه ریزی به آینده می نگرد.
تعریف برنامه ریزی
نگاهی به واژه نامه های عمومی و تخصصی، کافی است تا تعاریفی از این دسته را پیش روی ما قرار دهد. اغلب واژه نامه های عمومی برنامه ریزی را کار یا فعالیت برنامه ریز؛ شکل گیری برنامه ها؛ ساخت یا ترسیم یک طرح یا نمودار؛ کشیدن طرح، طراحی، تدبیر کردن دانسته‌اند [۷] واژه نامه های تخصصی نیز آن را، شیوه و فرایند سیستماتیک و گام به گامی دانسته اند که به تعریف، ایجاد و ترسیم فعالیت های ممکنی می پردازد که با نیازها، علایق و مشکلات موجود یا آینده مطابقت داشته باشند [۸]
به عبارت دیگر، برنامه ریزی فرایندی است منظم مداوم وحساب شده ومنطقی جهت دارودورنگر به منظورهدایت وارشاد فهالیت های جمعی برایرسیدن به هدف مطلوب است .برنامه ریزی بایدمداومت داشته باشد. اهداف برنامه ریزی به شرح زیراست۱)پیش بینی آینده:برنامه آینده نگر۲)برنامه ساختن وشکل دادن به اینده:برنامهآینده ساز۳)برنامه برای انتخاب یک شکل خاص برای آینده :آینده گزین.
متخصصین، برنامه ریزی را با توجه به حوزه ی فعالی

ت خود تعریف نموده اند. این واژه، در زمینه علوم و فنون بیشتر با واژه طراحی (designing) عجین شده. هر چند که:این برداشت تقلیل گرایانه و البته این واژه در متون مدیریتی جایگاهی ندارد![منبع]
مزایای برنامه ریزی
برخی از مزایای برنامه ریزی عبارتند از:
۱٫ افزایش احتمال تحقق اهداف سازمان
۲٫ ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیم ها
۳٫ صرفه اقتصادی

۴٫ انطباق با شرایط متغیر محیطی
۵٫ استفاده صحیح از منابع
۶٫ فراهم شدن ابزارهای کنترل
۷٫ امکان سنجش میزان پیشرفت
۸٫ آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود
۹٫ تقویت کار گروهی
۱۰٫ رسیدن به اهداف شخصی
چالش های برنامه ریزی:
چالش های عمده برنامه ریزی از دید برخی منتقدان این امر عبارتند از:
۱٫ حوادث غیر منتظره ای که می تواند تمام پیش بینی ها را نقش بر آب کند! ۲٫عوض شدن فکر
تغییر رویه هایی که ممکن است مقاومت ایجاد نماید.
۱٫ صرف هزینه و وقت. ۲٫ محدودیت های کو

تاه مدت و مقطعی.
تصمیم گیری
واژه تصمیم در لغت به معنای عزم و اراده به انجام کاری است و از دید علم مدیریت، به معنای انتخاب یک راه از راه های مختلف و در حقیق

ت، انتخاب بهترین راه برای نیل به اهداف است. تصمیم گیری، بیش از آنکه کاری ساده باشد، فرایندی مرحله دار است.
گونه شناسی تصمیم گیری
گونه های مختلفی از تصمیم گیری را از دیدگاه های مختلف می توان شناسایی نمود. برخی از این گو نه ها عبارتند از:
۱٫ تصمیم گیری به اعتبار برنامه (برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده)
۲٫ تصمیم گیری به اعتبار میزان اطلاعات
۳٫ تصمیم گیری به اعتبار تصمیم گیرنده (فردی و گروهی)
۴٫ تصمیم گیری به اعتبار درجه استقلال
۵٫ تصمیم گیری به اعتبار میزان ساختار یافتگی
۶٫ سایر موارد
مراحل تصمیم گیری
برآیند نسبتاً کلی از مراحلی که برای فرایند تصمیم گیری در متون مختلف طرح شده است را می توان در موارد زیر خلاصه نمود:
۱٫ اطمینان از وجود نیاز به تصمیم
۲٫ تعیین معیارهای تصمیم گیری
۳٫ تشخیص میزان اهمیت معیارها
۴٫ کشف راه حل ها
۵٫ ارزیابی راه حل ها
۶٫ انتخاب بهترین راه حل

چکیده: برنامه‌ریزی، فرآیند آگاهانه تصمیم‌گیری در مورد اهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه،واحد کاری یا سازمان است. مدیر یا مدیران ب

رنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی را با یک تحلیل موقعیتی آغاز می‌‌نمایند و درچارچوب محدودیت زمانی و منابع، اطلاعات مرتبط با مسأله مورد برنامه‌ریزی را جمع‌آوری و تفسیر می‌‌نمایند؛ سپس با تأکید بر‌خلاقیت، مدیران و کارکنان را تشویق کرده تا بر پایه

نگرشی وسیع به امورشان بیندیشند؛ آنگاه با توجه به مزایا، مضرات و تأثیرات بالقوه هر‌گزینه، مناسبترین و امکان پذیرترین اهداف و طرحها را برگزیده و مدیران و کارکنان را توجیه نموده و منابع مورد نیاز را در اختیار آنان گذاشته و به انجام آن تشویق می‌نمایند. از آنجائیکه برنامه‌ریزی، فرآیندی پیش رونده و تکرار شونده است‌، مدیران باید بطور مستمر عملکرد واحدهای تحت تکفلشان را از جهت تطابق با اهداف و برنامه‌ها تحت نظر داشته باشند. در مقاله حاضر شما با این فرآیند و اصول و مبانی برنامه‌ریزی آشنا خواهید شد.
مقدمه
در بحث وظایف مدیریت از پنج وظیفه اصلی سخن به میان آمده است :
۱- برنامه ریزی Planning
2- سازماندهی Organizing
3- به کار گماردن Staffing
4- رهبری / هدایت Directhing
5- نظارت / کنترل control
البته غیر از تقسیم بندی فوق نویسندگان مختلف تقسیم بندیهایی دیگری نیز ارائه داده‌اند برای نمونه لوترگیولیک وظایف هفت گانه‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ای به شرح ذیل برای مدیریت بیان کرده است :
۱- برنامه ریزی Planning
2- سازماندهی Organizing
3- به کار گماردن Staffing
4- هدایت Directing
5- هماهنگ کردن Coordinating
6- گزارش دادن Reporting
7- بودجه بندی Budgeting
او با به کار بردن حروف اول کلمات فوق P

OSDCORB را ساخته و مورد استفاده قرار داده است.
برخی دانشمندان مدیریت موضوع ایجاد انگیزه و نوع آوری را به عنوان دو وظیفه مدیریت دانسته و برخی دیگر بودجه بندی ، گزارش دادن و به کار گماردن را جزوء وظایف اصلی مدیریت نمی‌دانند و بسیاری نیز هماهنگی را به جای وظیفه مدیریت، هدف مدیریت به حساب می‌آورند
برچ در کتاب معروف خود « اصول و تجربه مدیریت »

مدیریت را در چهار عنصر خلاصه می‌کنند که عبارتند از برنامه ریزی ، کنترل ، هماهنگی و ایجاد انگیزه .
فایول نیز وظایف پنجگانه ای برای مدیریت قائل است که عبارتند از : برنامه ریزی، سازماندهی ، هدایت ، کنترل و هماهنگی .
با توجه به اینکه هماهنگی بیش از آنکه یک وظیفه باشد، هدف مدیریت محسوب می گردد ؛ می توان وظایف اصلی مدیریت را در پنج عامل برنامه ریزی ، سازماندهی ، تأمین نیروی انسانی ، هدایت و کنترل خلاصه کرد.
آنچه مسلم است ، برنامه ریزی بر سایر وظایف مدیریت اولویت داشته و مقدم بر آن است. البته همه وظایف مدیریت باهم مرتبط هستند ولی در میان آنها برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است .در واقع برنامه ریزی وظیفه اساسی و شالوده مدیریت است .
توالی وظایف پنجگانه مدیریت در شکل زیر قابل تجسم است :
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی
همانگونه که عنوان شد در میان همه وظایف مدیریت برنامه ریزی از اساسی‌تر‌ین آنهاست که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد. به عبارت دیگر برنامه‌ریزی میان جایی که هستیم با جایی که می‌خواهیم به آن برویم پلی می‌سازد و موجب می‌شود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمی‌گیرد، پدید آید.از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم‌ در آن، و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می‌افزاید.
پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن (انجام کارهای درست) و کارآیی(درست انجام دادن کارها) تفاوت است و این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می باشد .
تعریف برنامه ریزی
در متون مدیریتی گاهی دو واژه planning , programming را به جای یکدیگر به کار می برند ؛ در حالی که programming به نوعی برنامه ریزی جزئی تر دلالت دارد. برای برنامه ریزی تعاریف متعددی ارائه شده است ؛ بطوریکه هر یک از نظری

ه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه تخصصی خود آنرا تعریف کنند . در ذیل چند مورد از این تعاریف ارائه شده است :
۱- برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد
۲- برنامه ریزی عبارتست از تعیین هدف و یافتن

 

یا پیش بینی کردن راه تحقق آن
۳- برنامه ریزی عبارتست تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیش بینی کردن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.
تعریف نسبتاً جامع‌دیگری از سیریل هودسن :
برنامه ریزی یعنی ارائه طریق بر عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و دوره زمانی معلوم است.
هدف از برنامه ریزی
۱- افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها
۲- افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات
۳- متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر
۴- مهیا ساختن ابزاری بر کنترل
انواع برنامه ریزی
برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می‌شوند وبه فراخور هر وضعیت به گونه‌ای متناسب با آن شکل می‌گیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان می‌نماییم :
۱- برنامه‌ریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامه‌ریزی می‌شود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی می‌نامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان می‌گردد.
الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید): عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی نشده جامعه.
ب- برنامه ریزی نیروی انسانی : در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب ، آموزش ، ترفیع ، بازنشستگی و …) تخمین زده می‌شود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (ساختار) سازمانی آغاز می‌شود و مواردی نظیر تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در بر می‌گیرد.
ج- برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه : عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن می باشد.
۲- برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصم

یمات راهبردی طرح می‌شوند به عبارت دیگر

برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می‌گردند.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از :
الف- تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
ب- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ج- ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
د- تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.
۳- برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)
برنامه ریزی راهبردی در بر دارنده تصمیم گیری‌هایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان می باشند.دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدف‌های سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگ

ذاری می‌نامند ، تجزیه می گردد.
همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرح‌ریزی می گردد.
برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیش‌گویی نمی‌کند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛

ب- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛
ج- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب
د- تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب
دیدگاههای متداول در برنامه ریزی:
۱- برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل
در برنامه‌ریزی از داخل به خارج برکارهایی تمرکز می‌شود که سازمان در حال‌حاضر انجام می‌دهد و تلاش می‌شود تا آنها به بهترین صورت انجام پذیرد. برنامه‌ریزی به این شیوه تغییرات عمده‌ای را در سازمان ایجاد نمی‌کند، ولی‌ می‌تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد.برنامه‌ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می‌پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجان کار است.
در برنامه‌ریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می‌شود و برای استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه‌ریزی می‌گردد.برنامه‌ریزی ازخارج به داخل هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامه‌ریزی یافتن فرصتهای محیطی و استفاده بهینه ازآنهاست.
۲- برنامه‌ریزی از بالا به پایین و برنامه‌ریزی از پایین به بالا
در برنامه‌ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر مالی هدف‌های کلان را تعیین می‌کند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می‌آورد تا در چهارچوب هدفهای کلان برنامه خود را تدوین کنند.
در برنامه‌ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه‌هایی شروع می‌شود که در سطوح عملیاتی شکل می‌گیرند؛ بدون آنکه به محدودیت‌های کلی سازمان توجه شود آنگاه این برنامه‌ها از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می‌گردد.
۳- برنامه ریزی بر مبنای هدف
در این نوع از برنامه‌ریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف می‌شود و سپس با مشارکت کارکنان برای هر واحد و قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدفگذاری منظمی انجام می‌گیرد.برنامه‌ریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار می‌رود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی ، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد و تدوین پذیرش دوطرفه اهداف ، تعهد قویتری را در کارکنان ایجاد می‌کند ؛ تا اینکه سرپرست یک جانبه هدفگذاری کرده، آنها را به زیر دستان تحمیل کند.
مراحل برنامه‌ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:
۱- تعیین رسالت و ماموریت
۲- تعیین نتایج مورد انتظار

۳- تعریف شاخصهای ارزیابی
۴- تعریف هدفهای عملیاتی
۵- تنظیم برنامه‌های عملیاتی
۶- طراحی سیستم کنترل عملیات
۴- برنامه ریزی بر مبنای استثناء

عبارتست از تعیین هدف ، تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی و واگذاری امور به ابتکار عمل مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیش بینی شده، از حد معینی تجاوز کند در امور آن واحد دخالت خواهد کرد. ابزارهای اساسی و متداول در این روش عبارتند از: بودجه هزینه‌های استاندارد و حسابداری مدیریت یا حسابداری مراکز مسئولیت (مراکز هزینه، درآمد، سرمایه‌گذاری)
۵- برنامه ریزی اضطراری
عبارتست از پیش بینی و معین ساختن عکس‌العمل‌ها و پاسخ مناسب به حوادث یا شرایط جدیدی که در اوضاع و احوال سارمان ممکن است اتفاق بیفتد.
۶- برنامه ریزی اقتضایی
در برنامه‌ریزی اقتضایی «گزینه‌های گوناگون قابل اجرا» شناسایی می‌شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه‌ها قابل اجرا خواهند بود .
برنامه‌ریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل اس

ت؛ ولی هر چه محیط برنامه‌ریزی نامطمئن‌تر باشد، احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازین با پیش‌بینی‌ها و حتی مقاصد اولیه، افزایش می‌یابد. در چنین محیط‌هایی بطور مستمر مسائل و رخداداهای غیر منتظره رخ می‌دهند و در نتیجه، تغییر در برنامه‌ریزی را ضروری می‌سازند؛ بنابراین بهتر است که همواره در موقع برنامه‌ریزی‌ها، پیش‌بینی شود که اگر کارها آنگونه که انتظار داریم پیش نرفت، چه تغییراتی در برنامه‌ها ایجاد شود یا

کدام برنامه‌های جایگزین آماده شوند تا مدیر با مشکل مواجه نشود.
به عبارت دیگر هنگامی که بحرانی در نقاط پیش بینی شده بروز کند که حاکی از بی اعتباری برنامه باشد، با استفاده از برنامه ریزی اقتضایی امکان اقدام سریع فراهم می‌آید.
گامهای برنامه ریزی :
با توجه به تعاریف ارائه شده از برنامه ریزی باید گامهایی برداشت که پاسخگوی سوالات زیر باشد :
۱- کی ۲- چه وقت ۳- چرا ۴- کجا
۵- چه ۶- کدام ۷- چطور
بنابراین گامهایی را که در برنامه ریزی باید برداشت به شکل مرحله ای فرآیند زیر را طی می نماید:
مراحل عمده برنامه ریزی
کونتز،ادانل و وایهریخ در کتاب مدیریت ، مراحل برنامه‌ریزی را به صورت زیر آورده‌است:
۱-آگاهی از فرصتها (مسائل و نیازها)
۲-تعیین اهداف کوتاه مدت
۳- تعیین مفروضات
۴-تعیین گزینه‌های مختلف
۵-ارزیابی گزینه‌های مختلف
۶- انتخاب یک راه
۷-فرموله‌کردن برنامه‌های فرعی
۸-کمّی کردن برنامه‌ها به وسیله بودجه‌بندی
بطوریکه ملاحظه می‌شود برنامه‌ریزی یک جریان مداوم در جهت پیشرفت فعالیّتها برای حصول هدفها و مقاصد از پیش تعیین شده است . از نتایج ب

رنامه‌های اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنین نقاط قوت و جنبه‌های مثبت باید به منظور رفع نقایص و بهبود عملیات در آینده استفاده نمود .
برنامه‌ریزی موثر
توجه به موارد ذیل موجب موثر بودن برنامه‌ریزی می‌

گردد :
۱- برنامه‌ریزی منطقی باید دارای‌ مدت زمانی باشد که بتواند تکافوی انجام تعهدات ناشی از تصمیمات امروزی ما را بکند
۲- همه افراد درگیر، درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند
۳- وجود همفکری و همکاری در امور برنامه‌ریزی
۴- ایجاد شرایط مناسب برای برنامه‌ریزی از سطوح بالای سازمان
۵- شروع برنامه‌ریزی از سطوح بالای سازمان و سازمان یافته باشد.
محاسن برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است :
۱- تحقیق اهداف سازمان
۲- برنامه‌ریزی ، به ایجاد فرصت برای اجرای تصمیمها کمک می‌کند
۳- برنامه‌ریزی به اجرای منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند
۴- برنامه‌ریزی عامل تطبیق رشد سریع فن‌‌آوری محیط با سازمان
۵- برنامه‌ریزی موجب تسریع رشد ا قتصادی در سطح کلان می‌شود
۶- برنامه‌ریزی مالی و بودجه‌بندی، ابزاری برای کنترل فعالیتها محسوب می‌شود.
۷- برنامه‌ریزی به تقویت روحیه کار گروهی کمک می‌کند و به افزایش کارآیی سازمان می‌انجامد
محدودیتهای برنامه‌ریزی(محدودیتها و معایب)
با وجود محاسن زیادی که برنامه‌ریزی دارد ، محدودیتهایی را نیز به همرا دارد که عبارتند از :
۱- برنامه‌ریزی مستلزم صرف هزینه و وقت است
۲- سازمانهای کوچک نمی‌توانند به علت عدم توان مالی و فرصت کافی به نحو مطلوب برنامه‌ریزی کنند
۳- برنامه‌ریزی ، مستلزم ایجاد محدودیتهایی است که در کوتاه مدت حرکت را در سطوح متعدد سازمان ، کند و مشکل می‌سازد
۴- برنامه‌ریزی ، بیشتر مبتنی بر پیش بینی بر اساس حدس و گمان و احتمالات است و کمتر بر اساس اطلاعات قطعی انجام می‌گیرد (پس باید قبل از برنامه‌ریزی به دنبال شناخت وضعیت موجود سازمان باشیم)
دامهای مهم برنامه‌ریزی موفق :
در برنامه‌ریزی موفق ، بر سر راه مدیر عالی سازمان، دامهایی هست که اگر دقت نکند در آن گرفتار خواهد شد و منجر به شکست برنامه‌هایش می‌شود

عمده ترین این دامها عبارتند از :
۱- تفویض کردن وظیفه برنامه‌ریزی توسط مدیر عالی به دیگران (بگونه‌ای که مدیریت عالی درگیر نباشد)
۲- درگیر شدن مدیریت عالی در مسائل جاری (روزمرگی) و عدم وقت کافی برای برنامه‌ریزی
۳- کوتاهی درامرتدوین و تعریف اهداف(به صورت واضح)
۴- کوتاهی در امر درگیر ساختن مدیران اجرایی مهم

در فراگرد برنامه‌ریزی
۵- عدم استفاده از برنامه‌ها به مثابه معیار واقعی ارزیابی عملکرد مدیران
۶- کوتاهی در امر ایجاد و تقویت جوّ موافق و حامی برنامه‌ریزی
۷- مجزا پنداشتن فراگرد برنامه‌ریزی از سایر جنبه‌های فراگرد مدیریت (مثلاً اطلاعات و …)
۸- استفاده از طرحها و برنامه‌های پیچیده و انعطاف ناپذیر که مانع نوآوری سازمان می‌شود
۹- عدم ارزیابی و بازنگری برنامه‌های بلند مدت رؤسای بخشها و مدیران توسط مدیریت عالی
۱۰- تمایل مدیریت عالی به اخذ تصمیم‌ها برمبنای احساسات و بینش خود
تعریف برنامه :
– برنامه عبارت است از تعیین هدف کوتاه مدت و راه رسیدن به آن؛
– برنامه عبارت است از تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف
انواع برنامه‌ها :
۱- مقاصد/ ماموریتها Purposes/Missions
2- اهداف ives
3- راهبردها strategies
4- سیاستها (خط مشی) politics
5- رویه‌ها procedures
6- روشها Methods
7- مقررات و آئین‌نامه‌ها (دستورها) Rules
8- برنامه‌ها (طرحها) Programes
9- بودجه Budgetings
1- مقاصد/ ماموریتها
مقاصد بیانگر فسلفه وجودی سازمان بوده که متاثر از خواست اجتماعی است به عنوان مثال مقصد دانشگاهها پرورش نیروی انسانی است.
ماموریتها بیانگر جهت‌دار بودن مقاصد است برای مثال دانشگ

اهی مقصد روش نیروی انسانی را در حوزه علوم انسانی و دانشگاهی در حوزه پزشکی انجام می‌دهد و یا حتی از نظر جنسیتی و مقاطع ممکن است ماموریت دانشگاهها در پرورش نیروی انسانی متفاوت باشد.
ماموریتهای یک سازمان نیازمند به ویژگی‌های خاصی به شرح ذیل است:
۱- شرح ماموریت باید مفهوم و روشن باشد.
۲- ماموریتها باید روحیه تعهد و ایثار و علاقه مدیران و کارکنان را جلب کند.
۳- در ماموریتها باید هم افزایی یا هم نیرو زایی باشد یعنی نتیجه ترکیبی آنها بیشتر از مجموع اجزای آن باشد.
۴- در تنظیم ماموریتها از خلاقیت و نوع‌آوری کارکنان بویژه دریافتن ر

اه حلها استفاده شود.
۵- اهداف دوربرد باید منشاء ضوابط و اصول کلی سازمان باشد.
۲- اهداف
هر سازمانی نیاز به یک بیانیه روشن از هدفهای خود دارد تا بتواند آن را مبنای همه برنامه‌ریزی‌های خود قرار دهد و میزان کارآیی تصمیمات اتخاذ شده را براساس آن اندازه‌گیری کند. انجام برنامه بدون رعایت اهداف سازمانی موجب پراکنده کاری می‌شود. بنابراین هدف عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار، شامل کار مشخص و قابل اندازه‌گیری در یک محدوده زمانی خاص و با هزینه‌ای معین.
عواملی که در تعیین هدف باید به آنها توجه شود عبارتند از:
الف) نتیجه مورد انتظار قابل اندازه‌گیری باشد.
ب) چگونگی انجام کار مشخص باشد.
ج) محدوده زمانی که کار باید در آن صورت بگیرد.
د) حداکثر هزینه بر حسب واحد پول یا کار و یا هر دو.
۳- راهبردها (استراتژیها)
راهبرد، الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافش در طول زمان می‌باشد. در واقع راهبردهای یک سازمان عامل عمده‌ای جهت نیل به اهداف سازمان در شرایط عدم اطمینان و رقابت محیطی است. تعاریف زیر عمومی ‌ترین کاربردهای این واژه‌ را بیان می‌کند.
الف) طرحهای مربوط به هدفهای یک سازمان و تغییرات آن،

منابع به کار گرفته شده برای رسیدن به این هدفها و خط مشی‌ها مربوط به تامین ، استفاده یا عدم استفاده از این منابع.
ب) تعیین هدفهای بلند مدت یک سازمان، مشخص کردن دوره‌های عملیات و تخصیص منابع لازم برای دستیابی به این هدفها.
پس استراتژی عبارت است از ارائه تصویری از آنچه موسسه می‌خواهد با استفاده ازنظام هدفها و خط مشی‌های عمده به آن برسد. به این ترتیب در استر

اتژیها دقیقاً مشخص نمی‌شود که موسسه چگونه می‌خواهد به هدفهایش دست یابد. زیرا چگونگی دستیابی به این هدفها در طرحهای متعدد کلی و جزئی و پشتیبانی در نظر گرفته می‌شود.
۴- خط مشی‌ها ( سیاستها)
خط مشی معمولاً برای تعیین بهترین انتخاب در زندگی شخص یا سازمانی به کار می‌رود. خط مشی‌ها برنامه‌هایی هستند که تصمیمات کلی را در بر می‌گیرند و به عنوان راهبر یا راهنما یا چارچوب تفکر و یا اندیشه در تصمیم‌گیری بکار می‌روند. سیاست یا خط‌مشی، یک برنامه عمومی عملی است؛ به بیان دیگر، نحوه اجرای هدف را بیان می‌کند و حوزه رفتار مسئولان اجرایی سازمان را تعیین می‌کند و در عین حال وسیله‌ای موثر برای کنترل عملیات است. خط مشی، راهنما و حدودی است که تصمیمهای آتی، باید در محدوده آن اتخاذ و معین شوند.
خط مشی باید از ویژگیهای ذیل برخوردار باشد:
صراحت و وضوح- قابلیت اجرا- انعطاف‌پذیری – جامعیت – هماهنگی – مستدل بودن- متمایز بودن از قوانین – مدون و مکتوب بودن.
۵- رویه‌ها
رویه‌ها مشخص کننده شیوه عملیات و نحوه انجام کار هستند. رویه‌ها، یک برنامه زمانبندی شده بری انجام فعالیتهای آتی هستند، در واقع رویه‌ها فقط تعیین کننده شیوه عمل در سطوح مختلف سازمانند و ممکن است هر سطح از سازمان رویه‌ای خاص خود را داشته باشد. رویه‌، راهنمای واقعی عمل است تا تفکر.
۶- روشها

روشها نحوه اجرای جدول زمانبندی رویه‌ها را معین می‌کنند. روشها، جزئیات دقیق چگونگی انجام فعالیتها را مشخص می‌کنند. به عنوان مثال در بازرگانی، ابتدا چند کارشناس نسبت به اهمیت کالا اظهار نظر می‌کنند؛ در صورتی که قیمتها م

طابق با قیمتهای صادراتی باشد آن را بسته‌بندی و صادر کنند؛ این توالی اقدامات، رویه نامیده می‌شود و روشها، نحوه انجام اقدامات مذکور را معیین می‌کند. برای مثال، به منظور صدور کالاها می‌توان از روشهای ارسال با هواپیما، کشتی یا قطار استفاده کرد.
۷- دستورها (مقررات و آیین نامه‌ها)
مقررات و آیین نامه‌ها لزوم اقدام یا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجرا تعیین می‌کنند و هیچگونه اعمال نظر مشخص را اجازه نمی‌دهند.مقررات ساده‌ترین نوع برنامه‌ها می‌باشند. از لحاظ تفاوت، مقررات و خط مشی‌ها با هم فرق دارند مقررات بدون ترتیب زمانی معین انجام عملیات را راهنمایی می‌کنند در حالیکه‌، خط مشی‌ها یا روشهای انجام کار ممکن است عامل زمان را در توالی انجام کار دخالت دهند. در حقیقت خط مشی‌ها به مدیران حق انتخاب می‌دهند ولی مقررات باید بطور دقیق اجرا شوند و به این ترتیب از آزادی عمل مدیر می‌کاهد.
۸- برنامه‌ها (طرحها)
برنامه‌ها مجموعه‌هایی هستند از هدفها، خط مشی‌ها، روشها، و… برای اجرای یک کنش شناخته و معلوم. برنامه‌ها به گونه معمول با بودجه و اعتبار مالی پشتیبانی می شوند. گاهی اجرای یک برنامه مستلزم اجرای چند طرح کمکی دیگر است. علاوه بر این تمام برنامه‌ها باید بصورتی هماهنگ و زمانبندی شده و بر اساس اولویت و توالی منطقی به مورد اجرا گذاشته شوند. زیرا هر گونه شکست در اجرای هر یک از طرحهای کمکی علاوه بر اینکه هزینه‌های زائدی به بار می‌آورد، سبب به تعویق افتادن اجرای طرح اصلی خواهد شد.
۹- بودجه‌ها
بودجه‌ها برنامه‌هایی هستند که میزان درآمد و هزینه‌ مورد انتظار برای یک دوره زمانی معین را مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر بودجه صورت مالی نتایج مورد انتظار در غالب اعداد و ارقام است؛ بودجه به عنوان تدابیری برای کنترل نیز به شمار می‌رود؛ بودجه یک وسیله زیربنایی برای برنامة‌ریزی در بسیاری از موسسات است.
بنابراین بودجه نوعی برنامه است که در قالب آمار و ارقام بیانگر تعهدات سازمان می‌باشد. بودجه انواع متعددی دارد؛ برخی از بودجه‌های بر اساس میزان بازدهی سازمانی تغییر می‌کند که به آنها بودجه متغیر یا قابل انعطاف‌پذیری می‌گویند.
سازمانیها دولتی اغلب از بودجه‌ها برنامه‌ای که در آنها هدفها، جزئیات برنامه برای رسیدن به هدفها و برآورد هزینه هر برنامه مشخص شده استفاده می‌کنند.
نوع دیگری از بودجه که در واقع ترکیبی از بودجه متغیر و بودجه برنامه‌ای است، بنام بودجه بر مبنای صفر که در این روش از بودجه‌بندی فرض می‌شود که برنامه‌ها از مبنای صفر شروع می‌شوند.
دوره (مدت ) برنامه‌ریزی

یکی از سوالات مهمی که در برنامه‌ریزی مطرح می‌شود این است که آیا برنامه باید کوتاه مدت، میان مدت یا بلند مدت تنظیم شوند؟ چگونه می‌توان برنامه‌های کوتاه مدت را با برنامه‌های میان مدت و بلند مدت هماهنگ کرد؟ در بعضی موارد ممکن است برنامه‌ریزیها هفتگی یا چندماهه و یا چند ساله باشند. این پرسشها افقهای چند گانه برنامة‌ریزی را روشن می‌کنند.
موانع برنامه ریزی نوآورانه در سازمان آمار
تعداد فایل ها :۰

تعداد نظرات :۰
امتیاز :

تاکنون کتاب ها و مقالات زیادی در حوزه برنامه ریزی منتشر شده است، اما شکست هایی که بویژه طی سال های اخیر در شرکت ها و سازمان ها شاهد آن هستیم، نشان می دهند که کوتاهی در تفکر و برنامه ریزی به شیوه باز، نوآورانه و مبتنی بر یادگیری، هزینه زیادی را به سازمان ها تحمیل کرده است. در این مقاله سعی شده تا با استناد به یکی از جدید ترین و جسورانه ترین منابع موجود در این زمینه، به معرفی آن دسته از عواملی پرداخته شود که مانع از تهیه برنامه ای سودمند برای موفقیت سازمان می شوند. این مقاله برای افرادی نوشته شده که درگیر برنامه ریزی برای آینده سازمان های خود بوده (همه سطوح) و به دنبال دست یابی به مرجعی سریع و آسان برای برخی مفاهیم برانگیزاننده ای هستند که تفکر خلاق را هرچه بیشتر، تثبیت و موفقیت آتی افراد و سازمان ها را تضمین می کند.

در حالی که گروه ها و مدیران برای طراحی آینده شرکت ها یا سازمان های خود به سختی کار می کنند، استراتژی هایی پیش پا افتاده، محدود، فاقد خلاقیت و اغلب خطرناکی را که تقریبا محکوم به شکست هستند، برای موفقیت خود برمی گزینند. در بیشتر مواقع، تفکر کهنه با ایده های دست نیافتنی یا محدود عجین شده و دست در دست مسائل سیاسی و ترس آشکار از آینده نامطمئن، باعث می شود تا افراد هوشمند و سختکوش، تصمیماتی ضعیف اتخاذ کنند.

تقریبا در تمامی شرکت ها و سازمان ها، همواره با سه موضوع زیر به عنوان موانع کلی تفکر و برنامه ریزی نوآورانه مواجه می شویم:

۱) نیازهای کوتاه مدت که در کسب سود یا کاهش هزینه متجلی بوده و توانایی تفکر بلندمدت را سلب می کند.

۲) اشتیاق و احساس ایمنی که در تقلید

از رقبا، مانع نوآوری واقعی می شود.

 

۳) حفاظت از سرمایه گذاری ها و هزینه های صرف شده ای به مثابه اجتناب از سرمایه گذاری جدید که نوعی احساس امنیت یا هاله ایمنی ایجاد کرده و به نابودی خلاقیت می انجامد.

این موانع، غالبا به دلیلی مشخص ایجاد می شوند، آنها دربردارنده «نتایج زودبازده» هستند. با این وجود هیچ سازمانی نمی تواند در درازمدت تنها با توسل به نتایج زودبازده، به تمامی قابلیت های خود برسد. رقابت و روند بلندمدت و اجتناب ناپذیر تخریب خلاق (حتی اگر شما و رقبا، انقلابی در کسب و کار راه بیندازید) مستلزم آن است که برنامه ریزی استراتژیک جدی گرفته شود. به همین دلیل است که با وجود دشوار بودن موانع، سازمان ها هنوز هم باید برای برنامه ریزی وقت صرف کنند. صرف وقت در این زمینه، بسیار باارزش است زیرا می تواند ایده ها و برنامه هایی خلاقانه تر و نوآورانه تر به بار آورد.

از لحاظ تاریخی، ایده های نوین قدرتمند ترین نیرو در طول دوران تاریخ بشر بوده است. ایده های بنیانی برای خلق چیزهای جدید، پیوسته موجودیت انسانی را به پیش برده اند. بنابراین، اندیشه پایه خلق سازمان های ما و آینده آنهاست. ریشه بسیاری از برنامه ریزی راهبردی ضعیف و غیردقیق، نداشتن تفکر مناسب و ایده پردازانه است. اگر به دنبال برنامه ریزی نوآورانه هستیم، بهتر است که دریابیم اندیشه های بکر و انگیزشی، قبلا در کجا وجود داشته اند. باید به دنبال منبعی برای اندیشه های غنی باشیم که سست و بی پایه نبوده و از طرفی به سهولت نیز قابل استفاده باشند.

● برنامه ریزی به منزله تفکر سازمانی

برنامه ریزی، اساسا فرایندی فکری است. ریشه برنامه ریزی ضعیف و غیردقیق، نداشتن تفکر مناسب و ایده پردازانه است. بنابراین نباید به برنامه ریزی به عنوان فرایندی کنترلی نگاه کرد. چرا که برنامه ریزی در واقع نوعی فرایند یادگیری پویاست. شیوه ای است تا سازمان یاد بگیرد راه پیش روی خود را چگونه طی کرده و از طریق اتخاذ تصمیمات مناسب، به نحوی مؤثرتر، رقابت کند. کیفیت و اثرگذاری هر برنامه استراتژیک، به وجود رویکرد مبتنی بر یادگیری وابسته است. استراتژی، مستلزم پیاده سازی تفکر در صحنه عمل است و هم از این رو، بخش محوری فرایند تبدیل ایده به عمل و واقعیت است. صورت بندی استراتژی، مستلز

م داشتن تفکر کاربردی در خصوص خلاقیت و حل مسئله است. برنامه ریزی یعنی

 

یادگیری و یادگیری یعنی برنامه ریزی. برنامه یادگیری باید دستاورد اصلی برنامه استراتژیک مناسب باشد. برنامه ریزی استراتژیک یعنی فرایند تفکر درباره آنچه که سازمان نیاز دارد تا بیاموزد. برنامه استراتژیک مجهز به مؤلفه یادگیری، روشی اثربخش است که سازمان می تواند قوی تر، خلاق تر و نوآورانه تر عمل کند. نقش برنامه ریزی، پشتیبانی از یادگیری سازمانی و انعطاف پذیرسازی سازمان است تا به عنوان مزیتی رقابتی، خود را با تغییر سازگار کند. وظیفه برنامه ریزی، خلق فرایندی تعاملی و مستمر است تا سازمان بتواند با محیط سازگار شود.

● توجه یک جانبه به نیازهای کوتاه مدت

یکی از موانع تفکر و برنامه ریزی نوآورانه، توجه صرف به نیازهای کوتاه مدت سازمانی است. در این حالت، دغدغه ذهنی رهبران سازمانی، کسب سود یا کاهش هزینه است. به زعم برخی رهبران، کسب نتایج زودبازده، راهی جز این ندارد اما تکیه بر کمیت، عدد و رقم و نیز غافل شدن از محتوا و درونمایه ای که منجر به این اعداد و ارقام می شود، خطرات بسیاری برای سازمان در پی خواهد داشت. عمده ترین کاستی، دامن زدن به تفکر کوتاه مدت است. در این حالت، هدف سازمان بر دستیابی هرچه سریعتر به اعداد مورد نظر، تمرکز می یابد. دارایی های فیزیکی، جایگاهی مهم تر می یابد و هزینه کردن در آن، به دلیل استعداد تبدیل سریع به پول و زودبازده بودن نتیجه، سرمایه گذاری به حساب می آید، اما هرگونه سرمایه گذاری در نامشهودها، به دلیل عدم بازدهی سریع در دوران عمر کاری یک مدیریت، هزینه به نظر آمده و در اولویت قرار نمی گیرد.

● ساده انگاری

یکی از موانع تفکر و برنامه ریزی نوآورانه، گرفتار شدن در دام تفکر دوگانه است. تفکر دوگانه یعنی برخورد ساده انگارانه با پدیده ها و واقعیت های عینی، اتخاذ یک موضع و پافشاری بر آن و اسیر شدن در چارچوب ذهنی صفر و یک. برخورد ساده انگارانه با پدیده ها، خلاقیت و نوآوری را از بین می برد. برنامه ریزی ضعیف، یعنی اتخاذ یک موضع و قدرت بخشیدن به آن در

سازمان به گونه ای که بر تفکر، برنامه ریزی و فرایندهای خلاقیت پروری و ایده پردازی افراد مسلط شود. چنین تفکری، به نوعی تحویلی گری منجر می شود زیرا وحدت حقیقی یک پدیده، به قسمت های مجزا تفکیک و همین امر سبب درک اشتباه روابط علت و معلولی می شود. درغلطیدن در هر نوع چارچوب فکری صلب و انعطاف ناپذیر، خود به خود به «گزینش دلخواه» اندیشه ها و افکاری می انجامد که فرد با آن خو گرفته و برای او کاملا جا افتاده، پذیرفته شده و ارز

شمند است. بدیهی است که مورد هجوم قرار گرفتن قالب ها و الگوها، حالتی از نادانستگی ایجاد می کند و همین امر باعث ترس و در نتیجه مقاومت پنهانی فرد می شود.

برای نیل به یک برنامه ریزی استراتژیک موفق در سازمان، باید قالب های ذهنی دوگانه ای را که به تحلیل «یا این یا آن» می انجامند، شکست. در ذهن داشتن و مورد توجه قرار دادن همه جانبه های واقعیت عینی پدیده ها، به تفکر و تحلیل و یادگیری «هم این و هم آن» می انجامد. در این صورت، در فرایند برنامه ریزی استراتژیک، از سرعت بی مورد و اجماع عجولانه پرهیز می شود.

● تفکر قالبی

یکی از آفات مضر تفکر و برنامه ریزی نوآورانه، داشتن تفکر کهنه، قدیمی، قالبی و تقلیدی است. در موارد بسیاری مشاهده می شود که مدیران سازمان ها برای طراحی آینده سازمان خود بسختی تلاش می کنند، اما برای تحقق موفقیت برنامه های استراتژی پیش پا افتاده، محدود، فاقد خلاقیت و اغلب خطرناک را برای دستیابی به موفقیت برمی گزینند. دلیل این مسئله، وجود قالب های کهنه تفکر است که با ایده های دست نیافتنی یا محدود عجین می شود. محدود کردن دایره تمرکز و تفکر، گرچه درک آنچه را که موجود است آسان می سازد، اما به نوعی ساده سازی بیش از حد می انجامد که ریشه تفکر خلاقانه را در سازمان می خشکاند. برای باز کردن فضای تفکر و نگرش در فرایند برنامه ریزی، می بایستی حتی به ایده های به ظاهر کوچک و بی اهمیتی که توسط گروهی کوچک از افراد ارائه می شوند، توجه کرد. گاه ممکن است

که این ایده ها و نکته ها، رابطه ای مستقیم و روشن با موضوع نداشته باشند. اما تغییر منظر و نوع نگاه باعث می شود تا ظرفیت های بیشتری برای رصد ایده ها و احتمالات جدید به وجود آید. این نوع نگاه از زوایا و منظرهای متفاوت و گوناگون، نوعی نگاه منشوری

بوده و باعث بروز دیدگاه هایی متفاوت می شود. گردهم آمدن افراد با عقاید، افکار، سوابق و نگاه های متعدد و مختلف در کنار یکدیگر، باعث می شود دید کلان نگری بر فرایند برنامه ریزی استراتژیک حاکم شود.

● نداشتن قصد قوی و روشن

گرچه هیچ قصد و نیتی به خودی خود تاثیرگذار نیست، اما داشتن قصد قوی و روشن، انرژی آفرین بوده و برای خلق واقعیت و آینده ای که در پی آن هستیم عاملی موثر است. قصد ما، برداشت ما را تنظیم می کند و بنابراین، درک ما را از واقعیت شکل می دهد. نحوه تعریف و تشریح پدیده ها و رخدادها از نظر ما، تعیین کننده چگونگی آنهاست. به همین علت است که افراد با قصد های مختلف می توانند واقعیت های مختلفی را از شرایط و محیط واقعی همسان، خلق کنند. تاثیرپذیری واقعیت از قصد ما، چیزی جز نقطه نظر ما درباره آن نیست.

محیط کسب و کار می تواند به هر دلیلی و در هر لحظه ای تغییر کند و راه را برای امکان پدید آمدن احتمالات کاملا جدید بگشاید. گاه باید با نگرش ها از جهات مختلف درپیچید و فرضیات، باورها، ارزش ها و واقعیت های مسلم را به چالش فراخواند. پذیرش محدوده وسیع احتمالات، برای خلق محصولات و خدمات جدید و موفق، ضروری است.

● انعطاف ناپذیری

مسیر حرکت شتابناک سازمان ها در عصر حاضر، بسیار پرفراز و نشیب است. از جمله عواملی که باعث عدم پیش بینی چگونگی تغییرات می شود، اصرار بر ماندن در موقعیت یا جهتی خاص است. امروزه، اصل عدم قطعیت که در فیزیک کوانتوم مورد توجه قرار گرفته است، در مسائل مدیریتی و از جمله برنامه ریزی استراتژیک نیز مدنظر است. مطابق این اصل، محدودیت هایی در درک دقیق واقعیت ها وجود دارد. مثلا، درک کامل ویژگی های یک ایده، باعث می شود تا درکی کامل از روند تکامل و دگرگونی آن ایده نداشته باشیم. در حوزه تفکر نیز اگر بر محتوای فکر تمرکز کنیم، جهت تفکر را از دست می دهیم. توجه به اصل عدم قطعیت در برنامه ر

یزی استراتژیک سازمان، نشان می دهد که سازمان ها به یادگیری نیاز دارند زیرا هر پاسخ درست، تنها در زمینه ای محدود درست است. اهمیت ذهنیت باز برای یادگیری در این است که امکان تنظیم مجدد سازمان بر اساس محیطی تغییریافته را فراهم می آورد. یادگیری، منجر به انعطاف پذیری می شود و انعطاف پذیری درهای خلاقیت و نوآوری را می گشاید. توانایی تغییر کردن سریع تر در مقایسه با رقبا، مزیت رقابتی قابل توجهی است.

 

آموخته ها می بایستی منجر به تغییر شوند. سیستم ها باید دائما خود را در حالت توازن نگه دارند. وضعیت های خارج از توازن، موقعیت های جدید متوازن و متعادل را گسترش می دهند. مشارکت، نگرش و اعمال ما، بر حالت توازن در چرخه مستمر بازخورد تاثیر می گذارد. انعطاف در برابر جریان مستمر اطلاعات حاصل از چرخه بازخورد، امری ضروری است.

● نگرش نادرست نسبت به محیط

درک صحیح و مطابق با واقع از محیط کسب و کار، اساس برنامه ریزی استراتژیک و تعیین درست مسیر حرکت در محیط است. محیط کسب و کار، ماهیتی زنده دارد. اگر چنین درکی نسبت به محیط وجود نداشته باشد، رابطه ای پویا، زنده و فعال با محیط، تعریف و ترسیم نخواهد شد. نقش برنامه ریزی، پشتیبانی از یادگیری سازمانی و انعطاف پذیری سازمان است تا به عنوان مزیتی رقابتی، خود را با تغییر و محیط متغیر سازگار کند طی فرایند برنامه ریزی و توسعه استراتژی، سردرگمی در برابر درک شرایط محیط کار می تواند منجر به ناهمخوانی و ناسازگاری شود. با این دیدگاه، از برنامه ریزی به عنوان ابزار یادگیری برای فهم بهتر محیط کسب و کار یاد می شود.

● عدم توجه به وجه انسانی برنامه ریزی

برنامه ریزی، فرایندی انسانی است. برنامه ریزی خوب، توسط اشخاص یا تیم هایی صورت می گیرد که خود آنها متوازن و متعادل هستند. توازن به مفهوم برقراری تعادل بین قلب و خرد است. ضرورت این مسئله زمانی آشکار می شود که باور کنیم وظیفه برنامه ریزی، نگاه متعادل و متوازن به تمامی جنبه های احتمالی و سناریوهای گوناگون پیش رو است. باید به همه چیز توجه کرد. کسب و کاری که هدف اصلی آن سود رساندن به «تمامی ذینفعان» است، باید چشم اندازی فراتر از علاقه به کسب سود و غلبه بر رقبا داشته باشد.

سازمان نیز مانند محیط، هویتی جمعی واقعا زنده دارد. عاملی

در لایه زیرین و پنهان سازمان وجود دارد که فراتر ار صورت های سود و زیان و دارایی های مادی، زمینه چرخش امور سازمان و اخذ انرژی لازم را فراهم می سازد. ایده های جذاب در سطوح سازمان، موجد و مولد انرژی تلقی می شوند. ایده ها، امواجی هستند که از دریای ذهن افراد پدید می آیند و سازمان را به حرکت وا می دارند. وقتی ایده های خوب با ارزش های جاری مشتریان پیوند خورده و تجلی می یابد، موقعیت سازمان تضمین می شود. یکنواختی کار و روزمرگی کار، کشنده فکر انرژی بخش و خلاق است. رفتار احترام آمیز طی

 

فرایند برنامه ریزی استراتژیک، تفکر مشارکت جویانه و نوآورانه را ترویج و تشویق می کند.

● نتیجه

برنامه ریزی، فرایندی انسانی و پویاست که توسط اشخاص یا گروه ها شکل می گیرد. به همین علت باید از توازن و تعادلی همه جانبه برخوردار باشد؛ توازنی که مبتنی بر دل و اندیشه است و نگرشی کلان به مسائل و موضوعات دارد. نقش برنامه ریزی نیز پشتیبانی از یادگیری سازمانی و انعطاف پذیری سازمان است تا به عنوان مزیتی رقابتی، خود را با تغییرات و محیط متغیر سازگار کند. اساس برنامه ریزی استراتژیک و تعیین درست مسیر حرکت در محیط، درک صحیح و مطابق با واقع از محیط کسب و کار است.

اگر این درک از آغاز وجود نداشته باشد، تعاملی پویا و فعال با محیط، تعریف و ترسیم نخواهد شد. ریشه شکست برنامه ریزی در سازمان ها، دور کردن آن از فرایند یادگیری سازمانی و محدود ساختن آن به انجام پروژه هایی محدود و منزوی از جریان کسب و کار است. سازمان ها برای برون رفت از این معضل، باید موانع مسیر را ب

شناسند تا بتوانند اقدام به کنار زدن آنها کنند. استفاده از مبانی فکری و نظری مفاهیمی مانند عدم قطعیت که در فیزیک کوانتوم مطرح است، بخوبی می تواند دیدگاه انعطاف گرایانه و تلقی های نوآورانه را بر برنامه ریز های سازمانی تقویت کند.