بهره وری در بخش سازمانی

بهره وری چیست؟
بهره وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت برون داد بر درون داد یکفرد، واحد وسازمان بکار گرفته می شود. داده/ستانده = بهره وری
به منظور کنترل تورم، رشد اقتصادی ، صرفه جوئی در استفاده از منابعکمیاب، افزایش قدرت رقابت بیش از پیش به بهره وری اهمیت داده میشود.

– شاخصهای بهره وری کدامند و چه ویژگیهایی دارند؟
شاخصهای بهره وری را می توان به دو بخش کلی تقسیم کرد:
۱-شاخصهای بهره وری (کلی و جزئی)

شاخص کلی: نسبت خروجی به جمع کل ورودیها (نیروی کار، هوا، سرمایه، …)
شاخص جزئی: نسبت خروجی به هر یک از ورودیها

۲-شاخص عملکرد: هر نوع رابطه میان عوامل مؤثر و اجزای عملکردبخشهای داخلی و فعالیتهای مختلف یک سازمان که به شکل نسبت بیان می شود.
– ویژگیهای شاخصهای مناسب:
۱-بتواند کل سیستم و همچنین زیر سیستم ها را ارزیابی کنند.

۲-قابل درک بوده و از نظر محاسباتی ساده باشند.
۳-نسبت به تغییرات غیر قابل کنترل، مستقل باشند.
۴-سیستم اندازه گیری باید عملی و کار بردی باشد.

مقدار خطاهای نیروی انسانی در رضایت ارباب رجوع یا مشتریان و میزاناستقبال آنان، حجم سازمان رضایت شغلی کارکنان، مقدار دفعات شکست و ناکامیسازمان، ساعات کار سازمان، غیبت کارکنان معیارهاییهستند که بوسیله آنها می توان بهره وری را مورد سنجش قرار داد و اینمعیارها که جهت ارزیابی نیروی انسانی شاغل است اولا باید عملی باشندثانیا باید قابل دستیابی و راهگشا باشند.

– چه مشکلاتی در ارتباط با بهره وری وجود دارد؟
بسیاری از عوامل که برای بهره وری نامطلوب شناخته شده است (ماشین آلاتکهنه، طراحی نامناسب شغل، اموزش غیر اثر بخش یا نا کافی کارکنان، افزایشغیر منتظره حجم کار) خارج از کنترل واحد تولید یک سازمان هستند. این فرضمطرح است که بزرگترین مشکلات موجود در راه افزایش بهره وری ناتوانیکارکنان و انگیخته نشدن آنان برای کار اثر بخش است. بعضی دیگر ازصاحبنظران معتقدند که مواد اولیه ناقص، طراحی ناقص تولید، اشتباهات مدیریتبیشترین سهم را در کاهش بهره وری سازمان دارند.
-چه عواملی در بهره وری مؤثر می باشند؟

عوامل مؤثر در بهره وری را می توان به چند دسته تقسیم نمود:
۱-عوامل مربوط به نیروی انسانی (مقدار نیروی انسانی، متخصص آموزش، حقوق و مزایا)
۲-عوامل مربوط به مدیریت (تخصص، روابط مدیریت با کارکنان، …)

۳- عوامل وابسته به دولت (قوانین و مقررات، سیاستها، …)
۴-امکانانت و تسهیلات (تجهیزات، ماشین آلات، زمین و ساختمان، تأسیسات، …)

۵-تکنولوژی (نوع فرایندها، کیفیت محصولات، دانش فنی طرح، …)
۶-عوامل محیطی (بازار محصولات، جاذبه های محیطی، عوامل زیست محیطی، …)
۷-مواد و انرژی (مواد اولیه، مواد مصرفی، انرژی …)
– چه عواملی باعث افزایش بهره وری می شوند؟
شیوه های گوناگون برای افزایش بهره وری وجود دارد که به برخی از این شیوه ها اشاره می شود

۱-رضایت مصرف کننده (پاسخگوئی نسبت به درخواست های مصرف کننده و توانائی برآورده ساختن خواسته ها و نیازهای آنان عینی و تلویحی آنان)
۲-بکارگیری نیروی انسانی (بکارگیری توانائی های بالقوه افراد کهمنتهی به مشارکت آنان می شود و امکان بهبود مستمر را فراهم می کند)
۳-کیفیت کالاها و خدمات ( ابعاد نه گانه کیفیت )

۴-رهبری (تا چه اندازه مدیران برای حفظ کیفیت موجود از نظام عینی استفاده می کنند)
۵-برنامه ریزی راهبردی (برنامه ریزی سازمان برای حفظ کیفیت کالاها و خدمات)
الف)تاريخچه ي مديريت:

تقريبا از روزي که بشر زندگي اجتماعي خود را آغاز کرده است مديريت يکي از ارکان اصلي زندگي اجتماعي بوده است و بي شک صنعت ساختمان سازي که عمري در حد بشر دارد نيز از آن بي بهره نبوده است. مديريت در گذشته عموما به سه شيوه ي استبدادي پدران و مشارکتي بوده است.
در مديريت استبدادي عموما يک نفر در راس و تنها تصميم گيرنده گروه بوده و ديگران تنها مجري اوامر او بوده اند از آنجايي که بيشتر کارگران در اين شيوه ي مديريتي بردگان و اسراي جنگي بوده اند مي توان نتيجه گرفت که در الگو رييس هيچگونه مسووليتي در قبال زيردستان نداشته است. نمونه ي اين شيوه ي مديريتي را مي توان در تاريخ مصر باستان و نيز بخشي از تاريخ روم جستجو کرد.

مديريت پدران يا شيوه ي مديريتي پدر و فرزند همان گونه که از نامش پيداست به فعاليت هاي اجتماعي به چشم يک خانواده که رييس در آن پدر و مرووسين فرزندان هستند و در قبال يکديگر وظايفي دارند نگاه مي کند اين شيوه ي مديريتي که احتمالا از چين منشا گرفته است از لحاظ کاربردي شبيه مديريت استبدادي است با اين تفاوت که پدر نيز در برابر فرزندان داراي مسووليتي بوده و وظيفه ي تامين معاش و احتياجات اوليه زندگي آن ها را در قبال کاري که انجام مي دهند دارا بوده است.
اما مديريت مشارکتي که با قدري تغييرات در شيوه ي اجرايي اش نسبت به گذشته مديريت پذيرفته شده در دوره ي کنوني مي باشد بر همکاري و همفکري متقابل تمامي اجزاي کار اعم از رييس و مرووس يا همان کارفرما و کارگر اشاره دارد و از اين بابت يک سر و گردن از مديريت پدران بالا تر است. گذشته ي اين نوع مديريت را مي توان در بخشي از تاريخ ايران و روم باستان و شکوه آن را در شيوه ي مديريتي پيامبر اسلام و امام علي«ع» جستجو کرد.

ب‌) مدير کيست؟ مديريت چيست؟
از مديريت مي توان به عنوان استعداد دستيابي به بيشترين کيفيت و کميت توليدات و بهره وري در برابر کمترين هزينه و کار نام برد. يک مدير واقعي مديري است که با وجود نيرو سرمايه تجهيزات و زمان کم بتواند بيشترين کارايي و بهره وري را از امکانات موجود بدست بياورد و از ارزش کار وقت مواد و مصالح و نحوه ي صحيح مصرف کردن آن آگاهي داشته و پوسته در صدد يافتن طرق مناسب براي بهبود کار و اوضاع باشد.

اگرچه در گذشته(و يا حتي پروژه هاي کوچک امروزي) به علت گسترده نبودن کارهاي ساختماني مي شد از يک فرم مديريت نظامي که در آن اداره کل مجموع بدست يک نفر بود، استفاده کرد؛ اما در پروژه هاي بزرگ امروزي با توجه به پيچيده بودنشان نياز به تشکيلات مديريتي و نگاه به مقوله ي مديريت به عنوان يک فن و دانش احساس مي شود.
پ)۵م(پنج ميم) مديريتي:

امروزه در اصطلاح اقتصادي براي توليد يک کالا يا اداره ي يک موسسه صنعتي، توليدي و يا ساختماني به پنج عامل اساسي زير نياز مي باشد:
۱-ماشين آلات(Machinery)
2-مواد اوليه(Material)
3-منابع پولي(Mony)

۴-مردان کار (Men)
5-مديريت(Management)
ت)شرايط موفقيت يک مدير:
توانايي ايجاد هماهنگي در زير بخش هاي کار از آن جمله:
۱٫ تقسيم مناسب مسووليت به اداره کنندگان و واگذاري اختيارات کامل و اعطاي اداره ي کار و خواستن مسووليت انجام کار ها.
۲٫ داشتن تعداد کافي اشخاص صلاحيت دار در امر مديريت.(هيئت مديره)
۳٫ داشتن استعداد توانايي و صلاحيت در امر رهبري و مديرت علاوه بر داشتن تخصص و دانش فني و علمي.
۴٫ توانايي جلب همکاري صميمانه کليه ي کارکنان يک موسسه و جهت دادن آن ها به دنبال يک هدف مشترک و بالا بردن کارايي آن ها.
۵٫ آگاهي به امور مالي و سيستم هاي حساب داري و تعيين در آمد ها و هزينه ها و در جريان سود و زيان يک شرکت بودن.
ث‌
بررسي ضرورت اجراي يک طرح در يک منطقه:
به طور کلي آشنايي با نياز هاي اوليه اجراي يک طرح، ميزان اهميت يک پروژه و شرايط و محل اجراي آن و نيز شناسايي مشکلات پيش رو از الزامات اجراي يک طرح مي باشد.
خطوط کلي بررسي ضرورت اجراي يک طرح در يک منطقه به شرح زير مي باشد:

۱٫ انجام مطالعات و بررسي هاي لازم در زمينه هاي توليدي و شناخت امکانات فني، مالي، نيروي انساني، زمين و نياز ها، توجيهات اقتصادي-سياسي-اجتماعي.
۲٫ انجام مذاکره و تبادل نظر لازم با مقامات و مسوولين منطقه و موسسات پيرامون اهداف طرح مذکور و کسب اطلاعات و مجوز هاي لازم براي اجراي طرح.
۳٫ تجزيه و تحليل اطلاعات و آمار و ارقام گرد آوري شده جهت شناخت هرچه بيشتر از مسايل و مشکلات موجود و ضرورت هاي ايجاد طرح و پيش بيني هاي لازم براي برطرف نمودن نارسايي هاي موجود و… .

۴٫ مشخص نمودن اهداف کوتاه مدت ميان مدت و بلند مدت با توجه به اطلاعات جمع آوري شده.
۵٫ تهيه و تنظيم برنامه هاي لازم جهت دست يابي به اهداف مذکور و ارايه ي طرح تشکيلات و سازماندهي اجراي طرح، و تخمين هزنه ي کارهاي اجرايي و خلاصه ارزيابي هاي لازم.
ج)شناخت از مسايل اوليه ي کارگاهي و تجهيز کارگاه:

مراحل پنجگانه ي جهت شناخت از مسايل اوليه کارگاهي به قرار زير است:
• مرحله ي اول: شناخت پروژه و مسايل مربوط بدان.

الف)دسترسي ها: بررسي و مشخص نمودن نحوه دسترسي به کارگاه با توجه و موقعيت خاص زمين مورد نظر و امکانات موجود.
ب)بررسي موقعيت طبيعي و جغرافيايي و اقليمي:زمان و ميزان بارندگي و يخبندان و فصول سرد و گرم و طوفان وپستي و بلندي زمين و نوع خاک و زمان کار و ….. .
ج)بررسي طرق مختلف تدارکات مصالح مورد نياز کارگاه:
• مرحله ي دوم:تدوين برنامه ي اجرايي و تدارکاتي کارگاه.

• مرحله ي سوم:آماده سازي محل کار:
الف)بر طرف کردن عوارض زمين
ب)ايجاد سازه هاي موقت(بهتر است براي صرفه جويي در محلي تعبيه شود که پس از اتمام کار به عنوان يکي از اجزاي ساختمان اصلي مانند انبار استفاده شود)
• مرحله ي چهارم:تهيه و تدارک مصالح لازم.
• تجهيزات و ماشين آلات:با توجه به نوع پروژه از نظر سازه و حجم عمليات آن و با در نظر گرفتن شرايط کارگاه و امکانات تعيين مي شود.