مقاله بودجه ریزی عملیاتی

عنوان مقاله: مطالعه و بررسی کاربرد بهای تمام شده خدمات درسیستم مدیریت منابع مالی و بودجه ریزی عملياتي دربخش آزما یشگا ه مرکزآموزشی درما نی امیرالمومنین (ع) سمنان
چکیده : روش بود جه ریزی که هم اکنون در سا زما نهای دولتی رواج دارد و ترکیبی از روش بودجه ریزی سنتی و بودجه ریزی برنامه ای است که اطلاعاتی جامع در مورد نتایج هزینه صرف شده اعتبارات و میزان اثر بخشی و کارآیی آن در دست نیست .(۱) از طرفی براساس مواد قانون سوم و چهارم توسعه اقتصادی ،اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مبنی بر تدوین سیاستهای کلان کشوری در خصوص بودجه ریزی برنامه ای جهت دستیابی صحیح و سریع به اثر بخشی و کارائی هزینه های انجام یافته ها را برآن داشت تا در مورد اثر بخشی و تعیین نرخ بهای تمام شده خدمات در مدیریت منابع مالی (بودجه ریزی عملیاتی ) در مرکز آموزشی درمانی امیرالمومنین (ع) مطالعه و بررسی نماییم تا بتوان از نتایج آن بهره گرفت .

این مطالعه بصورت توصیفی تحلیلی در واحدهای بخش آزمایشگاه مرکز آموزشی درمانی امیرالمومنین (ع) سمنان صورت گرفته است بدین صورت که با استفاده از اطلاعات مالی موجود در مورد هزینه ها ی دستمزد،مواد،سربار، بهای تمام شده خدمات تعیین گردید.
یافته های این پژوهش نشان می دهد که از کل هزینه های انجام یافته برای آزمایشات واحد های مختلف بخش آزمایشگاه ۲/۷۹% وضعیت نامساعدی نسبت به نرخ تعرفه تعیین شده دولتی دارند.

واژگان کلیدی:بودجه ریزی عملیاتی – بسته خدمتی (مواد – دستمزد – سربار )– تعرفه – تخصیص منابع – هزینه –بهای تمام شده یک خدمت

آدرس : سمنان- بلوار بسيج –ستاد شماره (۲) دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي درماني سمنان-معاونت پشتيباني-مديريت تشكيلات ،آموزش و بودجه برنامه اي -تلفن ۴۴۴۷۶۱۹-۰۲۳۱ فاكس-۴۴۴۸۹۵۰-۰۲۳۱

مقدمه :
باتوسعه وظائف دولت و افزایش سریع هزینه های دولتی آن با وضعیت عمومی کشور ،کنترل مخارج اهمیت خود را از دست داده است.لذا ضرورت بهبود در سیستم های برنامه ریزی کنترل و مدیریت منابع مالی و شفاف نمودن فرایند بودجه ریزی مطرح گردید . تا مدیران بتوانند با استفاده از اطلاعاتی که در خصوص نتایج عملکردها ، هزینه های اجرایی و فعالیتها براساس این اطلاعات کسب می نمایند در برنامه ریزی و سیاستگزاری آینده سازمان بکار گیرند .
بعلت محدود بودن منابع و عدم ارتباط مشخص بین بودجه عملیاتی هر دستگاه و نبود امکان پایش دقیق فعالیتها ،تکیه بر چانه زنی در جذب اعتبارات بیشتر برای توسعه واحد ها موجب بروز مشکلاتی در تنظیم بودجه دولت و عدم استفاده از آن گردیده است .

با افزایش سیر صعودی رشد و توسعه تکنولوژی و تنوع فعالیت ها ، می طلبد در سازمان نسبت به سنجش و پایش هزینه های هر فعالیت اقدام نموده تا مشکلات جذب اعتبار و تخصيص صحیح آن تا حدودی مرتفع گردد.
در سال ۱۹۸۳ با توجه به افزایش نقش تکنولوژی در ارائه خدمات بهداشتی درمانی و هزینه بالای آن ،بیشتر بیمارستانها براساس تشخیص گروههای تخصصی بهای هر خدمت را تعیین میکردند . این سیستم از قرن ۱۹ به دلیل اینکه بخشی از هزینه های متغیر در آن لحاظ نگردیده بود دستخوش تغییر شد و با لحاظ نمودن هزینه های متغیر نسبت به تکمیل بهای تمام شده خدمات اقدام گردید لیکن باز هم نقصی برآن وارد بود تا اینکه آقای کاپلن در سال ۱۹۹۰ با اجرای روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت در بخش بهداشت ، درمان نقش مهمی را در سیستم بودجه ریزی عملیاتی ایفاد نمود . ( ۲)

این روش برشناسایی هزینه ها ، اطلاعات غیر مالی جهت بهبود عملکرد و افزایش کارائی فعالیتها تاکید دارد طبق نظریه اقتصاددانان تحلیل هزینه ها در تعیین قیمت تمام شده هر واحد خدمت یا کالاهای ارائه شده اهمیت و ضرورت خاص داشته و خدمات درمانی نیز از این قاعده مستثنی نمی باشد .
بنابراین ایجاب می کند که هزینه های بهداشتی و درمانی نیز براساس نوع منابع فیزیکی ،مالی و انواع خدمات قابل عرضه تجزیه و تحلیل گردند در این راستا استفاده از سیستم بودجه بندی عملیاتی یا تامین اعتبارات هزینه ای به صورت هدفمند در سازمان از اولویت خاصی برخوردار است .
آگاهی از اطلاعات شفاف اخذ شده از هزینه یابی بر مبنای فعالیت به مدیران این توان را خواهد داد که در تدوین برنامه و بودجه ریزی عملیاتی آینده سازمان خود نقش اساسی را ایفا نمایند .

روش تحقیق :
تعیین بهای تمام شده خدمات در بودجه ریزی عملیاتی نقش اساسی و بنیادی را ایفا می نماید و می تواند به افزایش کار آئی و اثر بخشی اعتبارات منجر شود .
این مطالعه به منظور تعیین بهای تمام شده خدمات در بخش آزمایشکاه مرکز انجام یافت تا تاثیر آن را در بودجه ریزی عملیاتی مشخص نماید .
در این راستا جهت تعیین بهای تمام شده خدمات با استفاده ازهزینه یابی بر مبنای فعالیت اقدامات زیر انجام گرفت:
ابتدا کل آزمایشات انجام شده در بخش آزمایشگاه با نظر کارشناسان مربوطه طبقه بندی و به ۵ بخش سرولوژی- هماتولوژی-میکروب شناسی –بیو شیمی و تجزیه ادرار تقسیم شد .

برای محاسبه بهای تمام شده خدمات در این ۵ بخش سه عامل هزینه دستمزد،مواد و سر بار نقش اساسی را ایفاد می نماید که باید برای هر آزمایش مشخص شوند .
بدین منظور جهت تعیین هزینه های فوق با استفاده از فرمهای ارسالی وزارت متبوع (فرم های ۱۶ گانه) با هماهنگی مسئولین بخش آزمایشگاه و واحد امور مالی مرکز و کارشناسان بودجه معاونت پشتیبانی تکمیل و بر اساس آن وضعیت موجود کل هزینه های انجام شده در بخش فوق تعیین و مشخص گردید.

تعیین هزینه پرسنلی(دستمزد) :
ابتدا دقایق (زمان ) صرف شده برای هر تست از كارگروه مدیریت مبتنی بر عملکرد اخذ گردید .
همچنین تست های انجام شده در طول سال ۸۳ از بخش آزمایشگاه که دارای برنامه نرم افزاری مناسب می باشد گرفته شد .
دقایق صرف شده برای هر تست بر تعداد تست هاي انجام شده در طول یکسال ضرب شد تا زمان انجام کل تست در طول همان سال بدست آید .
سپس زمان انجام سالانه یک تست ، به زمان انجام کل تستهای یک سال (۷۱۴/۲۹۸۳۴) تقسیم شد تا نسبت زمان یک تست بدست آید.
در مرحله بعد نسبت زمان در هزینه دستمزد یک سال که معادل ۲۲۹۱۷۶۹۹۳ بوده است ضرب شد تا هزینه پرسنلی یک تست بدست آید.
و از هزینه پرسنلی یک تست در تعداد کل تستهای یک سال،کل هزینه پرسنلی(دستمزد) هر تست در طول یکسال حاصل آمده که در جداول ۱ تا ۵ به تفکیک آمده است.

مثال:
محاسبه هزینه پرسنل یک تست CBC
دقیقه ۴/۳۵= زمان انجام تست CBC
5892=تعداد تست های انجام شده CBCدر طول ۸۳
زمان صرف شده براي انجام كل تستهاي CBCبه دقيقه ۸/۲۰۸۵۷۶=۵۸۹۲*۴/۳۵
زمان صرف شده براي انجام كل تستهاي CBCبه ساعت ۲۸/۳۴۷۶=۶۰÷۸/۲۰۸۵۷۶
نسبت زمان تست CBC 1165/0=714/29834÷۲۸/۳۴۷۶
كل هزينه پرسنلي تست CBC در طول يك سال ۲۶۶۹۹۱۲۰=۲۲۹۱۷۶۹۹۳*۱۱۶۵/۰

پس از بدست آوردن هزینه دستمزد هر یک از تست ها ، هزینه های سر بار کل بخش آزمایشگاه به نسبت هر یک از تستها سر شکن گردید و هزینه سر بار هر تست حاصل آمد
برای تعیین هزینه مواد فرمی طراحی گردید و در اختیار مسئول آزمایشگاه قرار داده شد تا مواد مصرفی و غیر مصرفی هر یک از تست ها را مشخص نماید تا هزینه مواد مورد استفاده در هر تست تعیین گردد در نهایت با جمع اعداد حاصل از هزینه دستمزد ، هزینه های سربار و مواد جمع کل هزینه کرد مربوط به هر تست در واحد های مختلف بخش آزمایشگاه حاصل آمد و در نهایت از تقسیم جمع کل هزینه یک تست به تعداد کل انجام شده در طول یک سال بهای تمام شده یک تست محاسبه گردید .

توضيحات فرمهاي ارسالي وزارتخانه ( فرمهاي ۱۶ گانه )
فرم شماره ۴ – هزينه هاي پرسنلي :

در اين فرم هزينه پرسنلي به انواع اقلام تشكيل دهنده هزينه تجزيه شده است كه مي تواند سهم هزينه پرسنل توليد كننده خدمات را شناسايي نمود و نسبت به تعديل هر هزينه اقدام نمود

فرم شماره۵-هزينه پرسنلي به تفكيك مراكز :
در اين فرم تلاش گرديده است كه سهم هر هزينه پرسنلي با رعايت به حضور و تاثير مستقيم و يا غير مستقيم پرسنل در مراكز هزينه تشخيص داده و هزينه مربوط به واحد ذيربط تجزيه گردد . به استناد اين جدول ، امكان تسهيم هزينه ها به توليد فراهم مي آيد .

فرم شماره ۶- هزينه انرژي بيمارستان :
هدف از اين فرم تشخيص هزينه كل انرژي مصرفي بيمارستان مي باشد پس از تشخيص از آنجا كه بيمارستان فاقد سيستم جامع حسابداري بهاي تمام شده مي باشد هزينه هاي مربوط را بر مبناي سطح زير بنا يا مقدار خطوط تلفن هر بخش يا واحد يا در صورت وجود كنتور برق در هر بخش سهم هر مركز هزينه از انرژي هاي مذبور تشخيص داد و مبناي يكي از مباني مورد اشاره هزينه را به بخش هاي ارائه كننده خدمات تسهيم نمود و يا سهم هر واحد را شناسايي نمود .

فرم شماره ۷ – هزينه پرسنلي به تفكيك مراكز هزينه :
اطلاعات استخراج شده در فرم شماره ۶ را بر مبناي امكانات و مباني تسهيم در اختيار مي توان در واحدهاي ذيربط تجزيه نمود بطور مثال آب ،برق و هزينه گاز را بر مبناي اينكه واحد مصرف دارد يا خير و يا سطح زير بنا مي توان تسهيم نمود و مي توان هزينه تلفن را بر مبناي شماره تلفنهاي در اختيار واحد ها و هزينه هاي مشترك تلفن يا گاز را نيز بر مبناي سطح زير بنا يا تعداد پرسنل مي توان تسهيم نمود

فرم شماره ۸ – هزينه پرسنلي به تفكيك مراكز هزينه بيمارستان :
ابتدا لازم است صورت ريزي از پرسنل شاغل در بيمارستان براساس پست سازماني و كار هر فرد تعيين نمود اين فرم مبناي اوليه ساير فرمهاي پرسنلي مي باشد
نكته : از فرم شماره ۱۳ ليست اثاثه بيمارستان به تفكيك بخش و واحد ها و از فرم شماره ۱۴ – ليست تجهيزات بيمارستان به تفكيك بخش و واحد اداري تهيه و تكميل گرديد .

بحث و نتیجه گیری :
انحرافات بدست آمده در مقایسه تعرفه ها دولتی با نرخ بهای تمام شده خدمات در واحد های مختلف آزمایشگاه نشاندهنده این مطلب می باشد که تعرفه های تعیین شده دولتی با هزینه کرد دستگاه جهت ارائه خدمات تفاوت معنی داری دارد . از آنجائیکه وصول درآمد از طریق سازمانهای طرف قرارداد و مشتریان براساس تعرفه های تعیین شده دولتی بوده لذا مغایرتهای بدست آمده مبین آن است که مدیریت منابع مالی در این راستا با برنامه ریزی بیشتری اقدام نموده تا در بخش خدمات دهی با کسری اعتبارات مواجه نباشد

راههای پیشنهادی :
۱- توصیه می گردد مطالعه انجام شده توسط گروه از طریق کارشناسان محترم وزارت متبوع مورد مطالعه قرار گیرد تا مقدمات بازنگری نرخ تعرفه های تعیین شده با ادله محکم صورت پذیرد .
۲- کسری منابع ( مابه التفاوت قیمت بهای تمام شده با نرخ تعرفه دولتی ) در قالب ردیف خاصی از طریق دولت تعیین گردد .
۳- مدیران ارشد دستگاه براساس زمان سنجی های انجام شده و حجم انجام کار نسبت به تعيين نیروی انسانی اقدام نمایند .
۴- نوسازی تجهیزات و همچنین بکارگیری تکنولوژی مدرن و روشهای جدید انجام کار در بخش
۵- مدیران ارشد دستگاه نسبت به توانمند نمودن منابع انسانی بخش آزمایشگاه اقدام نمایند .
امید است مطالعه و بررسی انجام یافته راهگشایی برای تصمیم روش انجام کار به سایر بخشها جهت جایگزین نمودن بودجه ریزی عملياتي به جای بودجه ریزی سنتی فعلی باشد

تعريف عملياتي واژه ها :
بودجه ریزی عملیاتی : در بودجه ريزي عملياتي علاوه بر تفكيك اعتبارات به وظايف ،برنامه ها،فعاليتها و طرح ها ،حجم عمليات و هزينه هاي اجراي عمليات دولت و دستگاههاي دولتي طبق روش هاي علمي مانند حسابداري قيمت تمام شده (Cost Accounting) و روش اندازه گيري كار (Work measurement) محاسبه و اندازه گيري مي شوند ارقام پيش بيني در بودجه عملياتي بايد مستند به تجزيه و تحليل تفصيلي برنامه ها ، عمليات و نيز قيمت تمام شده آنها باشد در بودجه عملياتي مشخص مي شود كه قيمت تمام شده يك فعاليت چقدر بايد باشد .

بودجه ريزي عملياتي بر پايه چهار اصل مي باشد :
الف )حسابداري قيمت تمام شده
ب ) روش اندازه گيري كار
ج) استفاده از نرم افزار
د ) استفاده از استانداردها

بسته خدمتی:
به مجموعه چند فعالیت که منجر به ارائه یک خدمت می گرددگفته مي شود
مواد :
مسقيم : موادي است كه مستقيماً در بهاي تمام شده خدمت محاسبه مي گردد
غير مستقيم : موادي است كه مستقيماً در بهاي تمام شده خدمت محاسبه نمي گردد

دستمزد : نيز به صورت مواد مسقيم عمل خواهد شد با اين تفاوت كه عوامل انساني جاي مواد را در ارائه خدمت گرفته اند . به كليه هزينه هايي كه بابت منابع انساني كه بطور مستقيم در انجام خدمت نقش داشته و پرداخت مي گردند شامل مي شوند مثل حقوق و مزايا – اضافه كار – حق محروميت – كارانه و …
سربار : هر چيز كه خارج از دستمزد و مواد در بهاي تمام شده بكار گرفته شود تحت عنوان سربار مي نامند.
الف : سربار ثابت : به آن دسته از هزينه هايي گفته مي شود كه با افزايش و كاهش خدمت هزينه هاي حقوق ثابت مي ماند مثل هزينه هاي روشنايي – هزينه اجاره و …

ب : سربار متغير : آن دسته از هزينه هاي خدماتي هستند كه رابطه مستقيم با ميزان ارائه خدمت دارند بدين معني كه با افزايش يا كاهش خدمت سربار نيز كاهش و افزايش مي يابند مثل : هزينه دستمزد كارگران كه در محوطه بيمارستان كار مي كنند

ج : سربار نيمه متغير : اين نوع هزينه ها نه كاملاً ثابت و نه متغير هستند مثال : اگز هزينه تلفن را در نظر بگيريم تعرفه هزينه آبونمان ثابت و هزينه مكالمه با افزايش و كاهش آن متغير بوده و جزء هزينه هاي نيمه متغير ثبت مي گردد .

تعرفه: نرخ تعیین شده برای یک خدمت که از طرف مراجع ذیصلاح ابلاغ می شود.
تخصیص منابع: وجهی که برای یک یا چندفعالیت در طول یک دوره مالی اختصاص می یابد.

هزینه: وجهی است که بابت انجام خدمت یا کالا برای رسیدن به هدف صرف می گردد
بهاي تمام شده يك خدمت : ميزان هزينه هاي مواد ،دستمزد و سربار جذب شده در يك واحد خدمت
جمع كل هزينه كرد مربوط به هر تست در واحدهاي مختلف بخش آزمايشگاه و در نهايت از تقسيم جمع كل هزينه يك تست به تعداد كل انجام شده در طول يك سال بهاي تمام شده كل تست هامحاسبه گرديد.