بودجه

تعريف بودجه:
ماده اول قانون محاسبات عمومي، مورخ ۲۱ صفر ۱۳۲۹، بودجه را چنين تعريف مي‌كند «بودجه دولت، سندي است كه معاملات دخل و خرج ممكن براي مدت معيني در آن پيش بيني و تصويب شده باشد. مدت مزبور را «سنة ماليه» مي گويند و عبارت است از يك سال شمسي اين تعريف مشتمل بر سه مطلب است:

اول: بودجه، با اينكه مجلس به آن رأي مي دهد، قانوني نيست و به همين جهت قانونگذار آن را «سند» گفته؛ ولي هرگاه در ضمن بودجه موادي هم بگذرد كه مربوط به جرح و تعديل مالياتي يا وضع نظامات باشد. مواد مزبور «قانون» است. و نظر به اينكه در هيئت مقننه، نمايندگان ملت در بودجه پيش از ساير مطالبي كه موضع رأي مجلس واقع مي شود اعمال نظر مي نمايند، و در حقيقت كمتر موضوعي در هيئت مقننه طرح مي شود كه تصويب آن مستقيماً يا به طور غير

مستقيم در ماليه مملكت مؤثر نباشد. علاقه مندي نمايندگان به بودجه بيشتر بوده و شور و تصويب آن مدتي از عمر مجلس را اشغال مي نمايد. به همين لحاظ هم مادة ۵۹ نظامنامة داخلي كجلس شوراي ملي مي گويد«ترتيبات شور مرتبه اول و مرتبه دوم در موارد ذيل هجوي نخواهد بود: اولاً بودجه دخل و خرج مملكتي؛ ثانياً، قوانيني كه راجع به تقاضاي وجوهي براي مخارج خصوصي است؛ ثالثاً، قوانين راجعه به منافع محلي»

دوم: معاملات دخل و خرج مملكتي براي مدت معيني در بودجه پيش بيني و تصويب شده باشد، و بودجه را با حساب نبايد اشتباه كرد، زيرا حساب مربوط به اعمال گذشته
و تصويب آن قطعي است و موقع ندارد كه بعد خود قانونگذار هم آن را تغيير دهد.

سوم: پيش بيني مخارج و عايدات مربوط به مدتي باشد كه معمولاً در تمام ممالك محدود به يك سال شمسي است، و علت هم ظاهراً اين است كه نوع مالياتها معدود و سابقاً منحصر به همان مالياتهاي ارضي بوده كه مآخذ و موقه وصول آنها در سال يك مرتبه بوده است، و اگر در بعضي از ممالك به مدت طولتري قائل شده اند، استثنايي از قاعده كلي است و اين قاعدة كلي، كه دليل ايجاد آن مذكور شد.

در ايران هم، مثل اكثريت قريب به اتفاق ممالك خارجه، مدت سال ماليه ۱۲ ماه شمسي، اول آن فروردين و آخر آن اسفند ماه مي باشد و كليه عايدات و مخارج يك سنه ماليه را مجلس شوراي ملي در هر سال يك مرتبه تصويب مي نمايد.
معمولاً در آخر سال ماليه، اعتباراتي كه تمام يا قسمتي از آن تأديه نشده ملغي مي گردد. ولي اين قاعده كليت نداشته و در تمام ممالك به صورت واحد مجري نيست. مثلاً در بلژيك اگر براي خرج معيني در بودجه فوق العاده اعتباري تصويب شود، تا سه سال معتبر است.

رسم نقشه يا همان بودجه
اين مراحل شما را براي اينكه بودجه را آماده سازي تحويل و حفظ كنيد آشنا مي‌سازد.
۱- اولين گامي كه بايد برداريد، تعيين هدف است تا بفهميد كه چگونه بودجه را آماده كنيد اگر مقصد را نشناسيد نقشه بي فايده است، بودجه نقشه شماست و هدف شما
مقصد است.
۲-سپس بايد بدانيم كه چه نوع بودجه اي را بايد تهيه كنيم. انواع مختلفي از بودجه مانند پيش بيني جريان پول و سود و زيان توزيع وجود دارد. حتي بودجة ادارات هم از شركتي به شركت ديگر و حتي از اداره به اداره ديگر تفاوتهاي زيادي دارد.
۳- پس از اين مراحل، نوبت به آماده سازي اساسي مي رسد. يعني جمع آوري اطلاعات، كسب اطلاعات در مورد نحوة بودجه ريزي در سال قبل، تعيين اينكه كدام ارقام در چه جاهايي قرار مي گيرند و دليل آن چيست، كم يا زياد كردن رقم براي رشد يا نزول بودجه

۴- مرحله بعدي نوشتن بودجه اصلي با پر كردن خانه هاي آن با ارقام و موازنة كلي آن است.
۵- سپس بايد بدانيد كه بودجه را چگونه و به چه كسي ارائه دهيد و چگونه از آن دفاع كنيد. و بايد بدانيد كه چگونه بودجه را حفظ كنيد و پا به پاي تغييرات، يعني مقاديري كه با آنچه شما تصور مي كرديد، مغايرت دارند، پيش برويد تا بتوانيد از بودجه خود استفاده خوب ببريد.
۶- سرانجام، اين بودجه را براي دفعات آينده است. زماني كه فرصت بيشتري در اختيار داريد. و مي توانيد همة راه ها و شگردهاي تنظيم سريع بودجه را كه آموخته‌ايد بايگاني كنيد تا براي بودجه سال آينده يا سال هاي پس از آن آماده باشند.

الهام و انگيزه:
محافظه كاري در بودجه نويسي به همان اندازة اغراق در بودجه نويسي، اشتباه است.
افراط و تفريط در بودجه نويسي كمي شبيه به برنامه ريزي براي رسيدن به برمينگهام و ساكن شدن در اتوك جاي نزديك برمينگهام و نسبتاً شبيه آن است و اين شبيه پاك كردن برمينگهام از روي نقشه و نوشتن استوك به جاي آن است. بودجه كامل بودجه‌اي است كه واقع گرايانه و قابل دسترسي باشد.

مديريت بودجه:
بودجه را مي توان براي هر دوره زماني نوشت. فرض كنيم كه بودجه شي براي سال مالي آينده باشد. اين زمان را به بخش هاي قابل مديريت تقسيم كنيد. بودجه اي كه فقط درآمد و هزينه سالانه را داشته باشد تقريباً بي فايده است. چون اگر در اين مدت، ماه بدي(يا ماه خوبي) داشته ايد، راهي براي داشتن آن وجود ندارد و در نتيجه نمي توانيد با تغيير در تعداد كارمندان يا مقدار توليد و يا هر اقدام ديگري بر اساس اطلاعات جديد بودجه را تنظيم كنيد.

انواع بودجه
۱- فروش
۲- توليد
۳- انبار
۴- خريد
۵- هزينه هاي سرمايه اي
۶- گردش نقدينگي
۷- سود و زيان (به همراه ترازنامه)
۸- كنترل انبار

البته مي توان همة اين موارد، را در يك نوع بودجه به نام «بودجه كنترل» وارد كرد (يك نوع بودجه جامع كه همه چيز را در بر گيرد) بايد تصميم بگيريد كه كدام وجه يا وجوه بخشتان بايد در بودجه گنجانده شود. بديهي است كه اگر در بخش خدمات فعاليت كنيد، قسمت فروشي يا توليد نخواهد داشت.
اما همچنان نياز به محاسبة هزينه پرسنلي، جريان نقدينگي، كنترل اعتبار و هزينه هاي سرمايه اي خواهيم داشت.
فرئش: ساده است. در اين باره است كه مي خواهيد چقدر يا چه تعداد فروش كنيد؟ اين مقدار فروش را مي توان به انواع متمايز آن تقسيم كرد. بايد دربارة انواع فروش شركت خود آگاهي داشته باشيد.

۱- فروش اعتباري
۲- فروش نقدي
۳- اقلام فروخته شده مثل جنس، جنس و غيره
۴- اقلام توزيع شده/ اقلام مرجوعي
۵- فروش تجاري/ فروش عمومي

۲- توليد: بارهم ساده است. دربارة مقدار كالاهاي توليدي است. بودجه شي معين مي كند كه هر ماه چه مقدار در ازاي چه مقدار هزينه، توليد مي شود.
۳- انبار: بودجه كنترل انبار، بودجه اي است كه درباره انواع دارايي و مستغلات شركت بحث مي كند.
۴:هزينه هاي سرمايه اي: بايد براي خريد وسايل و ابزار بزرگ كه تجارت شما به آن نياز دارد، بودجه اي در نظر بگيريد. شايد دستگاه فتوكپي شما نياز به تعويض باشد در طي ۱۲ ماه

۵- گردش نقدينگي: شايد بخش شما مواقعي از سال نياز بيشتري به پول داشته باشد. بودجة گردش نقدينگي شما اين موانع فقريا غنا را مشخص مي كند و به شي اجازه مي دهد تا تصميمات لازم را بگيريد و مؤثر برنامه ريزي كنيد.
۶- سود و زيان: به عنوان مثال مي خواهيد ماهي ده اتومبيل بخريد و بفروشيد.
در اين صورت شما احتياج به يك بودجه سود و زيان داريد تا مطمئن شويد كه در اين كار سود مي بريد، نه اينكه ناآگاهانه داريد زيان مي كنيد.
۷- خريد: اگر رئيس قسمت خريد هستيد، نياز به يك بودجة خريد داريد. اين بودجه مربوط به خريد مواد اوليه و تخصيص زمان لازم براي خريد بيشتر يا كمتر است. بسيار ساده است.

۸- كنترل اعتبار : اگر مدير قسمت اعتبارات هستيد، به يك بودجه كنترل اعتبار نياز داريد. اين بودجه به شما مي گويد كه چه موقوع نياز به پول بيشتر يا كمتر داريد، چگونه آنها را جمع و يا پخش كنيد و هنگامي كه پول را به دست آورديد با آن چه كار كنيد.
پيش بيني عايدات موقوع تهية بودجه

چون بودجه سندي است كه معاملات دخل و خرج مملكتي را پيش بيني مي كند، لذا پيش بيني مزبور بايد از روي اصول و قواعد مي باشد كه بين تخمين و عمل چندان اختلاف نبوده و پيش بيني هاي بي اساس دولت را دچار عسرت ننمايد. و اهميت پيش بيني در عايدات بيش از خارج است، چه براي پيش بيني مخارج قاعدة مسلمي نيست و ممكن است دو قسم اعتبار تصويب نمود. «اعتبار نسبي» و «اعتبار محدود»

از اعتبار نسبي تجاوز ممكن است، مثلاً هرگاه در بودجه به طور تخمين مبلغي به عنوان جرايم گمركي جمع، و مبلغي هم از بابت صدي ۳۰ حق كاشفين قاچاق اعتبار تعيين شود، در صورتي كه عايدات جرايم از مبلغي كه پيش بيني شده تجاوز كرد، حقوق كاشفين قاچاق هم بايد از اعتبار تجاوز نمايد و اين تجاوز بر خلاف امر قانونگذار نيست. زيرا حق كاشفين قاچاق صدي ۳۰ جريمه اي است كه دولت اخذ مي كند و مازاد اعتبار را بايد دولت بپردازد و بعد تصويب آن را از مجلس درخواست نمايد.
به سه طريق مي توان عايدات را پيش بيني كرد:

۱- طريقه مستقيم ۲- طريقة سال ما قبل آخر ۳- طريقه افزايش

۱- طريقه مستقيم
در اين طريقه حد متوسط عايدات چند سال را مأخذ گرفته و بعد اوضاع و احوالي كه در آن سنوات در كسر و اضافه ماليات دخالت داشته مدرك قرار مي دهند و در نتيجه، پيش بيني مي نمايند كه براي سالي كه در نظر است چه مبلغ عايدات مي توان فرض كرد. و اين طريقه در مالياتهاي مستقيم عملي تر است تا در مالياتهاي غير مستقيم، و هر قدر هم كه تخمين كنندگان دقيقتر باشند، ارقام پيش بيني شده به حقيقت نزديكتر خواهد بود.

۲- طريقه سال ما قبل آخر
در اين طريقه نظريات اشخاص به هيچ وجه مدخليت ندارد، زيرا عايدات سال ما قبل آخر را مأخذ عايدات سال آينده مقدار مي دهند؛ مثلاً هر قدر در سال ۱۳۰۲ وصول شده باشد، فرض مي شود كه مبلغ وصولي سال ۱۳۰۴ از آن كمتر نخواهد شد.

۳- طريقه افزايش:
اين طريقه عبارت از اين است كه اول عايدات سال ما قبل آخر را در نظر گيرند و بعد، با فرض اينكه دايرة ثرورت در توسعه و تزايد است، مبلغي علاوه نمايند.
ولي بايد دانست كه مدرك فرض مزبور مسلم نيست، چه امكان دارد به جهتي از جهات، از قبيل افات و اعتصاب كه در محصولات ارضي و عايدات صناعتي كاملاً مؤثر باشد.

در امور اقتصادي مملكت صرف مي شود و چنانچه به واسطة حوادث غير مترقبه، از قبيل جنگ و غيره، مخارج از سال ما قبل آخر تجاور كند، عايدات معمولي مملكت هر قدر هم زياد باشد كفايت نمي كند و دولت به استقراض و وضع مالياتهاي جديد محتاج خواهد بود.
جريان و تصويب بودجه در هيأت مقننه:
دخالت مجلس در تهية بودجه نسبت به ممالك مختلف، و معمولاً تهيه بودجه از خصايص دولت است، زيرا انجام وظايفي كه قوه مقننه به عهدة قوه بعديه مي گذارد مستلزم خرج مي باشد و بنابراين، دولت بايد قبلاً اظهار كند كه با چه مبلغ مي تواند وظيفة خود را انجام دهد. و قوة مقننه هم، نظر به اينكه يگانه قوه اي است از قواي ثلاثه كه در امر ماليه مطاعيت دارد، بايد به نفع مملكت و ماليات دهندگان زمينة كاميابي قوة مجريه را به انجام وظايف خود با نهايت صرفه جويي فراهم سازد، بايد بتواند در پيشنهادهاي قوه مجريه نظرية خود را اعمال نمايد. ولي اين قاعده كه به طور كلي بيان شد در تمام ممالك معمول نيست و مستثنايي از اين مي باشد كه بيان كرديم.

جمع آوري اطلاعات براي بودجه:
۱- بودجة شما صورت وضعيت مالي چيزي است كه شما انتظار داريد، در طي ۱۲ ماه آينده در بخش شما اتفاق بيافتد.
۲- افراط و تفريط در برآورد بودجه به يكسان اشتباه است.
۳- بودجه نويسي در سازماندهي هاي مختلف متفاوت است و بهتر است كه از كليات بودجه نويسي آگاه باشيد تا آنكه درگير جزئيات شويد. بايد در نظر خود انعطاف پذير باشيد.
۴- هنگام نوشتن جزئيات بودجه بيش از حد به ضرفيات متكي نباشيد.

۵- واقع گرا و صادق باشيد.
۶- بودجه بسيار ساده است. اساس آن به اين ترتيب است كه مقداري پول در اختيار شما قرار دارد كه از فروش محصولات يا محل ديگري به دست آمده است و شما بايد امور مالي شركت خود را با خرج كردن اين پول به طور كارا و موفق اداره كنيد.
۷- بايد از هر بودجه اي كه مي نويسيد، دفاع كنيد و طبق آن رفتار كنيد.
۸- بودجه با ارزش ترين ابزار در مديريت بخش است.

۲ راه براي نوشتن بودجه وجود دارد:
دو راه براي نوشتن يك بودجه وجود دارد، دنبال كردن بودجة سال قبل و يا شروع كار از صفر.
روش دنبال كردن منجر به توليد بودجة دنباله رو مي شود كه بسيار ساده است؛ اما يك بودجة جديد كه بر اساس بودجة سال قبل نباشد، بودجة صفر ناميده مي شود و دو دليل براي نوشتن بودجة صفر وجود دارد:

۱- در بودجه دنباله رو، از همان طبقه بندي بودجة سال قبل استفاده مي شود، فقط ارقام و آمار تغيير پيدا مي كند اين روش كار شما را بسيار آسان تر مي كند.
۲- ممكن است بودجة سال قبل داراي ارقامي باشد كه در حال حاضر، به خاطر تغييرات انجام شده در ۱۲ ماه گذشته، زائد يا گمراه كننده باشد و يك بودجه مدل جديد دقيق تر باشد و وجهة شما را به عنوان مدير بهتر كند.

اما اگر بودجه سال قبل را نداشته باشيم چه اتفاقي مي افتد؟
در اين صورت، بايد حساب هاي سال قبل را داشته باشيد تا با بودجه مقايسه كنيد. چنانچه اين حسابها را داشته باشيد مي توانيد از اين ارقام مثل خود بودجه، استفاده كنيد.

افزايش ۱۵%:
اگر چنانچه بخواهيم بدانيم كه بودجة امسال، چه شكلي ممكن است داشته باشد، فقط ۱۵% به ارقام بودجه سال قبل اضافه كنيد. اين كار به شما يك بودجة دقيق يا بودجه اي كه بتوان روي آن كار كرد، نمي دهد. اما بودجه اي را در اختيار شما قرار مي دهد كه به هنگام ضيق وقت مفيد خواهد بود.