تجزيه و تحليل شغل‏

پايه و اساس سازمان، وظايفى است كه به وسيله اعضاى آن انجام مى‏گيرد. اين وظايف بايد متناسب با يكديگر و داراى هماهنگى در جهت رسيدن به اهداف سازمان باشد. بنابراين، تجزيه و تحليل و شناخت مشاغل در سازمان، بخش مهمى از وظايف مديريت منابع انسانى محسوب مى‏شود.

تجزيه و تحليل شغل، فرآيندى است كه از راه آن، ماهيت و ويژگى‏هاى هر يك از مشاغل، در سازمان بررسى مى‏گردد و اطلاعات كافى در باره آن‏ها جمع‏آورى و گزارش مى‏شود. با تجزيه و تحليل شغل معلوم مى‏شود كه هر شغل چه وظايفى را شامل مى‏شود و براى احراز و انجام شايسته آن، چه مهارت‏ها، دانش‏ها و توانايى‏هايى لازم است.
در حال حاضر، روش به‏خصوصى كه به طور يك‏سان براى تجزيه و تحليل همه مشاغل در هر شرايطى مناسب بوده و از پايايى و روانى لازم نيز برخوردار باشد، وجود ندارد. برخى از صاحب‏نظران معتقدند كه تركيبى از روش‏هاى گوناگون، مؤثرتر از به كارگيرى هر يك از آن‏ها به تنهايى است و هيچ‏يك از روش‏ها به طور جداگانه بر ديگر روش‏ها برترى ندارد.

تنظيم شرح شغل و شرايط احراز شغل‏
در شرح شغل، وظايف، مسؤوليت‏ها و شرايط كلى كار به طور خلاصه بيان مى‏شود. شرايط احراز شغل نيز شرح حداقل شرايطى است كه متصدى شغل بايد داشته باشد تا بتواند با موفقيت از عهده كار برآيد. به بيان ديگر، دانش، مهارت‏ها و توانايى‏هايى كه براى انجام موفق و مؤثر شغل ضرورى است، در فرم شرايط احراز منعكس مى‏شود و انتظار مى‏رود كسى كه داراى آن شرايط است، كار را بهتر از كسى كه فاقد آن‏ها است، انجام دهد.

تنظيم شرايط احراز شغل، نقش مهمى در فرآيند انتخاب افراد ايفا مى‏كند و با استفاده از آن مى‏توان فردى را انتخاب و استخدام كرد كه بيش‏ترين شايستگى را براى تصدى شغل مورد نظر داشته باشد. در واقع، منظور از انتخاب درست در مديريت منابع انسانى، اين است كه شاغل (با توجه به مشخصاتى كه در شرايط احراز شغل درج گرديده) و شغل (آن طور كه در شرح شغل آمده است) با هم تناسب داشته باشند.

در شرح شغل، عناوينى مانند: عنوان شغل، محل شغل، خلاصه‏اى از شغل، وظايف شغل، رئيس يا زيردستان، شرايط شغل و خطرهاى موجود در شغل مى‏آيد. در شرايط احراز شغل، عناوينى مانند: تحصيلات، تجربيات، دوره‏هاى تخصصى، قدرت قضاوت، ابتكار، توان تصميم‏گيرى، مهارت‏هاى جسمى، مهارت در انتقال مفاهيم، ويژگى‏هاى روحى و روانى و نياز به استفاده بيش از اندازه از يكى از حواس پنج‏گانه، مانند چشم، مى‏آيد.

كاربرد تجزيه و تحليل شغل‏
اطلاعاتى كه از تجزيه و تحليل شغل به دست مى‏آيد، در امور گوناگون مربوط به مديريت منابع انسانى، مورد استفاده قرار مى‏گيرد كه مهم‏ترين آن‏ها عبارتند از: كارمنديابى، انتخاب و انتصاب، ايمنى، ارزيابى عملكرد، حقوق و دست‏مزد، طراحى شغل، برنامه‏ريزى نيروى انسانى و تحقيق و پژوهش و تنظيم قوانين و مقررات استخدامى.
مشكلات تجزيه و تحليل شغل‏

ممكن است در نتيجه تجزيه و تحليل شغل، تصوير مبهمى از شغل ارائه شود. اين احتمال، همواره حتى هنگامى كه تجزيه و تحليل به‏هنگام صورت گرفته باشد نيز وجود دارد. علت اين است كه افراد مختلف از ديدگاه‏هاى مختلف به يك شغل نگاه مى‏كنند و برداشت‏هاى متفاوتى دارند. از اين رو، ممكن است كارشناسان و تحليل‏گران آمار، ارقام و اطلاعات به دست آمده را به صورت‏هاى گوناگون تفسير كنند. اين مشكل، تنها به تجزيه و تحليل مشاغل محدود نمى‏شود، بلكه در هر فرآيندى كه انسان به عنوان عامل، در آن دخالت داشته باشد، وجود دارد.
طراحى شغل‏

براى طراحى مشاغل، روش واحدى كه همواره بتوان از آن استفاده كرد، وجود ندارد و در شرايط و موقعيت‏هاى گوناگون، طرح‏ها و الگوهاى متفاوتى به كار برده مى‏شود؛ ولى معمولاً از چهار روش، بيش‏تر استفاده مى‏شود: روش مديريت علمى، روش انگيزش، روش سيستمى و روش مبتنى بر ويژگى‏هاى عامل انسانى‏
۱٫ روش مديريت علمى‏

رايج‏ترين شيوه براى طراحى شغل، روش مديريت علمى است كه تيلور آن را پيش‏نهاد كرده است. او معتقد بود كه تقسيم كار (بر اساس تخصص) بايد مبناى طراحى مشاغل قرار گيرد.
در اين نظريه، بهترين طرح براى هر شغل، آن است كه حركات اضافى براى انجام دادن آن را حذف كرده باشد. او نكات زير را مورد توجه قرار مى‏داد:
شغل بايد به وظايف و مسؤوليت‏ها محدود شود كه مى‏توان به بهترين وجه از عهده آن‏ها بر آمد.
شاغل بايد فنون و مهارت‏هاى خاص هر شغل را آموخته باشد.

ابزار و وسايل كار بايد در دست‏رس كاركنان قرار داده شود، به گونه‏اى كه از تعداد حركات غير ضرورى كاسته شود.

۲٫ روش انگيزش‏
بر اساس اين روش، مشاغل بايد به گونه‏اى طراحى شوند كه باعث رضايت كاركنان و ايجاد انگيزه در آنان گردد. روش انگيزش بر اساس نظريه‏هاى زير پيش‏نهاد گرديده است:
نظريه دو عاملى هرزبرگ (غنى ‏سازى شغل)
بنابر اين نظريه، بدون اين‏كه تغييرى در محتواى شغل داده شود، كاركنان، مسؤول برنامه‏ريزى براى كار خويش و نظارت بر فرآيند كار مى‏شوند و در نتيجه، مسؤوليت آنان در برابر كار، مشخص‏تر مى‏گردد.
نظريه فعال‏سازى‏

طبق اين نظريه، بايد با ايجاد تنوع در كار و كاهش خستگى، كاركنان را فعال ساخت. گردش شغلى، يكى از روش‏هايى است كه به اين منظور به‏كار گرفته مى‏شود. به جاى اين‏كه فردى همواره مأمور و مسؤول كار به‏خصوصى باشد، مجموعه‏اى از وظايف مختلف و متنوع را انجام مى‏دهد.
نظريه ويژه‏گى‏هاى شغل‏

اين نظريه، مانند نظريه هرزبرگ، معتقد است كه كاركنان هنگامى براى انجام كار انگيزه خواهند داشت كه احساس كنند شغلشان با ارزش است و از چگونگى عملكرد خود، بازخورد بگيرند؛ ولى بر خلاف نظريه هرزبرگ، كه در آن، توصيه ويژه‏اى براى طراحى شغل ارائه نمى‏شود، در اين نظريه، ابعاد كار به شرح زير در طراحى شغل، مورد توجه قرار مى‏گيرد:
۱٫ انجام كار بايد به مجموعه‏اى از مهارت‏ها و توانايى‏هاى گوناگون و متنوع نياز داشته باشد.

۲٫ هويت كار بايد معلوم باشد؛ يعنى به جاى بخشى از كار، كاركنان بايد يك كار را به طور كامل انجام دهند.
۳٫ كار بايد هم از نظر كسى كه مسؤول انجام دادن آن است و هم از نظر ديگران، چه در داخل سازمان و چه در خارج از آن، مهم به شمار آيد.
۴٫ شغل بايد طورى طراحى شود كه شاغل آن، استقلال و آزادى عمل داشته باشد و بتواند در باره رويه كار، تصميم‏گيرى كند.
۵٫ طراحى شغل بايد به گونه‏اى باشد كه شاغل بتواند از عملكرد خود بازخورد بگيرد.

وجود سه عامل (تنوع، هويت و اهميت) باعث مى‏شود كارمند احساس كند كه كار مهمى دارد. استقلال و آزادى عمل باعث مى‏شود كه خود را مسؤولِ نتيجه كار خود بداند و دريافت بازخورد باعث مى‏شود كه فرد از نتايج واقعى عملكرد فعاليت‏هاى خويش آگاه گردد. نتيجه حاصل از اين حالت‏هاى روحى در كاركنان، انگيزه بيش‏تر، افزايش كيفيت كار، رضايت بيش‏تر و غيبت كم‏تر است.

۳٫ روش سيستمى‏
منظور از روش سيستمى، اين است كه به جاى طراحى تك‏تك مشاغل، نظام كار به گونه‏اى طراحى شود كه ابعاد اجتماعى و فنى كار، مكمل يكديگر باشند.
از نظر كاركنان، شغلى خوب است كه پيش‏پا افتاده و عادى نباشد و انجام دادن آن تا حدودى به توان فكرى نياز داشته باشد، تا اندازه‏اى در آن تنوع و آزادى عمل وجود داشته باشد، وجهه اجتماعى خوبى داشته باشد و امكان پيش‏رفت شاغل را فراهم كند. بنابر اين، ضوابط نظام كار بايد طورى طراحى شود كه آن دسته از كاركنانى كه خواهان مسؤوليت بيش‏تر، مشاركت در تصميم‏گيرى‏ها و رشد و پيش‏رفت در سازمان هستند، امكان دست‏يابى به اين اهداف را داشته باشند.

در روش سيستمى، مانند روش مديريت علمى، هدف اين است كه كارآيى عمليات افزايش يابد؛ ولى بر خلاف روش مديريت علمى، به جاى توجه به افزايش كارآيى در همه وظايف شغل، به وظايفى توجه مى‏شود كه نقش مهمى در روند كار دارند؛ مثلاً به جاى اين‏كه واحدى در سازمان براى كنترل كيفيت كالا ايجاد شود، كارگرى كه كالايى را توليد مى‏كند، خود مسؤول حفظ كيفيت و رفع عيوب آن مى‏گردد. طراحى نظام كار به اين شكل، تصميم‏گيرى براى رفع مشكل را در پايين‏ترين سطح، يعنى منشأ ايجاد آن، امكان‏پذير مى‏كند.
۴٫ روش مبتنى بر ويژگى‏هاى عامل انسانى‏

در اين روش، ابزار، وسايل، تجهيزات و شرايط كار، به گونه‏اى طراحى مى‏شود كه بيش‏ترين كارآيى به دست آيد و به بهداشت و ايمنى و نيز رضايت كاركنان بيفزايد. به بيان ديگر، هدف اين است كه روش كار، مطابق با ويژگى‏هاى عامل انسانى طراحى شود.(۱)
– طراحى شغل از ديدگاه كتاب و سنت‏

از ديدگاه مديريت‏پژوهان، براى طراحى مشاغل، روش واحدى كه همواره بتوان از آن استفاده كرد، وجود ندارد و در شرايط و موقعيت‏هاى مختلف، طرح‏ها و الگوهاى متفاوتى به كار برده مى‏شود.(۲)
مديريت اسلامى نيز على‏القاعده هيچ‏يك از روش‏هاى نامبرده را ردع و منع نمى‏كند؛ اما بر اساس نظريه رشد و اصل رحمت، كه خمير مايه مديريت رحمانى است، شغل بايد به گونه‏اى طراحى شود كه زمينه‏هاى رشد همه‏جانبه شاغل را فراهم كند، او را از نظر استعداد، شكوفا سازد و در يك قالب بسته نگاه ندارد، ابتكارهاى او را جلوه‏گر سازد، مايه رضايت او باشد، انگيزه‏هاى او را تقويت كند و صرفاً به كارآيى سازمانى و رشد كمى و فنى و ازدياد توليد و محصول و ارتقاى كارآيى او بسنده نشود.

روش سيستمى در درجه اول، با اندازه‏هاى مديريت رحمانى سازگارتر است. پس از آن، روش انگيزشى مى‏تواند مورد لحاظ قرار گيرد. حسن و نقطه قوّت روش سيستمى اين است كه به جاى طراحى تك تك مشاغل، نظام كار به گونه‏اى طراحى مى‏شود كه ابعاد اجتماعى، انسانى و فنى كار، مكمل يكديگر هستند، كه اين امر نيز با مبناى حسن فعلى و فاعلى كار، سازگارتر است. بنابر اين مبنا، فعل و فاعل، با هم بايد داراى حُسن و درجات خداپسندانه باشند. حسن فعلى، ناظر بر حداكثر كارآيى است و حسن فاعلى، بيان‏گر روحيات و نيات و انگيزه‏هاى فاعل است و اين هر دو، مهم هستند.

از سوى ديگر، روش مديريت علمى تيلور، كم‏ترين مطلوبيت را دارد؛ زيرا تحقيقات نشان داده است كه تقسيم كار به اجزاى كوچك‏تر، عواقب زيان‏بارى چون نارضايتى، فشارهاى عصبى و افت عملكرد كاركنان را در پى داشته است.(۳) اين امور در جهت خلاف قواعد مسلّمى، هم‏چون نفى عسر و حرج و نفى ضرر در اسلام، قرار دارند.
– شرح شغل در قرآن و سيره نبوى و علوى‏

تبيين وظايف و معلوميت تكاليف، از اصول انكارناپذير مديريت رحمانى است. هم فرشتگان به عنوان كارگزاران خداوند، وظايف خويش را مى‏شناسند و هم رسولان الهى شرح وظايف مشخصى دارند؛ مثلاً وظايف رسول خدا(ص) عبارتند از:
۱٫ تعليم حقايقى كه مردم نمى‏دانند يا نمى‏توانند بدانند.(۴)

۲٫ تزكيه و پاك‏سازى انسان‏ها از بدى‏ها و سوق دادن آنان به سوى خوبى‏ها.(۵)
۳٫ يادآورى بينش‏ها و گرايش‏هاى فطرى متعالى، نهفته در وجود بشر.(۶)
۴٫ آزادى انسان از اسارت قدرت‏هاى سلطه‏جو و برداشتن زنجيرهايى كه پيروى از هوا و هوس، بر دست و پاى روح او بسته است.(۷)
۵٫ امر به معروف و نهى از منكر.(۸)
۶٫ حلال كردن طيبات و حرام كردن خبائث و پليدى‏ها.(۹)
۷٫ گرفتن ماليات و صدقات از توان‏مندان.(۱۰)
۸٫ بسيج نيروها براى جنگ و جهاد در راه خدا.(۱۱)

۹٫ تهجد و بيدارى شبانه.(۱۲)
۱۰٫ ابلاغ پيام الهى و آسمانى به مردم.(۱۳)
۱۱٫ انذار و بيم دادن به مردم.(۱۴)

۱۲٫ بشارت دادن به مؤمنان وعاملان صالح.(۱۵)
۱۳٫ همراهى و هم‏نوايى با محرومان جامعه.(۱۶)
۱۴٫ بازگو كردن نعمت‏هاى پروردگار.(۱۷)
۱۵٫ استقامت در راه خدا.(۱۸)
۱۶٫ توكل كردن بر خدا.(۱۹)
۱۷٫ مشورت كردن با مردم در امر حكومت.(۲۰)
۱۸٫ بخشش خطاهاى مردم و استغفار براى آنان.(۲۱)
۱۹٫ برقرارى عدالت اجتماعى.(۲۲)
۲۰٫ اسوه و الگو بودن براى طالبان كمال.(۲۳)

از آيات ذكر شده و امثال آن، كه در قرآن فراوان است، اين اصل استفاده مى‏شود كه كسى كه بر كارى گماشته مى‏شود، بايد شرح وظايف او به شكل اجمالى و تفصيلى شخص باشد تا هم پاسخ‏گو باشد و هم با او اتمام حجت شده باشد. در همين زمينه، يكى از وظايف رسول، تبيين و مشخص كردن وظايف و تكاليف ديگران، از جمله، كارگزاران خويش است: «و انزلنا اليك الذكر لتبيّن للناس ما نزّل اليهم»؛(۲۴) يعنى ما اين ذكر (قرآن) را بر تو نازل كرديم تا آن‏چه را به سوى مردم نازل شده است، براى آنان روشن سازى.

پيامبر اكرم(ص) اين اصل را مانند ديگر اصول مديريتى، كاملاً مراعات مى‏كرد. ما اكنون مجموعه‏اى از نامه‏هاى آن حضرت را در دست داريم كه بيش‏تر آن‏ها در سال‏هاى هشتم تا دهم هجرى نوشته شده‏اند. بخشى از اين نامه‏ها خطاب به رؤساى قبايل و براى نصب آنان به عنوان حاكم و عامل رسول خدا(ص) بر آن قبيله است. پيامبر اكرم(ص) در اين نامه‏ها دستورهايى در باره رعايت عدالت، مسائل قضايى و نيز حوزه جغرافيايى قبيله و حقوق خاص آنان صادر كرده‏اند.(۲۵) برخى معتقدند كه عهدنامه‏نويسى، همان شرح وظيفه‏نويسى بوده است كه در زمان پيامبر(ص) و حضرت على(ع) آغاز شد.(۲۶)

مقريزى در كتاب امتاع الاسماع(ص‏۱۰۳۹) شرح وظايف‏گونه‏اى از رسول خدا(ص) خطاب به عموم واليان و كارگزاران خويش آورده است كه جاى نام والى خالى است و با اصطلاح «فلان» تنظيم شده است. بنابر اين نقل، اين شرح وظايف، شكل استاندارد شده و هم‏سانى را براى همه كارگزاران بيان مى‏كند:

به نام خداوند بخشاينده بخشايش‏گر. اين فرمانى است از سوى پيامبر خدا به فلان. در همه كارهاى خويش از نافرمانى خدا بپرهيزد؛ زيرا خداوند با پرهيزگاران و نيكوكاران است. حقوق را آن‏سان كه خداى تعالى واجب گردانيده است، بستاند و آن گونه كه او دستور داده است، به كاربرد. پرداختن به كار نيك را با رفتار خويش آسان گرداند. با مردم به جدال نپردازد؛ زيرا قرآن ريسمان خدا است كه دادگرى و دانش‏اندوزى و خرمى دل‏ها در آن است. از اين رو، آيه‏هاى محكم آن را به كاربنديد و همه حلال و حرام آن را به كار گيريد و متشابه آن را باور كنيد.

به نماينده خود دستور داده‏ام كه كار نيك را از نيكوكار بپذيرد و او را براى آن كار بستايد و فرآيند كار بد را به بدكار بازگرداند…وظيفه كارگزار من اين است كه مردم را از ستم كردن به يكديگر باز دارد. اى نمايندگان من! خود را تباه مسازيد؛ زيرا خداوند سرپرستان را ياور ناتوانان و باز دارندگان از نيرومندان قرار داده است…اى نماينده من! به مردم دستور ده كه نمازها را در وقت‏هاى خود بگزارند و وضو را كامل سازند. وظيفه تو است كه زكاتى را كه بايد بپردازند، از دارايى ايشان بردارى.

نماينده من موظف است به مسلمانان دستور دهد كه سالمندان و حافظان قرآن را گرامى بدارند. نام‏داران را ارج نهند. قرآن را مطهر دارند و با وضو به آن دست گيرند.
ابن‏هشام در كتاب سيره خود، نامه‏اى را از رسول خدا(ص) خطاب به عمروبن حزم – كه عازم يمن بود و قرار بود والى آن‏جا شود – نقل كرده است:
بسم اللَّه الرحمن الرحيم. اين نامه‏اى است از خدا و رسولش خطاب به عمروبن حزم، زمانى كه او را مبعوث كرد به يمن:
– او را امر مى‏كند به تقواى الهى در همه امور. – او را دعوت مى‏كند كه به حق عمل كند و حق‏مدار باشد. – مردم را به خير بشارت دهد و به خير امر كند. – به مردم قرآن تعليم دهد و آنان را دين‏شناس سازد. – مردم را از تماس با قرآن

نهى كند مگر آن‏كه طاهر باشند. – خبر دهد مردم را به مطالبى كه له و عليه آنان است(حلال و حرام و اوامر و نواهى). – با مردمى كه بر حق هستند، آرام و ملايم باشد و اگر ظالمند، بر آنان شدت بگيرد، كه خداوند ظلم را دوست ندارد و از آن نهى كرده و فرموده است: «الا لعنة اللَّه على الظالمين». – مردم را به بهشت و اعمال بهشتى بشارت دهد و از آتش بترساند و از عمل آتش‏آفرين بيم دهد. – مردم را گرد آورد تا دين بياموزند. – به مردم قوانين حج، واجبات و مستحبات آن را بياموزد و اين‏كه خدا به حج اكبر امر كرده است. – به مردم بياموزد كه لباس مناسب بپوشند كه عورت را نمايان نكند. – آرايش مو را درست كنند و موها را از پشت سر نبندند. – آنان را از قبيله و عشيره‏گرايى نهى كند و به خداگرايى سوق دهد و ملى‏گراها را

بكشد. – مردم را به زياد وضو گرفتن امر كند. – مردم را به نماز در وقت آن و اتمام ركوع و سجود امر كند و اوقات نماز را به آنان بياموزد. – آنان را به نماز جمعه و غسل جمعه امر كند. – از مردم سهمى از مغانم و غنايم بگيرد، خمس بگيرد. زكات را يك دهم از ديم و يك بيستم از آبى بگيرد. براى هر ده شتر، دو گوسفند، براى هر بيست شتر، چهار گوسفند و… بگيرد. – هر يهودى و نصرانى كه ايمان و اسلام آورد، تابع قوانين اسلام و مسلمانان خواهد بود و هركس كه يهودى و نصرانى بماند، بايد جزيه بدهد و گرنه دشمن خدا و رسول خدا و مؤمنان است.(۲۷)

همانند اين شرح وظايف، خطاب به معاذبن جبل نيز نقل شده است.(۲۸)
در همين زمينه، اميرالمؤمنين(ع) نيز شغل و وظيفه استانداران خويش را به‏گونه‏اى مشروح بيان مى‏فرمود كه نمونه كامل آن، شرح وظايف مالك‏اشتر است كه در ميان نامه‏هاى آن حضرت، در نهج‏البلاغه برجستگى خاص خود را دارد.