بررسی وطراحی سیستم انبار

کلیات ومقدمه
كليات

يكي از اهداف اوليه فعاليتهاي سازماني، نيل به اهداف با حداكثر كارايي مي باشد. سازمانها جهت نيل به اهداف خود از منابع مختلفي بهره ميگيرند. مواد مصرفي، ملزومات، ماشين آلات و … وروديهاي سيتمهاي سازماني بازرگاني و صنعتي را تشكيل مي دهند. اين وروديها پس از تهيه و تدارك توسط واحدهاي خريد و تداركات ( باكاراترين روش، در بهترين زمان موردنياز و با بهتريان كيفيت نسبي در ارتباط با قيمت) ضروريست تا به بهترين نحو ممكن است نيز در سازمان حفظ و نگهداري شوند.

• واحدهاي تجاري خصوصي
• واحدهاي تجاري دولتي
• واحدهاي تجاري تعاوني
• واحدهاي مختلط.

تعريف بازرگاني

بازرگاني يا تجارت به مبادله كالا و خدمات ميان اشخاص حقيق و حقوقي داخل يا خارج از كشور اطلاق مي‌شود.
اهم اصول سياست بازرگاني
• تأمين
• صادرات
• ايجاد رقابت
• انتقال

 

 

• ايجاد
اهم سياست‌هاي مبادلاتي در ايران

اهم سياست‌هاي مبادلاتي در ايران عبارت‌اند از : سياست مبادلات آزاد (پرداخت نقدي و مدت‌دار يا يوزانس)، سياست مبادلات تهاتري يا پاياپاي، سياست مبادلات از طريق ايجاد كميته معاملات دوجانبه و سياست‌هاي مبادلاتي واردات در مقابل صادرات.

نتيجه موضوعات مندرج در مقررات عمومي موارد بسيار حائز اهميت شامل موارد زير مي باشد:

۱٫ تعيين حقوقي گمركي
۲٫ سود بازرگاني
۳٫ كارت بازرگاني
۴٫ تعيين انواع كالاها
۵٫ تعيين استانداردهاي لازم‌الجرا در امر واردات وصادرات كالاها و خدمات.
۶٫ تعيين سياست‌هاي خاص وارداتي
۷٫ تعيين سياست‌هاي حمايت از صادرات :

تشكيلات و سازمان كسب و كار در ايران
عاملان فعاليتهاي اقتصادي و بازرگاني در ايران به سه گروه تقسيم ميشوند كه عبارتند از:
• دولتي
• تعاوني
• خصوصي

هدف بخش دولتي

هدف بخش دولتي از فعاليتهاي بازرگاني معمولاً متعدد بوده و منحصر به كسب سود نميباشد. اين اهداف به وسيلة قانون و يا در اساسنامهاي براي هر عامل يا واحد فعاليت تعيين و تصريح ميشود. به عنوان مثال، هدف دولت از خدمات بهداشتي، تنها رفاه و رضايتمندي است نه كسب سود.

هدف بخش تعاوني

هدف بخش تعاوني، تحقق اهداف اعضاء و رفع نيازهاي مشترك آنها م

يباشد. در اين بخش، افراد براي نيل به هدف (اهداف) معيني با هم همكاري مينمايند. تعاون راهي است براي سپردن و واگذاري كار مردم به خود آنها بدون آنكه در معرض آسيبپذيري انگيزه سود قرار گيرند.
هدف بخش خصوصي

هدف بخش خصوصي از توليد و تجارت كسب سود است. اين بخش متناسب با فرهنگ حاكم، شرايط اقتصادي كشور و قابليت كارگزارانش تلاش ميكنند تا سود خو

د را در كوتاه مدت يا بلند مدت در يك واحد كسب و كار منفرد و يا در مجموعه واحدهاي خود به حداكثر برساند. بخش خصوصي ممكن است به اشكال مالكيت شخصي، مشاركتي و يا سهامداري باشد.

اشكال بخش خصوصي
بخش خصوصي ممكن است به اشكال زير وجود داشته باشد:
• مالكيت شخصي
• مشاركتي
• سهامداري

نظام اقتصادي جمهوري اسلامي ايران
طبق اصل ۴۴ قانون اساسي، نظام اقتصادي جمهوري اسلامي ايران بر پايه سه بخش دولتي، تعاوني و خصوصي بابرنامه‌ريزي منظم و صحيح استوار است.
بخش دولتي
بخش دولتي شامل كليه صنايع بزرگ، صنايع مادر، بازرگاني خارجي، معادن بزرگ، بانكداري، بيمه، تأمين نيرو، سدها و شبكه‌هاي آبرساني، راديو و تلويزيون، پست و تلگراف و تلفن، هواپيمايي، كشتيراني، راه و راه‌آهن و مانند اينهاست كه به صورت مالكيت عمومي در اختيار دولت است.

بخش تعاوني
بخش تعاوني شامل شركتها و مؤسسات تعاوني توليد و توزيع است كه در شهر و روستا بير طبق ضوابط اسلامي تشكيل مي‌شود.

 

بخش خصوصي
بخش خصوصي شامل آن قسمت از كشاورزي، دامداري، صنعت، تجارت و خدمات مي‌شود كه مكمل فعاليت‌هاي اقتصادي بخش دولتي و تعاوني است.

فصل( ۲ )مروری بر عوامل مهم درسیستم انبار

اهميت خريد در سازمانها

خريد يكي از قديمي‌ترين فعاليت‌هاي بشري به شمار مي‌آيد. از زماني كه بشر محصولات خود را با ديگران مبادله مي‌كرده، در عمل، خريد به نوعي در جريان بوده است. افراد، سازمانها و يا كشورها به اين جهت خريد مي‌نمايند كه بتوانند نيازمنديهاي خود را مرتفع نموده و از مطلوبيت حاصل از ابتياع و مصرف كالاها و خدمات برخوردار گردند.

سودآوري سازمان
سودآوري سازمان مستلزم بهره‌گيري از تركيب بهينه‌اي از ۵ عامل زير مي‌باشد.

• ماشين (Machine)
• نيروي انساني (Man Power)
• مواد (Material)
• پول يا سرمايه (Money)
• مديريت (Management)

اهداف بخش خريد
هدف اصلي مديريت خريد عبارت است از تصميم‌گيري نظام‌مند براي يافتن پاسخهاي مفيد و مؤثر در تعيين آميزه خريد( موضوع خريد، منبع خريد، زمان خريد، مقدار خريد، كيفيت خريد، قيمت خريد و …)

اهم اهداف بخش خريد
 حمايت از بخشهاي عملياتي سازمان از طريق برقراري جريان مداوم و منظم مواد و خدمات
 شناسايي و تعيين جايگزينهايي مطمئن براي كالاها و مواد مصرفي توسط سازمان
 برقراري ارتباطي مداوم و مناسب با فروشندگان و تأمن كنندگا

ن منابع جهت بر خورداري از حمايت آنها در مواقع ريسكي و مخاطره‌آميز و عادي
 برقراري هماهنگي كامل با ساير بخشهاي سازمان
اهم اهداف بخش خريد
 كمك به بهبود و توسعه سياستها و روشهايي كه نيل به اهداف سازمان را با نازلترين هزينه و بالاترين حد كارايي و اثربخشب (كارآمدي) ميسر نمايد.
 تربيت كاركناني ماهر و شايسته و متخصص در امر تهية م

نابع مورد نياز سازمان
 به حداقل رساندن زيان ناشي از فساد و از مدافتادگي و سرقت موجوديها در مؤسسه
 انجام خريد عاقلانه و رقابتي.

پنج اصل مورد توجه در خريد عاقلانه و رقابتي
• كيفيت مناسب (Right Quality)
• مقدار مناسب (Right Quantity)
• قيمت مناسب(Right Price)
• منبع مناسب (Right Source)
• زمان مناسب (Right Time)

ارتباط بخش خريد با ساير بخشهاي سازمان
سازمانهاي امروزي سيستمهايي تكامل يافته، باز و متشكل از اجزا و بخشهايي به هم مرتبط و وابسته مي‌باشند به نحوي كه هر گونه تغييري در فعاليت يك جزء آن ممكن است بر فعاليت‌هاي ساير اجزاي آن مؤثر واقع گردد. اجراي سيستم سازمان بخشهايي نظير بخش مالي، بخش تعمير و نگهداري، بخش انبارها، بخش توليد و بخش بازاريابي را شامل مي‌شود.

مراحل كلي خريد
 بررسي خصوصيات كالا(Material Specification)
 بررسي قيمت و ارزش كالا (value Analysis)
 بررسي تأمين كننده كالا (Supply or Market Analysis)
 مذاكره با فروشندگان كالا (Negotiation)
 تشريفات خريد و عقد قرارداد (Contract)
 بررسي و تضمين كيفيت كالا (Quality Assurance)
 حمل و تحويل كالا (Transportation and Delivery)
علل گسترش و تحول در خريد

• يكي از علل گسترش و تحول در خريد را مي‌توان تغيير در فعالي

 

تهاي تجاري دانست كه از وسعت و تنوع بيشتر محصولات، دوره عمر كوتاهتر آنها، كيفيت استاندارد بالاتر آنها، آگاهي بيشتر مصرف كنندگان از بازارها و نيازها و رقباي موجود در بازار نشأت مي‌گيرد.
• يكي ديگر از علل تحول در خريد، مشتري مداري و بهره‌گيري از روشهاي پيشرفته مديريت كيفيت فراگير (IIT)

مزاياي خريد داخلي
خريد داخلي موجبات افزايش سطح درآمد ملي كشور متناسب با ضريب فزاينده را مهيا مي‌نمايد ولي با خريد از خارج بخشي از مخارج منشعب شده و راهي خارج از كشور ميگردد كه خود موجب كاهش درآمد ملي خواهد شد. خريد داخلي موجب افزايش تقاضا از فروشندگان و توليدكنندگان داخلي و بهبود اشتغال خواهد شد.

مزاياي خريد خارجي
خريد خارجي كاهش تقاضاي خريد از داخل و كاهش اشتغال را فراهم خواهد نمود به خصوص اين امر در زمان كسادي و وخامت اوضاع اقتصادي كشور مشهود ميباشد. از طرفيديگر خريد خارجي در زمان وجود تقاضاي مازاد بر توان توليد ملي اثر ضد‌تورمي داشته، موجبات انتقال تكنولوژي كمياب يا ناياب را فراهم نموده وحس رقابت و برتري بخشي كيفيت را ترغيب خوهد نمود

كالاهاي غير حياتي
كالاهاي غير حياتي كالاهاي كم اهميت و با پيچيدگي كم براي سازمان مي‌باشند به نحوي كه عرضه كننده كافي براي آنها وجود دارد. در اين خصوص، هدف بايد افزايش كارايي باشد و نيل به اين هدف با استانداردسازي و كاهش تنوع نيازمنديها و افزايش حجم خريد و بهره‌گيري از تخفيفات ناشي از حجم خريد بالا ممكن خواهد بود.

كالاهاي امتيازي
كالاهاي امتيازي پراهميت ولي با پيچيدگي كم مي‌باشند و رقابت زيادي در بازار برايشان وجود دارد چون ارزشخريدها بالا مي‌باشد. رقابت شديدو زياد دال بر وجود تعداد زياد عرضه‌كننده است.

اقدام تنگنايي
اقدام تنگنايي كالاهايي با اهميت كم ولي پيچيدگي زياد مي‌باشند. اين كالاها شامل كالاهايي با حق امتياز و تأييد عرضه‌كنندگان برخوردار از تكنولوژي خاص مي‌باشد. تعداد عرضه‌كننده كم مي‌باشد زيرا ارزش خريد نيز نسبتاً پايين مي‌باشد.

كالاهاي استراتژيك
كالاهاي استراتژيك كالايي پراهميت و با پيچيدگي زياد مي‌باشند.

وظايف اصلي جهت ادارة اين بخش از كالاها

• تصميمگيري در مورد ساخت يا خريد محصول و پيشبيني دقيق تق

اضا
• تحقيق در خصوص وضعيت بازار، ايجاد روابط بلندمدت با عرضه‌كنندگان
• برنامه‌ريزي احتمالي و تصادفي و تحليل مخاطرات و تدارك راه‌كارهاي مناسب در خصوص محصولات يا كالاهاي نوع چهارم يا استراتژيك ضروريست.

اهداف كنترل كيفيت
• حفظ استانداردهاي تعيين شده،
• كشف و تصحيح انحرافات در پروسة عمل،
• كشف و اصلاح محصولات خارج از استاندارد،
• ارزيابي كاراي واحدها و افراد،

مديريت كيفيت جامع يا فراگير
مديريت كيفيت جامع يا فراگير (TQM) فلسفه‌اي مديريتي است كه با استفاده از روشهاي بهبود مستمر، سعي در بهره‌گيري بهينه از فرصتهاي موجود و منابع در دسترس براي افزايش كيفيت با محور فراردادن رضايت مشتري دارد. به جز افزايش كيفيت عوامل ديگري نيز در مديريت كيفيت جامع مهم مي‌باشند. از جمله اين عوامل مي‌توان به تحويل به موقع كالا، كاهش هزينه‌ها، افزايش بهره‌وري، توسعة بازار و فروش كالاها و خدمات اشاره نمود.

اهم فعاليت‌هايي كه مديريت كيفيت در شركتهاي عرضه‌كننده انجام مي‌دهند

• كنترل كيفيت
• بررسي كيفيت
• معاينه كالاها

كنترل كيفيت
هدف گروه كنترل اين است كه روشهاي مورد استفاده عرضه‌كننده در ارزيابي كيفيت محصولي نهايي كه متأثر از فرايند توليد نادرست، عدم كارايي يا كاركرد بد ابزارها و ماشين‌آلات و استفاده از مواد نامناسب و ناپسند مي‌باشد را مورد بررسي قرار مي‌دهد تا براي تشخيص معايب و برطرف كردن آنها تكنيكهاي مناسبي را ارائه داد.

بررسي كيفيت
تيم بررسي كننده به بررسي تجربه نظري و عملي عرضه‌كننده در خصوص بررسي و سنجش كيفيت مي‌پردازد تا ببيند كه روشهاي جاري تا چه اندازه از دستاوردهاي پيشرفته بهره گرفته‌اند. همچنين اين تيم به بررسي رويه‌هاي موردنظر و مكتوب از لحاظ به اجرا درآمدن يا نيامدن نيز مي‌پردازد.

فصل (۳ )معرفی سیستم انبار

معرفی سیستم ا نبار

امروزه یا پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می طلبد.
انبارها را از دو جهت مورد بررسی قرار داد یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار نوع قفسه بندی ها , محل کالا ها در انبار , نور ایمنی و وسایل حفاظت کالا ها و وسایل حمل و نقل…..
دیگری سیستم اطلاعاتی انبار که به طرح و گردش فرمها به نحوی که اطلاعات به بخش های مختلف کارخانه یا موسسه به موقع و به مقدار لازم برسد و به کنترل های لازم در رابطه با کالا بحث می نماید.
تعريف كالا
كالا به چيزي اطلاق مي شود كه بتوان براي جلب توجه، تملك، استفاده و يا مصرف آن را در بازار عرضه نمود. كالا بايد قابليت تأمين حداقل يك نياز يا خواسته را داشته باشد.

مراكز تهيه و توزيع
جهت تحقق اصل ۴۴ قانون اساسي مبني بر دولتي نمودن بازرگاني خارجي و بر اساس مصوبه ۲۰/۲/۵۹ شوراي انقلاب جمهوري اسلامي ايران، مراكز تهيه و توزيع ايجاد شدند. اين مراكز تحت نظر يك هيئت مديره و مدير عامل مركب از ۵ نفر عضو اداره مي‌شوند منابع مالي اين مراكز ابتدا از محل اعتبارات بانكي تأمين و سپس بايد به صورت خودكفا اداره شوند.

جایگاه انبار :
سازماندهی سازمانهای مختلف بنا بر نیازهای آنها متفاوت است .گاه در بعضی از موسسات انبار مستقیما” زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و یا تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد , قطعات , محصولات , ضایعات و ….قرار دارد

(۱)زیر نظر مدیر عامل

(۲) زیر نظر مدیر انبار

.

(۳) زیر نظر امور اداری

مزاياي وجود سيستم انبارداري
• شناسايي و دسترسي آسانتر به کالا،
• تشکيل فايلهاي اطلاعاتي دقيقتر در بخشهاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات جهت تصميم گيري مديران سازمان،
• اطلاع رساني مطمئن، دقيق و سريع به ساير بخشهاي سازمان،
• رفع اشکالات ناشي از اتکاي به افراد خاص و آماده سازي سريع افراد جديدالورود به سازمان،

مديريت انبارداري

انبار محل و فضايي است که مواد اوليه براي ساخت محصولات، کالاهاي نيمه ساخته در جريان ساخت، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفي، قطعات يدکي و ماشي آلات، ابزار آلات و اجناس اقساطي و … بر اساس سيستم صحيحي طبقه بندي و جاگذاري شده اند و ازدو بعد فيزيکي و اطلاعاتي مورد بررسي و توجه قرار مي گيرند.

هدف از تشکيل انبارها، تأمين و نگهداري کالاهاي مورد نياز سازمان است. اهم وظايف انبارها را مي توان به شرح زير برشمرد:
– برنامه ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يک از اقلام مورد نياز در حد مطلوب.
– همکاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه کالاها و کنترل و دريافت کالاهاي خريداري شده.
– نگهداري کالا در انبار به نحوي صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعملهاي سازمان.

اهداف و وظایف انبارها:
هدف : هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه بخش خصوصی , تامین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است
وظایف انبارها:
۰۱ برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود .
۰۲ همکاری و مساعدت در خرید و تامین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
۰۳نگهداری کالا درا نباربنحوصحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستور العملهای
سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبار دار

سيستمهاي اطلاعاتي انبار

منظور از سيستم اطلاعاتي انبار ايجاد روش سيستماتيک و منطقي براي اجراي عمليات مربوط به کالاي موجود در انبار از مرحله درخواست تا مرحله تحويل جنس به مصرف کننده و همچنين اعمال کنترلهاي لازم بر مراحل مختلف اين عمليات است
روشهاي مختلف انبار کردن کالاها
• انبارکردن به ترتيب شماره يا حروف با در نظرگرفتن حداکثر مو

• انبار کردن به ترتيب شماره يا حروف با درنظر گرفتن حداقل موجودي.
• انبار کردن به ترتيب ورود کالا به انبار.
• انبار کردن به ترتيب ورود با دراختيار داشتن شماره قفسه.
منابع ورود کالا به انبار و خروج آن ازانبار
کالاهاي انبار ممکن است که به يکي از طرق زير به انبار وارد شود:
• کالاهايي که توسط مأمورين خريد خريداري گرديده است،
• کالاهايي که از خارج از کشور خريداري شده است،
• کالاهاي تحويل داده شده توسط برندگان در مناقصات،
• کالاهاي انتقالي از ديگر انبارهاي شرکت به انبار مورد نظر،
• کالاهاي برگشتي و تحويل وسايل و ابزار کار به طور اماني.

شناخت , وضعیت موجود انبارها
وضعیت انبارها :
وضعیت هر انباری تحت افراد بخصوص اداره و مدیریت می شود یک سیستم انبار ممکن است دارای سطح گسترده ای باشد که متشکل از موارد زیر است .
انبار دار: یکی از اعضای پرسنل یک سیستم می باشد که دارای وظایف و شرایط در سطح نیاز می باشد.
وظایف انباردار:
۰۱ تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان
۰۲ صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی
۰۳ مراقبت و نگهداری کالاها ( سرقت , صدمه , ضایعه , حادثه ناشی از قفسه بندی و طبقه بندی یا )
۰۴ پیش بینی , برنامه ریزی و کنترل مواد انبار و انجام انبار گردانی متناسب با نوع کالاهای شرکت
۰۵ تهیه گزارشات لازم در خصوص ضایعات
۰۶ صدور قبض انبار ( برگ رسید جنس به انبار ) پس از دریافت کالا و حواله

انبار هنگام
۰۷ بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تهیه یک کارت برای هر یک از اقلام انبار

وظایف مدیر انبار :

۰۱ توصیه و پیشنهاد روشهای انبار داری
۰۲ اجرای سهم و روش انبار داری
۰۳ نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای شرکت
۰۴ تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شود
۰۵ نگهداری مدارک مربوط به موجودیهای واقعی کالاها در موسسه
۰۶ اجرای بودجه مطلوب انبارها
۰۷ مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبار داران
۰۸ مراقبت در ارسال گزارشهای ماهیانه انبا رها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری
انتظارات مدیریت شرکت از سیستم کنترل انبار ها:
۰۱ وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید , دریافت , انبار , حسابداری
۰۲ تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید
۰۳ به۸ مصرف رساندن مقرون بصرفه مواد و ملزومات
۰۴ انبار کردن تمام مواد اولیه به طرز خاصی که بنحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند
۰۵ تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس
۰۶ انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس

انواع و انبارها و موجوديهاي انباررایج در اغلب شرکتها وسازمانها
• انبارهاي پوشيده
• انبارهاي سرپوشيده (هانگارد)
• انبارهاي باز (بارانداز)
اهم انواع موجوديهاي انبار
• مواد اوليه
• کالاهاي نيمه ساخته (در جريان ساخت
• کالاي ساخته شده.
• اجناس خريداري شده جهت فروش.
• مواد و لوازم مصرفي
• قطعات يدکي ماشين آلات و ابزارآلات
• اجناس اسقاطي

نحوه سیستم کد گذاری:
کد گذاری کالاها و فواید کد گذاری :
به ایجاد رویه وسیستمی که به وسیله آن اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخص به شخص دیگر یا از ننقطه ای به نقطه ای دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کد گذاری گویند که بعضی رمز یا نشان خاص است وجهت سهولت در کار و تقلیل حجم گفته هاو نوشته ها بکار می رود در کد گذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگها , نورها , اشکال , اعداد , الفبا و… و یا ترکیبی از آنها بهره گرفت که در هر شرکت به صورت اعداد می باشد.

انواع روشهای کد گذاری :
۰۱ روش ساده با روش اعداد ترتیبی
۰۲ روش اعداد گروهی
۰۳ روش اعشاری یا روش دیوی
۰۴ روش حروفی یا الفبایی
۰۵ روش کدینگ ویژه
۰۶ روش مخفی
۰۷ روش نیمونیک یا روش استفاده ار حروف اول نام کالا ها
۰۸ روش کدینگ استاندارد
در مجموعه ای هر قلم کالا به ۲ صورت تفسیر می گردد.
الف- مجموعه ای موجودی ها ب- پروژه
موجودی های کالای شرکت گاز دارایی یک شماره رمز ۱۰ رقمی ( کدینگ ویژه ) است که از روش کدینگ ویژه استفاده می شود که بسته به نوع ماهیت جنس بر اساس گروهایی اصلی طبقه بندی شده است .
نحوه شناسایی و تفسیر شماره رمز ۱۰ رقمی شرکت × ××× ×× ×× ××
نمودار جنس مشخصه جنس فرعی از فرعی فرعی گروه اصلی
۲ رقمی اول سمت چپ یعنی گروه اصلی جنس را تشکیل می دهد ( کنترل )
۲ رقم , از سمت چپ گروه فرعی جنس را تشکیل می دهد ( محصولات فرعی )
۲ رقم سوم , از سمت چپ مشخصات جنس را در بر می گیرد
۱ رقم آخر ( بعدی ) از سمت چپ به راست نمودار جنس را نشان می دهد
برای شرح نمودار رقم آخر بهتر است با مفروضات آن آشنا شویم
نمودار: بیانگر جنس از منابع داخلی و خارجی و یا از رده خارج شدن و با استفاده شدن و یا جایگزین نمودن جنس را یاد آوری می شود.
نمودار : هنوز این کالا بکار گرفته نشده است .

نمودار ۱: نشاندهنده کالاها و لوازم وارداتی ( غیر از قطعات یدکی وارداتی ) است که بعنوان کالاهای استاندارد صنعت برگزیده شده اند.
نمودار ۲ : نشاندهنده کالاها و لوازم یا قطعات که در ایران تهیه و ساخته می شود که به عنوان کالاهای استاندارد برگزیده شده اند.
نمودار ۳ : نشاندهنده قطعات یدکی وارداتی است .
نمودار ۴ : نمایشگر شمار موقت کالا بوده و فقط برای استفاده دایره طبقه بندی کالا می باشد.
نمودار ۵: نمایشگر لزوم مراجعه به یک شماره طبقه دیگر برای کسب مشخصات اصلی است .
نمودار ۶ : نشانگر کالاهای غیر استاندارد می باشد که لازم است اگر مجددا” نباید سفارش شوند.
نمودار ۷: نشانگر کالاهای است که قابل مصرف می باشند ولی کالای مشابه دیگری جایگزین آن شده و دیگر سفارش داده نخواهد شد.
نمودار ۸ : نشانگر کالای مستعملی است اگر تعمیر شده و قابل استفاده می باشد در انبار نگهداری می شود.
نمودار ۹ : آخرین تک رقم است نشانگر کالایی است که هنوز مشخصات آن با هیچیک از نمودارهای فوق قابل تطبیق نباشد و مادامیکه تصمیم نهایی درباره آن گرفته نشده سفارشی نخواهد شد.
روش کدینگ ویژه جهت طراحی و کد گذاری اقلام انبار بنا به نیاز شرکت یا موسسات کد اقدامات زیر باید جهت انجام آن صورت گیرد.
الف) لیست برداری از انواع اقلام موجود در انبار در حال و در آتی بدون لزوم ذکر مشخصات دقیق اجناس
ب) گروه بندی کردن انواع اقلام
ج۹ تصمیم راجع به تعدا ارقام لازم و تخصیص شماره به هر گروه پس از تعیین گروههای اصلی و فرعی با رعایت احتیاجات اتی
د) لیست برداری کامل و شماره گذاری اقلام
ه) تهبه دفتر راهنمای اقلام انبار
فواید سیستم کد گذاری :
۰۱ جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شنا سایی ذکردن ساده و دقیق تر کالاها .
۰۲ استاندار کردن کالاها و کمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی .
۰۳ ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکتئنیکی پیشرفته.
۰۴ صدور سفارش خرید بطور ساده و ﻣطﻤﺌﻦو دقیق و پیگیری ساده تر امور و سهولت برنامه ریزی و کنترل.
عوامل موثر در انتخاب سیستم و شیوه طیقه بندی :
۰۱ تعداد ارقام انبار و کالاها و همچنین ظرفیت انبارها
۰۲ وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات کالاها

۰۳ موقعیت جغرافیایی قسمت های مصرف کننده
۰۴ مقررات و نظریه مقامات مسول سازمان
انواع طبقه بندی کردن کالاها :
۰۱ طبقه بندی کردن کالاهای مورد نیاز شرکت
۰۲ طبقه بندی کالاهای موجود در انبار
۰۳ طبقه بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور
۰۴ طبقه بندی کالاها بر اساس مراحل انجام کار و زمان مصرف
نکات مهم در چیدن اجناس در انبار :
چیدن صحیح کالا در انبار در بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه ها و بخصوص وقت بسیار موثر است اما مهمترین عواملی که در چیدن اجناس در انبارها موثر است عبارتند از :
۰۱ محبوبیت یا میزان تقاضا برای کالا:
تقاضای زیاد برای یک کالا و در نتیجه حمل و نقل بیشتر آن از کالا هااست اجناس را می توان در ۳ گروه قرارداد به ترتیب سریع – متوسط – کند – تقسیم نمود.
۰۲ توجه تشابه:
تشابه اقلامی از کالاهاست که در کنار هم قرار می گیرند .
۰۳ اندازه و حجم کالا ( فیزیکی ):
اندازه و حجم فیزیکی اجناس و مواد است از لحاظ کوچکی و بزرگی و تعداد زیاد و یا کم بودن یک کالا باید توجه خاصی نمود و فضای مناسب جهت اجناس را مهیا نمود.
۰۴ توجه به مشخصات و ویژگی محصولات و کالا هاست که اغلب دیده می شود دو ماده شیمیایی مختلف ترکیبشان موجب انفجار شده چرا که در جوار هم بوده اند.
وسایل حمل و نقل انبارها در شرکت :
چون با توجه به محدودیتهای ساختاری محوطه انبار شرکت نمی توان از وسا

یل حمل و نقل زیادتر استفاده نمود پس از چرثقیل استفاده می شود . جرثقیل آلتی است که مواد و قطعات را از مکانی بلند و به مکان منتقل می نماید جرثقیل دارای انواع مختلف بوده و در خط سیر ثابت یا متغیر و چند جانبه ای بکار گرفته می شود و ممکن است مکانیکی یا الکتریکی باشد . جرثقیل برای نقل و انتقال قطعات سنگین بکار می رود و غیر از آن مقرون به صرفه نیستند.
ارزیابی موجودیهای انبار
گردش فیزیکی PHYSICAL FLOW
گردش فیزیکی موجود یها می تواند به طور مختلفی صورت پذیرد و در برخی از واحدهای تجاری تولیدی لازم است که موجودیها به طور منظم گردش داشته و همواره کالاهای جدید و تازه در دسترس باشد .
گردش بهای تمام شده COST FLOW
گردش بهای تمام شده کالای انتخابی بر ارزش موجودی پایان دوره و بهای تمام شده کالای فروش رفته اثر میگذارد لذا برخی از اقلام مندرج در ترازنامه و صورت حساب سود و زیان مستقیما” تحت تاثیر گردش بهای تمام شده موجودیها قرار می گیرند در مواقعی که بهای تمام شده مواد و کالای ساخته شده نوسان زیادی نداشته باشد نگهداری آن آسان بوده و فرق انتخابی در مورد گردش بهای تمام شده نیز اثر زیادی ندارد .

روشهای مختلف ارزیابی ،وبهای تمام شده ادواری و داﺌمی موجودیها
روشهاي‌ محاسبه‌ بهاي‌ تمام‌ شده‌
براي‌ محاسبه‌ بهاي‌ تمام‌ شده‌ موجودي‌ مواد و کالا روشهاي‌ مختلفي‌ با آثار متفاوت‌ به‌ كار گرفته‌ مي‌شود. اين‌ روشها از جمله‌ شامل‌ موارد زير است‌:
الف‌ . اولين‌ صادره‌ از اولين‌ وارده‌،
ب‌ . ميانگين‌ موزون‌،
ج . شناسايي‌ ويژه‌،
د . اولين‌ صادره‌ از آخرين‌ وارده‌،
ﻫ . موجودي‌ پايه‌، و
و . خرده‌ فروشي‌.

. اولين‌ صادره‌ از اولين‌ وارده‌ عبارت‌ است‌ از محاسبه‌ بهاي‌ تمام‌شده‌ موجودي‌ مواد و کالا
براين‌ اساس‌ كه‌ تعداد موجود، بيانگر آخرين‌ خريدها يا آخرين‌ توليدات‌ است‌.
. ميانگين‌ موزون‌ عبارت‌ از محاسبه‌ بهاي‌ تمام‌شده‌ موجودي‌ مواد و کالا براساس‌ اعمال‌ بهاي‌ متوسط‌ در مورد واحد موجودي‌ است‌. ميانگين‌ موزون‌ از تقسيم‌ مجموع‌ بهاي‌ تمام‌شده‌ واحدهاي‌ موجودي‌ به‌ مجموع‌ تعداد واحدهاي‌ آن‌ موجودي‌ محاسبه‌ مي‌گردد و مي‌توان‌ از طريق‌ محاسبه‌ دايمي‌ (ميانگين‌ موزون‌ متحرك‌) يا محاسبه‌ ادواري‌ (ميانگين‌ موزون‌ سالانه‌، شش‌ ماهه‌ و…) به‌ آن‌ دست‌ يافت‌.
. شناسايي‌ ويژه‌ روشي‌ است‌ كه‌ در آن‌ مخارج‌ مختص‌ هر يك‌ از اقلام‌ موجودي‌ به‌ آن‌ قلم‌ اختصاص‌ مي‌يابد. اين‌ روش‌ براي‌ اقلامي‌ مناسب‌ است‌ كه‌ صرفنظر از فرايند خريد يا توليد قابل‌ تشخيص‌ هستند. اما كاربرد اين‌ روش‌ در مواردي‌ كه‌ اقلام‌ متعددي‌ از موجودي‌ مواد و کالا از يكديگر قابل‌ تفكيك‌ نباشند، مناسب‌ نيست‌.
. اولين‌ صادره‌ از آخرين‌ وارده‌ عبارت‌ است‌ از محاسبه‌ بهاي‌ تمام‌شده‌ موجود

ي‌ مواد و کالا براين‌ اساس‌ كه‌ تعداد موجود بيانگر اولين‌ خريدها يا اولين‌ توليد

ات‌ است‌.
. موجـودي‌ پايـه‌ عبـارت‌ است‌ از بهاي‌ تمام ‌شده‌ موجودي‌ مواد و کالا براين‌ اسـاس‌ كـه‌ يك‌ ارزش‌ واحد ثابت‌ به‌ بخشي‌ از موجوديها كه‌ تعداد آن‌ از پيش‌ تعيين‌ شده‌ است‌ نسبت‌ داده‌ مي‌شود و موجوديهاي‌ اضافه‌ براين‌ تعداد به‌ روش‌ ديگري‌ ارزشيابي‌ مي‌گردد. اگر تعداد واحدهاي‌ موجود، كمتر از حداقل‌ از پيش‌ تعيين‌ شده‌ باشد، ارزش‌ واحد ثابت‌ در مورد كل‌ تعداد موجودي‌ اعمال‌ خواهد شد.
. روشهاي‌ مورد استفاده‌ جهت‌ تخصيص‌ بهاي‌ تمام‌ شده‌ به‌ موجودي‌ مواد و کالا بايد چنان‌ انتخاب‌ شود كه‌ براي‌ مخارجي‌ كه‌ واحد تجاري‌ براي‌ رساندن‌ كالا به‌ مكان‌ و شرايط‌ فعلي‌ آن‌ واقعاً متحمل‌ شده‌ است‌، منصفانه‌ترين‌ تقريب‌ ممكن‌ را فراهم‌ آورد.
.
هزينه هاي مربوط به موجوديها
• هزينه هاي نگهداري و انبار نمودن موجودي ها
• هزينه هاي سفارش يا نصب و راه اندازي مجدد
• هزينه هاي كسري يا فقدان موجودي

مدلهاي کنترل موجوديها
• مدلهاي کنترل موجودي در شرايط اطمينان.
• مدلهاي کنترل موجودي در شرايط ريسک.
• مدلهاي کنترل موجودي در شرايط عدم اطمينان.
• مدل برنامه ريزي و کنترل يا مدل طرحريزي مواد مورد نياز(MRP).
• مدل موجودي صفر يا (JTT) just in time.

بررسی فرم های خیلی مهم در سیستم انبار
کارت کنترل اقلام انبار :
کادرکس ( کارکت کنترل اقلام انبار ) نقش به سزایی در سیستم اطلاعات انبار دارد در این کارت که غالبا” توسط انباردار تنظیم می شود که کلیه ی اطلاعات مربوط به نقل وانتقال کالا را در بر داشته و در هر مقطع زمانی تعداد موجود از هر قلم جنس را در انبار را نشان می دهد. تعداد کالاهای وارده یا صادره با ذکر تاریخ و شماره سند خرید و یغا فروش منعکس می شود برای هر قلم کالا یک کارت صادر می شود که در آن نام و مشخصات فنی و محل نگهداری و همچنین میزان حداقل و حداکثر نقطه سفارش پیش بینی شده است .
انبار دار یک نسخه از فرم هایی را که از روی آنها ورود یا صدور کالا در کاردکس مربوط به خود ثبت می کند ثبت در کار دکس مرکزی به آن قسمت می فرستد تا به این ترتیب همواره اطلاعات کالا به زور در امده و در جای دیگر ثبت شود.
انواع کاردکس و محل نگهداری آن :
ضرورت مختلفی برای نگهداری کارت های کاردکس مورد استفاده قرار می گیرد که دو نمونه آن به کاردکس جعبه ای و کاردکس نوع سینی معروف است.
فرم ها :
فرم وسیله ای است برای مستند نمودن عملیات ثبت مجوزهای مربوط از طریق امضاء یا زدن مهرهای مجاز روی آن جمع آوری و تبادل اطلاعات بین قسمت ها .

 

اهداف فرم های سیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می باشد .
۰۱ ثبت موجودی و نشان دادن اختراعات در زمان انبار گردانی
۰۲ تامین اطلاعات لازم برای تدارک کالاهایی شرکت به آنها نیاز دارد
۰۳ کم کردن نیاز به دو باره نویسی در بخش های مختلف