مقدمه – گر چه براي تشكيل شركتهاي تجارتي و بوجود آمدن واقعي قانوني آنها حضول توافق و تراضي بين تشكيل دهندگان و رعايت و اجراي مقررات عمومي و مواد قانون تجارت دربارة هر يك از شركتها كافي است ولي براي اينكه «شناسائي قانوني» از شركت بعمل آيد و بتواند بعنوان «شخص حقوقي» معرفي شود ضرورت دارد كه كيفيت تشكيل و جريان تأسيس آن با رعايت تشريفات و مقررات قانوني به ثبت برسد.

همانطور كه براي شخص حقيقي در موقع بدنيا آمدن شناسنامه مي‌گيرند و مشخصات نوزاد را در آن ثبت مي‌كنند و هر فردي داراي ورقة هويت است شخص حقوقي هم محتاج است كه مشخصات آن در دفتر مخصوصي به ثبت رسيده و گواهي نامة ثبت تحصيل نمايد.
ثبت شركتها نه تنها براي معرفي و شناسائي است بلكه از نظر قانون و حاكميت اجتماع بمنظور كسب وجود قانوني است. بطوريكه پيش از ثبت اعتبار وجود مشخص قانوني را ندارد.

اجراي مقررات مربوط به ثبت شركتها ناشي از اصل حاكميت دولت و مربوط به قوانين آمره است كه رعايت آنها الزامي بوده و توافق يا تراضي تشكيل دهندگان و يا ارادة آنان در اين باب كوچكترين تأثيري ندارد. زيرا همين مقررات قانوني مربوط به ثبت شركتها هم ممثل و نشان دهنده اراده افراد است چه قانون جز نمايش اراده افراد كه بالواسطه آنرا به منصه ظهور رسانده اند چيز ديگر نيست.
قطع نظر از مراتب مزبور كنترل و نظارت دولت در امور شركتها و ثبت آن با تشريفات خاص موجب آن مي شود كه همه از آن اطلاع حاصل نمايند و در روابط با آن دچار ترديد و ناراحتي نشوند. براي همين منظور است كه ماده ۲۶ نظامنامه ثبت شركتها مقرر داشته كه : «مراجعه بدفاتر ثبت شركتها اعم از ايراني و خارجي براي عموم مردم آزاد و هر ذي نفعي كه مي‌تواند از مندرجات آن سواد مصدق تحصيل كند.»

با اجراي مقررات ثبت شركت‌ها نتايج ذيل حاصل مي‌شود:
اولا- شركت بعنوان يك شخص قانوني واجد حقوق و تكاليف معرفي وشناخته مي‌شود.
ثانياً – مي‌تواند منشاء آثار و اعمال و مصدر معاملات و روابط مالي و اقتصادي بشود.
ثالثاً- رسميت اساسنامه و شركتنامه و ساير اسناد شركت تسجيل مي‌گردد و مثل اسناد عادي در معرض ايراد و تزلزل نيست.
رابعاً – شركاء و تشكيل دهندگان اطمينان و فراغت خاطراز رسميت شركت و مسئوليت اداره كنندگان و ساير نتايج حاصله از اعمال شركت پيدا مي‌كنند.
خامساً – افراد ديگر و معامله كنندگان از وضع شركت اطلاع پيدا مي‌كنند و با اتكاء برسميت آن مي‌توانند با آسودگي خيال روابط مالي و اقتصادي با شركت برقرار دارند.
سادساً – در موقع انحلال يا ورشكستگي با مقررات خاصي به وضع مالي شركت رسيدگي مي‌شود.
علاوه بر مراتب ، قاعده الزامي بودن ثبت شركتها به دولت امكان مي دهد كه تحقيقات و رسيدگي هاي دقيق نسبت به مقدمات تشكيل و كيفيت بوجود آمدن شركت انجام داده و براي حفظ و تنظيم روابط مدني و اجتماعي و صيانت منافع عمومي از تشكيل شركتهائي كه رعايت مقررات نكرده اند و اين عدم رعايت مقررات مسلم التأثير در حقوق و حدود افراد ديگر است كه اعتماد به نظارت دولت دارند جلوگيري نمايد.

انواع ثبت شركتها عبارتند از :
۱- شركت‌هاي تجارتي داخلي.
۲- شركتهاي فرعي.
۳- شركتهاي تجاري خارجي.
۴- شركت داراي امتياز.
۵- شركت هاي بيمه .
۶- شركت هاي كسبه جزء.
۷- مؤسسات غيرتجاري.
ثبت شركتهاي داخلي
مستندات- مقررات مربوط به ثبت شركتهاي ايراني يا داخلي در ضمن قانون راجع به ثبت شركتهاي مصوبه خرداد ماه ۱۳۱۰ و آئين نامه اجرائي آن مصوب در همان تاريخ و قانون تجارت مصوب ۱۲ ارديبهشت ماه ۱۳۱۱ و نظامنامة قانون تجارت مصوب همان تاريخ قيد گرديده است.
بايد توجه داشت كه چون در ۱۳۰۳ و ۱۳۰۴ شمسي قانون تجارت مجموعاً ۳۸۷ ماده تصويب و شركتهاي تجارتي براي اولين دفعه در آن قانون عنوان پيدا كرده بود قانون ثبت شركتها و آئين نامه آن با توجه به قانون تجارت مزبور تنظيم گرديده و سپس نظامنامه قانون تجارت كه در تاريخ موثر تصويب شده با توجه به قانون تجارت مصوب ۱۳۱۱ تنظيم گرديده است و در هر حال عمر مقررات ثبت شركتها از سال ۱۳۱۰ بيشتر نيست.

ضرورت ثبت – قانون تجارت در ماده ۲۲۰ ميگويد: « هر شركت ايراني كه فعلا (ارديبهشت ۱۳۱۱ ) وجود دارد يا در آتيه ( از آن تاريخ ببعد) تشكيل شود و با اشتغال بامور تجارتي خود را به صورت يكي از شركتهاي مذكور در اين قانون در نياورد و مطابق مقررات مربوط به آن شركت عمل ننمايد شركت تضامني محسوب شده و احكام راجع به شركتهاي تضامني در مورد آن اجرا مي‌گردد. هر شركت تجارتي ايراني مذكور در اين قانون و هر شركت خارجي كه بر طبق قانون ثبت شركتها مصوب خرداد ماه ۱۳۱۰ مكلف به ثبت است بايد در كليه اسناد و صورت حسابها و اعلانات و نشريات خطي يا چاپي خود در ايران تصريح نمايد كه در تحت چه نمره در ايران به ثبت رسيده و الا محكوم به جزاي نقدي از دويست تا دو هزار ريال خواهد بود.
اين مجازات علاوه بر مجازاتي كه در قانون ثبت شركتها براي عدم ثبت مقرر است.»

بنابراين در صورتيكه شركت بصورت يكي از شركتهاي مندرج در قانون در نيايد و به ثبت نرسد اولا شركت مزبور تضامني محسوب خواهد شد كه شركاء عادي حاضر به عدم ثبت و قبول مسئوليت تضامني نيستند و اين خود ضمانت اجراي ثبت است ثانياً غرامت مندرج را بايد بپردازد ثالثاً‌مجازاتهاي مندرج در قانون ثبت شركتها را تحمل نمايد.
علاوه بر مجازاتهاي مزبور طبق ماده ۱۹۸ چنين شركتي محكم به بطلان است كه در نتيجه عدم رعايت واجراي مقررات راجعه به ثبت شركت اعلام مي‌شود ولي «هيچيك از شركاء نمي‌توانند اين بطلان را در مقابل اشخاص ثالثي كه با آنها معامله كرده اند عذر قرار دهند.»
نتيجه آنكه مستنداً به ماده ۱۹۵ قانون تجارت « ثبت كلية شركتهاي مذكور در اين قانون الزامي است و تابع مقررات قانون ثبت شركتهاست.»
مرجع ثبت – مرجع ثبت شركتها در تهران «اداره ثبت شركتها و مالكيت صنعتي» و در خارج از تهران اداره ثبت اسناد مركز اصلي شركت است كه دايره و دفتر مخصوصي براي اين كار دارد.

ضمناً بموجب ماده ۴ اصلاح آئين نامة ثبت شركتها « در هر محلي كه اداره يادايره يا شعبه ثبت موجود است براي ثبت شركتهاي داخلي… متصدي مخصوصي از طرف اداره محل ثبت تعيين خواهد شد.»
واگر در محل شركت هيچيك از اين مراجع نباشد در دفتر اسناد رسمي يا دفتر دادگاه ثبت مي شود مشروط بر اينكه ظرف سه ماه پس از تأسيس ادارة ثبت در محل شركت به ثبت آن اقدام شود.
تقاضانامه يا اظهار نامه – در قانون و آئين نامه ثبت شركتها «اظهار نامه» تقاضاي ثبت و در نظامنامه قانون تجارت «تقاضانامه » ثبت شركت عنوان شده است . چون نظامنامه قانون تجارت از حيث تصويب موخر است در مراجع ثبتي هم «تقاضانامه ثبت شركت داخلي»‌اوراق چاپي مخصوص است كه درخواست كنندگان ثبت شركت و نسخه از آنرا تنظيم وتسليم مرجع ثبت مي‌كنند.

ضمائم – ماده ۱۹۶ قانون تجارت مي‌گويد : اسناد و نوشتجاتيكه براي به ثبت رسانيدن شركت لازم است در نظامنامه وزارت عدليه معين مي‌شود.» و نظامنامة مزبور در مرود هر يك از شركتها ضمائمي ذكر كرده است كه بايد جداگانه نقل شود :
الف – در شركتهاي سهامي ضمائم عبارت از : «يك نسخه طرح اعلامية پذيره نويسي، نسخه طرح اساسنامة شركت، نوشته‌اي حاكي از تعهد پرداخت تمام سرمايه در شركت‌هاي خاص و بيست درصد در شركت‌هاي عام، اسامي شركاء با تعيين اسم و اسم خانوادگي و عده سهام هر يك از آنها، سواد مصدق از تصميمات مجمع عمومي صاحبان سهام.»

ب – در شركتهاي با مسئوليت محدود : « يك نسخه مصدق از شركتنامه ، يك نسخه مصدق از اساسنامه ( اگر باشد ) ، اسامي شريك يا شركائي كه براي اداره كردن شركت معين شده اند، نوشته‌اي بامضاء مدير شركت حاكي از پرداخت تمام سرماية نقدي و تسليم تمام سرماية غيرنقدي با تعيين قيمت حصه‌هاي نقدي»
ج – در شركتهاي تضامني: « يك نسخة مصدق از شركتنامه، يك نسخه مصدق از اساسنامة شركت ( اگر باشد) ، نوشته‌اي بامضاء مدير شركت حاكي از پرداخت تمام سرماية نقدي و تسليم تمام سرمايه غيرنقدي با تعيين قيمت حصه هاي غيرنقدي، اسامي شريك يا شركائي كه براي اداره شركت معين شده اند….»
د – در شركتهاي نسبي: «يك نسخه از شركتنامه، يك نسخه مصدق از اساسنامه (اگر باشد)، اسامي مدير يا مديران شركت، نوشت‌اي بامضاء مدير شركت حاكي از پرداخت تمام سرمايه نقدي و تسليم تمام سرمايه غيرنقدي با تعيين قيمت حصه‌هاي غيرنقدي.»

هـ – در شركتهاي مختلط سهامي: « يك نسخة‌مصدق از شركتنامه يك نسخة مصدق از اساسنامه، اسامي مدير يا مديران شركت، نوشته‌اي بامضا‌ء مدير شركت حاكي از تعهد پرداخت تمام سرمايه سهامي و پرداخت واقعي لااقل ثلث از آن سرمايه،سواد مصدق از تصميمات مجمع عمومي در موارد مذكور در مواد ۴۰ و۴۱ و۴۴، نوشته‌اي بامضاء مدير شركت حاكي از پرداخت تمام سرمايه نقدي شركاء ضامن و تسليم تمام سرماية غيرنقدي با تعيين قيمت حصه‌هاي غيرنقدي.»
و- در شركتهاي مختلط غيرسهامي: « يك نسخه مصدق از شركتنامه. يك نسخه مصدق از اساسنامه( اگر باشد) ، اسامي شريك يا شركاء ضامن كه سمت مديريت دارند.»
ز- در شركتهاي تعاوني: « يك نسخه از شركتنامه، يك نسخة مصدق از اساسنامه ( اگر باشد) .»
بطور خلاصه ضمائم عبارتست از :
۱- شركتنامة حاوي مشخصات شركت.
۲- اساسنامه.
۳- صورت جلسة مجمع عمومي.
۴- صورت جلسة انتخاب هئيت مديره و قبولي آنان.
۵- رسيد سرمايه.

جريان ثبت – پس از آنكه تقاضا نامه در دو نسخه با ضمائم تسليم متصدي ثبت شد يك نسخه از آن در پرونده ضبط و مندرجات آن را در دفتر مخصوص ثبت شركت ‌هاي ثبت مي‌كند و نسخة ثاني را با قيد تاريخ و شمارة ثبت امضاء وم هر كرده به تقاضا كننده تسليم مي‌كند.
وقتي شركتنامه در دفتر مخصوص ثبت شد مؤسسين شركت يا هئيت مديره و صاحبان امضاء مجاز آنرا امضاء مي‌كنند واين دفتر بمنزلة دفتر ثبت سند دفتر خانة اسناد رسمي است كه در ادارة ثبت محفوظ مي‌ماند و باين ترتيب «شركتنامه» رسمي مي‌شود. زيرا بموجب ماده پنجم اصلاح آئين نامة ثبت در شركتها: «اداره ثبت شركتها در تهران و دواير ثبت شركتها در شهرستانها در ثبت شركتنامه قائم مقام دفترخانه‌هاي رسمي مي‌باشند»
سپس بايد خلاصه وضع شركت در دفتر جداگانه‌اي كه حاوي شماره رديف ثبت شركت و ملخص مفاد شركتنامه و اساسنامه است در صفحه متعلق به همان شركت ثبت گردد.

تصديق مطابقت هر دو دفتر با اصل شركت نامه از طرف تقاضا كنندگان ضروري است.
بالاخره مرحلة انتشار شركتنامه است كه به موجب ماده ۱۹۷ قانون تجارت و در ظرف ماه اول تشكيل هر شركت خلاصة شركتنامه و منضمات آن… اعلان خواهد شد.»
و نظامنامة قانون تجارت در ماده ۶ مقرر داشته است كه خلاصه و منضمات « بايد بتوسط اداره ثبت محل در مجله رسمي عدليه ( روزنامه رسمي كشور) و يكي از جرايد كثيرالانتشار مركز اصلي شركت بخرج خود شركت منتشر شود.»
خلاصه‌اي كه آگهي مي‌شود طبق ماده ۷ نظامنامه قانون تجارت متضمن نكات ذيل است.
۱- نمره و تاريخ ثبت شركت.
۲- مقدار سرمايه ( با تشخيص مقداري از آن كه پرداخت شده و مقداري كه شركاء پرداخت آنرا تعهد كرده اند)
۳- اسامي مدير يا مديران.
۴- تاريخ آغاز و ختم شركت در صورتيكه براي مدت محدود تشكيل شده باشد.

البته نام، نوع، موضوع، مركز و ساير مشخصات هم بايد آگهي شود، علاوه بر اين در شركتهاي تضامني و مختلط بايد اسامي شركاء ضامن نيز منتشر گردد.
تغييرات – به موجب ماده ۲۰۰ قانون تجارت: «در هر موقع كه تصميماتي براي تغيير اساسنامه شركت يا تمديد مدت شركت زايد بر مدت مقرر و يا انحلال شركت (حتي در مواردي كه انحلال بواسطه انقضاء مدت شركت صورت مي‌گيرد) و تعيين كيفيت تغيير حساب يا تبديل شركاء يا خروج بعضي از آنها از شركت يا تغيير اسم شركت اتخاذ شود» بايد تصميمات مزبور طي صورت جلسه رسمي شركت تنظيم و بامضاء تصميم گيرندگان برسد و بهمان طريقي كه در ثبت بدوي شركت عمل شده بود ثبت و اقدام به انتشار تصميمات مزبور شود.
و در ماده ۹ نظامنامه اضافه شده است كه : « در هر موقعي كه مدير يا مديران شركت تغيير مي‌نمايند» و همچنين در موقع رفع موجبات بطلان بايد تصميمات متخذه ثبت و انتشار يابد.

شعبه – شعبه شركت اگر در بدو تشكيل شركت معين گرديده جزء شركت اصلي ثبت و آگهي مي‌شود واگر بعداً تأسيس گردد. حكم تغييراتي را دارد كه در شركت بعمل مي‌آيد و مطابق مقررات تغييرات اقدام به ثبت و نشر مي‌شود.
در هر دو صورت بايد آگهي‌هاي لازم بوسيله ثبت محل در محل شعبة شركت انتشار يابد.
شركت فرعي- ممكن است يك شركت كه از اين جهت اصلي ناميده مي شود محتاج به تشكيل شركت ديگري گردد كه از اين حيث فرعي مي‌ناميم.
شركت فرعي ممكن است در داخل شركت اصلي بوجود آيد و همه سرمايه آن متعلق به شركت يا شركاء شركت اصلي بنسبت اوليه باشد و نيز ممكن است كه اكثريت سهام آن تعلق به شركت مزبور داشته باشد. در هر حال شركت فرعي از نظر تشريفات و مقررات ثبتي در حكم شركت اصلي است. يعني با همان ترتيبات بايد به ثبت برسد و فقط در مورد حق الثبت است كه تنها بسرمايه جديد كه به شركت آمده است تعلق مي‌گيرد.
حق الثبت – علاوه بر تقاضانامه و شركتنامه كه هر كدام قيمت مخصوصي دارند و موقع ثبت شركت بموجب ماده ۱۰ قانون ثبت شركتها و قانون مصوب ۱۳۳۴ راجع به درآمدهاي وصولي حق الثبت مطابق تعرفه زير اخذ مي‌شود:

تا بيست ميليون ريال سرمايه دو در هزار.
از بيست ميليون تا يكصد ميليون نسبت به مازاد نصف واحد در هزار.
از يكصد ميليون تا پانصد ميليون نسبت به مازاد يك در ده هزار.
ثبت شركتهاي خارجي
ماده ۳ قانون ثبت شركتها مي‌گويد : « هر شركت خارجي براي اينكه بتواند بوسيلة شعبه يا نماينده بامور تجارتي يا صنعتي يا مالي در ايران مبادرت نمايد بايد در مملكت اصلي خود شركت قانوني شناخته شده و در اداره ثبت اسناد تهران به ثبت رسيده باشد.»