اهم مواردي كه در عمليات حسابداري شركتهاي خدمات بيمه‌اي پرداخته مي شود

۱- لزوم انجام عمليات حسابداري بصورت رايانه اي و اعلام مشخصات نرم افزار:
امروزه انجام امور حسابداري بدون بهره گيري از امكانات رايانه اي با توجه به حجم عمليات و تنوع گزارشات مورد نياز تقريباً غير ممكن گرديده است در اين راستا نتايج حاصل از بررسيهاي فراوان و مرور راه حلهاي متعدد لزوم استفاده از نرم‌افزار واحد و يكسان جهت ثبت عمليات مالي مربوط به دسته اول (عمليات فني بيمه) را در كليه شركتهاي بيمه به اثبات رسانيده است. لذا كليه شركتهاي نمايندگي يك شركت بيمه جهت ثبت عمليات بيمه گري صرفاً مي بايست از يك نرم افزار استفاده نمايند.
نكات مهم:

الف) استفاده از يك نرم افزار قطعاً مانع از بكارگيري ساير نرم افزارهاي مورد نياز شركتها جهت پوشش عمليات پشتيباني و عمومي و مسائل مرتبط آنها با بازاريابان و غيره نخواهد شد.
ب) با توجه به اهميت انجام عمليات حسابداري بصورت رايانه اي و اعلام مشخصات نرم افزار كليه شركتها مي بايست نسبت به نصب نرم افزار حسابداري اقدام كنند.
ج) به منظور حفظ يكنواختي هرگونه تغير اساسي در نرم افزار بايد با هماهنگي شعب و واحدهاي حسابداري و انفورماتيك آنها صورت پذيرد.

۲- لزوم معرفي مدير مالي يا حسابدار (مسئول عمليات حسابداري و مالي) به مجتمعها :
از آنجايي كه كنترل عمليات مالي شركتهاي نمايندگي از اهميت بسيار بالايي برخوردار مي باشد و حسب تجارب گذشته نيز يكي از مشكلات بسيار جدي و عامل اصلي ايجاد مغايرات فيمابين، شخصي و ثابت نبودن «مسئول عمليات مالي» شركتهاي نمايندگي بوده است لذا مشخصات «مسئول عمليات مالي و حسابداري» شركتها بايد طي معرفي نامه اي، با امضا مدير عامل شركت نمايندگي به مجتمع ها اعلام گرديده و حضور فرد مذكور در جلسات توجيهي و آموزشي نيز به عنوان تكاليف قطعي ايشان تعريف گردد ضمناً هرگونه جابجائي در اين خصوص مي بايست با هماهنگي صورت پذيرد بديهي است شركتهاي نمايندگي در انتخاب عزل و نصب اين افراد مختار مي‌باشند و ليكن هماهنگي با مجتمعها اجباري خواهد بود. علي ايحال مسئوليت نهايي حسابهاي شركت نمايندگي بعهده مديرعامل و هيئت مديره شركت نمايندگي خواهد بود.

۳- نگهداري اسناد و مدارك حسابداري بصورت مدون:
از آنجائيكه اسناد و مدارك حسابداري مي بايست بصورت دقيق طبقه بندي شده و قابل دسترسي باشد لذا فدوريست اسناد و مدارك حسابداري شركت نمايندگي صحافي گرديده و در محل شركت نمايندگي نگهداري گردد به نحوي كه همواره امكان دسترسي به آنها مقدور باشد ضمناً اين موضوع بايستي هنگام ايجاد تغييرات اساسي در مديريت شركت نمايندگي مورد كنترل قرار گرفته و نسخه اي از صورتجلسه تحويل و تحول براي واحد اجرائي ذيربط (مجتمع‌ها) ارسال گردد.

۴- افتتاح حساب بانكي(جاري دريافت بيمه‌‌گري و جاري پرداخت بيمه‌گري):
جاري دريافت بيمه گري
۱-۴- با توجه به اهميت انجام عمليات بانكي نزديك بانك مشخص كليه شركتهاي نمايندگي مي بايست همراه با تكميل تعهدنامه مخصوص كه نمونه آن توسط واحد اجرائي ذيربط (مجتمع‌ها) تحويل مي شود نسبت به افتتاح يك فقره حساب جاري كه از اين پس “حساب دريافت بيمه گري” ناميده مي شود اقدام نمايند. شرايط و خصوصيات حساب مذكور به شرح ذيل مي باشد:

۱-۱-۴- افتتاح حساب مستلزم تكميل تعهدنامه محضري با هماهنگي دفتر حقوقي شركت بيمه مي باشد.
۲-۱-۴- با عنايت به هماهنگي انجام شده و لزوم اخذ سرويس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزديكي از نزديكترين شعب بانك افتتاح گردد.
۳-۱-۴- حساب مذكور شاخه اي (فرعي) از حساب مركزي (مادر) واحد اجرائي (مجتمع) شركت بيمه نزد بانك محسوب مي گردد و صرفاً بابت واريز وجوه دريافتي بابت بيمه نامه ها اعم از فروش نقدي، وصول بدهكاران و وصول چكهاي مربوط به اقساط بيمه نامه مي باشد.

۴-۱-۴- حساب ياد شده (حساب فرعي) بنام شركت خدمات بيمه اي اما بنفع شركت بيمه افتتاح شده و شركت نمايندگي هيچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغييرات در حساب را ندارد.
۵-۱-۴- حساب فرعي فاقد دسته چك مي باشد.
۶-۱-۴- مانده حساب فرعي در پايان هر روز كاري بحساب سپرده كوتاه مدت معرفي شده توسط واحد اجرائي (مجتمع) شركت بيمه واريز مي گردد.
۷-۱-۴- شركتهاي نمايندگي مجاز به تأخير در واريز حق بيمه به حساب فرعي (جاري دريافت بيمه گري) نمي باشند و دقيقاً طبق شرايط مندرج در بيمه نامه‌ها و قراردادهاي بيمه اي مي بايست مبالغ به حساب واريز گردد. بديهي است هر گونه مسئوليت ناشي از تأخير واريز مذكور اعم از عدم پرداخت خسارت و غيره بعهده شركت نمايندگي خواهد بود.

۸-۱-۴- بانكهاي مجري حساب دريافت بيمه گري (حساب فرعي) موظف به ارائه صورتحساب و اطلاعات تكميلي حساب به شركت نمايندگي مي باشند و شركت نمايندگي نيز مكلف به كنترل حساب و نهايتاً تهيه صورت مغايرت بانكي مي باشد. به منظور تسهيل در عمليات پيشنهاد مي شود وجوه مربوط به هر يك از رشته ها روزانه طي يك فقره فيش بحساب واريز گردد. به منظور تسريع در اجراي عمليات، شركت نمايندگي موظف است بلافاصله پس از افتتاح حساب مشخصات آن را به اطلاع واحد اجرائي شركت بيمه (مجتمع) برساند.

– جاري پرداخت بيمه گري
۲-۴- به منظور پرداخت مبالغ مربوط به الحاقيه هاي برگشتي، پرونده هاي خسارت (در صورت وجود مجوز) و همچنين برگشت اضافه واريزي و سپرده (و ديعه) بيمه‌گذاران هر يك از شركتها با اخذ فرم مخصوص از واحد اجرائي و تكميل آن نسبت به افتتاح يك فقره حساب جاري كه از اين پس “حساب پرداخت بيمه گري” ناميده مي شود صرفاً نزد همان شعبه كه حساب دريافت مفتوح گرديده است اقدام نمايند خصوصيات اين حساب نيز به شرح ذيل خواهد بود:

۱-۲-۴- حساب به نام شركت نمايندگي و بنفع شركت بيمه افتتاح گرديده و در سر فصل بانكها از گروه حسابهاي دائمي شركت بيمه طبقه بندي مي گردد. حق امضا در اين حساب به دارندگان حق امضا رسمي شركت نمايندگي حسب اساسنامه و روزنامه رسمي تفويض مي گردد و دارندگان حق امضا اجازه تفويض آن را به غير ندارند.
۲-۲-۴- همواره موجودي اين حساب متعلق به شركت بيمه بوده و شركت نمايندگي راساً هيچگونه قدر السهمي از حساب را نداشته و حق برداشت به نفع خود را حتي براي كوتاه مدت ندارد.

۳-۲-۴- برداشت از اين حساب صرفاً بابت پرداخت الحاقيه هاي برگشتي و پرونده‌هاي خسارتي و همچنين برگشت اضافه واريزي بيمه گذاران مي باشد و تمامي چكهاي صادره مي بايست در وجه بيمه گذاران صادر گردد.
۴-۲-۴- چكهاي صادره از اين حساب نبايستي در وجه حامل صادر و يا اينكه ظهر نويسي شوند.
۵-۲-۴- تغييرات در صاحبان امضا مجاز اين حساب مي بايست مطابق با آخرين وضعيت اساسنامه و روزنامه رسمي شركت صورت پذيرفته و با تائيد شركت بيمه باشد. بديهي است شركت بيمه همواره حق برداشت و يا توقف عمليات اين حساب را براي خود محفوظ مي داند.
۶-۲-۴- عمليات‌اخذ صورتحساب از بانك كنترل حساب و در نهايت تهيه صورت مغايرت اين حساب نيز بعهده شركتهاي نمايندگي مي باشد.
۳-۴- با توجه به افتتاح دو نوع حساب جداگانه مقتضي است ترتيبي اتخاذ فرمائيد كه حسابهاي بانكي قبلي شركت خدمات بيمه اي پس از رفع اقلام باز و با هماهنگي واحد اجرائي شركت بيمه مسدود گردد.

۵- فروش غير نقد و نحوه وصول چكها و اقساط:
با عنايت به ارائه خدمات گسترده به بيمه گذاران در صورت درخواست بيمه گذار جهت تقسيط مبلغ حق بيمه با توجه به موافقت واحد فني و در چارچوب مقررات مبلغ حق بيمه در چند قسط از بيمه گذار دريافت مي شود. ضمناً چكهاي وصولي مي‌بايست حداكثر ۸ روز پس از تاريخ سر رسيد وصول شده باشند. همچنين در صورت عدم وصول چكها در موعد مقرر مبلغ آن در پايان ماه از كار فرد شركت نمايندگي كسر خواهد شد لذا با عنايت به اينكه كسر مبالغ مذكور از حساب كار فرد بعنوان يك امتياز منفي قلمداد خواهد شد مقتضي است قبل از ارسال اطلاعات مبلغ به حساب واريز گردد.

۶- لزوم تسويه مانده حسابهاي فيمابين قبلي:
نظر به اينكه يكسان سازي رويه هاي عمليات بين كليه شركتهاي نمايندگي و جلوگيري از بروز مغايرت و اختلاف حساب از اهداف محوري هر دايره حسابداري مي باشد بنابراين ضروريست در پايان هر سال ضمن تبادل اطلاعات با واحد اجرائي شركت از عدم وجود هر گونه اختلاف حساب و مغايرت اطمينان حاصل نموده و در صورت وجود مغايرت نسبت به تعين تكليف آن در همان سال مالي اقدام و از انتقال آن به سال آتي جدا خودداري شود.

بديهي است از ابتداي هر سال همه ماهه مي بايست گواهي عدم وجود مغايرت بين واحد اجرائي شركت و شركت نمايندگي تنظيم و مبادله گردد.
همچنين از ابتداي هر سال ضمن اينكه كليه مغايرات في ما بين مي بايست بر طرف گردد هرگونه مبلغي كه حسب عمليات روزمره توسط شركت خدمات بيمه اي به بدهكار و يا بستانكار حساب شركت بيمه منظور مي گردد حتماً بايد با تكميل و ارسال برگ اعلاميه في ما بين صورت پذيرد بديهي است واحد اجرائي شركت بيمه نيز دقيقاً هرگونه مبلغ را با ارسال برگ اعلاميه مذكور بحساب شركت نمايندگي منظور خواهد نمود.

اعلاميه هاي مذكور از ابتداي سال با شماره يك شروع و تا انتهاي سال بصورت مسلسل ادامه مي يابد و طرفين مي بايست از ثبت اعلاميه هاي في ما بين اطمينان حاصل نمايند بطوري كه در پايان هر ماه هيچ گونه اقلام باز از اين بابت در حساب منظور نگردد. اضافه مي نمايد هر شركت نمايندگي صرفاً مجاز به تبادل اعلاميه في‌مابين فقط با يكي از واحدهاي اجرائي شركت مي باشد. البته تنظيم و ارسال اعلاميه في‌مابين از طرف شركتهاي نمايندگي بسيار نادر خواهد بود و عمدتاً ارسال اعلاميه في‌مابين از طرف واحد اجرائي شركت بيمه انجام خواهد شد.

۷- لزوم همكاري شركتهاي نمايندگي صرفاً با يكي از واحدهاي اجرائي شركت:
تجارب گذشته و بررسيهاي به عمل آمده بيانگر اين موضوع مي باشد كه همكاري شركتهاي نمايندگي با بيش از يك واحد اجرائي شركت موجب بروز اشكالات كنترلي و نهايتاً مغايرات في‌مابين گرديده و بطور كلي لزوم ممانعت از اين امر به اثبات رسيده است. لذا شركتهاي نمايندگي صرفاً مي بايست با يكي از واحدهاي اجرائي شركت همكاري نمايند.

البته اين موضوع شامل شعب و دفاتر فرعي شركتهاي نمايندگي در شهرستانهاي خارج از محل استقرار شركتها نمي گردد و دفاتر مذكور مي توانند با واحدهاي محل استقرار همكاري نمايند همچنين در مورد استثنائي كه پرتفوي خاص يك منطقه جغرافيايي تحت كد واحد مستقر در آن منطقه صادر مي گردد نيز با هماهنگي قابل بررسي است.

۸- لزوم ارائه مفاصا حساب مالياتي و صورتهاي مالي اساسي:
همچنان كه ذكر گرديد شركتهاي نمايندگي مي بايست راساً نسبت به تهيه و تنظيم دفاتر قانوني اقدام نموده و عمليات مالي خود را مطابق قوانين و مقررات ثبت و نگهداري نمايند لذا كليه شركتها حداكثر تا پانزدهم مرداد ماه سال مالي بعد از دوره عملكرد مي بايست گواهي برگ مقطعي مالياتي (مفاصا حساب دارائي) را همراه با صورتهاي مالي اساسي شامل ترازنامه، سود و زيان و صورت جريان وجوه نقد و يادداشتهاي همراه و همچنين گزارش حسابرسي مستقل خود را به شركت ارائه نمايند.

بخش دوم
نحوه ثبت حسابها و نگهداري دفاتر:
كليه عمليات مربوط به حسابهاي شركت بيمه مي بايست در يك سري سرفصل خاص ايجاد گردد (در صورت امكان همه با يك كد شروع شوند) بديهي است هر يك از شركتها متناسب نياز خود مي توانند نسبت به ايجاد سرفصلهاي مورد نياز براي عمليات عمومي و پشتيباني اقدام نمايند. وليكن ايجاد هرگونه سرفصل در زير مجموعه سرفصلهاي مرتبط با حسابهاي شركت بيمه مي بايست با اخذ مجوز از واحد اجرائي شركت انجام پذيرد.

نحوه ثبت حسابها و صدور اسناد حسابداري:
از نقطه نظر انجام عمليات حسابداري اين بخش از اهميت بسياري برخوردار مي‌باشد بطوريكه در صورت تشخيص و درك صحيح حساب و صدرو سند حسابداري بصورت اصولي، با توجه به امكانات نرم افزارهاي رايانه اي بقيه عمليات اگرچه نيازمند مراقبت و كنترل مي باشد، اما انجام آنها سهل تر و به عبارت ديگر تابع انجام صحيح عمليات صدور سند مي باشد لذا اختصاراً به نمونه هائي اشاره مي شود.

با توجه به امكانات و قابليتهاي برخي سيستمهاي فني از جمله ثالث، بدنه، عمر آتش سوزي و غيره ضروريست بمنظور استفاده بهينه از قابليتهاي سيستم و جلوگيري از اشتباهات انساني و دقت بيشتر، اسناد حسابداري بصورت اتوماتيك صادر گردد. بديهي است پس از ساختن سهند اتوماتيك نبايستي تغييري در سند ايجاد گردد به عبارت ديگر همواره سند حسابداري بايستي با فايل صدور برابر باشد.
۱- ثبت حساب مربوط به فروش بيمه نامه ها (كليه رشته ها)
۱-۱- فروش بيمه نامه بصورت ۱۰۰% نقد
عناوين حساب ماهيت مبلغ معادل
گروه كل معين
ح دائمي بيمه بانكها- جاري دريافت بيمه گري بدهكار مبلغ واريزي
ح سود و زيان بيمه حق بيمه زير رشته مربوطه بستانكار مبلغ حق بيمه مادر

نكته: مبالغ دريافتي از محل بيمه نامه هاي شخص ثالث بابت سهم صندوق تأمين خسارات بدني بحساب “حسابهاي دائمي بيمه- بستانكاران- سهم صندوق خسارتهاي بدني” منظور مي گردد.

۲-۱- فروش بيمه نامه بصورت دريافت چك
همچنان كه اشاره گرديد با توجه به مشكلات ناشي از ايجاد بدهكاران بيمه ضروريست حتي المقدور فروش اقساطي شركتها با دريافت چك انجام شود و دريافت چك نيز مي بايست دقيقاً مطابق شرايط مندرج در متن بيمه نامه باشد بعبارت ديگر چنانچه در متن بيمه نامه دريافت ۶۰% مبلغ حق بيمه در ۶ قسط به سر رسيدهاي معين درج شده باشد قطعاً چكهاي دريافتي نيز مي بايست در ۶ فقره و در سر رسيدهاي مندرج در متن بيمه نامه يا قرارداد بيمه اي دريافت و در حسابها عمل گردد.
اما از آنجائي كه پرداخت كار فرد شركتهاي نمايندگي منوط به وصول مبلغ حق يمه و واريز آن بحساب بانك خواهد بود لذا كارمزد چكهاي با مدت بيش از يك ماه در ماهي كه چك سر رسيد و وصول مي گردد پرداخت خواهد شد.

مثال: چنانچه بيمه نامه اي در فروردين ماه ۸۳ در رشته آتش سوزي با حق بيمه‌اي معادل ۰۰۰/۰۰۰/۱۰ ريال و با شرايط ۴۰% نقد و ۶۰% با دريافت ۶ فقره چك به سررسيدهاي ۱/۲/۸۳ الي ۱/۷/۸۳ صادر گردد ثبت حسابها اينگونه خواهد بود.
عناوين حساب ماهيت مبلغ (ريال) معادل
گروه كل معين
ح‌دائمي بيمه بانكها- جاري دريافت بيمه‌گري بدهكار ۰۰۰/۰۰۰/۴ ۴۰% واريز بحساب
ح‌دائمي بيمه اسناد دريافتني وصولي بدهكار ۰۰۰/۰۰۰/۱ چك سررسيد ۱/۲/۸۳
ح‌دائمي بيمه اسناد دريافتني- مدت‌دار بتفكيك رشته بدهكار ۰۰۰/۰۰۰/۱ چك سررسيد ۱/۳/۸۳
ح‌دائمي بيمه اسناد دريافتني- مدت‌دار بتفكيك رشته بدهكار ۰۰۰/۰۰۰/۱ چك سررسيد ۱/۴/۸۳
ح‌دائمي بيمه اسناد دريافتني- مدت‌دار بتفكيك رشته بدهكار ۰۰۰/۰۰۰/۱ چك سررسيد ۱/۵/۸۳
ح‌دائمي بيمه اسناد دريافتني- مدت‌دار بتفكيك رشته بدهكار ۰۰۰/۰۰۰/۱ چك سررسيد ۱/۶/۸۳
ح‌دائمي بيمه اسناد دريافتني- مدت‌دار بتفكيك رشته بدهكار ۰۰۰/۰۰۰/۱ چك سررسيد ۱/۷/۸۳
ح‌سودوزيان بيمه حق بيمه زير رشته مربوطه بستانكار ۰۰۰/۰۰۰/۱ حق بيمه صادره
نكته: همچنان كه اشاره گرديد پرداخت كارمزد شركتهاي نمايندگي منوط به وصول چك مي باشد لذا كارمزد چكهاي منعكس در سر فصل اسناد دريافتني- مدت دار در ماه سر رسيد و پس از صدور سند حسابداري بشرح ذيل امكان پذير خواهد بود:

عناوين حساب ماهيت مبلغ معادل
گروه كل معين
ح دائمي بيمه اسناد دريافتني وصولي بدهكار مبلغ چك
ح دائمي بيمه اسناد دريافتني- مدت‌دار بتفكيك رشته بستانكار مبلغ چك

۳-۱- فروش بيمه نامه بصورت اقساطي (بدهكاران بيمه)
همچنان كه اشاره گرديد فروش بيمه نامه بصورت اقساطي مي بايست با رعايت ضوابط فني و شرايط مندرج در متن بيمه نامه باشد و حتي المقدور با دريافت چك انجام پذيرد علي ايحال چنانچه يك فقره بيمه نامه بدنه با حق بيمه اي معادل ۰۰۰/۰۰۰/۵ ريال با شرايط ۴۰% نقد و ۶۰% غير نقد (اقساط) به سررسيدهاي مساوي ماهانه صادر و تحويل بيمه گذار گردد ثبت عمليات بشرح ذيل خواهد بود.