حسابداری در بیمارستانها

سيستم ترخيص و هزينه يابي بيمار
در اين سيستم سعي شده است تا وضعيت موجود سيستمهاي ترخيص و هزينه يابي در بيمارستانهاي سازمان تامين اجتماعي بررسي شود. و با قرار گرفتن در متن كار اين واحد، امكان سنجي لازم بعمل آيد تا سيستمي بهينه با كارآئي و توانايي هاي بالا ارائه گردد. در سيستم موجود بيمارستانهاي تامين اجتماعي واحدي به نام حسابداري وجود دارد كه در آن عمليات حسابداري يبمارستان، حسابداري بيماران، حسابداري پزشكان و عمليات ترخيص انجام مي گيرد. به دليل تفكيك كردن سيستمها در طرح جامع بيمارستاني در اين مقوله فقط وضعيت موجود واحد ترخيص و هزينه يابي بيماران بررسي شده است.

اهداف سازمان و سيستم
هدف از ايجاد سيستم ترخيص و هزينه يابي بيماران كاهش عمليات دستي و نيز سرعت بخشيدن در كار است. آخرين مرحله از سرويس دهي به بيمار در بخش ترخيص صورت مي گيرد. واحد حسابداري واحدي است كه علمياتي چون،‌ حسابداري بيمارستان، حسابداري پزشكان، حسابداري بيماران و ترخيص و هزينه يابي در آن صورت ميگيرد. به طور خلاصه در اين

سيستم براي بيماران برگه اي كه حاوي اطلاعات هويتي آنهاست صادر مي شود و ضميمه پرونده مي گردد. هدف كلي و نهايي اين سيستم صدور برگه صورت حساب خدمات درماني بيمار است. اين واحد از تمام واحدهاي ديگر بيمارستان اطلاعات مي گيرد. صحت اطلاعات را مسئول ترخيص تاييد مي نمايد. سپس با اعمال قانونها و تعرفه هاي درماني و نيز محاسبات كامپيوتري هزينه نهايي درمان و سهم سازمان و سهم بيمار محاسبه مي شود. استفاده از اين سيستم همچنين در ارائه اطلاعات مديريتي، مثل تعداد افراد ترخيص شده در بازه هاي زماني مختلف بسيار مفيد است.

وظايف اصلي سيستم
از وظايف كلي كه در چهار چوب كار اين واحد مشخص شده،‌ت رخيص و هزينه يابي بيمار است. در واقع ترخيص بيماران يك نوع چك كردن پرونده بيمار است، ‌براي اطمينان از برداشتن برگه ترخيص از طرف پزشك و يا داشتن شرح عمل و غيره. در اين واحد برگه اي كامپيوتري تحت عنوان بگره ترخيص صادر مي شود كه حاوي اطلاعاتي است كه بيمار در بدو ورود به بيمارستان ارائه داده و نيز اطلاعاتي از بخشهاي بستري بيمار و در انتها اطلاعاتي مربوط به وضعيت نهايي و تشخيص نهايي پزشك مي باشد كه تحت فرمي به نامه برگه ترخيص ايجاد مي شود.اين برگه در پرونده بيمار قرا رميگيرد. سپس برگه صورت حساب براي بيمار صادر مي شود تا هزينه هاي او به تفكيك و به صورت جزئي مشخص شود و در نهايت جمع كل هزينه ها، ‌سهم سازمان و سهم بيمار مشخص ميگردد. از وظايف ديگر اين واحد گرفتن آمار از بيماران مرخص شده و نيز پرنمودن فرم بايگاني اطلاعات بيمار است.
صدور صورتحساب بيمار در اسرع وقت از طريق دريافت شماره پرونده

گزارش دقيق از وضعيت هزينه بيمار در هر لحظه
آمار حسابهاي راديولوژي، آزمايشگاه،‌ داروخانه،‌ وسايل مصرفي، فيزيوتراپي، كبالت تراپي و … در يك محدود زماني
آمار بيماران ترخيص شده بيمه اي يا قراردادي به تفكيك نوع بيمه و قرارداد مربوطه
ايجاد قراردادهاي جديد و تعريف هزينه هاي آنها

صدور صورتحساب بيماران قراردادي و بيمه اي براساس قرارداد آنها
آمار كلي بيماران
آمار پيش پرداخت هاي بيماران در يك محدوده زماني
نگهداري تخفيفات اعطائي مديريت بيمارستان و يا هريك از پزشكان به صورت حساب بيماران

امور حسابداری :

حسابداری بیمارستان وظیفه اصلی دریافت وجه را بر اساس تعرفه های مصوب دولت به عهده دارد. روال مراجعه بیماران به حسابداری از این قرار است:

۱- برای مراجعین اورژانس ، همۀ مراحل اولیه درمان ، بدون مراجعه به حسابداری ، انجام می شود سپس در هنگام خروج، بیمار برای تسویه حساب به حسابداری مراجعه می کند.

۲- مراجعین تصادفی ( مجروحین تصادف ها ) درهنگام ورود به بیمارستان ، بدون هیچگونه پرداخت وجهی پذیرش می شوند. این افراد در مدت اقامت دربیمارستان باید گزارشی از مراجع ذیصلاح ارائه دهند که وقوع تصادف را تأیید کند .

۳- مراجعین برای بستری شدن در بیمارستان ، ابتدا باید دفترچه بیمه خود را به حسابداری ارائه دهند. این دفترچه به منظور انجام امور بیمه، تا زمان تأیید کارشناس بیمه، نزد حسابداری بیمارستان باقی می ماند.

۴- سایر مراجعه کنندگان که برای استفاده از خدمات واحدهای دیگر ( مانند ام آر آی ) به بیمارستان مراجعه می کنند، توسط واحد مورد نظر، برای پرداخت وجه به حسابداری راهنمایی می شوند.

به این نکات توجه فرمایید :

۱- هنگام مراجعه به بیمارستان ، حتماً دفترچه بیمه به همراه داشته باشید. درصورتی که تحت پوشش بیمه نیستید، به مددکاری بیمارستان مراجعه فرمایید تا راهنمائی های لازم به شما ارائه شود.

۲- درهنگام پرداخت وجه حتماً رسید مهردار صندوق را از صندوقدار دریافت فرمایید.

۳- هنگام ترخیص بیمار از بیمارستان ، صورتحساب مهر شده را نیز دریافت فرمایید .

۴- استرداد اضافه دریافتی ، طبق بخشنامه ریاست دانشگاه فقط به بیمار و یا بستگان درجه یک بیمار ( با کارت شناسایی معتبر ) امکان پذیر است.
امروزه با صنعتي‌شدن جهان علم حسابداري نيز اهميت خاصي پيدا مي‌كند چرا كه بالا بردن توان حسابداري از حالت سنتي و نيمه سنتي به نوع سازمان يافته كلاسيك لازم و ضروريست حسابداري در بيمارستان از جهات مختلف هم براي بخش خصوصي (بيمارستان‌هاي خصوصي) و هم بخش دولتي از جهت ايجاد درآمد و رفاه اجتماعي (بيمارستان‌هاي دولتي) مهم است. استفاده از حسابداران مجرب و متخصص و كارآمد در بيمارستان ها مي‌تواند تأثير مهمي در هماهنگي بين پرداخت ها و دريافت‌ها و اطلاع كافي و لازم در مورد تمامي درآمدها و مخارج بيمارستان براي مديريت كلان و ميزان رضايت‌مندي بيماران از چگونگي انجام مراحل حسابداري داشته باشد.

در پايان از زحمات و تلاش‌هاي بي‌وقفه استاد گرانقدر در جهت اعتلاء و بالا بردن توان علم حسابداري دانشجويان كمال تشكر و امتنان را مي‌نمايم و از خداوند بزرگ توفيقات روزافزون را مسعلت مي‌نمايم.
شرح مختصري از فرآيند توليدي يا خدماتي
۱ ـ تهيه ليست حقوق جهت پرداختهاي پرسنل
۲ ـ تنظيم اسناد پرداختي
۳ ـ ارائه كسورات پرسنلي و شامل بيمه و بازنشستگي و …
۴ ـ ثبت و نگهداري صورتحسابهاي ارسالي به مؤسسات طرف قرارداد و پي گيري كسورات اعمال شده.
نمونه وظائف و مسئوليتها:

ثبت اقلام از روي برگه‌هاي محاسباتي در دفتر صدور برگه و انتقال آنها به دفاتر روزنامه، معين، اعتبارات و تعهدات و دفتر كل.
ـ تهيه و تنظيم ليست حقوق و اعلاميه بانكي، چك، برگه‌هاي محاسباتي و كنترل حسابهاي مربوطه به منظور رفع اختلاف

ـ رسيدگي به پيش پرداخت‌ها و علي الحسابها و اسناد و مدارك مربوطه از نظر رعايت و اجراي قوانين و مقررات مالي
ـ انجام امور مربوطه به تشخيص و تعيين سرفصل حساب، تهيه تراز عمليات، تهيه و تنظيم حساب ماهانه در موعد مقرر و امضاي آنها.
ـ راهنمايي و كنترل كار حسابداران و تقسيم كار بين آنها و بررسي صورتحسابهاي تنظيم شده ………………
اطلاعات مربوط به تنظیم و رسیدگی به اسناد مالی
۲٫۴ – کارانه (نظام نوین اداره امور بیمارستانها)
مقدمه:

“پرداختن بموقع کارانه پزشکان شاغل در طرح نظام نوين اداره امور بيمارستانها و همچنين حق مشارکت کارکنان، ضمن حفظ جادبه لازم موجب ارتقاء کمی و کيفی ارائه خدمات درمانی به مراجعين می شود” اين جمله بخش از نامه ۱۳۷۴۱/ق – ۲۳/۵/۸۷ رياست محترم دانشگاه به تمامی بیمارستانها و شبکه های بهداشتی درمانی است.
انتظار می رود با اطلاع رسانی از ” انواع کنترل ها و مطابقتها” يي که ناظرين اسناد می نمايند، روسای محترم حسابداری بيمارستانها (شبکه ها) و همچنين تنظيم کنندگان محترم اسناد کارانه، با دقت نظر لازم مانع از “به تاخير افتادن پرداخت کارانه” شوند.

محل تامین اعتبار اسناد : اعتبارات درآمدهای درمانی بیمارستان/شبکه
مدارک ضمیمه تاييد کنندگان ملاحظات
۱- فرم نماينده خدمات بالينی تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه) / اداره درآمد
۲- فرم نماينده خدمات سرپايی تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه) / اداره درآمد
۳- فرم نماينده خدمات پاراکلينيکی تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه)

۴- ليست نهايی حق الزحمه پزشکان تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه) / نماينده مجری کارانه (مهر و امضاء) / بانک عامل
۵- فرم های شماره ۱، ۲ و ۳ مربوط به حق مشارکت کارکنان واحدها تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه) / نماينده مجری کارانه (مهر و امضاء)
۶- ليست پرداخت حق مشارکت کارکنان تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه) / نماينده مجری کارانه (مهر و امضاء) / بانک عامل
۷- فرم نماينده کسورات سازمانهای بيمه گر تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه) / اداره درآمد

۸- فرم شماره ۳ (ليست درآمد و هزينه بيمارستان) تنظيم کننده / رئيس حسابداری / مدير بيمارستان (شبکه) / نماينده مجری کارانه (مهر و امضاء) / اداره درآمد
۹- فيش ماليات ماشين شده با مهر و امضاء بانک (واريز به حساب سيبا مطابق اطلاعيه اداره کل امور مالياتی استان خراسان رضوی)

ملاحظات :
مراجعه به بخش کنترلهای عمومی اسناد توصيه می شود.
گردش کار :
۱٫ کنترل و اماده نمودن مستندات کارانه بر اساس فهرست کنترلهای لازم (مطابق جدول زير) در واحد، حداکثر ظرف مدت يک ماه بعد بمنظور کاهش زمان رسيدگی و واخواهی های احتمالی (حتی در صورت عدم وجود اعتبار لزام جهت پرداخت).
۲٫ ارائه اسناد به اداره درآمد ، بمنظور حصول اطمينان از تطابق اطلاعات ارسالی با مجموع درآمدهای نقدی (فرانشيز و دريافتی از بيماران آزاد) و غير نقدی (بيمه ها، تقبل هزينه توسط نيکوکاران و …) .

۳٫ ارائه مستندات کارانه به حسابدار کارشناس نظام نوين (با هماهنگی قبلی) بمنظور کنترل با ضوابط طرح
۴٫ ارائه یک نسخه اضافه به مجری کارانه (از سوابق مستندات بندهای ۱ تا ۸

فهرست کنترلهای مربوط به اسناد کارانه
ردیف موارد کنترلی

۱ اطمينان از معتبر بودن قرارداد کارانه پزشکان متخصص و عمومی مندرج در “لیست نهایی کارکرد پزشک”
۲ اطمينان از ارتباط استخدامی پزشک متخصص و عمومی (رسمی / پيمانی / طرحی / ضريب K / قراردادی) مندرج در “لیست نهایی کارکرد پزشک”
۳ مطابقت جمع مبلغ کارکرد پزشک در “ليست نهايی کارکرد پزشک” با جمع مبلغ ستون مانده در “نماينده بالينی – محاسبه ارزش خدمات ارائه شده”
۴ مطابقت مبلغ جمع ريالی در “ليست نماينده سرپايی” با “ليست پرداخت پزشکان” به تفکيک نوع خدمت

۵ مطابقت جمع ستون حق مشارکت کارکنان در ” لیست پرداخت کارکنان” با مبلغ حق مشارکت کارکنان در “فرم شماره ۱- خلاصه محاسبه حق مشارکت کارکنان غیر پزشک”
۶ مطابقت جمع ستون کارکرد پزشک در “لیست نهایی کارکرد پزشک” با جمع کل “فرم شماره ۱ – خلاصه محاسبه حق مشارکت کارکنان غیر پزشک
۷ مطابقت جمع مبالغ “فرمهای مختلف پاراکلینیک” با “لیست پرداخت پزشکان” و فرم شماره ۱ – نماینده سرپایی و بالینی
۸ مطابقت جمع کل امتيازات، ارزش ريالی و مبلغ حق مشارکت در ” فرم شماره ۲ – صورتجلسه تعيين سهم حق مشارکت ” با همان مبالغ در ” فرم شماره ۱- خلاصه محاسبه حق مشارکت کارکنان غیر پزشک”

۹ مطابقت ارزش ريالی هر واحد در”فرم شماره ۲ – صورتجلسه تعيين سهم حق مشارکت” با ستون سهميه ريالی و مقدار K ريالی هر فرد در “فرم تعیین سهمیه حق مشارکت”
۱۰ مطابقت جمع امتيازات در “فرم تعیین سهم حق مشارکت” با مبالغ قابل پرداخت در “فرم نماینده فرمهای ارزشیابی کارکنان”
۱۱ مطابقت ستون های جمع “فرم نماینده ارزشیابی کارکنان” با جمع ستونهای ” لیست پرداخت حق مشارکت کارکنان”
۱۲ مطابقت جمع ستون پزشک، ماما و پزشک، ماما در “فرم ریز کارکرد ماما” با ستونهای مربوطه در “فرم نماينده بالينی” و ” لیست پرداخت پزشکان مربوطه و ماما ها” به تفکيک
۱۳ مطابقت “فرم ارزشیابی کارکنان ماما” با “لیست پرداخت پرسنل ماما”

۱۴ مطابقت “لیست پرداخت پرسنل ماما” با جمع کل کارکرد ماما در “لیست پرداختی پزشکان”
۱۵ مطابقت جمع کسورات به تفکيک خدمت در “لیست نماینده کسورات سازمانهای بیمه گر” با “لیست کسورات مربوط به کارکرد پزشکان از مجموع خدمات بستری”
۱۶ کنترل موردی ( Random ) برخی از پرونده های بيماران بستری و سرپايی با “لیست نماینده بالینی” ، “لیست پرداخت کارکنان” و “گزارش ریز کارکرد پزشکان” در سيستم کارانه بيمارستان

۱۷ مطابقت “لیست بانک” با “فایل txt پرداخت بانک” (بصورت موردی ( Random ) در مورد چند نفر )
۱۸ کنترل جهت حصول اطمينان از عدم تکرار اسامی در “لیست پرداخت کارکنان” و “لیست پرداخت پزشکان” – در صورت تکرار اسامی ارائه صورتجلسه با امضاء مجری کارانه بيمارستان، رئيس حسابداری، مدير/رئيس بيمارستان مبنی بر از قلم افتادگی يا معوق شدن پرداخت کارانه در ماه مورد نظر
۱۹ کنترل فرم ارزشيابی خدمات باليني (فرم ۲۴ )

نرم افزار حسابدار بیمارستان
سيستم جامع باليني ‌‏‌‏TEBSOFTبا پيشرفته ترين تكنيك هاي برنامه نويسي در زمينه ذخيره و بازيابي اطلاعات طراحي شده است و دركنار زير سيستم هاي كارگزيني , صدور حكم , حقوق و دستمزد , انبار , اموال , سيستم مديريت پرونده پزشكان و سيستم نـگهـداري و كنترل شناسنامه دستگاههاي پزشكي, بسته نرم‌افزاري جامع بيمارستانيTEBSOFT را تشكيل داده اند . در ذيل به معرفي خلاصه‌اي از قابليتهاي اين سيستم مي‌پردازيم .