حسابداری هتل ها
در هتلهای که از کامپيوتر استفاده می کنند تمام عمليات توسط کامپيوتر بطور اتومات انجام ميشود ولی لازم است توسط مدیریت سيستم کنترل های لازم کاربران بطور دقيق انجام شود و گزارشات کنترلی بررسی شود و یا حسابداریNCR از آن جا كه توضيح كامل درباره هر نوع سيستم حسابداری رایج در هتلها از جمله حسابداری دوبل ، با ماشين با كامپيوتر احتياج به زمان بيشتر و گنجایش وسيع تر دارد از شرح و بسط این روشها خودداری می نمایيم، چرا كه هر یك از این سيستم ها به تنهایی احتياج به یك كتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد .با توجه

به اهميت حسابداری در هتل و تكيه بر این واقعيت كه یك مدیر متبحر در صورتی به موفقيت دست خواهد یافت كه با رموز حسابداری نيز آشنایی داشته باشد . بر آن هستيم كه مختصری درباره حسابداری و بيان سرفصلهای حسابهایی كه در سيستم گردش داخلی هتل مورد نياز است بسنده كنيم ياد آور می شویم كه در سر فصلهای زیر آنچه با حروف فارسی مشخص شده مربوط به دفتر كل است و آنهایی كه باعدد معين گردیده بيان كننده ریز سر فصلهای دفتر های معين است.

الف) در آمد:
• فروش اتاق؛
• رستوران؛
• تریا؛
• ضيافتها – جشنها؛
• لباسشویی؛
• تلفن؛
ب) بدهكاران موقت
• مسافران؛

• انواع تورها، آژانسهای مسافرتی؛
پ) انبار
ت)هزینه مصرف مواد غذایی
ث) خسارات
ج) كسر و اضافات صندوق
چ)در آمدهای متفرقه
• كرایه سالنها؛
• سایر درآمدها

ح) حقوق و سایر هزینه كارگران:
• حقوق و دستمزد؛
• حق مسكن؛
• حق خواربار؛

• حق اولاد؛
• اضافه كاری؛
• باز خرید ایام مرخصی؛
• لباس؛
• غذای روزانه؛

• عيدی و پاداش؛
• حق بيمه سهم كارفرما؛
• سایر هزینه ها.
خ) هزینه های اداری:
• اجاره؛

• هزینه های سوخت (گازوایل ، گاز)؛
• پست،تلفن، تلكس،فكس؛
• آب،برق؛
• ایاب و ذهاب و مسافرت؛
• تعمير و نگهداری ماشين آلات؛

• تعمير و نگهداری تأسيسات؛
• تعمير و نگهداری ساختمان؛
• تعمير و نگهداری وسایل نقليه؛
• تعمير و نگهداری تزئينات،تشریفات؛

• مصارف و ملزومات اداری؛
• مطبوعات و تبليغات؛
• كمكهای بلاعوض و امور خيریه؛
• سایر هزینه ها.
د) هزینه های مالی:

• سود تضمين شده؛
• هزینه های حسابرسی؛
• مشاوره حقوقی و …؛
• خرید اوراق بها دار؛
• حق الزحمه بازرسان؛

• سایر هزینه ها.
ذ) دارایی های جاری:
• موجودیهای نقدی ( بانك و صندوق)؛
• پيش پرداختها و سپرده های كوتاه مدت؛
• اسناد دریافتی؛
• حساب جاری شركاء؛
• بدهكاران؛
• موجودی های جنسی؛
• كالاهای در راه ( سفارشات)؛

• سایر دارایيها.
ر) دارایی های ثابت:
• زمين؛
• ساختمان؛
• تأسيسات؛
• ماشين آلات؛
• وسائط نقليه؛
• اثاثيه؛

• ابزار آلات؛
• سایر دارایيهای ثابت.
ز) سرمایه گذاریها:
• مشاركت در سایر مؤسسات؛
• وامهای پرداختی؛
• سایر سرمایه گذاریها؛
ژ) بدهيهای جاری:
• اسناد پرداختی؛

• اضافه برداشتهای بانكی؛
• حساب جاری شركاء؛
• پيش دریافتها؛
• بستانكاران متفرقه و ذخيره هزینه های تأخيری؛
• وامهای كوتاه مدت.
س) بدهيهای دراز مدت:

• اسناد پرداختی دراز مدت
• وامهای دریافتی
ش) ارزش ویژه:
• سرمایه؛
• اندوخته قانونی؛
• سود و زیان سالهای قبل؛
• سود و زیان عملكرد.
مأمور كنترل
امور مالی و اداری و تجاری هر موسسه ای كه با عدد و رقم و خرید و فروش سروكار دارد، هرچند دارای نظام صحيح گردش كارهم باشد ، باز بی نياز از كنترل و رسيدگی نمی تواند باشد. از صحت هر محاسبه ای ، موقعی می توان اطمينان حاصل كرد كه مورد تأیيد حسابرس واقع شود . بخصوص در امر هتلداری كه به طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزینه های گوناگون ارتباط دارد .

به كنترل ارقام و آمار شدیداً نيازمند است. حساب هيچ قسمتی را نمی توان معتبر دانست ، مگر با رسيدگی دقيق و حصول اعتماد كامل از درستی آن.خرید و تهيه مواد مصرفی و وسایل و لوازم هتل، وصول درآمدهای حاصله از فروش غذا در رستوران و تریا و سالنهای مجالس وميهمانی ها و لباسشویی و فروش اتاقها و سایر امور مربوط به قسمتها و بخشهای مختلف هتل را نمی توان بدون بررسی دقيق به حال خود رها ساخت.هر هتلی به تناسب ظرفيت و تعداد اتاقهاو آمار مسافران و مشتریان، مواد غذایی و وسایل پذیرایی مورد نياز را

خریداری، و در سرد خانه و انبارها نگهداری می كند و به تدریج به مصرف می رساند و بابت اقلام خریداری شده وجوهی می پردازد و در مقابل این هزینه ها، درآمدی دارد و ارقام كليه عمليات مربوط به خرید و مصرف و درآمد در دفاتری ثبت می شود و این دفاتر، نشاندهنده وضعيت مالی هتل می باشد، چنانچه شيوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسی قرار نگيرد، مدیریت هتل قادر نخواهد بود تشخيص دهد كه جریان كار بر مبنای صحيح می گردد ، یا در آن فعل و انفعالاتی به ضرر هتل اعمال می شود. اگر در قسمتی از امور مالی اشتباهی رخ دهد یا خطا و سوء استفاده ای در بين باشد، مدیریت هتل از چه كسی و كدام قسمتباید بازخواست كنند ؟ یا اصولا به چه وسيله ای به كشف اشتباه یا شناختن مقصر موفق شود ؟
به طور كلي برای آن كه امور مالی هتل به نحو مطلوب و منظمی انجام گيرد و كادر مدیریت هتل به درستی كار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورتحسابها و دفاتر

حسابداری و انبار و سایر قسمتها ایمان داشته باشد و آینده هتل را، روشن و بی خدشه و اميد بخش مجسم كند ، باید سيستم كنترل مداوم را در سرلوحه برنامه كار هتل قرار دهد و متوجه باشد كه غفلت در این امر ، شالوده مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پيش خواهد آورد كه جبرانش بسيار مشكل ، بلكه غير ممكن خواهد بود .موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسيدگی مامور كنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارك باید مورد بررسی قرار گيرد تا اطمينان حاصل شود كه آنچه بابت غذا و نوشابه و خدمات به حساب گذاشته شده، با قيمتهای واقعی تطبيق می كند یا خير؟ مخارج مربوط به یك مسافر به حساب او منظور شده است، یا اشتباهاً به حساب اتاق دیگری وارد كرده اند؟ آیا تعداد اتاقهای تخليه شده هر روز كه رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده یا آنچه كه وسيله خانه داری اعلام شده و صندوق ( آشير مادر) در گزارش خود ثبت كرده و برگهای خروج كه نگهبانی از مسافران دریافت

داشته و تعدادی كه در دفتر (چك اوت ) یادداشت شده، تماماً با هم مطابقت دارد یا خير؟ شماره صورت حسابهایی كه باز شده از نظر توالی ردیف ، مرتب است یا از وسط ردیفها، تعدادی كم شده است ؟ كليه اوراق بهادار كه در قسمتهای مختلف هتل در جریان است به طور روزانه باید با دقت كنترل شود . مسؤول كنترل، موظف است در آغاز هر شيفت، حساب صندوقهای هتل را صفر كند . گزارش آخر شيفت را نيز بگيرد و با شيت دستی مقایسه و مطابقت نماید و از توازن و تساوی ارقام هر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشين های حساب را مرتبا بررسی نماید. كنترل مواد دریافتی قسمتها، با تعداد یا مقدار مصرفی نيز از وظایف مسؤول كنترل می باشد . مثلاً اگر ۵٠ عدد نوشابه گرفته
شده ، باید در بن ها منعكس باشد و اگر ۴٠ عدد آن به فروش رسيده ، ١٠ عدد موجودی نشان دهد. اگر كنترل به درستی انجام گرفته باشد، شيتها معتبر خواهد بود و می توان با اطمينان در دفاتر حسابداری ثبت كرد.