خط مشي و برنامه ريزي سيستمهاي اطلاعاتي

مقدمه:
تا اينجا سيستمهاي اطلاعاتي را برحسب اين مفاهيم تحليل كرده ايم اطلاعات به عنوان يك منبع با ارزش سيستمهاي اطلاعاتي كه اين اطلاعات را توليد مي كنند اجزاء تشكيل دهنده سيستمهاي اطلاعاتي نيروهاي طراحي موثر بر اين اجزاءتشكيل دهنده و ساختار مديريت سيستمهاي اطلاعاتي اكنون در اين فصل توجه خود را به خط مشي و برنامه ريزي سيستمهاي اطلاعاتي معطوف مي داريم و در فصول آينده به ايجاد و مديريت سيستمها مي پردازيم . هدفهاي اين فصل مشخصاً عبارتند از :

۱-ارائه كل چرخه سيستمهاي اطلاعاتي
۲- بررسي دلايل وجودي برنامه سيستمها
۳- توضيح فرآيند برنامه ريزي سيستمها

نگاهي كلي به خط مشي،برنامه ريزي ،ايجاد،و مديريت سيستمها:
يك خط مشي سيستمهاي اطلاعاتي در سطح شركت نگرشي فراگير و عاري از تناقض به وجود آورده سكوي پرتابي است جهت فرآيند برنامه ريزي برنامه سيستمها نيز به نوبه خود خط مشي را همآهنگ مي سازد و براي آغاز متدلوژي ايجاد سيستمها شالوده و بنياني به شمار مي رود بدون خط مشي صحيحي كه توسط بالاترين سطح مديريت تدوين شده باشد .ونيز بدون يك برنامه سيستمي به خوبي تعريف شده كوشش در راه اجراي متدولوژي ايجاد سيستمها كاري است بيهوده و عبث.

خط مشي سيستمها:
بالاترين سطح مديريت بايد چنان سياست گذاري كند كه همه قسمتها و وظايف ستادي و اجرائي را در برگيرد و همه سيستمهاي اطلاعاتي‌اي كه بر اساس نيازهاي اطلاعاتي فقط يك قسمت طراحي شده اند و بر اساس وظايف جداگانه و روزانه كار مي كنند حذف نمايد بالاترين سطح مديريت بايد با صدائي رسا و با روشني اين نكته را به آگاهي همگان برساند كه سيستم اطلاعاتي براي سازمان به اندازه زمين ساختمانها و وسايل توليد اهميت دارد البته اين حمايت مستلزم تخصيص وجوه كافي براي ايجاد سيستم اطلاعاتي خواهد بود .

در خط مشي و سياستي كه مديران سطح بالا معين مي كنند اين نكته بازشناخته شده است كه تكنولوژي اطلاعاتي مانند مخابرات رايانه ها و ايستگاههاي كار چند منظوره تركيب صوت ،متن ،ارقام و گرافيكها و موارد كاربردي چون توليد سراسر كمپيوتري ،خريد از راه دور،پست الكترونيكي .كنفرانس راه دور گسترش يافته و همگرا مي شود چنين سياستي بر پشتيباني آشكار و قاطع از تمامي سيستم كنترلها به منظور حفاظت سيستم اطلاعاتي تاكيد ميگذارد سياست سيستمي درست و منطقي ،همسويي با نيرو هاي طراحي اي چون يكپارچگي ،برخورد استفاده كننده / سيستم ،كيفيت اطلاعات و قابليت كابرد آن،الزامات سيستمي ،الزامات داده پردازي ،عوامل سازماني ،الزامات اثر بخشي هزينه ،عوامل انساني و الزامات عملي بودن را تبليغ مي كند علاوه بر اين خط مشي درست فرهنگ سازماني را تشويق مي كند كه ايجاد و گسترش سيستمهاي اطلاعاتي را بپذيرد و حمايت كند .

مديران از سطح بالا بايد متوجه باشند كه سيستم اطلاعاتي را بايد پرسنلي حرفه اي و برخوردار از مهارتي زيادايجاد و اداره كند اعم از اينكه سيستم اطلاعاتي داراي توپولوژي ستاره اي ،حلقه اي يا هر شبكه ديگري باشد كه سازمان را درگير كند و با آن متناسب باشد اين سيستم بايد تحت فرماندهي واحدي مانند« مسوول اصلي اطلاعات » كه خود عضوي از بالاترين سطح مديريت نيزهست گسترش يافته متحد گردد اما ايجاد كنندگان و طراحان اصلي سيستمهاي اطلاعاتي تحليل گران سيستم هستند كه بايد بدانها آزادي عمل داد كه از حد هدفهاي قسمتي فراتر روند تا كاري كامل و حرفه اي انجام دهند .

مسلماً يكي از انگيزه هاي كليدي سياست گذاري سيستمي تشخيص فرصتها وتعهدي نيرومند به اين نكته است كه بايد از سيستمهاي اطلاعاتي براي افزايش اثربخشي مديريت ،بهبود بهره وري و بالا بردن ميزان تمايز فرآورده ها وخدمات سازمان استفاده كرد. مثلاً چند سال پيش مديران سطح بالاي «مك كسن» متعهد شدند كه برنامه هايي سيستمي به وجود آورده سيستم اطلاعاتي كاملاً يكپارچه اي گسترش دهند كه اطلاعات كافي در اختيار مديريت قرار داده بر بهره وري كارمندان بيفزايد و خدماتي بي رقيب و فوق العاده به مشتريان ارائه كند.

امروزه «مك كسن» بزرگترين توليد كننده داروي جهان است هم مديران سطح بالا هم كارمندان و هم مشتريان توفيق «مك كسن» براي صاحبان داروخانه ها فراهم آورده وسايل الكترونيكي شمارش دستي است كه صورت برداري از موجودي و ثبت سفارش را به سرعت و به آساني ميسر مي سازد صاحبان داروخانه ها فقط اقلام موجودي را كه مي خواهند مجدداً سفارش دهند مي شمرند و با فشار دادن بر دكمه هاي پايانه خود مقدار مورد نياز را به سيستم مي دهند بقيه كارها را خود سيستم انجام مي دهد داده هاي سفارش به يكي از مراكز توزيع «مك كسن» فرستاده مي شود و در آنجا انتخاب ،بسته بندي و دستورهاي

بارگيري و اسناد حمل به طور خود كار تهيه مي گرددو صاحبان داروخانه ها ظرف كمتر از ۲۴ ساعت سفارشهاي خود را دريافت مي كنند تواناترين رقباي اين شركت همين كار را دست كم ظرف ۳ يا ۴ روزمي توانند انجام دهند اما نكته كليدي دراينجا آن است كه اين سيستم ناشي از سياست اصولي و منظم روشن و بسار متقاعد كننده مديران سطح بالاي شركت بوده است .

برنامه سيستمي :
به دليل اهميتي كه به اطلاعات داده مي شود برنامه ريزي سيستمهاي كامپيوتري به همان سطحي ارتقاء يافته است كه سرمايه گذاري داراييهاي ثابت و تامين نيازهاي مالي دراز مدت سازمان مديريت اين نكته را دريافته است كه داشتن نقشه اي براي ايجاد و گسترش سيستمها به همان اندازه اساسي و مهم است كه داشتن برنامه اي زماني براي افزودن بر تجهيزات ،جانشيني و بازنشسته كردن افراد.

برنامه سيستمهاي اطلاعاتي سيستمهايي را كه بايد ايجاد شوند وگسترش يابند مشخص كرده و براي توسعه آنها يك جدول زماني پيشنهاد مي كند اين برنامه براي هر سيستم رآوردي از منابع فيزيكي ، انساني و دلاري در بردارد كه جهت پشتيباني ،ايجاد و بهره برداري آن ضروري است برنامه هاي سيستمي اجزاء كوتاه مدت و دراز مدت دارند جزءكوتاه مدت برنامه سيستمي شامل دوره اي بين ۱۲ تا ۲۴ ماه است و همان وظيفه‌اي را به عهده دارد كه بودجه عملياتي انجام مي دهد جزءدراز مدت برنامه سيستمي كه افق برنامه ريزي ۵ ساله اي را مي پوشاند دور نماي دراز مدت كل كوششهايي را ترسيم مي كند كه سازمان در راه ايجاد سيستمها انجام مي دهد پيشرفتهاي سريعي كه در تكنولوژي رايانه حاصل مي شود برنامه هاي سيستمي بيش از ۵ ساله را غير عملي مي سازد زيرا در نتيجه پيشرفتهاي مذكور اين برنامه ها دقت خود را از دست مي دهند .

مهمترين جنبه برنامه سيستمي اين است كه برنامه مذكور سيستمهايي را كه بايد ايجاد شوند و آن فعاليتهايي از سازمان را كه كليد توفيق سازمان به شمار مي روند به هم مي پيوندديعني برنامه سيستمي بايد با برنامه كلي تجاري سازمان همسو بوده از آن پشتيباني كند مثلاً اگر اساس كار سازمان ما دريافت كالا از سازندگان و رساندن آن به خرده فروشان باشد برنامه سيستمي ما بايد بالاترين الويت را براي سيستمهاي توزيع قائل شود يا اينكه اگر خط مشي سازمان بر يك مديريت فعال موجودي تاكيد دارد برنامه سيستمي سازمان بايد گسترش تواناييهاي را هدف خود قرار دهد كه جست و جوس وضع سفارشها ،تحويليهاي فروشندگان ،جدول زماني فروشگاهها و نياز به مواد خام اضافي را ميسر مي سازند .

ايجاد و مديريت سيستم ها:
سيستمها از اين مراحل تشكيل مي يابد :تحليل سيستمها ،طراحي كلي سيستمها،ارزشيابي سيستمها ،طراحي تفضيلي سيستمها ، و پياده كردن سيستمها ،پس از پياده كردن سيستم به دست گروهي اداره مي شود كه از نظر حرفه اي با كساني كه آن را به وجود آورده اند تفاوت دارند . نكته مهم در اينجا آناست كه پيش از اقدام به ايجاد سيستمها بايد يك سياست سيستمي مناسب و منطقي و يك برنامه ريزي دقيق داشت اين مراحل ايجاد و مديريت سيستمهاي اطلاعاتي در فصول بعد مورد بحث قرار خواهد گرفت .

دلايل ضرورت برنامه سيستمي :
اينكه چه ميزان از منابع انساني را بايد به ميزان برنامه ريزي سيستمها اختصاص داد هنوز تا حدود زيادي مجهول است پرسنل سيستمها هر روزتحت فشار ايجاد سيستمهاي اطلاعاتي هستند آنان توجه دارند كه وقتي كه صرف انديشيدن در باب برنامه سيستمي و تهيه و به روز كردن آن مي گردد در واقع وقتي است كه بايد صرف كوشش در راه ايجاد سيستمها گردد اما عواملي كه در سطرهاي بعد آمده اند نشان مي دهند كه بايد به فرآيند برنامه ريزي سيستمي منابع انساني بيشتري را در مقايسه با گذاشتن اختصاص داد.

فاز ۲:هدفها و تواناييهاي سيستمهاي اطلاعاتي
فاز ۲ از دو قسمت تشكيل مي يابد، قسمت اول براي تعيين الزامات آتي و نيازهاي اطلاعاتي انجام مي گيرد. بيشتر بر اساس داده هاي گردآوري شده در مصاحبه هايي كه با مديريت قسمتهاي استفاده كننده انجام مي شود، نيازهاي اطلاعاتي به تفكيك زمينه هاي تخصصي عمده تعريف شده و جريان اطلاعات در قسمتهاي تخصصي سازمان معين مي گردد. در اين قسمت همة نيازهاي تخصصي عمده سازمان كه با سيستمهاي منطقي عمده تعريف مي شوند، خلاصه مي گردد.

به منظور كمك به درك «تصوير كلي»، سيستمهاي مرتبط با هر يك از وظايف تخصصي را مي توان به مقولات پردازش عمليات، گزارشهاي اطلاعاتي، تصميمهاي برنامه ريزي شده و پشتيباني تصميمها طبقه بندي كرد.

هدف قسمت دوم فاز ۲ بدست آوردن در روشني از فعاليتهاي سيستمهاي اطلاعاتي كنوني است. گروه برنامه ريزي مي تواند با ارزيابي عمليات كامپيوتري موجود بر حسب سازمان تخصصي سيستمي، سخت افزار و نرم افزار كمپيوتري جاري، سيستمهاي كاربردي كنوني، و پايگاه داده هايي كه موارد كاربرد توليدي را پشتيباني مي كنند به اين هدف دست يابد. گروه برنامه ريزي همچنين بايد استانداردها و روشهاي جاري به كار رفته در ايجاد سيستمها را بررسي كرده، سطوح مهارت كنوني پرسنل(تخصصي و فني) قسمت سيستمهاي اطلاعاتي را روي كاغذ آورده، تحليلي كلي از نيازهاي سيستمي و بهبودهائي را كه مي توان در آن به وجود آورد، انجام دهد.

 

ارزيابي ايجاد سيستم
منابع واحد سيستمهاي اطلاعاتي در يك سازمان را به طور كلي مي توان به سه جزء تشكيل دهنده تقسيم كرد: موارد كاربرد آن، سخت افزار و نرم افزار آن، و افراد آن. هدف فاز ۳ تهية فهرستي است از الزاماتي كه بتوانند آنچه را كه وجود دارد، با آنچه مورد نياز است هماهنگ سازند.
۱- جزء معماري سيستمي، نياز به موارد كاربرد جديد يا انطباق سيستمهاي كاربردي جاري و كنوني به صورت تعريفي از معماري سيستمي كلي و روش گسترش ظاهر مي شود. اين نخستين جزء فاز ۳ و نيروي محركي است كه در پشت تعريف دو جزء ديگر قرار دارد. به هنگام رسيدن به معماري توصيه شده گزينه هاي داده پردازي بالقوه جهت برآوردن نيازهاي موارد كاربرد شناسايي و بررسي مي شوند. به نحو مشابهي روشها و وسايل ايجاد در هر محيط فني بررسي شده و عملي بودن پياده كردن كل فعاليتهاي سيستمي در افق برنامه ريزي تحليل مي شود.

سند معماري كل سيستمها شرحي است كه در آن هدف وظايف اصلي هر يك از موارد كاربرد يا پروژه ها، دلايل اهميتي كه براي يك پروژه يا مورد كاربرد در طرح كلي اولويت قائل مي شويم، و يك استراتژي ايجاد جهت انتقال مورد كاربرد يا پروژه از «تخته رسم» تا كارگاه توليد آمده است و در بيشتر موارد گرچه سند معماري سيستمي موارد كاربرد جديد و قديم هر دو را در بر دارد، اما آن را بايد چنان نوشت كه توجه مديريت به موارد كاربرد برخورد از اولويت بالا جلب گردد.

تكرار مي كنيم جهت كلي سخت افزار، نرم افزار، و پايگاه داده ها بر مبناي موارد كاربردي معين مي شود كه در سند معماري سيستمي جهت ايجاد و گسترش تعيين شده اند و اين جهت كلي بايد به موارد كاربرد مذكور پيوند بخورد. هرگاه برنامه ريزي سخت افزار قبل از برنامه ريزي موارد كاربرد صورت گيرد، موارد كاربردي بايد ايجاد شود كه سخت افزار موجود قادر به جوابگويي آن باشد. متأسفانه تا كنون قاعدة كلي در بيشتر تأسيسات كمپيوتري اين بوده است كه برنامه ريزي سخت افزار پيش از برنامه ريزي موارد كاربرد صورت گيرد و عكس اين نكته جزئ موارد استثنايي بوده است. وظيفه ايجاد سيستمها به اندازة كافي دشوار هست كه محدوديت غير لازم سخت افزاري را بر ايجاد كنندگان سيستم تحميل نكنيم.

۲- جزء سخت افزار و نرم افزار. نوع و محل تجهيزات كمپيوتري اثر مهمي بر همه چيز سازمان دارد از ساختار، آموزش و يكپارچگي سيستم گرفته تا استعداد انتقال تكنولوژي. گرچه در اين مرحله فرايند برنامه ريزي اطلاعات كافي براي اخذ تصميمهاي مشخص در باب خريد صخت افزار در دست نيست، بايد گفت كه اين جزء برنامة سيستمي بايد در باب نوع و محل سخت افزار منعكس كننده جهت يا تأكيد و پاره اي مشخصات باشد. مديريت بايد دريابد كه برنامه ريز هيچگونه كنترلي بر دگرگونيهاي پر شتاب تكنولوژي ندارد يا اينكه نمي داند يك دستگاه بخصوص كي از نظر اقنصادي منسوخ خواهد شد و نيز بايد اين نكته را در نظر داشته باشد كه دگرگونيهاي تكنولوژي و منسوخ شدن دستگاهها از ملاحظات كليدي سخت افزار برنامه ريزي به شمار مي روند.

برنامه ريزي سخت افزاري عبارت است از به روز كردن منظم تركيب كمپيوتري سازمان. بدينسان برنامه ريز سيستمها بايد از ملاحظات زير در ارتباط با شكل و تركيب سخت افزار آگاه باشد:

 سازگاري
 بارداده پردازي، هم در مركز و هم در نقاط دور افتاده.
 نيازهاي «حافظه انبوه» (دسترسي مستقيم، پياپي يا متوالي»

 نيازهاي حافظة اصلي.
 نوع و حجم نيازهاي نهاده اي
 نيازهاي ستاده اي
 محدوديتهاي محل و فضاي تسهيلات

 ميزان استفاده (يك، دو، يا سه نوبتكاري)
 نيازهاي آتي و ميزان رشد مورد انتظار
 در دسترس بودن رايانه يا رايانه هاي پشتيباني.

 در ارتباط با موارد كاربرد دائمي و درون خطي، نيازهاي مربوط به ساعات روز.
 شقوق گوناگون اتصالات ارتباطي
 سخت افزار پشتيباني تبادل اطلاعات

استراتژي پياده كردن سيستم
هدف اين فاز فرايند برنامه ريزي سيستمي مستند كردن و روي كاغذ آوردن استراتژي ايجاد نيازهاي موارد كاربرد، مشخصات سخت افزار و نرم افزار، و برنامه هايي جهت انتقال كاركنان قسمت سيستمهاي اطلاعاتي از تخت رسم به صحنه عمليات است. با تهية شرح پروژه ها، برنامة زماني پياده كردن سيستمها، و برآورد هزينه ها و منافع مرتبط با هريك از استراتژيهاي اجرائي خاص به اين هدف مي توان دست يافت.

شرح پروژه ها بايد شامل بحثي در باب وظايف اساسي، ويژگيها، و مشخصات ذيربط سيستم پيشنهادي، شناسايي تعامل با ساير سيستمها، و پيوندهاي آن با پايگاه داده ها باشد. و نيز تعداد تقريبي خطوط كد يا مدولهاي برنامه ها در سيستم پيشنهادي بايد برآورد شود. سرانجام بايد طي دوران برنامه ريزي دراز مدت كاربرد نسبي ماشينها و نياز به تجهيزات ويژه مشخص گردد.

برنامه زماني پياده كردن سيستمها شامل يك جدول زماني است كه در آن آغاز و طول مدت هر مورد كاربرد يا پروژه نشان داده شده است. تهية آن فرايندي است تكراري كه در آن برنامه ريز بايد هم اولويتهايي را كه براي پروژه ها در نظر گرفته شده رعايت كند و هم حجم كار را به نحوي متعادل ميان پرسنل سيستمها تقسيم نمايد. در شكل ۶-۱۱ نمونه اي از برنامه زماني پياده كردن سيستمها به صورت نمودار ستوني داده مي‌شود.

بيان نكاتي در باب هزينه ها و منافع، طرحها يا موارد كاربرد پيشنهادي جزء لاينفك تهية برنامه اجرائي سيستمها است. هر بخشي از سيستم اطلاعاتي مانند هر سرمايه گذاري ديگر سازمان بايد از نظر اقتصادي موجه باشد. با اين حال مديران ارشد بايد اين نكته را درك كنند كه به تدريج كه كار سيستمي در سازماني رشد مي يابد تعداد كمتري از سيستمها را مي توان منحصراً بر مبناي منافع محسوس توجيه كرد دليل اين امر آن است كه فعاليتهاي ادارات رشد يافته سيستمهاي اطلاعاتي به سيستمهاي بنيادين پردازش عمليات و يا سيستمهايي كه به كاهش عمده در پرسنل دفتري مي انجامد تعالي مي بخشند. بدينسان منافع نامحسوس مي توانند تنها توجيه مشروع سيستمهايي باشند كه هدف اصلي آنها پردازش عمليات نيست(مانند گزارشهاي اطلاعاتي يا سيستمهاي پشتيباني تصميمها.)

تحليل سطح تصميم گيري
با اين رهيافت تحليل گر با مديران كليدي مصاحبه مي كند تا منابع عمدة سازمان را به مقولات مختلف تقسيم بندي كند. منابع شامل داراييهاي ملموس و غير ملموس مانند موجوديها، كارخانه و تجهيزات مهارتهاي كاركنان و مانند اينها مي باشد. استدلال عمده اي كه به نفع اين رهيافت مي شود اين است كه مديران در همه سطوح به سيستم اطلاعاتي اي نياز دارند كه در باب كاربرد منابع، اطلاعاتي به دست دهند. مثلاً يكي از زمينه هاي منابع موجودي است. چنانكه در شكل ۳-۱۲ ديده مي شود اين منبع (فقط مواد اوليه و كالاهاي نهائي) به انواع گوناگون عمدة تصميمات مرتبط با آن تقسيم شده است.