انبار داری

مقدمه:‌
امروزه با پيشرفت علوم وتكنولوژي امكان توليد انبوه كالا فراهم شده است واينكار برنامه‌ريزي دقيق جهت استفاده به موقع وحداكثر از امكانات رامي طلبد . تقسيم كار ورشد جمعيت نيازاستفاده از فرآورده هاي ديگران را بوجود آورده است واين خود زمينه پيدايش سازمانهاي معظم گرديده كه در اين نظامهاي پيچيده فني ـ اجتماي ،‌انبار به عنوان واسطه موجبات گردش كالا از توليد به مصرف را امكان پذير مي سازد. انبار مي تواند درعرضه به موقع محصول ،‌جريان عادي توليد ،‌ثبات قيمت

محصول‌، تعمير ونگهداري ماشين ها و…نقش مهمي را ايفا كند به طوريكه نقش آن درتجارت غير قابل انكار است . ارزش ريالي موجوديهاي انبار در صناعي مختلف متفاوت است وعوامل مختلفي درميزان نگهداري موجودي انبار واحدهاي صنعتي ، تجاري مؤثرند مثل روش توليد ،‌دوره توليد ،‌ميزان بكارگيري ماشين آلات ،‌نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ،‌نوع مواد اوليه مورد احتياج ،‌نوسانات ارزي وقيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد صنعتي دركل صنعت كشور وجهان و…. وبالاخره

سيتم هاي تداركاتي وسفارشات واحدهاي توليدي ،‌اما انباره به دلايل مختلفي براي مؤسسات ومراكز تجاري ـ صنعتي از اهميت خاصي برخوردار مي باشد كه اهم آنها عبارتند از :‌
۱) ارزش بالاي سرمايه درگردش شركت كه به صورت كالا در انبار نگهداري مي شود .
۲) ارتباط مداوم وتنگاتنگ بخش انبار با بخشهايي نظير توليد يا تعمير ونگهداري ووقفه در توليد به علت نرسيدن نيازمنديها .

۳) ارتباط نزديك انبار با بخش برنامه ريزي مواد بايد به نحوي باشدكه ضربه هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا مواد راخنثي نمايد وحكم ضربه گير را در سازمان داشته باشد.
هدف ما دراين مجموعه ارائه مطالبي نسبتاً جامع در خصوص سيستمها ومدلهاي انبارداري وبرنامه ريزي كنترل موجودي انبارهاست. اميد است كه اين پروژه گامي باشد هرچندكوچك در راه تكميل مديريت سيستم هاي انبارداري وآرزوي ما رضايت شماست كه هيچ هدفي والاتر از آن نيست.

بخش اول
تعريف انبار :
امروزه انبار د يگر حالت يك محفظه را ندارد بلكه عمليات آن زماني كافي ورضايت بخش است كه از دوجهت اطلاعاتي وفيزيكي مورد توجه قرارگيرد به طور كلي انبا رمحل وفضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني ،‌صنعتي يا مواداوليه يا فرآورده هاي مختلف كه اساس يك سيستم صحيح طبقه بندي وتنظيم مي گردد.

انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي باشند:
۱) انبارهاي پوشيده :
اين مكان از تمام اطراف بسته است وداراي سقف ووسايل ايمني كامل مي باشد .
۲) انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد :

اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبي است . اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ مي كند .
۳) انبار با ز يامحوطه :‌اين انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.

انواع موجوديهاي انبار :‌
اجناس وكالاهاي موجود درانبار اعم ازمؤسسات توليدي وغير توليدي را مي‌توان به شرح زير تقسيم كرد :
۱) مواد اوليه يا مواد خام :‌ازاين مواد براي توليد كالا استفاده مي شود .
۲) كالاي درجريان ساخت :‌ كه شامل بهاي ناقص دستمزد ومواد وهزينه هاي سربار ساخت مي باشد .
۳) كالاي ساخته شده : به كالايي گفته مي شود كه از نظر ساخت به مرحله تكميلي رسيده وقابل عرضه به بازار مي باشد.

۴) اجناس خريداري شده جهت فروش : اين سري از اجناس شامل اجناسي هستند كه بدون هيچ گونه تغييري درآنها در بازار جهت فروش عرضه مي گردد وبه طور موقت در انبارها نگهداري مي شود .
۵) موادولوازم مصرفي: كه درتوليد غير مستقيم موثرندمثل‌: گريس ، روغن ،‌ملزومات وغيره.
۶) اجناس اسقاطي : اجناسي هستند كه مستهلك شده وغيرقابل استفاده اند ومعمولاً به مزايده گذاشته مي شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي گيرند .

وظايف انباردار :‌
۱) تحويل اجناس خريداري شده ومورد نياز سازمان ، رسيدگي وبررسي طبق اسناد ومدارك اوليه.
۲) صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي درصورت عدم وجود موجودي .
۳) مراقبت ونگهداري كالاها از سرقت ، صدمه ،‌ضايعه ،‌حادثه ناشي از طبقه بندي يا قفسه بندي يا چيدن اقلام درانبار
۴) پيش بيني ،‌ برنامه ريزي وكنترل مواد انبار وانجام انبارگرداني متناسب با نوع شركت وكالاهاي آن وسياست مؤسسه .
۵) تهيه گزارشات لازم درخصوص ضايعات، موجوديها ونظريات اصلاحي وساير گزارشات مورد نياز مديريت .

۶) صدور قبض انبار پس از دريافت كالا وحواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي وفرمهاي مرجوعي در صورت برگشت كالا وساير فرمهاي مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وكارتهاي مربوطه.
۷) بايگاني اسناد ومدارك مربوط به انبار وتعبيه يك كارت براي هريك از اقلام انبار.

كدگذاري كالاها:‌
تعريف وفوايد كدگذاري :‌
به ايجادرويه وسيستمي كه بوسيله آن اطلاعات ونشانه هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر يا ازنقطه اي به نقطه ديگر به صورت خلاصه منتقل گردد كدگذاري گويند . كه به معني رمز يا نشان خاص است وجهت سهولت دركار وتقليل حجم گفته ها ونوشته ها به كار مي رود دركدگذاري ممكن است از عوامل متعددي چون رنگها،‌ نورها ،‌اشكال ، اعداد ،‌الفبا و… يا تركيبي از آنها بهره گرفت اما مهمترين فوايد سيستم كدگذاري عبارتند از :

۱) جلوگيري از نوشتن جملات طويل وتوصيفي وشناسايي كردن ساده ودقيق تر كالاها .
۲) استاندارد كردن كالاهاوكمك به جمع آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري ومحاسباتي .
۳) ثبت عمليات واردات وصادرات كالاها ونگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشينهاي الكترونيكي پيشرفته .

۴) صدور سفارش خريد بطور ساده ومطمئن ودقيق وپيگيري ساده تر امور وسهولت برنامه ريزي وكنترل.

انواع روشهاي كدگذاري :‌
۱) روش ساده با روش اعداد تركيبي .
۲) روش اعداد گروهي
۳) روش اعشاري يا روش ديوئي
۴) روش حروفي يا الفبايي
۵) روش نيمونيك يا روش استفاده از حرف اول نام كالاها
۶) روش مخفي
۷) روش كدينگ ويژه
۸) روش كدينگ استاندارد .

بخش دوم
كليات
در امور تداركات و كارپردازي، سيستم انبارداري از اهميت خاصي برخوردار است وهمكاري اين دو واحد خدماتي با يكديگر اجتناب ناپذير مي باشد. سيستم صحيح انبارداري متضمن مزاياي زير است:
دريافت-حفاظت و در دسترس قراردادن كالا،مواد و وسايل مورد نظر بسهولت وسرعت انجام مي شود.
-با اعمال كنترل دقيق، از ازدياد خارج از حد موجوديها كه ممكن است بر اثر تغيير قيمتها باعث زيان گردد، جلوگيري مي شود.

– با استفاده صحيح از سيستم انبارداري، ميزان موجودي كالا در انبار وميزان مصرف آن در هر واحد كالا كه پايه و اساس حسابداري صنعتي مي باشد، محاسبه مي گردد.
– كنترل ميزان موجودي در انبار از نظر قيمت بسهولت صورت مي گيرد.
– صدور قبض انبار (رسيد جنس به انبار) موجبات تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده وعمليات حسابداري ميگردد.

– چون ميزان موجوديها معمولا به قيمت تمام شده در انبار نگهداري مي شود، لذا در صورت خسارت ناشي از آتش سوزي وتعيين ساير ضايعات وخسارت وارد شده محاسبه مي شود.

۲)تعرف انبار
به محل وفضايي كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني، صنعتي، مواد اوليه و يا فرآورده هاي مختلف كه براساس يك سيستم صحيح طبقه بندي وتنظيم مي گردد، انبار گفته ميشود.
انبار از نظر فرم به سه صورت مي باشد:
-انبارهاي پوشيده: اين مكان از تمام اطراف بسته وداراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشد.
انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبارداري سقف است ولي چهار طرف آن باز وفاقد حفاظ جانبي مي باشد. اين نوع انبارها،كالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ مي كند.
-انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه مي باشد ومعمولا براي نگاهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.

 

۳)وظايف انباردار
انباردار كسي است كه عهده دار وظايف زير مي باشد:
-تحويل گرفتن اجناس وكالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارك خريد.
-صدور قبض انبار يا برگ رسيد جنس به انبار پس از تحويل گرفتن كالا
– صدور حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا

– صدور فرمهاي مرجوعي، برگشت از خريد و ساير فرمهاي مشابه
– صدور برگ درخواست خريد كالا در صورت لزوم
– ثبت مشخصات وتعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و كارتهاي انبار
– طبقه بندي ، تنظيم وكدگذاري كالا و جنس
– همكاري با حسابداري صنعتي و واحد سفارشها در مورد تعيين حداقل ،حداكثر ونقطه ي سفارش
– حفظ وحراست اجناس و رعايت اصول ايمني در انبار
– بايگاني اسناد و مدارك انبار
– ارائه گزارشهاي لازم به مقامات ذيربط

انواع موجوديهاي انبار
اجناس وكالاهاي موجود در انبار اعم از موسسات توليد يا غيرتوليدي را مي توان به پنج دسته به شرح زير تقسيم نمود:

¼ مواد خام يا مواد اوليه
از اين مواد براي توليد كالا استفاده مي شود.

۲/۴مواد ولوازم مصرفي
مواد ولوازم مصرفي به موادي اطلاق مي شود كه به طور غيرمستقيم در توليد كالا دخالت دارد و يا در سازمانهاي توليدي براي انجام خدمات جانبي مورد استفاده قرار داده مي شود. اين مواد بر اثر مصرف از بين مي رود مانند كاغذ و مداد و يا وسايل بسته بندي در سازمانهاي توليدي.

¾ مواد ولوازم درجريان ساخت
به موادي كه مقداري تغييرات در مواد اوليه ي آن داده شده ولي هنوز به صورت كامل ساخته نشده است مواد ولوازم در جريان ساخت گويند.
۴/۴ كالاي تمام شده
به كالاهايي گفته ميشود كه از نظر ساخت به مرحله ي تكميلي رسيده و قابل عرضه به بازار باشد.

۵/۴ اجناس خريداري شده جهت فروش
اين سري از اجناس شامل اجناسي هستند كه بدون هيچگونه تغييري در آنها به بازار جهت فروش عرضه مي گردد وبه طور موقت در انبار نگهداري مي شود. مانند انبار فروشگاهها وموسسات.

۵-سازمان انبار
انبار قطعات ومواد اوليه در واحدهاي توليدي معمولا زير نظر مدير فني كارخانه قرار دارد و در بعضي از كارخانه ها ‌،انبار مستقيما زير نظر مدير كارخانه انجام وظيفه مي نمايد.
درسازمانهاي بزرگ صنعتي، واحد انبار داراي مديريت مستقلي است كه مستقيما زير نظر مدير عامل قرار دارد وتحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات وابزار الات كه هر يك از آنها داراي مسئول مي باشد انجام وظيفه مي كنند.
در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي، معمولاواحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود اين واحدها نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري محسوب مي شود مي باشد.

نمونه هايي از نمودار سازماني كه موقعيت انبار وتداركات را نشان مي دهند در نمودارهاي شماره ۱و۲ نشان داده شده است.
۱-در واحدهاي توليدي انبار ومواد اوليه زير نظر چه كساني مي باشد كامل توضيح دهيد؟
۲-در سازمانهاي بزرگ صنعتي واحد انبار داراي چه مديريتي مي باشد و زير نظر چه كساني مي باشد كامل توضيح دهيد؟
۳-در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي واحد انبار تحت نظر چه كساني مي باشد؟ كامل توضيح دهيد.

بخش سوم:
منابع ورود كالا به انبار
كليات
اجناس و كالاها از چند طريق وارد انبار مي شود:
– از طريق خريدهاي داخلي
– از طريق خريدهاي خارجي
– كالاهاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
– كالا ولوازمي كه در كارگاههاي يك موسسه ساخته مي شود
– كالاهاي اماني

۶-ازطريق خريدهاي داخلي
اين نوع كالاها در مقابل برگ درخواست كالا توسط واحد خريد تهيه شده وبه انبار ارسال مي گردد. خريدهاي داخلي ممكن است ازطريق مناقصه انجام گردد. اين اجناس پس از كنترل وتنظيم صورت جلسه و انجام ساير تشريفات به انبار تحويل مي گردد.

۶-از طريق خريدهاي خارجي
كالاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
اين نوع كالاها واجناس معمولا از كالاهاي مازاد بر احتياج و يا اجناسي كه مورد نياز انبار خاصي نمي باشد به انبار ديگر منتقل مي گردد. مازاد كالاي صادر شده جهت عمليات تعمير يا طرحهاي ساختماني و نيز اجناس اسقاط گاهي به انبار عودت داده مي شوند. در اين صورت لازم است

صورت دقيقي از كليه ي كالاهاي قابل استفاده برگشتي به انبارتهيه شود تا بتوان حساب انبار را با قيمت آنها بدهكار وحساب هزينه عملياتي يا دستور كارساختماني مربوط را بستانكار نمود.

نحوه وموارد استفاده از فرم انتقال كالا از يك انبار به انبار ديگر
انتقال كالا از انباري به انبار ديگر منوط به استفاده و تكميل فرم خاصي به همين منظور مي باشد. فرمهاي مذكور قبلا شماره گذاري شده اند و مشخصات كالا، كد جنس و مقدار مورد درخواست توسط انباردار متقاضي در آن ثبت مي گردد.معمولا فرمهاي انتقال كالا در چهار و دربعضي از

موسسات در پنج نسخه تهيه مي شود. سه نسخه ي اول به انبار تحويل دهنده ي كالا ارسال مي گردد. و نسخه چهارم جهت پيگيري در انبار متقاضي بايگاني مي شود. انبار تحويل دهنده ي كالا پس از دريافت فرم تقاضاي كالا، ستون مربوط به مقدار يا تعداد تحويلي به انبار متقاضي را تكميل وساير نسخ را به ترتيب زير توزيع مي كند:

نسخه ي اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضي ارسال مي گردد. انبار متقاضي پس از دريافت جنس نسخه اول تقاضا را بايگاني مي نمايد. نسخه دوم پس از امضا و تاييد وصول جنس مورد نظر جهت انجام دادن عمليات مالي به حسابداري ارسال مي گردد.

نسخه ي سوم در انبار صادركننده ي كالا و در پرونده هاي كالاهاي صادر شده بايگاني مي شود.
لازم به توضيح است كه پس از وصول نسخه ي اول به انبار تقاضا كننده، نگاهداري نسخه ي چهارم(پي گيري) لزومي ندارد.
نمونه فرم انتقال كالا از انباري به انبار ديگر در تصوير شماره ۱ نشان داده شده است.

نحوه و مواد استفاده از فرم برگشت كالا
واحد برگشت دهنده ي كالا بايد فرمي جهت ثبت كالاي برگشت شده به انبار تنظيم نمايد. اين فرم شامل مشخصات وشماره وكدجنس و مقدار برگشت شده كالا به انبار خواهد بود.همچنين شماره حساب هزينه ي عملياتي يا دستور كار ساختماني كه بايد بستانكار شود نيز در بعضي از فرم ها قيد مي گردد. فرم كالاي برگشتي به انبار بايد قبلا شماره گذاري شده ودر پنج نسخه صادر گردد