– تعريف پروژه
يک پروژه را مي¬توان به صورت زير تعريف کرد:مجموعه¬اي از فعاليتها که براي دستيابي به منظور يا هدفي خاص انجام مي¬گيرند. پروژه¬ها شامل فعاليتهايي هستند که بايد در تاريخهايي معين، با هزينه¬هايي معين و کيفيتي تعيين شده، اجرا بشوند. پروژه¬ها ممکن است کارهايي باشند که انجام آنها در فواصل زماني مشخصي لازم مي-شود. مثلاً: بستن حسابهاي کارخانه در انتهاي سال مالي، تعميرات اساسي يک پالايشگاه (Overhall) هر دو سال يک بار و … همينطور ممکن است پروژه¬ها شامل کارهايي باشند که فقط يک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژه¬هاي ساختماني، عمراني، توسعه سازمان، پروژه¬هاي تحقيقاتي و يا …

با توجه به آنچه که گفته شد، اموري نظير: تشکيل يک سمينار، تاليف و يا انتشار يک کتاب، راه¬اندازي يک کارخانه، توليد يک محصول جديد، اجراي يک برنامه فضايي، انجام يک عمل جراحي پيوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر ديگر که توسط انسان انجام مي¬گيرند، هر يک به خودي خود عبارت از يک پروژه مي¬باشند.

۲ – سازمان يک پروژه
براي دستيابي به هدف يا منظور يک پروژه، لازم است سازماني براي اجراي فعاليت¬هاي لازم تشکيل گردد. اين سازمان بايد داراي منابع و امکانات کافي و مناسب براي اجراي پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت داده¬ها (ورودي¬ها) به سازمان وارد مي¬شوند. سياستها، روشها و برنامه¬هاي اجراي کارها نيز جزئي از داده¬هاي ورودي به سازمان مي¬باشند. امور مديريت و کنترل، عبارت از کاربرد صحيح و مناسب منابع و امکانات براي اجراي فعاليت¬ها به منظور دستيابي به اهداف پروژه مي¬باشد. اين منظور يا هدف نهايي عبارت از ستاده¬هاي (خروجي¬هاي) سازمان بوده و شامل عواملي است که سازمان براي دستيابي به آنها تشکيل شده و فعاليتهاي لازم را با کاربرد وروديها به اجرا درآورده است. براي داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پيشرفت کارها، و مقايسه بازده عملي سازمان با آنچه که برنامه-ريزي شده، و يا در چارچوب سياستها و خط¬مشي¬ها تبيين شده است، لازم است اطلاعات مناسبي از نحوه پيشرفت کارها به مديريت برسد. اين اطلاعات مي-تواند نشان دهنده عواملي نظير تاريخهاي عملي اجراي مراحل مختلف کارها، نيروي انساني و هزينه صرف شده، کيفيت کارهاي انجام شده و ساير آگاهي¬هايي که مي تواند مديريت را در تصميم¬گيري براي اجراي مراحل بعدي پروژه ياري نمايد باشد.

براي اينکه چنين اطلاعاتي، به طور مرتب و به شکلي مناسب به مديريت برسد، تشکيل يک سيستم اطلاعات بازتابي، به عنوان بخشي از سازمان پروژه، امري ضروري و اجتناب ناپذير مي¬باشد. سيستم اطلاعات بازتابي، با برقراري يک کانال ارتباطي بين ستاده¬ها (خروجي¬ها) و مديريت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستاده¬ها برداشت نموده و به مسئولين اجراي پروژه بازتاب ميدهد.

 مديريت پروژه مي¬تواند با تجزيه و تحليل اطلاعات بازتابي، پيشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ايجاد تغييراتي جهت تصحيح و بهسازي سياستها، روشها و برنامه¬ها اقدام نمايد و يا در خصوصيات ساير منابع و امکانات، تغييراتي به وجود آورد. بديهيست ايجاد تغييرات در داده¬ها، يک کار مستمر و الزامي نبوده و در صورتي که قبل از اجراي پروژه¬ها، برنامه¬ريزي¬ها با دقت کافي انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغييرات در داده¬ها، در ميزاني اندک، قابل اغماض باشد.

 ۳- دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان
 مرحله نظري
نقطه آغازين يک پروژه، با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد، عبارت از يک نظريه يا فکر و يا خواسته است که توسط يک شخص يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد مي¬شود. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايه-گذاري نمايد ابداع مي¬شود. در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمايه و امکانات کافي براي اجرا ندارند، و يا سرمايه-گذاري در زمينه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمي-دانند، نظريه را به اشخاص واجد شرايط و امکانات پيشنهاد نمايند. (مشاورين اقتصادي و موسسات صنعتي بين¬المللي، در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمايه¬گذاران داخلي در کشورها ارائه نموده¬اند). اين نظريات به هر صورت که به وجود آمده باشند، بايد قبل از برنامه¬ريزي براي اجرا، از نظر امکان¬پذير بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند. در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و … امکان¬پذير بوده و از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه مي¬باشد، آنگاه انواع گزينه¬هاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينه¬ها مورد ارزيابي قرار مي¬گيرند.

 

(بديهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينه¬ها بوده و شامل جزئيات نمي-باشد). با انتخاب گزينه بهينه، که معمولاً در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شده¬اند، طراحي پروژه يا جزئياتي نسبتاً بيشتر (ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد) آغاز شده و در پيرو آن، عوامل هزينه، زمان و حجم منابع لازم، نظير نيروي انساني (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص¬ها) و تجهيزات، برآورد مي¬شوند. چنين برآوردهايي معمولاً با تفکيک فازهاي باقيمانده پروژه (فازهاي برنامه¬ريزي، اجرا و پاياني) به عمل مي¬آيند.

براي تشريح بهتر، يک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار مي¬دهيم. چنين پروژه¬اي، …………..

۳- دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان
دوره زماني يک پروژه را از لحظه¬اي که موضوع اجراي آن، به صورت يک نظريه، در فکر پايه¬گذاري مي¬شود تا آن لحظه که پروژه تکميل شده و هدف نهايي آن حاصل مي¬گردد، مي¬توان به چند مرحله متمايز تقسيم نمود. تقسيم¬بندي دوره زماني يک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگي به نوع و طبيعت پروژه¬هايي که برنامه¬ريزي مي¬شوند نداشته و اين تقسيم¬بندي معمولاً بر اساس نوع و خصوصيات فعاليت¬هاي لازم در هر يک از مراحل اجراي پروژه انجام مي¬گيرد.
به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمايز، قابل تعريف مي¬باشد. اين چهار مرحله عبارتند از:
مرحله ۱- مرحله نظري
مرحله ۲- مرحله طرح و برنامه¬ريزي
مرحله ۳- مرحله اجرا
مرحله ۴- مرحله پاياني (اختتام)
                                                      
طول مستطيل¬ها نشان دهنده زمانهاي نسبي براي اجراي فاز¬هاي پروژه مي¬باشد. طول مستطيل¬ها در مواردي مي¬تواند نشانگر ساير عوامل، نظير بودجه يا نيروي انساني براي اجراي مراحل مختلف باشد. بديهي است که زمانهاي لازم در فازهاي مختلف يک پروژه، بستگي به طبيعت و خصوصيات پروژه دارد. هر يک از مراحل پروژه، اندکي زودتر از تکميل فاز پيشين خود آغاز شده¬اند. در ادامه، هر يک از چهار مرحله (فاز) پروژه، توضيح داده مي-شوند.
 
مرحله نظري
نقطه آغازين يک پروژه، با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد، عبارت از يک نظريه يا فکر و يا خواسته است که توسط يک شخص يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد مي¬شود. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايه-گذاري نمايد ابداع مي¬شود. در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمايه و امکانات کافي براي اجرا ندارند، و يا سرمايه-گذاري در زمينه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمي-دانند، نظريه را به اشخاص واجد شرايط و امکانات پيشنهاد نمايند. (مشاورين اقتصادي و موسسات صنعتي بين¬المللي، در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمايه¬گذاران داخلي در کشورها ارائه نموده¬اند). اين نظريات به هر صورت که به وجود آمده باشند، بايد قبل از برنامه¬ريزي براي اجرا، از نظر امکان¬پذير بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند.

 

در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و … امکان¬پذير بوده و از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه مي¬باشد، آنگاه انواع گزينه¬هاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينه¬ها مورد ارزيابي قرار مي¬گيرند. (بديهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينه¬ها بوده و شامل جزئيات نمي-باشد). با انتخاب گزينه بهينه، که معمولاً در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شده¬اند، طراحي پروژه يا جزئياتي نسبتاً بيشتر (ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد) آغاز شده و در پيرو آن، عوامل هزينه، زمان و حجم منابع لازم، نظير نيروي انساني (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص¬ها) و تجهيزات، برآورد مي¬شوند. چنين برآوردهايي معمولاً با تفکيک فازهاي باقيمانده پروژه (فازهاي برنامه¬ريزي، اجرا و پاياني) به عمل مي¬آيند.

براي تشريح بهتر، يک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار مي¬دهيم. چنين پروژه¬اي، ممکن است مربوط به يک سازمان دولتي، يک موسسه خصوصي و يا يک شخص حقيقي باشد. در هر يک از اين شرايط، رد فاز نظري بايد روشهاي تقريباً يکساني براي اجراي اين پروژه دنبال شوند.

صاحب کار، نظرات و خواسته¬هاي خود را براي مشاور طرح توضيح مي¬دهد. وظيفه مشاور، آن است که نظرات و خواسته¬هاي صاحب کار را به طور دقيق، دريافت و امکانات ايجاد طرحي براي برآورد خواسته¬هاي صاحب کار را مورد بررسي دقيق قرار دهد. در صورتي که شرايط لازم براي اجراي طرح وجود داشته و اجراي طرح از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه باشد، همانگونه که گفته شد، مشاور گزينه¬هاي مختلف براي اجراي پروژه را طراحي نموده و نکات مثبت و منفي هر يک از گزينه¬ها را جهت صاحب کار مشخص مي¬نمايد. طرحهايي که در اين مقطع توسط مهندس مشاور تهيه مي¬شوند، همانگونه که بيان شد، داراي جزئيات کاملي به آن ميزان که بتوان با استفاده از نقشه¬هاي تهيه شده، ساختمان را بنا نمود، نمي-باشند.

 

اطلاعاتي که در اين مرحله از نقشه¬ها قابل برداشت هستند، معمولاً در حدودي از جزئيات هستند که بتوانند پروژه را بخوبي تعريف نموده و حجم کارها و سطح منابع لازم را نشان دهند. در مورد پروژه ساختماني مورد مثال، اين اطلاعات مي¬توانند شامل مطالب زير باشند:
–            تعيين محل اجراي پروژه
–           حجم کارها (سطح زيربنا، تعداد طبقات، …)
–            نوع اسکلت (فلزي، بتون مسلح، …)
–            انواع سرويسهاي تاسيساتي (روش تامين حرارت يا برودت، آب آشاميدني، فاضلاب، برق، …)
–            برآورد منابع مالي، نيروي انساني، مواد و مصالح و تجهيزات لازم
–            برنامه زمان¬بندي مقاطع مختلف اجراي کار

صاحب کار با در دست داشتن اطلاعات فوق و همچنين با سنجش امتيازات يا اشکالات مربوط به گزينه¬هاي مختلفي که توسط مهندس مشاور ارائه شده، گزينه-اي را که جمعاً داراي امتيازات بيشتري باشد انتخاب مي¬نمايد. با اين انتخاب، فعاليت¬هاي مربوط به فاز اول پروژه پايان يافته و پروژه براي شروع فعاليت¬هاي فاز دوم آماده شده است.

بديهيست در فاز دوم که مربوط به طراحي دقيق¬تر و تعيين برنامه¬بندي زماني و برآورد حجم منابع لازم به صورتي دقيق مي¬باشد، تغييراتي در آنچه که در فاز اول تهيه شده است داده خواهد شد، ولي چهارچوب اصلي طرح به همان حالت که در فاز اول تهيه شده و مورد موافقت نهايي قرار گرفته است، باقي خواهد ماند.

به طور خلاصه، در فاز نظري به سئوالات زير پاسخ داده مي¬شود:
الف) آيا نظريه ارزش اجرايي دارد؟
ب) در صورتي که جواب الف مثبت است، چه گزينه-هايي براي اجرا، مناسب و منطقي به نظر مي¬رسند.
ج) گزينه بهينه از بين گزينه¬هاي مناسب و منطقي، کدام است؟

مهندس مشاوري که براي اجراي وظايف فاز اول انتخاب مي¬شود، ممکن است خود وابسته و در استخدام دائمي سازمان صاحب کار باشد. چنين حالتي در موسسات بزرگ که در داخل سازمان خود قسمتي با نام دفتر فني يا دفتر طرح و مهندسي، و يا با نامهاي مشابه ديگر دارند، به چشم مي خورد در بسياري از موارد نيز ممکن است صاحب کار داراي چنين تشکيلاتي نباشد، و يا اگر داراي چنين تشکيلاتي هست، حجم کار بيش از آن باشد که توسط افراد خود سازمان قابل انجام باشد. در چنين شرايطي، کار مشاوره به صورت قرارداد به موسسات مهندسي مشاور واگذار مي شود.

بايد توجه داشت که در بسياري از کشورها، قوانين و مقررات بخصوصي از سوي دولت براي اجراي صحيح و دقيق مراتب مرحله يکم پروژه¬ها تدوين شده است. در اغلب موارد، پروژه¬هاي دولتي وقتي قابل بررسي براي تامين اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقيقي بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد. قابل ذکر است که با وجود اهميت خاصي که فاز اول پروژه¬ها براي اجراي دقيق و صحيح آنها در فاز¬هاي بعدي دارد، در بسياري از موارد، توجه کافي به اين مرحله از پروژه نشده و دقت و بودجه کافي براي آن در نظر گرفته نمي¬شود. به همين سبب، تعداد بسيار زيادي از پروژه¬ها را مي¬توان نام برد که به علت عدم اجراي دقيق و صحيح فاز اول، در مراحل بعدي با اشکالات مالي و تجهيزاتي مواجه شده¬اند.