روش مدیریت اطلاعات و مستند سازی

نحوة تضمین کیفیت :
به منظور پالیش میزان پیشرفت فعالیتهای پروژه با اهداف و انتظارات پروژه در جهت محصول رضایت خریداران خدمات شرکت مراحل زیر در مهندسین مشاور نقش پایدار طراحی گردیده که در هر یک از پروژه ها ملاک عمل می باشد.
۱- تعیین مسؤولیتها :
– مسؤولیت اجرای مراحل پروژه بعهدة کارشناسان پروژه می باشد.
– مسؤولیت نظارت بر اجرای روش کار برعهدة مدیر پروژه می باشد.
– مسؤولیت گرفتن گزارشها، بررسی آنها، ترسیم برنامة زمانبندی و به روز سازی و اعلام مغایرتها به مدیر پروژه بعهدة مسؤول کنترل پروژه می باشد.

– مسؤولیت ارایه گزارشات پیشرفت کار / شرح تأخیرات به مدیر عامل برعهدة مدیر پروژه می باشد.
۲- ابلاغ کار :
پس از عقد قرارداد به دستور مدیر عامل کمیتة فنی با حضور مدیران و سرپرستان مرتبط.
پس از عقد قرارداد به دستور مدیر عامل کمیته فنی با حضور مدیران و سرپرستان مرتبط با شرح خدمات تشکیل می گردد. در این جلسه مدیرپروژه با توجه به صلاحیت، مهارت، دانش و توانایی های لازم بر روی شرح خدمات مورد نظر از سوی مدیر عامل انتخاب می گردد.پس از تعیین مدیر پروژه مسئول کنترل پروژه و تیم فنی پروژه توسط مدیر پروژه پیشنهاد و با تأیید سرپرستان واحدها و مدیر عامل انتخاب می گردد. کلیه اطلاعات مربوط به شرح خدمات مرتبط با پروژه و تیمهای فنی به کار گرفته شده در پروژه و تیمهای فنی به کار گرفته شده در پروژه و اطلاعات الزامی دیگر در فرم صورتجلسه اعلام پروژه به وسیله سرپرست واحد کنترل پروژه ثبت می گردد. پس از تأیید مدیر پروژه و تصویب مدیر عامل این فرم در ۳ نسخه تهیه شده و به افراد ذیل جهت اطلاع صادر می گردد: ۱- مسئول کنترل پروژه ۲- مدیر پروژه ۳- مدیر عامل

۳- برنامه ریزی
پس از تصویب فرم صورتجلسه اعلام پروژه توسط مدیر عامل مسئول کنترل پروژه فرم اطلاعات کنترل پروژه به شماره FM-38 را در اختیار مدیر پروژه قرار می دهد مدیر پروژه پس از ارزیابی و مطالعات اولیه با تشکیل کمیته فنی که در آن اعضای تیم فنی حضور دارند می بایست ظرف مدت حداکثر ۴۸ ساعت نسبت به تکمیل و ارجاع آن به مسئول کنترل پروژه اقدام نماید این فرم باید به تصویب مدیر عامل برسد.

همچنین فرم مورد نظر بر اساس تعریف زیر و به طور کامل تکمیل گردد.

۴- تعیین ساختار زیر فعالیتها
ساختار ریز فعالیتهای یک پروژه به منظور تسهیل کنترل چگونگی پیشرفت آنها به سطوح مختلف تقسیم می شوند. ساختار ریز فعالیتهای پروژه در شرکت «ابنیه طراحان البرز»عبارتند از :
– فازهای اداری :
فاز ۱ : دو مرحله دارد فاز یک قسمت الف و فاز یک قسمت ب که در هر قسمت باید تأیید کار فرما گرفته شود و شامل شناخت، جمع آوری اطلاعات، بازدید محلی ، اخذ اطلاعات از کارفرما، برآوردها و نقشه های اولیه می باشد.
فاز ۲ : اجرایی کردن نقشه ها، برآوردهای اجرایی، دفترچه محاسبات.
فاز ۳ : نظارت بر اجرای پروژه
ریز فعالیتها :
ریز فعالیتها نشان دهنده جزئیات کار در هر فاز می باشند.
تبصره ۱ : برای برآورد ریز فعالیتهای یک پروژه می توان از سوابق پروژه های مشابه موجود نیز استفاده کرد.
تذکر مهم : کلیه مدیران پروژه در هنگام توافق با کارشناسان خود در خصوص نحوه عملکرد طبق روش اجرایی تأمین منابع انسانی عمل می کند و توافقات حاصل شده صورت جلسه به تأیید مدیر پروژه می رسد. لازم به ذکر است که یک نسخه از این صورتجلسه می بایست به واحد مالی اداری شرکت تحویل داده شود.

تعیین زمان مورد نیاز هر فعالیت :
زمان مورد نظر هر فعالیت توسط مدیر پروژه پس از ارزیابی و مطالعات اولیه تعیین می گردد. در برآورد این زمانها توجه به پیش نیاز فعالیتها و اولویت اجرا حائز اهمیت می باشد (این زمانبندی بر اساس مان مندرج در قرارداد و توسط تیم کارشناسان پروژه و با توافق گروهی تهیه می گردد.)
تذکر ۱ : در صورت وجود مواردی که در فرم اطلاعات کنترل پروژه ستونی برای آنها در نظر گرفته نشده است و یا مواردی که برای مدیر پروژه حائز اهمیت می باشد در ستون توضیحات ذکر و اشاره به آنها جهت اطلاع مسئول کنترل پروژه الزامی است.

تذکر ۲ : کلیه مراحل کار توسط افراد مسئول باید طبق برنامه زمانبدی مذکور انجام شود و مدیر پروژه بر این جریان نظارت دارد.
مسئول کنترل پروژه بر اساس اطلاعات مندرج در فرم اطلاعات کنترل پروژه، برنامه زمانبندی پروژه Gant chart را تهیه و به مدیر پروژه جهت تأیید ارائه می نماید. در صورت وجود تغییرات احتمالی مدیر پروژه موظف است موارد را به مسئول کنترل پروژه طبق فرم تغییرات در برنامه پروژه اعلام نماید تا تغییرات در برنامه زمانبندی تهیه شده اعمال گردد و برای تأیید به مدیر پروژه و تصویب نهایی مدیر عامل مهیا گردد.
لازم به ذکر است این برنامه زمانبندی در ۳ نسخه تهیه و به مدیر عامل، مدیر پروژه و مسئول کنترل پروژه، ارائه می شود. در صورت لزوم یک نسخه به کارفرما ارائه می گردد.
تذکر ۳ : بعد از انجام هر گونه تغییرات در برنامه زمانبندی و فازهای اجرایی تغییرات باید به کارشناسان پروژه نیز ابلاغ گردد.
۵- کنترل پروژه
از زمان عقد قرارداد هر پروژه تا زمان پایان پروژه، مسئول کنترل پروژه موظف به کنترل کمی پروژه و مدیر پروژه مسؤول کنترل کیفی و گزارش دهی به مدیرعامل و کمیته فنی می باشد.
تبصره ۱ : در صورت لغو شدن فعالیتهای طرح ریزی شده درپروژه ها مدیران پروژه باید مسئول کنترل پروژه را بلافاصله در جریان قرار داده و مسئول کنترل پروژه، برنامه را بازنگری نماید .

کنترل و مدیریت پروژه :
کنترل پروژه و مدیریت پروژه بر اساس وزن دهی صورت جلسات دریافتی از سوی مدیران پروژه صورت می گیرد به منظور وزن دهی میزان پیشرفت هر فعالیت، به هر ریز فعالیت درصدی از زمان صرف شده و تحقق آن در ریز فعالیت اختصاص می یابد.
برای اطلاعات مندرج در صورت جلسات فرم صورتجلسه فعالیتهای پروژه به شماره FM-42 ذکر موارد زیر الزامی است :
الف – ذکر اقدامات انجام گرفته در هر ماه
ب – ذکر اقدامات مورد نیاز بر روی اقدامات انجام گرفته بمنظور پیگیریها
ج – موضوع و یا نوع جلسات
د – ذکر افراد اقدام کننده جهت انجام اقدامات مورد نیاز
ل – ذکر تصویب تغییرات (در صورت تغییرات)
ن – ساعات شروع و پایان فعالیتها / جلسات
و – ذکر تاریخ دقیق انجام اقدامات مشخص شده
تبصره ۱ : آیتمهای برنامه زمانبندی پروژه ها در هر فاز، زمانی ۱۰۰% می شود که از کارفرما نسبت به آن فاز تأیید لازم را اخذ بنماییم.
تبصره ۲: لازم به ذکر است با توجه به مفاد قرارداد در صورت عدم اظهار نظر کارفرما نسبت به کلیه مدارک و گزارشات ارائه شده از سوی مشاور پس از مکاتبه مجدد ظرف مدت ۳۰ روز از تاریخ ارائه، تصویب شده تلقی خواهد شد.
تبصره ۳ : در پایان هر فاز یا انتهای پروژه در صورت درخواست کارفرما و همینطور تأییدیه فاز مورد نظر توسط نماینده کارفرما مدیر پروژه موظف است فرم نظر سنجی از مشتری و همچنین برنامه ریزی پروژه را به کارفرما (مشتری) ارسال و نتایج آن را از کارفرما درخواست نماید مراحل باید طبق روش اجرایی ارتباطات به شماره PM-09 صورت پذیرد.

تبصره ۲ : کلیة نقشه ها در مراحل تهیه در کمیتة فنی متشکل از مدیران بخش ها، مدیر پروژه و کارشناسان ارشد (بسته به موضوع طرح) به صورت هفتگی یا ۱۰ روزه تشکیل می گردد و بررسی و اصلاحات لازم به مدیر پروژه اعلام می گردد و پس از حصول اطمینان از کیفیت اقدامات انجام شده مجوز ارسال برای کارفرما صادر می گردد.

گزارش دهی :
گزارشهای مسئول کنترل پروژه عبارتند از :
الف – گزارش به مدیران پروژه
بر اساس برنامه زمانبندی به روز شده و گزارش فعالیت موجود هر مدیر پروژه درصد پیشرفت واقعی پروژه و درصد پیشرفت بر اساس برنامه زمانبندی اولیه با یکدیگر مقایسه شده و گزارشاتی دال بر چگونگی روند پیشرفت پروژه به مدیران پروژه هر ماه یک بار یا بنا به درخواست مدیر پروژه ارائه می گردد.
تذ کر ۱ : در صورت تأخیر در هریک از پروژه ها، مدیر آن پروژه در اولین فرصت ممکن، جلسه ای را با حضور افراد ذیربط (مدیران و سرپرستان مربوطه) برگزار می نماید و در خصوص تحلیل علل ریشه ای تأخیرات و راهکارهای لازم برای پیشگیری از تکرار وقوع این تأخیرات و چگونگی جبران آن از طرق مختلف شامل افزایش تیمهای کارشناسی، اضافه کاری، استفاده از خدمات بیرونی و غیره، مشخص و به تصویر مدر مربوطه رسانده و طی فرم بررسی تأخیرات پروژه ها به شماره FM- 40 ثبت می گردند.

در صورتیکه تأخیرات در هریک از مراحل انجام فعالیت غیر قابل توجیه باشد مدیر پروژه طبق روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به شماره PG-03 و کنترل محصول نامنطبق PG-13 اقدام به پر نمودن فرم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به شماره FG-09 جهت حذف علل بالفعل، مغایرتها می نماید.
تذکر ۲ : در صورتیکه تأخیرات موجود در هر فاز بیشتر از ۱۰% از زمان پیش بینی شده باشد و یا آنکه موارد صورتجلسه تنظیم شده قبلی با مدیر پروژه تحقق نیافته باشد گزارشی از چگونگی روند کار و پیشرفت پروژه به مدیر پروژه ارائه می گردد (طی فرم ثبت تأخیرات و بررسی آنها در پروژه تا طی جلسه ای موارد مورد بررسی قرار گیرد. افراد حاضر در این جلسه مدیر پروژه و مسئول کنترل پروه می باشند).

تبصره ۱ : لازم به ذکر است رونوشتی از این فرم به مدیر عامل ارائه خواهد شد.
ب – گزارش به مدیر عامل
در صورت تحقق نیافتن نتایج بدست آمده و جبران نشدن تأخیرات، گزارشی از روند پیشرفت پروژه و گزارشات پی گیری های قبلی به مدیر عامل جهت تصمیم گیری ارائه خواهد شد. مسئول کنترل پروژه موظف به ارائه گزارشات ماهانه جهت چگ.نگی روند کار خود و همچنین موظف به ارائه فرم گزارش وضعیت پروژه ها به شماره FM-41 در آخر هر ماه و زمانهای مورد نیاز می باشد. ذکر دلائل تأخیرات / درصدهای پیشرفت هر پروژه / اتمام هر فاز از موضوع قرارداد و موارد احتمالی دیگر در آن الزامی است.
ج – گزارش به مدیر مالی

مسئول کنترل پروژه موظف است در پایان هر فاز و یا هر یک از موارد توافق شده در بندهای قرارداد (بر اساس مستندات ثبت شده) ، در صورت لزوم موارد را به مسئول مالی گزارش دهد.
د- گزارش دهی به کارفرما
با توجه به مراحل قراردادی و پیشرفت پروژه مسئول کنترل پروژه گزارشهای پیشرفت قراردادی مورد لزوم جهت کارفرما را نیز تهیه و با تأیید مدیر پروژه و مدیر عامل به کارفرما ارسال می نماید.
۸- ضمائم :
• فرم صورتجلسه اعلام پروژه به شماره FM-37
• فرم اطلاعات کنترل پروژه به شماره FM- 38
• فرم تغییرات در برنامه پروژه FM-39
• فرم ثبت تأخیرات و بررسی آنها در پروژه به شماره FM-40
• فرم گزارش وضعیت پروژه ها به شماره FM-42
• فرم صورتجلسه فعالیتهای پروژه به شماره FM-42
• فرم گانت چارت پروژه به شماره FM-43

۱٫ هدف :
هدف از تدوین این روش اجرایی ارائه چگونگی تهیه، تصویب، توزیع، کنترل و به روز رسانی کلیه مدارک و مستندات رایج در سیستم مدیریت کیفیت و همچنین شناسایی ، گرد آوری، طبقه بندی، نگهداری و حفظ سوا

بق مربوط به سیستم مدیریت کیفیت و کنترل سوابق منسوخ، نامنسوخ و یا نامعتبر می باشد.

۲٫ دامنه کاربرد :
دامنه کاربرد این روش کلیه مستندات مؤثر بر سیستم مدیریت کیفیت سازمان مطابق تقسیمات زیر است .
– نظامنامه کیفیت – نمودارها
– خط مشی کیفی – فرمهای سیستم
– روشهای اجرایی – قراردادها و توافقنامه ها
– دستورالعملها – مدارک برون سازمانی
– استانداردهای ملی، بین المللی و آیین نامه ها
– اهداف کیفی
– سوابق
– قوانین مقررات و بخشنامه ها

۳٫ مراجع
– استاندارد Iso 9002 – 2000
– استاندارد Iso 9001-2000

۳٫ مستندات مرتبط :
دستورالعمل مدارک برون سازمانی Wo – ۰۲

۵٫ تعاریف :
کلیه اصطلاحات موجود در متن در حوزه استاندارد Iso 9000-2000 می باشد و همچنین برخی از واژه های بکار رفته نیز به شرح زیر ذکر می گردد:

۵-۱) تاریخ تهیه :
به تاریخ صدور اولین ویرایش از هر مدرک به جزء فرم ها به واحدهای مجری آن مدرک اطلاق می گردد.
۵-۲) شماره نسخه :
شماره ای است که در لیست توزیع نسخ نمایانگر این موضوع می باشد که چندمین نسخه از هر مدرک در هر واحد موجود است.
۵-۳) تاریخ آخرین ویرایش :
تاریخ آخرین بازنگری انجام پذیرفته روی هر مدرک را نشان می دهد.
۵-۴) شماره اصلاحیه :
شماره ای که در لیست توزیع نسخ و در جلد روشها، دستورالعملها و نظامنامه نمایانگر دفعات تغییر به همراه شماره صفحات تغییرات و همچنین شرح تغییرات می باشد.