زبان گوياي آفيس‌
جهت افزايش سرعت غلط‌گيري متوني كه توسط تايپ مستقيم و يا به‌وسيله نرم‌افزارهاي تشخيص دست‌خط
(‌Optical Character Recognition – OCR) وارد كامپيوتر گرديده‌اند، معمولا وجود دو نفر به‌طور همزمان يكي براي قرائت از روي نمونه اصلي با صداي بلند و ديگري براي مقايسه متن اصلي با نمونه تايپ شده، لازم است.

با استفاده از آفيس ۲۰۰۳ مي‌توانيد نفر اول را حذف نموده و اجازه بدهيد آفيس نسخه تايپ شده را براي شما بخواند. حتي چنانچه راهش را بدانيد، مي‌توانيد از آفيس بخواهيد ايميل‌هايتان را هم برايتان قرائت كند. با فرض اين‌كه شما هنگام نصب آفيس، گزينه‌هاي صوتي را هم نصب كرده باشيد، يافتن امكانات تبديل متن به صدا (‌Text to Speech) در ۲۰۰۳ Excel آسان‌ است. كافي است از مسير: Tools<SPEECH

اين گزينه مخصوصا هنگامي مفيد است كه شما در حال وارد كردن ليست بلند بالايي از اعداد بوده و ميل نداريد توجه و تمركز خود را از متن اصلي به صفحه مانيتور و بالعكس معطوف نماييد. فقط دقت كنيد كه دكمه ياد شده روي نوارابزار را پس از اتمام كار خود، جهت غيرفعال شدن اين گزينه مجددا كليك كنيد. همچنين مي‌توانيد ازدكمه‌هاي ‌ By Rows و By Columns به‌ترتيب براي تعيين مسير افقي يا عمودي خواندن ديتا‌ها استفاده نمود و پس از آن خانه‌هايي كه مي‌خواهيد محتوياتشان خوانده شوند را مشخص و در آخر دكمه Speak Sells را در انتهاي سمت چپ نوار ابزار Text to Speak كليك كنيد.

البته مي‌توان بدون انتخاب خانه‌ها در همان ابتدا، مستقيما گزينه Speak Cells را انتخاب نمود. ولي معمولا بهتر است اين‌كار، يعني عمل انتخاب صورت پذيرد. چون ممكن است نتيجه كار با آنچه كه مي‌خواستيد متفاوت باشد. جهت توقف خواندن محتويات خانه‌ها توسط اكسل، كافي است دكمه Stop Speaking را فشار دهيد. اما احضار و نمايش نوار ابزار مربوطه در ‌‌۲۰۰۳‌Word مقداري متفاوت است. با انتخاب فرمان Speech از منوي Tools ممكن است پيغام خوشامدگويي به سيستم تشخيص گفتار آفيس را ملاحظه نموده كه به‌شما مي‌گويد مجبوريد ابتدا تنظيمات مربوط به ميكروفون و پس از آن اجراي تمرين را به انجام برسانيد.

 

در اين حالت مي‌توانيد با انتخاب گزينه Cancel،‌ انجام تمرين را به بعد موكول و نوار ابزار تنظيمات زبان را باز نماييد. چنانچه با باز شدن نوار ابزار، جعبه متني حاوي عباراتي همچون Dictation ،Voice Command و يا Listening را ملاحظه نموديد و يا در محيط‌هاي شلوغ و پرسروصدا، Word به‌طور خودكار اقدام به درج متن نمود، اين بدين معني است كه شما پيش از اين، امكانات تشخيص گفتار را فعال نموده‌ايد. با فشردن دكمه Microphone امكانات فوق غير فعال گرديده و مي‌توانيد در زمان دلخواه مجددا با فشار همين دكمه آن‌را فعال نماييد.

به‌طور پيش‌فرض، نوار ابزار تنظيمات زبان امكانات مربوط به قرائت متن را نمايش نمي‌دهد. ولي چنانچه شما روي علامت فلش روبه‌پايين در منتهي‌اليه سمت راست نوار ابزار كليك نماييد، گزينه Speak Text و Pause Speaking را خواهيد ديد. چنانچه روي هركدام از اين گزينه‌ها كليك كنيد، به نوار ابزار اضافه مي‌شوند. پس از آن مي‌توانيد از اين امكانات مشابه امكانات متناظر در اكسل استفاده نماييد. به اين صورت كه با انتخاب Speak Text ،Word شروع به خواندن متن مي‌كند. با انجام اين‌كار عبارت روي دكمه به Stop Speaking تبديل مي‌شود.

با كليك روي اين دكمه، به خواندن خاتمه مي‌دهيد و اگر بخواهيد مجددا از ابتداي متن خوانده شود، با كليك روي اين دكمه و انتخاب دوباره Start Speaking اين‌كار انجام مي‌پذيرد. همچنين با فشار‌دادن دكمه Pause Speaking عمليات خواندن در همان نقطه متوقف و متن روي دكمه به عبارت Resume Speaking تغيير مي‌يابد كه با كليك دوباره، از همان نقطه به خواندن ادامه مي‌دهد.

همانند اكسل مي‌توانيد قبل از انتخاب دستور Speak Text متني كه مايل به خواندن آن مي‌باشيد را به‌حالت انتخاب در‌آورده و مشخص نماييد. درغيراين‌صورت، Word از محلي كه مكان‌نما قرار دارد، شروع به خواندن مي‌نمايد. از اين امكانات در Outlook نيز مي‌توان استفاده نمود. به‌اين شرط كه Word را به‌عنوان ويرايشگر ايميل خود انتخاب نموده باشيد. براي بررسي اين موضوع در Outlook از منوي‌ Tools گزينه‌‌ Options را انتخاب نموده، سپس زبانه Mail Format را كليك كنيد.

پس از آن چنانچه گزينه Use Microsoft Office Word 3002 to Edit email Messages علا‌مت نخورده باشد، آن‌را علا‌مت بزنيد. با اين انتخاب، براي ايجاد يك پيغام در Outlook، در حقيقت از Word استفاده مي‌نماييد. حال چنانچه بخواهيد هنگام نوشتن يك پيغام، متن آن براي شما خوانده شود، بايد همان مسيري را طي كنيد كه اگر از ابتدا Word را اجرا كرده بوديد، همان‌كار را مي‌كرديد. همچنين مي‌توانيد از Outlook يا Word بخواهيد پيغامي كه پيش از اين ارسال يا دريافت شده است را نيز برايتان بخواند. البته براي اين‌كار بايد از يك ترفند خاص استفاده نمود.

زيرا چنان‌چه شما در حال خواندن نامه‌اي باشيد كه قبلا ارسال يا دريافت شده است و در همان حال نوار ابزار زبان را باز كنيد، مي‌بينيد كه گزينه Speak Text به‌رنگ خاكستري و غيرفعال است. در اين‌حالت بايد دستور‌ Forward را انتخاب نمود. چون با اين‌كار Outlook پيغام مربوطه را در يك ويرايشگر Word باز مي‌نمايد. در اين مرحله مي‌بينيم كه دكمه Speak Text ديگر خاكستري نبوده و فعال مي‌گردد.

پس از گوش دادن به پيغام، به‌سادگي پنجره را بدون ذخيره كردن آن ببنديد. در آخر ممكن است بخواهيد صدا يا سرعت خواندن را تغيير بدهيد كه براي اين‌كار بايد در نوار ابزار زبان با انتخاب Tools Options دكمه Advance Speech را كليك نموده و از زبانه Text to Speech و در قسمت Voice Selection از منوي كركره‌اي، صداي موردنظر خود را انتخاب نماييد.

در اينجا مي‌توانيد توسط گزينه Preview Voice انواع صداها را امتحان كرده و پس از شنيدن زمان كوتاهي از هر كدام، تصميم خود را در انتخاب يكي از آن‌ها بگيريد. به‌صورت مشابه در قسمت Voice Speed مي‌توانيد سرعت خواندن متن را بر روي نشانگر مقياس‌بندي‌شده‌اي تنظيم و پس از آن به‌وسيله‌ Preview Voice نتيجه نهايي و تاثير تنظيمات خود را ملاحظه كنيد. در انتها با انتخاب دكمه Apply و قبول تنظيمات جديد، دكمه Ok را براي بستن