مقدمه:
از دیربازاطلاعات در فرایند تصمیم گیری آگاهانه و هدفمند انسان اهمیت زیادی داشته است با پیشرفت جوامع اهمیت اطلاعات در تصمیم گیریهای بیشتر شده است.
امروزه اطلاعات به عنوان یکی از شاخصهای مهم قدرت جوامع وتوسعه پایدار آنهامحسوب می شود.

تصمیم گیری فرایندی است که اطلاعات مالی را ایجاد می کند ودر کلیه واحدهای اقتصادی تصمیم گیریها بر اساس همین اطلاعات اخذ می شود در حال حاضر دانش حسابداری به عنوان یک دانش فراگیر درامده که بسیاری خود را نیازمند دانستن آن احس

اس می کنند که هدف اصلی آن اشنایی فراگیران با مبانی حسابداری است. این مبانی شامل روشهای عمومی حسابداری است که در قالب حسابداری واحدهای خدماتی انفرادی بیان می شود.
افراد هر جامعه به منظور استفاده بهتر از منابع برای رفع احتیاجات و خواسته های مادی و معنوی خود نیاز به تصمیم گیریهای صحیح اقتصادی و مالی دارند وبرای انجام تصمیمات فوق وجود اطلاعات اقتصادی و مالی مناسب و صحیح از ضرورت های اجتناب ناپذیر است.
هر یک از ما نیز با توجه به محیط *نگرش*عالاقه وشغل خود به طور مستمر در حال تصمیم گیری اقتصادی مستقیم و برای انجام تصمیمات درست از اطلاعات مختلفی استفاده می کنیم. در پیرامون ما اطلاعات زیادی وجود دارد که برخی از آنها به طور مستقیم و به طور هیچگونه تغیری قابل استفاده است. در آمارها بیشتر موارد به اطلاعات نیاز پیدا می کنیم که

به طور مستقیم آماده استفاده نیستند بلکه بایستی با انجام فعالیتهایی روی اطلاعات موجود انها را به صورت قابل استفاده در آورند.
با گسترش روابط اقتصادی در بین بنگاههای اقتصادی و گوناگونی مبا

دلات بازرگانی و تنوع محصولات واحدههای اقتصادی بسیاری در قالب موسسات بازرگانی ایجاد شده به فعالیت
می پردازند. در جوامع نوین موسسات بازرگانی در مجموعه بنگاههای اقتصادی سهم بسیاری دارند. این موضوع باعث می شود که تا در فرایند آموزش حسابداری به موسسات بازرگانی توجه ویزه ای شود.

امروزه در هر جامعه ای واحد های اقتصادی گوناگون فعالیت می کنند. هر یک از واحدهای اقتصادی در جریان فعالیتهای اقتصادی معاملات و عملیات گوناگونی انجام میدهند. سیستم حسابداری هر واحد اقتصادی باید رویدادهای اقتصادی موثر بر وضعیت مالی آن را شناسایی
*ثبت و گزارش کند. تا اطلاعات تهیه شده در اختیار تصمیم گیران و افراد ذی نفع قرار گیرد اما همه واحدهای اقتصادی در زمره موسسات خدماتی قرار نمی گیرند زیرا در جریان عادی فعالیتهای خود عملیاتی انجام می دهند که در بسیاری موارد با عملیات واحدهای خدماتی تفاوت دارد وجود تفاوت در فعالیتهای اقتصادی موسسات مختلف موجب می شود تا نهوه حسابداری انها با هم یکسان نباشد. خرید و فروش کالا عمده ترین وجه تمایز بین موسسات خدماتی و
موسسات بازرگانی است.
در حال حاضر با توجه به تاثیر مهمی که عملیات و محاسبات حسابداری در برنامه ریزیهای سازمانها وتصمیم گیریهای مدیران دارد آموزش آن از اهمیت ویزه ای برخوردار است تا با استفاده از اطلاعات و منابع جدید مطا لب و مسائل مفید و کاربردی مطرح شود تا هنر جویان عزیز با مطالعه و یاد گیری آنها بتوانند پس از فراغت از تحصیل با توانایی بیشتری از عهده وظایف محوله در قسمتهای مالی سازمان های مختلف بر آیند. اصول حسابداری سازمان آموزش و پرو

 

رش که جزئی از حسابداری دولتی می باشد فن تطبیق تجمیع و تلفیق اصول و موازین حسابداری با قانون و مقررات مربوط بیان گردیده است لذا این آمیختگی و تشکیل در اصول و روشهای حسابداری وقانون و مقررات موضوع از لحاض سیاسی*اجتماعی واقتصادی در الفصول برنامه ریزی و مدیریت در معنای جامع آن اهداف و مباحثی را ایجاب می نماید. کلمات و اصلاحات در فن حسابداری همانند سایر علوم وفنون دیگر معنی ومفهوم خاص خود را دارند معامله در فرهنگ فارسی به معنی داد و ستد و خرید و فروش است. ودر اصلاح حقوقی یک نوع ایجاب و قبول است. درصورتیکه در اصلاح حسابداری معامله به نوع به نوع فعالیت اطلاق میگرددکه دارای اثار مالی بوده و این اثار مالی تغییر در اقلام ترازنامه را موجب میگردد. استخدام یک نفر به عنوان کارمند از لحاض حسابداری صرفآ فعالیت مالی محسوب نمی گردد ولی پرداخت حقوق ویا دستمزد مستخدمین در ازای ارائه کار و یا خدمت یک فعالیت مالی است که در نتیجه باعث تقلیل درنقدینگی و افزایش هزینه خواهد شد. بنا براین چندین فعالیت مالی (نه هر نوع فعالیت مالی ) که

موجب تغییر در یکی از از اقلام ترازنامه گردد در اصلاح حسابداری معامله نامیده می شود در تعریف حسابداری گفته شده است که حسابداری عبارت است از فن ثبت*طبقه بندی تجزیه وتحلیل و تفسیر رویدادههای مالی یک موسسه در یک دوره مالی در قالب ارقام پول رایج هر کشور (روش تجزیه وتحلیل و تفسیر رویدادههای مالی یک موسسه در یک دوره مالی در قالب ارقام پول ا ستقراری) در تعریف معتبر دیگری بیان شده که حسابداری عبارت است از فراین

د شناسایی*اندازه گیری*ثبت وطبقه بندی اطلای مالی به منظور فراهم نمودن امکانات قضاوت آگاهانه و تصمیمات منطق توسط استفاده کنندگان اطلای مالی برای یک موسسه در هر دوره ای مالی ظاهرا به نظر می رسد۰
این دو تعریف معتبر از حسابداری به یا یکدیگر اختلافاتدارند اما در واقع یکی

نیستند بدین ترتیب که شناسایی و اندازه گیری و ثبت و طبقه بندی اطلاعات معادل فن ثبت و طبقه بندی و تلخیص رویدادهای مالی و گزارش اطلاعات مالی همان تلخبص رویدادهای مالی موسسه مورد نظر است که مجموعآ موجبات قضاوت آگاهانه و اخذ تصمیمات منطقی توسط استفاده کنندگان از اطلاعات مالی را فراهم می سازد۰
بدیهی است زمانی حسابداری هر موسسه می توان تعریف فوق را عینیت بدهدکه نسبت به بسط وتکامل حسابداری از جهات نظری و عملی همت نماید و برای بسط و تکامل از هر دو نظر بایستی اصول استانداردهای حسابداری و وقواعد و روشهای متداول در حسابداری مورد عمل حسابداری موسسه قرار گیرد. زیرا عمل نکردن به اصول و استانداردها و واقعه متداول در حسابداری*عدم صحت گزارشات مالی تهیه شده را در پی داشته و تصمیمات متخذه نیز غیره منطقی خواهد بود۰
آخرین تعریف حسابداری: حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که در هرسازمانی است حسابداری می بایست این اطلاعات را بر سه هدف مهم تهیه نماید۰
۱- گزارش داخلی برای مدیران برای استفاده در طرح ریزی و کنترل عملیات
۲- گزارش داخلی برای مدیران در تصمیم گیری از قبیل سرمایه گزاری در اموال و قیمت محصولات
۳- گزارشات خارجی برای سرمایه گزاران*دولت و سایرارگانها

چکیده:

برای ثبت های حسابداری که مراحل اولیه حسابداری است نیاز به صدور برگه دفتر روزنامه و دفتر کل ودفتر معین است و برای موازنه حسابهای دفتر معین عینآ همانند دفتر ک

ل است در اینجا کافی است که بایستی عملیات حسابهای فرعی هر حساب اصلی با جمع آن حساب در دفتر کل برابری نمایدو مراحل انجام هزینه درسازمان اموزش و پرورش می باشد۰
تآمین اعتبار و ذخیره تآمین اعتباربه میزان تنخواه گردان پرداخت وحساب اسناد وصولیعامل
ذیحساب به میزان کل سند هزینه می باشد۰یکی از مهمترین و اساسی ترین مراحل حسابداری تهیه و تنظیم گزارشات مالی می باشد که در پایان دوره مالی به وسیل

ه واحد حسابداری تهیه و
جهت آگاهی مدیران و عامه مردم از چگونگی فعالیتهای انجام شده درسازمان اموزش و پرورش به موجب قانون منتشر میگردد۰
برای محاسبه اضافه کاری کارمندان بر۷۵/۱تقسیم میگردد و مآموریتهای کارمنداان باید از محل کار ثابت ۳۰ کیلومتر دورتر باشد۰

فصل اول

برگه حسابداری:
برگه حسابداری عبارت است از ورقه ای است که مبین جامع و مانع یک فعالیت مالی در یک موسسه میباشد۰
برگه حسابداری از لحاض قانونی چنین تعریف شده است:
برگه یا مدرک حساب عبارت است از نوشته ای که درآن یک یا چند داد و ستد انجام شده بمناسبت حسابهائیکه بدهکار یا بستانکار شده تجزیه و صادر می شود و چنین مدرکی پس از امضائ مرجع ذیحساب قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه و کل است۰
اهمیت این فرم به مراتب بیش از سایرامور مربوط به ثبت و نگهداری حساب است و مسئولیت تشخیص بدهکاری حساب و بستانکاری حساب که در بالای برگه های حسابداری نوشته میشود با نظر رئیس حسابذاری از وظایف مختص متصدی تنظیم برگه حسابداری می باشد۰
بعضی از مشخصات برگه حسابداری کد رایانه ای(جزئ معین و کل)عنوان سر فصل شماره ردیف می باشد:
۱- تشخیص حساب بدهکار و بستانکار :از اهم وظایف متصدی تنظیم برگه حسابداری میباشد متصدی مربوطه پس از تجزیه و تحلیل حساب و تشخییص بدهکار و بستانکار آن نتیجه تشخیص خود را در سند حسابداری منعکس می کند۰
۲- عنوان سرفصل در برگه حسابداری وجود دارد مانند تنخوا گردان پرداخت کسور باز نشستگی و وصول درآمد عمومی انتقالی کسور ارسالی۰
۳- متصدی صدور برگه پس از ثبت اقلام دریافت یا پرداخت در ستون مربوطه ونوشتن
جمع به حروف آن را امضاع نموده وپس از امضاع های مجازبر

ای صدور نزد متصدی
دفتر صدور برگه ارسال می دارد۰ تامین اعتبار و ذخیره تامین اعتبار به میزان تنخواه
گردان پرداخت و حساب اسناد وصولی عامل ذیحساب به میزان کل سند هزینه می باشد۰
اوراق بهادار:
ماده ۴۶ ق.م.ع. نحوه چاپ* تحویل و نظارت بر امور چاپ

ی اوراق بهادار را به شرح زیر تصریح نموده است۰
انواع تمبر اوراقی که برای وصول درآمدهای عمومی منظور در بودجه کل کشور مورد استفاده قرار می گیرند و انواع گذرنامه* شناسنامه*سند مالکیت و همچنین سایراوراق و اسناد
رسمی دولتی در شرکت سهامی چاپخانه دولتی ایران تحت نظارت هیئتی مرکب از دو نفر نماینده وزیر امور اقتصاد و دارائی و یک نفر نماینده دادستان کل کشوریک نفر نماینده دیوان محاسبات کشور و یک نفر به انتخاب مجلس شورائ اسلامی چاپ و تحویل وزارت یا موسسه دولتی زیربط می گردد۰
تشخیص اوراق و اسناد مشمول این ماده با وزارت امور اقتصاد و دارائی است. هیئت وزارت مجاز است در صورت اقتضاد چاپ و تحویل تمام یا قسمتی از تمبر اوراق و اسناد را به چاپخانه اسکناس بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران و با چاپخانه یکی دیگر از بانکهای دولتی مسئول نماید تا تحت نظارت رئیس بانک به جای یک نفر از نمایندگان وزیر امور اقتصاد و دارائی در هیئت مذبور عضویت خواهد داشت۰
سفارش تهیه کاغذ اوراق بهادار با امضاع مدیر عامل شرکت سهامی چاپخانه دولتی و رئیس هیئت نظارت به مل می آیدسفارش معمولا به کارخانه جات مشهور کاغذ سازی سایر کشورها داده می شود و زیر نظر نماینده هیئت نظارت چاپ و تحویل اوراق بهادار به نام چاپخانه دولتی به عمل خواهد آمد و هیچ یک از سازمانهای دولتی حتئ سفارش و خرید کاغذ و مقوای مذبور را نخواهد داشت۰ کاغذ و مقوای هر سفارش چاپ با تنظیم صورت جلسه شامل نوع تعداد برگ یا وزن و سایر مشخصات مربوط که به امضای نماینده چاپخانه مسئول اسنادهای چاپخانه انباردار انبار مشترک و یک نفر از اعضای منتخب هیئت و ناظر هیئت رسیده است تحویل نماینده چاپخانه می شود۰
سر فصل هئی که برای اوراق بهادار مورد استفاده قرار می گیرد عبارتند از:
۱- حساب اداره کل اوراق بهادار

۲- حساب مخزن اوراق بهادار
۳-حساب اوراق بهادار مصرفی
۴-حساب تنخواه گردان اوراق بهادار

سرفصل های این گروه حسابها در ذیحساب های مورد استفاده قرار می گیرند که به اقتضای وظایف خود عبارت به فروش یا مصرف اوراق بهادار می نمایند ضمنا عامل فروش سفته برات و برنامه بانک ملی ایران می باشد۰
درخواست اوراق بهادار:
ذیحساب دستگاه اجرائی مرکز درخواست خود را به میزان اوراق بهادار مورد نیاز به اداره کل اوراق بهادار ارسال میدارد این اداره کل درخواستهای واصله را به منظور تحویل اوراق بهادار مورد رسیدگی قرار می دهد سپس در دفتر حسابداری ثبت و با امضای رئیس اداره حسابداری و مدیر کل اوراق بهادار حواله صادر می نماید و به ضمیمه درخواست مربوط به اداره توضیع و مغازن ارسال می دارد مغزن بر اساس حواله صادر و اوراق را در اختیار کمیسیون تحویل و توضیع اوراق بهادار قرار می دهد این کمیسیون از نماینده اداره کل اوراق بهادار نماینده هیئت نظارت و مسئول مخزن تشکیل شده است کمیسیون مذبور اوراق بهادار موضوع هر درخواست را به نماینده معرفی شده ذیحسابی مربوط تحویل داده و رسید اخذ می کند۰

دو نسخه از درخواست به اداره حسابداری اوراق بهادار و یک نسخه به اداره توزیع و مغازن و دو نسخه به ذیحسابی درخواست کنند ارسال و تهویل می گردد اداره توزیع و مغازن اوراق بهادار در مورد درخواست نماینده های خزانه در مراکز استانهای کشور را بر اساس حواله های صادره تحت نظارت کمیسیون یاد شده به دفتر پست مستقر در محل تحویل و برنامه اخذ می نماید۰ متعقبآ مشخصه برنامه پستی را طی نامه به ضمییمه دو برگ درخواست از طریق اداره حسابداری اوراق بهادار از پست یک نسخه از فرم درخواست مورد بحث را امضا نموده به اداره کل اوراق بهادارعودت می دهد بنا بر این مخزن اوراق بهادار به منزله صندو

ق میباشد اسناد خزانه اسناد بی نامی است که بر

ای تآمین احتیاجات مالی خزانه داری کل در جریان سال مالی انتشار می یابد اوراق قرضه اوراق بی نلمی است که برای قسمتی از عبارات مورد نیاز برنامه های عمرانی و دفاعی انتشار می یابد۰
واگزاری تنخوا گردان:
به منظور مصرف یا فروش اوراق بهادار در واحدهای تابعه دستگاه های اجرائی مستقر در مرکز استان نمایندگی خزانه در هر استان اوراق مورد نیاز را به صورت تنخواه گردان در اختیار ذیحساب آن دستگا قرار می دهید۰
فروش اوراق بهادار:
معادله جمع ارزش ریالی اوراق بهادار به فروش رفته توسط دستگاه مصرف کننده از موجودی مخزن اوراق بهادار کسر و تنخواه واگزاری ترسیم می شود وجه اآن به حساب بانک تمرکز وجوه درآمد مربوط واریز می گردد با توجه به اینکه حساب جاری مذکورغیر قابل برداشت است و موجودی آن در پایان هر ماه به حساب خزانه منتقل می گردد با توجه به اینکه سال مالی بر گروه حسابهای اوراق بهادار مرتبت نیست لذا تسویه تنخواه گردان اوراق بهادار نیز لزومی ندارد۰
دفتر ثبت اسناد:
برای ثبت اسناد در حال راه اندازی شده که با توجه به شماره های مسلسل در دفتر مربوط به هر سند با تاریخ روز شماره ای اختصاصی میگیرد تا آن سند دوباره پرداحت نشود۰
سند هزینه رسمی:
تنظیم هزینه صورتحساب و درج مبلغ بابت دستمزد یا خرید وسائل و سایر هزینه ها جهت پرداخت وجه ذیحق و ذینفع می باشد۰
برگه حسابها جاری برای عملیات انتقالی:
فیش حقوق که در دو برگ نوشته می شود تا کارمند بتواند مبلغ حقوق خود را از بانک مربوط دریافت نماید به این صورت یک برگ جهت بانک وبرگ دیگر برای کارمند می باشد۰
برای محاسبه اضافه کاری کارمندان حقوق و مزایای مستمر که شامل حقوق مبنا + افزایش سنواتی + فوقالعاده شغل + حق مسئولیت +حداقل دریافتی که مجموئآ بر۱۷۵/۱ تقسیم می شود تا مبلغ یک ساعت به دست آید۰
ماموریت کارمند: عبارت است از کاری مشخسص که به شخص ما مور واگزار میشود تا طبق مقررات اداری انجام گیرد و مامور کارمند در مقابل اجرت می گیرد که به دو صورت می باشد عادی و پیوسته البته باید محل ماموریت از آقامت و گا ه از محل کار ثابت ۳۰ کیلومتر دورتر باشد۰
حکم کارگزینی:
برای هر کارمند از طرف سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور حکم بر اساس چارت سازمانی و بودجه اسمی صادر می شود و کارمندان بر اساس حک

م کارگزینی و شغل مورد تصدی انجام وضیفه می نماید که دریافت مبلغ حقوق با توجه به مدرک تحصیلی میباشد که
شامل ۲۴بند طبقه حکم پیوستی می باشد ۰

دفتر روزنامه:

بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون مطالبات و ظهر نویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و سایر عملیات محاسباتی که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و تراز لازم است۰
بلا استثنآ به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کند و می تواند گفت دفتر روزنامه دفتری است که کلیه فعالیت مالی در هر موسسه به ترتیب تاریخ وقوع و با توجه به جنبه بدهکار و بستانکار
ثبت و توضیح داده می شود و هر چند یکبار که بموجب قانون حداکثر تا پانزه هم ماه بعد تعیین شده است می بایست به حسابحا و سرفصل های مربوط در دفتر کل نقل شود بدین ترتیب کلیه معاملاتسازمان اموزش و پرورش باید در همان روز انجام در دفتر روزنامه ثبت شود- ولی به موجب قانون تاریخ مندرج درمدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره و ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود و هر گاه انجام و ختم معامله با توجه به طرز و سیستم کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا معامله آماده برای ثبت در دفتر روز نامه شود و فاصله بین تاریخ فاکتور با مدارک و روز آماده شدن معامله برای ثبت در دفترمذبور تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد دفتر روز نامه انواع مختلفی دارد که ساده ترین و متداول ترین نوع آن دفتر روز نامه ای است که آن را دفتر روزنامه ایتالیائی مینامند این دفتر روزنامه ۶ ستون وارد که به ترتیب عبارتند از شماره یا ردیف—شماره برگ حسابداری – شماره دفتر کل – شرح –مبلغ جزع مبلغ کل که بدهکار و بستانکار تقسیم میگردد پس از اینکه کلیه برگها در دفتر صدور برگه به ثبت رسید و شماره و تاریخ دفتر مذکور بر روی آنها نوشته شد ابتدا برگهای بستانکار و بدهکار را از یکدیگر جدا نموده و هر گروه را م

جددا به ترتیب سرفصل حسابهای دفتر کل از یکدیگر جدا می نمائیم و سپس هر دسته را جداگانه در دفتر روزنامه می نویسیم در دفتر روزنامه برای هر دسته یک شماره ردیف اختصا ص داده می شود شماره ردیف دفتر روز نامه از یک در اول سال شروع شده و پشت سر هم تا پایان سال ادامه خواهند داشت این شماره بر روی برگ های حسابداری مقابل شماره دفتر روزنامه نوشته می شود بنا به این منظور از شماره دفتر روزنامه که بر روی برگه های حسابداری نو

شته شده شماره ردیف دفتر روزنامه است شماره صفحه دفترروزنامه همچنین دردفتر روز نامه در ستون مربوط به شماره برگه حسابداری شماره برگه نوشته می شود در ستون شرح دفتر روز نامه بایستی توضیح کافی و جامع نوشته شود به طور خلاصه میتوان گفت دفتر روزنامه دفتری است که فعالیت های مقدماتی در آنها ثبت و به طور مناسبی برای وارد کردن در دفتر کل طب

قه بندی می شود دفاتر روزنامه دو ستونی و هم چنین چند ستونی هم وجود دارد که معروف است که دفتر مشترک روز نامه و کل که بعضی از ستونهای ان را برای ثبت اقلامی اختصاص میدهند که حجم عملیات آن زیاد باشد جمع در ستون بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه نه تنها بایست با یکدیگر برابر باشد بلکه میبایستی با جمع ستون بدهکار بستانکار در دفتر صدور برگه نیز برابر نماید دفتر کل:
دفترکل دفتری است که به حسابهای اصلی اختصاص داشته و کلیه حسابها در این دفتر تحت سرفصل های معین متمرکز می شود۰ که موجب قانون(۱) دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سر فصل یا که گزاری حسابهادرصفحات
مخصوص آن ثبت می شود صفهه ات دفتر کل بایستی با توجه احتیاجات شهر داری ها صورت بگیرد این تقصیم بندی قبل از شروع سال انجام شده و فهرست آن در ابتدای دفتر منعکس می شود تا راهنمای مراجعه کنندگان باشد۰
انواع سرفصل های که در دفتر کل شهرداری ها مورد استفاده است به دو دسته قابل تفکیک است اول: حسابهای دائمی یا حقیقی که مانده آنها از یک دوره ی مالی به دوره مالی دیگر انتقال داده می شود شامل: حساب صندوق – تنخواه گردان –بانک –استفاده دریافتی – بدهکاران –موجودی انبار و…

دوم : حسابهای موقت یا اسمی که در یک دوره مالی به دوره مالی به وجود آمده و در پایان همان دوره به حساب درامد و هزینه بسته میشود و مانده این گونه حسابها به سال بعد نقل نخواهند شد مانند حساب هزینه های انجام شده و درآمدهای وصول شده در این دوره مالی در
کلیه عملیات دفتر داری دوبل بایستی روزانه انجام شود بنا بر این تاریخ دفتر کل با

تاریخ دفتر روزنامه و دفتر صدور برگه یکسان خواهد بود در ستون—شماره دفتر روزنامه—شماره ردیف دفتر روزنامه نوشته می شود شماره صفحه مربوط در دفتر کل نیز مقابل شماره ردیف دفتر روزنامه در ستون شماره صفحه کل – دفتر روزنامه نوشته می شود
در ستون شرح دفتر کل تنها جمله – به شرح روزنامه—کافی است۰ ارقامی که در ستون جزع دفتر روزنامه نوشته شده به هییچوجه در دفتر کل نوشته نخواهد شد وارقامی که در ستون مبلغ دفتر کل نوشته می شود عبارت است از ارقام ستون های بدهکار و یا بستانکار دفتر روزنامه و هر رقمی که در ستون بدهکار و یا بستانکار نوشته می شود بایستی بلا فاصله با آخرین رقم همان ستون در قسمت مانده جمع شود و یا از آخرین رقم ستون دیگری کسر شود تا به هر حا ل آخرین رقم قسمت نتیجه نهائی آن حساب بخصوص بدست اید معمولا دفتر کل از روی دفتر روزنامه نوشته شده ولی در مواردی که برای حساب دفتر معین نگهداری
نمی شود دفتر کل مستقیمآ از روی برگهای حسابداری نوشته می شود در این موارد مقابل شماره دفتر معین که پائین برگهای حسابداری نوشته شده شماره صفحه دفتر کل نوشته خواهد شد۰
در دفتر کل برای هر سر فصل حساب جداگانهای باز می شوددر ستون تاریخ در دفتر کل بایستی تاریخ ثبت دفتر روزنامه که همان تاریخ برگه ها می باشد نوشته شود۰
هر یک از حسابهای دفتر کل را حساب اصلی و یا حساب کنترل می نامند و به حسابهای دفتر معین که در قالب حساب اصلی نگهداری می شود حسابهای فرعی گفته می شود۰
دفتر معین:
دفتر معین دفتری است که حسابهای فرعی هر کدام جداگانه در آن نوشته می شود معمولا برای هر حساب اصلی دفتر کل یک دفتر معین نگه داری می شود و این دفتر شامل حسابهای فرعی مربوط به آن حساب اصلی خواهد بود. قانون دفتر معین را چنین تعریف می نماید:
دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزئ ساختن هر یک از حساب های دفتر کل بر حسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگه داری شود۰

دفاتر معین از روی برگه های حسابداری نوشته می شود و شماره مربوط به هر حساب فرعی نیز بر روی برگه در قسمت شماره دفتر معین نوشته می شود تا معلوم شود که برگهای حسابداری در دفتر معین نوشته شده است .
موازنه حسابهای دفاترمعین:

موازنه حسابهای دفاتر معین عینآ به شرحی است که برای دفتر کل به تفصیل بیان شده است در اینجا کافی است یاد اور شویم که بایستی عملیات حسابهای فرعی هر حساب اصلی با جمع آن حساب در دفتر کل برابری نماید:
۱- دفتر معین بانک – شامل کلیه حسابهائی که از طرف سازمان اموزش و پرورش در بانک افتتاح می شود – مانند حساب جاری بانک درآمدها
۲- دفتر معین سپرده— که برای هرسپرده گزار می بایست سرفصل جدا گانه اختصاص داده شود
۳- دفتر معین پیش پرداختها – که به همان ترتیب می بایست برای پیش پرداخت گیرنده و به نام سر فصل جداگانه اختصاص داده می شود
۴- دفتر معین درآمدها – برای هر یک از منابع درآمد در سازمان اموزش وپرورش صفحه یا صفحات جدا گانه ای اختصاص می یابد
۵- دفتر معین بدهکار – برای هر واحد بدهکار صفحه یا صفحات جدا گانه اختصاص داده می شود
۶- دفتر معین بستانکاران – عبارت است از وجوهی که حساب ادارات دولتی از جمله اجراعیات* مالیات و دارائی – کسورات باز نشستگی – بیمه وصولی و برای هر وصول صفحه جداگانه ای اختصاص می یابد۰
نمونه وظایف و مسئولیتهای هر یک از واحد های حسابداری:
عامل ذیحساب
۱- نظارت و مراقبت بر تنظیم حساب ماهانه و کنترل و ارسال آن با اسناد و مدارک مربوط به آن مراجعه ذیحساب و همچنین مراقبت در حسن اجرای بودجه برنامهای
۲- مراقبت در وصول درامدها برابر مقررات و پرداخت مخارج در حدود اعتبارات مصوب با رعایت کامل قوانین مربوط
۳- اجرای قرارها و داد نامه های صادره از دیوان محاسبات یا سایر مراجعه دیگر
۴- رفع نقص اسناد و صورت حساب وام خواهی شده
۵- تهیه صورت تفریع بودجه کامل مورد عمل حوزه ذیحسابی و ارسال آن به مراجعه ذیربط
۶- تنظیم و ارسال صورت مجالس تحویل و تحول در موقع تغییر سمت با رعایت مقررات جهت استخضارمقام مافوق
۷- اداره امور واحد ذیحسابی و ارائه راهنمائی ها

ی لازم به کارکنان تحت سرپرستی

مسئول حسابداری:
۱- ثبت اقلام از روی برگهای محاسباتی در دفتر صدور برگه و انتقال آنها به دفاتر روزنامه معین اعتبارات و تعهدات و دفتر کل
۲- تهیه و تنظیم لیست حقوق و اعلامیه * چک برگهای محاسباتی و کنترل حسابهای مربوط به منظور رفع اختلاف

۳- رسیدگی به فیش پرداختها و علل حسابها و اسناد و مدارک مربوط از نظر رعایت و اجرای قانون و مقررات مالی
۴- انجام امور مربوط به تشخیص و تعیین سر فصل حساب تراز عملیات تهیه و تنظیم حساب رسیدگی و اظهار نظر و اقدام در مورد مسائل و پرونده های مشکل مالی و حسابداری
۵- ماهانه در موئد مقرر و امضاء آنها
۶- راهنمائی و کنترل کار حسابداران و تقسیم کار بین آنها و برسی صورت حسابهای تنظیم شده
۷- تهیه و تنظیم پیش نویسی دستورات و فرمهای مهاسباتی گزارشهای لازم و بودجه تفصیلی
۸- نظارت و مراقبت در حسن اجرائی بودجه برنامه *جریان امورو واحد یا واحدهای تحت سرپرستی* اتخاذ و ارائه راهنمائی های لازم به منظور بالا بردن سطح معلومات کارکنان واحد یا واحد های تابع در جحت بهبود امور جاری

۹- شرکت در کمیسیون های مربوط
۱۰- همکاری در تهیه نامه ها بخش نامه ها
۱۱- مطالعه قوانین بودجه و سایر قوانین و مقررات مالی و اظهار نظر در مورد نهوه اجرای آنها