سیستمهای اطلاعاتی مدیریت

مقدمه
سازمانها سیستمهای پیچیده ای هستند که دارای زیر سیستمهای به هم وابسته و متعاملند.از آنجاییکه تغییرات در یک بخش از آنها باعث ایجاد تغییرات قابل پیش بینی وغیر قابل پیش بینی در سایر بخشهای آن می شود لذا تجزیه و تحلیل سیستم آنها می تواند عامل مهمی در پیشرفت و ارتقاء آنها بیانجامد.
تجزیه و تحلیل سیستمها کاربرد رویکرد سیستمی در طراحی سیستمهای اطلاعاتی است.سایر علوم ممکن است برای تشریح پدیده هایی که با آن روبرو هستند از مفاهیم سیستمها استفاده نمایند اما طرز تفکر سیستمی زیر بنای فعالیتهای تجزیه و تحلیل سیستمهاست.

اطلاعات و تکنولوژی در یک چرخه رو به رشد یکدیگر را با اثر متقابل ارتقاء میدهند و هر یک به رشد دیگری کمک میکند.ولی در این میان سیستمهایی که حجم عظیم اطلاعات را سامان داده آنها را در قالبهای تکنولوژی جای دهد و امکان استفاده موثر از آنها را پدید آورد نقش مهمی دارد.این وظیفه مهم را سیستمهای اطلاعاتی بر عهده دارد.
هر چند در قیاس با رشد سرسام آور تکنولوژی و اطلاعات در ابتدا سیستمهای اطلاعاتی و علوم مرتبط با آن از چنین رشدی برخوردار نبوده است ولی در سالهای اخیر این علوم با شیبی فزاینده به چرخه سه گانه “اطلاعات” و ” تکنولوژی” و “سیستمهای اطلاعاتی” پیوسته است.

حال اگر ابريشم وادويه كالاي اعصار گذشته ونفت كالاي قرن بيستم نام گذاري شوند قطعا مي توان اطلاعات را كالاي قرن آينده ناميد . كالايي كه انتخاب تكنولوژي ، جاده هاي بس سهل الوصول را برايش آماده ساخته است .
علم توسعه سيستمها ، در روند پيشرفت خود ودر جهت حركت به سمت پايه هاي استوار و مبتني بر علوم پايه و متناسب با تكنولوژي نوين ، به ارائه متد ولوژهاي توسعه سيستم پرداخته است .

روند رشد متدلوژيهاي توسعه سيستم به صورت روز افزوي ادامه دارد ، وامروزه با توجه به پيچيدگي و بزرگي سيستمها ، نمي توان بدون كمك متدولوژي مناسب به آناليز ، طراحي واجراي سيستمهاي بزرگ ، پيچيده و كارآمد اميدوار بود.

هدف پروژه
ازآنجاییکه مدیریت این شرکت در برخی موارد از نحوه برنامه ریزی و کنترل پروژه وچگونگی گزارش دهی رضایت خاطر ندارد لذا تجزیه و تحلیل سیستم این واحد می تواند در تعیین نارسائیها و کاستیها و عدم کارائیهای سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه این واحد موثر باشد.

به عنوان مثال تاخیر بیش از حد مجاز پروژها یک مسئله مهم محسوب میشودبنابر این یکی از اهداف را کاهش مدت تاخیر پروژها و افزایش سرعت دستیابی به اطلاعات و صحت اطلاعات در رابطه با پیشرفت پروژها برای تصمیم گیری و بهبود روشهای ارائه شده واعمال کنترلهای داخلی برای افزایش کارایی مدیران در نظر گرفته شده است.
درمطالعه مقدماتی یک بررسی اولیه واجمالی از سیستم و مسئله انجام داده و سپس در مطالعه تفصیلی به جمع آوری گسترده اطلاعات وتجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده پرداخته و سپس به مدل سازی سیستم می پردازیم.

فصل اول کلیات
تعريف سيستم
يك سيستم مجموعه منظمي از عناصر بهم وابسته است كه براي رسيدن به اهداف مشترك با هم در تعادملند . كه شامل مفاهيمي مانند كل گرايي ، نظم ، بهم وابستگي ، اهداف وتعامل مي باشد كه رفتار يك سيستم راتشكيل مي دهد هر يك از اين مفاهيم نيز به هم وابسته است به طوري كه مستقل از ديگري نيست .

اجزاي سيستم
اجزاي سيستم عواملي است كه موجوديت آن را تشكيل مي دهد و دررسيدن به اهداف سيستم ، آن را ياري مي كند . اين اجزا عبارتند از :
– درون داده ها ، برون داده ها ، پردازش .
– كنترل و باز خور .
– محدوده و محيط سيستم .

درون داده ها ، برون داده ها ، پردازش
درون داده هاي سيستم ،شامل عواملي است كه به صورت هاي مختلف مانند : مواد خام ، انرژي ،داده ها ي خام ، ونيروي انساني وارد سيستم مي شود .
– برون داده ها: حاصل ونتايج فرايند تبديل است ، كه بايد به مقصد نهايي آن منتقل شود .
– پردازش ، فرايند تبديل درون داده ه است .
يك سيستم اطلاعاتي سيستمي است كه داده هاي خام را به عنوان درون داده مي پذيرد و پس از پردازش ، برون داده هايي بصورت اطلاعاتي عملياتي وگزارشهاي مديريتي توليد مي كند .

كنترل وباز خور
باز خور ، اطلاعاتي در مورد عملكرد واقعي و برون داده سيستم است . و كنترل ، فرايند سنجش ومقايسه عملكرد واقعي سيستم با عملكرد از پيش تعيين شده است .
به طوري كه استنباط مي شود كنترل مستلزم تبين و تعيين استانداردهايي ( از قبل ) براي سنجش عملكرد واقعي است .

محيط ومحدوده سيستم
يك سيستم در محيطي كه ساير سيستم ها وجود دارند ، فعاليت مي كند . محيط سيستم عامل خارج از آن است كه بر رفتــار سيستم اثر مي گذارد . و در واقع غالبا تعيين مي كند كه سيستم چگونه بايد انجام وظيفه كند . كليه سيستم ها داراي محدوده ومرزي هستند كه آنها را از محيط شان جدا مي كند . در واقع سيستم ها از طريق درون داده ها وبرون داده ها يشان با محيط وبا ساير سيستم ها ارتباط برقرار مي كنند .
سيستم اطلاعاتي در يك سازمان را مي توان از ديدگاههاي مختلفي مورد بررسي قرار داد كه ديدگاههاي بكار رفته در اين سيستم به شرح زير است :
– ديدگاه براساس مراحل
– ديدگاه براساس كارها ووظايف عمده
– ديدگاه بر اساس محصول نهايي
يادآورمي شود كه در پايان هر مرحله مستنداتي جهت ورود به مرحله بعد تهيه مي شود .

انواع سيستم ها
سيستمها بر حسب مورد ، به روشهاي مختلفي طبقه بندي شده است كه از آن جمله مي توان سيستمهاي باز وبسته را نام برد .
سيستم بسته
همانطور كه نام آن پيداست سيستمي است كه با محيطش هيچگونه ارتباطي به صورت مبادله انرژي واطلاعات نداشته باشد . انواع سيستمهاي فيزيكي وشيميايي ازاين دسته اند .

سيستم باز
سيستمي است كه به طور مستمر درون داده ها يي از محيط دريافت مي كند وپس از تبديل به صورتي ديگر آن را به محيط باز مي گرداند . سيستم هاي بيولوژيكي واجتماعي از اين گونه اند .

رويكرد سيستمي
رويكرد سيستمي به مسئله يا سيستم بصورت كل مي نگرد وبه اجزاي آن با توجه به نقشي كه در كل دارد ،يا با توجه به هدف كل سيستم نگاه مي كند . به عبارتي ديگر اگر چه اجزاي سيستم يا مسئله مورد تجه قرار مي گيرد ، اما تاكيد اصلي بر يكپارچگي اجزاي آن براي رسيدن به هدف نهايي سيستم است ، و اين خود از ويكرد سيستمي ، روشي موثر مي سازد .
رويكرد سيستمي براي برخورد با مسئله ، ابتدا آن را سازماندهي مي كند سپس براي درك بهتر و يافتن راه حل ، از دو سياست تجزيه وتركيب به شرح زير استفاده مي كند

تجزيه
با استفاده از رويكرد سيستمي ، تحليل مسئله ( سيستم ) پس از سازماندهي آن ، و بر اي درك بهتر ويافتن را ه حل ، آ را به اجزاء تشكيل دهنده آن يعني قطعاتي كوچكتر تجزيه مي كند .
هدف از اين كار آ ن است كه ابتدا كل مسئله مرور شود ، سپس به گروهي از زير مجموعه ها كه داراي قابليت درك بيشتري است ، بررسي آن عملي تر وساده تر و ارتباطات بين آنها به سادگي قابل شناخته شدن است ، تجزيه شود .

تركيب
پس از عمل تجزيه ، بررسي اجزاي تجزيه شده ويافتن راه حل مناسب براي هر يك از اجزاء ، گام بعدي ، جمع كردن ، تركيب ويكپارچه كردن اين راه حل ها در يك را حل كلي مسئله است .
براي اين كار ساختار سلسله مراتبي كه در مرحله تجزيه ، بنا گذاشه شده است ، نقطه اي است ، براي ساختار دادن به اين راه حل ها ، بصورت يك كل يا مجموعه يكپارچه ، كه ساختار آن مطابق با ساختار مسئله اوليه است . روش كلي حل مسئله شامل فعاليت هاي زير است :

– تعيين شناخت مسئله
– جمع آوري اطلاعات مربوط به مسئله
– تعيين راه حلهاي مختلف
– ارزيابي راه حلهاي مختلف
– انتخاب بهترين راه حل
– اجراي راه حل انتخاب شده
– ارزيابي موفقيت راه حل اجراء شده

به طور كلي ، مي توانيم گروه بندي كلي تري از فعاليت هاي فوق داشته باشيم ، به طــور كلي كه هر گروه تشكيل مرحله اي را بدهد كه شامل چند فعاليت از آنها باشد . اين گروه بندي به شرح زيرا ست :

– شناخت مسئله
– تعيين وتهيه راه حل
– اجراي راه حل انتخاب شده

شناخت مسئله
مسئله تا شناخته نشود براي آن راه حل نمي توان پيدا كرد . در اين صورت به عنوان اولين گام در حل مسئله ، بايد آن را شناخت واز نشانه هايش آن را تميز داد . براي شناخت مسئله لازم است اطلاعات مورد نياز به روشهاي مختلف جمع آوري شود . در اين مرحله پس از تشخيص مسئله ، اهداف و محدوديتهاي سيستم مورد مطالعه تعيين مي شود . به اين منظور با استفاده از مفاهيم ازسازمان به عنوان يك سيستم ، سيستم مــورد مطالعه در بطن سيستم بزرگتري يعني سازمان ومحيط بررسي مي شود وزير سيستم هاي مختلف و ارتباط بين آنها ، بخوبي مطالعه مي شود .

تعيين وتهيه راه حل
راه حل هاي مختلف ارائه شده . با توجه به معيارهايي كه مزاياومعايب آنها را آشكار مي سازد سنجيده مي شود وبهترين آنها انتخاب مي شود

اجراي راه حل انتخاب شده
پس از انتخاب راه حل مناسب آن را بايد اجرا كرد .براي اين كا برنامه ريزي اجراي راه حل انتخاب شده ضروري است . به طور كلي يك برنامه اجراي سيستم ، مشخص كننده فعا ليتها ، منابع ، و زمان مورد نياز براي اجراي صحيح سيستم است.
راه حل اجرا شده در مقاطع بايد مورد ارزيابي قرارگيرد تا معلوم شود كه سيستم جديد تا چه حد پاسخگوي نيازهاي استفاده كنندگان سيستم بوده است ، ودر صورت نياز به تعديل وتصحيح راه حل اجرا شده يا مطالعه مجدد آن پرداخت .

تجزيه وتحليل سيستم
فعاليت هاي اين مرحه ، به طور اختصاصي شام موارد زير است :
ـ تشخيص وتعريف مسئله
– تعيين اهداف و محدوديت ها
– تشخيص نيازهاي سيستم جديد
– تعيين راه حل هاي مختلف تامين نياز هاي فوق
– انتخاب بهترين راه حل با توجه به معيار هاي مشخص .

چرخه تكاملي سيستم
چرخه تكاملي يك ابزار كنترل پروژه وچهار چوبي است كه مراحل و وظايفي را كه بــراي بـــررسي ايجاد و طراحي سيستم هاي اطلاعاتي ، ضروري است تعيين مي كند .
براي فعاليت هاي مربوط به اين چرخه تكاملي از دو متدلوژي زير استفاده مي شود :
– متدلوژي ستي
– متدلوژي ساخت يافته

چرخه تكاملي سنتي ونارسائيهاي آن
– تكيه بر خصوصيات يزيكي سيستم
– اجراي از پايين به بالا
– متوالي بودن مراحل چرخه تكاملي سيستم
– عدم دخالت مستقيم و موثر استفاده كننندگان در كل مراحل چرخه
– مشكل مستند سازي سيستم
چرخه تكاملي ساخت يافته ومزاياي آن نسبت به چرخه سنتي

در چرخه با نگرش از كل به جزء يا از بالا به پايين (top – down ) كاربرد مفاهيم مدولار و با استفاده ازتكنيكها و ابزار غني ساخت يافته ، در مراحل مختلف چرخه ، به تجزيه و تحليل ، طراحي و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي پرداخته مي شود .
در مقايسه با روش سنتي ، مزاياي عمده زير در اين روش بررسي است :

– تكيه بر مدل منطقي سيستم
– طراحي و اجراي از بالا به پايين
– همزماني واجراي مراحل مختلف چرخه تكاملي
– دخالت مستقيم و موثر استفاده كنندگان در كل مراحل چرخه
– سهولت تهيه مستندات نهايي سيستم

فازهای نرم افزار:

امكان سنجي
در فاز امكان سنجي پس از مطالعه سيستم ميزان امكانات لازم براي شروع پروژه تخمين زده مي شود . در واقع بايد ديد چه مقدار زماني ، مالي ، پرسنلي وابزاري براي انجام پروژه مورد نياز است .

تحليـل
در اين فاز كه به دو زير فاز تعريف نيازمنديها وتعيين مشخصات تقسيم ميشود سرويسهاو محدوديتها و اهداف سيستم در مصاحبه با كاربران سيستم مشخص مي شود سپس به صورتي تعريف مي شوند كه توسط كاربران وتوسعه دهندگان سيستم قابل مهم باشند .

طـراحي
فرايند طراحي سيستم ها نيازمند يها را به دو دسته سخت افزاري و نرم افزار ي تقسيم مي كند ، ويك معماري كلي از سيستمي را ايجاد مي نمايد . طراحي نرم افزار عبارتست از:
تعين اعمال سيستم كه ممكن است به يك يا چند برنامه اجراي تبديل شوند بهر حال طراحي يك فعاليت هدف گراست ومشخص است به كجا ختم خواهد شد طراحي نرم افزار شامل چند مرحله است :

۱) مطالعه ودرك مسئله : بدون درك درستي از مسئله طراحي خوب عير ممكن است به عبارت بهتر مسئله با يد از ديدگاه هاي مختلفي بررسي شود .
۲) مشخص كردن صفت اصلي حداقل يكي راه حل هاي ممكن : بهتر است راه حل حاوي مؤلفه هاي قابل استفاده مجدد بوده وساده باشد .
۳) توصيف هرگونه موضوعي انتزاعي موجود درراه حل انتخابي : هدف طراحي ايجاد گرافي است كه سازگار بوده وتمام ارتباطات بين نهادهاي طراحي معتبر باشد .
به طور كلي طراحي به دو مرحله كلي شكسته مي شود :

طراحي كليات ( طراحي مفهومي يا ساختاري )
طراحي كليات همان طراحي مفهومي است در واقع اعمال پيشنهادات طراح در مدل موجود ، منجر به تشكيل طراحي منطقي مي شود .
در طراحي منطقي قدمهاي زير به ترتيب طي مي شود
۱-رسم نمودار جریان داده DFD
که درباره این موضوع که مبحث اصلی پروژه من میباشد در بخشهای بعدی مفصل شرح داده خواهد شد.

۲-طراحي نمودار HIPO
نمودار HIPOنموداري ساده ، آموزش پذير وبسيار كارابراي ارتباط است اين نمودار براي نشان دادن وظايف سازماني موجود در سيستم به كار مي رود . به منظور رسم نمودار
نمودار HIPO قدمهاي زير رابايد طي كرد :
۱) رسم نمودار سلسله مراتب :

براي رسم نمودار سلسله مراتب ، وظايف موجود در سيستم را مشخص كرده ، سپس وظايف هم اهميت را دريك سطح قرار داده وارتباط آنها رامشخص كرده سپس وظايف هم اهميت را در يك سطح قرار داده وارتباط آنها را با يكديگر نشان مي دهند ، وظايف مركب وپيچيده در سطوح پايين تر به وظايف ساده تري تفكيك مي شوند .
۲) رسم نمودار IPOبه وسيله طي قدمهاي زير :

۱ – ۲ ) ايجاد دياگرامهاي IPO به تعداد مورد نياز .
۲ – ۲ ) مشخص كردن تمام خروجي هاي درشت سيستم در ستون خروجي .
۳ – ۲ ) منتقل كردن پردازش هايي كه خروجي ها در آن در گير هستند به ستون پردازش .
۴ – ۲ ) منتقل كردن ورودي هاي درگير در پردازش به ستون ورودي
۵ – ۲ ) تطبيق وروديهايوخروجي ها وپردازش هاي مشخص شده در ستونها ي مربوط با يكديگر .

۳-طراحي جزييات
نتيجه نهايي طراحي جزييات Sudode شدن ماژولهاست .
طراحي جزييات به مراحل زير شكسته مي شود :
۱) طراحي ورودي / خروجي كه از اصول طراحي جزييات استزيرا يكي از مهمترين معيارهاي پيروزي وشكست يك نرم افزارInter face است .
۲) طراحي پردازش ها كه درآن فرمولها ي موجود در سيستم به نحو ي مدل مي شوند .

۳) طراحي الگوريتم ها ( كنترل ها ) الگوريتم هي استفاده شده جهت تهيه سرويس ها به تفضيل طراحي شده ومشخص مي گردند .
۴) طراحي داده ها : در سيستم هاي كاربردي به دليل دارابودن حجم انبوه داده ها معمولاًطراحي داده منجر به طراحي بانك اطلاعاتي مي شود .
براي طراحي بانك اطلاعاتي يا Daia Dictivnaبايد قدمهاي زير را طي كرد :

۱) تسلط كامل بر داده ها ي در جريان سيستم
۲) تهيه فرم مشخصات مفهومي فايل يا Logical File Specification كه با استفاده از يك Data Stutured Diagram تهيه مي شود L.F.S در واقع افراز داده هـاي درونData Dictionary به فايلهاست .

۳) نرمال سازي داده يعني كاهش تكراريا Redundencتكرارممكن است سطري يا ستوني باشد تكرارسطري يعني تكراريك ركورد در چند فايل وتكرار ستوني يعي تكراريك فيلد در چند ركورد . كه هر دونوع تكرارمشكلاتي راموجب مي شوند از قبيل :

أ‌. انتشار بهنگام سازي
ب‌. انتشار حذف
ج. وابستگي
د. خطا پذيري
ذ. بالا رفتن فضاي مصرفي
هـ . ايجاد رفتارهاي نامطلوب
ي. كاهش سرعت ذخيره وارزيابي

توجه : نرمال سازي بايد با توجه به قوانين مربوط به نرمال سازي داده انجام گيرد .
۴) مرور بر اينكه بررسي شود آياتمام اطاعات Data Dictionary در فايلها سيستم موجود است .

۴-پيـاده سازي
پياده سازي تبديل طرح به يك نرم افزار يا سخت افزار مورد نياز كار بر است . دراين مرحله طراحي نرم افزار به صورت مجموعه اي از برنامه ها يا واحد هي برنامه شناخته مي شود عمده ترين كاري كه در فاز پياده سازي انجام مي شود ، اينست كه فلوچارت بدست آمده از تحليل وطراحي كد مي شود .
به طور كلي در فاز پياده سازي بايد قدمهاي زير طي شود:

۱) كد كردن الگوريتم ها ماژولهاي تهيه شده از مراحل قبل با يك زبان برنامه نويسي كد مي شود.
۲) خطا يابي هر كدام از واحد هاي برنامه براي يافتن خطاهاي احتمالي موجود چك مي شوند.
۳) غلط گيري خطا هاي احتمالي پيدا شده در قسمت قبل بر طرف مي شود.

۴)تست واحد هاي برنامه تست مي شود يعني بازبيني مي شود كه هر واحد با مشخصه خود مطاقبت داشته باشد.
۵) يكپارچه سازي واحدهاي مستقل برنامه ها تركيب شده و به عنوان سيستم كامل تست مي شود تا مشخص شود كه نيازمنديهاي سيستم بررسي شده اند.
۶) بر پا سازي برنامه تكميل شده و تست شده براي نصب به مشتري تحويل داده مي شود در واقع سيتم راه اندازي مي شود.
۷) عمليات سازي معمولا اين مرحله: طولاني ترين بخش از دوران زندگي سيستم است. سيستم نصب شده و در عمل مورد استفاده قرار مي گيرد.

۵-نگهـداري
كه عبارتست از رفع خطاهايي كه در مراحل قبلي دوران زندگي سيستم پيدا نشده اند؛ بهبود پياده سازي واحدهاي سيستم و سرويس هاي جديد جهت پاسخ به نيازمنديهايي جديد .

فصل دوم معرفی شرکت مورد مطالعه
شرکت صنایع آموزشی

شرکت صنایع آموزشی در سال ۱۳۵۴ با سرمایه گذاری مشترک وزارت آموزش و پرورش و سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران با اهداف زیر تأسیس شد:
– تهیه و تولید کلیه وسایل آموزشی ، کمک آموزشی و آزمایشگاهی برای پایه های مختلف تحصیلی.
– احداث و اداره کارخانجات تولید وسایل آموزشی و بهره برداری از آنها.

– برگزاری دوره های آموزشی برای معلمان به منظور آشنایی با کاربرد تولیدات شرکت.
– انجام کلیه عملیات بازرگانی اعم از واردات و صادرات.
شرکت بر طبق مفاد قانون تجارت فعالیت می کند و به موجب اساسنامه ، هیأت مدیره از پنج نفر تشکیل شده است که چهار نفر از آنها از طرف صندوق ذخیره فرهنگیان و یک نفر از طرف سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران تعیین و منصوب می شوند. مدیر عامل شرکت ، در صورتی که عضو هیأت مدیره نباشد ، توسط هیأت مدیره انتخاب می شود.
در حال حاضر آقای مهندس بهروز کهزادی با سابقه ای بیش از بیست سال مدیریت در آموزش و پرورش ، مدیر عامل شرکت صنایع آموزشی هستند.

آشنايی با محصولات صنایع آموزشی

نظام آموزشی هر کشور در سرنوشت سیاسی، اقتصادی و اجتماعی آن کشور نقش موثری را ایفاء می كند . معلمان سازندگان زیربنای آموزشی جامعه خويش هستند و در فرايند آموزش و پرورش كودكان و نوجوانان مسؤولیت مهمی را بر عهده دارند .بايد ديد چگونه می توان زيربنای آموزشی يك جامعه را استوارتر ساخت.بی ترديد متحول كردن روشهای تدريس از شيوه سنتی به شیوه مدرن می تواند سرآغاز اين تحول باشد .برای تحقق اين هدف ، به منظور همگام شدن با جامعه بزرگ آموزشی جهان و برای كم كردن فاصله بین کشورهای در حال توسعه و پیشرفته ناگزیر باید دگرگونی های بنیادی و اصولی را در نظام آموزشی را پذیرفت .