شركت گروه ماشين هاي اداري (ماديران)
محققين و علماي علم مديريت ، مديريت را علم وهنر اداره كردن و سرپرستي نمودن گروهي از افراد در جهت نيل به اهدافي خاص تعريف نموده اند و يا عده اي ديگر آنرا بنابر وظايف مدير، علم وهنر برنامه ريزي ، سازماندهي ، هدايت و انگيزش ، هماهنگي و كنترل فعاليت هاي سازمان

مطابق با اهداف و برنامه هاي از قبل تعيين شده دانسته اند و سايمن مديريت را تصميم گيري مي داند و آن نيز انتخاب يك بديل يا گزينه و راه حل ميان راه حل ها يا راهكارهاي متعدد است بنحوي كه اثربخشي و كارايي سازمان توأمان فراهم آيد . مديران سازمان در پي آن هستند كه با حداقل امكانات حداكثر استفاده و مطلوبيت را از آن خود و سازمان خود نمايند . يكي از ابعاد بسيارمهم

سازمان بعنوان نظام فني و اجتماعي در حال حاضر ، بهترين شيوه بكارگيري از دارائيهاي موسسه است و همچنين مي دانيمكه قسمت عمده اي از دارائيهاي موسسات در موجوديهاي انبارهاي آن مؤسسات نهفته و انباشته شده است ومديريت مالي و تداركات و انبارها در صددند تا بهتري تركيب بهينه اي را كه متضمن حداكثر سود يا حداقل هزينه براي مؤسسه باشد را معين بنمايند و در اين

راستا از فنون و علم مديريت صنعتي بهره اي شايان مي برند چرا كه زمان و هزينه از عناصر اصلي تصميم‌گيري مديريت بشمار مي آيد . جهت تصحيح سيستم هاي انبارداري وطراحي آنها و همچنين طراحي مدل هايي متناسب با مؤسسات اشراف دانش بر علوم مختلف و تكنيك هاي متنوع حاصل از رشته هاي مختلف ضروريست ولذا در اين مجموعه به صراحت مشاهده مي شود كه چگونه از تكنيك هاي نموداري يا گرافيكي ، جداول و ابزارهاي هندسي و كمي رياضي و رفتاري و تحليلي و ساير دروس جهت نيل به هدف بهبود در سيستم هاي انبارداري بهره گرفته مي شود .

امروزه يكي از مشكلات مهم در مؤسسات صنعتي و بازرگاني ، عدم وجود طراحان و مديران و گردانندگان انبارهاست . تعداد محدودي از مؤسسات توليدي هستند كه كمو بيش به اهميت كنترل مواد و كالاها استفاده از سيستم هاي كنترل موجودي انبار بعنوان ابزاري مديريتي واقفند و

اقداماتي جهت برقراري آن نموده اند و بقيه فاقد سيستم صحيح انبارداري مي باشند . اينگونه مؤسسات بعلت عدم دسترسي به اطلاعات درست و به موقع از موجوديها و ميزان و نوع آنها قادر به تهيه وتدارك موجوديهاي موردنياز ، به موقع و با صرفه كامل و مسلم است كه دچار مشكلاتي در اين زمينه اند و در جستجوي متخصصين انبارداري نيز غالباً به افراد بدون آمادگي و معلومات برخورد

مي نمايند و چون تكامل صنعت بدون كاربرد روشهاي نوين و فنون پيشرفته عملي نخواهد بود ، لزوم اين افراد مطلع و حرفه اي هر چه بيشتر از پيش مشهود مي‌شود و هدف ما نيز در اين مجموعه ارائه مطالبي نسبتاً جامع در خصوص سيستم ها و مدل هاي انبارداري و برنامه ريزي كنترل موجودي انبارهاست .
لذا سعي شده تا از مطال

ب متفرقه و حاشيه اي و مبسوط غيرضروري تا حد امكان خودداري شود و لذا اين مجموعه چكيده برداري شده است.اميد است كه اين مجموعه گامي باشد هر چند كوچك در راه شناخت راهكارهاي موردنياز مديريت سيستم هاي انبارداري و آرزوي ما رضايت حق تعالي است كه هيچ هدفي والاتر از قرب به او و رضايت و خشنودي او نيست .
انشاء الله
پرويز معدني

۳۱شهريور ۸۳

گروه ماشين هاي اداري ايران
تاريخچه
تأسيس در سال ۱۳۴۳ (۴۰ سال)
-ماشين هاي اداري شارپ از سال ۱۳۴۴ (۳۹ سال)
-توليد كننده چاپگرهاي اپسون از سال ۱۳۷۶ (۷سال)
-توليد كننده چاپگرهاي ويژه اليوتي از سال ۱۳۷۴ (۹ سال)
-توليد كننده مانيتورهاي ال جي از سال ۱۳۷۳ (۱۰ سال)
-حافظه هاي نوري ال جي از سال ۱۳۸۰ (۳ سال)
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• مركز ماشين هاي اداري ايران
نيروي انساني ۱۶۰ نفر
نمايندگان سراسري ۶۸۹ نفر
سهم بازار محصولات :
فتوكپي شارپ ۷۲%
فاكس شارپ ۳۸%
ماشين حساب شارپ ۱۸%

چاپگر اپسون ۴۵%
اسكنر ماديران ۲۰%
درايورهاي نوري ال جي ۴۰%
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• خدمات ماشين هاي اداري ايران
فعاليت : سرويس و خدمات پس از فروش
-نيروي انساني : ۴۳۰ نفر

-نمايندگان سرويس و خدمات : ۲۶۳ مؤسسه
-مراكز سرويس و خدمات : ۱۸ استان
-دفعات سرويس و خدمات در سال۸۲ : ۲۴۳۰۰۰
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• صنايع ماشينهاي اداري ايران
فعاليت : توليد و توزيع كالاي رؤيت داده ها
-نيروي انساني : ۹۹۰ نفر
-نمايندگان سراسري: ۳۶۹ نفر
-فضاي توليد و انبارها : ۴۰۷۰۰ مترمربع
سهم بازار محصولات (سال ۸۲) :
-مانيتور ال جي ۷۷%
-چاپگر اپسون (سوزني) ۹۸%
-چاپگر اليوتي ۹۸%
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• خلاصه

-تعداد پرسنل ۱۵۸۰ نفر
-نمايندگان سراسري ۵۸۹ مؤسسه
-نمايندگان سرويس و خدمات ۲۶۳ سراسري
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• سرمايه گذاري تا پايان سال ۸۲
-ماشين آلات ۱۱ ميليارد تومان
-ساختمان و تأسيسات ۱۰ ميليارد تومان
-پروژه در دست تكميل ۷/۱ ميليارد تومان
-ساير ۲/۲ ميليارد تومان
جمع كل ۹/۲۴ ميليارد تومان
• عملكرد مالي سال ۸۲
-فروش ۱۰۴ ميليارد تومان
-ماليات ابزاري ۷/۲ ميليارد تومان
-تجميع عوارض ۱/۳ ميليارد تومان

-بيمه تأمين اجتماعي ۲/۱ ميليارد تومان
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• تعداد مانيتورهاي نصب شده ال جي در ۶ سال گذشته
-كل مانيتور نصب شده در ايران ۳۱۲۵۴۰۰ دستگاه
-كل مانيتور نصب شده ال جي در ايران ۲۱۵۲۳۵۱ دستگاه
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
برنامه توليد سال ۸۳
-برآورد تقريبي بازار ۸۲ : ۱۰۰۰۰۰۰ دستگاه
-توليد سال ۸۲ : ۷۵۷۷۳۷ دستگاه

-پيش بيني حجم بازار ۸۳ : ۱۲۰۰۰۰۰ دستگاه
-۷۷%سهم ال جي : ۹۲۴۰۰۰ دستگاه
-رشد نسبت به سال ۸۲ : ۲۲% درصد

تعريف انبار : بطوركلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني – صنعتي يا مواد اوليه يا فراورده هاي مختلف در آن نگهداري مي شود يا مي توان گفت محل و فضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات ، كالاي نيمه‌ساخته ، مواد و لوازم مصرفي ، قطعات يدكي ماشين آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي شود آنهم بر اساس سيستم صحيح طبقه بندي .

جايگاه انبار :سازماندهي سازمان هاي مختلف بنابر نيازهاي آنان متفاوت است ، گاهي در بعضي مؤسسات انبار زيرنظر مستقيم مديرعامل قرارداد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضايعات و … قرار دارد .

ساختار سازماني انبارها : فلوچارت (۱)

ساختار سازماني انبارها فلوچارت (۲)

اهداف و وظايف انبارها :
۱)برنامه ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي موردنياز سازمان در حد مطلوب خود .
۲)همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاي خريداري شده .
۳)نگهداري كالا در انبار بنحوصحيحو تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعمل هاي سازمان .

انواع انبارها از نظر فرم ساختماني :
۱)انبارهاي پوشيده : كه از تمام اطراف بسته است و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشند .
۲)انبارهاي هانگارد يا سرپوشيده : اين انبارها داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است (محافظ آفتاب و باران)
۳)انبارهاي باز يا محوطه : اين انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگهداري ماشين‌آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد .

انواع موجودي هاي انبارها :
۱)مواد اوليه‌: براي ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است .
۲)كالاي در جريان ساخت : كه شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه هاي سربار ساخت مي باشند .
۳)كالاهاي ساخته شده : كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده يا ساخته شده باشند .
۴)اجناس خريداري شده براي فروش : كه در مؤسسات تجاري و توزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي خورند .
۵)مواد و لوازم مصرفي : كه در توليد غيرمستقيم مؤثرند مثل گريس ، روغن ، ملزومات و غيره .
۶)قطعات يدكي ماشين آلات : كه جهت تعمير ماشين آلات و دستگاه ها بكار مي‌روند.
۷)ابزارآلات : كه ابزار كارگاهها براي توليد محصول مي باشد .
۸)اجناس اسقاطي : اجناسي هستند كه مستهلك شده و غيرقابل استفاده اند كه معمولاً فروخته يا تعمير مي شوند .

انتظارات مدير يك مؤسسه از سيستم كنترل انبارها :
۱)وجود همكاري بين واحدهاي مربوط به خريد ، دريافت ، آزمايش ، انبار و حسابداري .
۲)تمركز يافتن كليه خريدها در قسمت خريد
۳)بمصرف رساندن مقرون بصرفة مواد و ملزومات
۴)انبار كردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصي كه بنحو دقيق و با سرپرستي كامل محافظت گردند .
۵)تعيين ميزان حداقل و حداكثر موجودي هر جنس بنحويكه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد .
۶)انجام عمليات صحيح درموردصدور اجناس بطوريكه تحويل آن طبق درخواست‌هاي مصوب در موقع لزوم انجام شود .

طبقه بندي
تعريف طبقه بندي : به تقسيم انواع كالاهاي موجود به گروهها يا دسته هايي كه داراي صفات مشترك و يا كاربرد مشترك باشند طبقه بندي مي گويند . در انبارها براي نگهداري بهتر و تعيين آدرس و پياده كردن سيستم كدگذاري و كنترل موجودي و طبقه بندي كالا اهميت مي يابد .

نكات مهم در طبقه بندي كالاها :
۱)براي كليه كاركنان انبار ساده و قابل فهم باشد .
۲)با احتياجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نياز آنها را به راحتي تأمين نمايد .
۳)انعطاف پذير بوده و با تغييرات كاهش يا افزايش تعداد اقلام كالاهاي مورد نياز قابل تطبيق باشد .

عوامل موثر در انتخاب سيستم و شيوة طبقه بندي :
۱)تعداد اقلام انبار و كالاها ۲)ظرفيت انبارها
۳)وسايل نگهداري كالا و ميزان صادرات و واردات
۴)موقعيت جغرافيايي قسمت هاي مصرف كننده
۵)مقررات و نظريه مقامات مسئول سازمان

انواع طبقه بندي كردن كالاها :
۱)طبقه بندي كردن كالاهاي موردنياز سازمان
۲)طبقه بندي كالاهاي موجود در انبار
۳)طبقه بندي كالا در سطح مواد مورد نياز صنايع كشور يا طبقه بندي استاندارد
۴)طبقه بندي كالاها بر اساس طرح ها و برنامه ها
۵)طبقه بندي كالا بر حسب مراحل انجام كار و زمان مصرف

كدگذاري كالاها
انواع روش هاي كدگذاري :
۱)روش ساده ياروش‌اعداد ترتيبي : در اين روش كالاها بترتيب ورود سريال مي‌خورند
مثل ۱ و ۲ و ۳ و … اين روش در قديم براي انبارهايي كه تعداد اقلام آنها محدود بود بكار مي رفت عيب اين روش عدم توانايي در كنار هم گذاري كدهاي دوكالاي مشابه در صورت جديد الورود بودن يكي از آنها بود كه با فاصلة باز اين مشكل رفع شد مثل ۱-۵-۱۰-۱۵-…

۲)روش اعداد گروهي : در اين روش كليه كالاها را بر چند گروه كلي تقسيم مي‌نمائيم. مثلاً ۳۵۰ قلم كالاي مؤسسه را در ۵ گروه تقسيم بندي مي كنند لذا تعداد كالاها در هر گروه عبارتست از با ۳۰% شماره اضافي هر رده شامل ۱۰۰ قلم كالا

۳)روش اعشاري يا ديوئي : در اين روش از عدد اعشار استفاده مي شود و بيشتر در كتابخانه ها متداول است مثلاً كد ۷/۱۵/۲۴ عدد ۲۴ بيانگر گروه كتاب و دو رقم دوم يعني ۱۵ نمايانگر نام مؤلف و عدد ۷ نشانگر نام كتاب است .
۴)روش حروف الفبايي : در اين روش از حروف يا اعداد و حروف مركب استفاده مي‌شود كه گروه اصلي با يك حرفه و گروه فرعي و اصل كالا از حروف ديگر يا اعداد مشخص مي شود .
۵)روش نيمونيك (حروف اول نام كالاها) : در اين روش حروف اول نام كالاها كه براي انبارها با موجودي كم بكار مي رود نام كالا يا مشخصات چيزي را به اختصار بياد ما مي آورد مثل نزاجا = نيروي زميني جمهوري اسلامي ايران يا ا.س.م=اسيد سولفوريك مرگ

۶)روش مخفي : در روش مخفي ارقام علامات و يا حروفيكه براي كدگذاري بكار مي‌رود اول داراي معني و مفهوم خاص بوده و درك آنها مستلزم شناخت قبلي يا مراجعه به راهنما يا كليد رمز خواهد بود مثل شماره خودروهاي ارتش يا علاماتي كه در مخابرات تلگرافي از آنها استفاده مي شود .
۷)روش كدينگ : جهت طراحي و كدگذاري اقلام انبار بنا به نياز مؤسسه است كه در رابطه با آن اقدامات زير بايد صورت بگيرد :
الف)ليست برداري از اقلام موجود در انبار در حال و آينده بدون ذكر مشخصات دقيق اجناس
ب)گروه بندي كردن اقلام
ج)تصميم گيري راجع به تعداد رقم هاي تخصيصي به هر گروه پس از تعيين گروههاي اصلي و فرعي
د)شماره گذاري اقلام
هـ)تهيه دفتر راهنماي اقلام انبار

سيستم هاي اطلاعاتي انبار
تعريف سيستم هاي اطلاعاتي انبار و نتايج اجراي آن :
منظور از سيستم اطلاعاتي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترل هاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات يا مي توان گفت كه ايجاد روشي است سيستماتيك و منطقي كه امكان انجام عمليات تهيه و نگهداري جنس را از مرحلة درخواست اجناس تا مرحلة تهيه كامل و تحويل به مصرف كننده ميسر مي سازد .
جزئيات عمليات در واحدهاي مختلف توليدي يا خدماتي ، بسته به نوع فعاليت و سازمان داخلي ، ممكن است با هم تفاوت داشته باشند ولي نتايج زير از اجراي هر طرح سيسنم اطلاعاتي انبار عايد مؤسسه مي شود :
۱)ايجاد رابطة بهتر و منطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات .
۲)تسريع در عملكرد قسمتهاي مختلف به كمكطرح فرم هاي مناسب .
۳)ايجاد كنترل هاي بهتر در مؤسسه (كارخانه) .

۴)كمك به شناسايي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه به تنوع آنها .
۵)طرح فرم هاي مناسبتر براي نگهداري حساب موجودي انبار (مثل كارت انبار و …) .
۶)طرح فرم هاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار (مثل برگ درخواست جنس از انبار) .
۷)نگهداري اطلاعات به روز از موجوديها درمقاطع مختلف (مثلاً براي محاسبه قيمت تمام شده) .
۸)سفارش به موقع كالا و به ميزان موردنياز به آن .
۹)افزايش اطلاعات مديريت از ميزان كالاهاي موجود در انبار .
۱۰)ايجاد اطمينان در مديريت از عدم سوء استفاده در موجودي هاي انبار .

فلوچارت مراحل طرح سيستم اطلاعاتي انبار

متداول ترين فرم هاي مورد استفاده در سيستم اطلاعاتي انبار
۱)كارت انبار : اين فرم جهت ثبت كليه نقل و انتقالات مربوط به موجودي مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط انباردار تهيه مي شود براي موارد زير بكار مي رود :
الف)ثبت مقادير ورودي و خروجي هر يك از اقلام موجودي

ب)مبناي كنترل گردش اقلام موجودي
ج)مبناي مقايسه با كارت حسابداري انبار و اصلاح مغايرات
د)تشخيص اقلام كم گردش و راكد
هـ)ضبط سوابق سفارش موجودي
۲)برگ درخواست جنس از انبار : اين فرم جهت دريافت كالا از انبار مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط مصرف كننده پر مي شود و داراي كاربردهايي بشرح زير مي‌باشد :
الف)ذكر مشخصات و مقادير اقلام درخواستي از انبار .
ب)مجوز تحويل جنس به درخواست كننده .
ج)مبناي صدور درخواست خريد .
د)مبناي صدور حواله انبار .
۳)برگ مصرف كالا (حواله انبار) : اين فرم هنگام تحويل كالا به متقاضي تنظيم مي‌شود و توسط انبار پر مي شود و داراي كاربردهاي زير است :
الف)اعلام نوع و مقدار صادره از انبار جهت هر يك از واحدهاي درخواست كننده .
ب)مبناي ثبت كارت موجودي و حسابداري انبار .

ج)مبنا تهيه صورت خلاصه گردش اقلام انبار .
د)مبناي قيمت گذاري اقلام صادره .
۴)حواله انبار محصول : اين فرم جهت تحويل كالا از انبار محصول به خريدار صادر شده و توسط قسمت انبار محصول يا فروش تنظيم مي شود .
۵)برگ برگشت (مرجوعي) كالا به انبار : هنگامي كه مازاد كالاي دريافتي به انبار برگردانده مي شود تنظيم مي شود و توسط انبار با برگشت دهنده تكميل مي شود و داراي كاربردهاي زير مي باشد :
الف)نشان دادن مشخصات مواد ، قطعات و ساير اقلام برگشتي به انبار با ذكر مشخصات اقلام برگشتي
ب)رسيدي در دست برگشت دهنده است .
ج)مبناي قيمت گذاري اقلام برگشتي .
د)مبناي صبت كارتهاي موجودي و حسابداري انبار .
۶)برگ درخواست خريد : اين فرم توسط انبار تكميل مي گردد و به منظور خريد اقلام برنامه اي يا بر اساس مصوبات شركت مورد استفاده قرار مي گيرد و داراي كاربردهايي بشرح زير است :
الف)درج مشخصات اقلام موردنياز
ب)مبناي تأييد و تصويب خريد اقلام درخواستي
ج)مبناي انجام استعلام و عمليات خريد (خريد داخلي)
د)مبناي درخواست پيش فاكتور (Programa Invoice=PI) در مورد خريدهاي خارجي
هـ)مبناي ثبت كارت سفارش انبار و پيگيري خريد اقلام درخواستي
و)كنترل و مطابقت اقلام خريداري شده (خريدهاي داخلي)

۷)برگ سفارش خريد : اين فرم براي عقد قرارداد با فروشنده كالاي موردنظر استفاده مي شود و توسط ادارة خريد تهيه وبراي خريدهاي خارجي بر مبناي فرم درخواست خريد تنظيم مي شود و داراي كاربردهاي زير است :
الف)بعنوان درخواست خريد رسمي و قطعي از فروشنده است .
ب)اعلام مشخصات دقيق و شرايط موردقبول به فروشنده .
ج)تأييد سفارش توسط فروشنده از طريق امضاء و عودت يك نسخه از فرم .
د)پيگيري اقلام سفارش شده توسط سرپرستي انبار يا انباردار .
هـ)مبناي كنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دريافت آنها .
۸)برگ توزين باسكول :اين فرم هنگام توزين كالاهائيكه از كارخانه صادر و يا به آن وارد مي شوند مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط قسمت باسكول تهيه و تنظيم مي‌شود .

۹)برگ رسيد كالا به قسمت بازرسي : هنگام ورود كالا به كارخانه اين فرم به منزلة تأييد ورود آن مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط قسمت بازرسي صادر مي شود .
۱۰)فرم گزارش روزانة بازرسي(صادره ، وارد) : اين فرم توسط بازرسي و هنگام ورود يا صدور كالا به كارخانه يا از آن صادر مي شود .
۱۱)رسيد موقت انبار : اين فرم مشخص كنندة‌اين است كمه جنس به انبار رسيده و تحويل انبار دار گرديده ولي به دلايلي چون نرسيدن كامل اجناس و يا بز

رگ بودن محموله و در راه بودن بقيه ، همه آن نرسيده است وداراي كاربردهاي زير است :
الف)ضبط اطلاعات كلي اقلام وارده هنگاميكه بررسي دقيق اقلام به سرعت امكان‌پذير نباشد .
ب)بعنوان رسيد موقت در دست تحويل دهنده است .
ج)مبناي پرداخت پسكرايه حمل است .
۱۲)رسيد انبار :هنگام دريافت و رسيد كالا به انبار اين فرم به منزلة تأييد تحويل كالا به انبار بوده و توسط انبار تنظيم مي شود و داراي كاربردهاي زير مي باشد :
الف)اعلام و تأييد رسيد اقلام وارده به انبار و ذكر مشخصات اقلام
ب)اعلام رسيد محموله هاي برگشتي از فروش به انبار محصول
ج)اعلام رسيد اقلام اماني به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت كالاهاي اماني)‌
د)قيمت گذاري اقلام وارده .
هـ)ثبت كارت هاي موجودي و حسابداري آنها .

۱۳)برگ رسيد و تحويل مستقيم : در شرايطي كه اقلام خريداري شده مي بايستي مستقيماً به درخواست كننده تحويل گردد اين فرم توسط او تنظيم مي شود و داراي كاربردهاي زير مي باشد :
الف)اعلاميه و تأييديه رسيد اقلام (غيرانبار) خريداري شده و ذكر مشخصات دقيق آنها.
ب)مبناي رسيد جنس به تحويل گيرندة نهايي (متقاضي) .
ج)مبناي قيمت گذاري اقلام خريداري شده .

۱۴)برگ ارسال و تحويل كالا : در شرايطي كه كالا توسط تداركات دفتر مركزي خريداري مي گردد از اين فرم براي كنترل ارسال اقلام خريداري شده توسط تداركات دفتر مركزي به كارخانه و … همچنين براي كنترل و تحويل و تحول اقلام ارسالي از كارخانه به دفتر مركزي مورد استفاده قرار مي گيرد و داراي كاربردهاي زير مي باشد :
الف)درج مشخصات كلي اقلام ارسالي به كارخانه .
ب)مبناي ارسال كالا توسط تداركات مركز و پيگيري رسيدن اقلام ارسالي به شعب و كارخانجات .
ج)مبناي تحويل و تحول اقلام ارسالي به كارخانه .
د)بعنوان رسيدي در دست تحويل دهنده .
۱۵)كارت حساب انبار : اين كارت توسط مسئول كاردكس مركزي عمل مي شود و تقريباً مثل كارت انبار است با اين فرق كه ستون مبلغ هم در آن وجود دارد . يك كارت حساب هم مقدار فيزيكي و هم ريالي را كنترل مي نمايد .
۱۶)كارت سفارش انبار : اين كارت داراي كاربردهاي زير مي باشد :
الف)پيگيري اقلام درخواستي اط طريق واحد سرپرستي انبارها .

ب)درج وكنترل مقدار اقلام درخواستي ، سفارش داده شده و تعداد دريافت شدة مربوط به هر سفارش .
ج)تعيين اقلام مورد درخواست سفارش داده نشده يا دريافت شده .
۱۷)برگ برگشت از خريد : در موارديكه كالاي خريداري شده به دلايلي پس داده مي‌شود انبار اين فرم را تنظيم مي نمايد .
۱۸)برگ تحويل اسقاط : اين فرم توسط انبار هنگاميكه يكي از بخشهاي كارخانه جنس اسقاطي را تحويل انبار مي دهد تنظيم مي گردد .
۱۹)اين فرم توسط افراد مجاز براي خروج كالا از كارخانه مورد استفاده قرار مي گيرد .
۲۰)برگ كالاهاي اماني ارسالي : اين فرم در موقع ارسال كالا بصورت امانتي به مؤسسه يا قسمتي كه به آن نياز دارد توسط انبار دار تنظيم مي شود .
۲۱)برگ برگشت كالاي اماني ارسالي : اين فرم هنگام برگشت كالاهائيكه قبلاً بصورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط انبار صادر مي شود .
۲۲)برگ كالاي اماني دريافتي : اين فرم براي كالاهائيكه بصورت امانت از مؤسسات يا قسمت هاي ديگر دريافت گرديده مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط انبار صادر مي‌گردد .
۲۳)برگ برگشت كالاي اماني دريافتي : اين فرم هنگام عودت دادن كالايي كه قبلاً به امانت گرفته شده مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط انبار صادر مي شود .

۲۴)برگ تحويل كالاي ساخته شده به انبار : هنگام تحويل كالاي ساخته شده از قسمت هاي توليدي به انبار صادر مي شود و توسط قسمت هاي توليدي پر مي شود .
۲۵)صورتحساب فروش (نقدي ، غيرنقدي) : اين فرم براي مشخص كردن اقلام فروخته شده مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط قسمت فروش صادر مي شود .
۲۶)برگ تعديل (افزايش ، كاهش) موجودي : چنانچه در صدد باشيم مقدار آماري موجودي (ريالي – مقداري) انبار را كاهش يا افزايش بدهيم ولي موجودي واقعي را تغييري ندهيم اين فرم مورد استفاده قرار مي گيرد . مثلاً در انبار گردانيها براي تعديل حسابها در انبارها از اين فرم بهره گرفته مي شود .
۲۷)صورتحساب خريد : براي مشخص كردن كالاهاي خريداري شده و توسط اداره خريد صادر مي شود .

۲۸)برگ كنترل اسناد : اين فرم همراه يك دسته از فرم ها كه قرار است از قسمتي به قسمت ديگر فرستاده شوند ارسال مي شود تا در صورتي كه فرم هاي ارسالي تعدادشان تغيير كرده باشد مشخص مي شود و توسط قسمت ارسال كننده فرم ها تهيه و تنظيم مي شود .

بخش هاي درگير در سيستم اطلاعاتي انبارها :
الف)حسابداري : جهت نگهداري حساب هاي مالي شركت و آمارهاي توليدي دو بخش حسابداري وجود دارد . حسابداري مالي و حسابداري صنعتي ارتباط بيشتري با انبارها دارد چرا كه جهت محاسبة سودآوري محصولات مختلف ومتعدد محاسبة بهاي تمام شده كالاهاي فروش رفته وموجود حائز اهميت است و اطلاعات آن جز با سيستم اطلاعاتي صحيح امكان پذير نيست .

ب)خريد : تهيه و تدارك كالاها و خدمات از طريق عاقلانه و رقابتي يعني با قيمت ، كميت ، كيفيت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظايف اين بخش مي‌باشد خريدهاي اداره خريد بر سه دسته اند :
۱)كالاهائيكه بصورت برنامه ريزي شده و در آغاز هر سال معين شده است بصورت قرارداد خريداري مي شود .
۲)كالاهائيكه بر اساس درخواست خريد از طرف قسمت هاي مختلف كارخانه توسط مأمور خريد تهيه مي شود .
۳)كالاهائيكه بر اساس درخواست خريد از طرف قسمت هاي مختلف كارخانه بدون دخالت مأمور خريد تهيه مي شود و براي آنها نمي توان در آغاز سال برنامه ريزي ارائه نمود .
ج)بازرسي : در بسياري ازواحدهاي صنعتي براي كنترل كالاهاي صادره يا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول كميت لازم ، عدم قبول ، آنرا در دستور جلسة بازرسي ذكر مي كند تا فوراً به اين امر رسيدگي شود .

اين اداره در مؤسسات بزرگ در محل درب ورودي كارخانه قرار دارد و در مؤسسات كوچك توسط نگهبانان بازرسي بعمل مي آيد در بعضي مؤسسات هم نگهبانان و هم دفتر بازرسي با هم در يكجا قرار دارند . قسمت بازرسي به كالاهايي كه جواز خروج(ورود) مي دهد و با فرمي بنام رسيد كالا به بازرسي كه داراي دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج كالا در آن ثبت شده و در پايان روز يك نسخه از فرم جهت اطلاع مديريت به آنجا ارسال مي شود .

اهم مراحل سيستم تداركات مواد و غيره :
اول)قسمت مصرف كننده پس از تشخيص لزوم دريافت جنس ، فرم درخواست كالا را پر نموده وپس از تأييد آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختيار انباردار مي گذارد.
دوم)انباردار از طريق مراجعه به كارت انبار از ميزان موجودي جنس اطلاع حاصل مي‌كند .
سوم)در صورتيكه جنس به اندازة كافي موجود باشد طي فرم حواله انبار جنس را تحويل داده و پس از عملكرد در كارت انبار ، حسابداري را از جريان مطلع مي نمايد .

چهارم)در موارديكه جنس موجود نباشد و يا در صورت لزوم درخواست خريد صادر نموده و به تداركات ارسال مي كند .
پنجم)قسمت تداركات مبلغ لازم براي خريد اجناس را برآورد نموده و براي مشخص نمودن وضع اعتباري آنرا به حسابداري مي فرستد .
ششم) حسابداري پس از تشخيص و تثبيت وضعيت اعتباري ، فرم مربوطه را به قسمت تداركات برگشت مي دهد .
هفتم)تصميم گيري در مورد خريد با توجه به آيين نامه و شرايط خريد از طرف مديريت دستگاه و يا قسمت تداركات .

هشتم) در صورتيكه با خريد جنس موافقت نشود نتيجه طي برگشت فرم درخواست خريد به انبار و از طريق انبار با اطلاع كننده مي رسد .
نهم)عملياتي مقدماتي سفارش جنس بر اساس قوانين مربوطه در قسمت تداركات انجام و فرم سفارش خريد صادر مي شود .
دهم)درمورد خريد اجناس داخلي و يا خارجي با توجه به مقررات مربوطه به خرد از جنبه نوع آن (كوچك ، متوسط ، بزرگ) تصميم گيري لازم بعمل مي آيد .
يازدهم)قسمت تداركات ضمن انجام عمليات خريد از طريق ارسال يك نسخه از سفارش خريد انبار را در جريان عمليات سفارش قرار مي دهد .
دوازدهم)سفارش خريدكالاي خريداري شده از طرف فروشنده و يا مأمور خريد به انبار وارد مي شود .
سيزدهم)انبار پس از كنترل كمي و كيفي جنس از طريق فرم رسيد انبار وصول جنس را اعلام مي نمايد (قبض انبار)
چهاردهم)در صورتيكه جنس با مشخصات لازم مطابقت ننمايد انبار دار طي فرم گزارش كالاي غيرقابل قبول ، نتيجه را به اطلاع تداركات مي رساند تا اقدامات لازم به منظور تعويض جنس بعمل آيد .
پانزدهم)تداركات پس از دريافت رسيد انبار ، مدارك لازم را تكميل و جهت انجام امور مالي مربوط به حسابدار ارسال مي دارد .
شانزدهم)انباردار پس از عملكرد در كارت انبار درخواست كننده را از جريان رسيد جنس مطلع مي نمايد .

سيستم اطلاعاتي انبارها و نقش كامپيوتر در آن :
كامپيوتر از ابزارهاي بسيار متداول سيستم هاي جاري سازمانها به شمار مي رود . در ايجاد يك سيستم كامپيوتري عمليات و اقدامات متنوع فوق و نيزتهيه دستورالعمل ها و اسناد موردنياز به منظور ايجاد يك سيستم در مراحل مختلفي انجام مي گيرد كه مختصر آن مراحلي بشرح زير است :

مراحلي ايجاد سيستم كامپيوتري :
۱)بررسي مقدماتي به منظور تعيين امكان‌پذيري سيستم كامپيوتري جهت انبارها (feasibility study) : در اين مرحله سيستم موجود مورد مطالعه و بررسي كلي قرار مي گيرد و مشخص مي شود كه آيا مي توان يك سيستم جديد كه برآورد كننده هدف‌ها و نيازمنديهاي مديريت مي باشد طرح نمود يا نه ؟
حاصل كار feasibility Report است كه در آن نتايج بررسي و نيز پيشنهادات كلي و همچنين برنامه كار مراحل بعدي و تخمين هزينه ايجاد سيستم جديد درج گرديده است كه اين گزارش تقديم مدير يا شوراي مديران مي گردد .

۲)بررسي و تهيه طرح كلي سيستم (outline system design)
در اين مرحله سيستم موجود با جزئيات بيشتر مورد بررسي و مطالعه قرار مي گيرد كه طي آن ارتباط بين قسمتهاي مختلف و روش انجام كار و نيز وظايف ، حجم كارها ، مشكلات و نارسائيهاي اجرايي موردبررسي قرار گرفته و همچنين فرم ها و دفاتر و پرونده هاي موجود نيز مورد بررسي قرار مي گيرد . پس از بررسيهاي فوق توسط سيستم آناليست ها ، سيستم كامپيوتري بطور كلي طرح و ارائه مي گردد اين طرح بصورت گزارشي تحت عنوان «مشخصات كلي سيستم پيشنهادي» تهيه شده كه شامل عنوان ها و مطالب زير مي باشد‌:

-شرح كلي سيستم پيشنهادي
-نمودار گزارش كار سيستم پيشنهادي
-نمودار اجراي كامپيوتري
-هزينه برآوردي جهت توسعه و پياده كردن سيستم پيشنهادي
۳)طرح جزئيات بيشتر سيستم و مشخصات آن (Detail Design & Specification) :
در اين مرحله بررسي عميق تر شده و طي آن مشخصات دقيق فايل ها و ركودها و نيز نمودار روشها و دستورالعمل هاي اجرايي دفتري ، كامپيوتري و مشخصات فرم ها و … نيز مشخص شده بطوريكه برنامه نويسان ارشد بتوانند با استفاده از اسناد و مدارك تهيه شده در اين مرحله برنامه هاي موردنياز سيستم انبارها را طراحي و آنها را توسعه دهند.

كليه اسناد و مدارك كه در اين مرحله تهيه مي گردند تشكيل پرونده اي بنام مشخصات سيستم (System Specification) را مي دهند .
۴)طرح برنامه ها و مشخصات آنها (Program Specification & Design) :
در اين مرحله بايد مشخصات هر يك از برنامه ها بصورت جداگانه تهيه گردد . براي اين منظور ابتدا از روي پرونده هاي مشخصات سيستم پرونده اي بنام «مشخصات مجموعه برنامه ها» استخراج و تحويل برنامه نويس ارشد در دپارتمان برنامه نويسان مي شود ، برنامه نويش ارشد از روي پروندة مشخصات مجموعه برنامه ها‌، مشخصات هر يك از برنامه ها را طرح و در يك پروندة جداگانه اي بنام مشخصات برنامه (Program Specification) قرار مي دهند اين پرونده شامل كليه اطلاعات موردنياز در مورد يك برنامه است . بطوريكه برنامه نويش بتواند از روي آن برنامه مربوطه را نوشته و آزمايش نمايد و لذا حاصل اين مرحله پرونده مشخصات برنامه مي باشد .
۵)برنامه نويسي و قسمت آنها (Programing & testing) :

در اين مرحله مشخصات برنامه ها كه در مراحل قبل تعيين شده بود بين برنامه نويسان توزيع مي شود و سپس برنامه نويسان اقدام به نوشتن برنامه ها مي نمايند . البته در اين مرحله كليه اسناد جديدي كه توسط برنامه نويس در حين برنامه نويسي تهيه مي شود بايد كاملاً مستند گردد . علاوه بر نوشتن برنامه ، بايد برنامه نويشته شده توسط داده‌هاي نمونه آزمايش گردند .
۶)تداركات جهت پياده كردن سيستم (Programing for implementation) : پس از اينكه هر يك از برنامه ها توسط برنامه نويسان نوشته و با داده هاي غيرحقيقي (نمونه) آزمايش گرديد بايد همه برنامه ها با هم و با داده هاي حقيقي آزمايش شوند . از طرفي بايد كليه دستورالعملها و راهنمائيهاي لازم به استفاده كنندگان سيستم كه داده‌ها را جهت پردازش به سيستم كامپيوتري ميدهند و نتايج آنرا پس از پردازش مورد استفاده قرار مي دهند تهيه و تدوين گردد . بنابراين مي توان كارهاي عمده اين مرحله را به قرار زير خلاصه نمود :
-تهيه و تبديل داده هاي حقيقي و تشكيل پرونده هاي كامپيوتري
-آزمايش كردن برنامه هاي سيستم با داده هاي حقيقي

-تهيه كتابچه راهنماي اجراهاي كامپيوتري (Operation Guide)
-تهيه كتابچة راهنماي استفاده كنندگان(Users Guide)
-آموزش استفاده كنندگان(Training of users)
-اجراي موازي سيستم كامپيوتري با سيستم قبلي و رفع نواقص آن (Parallel Run)