طراحی فلوچارت چرخه حسابداری خرید همراه با کنترل های داخلی

حسابرس باید برای تهیه و ترسیم چرخه کار در سیستم شرکتهای مورد رسیدگی باید طبق آیتهمای ذیل عمل نماید:
– در مرحله اول باید حوزه یا واحدی که می خواهد در مورد آنها طراحی صورت گیرد مشخص نماید
– اهداف از تشکیل از واحد مورد نظر را از طریق دستورالعملها و مدیران و کارشناسان آن واحد مد نظر قرار دهد
– نحوه گردش مدارک و کار را در سیستم بصورت نمودار ( فلوچارت) و یا تشریحی مکتوب نماید – در این قسمت بطور مثال برای طراحی و ثبت چرخه فروش باید مشخص نماید اول شروع کار به چه صورت است آیا با حضور یک مشتری کار شروع می شود یا با بازاریابی و یا تولید قبل از فروش سپس نحوه صدور حواله و تعداد آن و صدور فاکتور و تعداد آن و تقسیم نسخ را ترسیم نماید و همچنین سفارش برای تولید یا خروج از انبار و نحوه حمل و تحویل به مشتری و نحوه وصول را بصورت نمودار یا تشریح مکتوب نمایدو… – در این مرحله آشنائی به اشکال هندسی فلوچارتها تقریبا” توسط حسابرس ضروری است – اغلب شرکتها فلوچارت واحد ها را بصورت مکتوب دارند که شاید به حسابرسان ندهند و لی حسابرسان از طریق تجربه کاری می تواند شرکت را مجبور یا متقاعد نماید مدارک مرتبط را ارائه نمایند
– در ترسیم سیستم چیزی که مهم است تبحر حسابرس اهمیت ویژه دارد بطوریکه ادعای و گفته ها ی افراد شرکت را به استناد مدارک موجود و حسابهاجمع بندی و سپس ثبت سیستم نماید – پس فقط ادعاهای کارکنان کفایت امر نمی کند
– وقتی سیستم ترسیم و طراحی و مکتوب شد در مرحله بعدی حسابرس باید با توجه به استانداردها و سایر مقررات نسبت به مقایسه سیستم ترسیم شده با موارد فوق نماید و در واقع نقاط ضعف و قوت رویه مورد جاری شرکت را استخراج نماید و نقاط ضعف را با توجه به مستندات ( چرخه ثبت شده – رسیدگی به حسابهای نمونه ای مرتبط ) را در کاربرگ های رسیدگی درج نماید – در این مرحله شاید استاندارد خاصی در گردش کار یک واحد وجود نداشته باشد در این حالت مرجع استانداردهای نزدیک به کار واحد و رویه ها درست مورد اعمال واحدهای متشابه در سایر شرکتهای مرتبط کاری و تجربیات حسابرس پایه کار را تشکیل می دهند
ثبت چرخه سیستم هر ساله باید توسط حسابرس بروز گردد.

برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها

واحد مورد رسيدگي : تاريخ صورتهاي مالي :
عطف :

يادداشت :

بر پايه توضيحات بخش ۱-۲ دستورالعمل حسابرسي ، پس از شناخت و ارزيابي اوليه از سيستمهاي حسابداري و كنترل داخلي ( تعيين خطر كنترل مربوط به طراحي سيستم ) چنانچه خطر كنترل هر چرخه ( جمع ستون ۶ فرمهاي ارزيابي سيستم كنترل داخلي ) ۴۰% يا كمتر برآورد شود ، اجراي آزمون كنترلها ( آزمون رعايت ) در مورد كنترلهاي موجود ( علامت گذاري شده در ستون ۷ فرم ارزيابي سيستم كنترل داخلي ) ضروري است . به اين منظور برنامه هاي آزمون كنترلها ( آزمون رعايت ) براي هر چرخه پيوست مي باشد .
در اجراي برنامه هاي مذكور توجه به نكات ذيل ضروري است :

۱- تعداد نمونه ها براساس بند ۵-۱-۲ دستورالعمل مزبور ، ۲۵ نمونه يا ۱۵ نمونه ( حسب مورد با توجه به برآورد خطر كنترل مربوط به طراحي تا ۲۵ % و ۲۶% تا ۴۰% ) پيشنهاد مي شود .

۲- انتخاب نمونه ها به نحوي صورت گيرد كه اطميناني معقول از استقرار كنترلهاي مربوط در طول دوره حاصل شود ( مثلاً در مورد ۱۵ نمونه انتخابي ، حداقل هر ماه يك نمونه ) .

۳- برنامه هاي پيوست حسب مورد لازمست توسط مدير تعديل گردد ( از جمله مواردي كه در ستون ۶ فرم ارزيابي سيستم كنترلها درج شده است ) .

۴- شواهد رعايت يا عدم رعايت كنترلهاي كلي به نحو مناسب مستند و در ستون ۱۰ برگ ارزيابي سيستم كنترل داخلي چرخه مربوط ، ضريب عدم رعايت ، به ترتيب صفر يا ۱ درج گردد .

برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها

واحد مورد رسيدگي : تهيه كننده : تاريخ :

سال مالي منتهي به : بررسي كننده : تاريخ :

مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
خريد كالا / خدمات

۱
تعداد …….. برگ درخواست خرید کالا / خدمات را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :

۱ الف – برگ درخواست خرید کالا / خدمات به صورت کتبی صادر می گردد .

۲ ب – قبل از صدور مجوز خرید ، نیاز واحد مورد رسیدگی به کالا / خدمات مورد درخواست ، توسط مسئولین مربوط بررسي می شود .

۳ پ – برگهای درخواست خريد کالا / خدمات دارای شماره سریال چاپی بوده و یا به طور منظم در دفاتر خاص ثبت می شود .

۴ ت – مجوز خرید براساس آیین نامه های داخلی و مقررات مربوط ، به صورت کتبی توسط مقام مسئولی صادر مي شود .

۵ ث – در صورت عدم موافقت با خرید کالا / خدمات ، دلایل مربوط توسط مسئول تصمیم گیرنده ، به نحو مناسبی ثبت می شود .
۸ ج – اقدام مناسبی جهت شناسایی عرضه کنندگان کالا / خدمات مورد نیاز ، به عمل آمده و شرایط پیشنهادی هر یک از عرضه کنندگان مورد توجه قرار گرفته و پس از بررسیهای لازم تصمیمات مقتضی اتخاذ می شود .
۹ چ – اطلاعات مورد نیاز مربوط به تعهدات ناشی از قراردادهای عمده منعقده با فروشندگان ، تعیین و به نحو مناسبی نگهداری و به اطلاع مسئولین مربوط رسانیده می شود .

برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها

مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
دریافت کالا / خدمات

۲
تعداد ….. رسید کالا / خدمات را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :
۱۱ الف – در هنگام تحویل کالا / خدمات ، مقادیر و کیفیت کالا / خدمات توسط مسئولین مستقل از صدور سفارش خرید ، با مقادیر مشخصات کالا / خدمات سفارش شده کنترل و تایید می شود
۱۲ ب – برگ رسید کالا / خدمات ، دارای شماره ترتیب چاپی بوده و تحویل کالا / خدمات دریافتی در دفاتر خاص ثبت می گردد .
۱۳ پ – برگ رسید کالا / خدمات با مجوز های خرید مربوط توسط افراد مسئول تطبیق و اختلافهای موجود پی گیری می شود .

۱۴ ت – اطلاعات برگ رسید کالا / خدمات عیناً در سوابق انبار ثبت می شود .
دریافت صورتحساب

۳
تعداد …….. صورتحساب خرید کالا / خدمات را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :

۱۵ الف – صورتحساب خرید کالا / خدمات و برگ رسید کالا / خدمات دارای عطف متقابل به یکدیگر می باشند .

۱۷ ب – مقادیر ، مشخصات و کیفیت کالا / خدمات مندرج در صورتحسابها با برگ رسید دریافت کالا / ارائه خدمات مطابقت می شود .

۱۸ پ – صورتحسابهای مربوط به کالا / خدمات دریافتی ، از نظر صحت محاسبات ، قيمت و شرایط موجود ( قرارداد ، لیست قیمتها و…) بررسی می شود .

۱۹ ت – صورتحسابهای مربوط به خدمات دریافتی با مدرک مربوط به انجام کار ( مانند : مدارک دریافت خدمات و گزارشهای تکمیل کار ) مطابقت می شود .

برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها

مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
۲۰ ث – صورتحسابهای مربوط به خدمات عمده دریافتی که در مورد آنها برگ درخواست صادر نمی گردد ( مانند : آب ، برق ، تلفن و . . .) توسط اشخاصی مستقل از پرداخت کنندگان صورتحسابهای مربوط بررسی می شود .

۲۱ ج – مجوز ثبت صورتحسابهای دریافتی در حسابها ، توسط مقام مسئولی صادر می شود .

۲۳ چ – بررسیهای موضوع بندهای ” ب ” ، ” پ ” و ” ت ” بالا ، توسط افرادی مستقل از مسئولین صدور مدارک دریافت کالا / خدمات انجام می شود .

۲۴ ح – صورتحساب خرید کالا / خدمات در سوابق حسابداری انبار ثبت می شود .

برگشت کالا و سایر مبالغ مورد مطالبه

تعداد …… برگ برگشت کالا انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :
۴
۲۵ الف – برگ برگشت کالا حاوی اطلاعاتی مشتمل بر نوع ، مقدار ، وضعیت کالای برگشتی و دلایل عدم قبول کالا یا خدمات دریافتی می باشد .

۲۶ ب – براساس برگ برگشت کالا اعلامیه بدهکار صادر می شود

۲۷ پ – اعلامیه های بدهکار صادره جهت عدم پذیرش و صحت ادعا ، توسط مقام مسئولی تایید می شود .

۲۸ ت – برگ برگشت کالا پس از تایید ، عیناً جهت ثبت کالای برگشتی در سوابق انبار مورد استفاده قرار گرفته است .

۳۰ ث – مدارک موید ادعاهای شرکت به اعلامیه های بستانکاری دریافت شده ، عطف متقابل می شود .

برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها

مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
۳۲ ج – اعلامیه های بستانکار فروشنده ، با مدارک مربوط به کالای برگشتی و مبلغ مطالبه شده و همچنین قیمتهای مندرج در صورتحسابهای اصلی ، مطابقت می شود .

۳۳ چ – مجوز ثبت اعلامیه های بستانکار فروشنده در حسابها توسط مقام مسئولی صادر می شود .

۳۴ ح – اعلامیه های بدهکار صادره يا بستانکار دریافتی از فروشنده ، جهت ثبت در حسابهای پرداختنی ثبت می شود .

پرداختهای بانکی

۵
تعداد …….. برگ از دستور پرداخت بوسیله چک را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :

۳۷ الف – صدور چک تنها در مقابل برگهای دستور پرداخت دارای شماره ترتیب چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات واحد مورد رسیدگی صادر شده و توسط مقام مسئولی تایید گردیده ، انجام می شود .

۳۸ ب – همزمان با صدور چک ، مستندات و مدارک پیوست ، جهت جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود .

۳۹ پ – صدور چک و حواله های بانکی توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز پرداخت ، صورت می گیرد .
۴۰ ت- صدور چک و حواله های بانکی در موارد زیر منوط به وجود مدارک لازم و مورد تاييد صحت معاملات براساس روشهای واحد مورد رسیدگی است :
۱- پرداخت بدهیها
۲- پرداخت بهای کالا / خدمات خریداری
۳- پرداخت حقوق و دستمزد و کسورات مربوط
۴- تامین مخارج نقدی
۵- سایر پرداختها

برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها

مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف