طراحی مفهومی سیستم ها

مقدمه
طراحی مفهومی سیستم را که گاهی «بررسی امکان پذیری» ، «طراحی خام» و «طراحی کلان» نیز نامیده می شود فرایندی است که طی آن امکان سنجی نیل به هدف های سیستم، ترسیم تصویر سیستم و نشان دادن اینکه سیستم در یک سطح کلی چگونه کار خواهد کرد ، امکان می پذیرند. خروجی این فعالیت مجموعه ای از مستنداتی است که مبنای طراحی تفصیلی سیستم را تشکیل می دهند.(صادقی، ۱۳۷۸، ص ۱۴۹).

از آنجا که طراحی مفهومی، تعیین کننده چهارچوب و مسیر اجرای پروژه ی طراحی و ایجاد سیستم است مشارکت فعال مدیریت در آن حیاتی است، بنابراین نباید طراحی مفهومی سیستم را به کارشناسان کامپیوتر واگذار کرد.(رضائیان، ۱۳۸۴، ص ۲۹۷)
اقدامات اساسی که در طول طراحی مفهومی سیستم انجام می گیرند به شرح زیر هستند:
• تعریف مسائل به صورت تفصیلی تر
• شفاف سازی هدف های مدیریت جهت تعیین هدف های سیستم جدید.
• تعیین محدودیت های سیستم جدید
• مشخص نمودن منابع و نیازهای اطلاعاتی
• طراحی طرح های مفهومی و انتخاب یکی از آنها
• مستند سازی طراحی مفهومی سیستم (صادقی، ۱۳۷۸، ص ۱۴۹)

تعریف مسائل
بی شک هر کسب و کار پویا با مسائل و مشکلاتی مواجه می شود. آنچه که معمولاً به آن توجه نمی شود، ارائه تعارف واضحی از مسائل موجود، و تعیین یک سیستم مرجع برای حل آنهاست؛ بنابراین، مدیریت باید در اولین گام طراحی سیستم، به تعریف و تنظیم مسائل اقدام کند که باید حل شوند. البته مقصود فقط حل مسائل جاری نیست، بلکه طراحی سیستم باید با برنامه ریزی دراز مدت سازمان مرتبط باشد.

اجرای برنامه های دراز مدت به توانایی های سیستم بستگی دارد. در واقع، مفاهیم طراحی سیستم باید با علایق مرجعاتی آتی سازمان همسو باشد. برنامه تفصیلی، تشریح کنندۀ نحوۀ دستیابی به علایق مراجعاتی یا وضعیت مطلوب آینده سازمان، از نظر تصمیم گیرندگان اصلی است. برای طراحی مفهومی، باید علایق مراجعاتیِ بالقوه و بدیل سازمان را برای یک الی پنج سال آینده ، مد نظر قرار داد. اگر بتوان برای هر یک از چند طرح مفهومی موجود، چند برنامۀ دراز مدت بدیل در نظر گرفت، می توان فرصت و توانایی انتخابِ بهترین ترکیب را افزایش داد و مفاهیم سیستم را با هم منطبق کرد.

موارد ذیل به منزلۀ برخی از اطلاعات اساسی مورد نیاز مدیریت (که باید مد نظر طراحان سیستم قرار گیرند)، فهرست شده اند:
– فروش (بر حسب میزان و واحد پول)؛
– محصولات (میزان فروش و سهم بازار هر محصول)؛
– مشتریان (تعداد و نشانی آنها)؛
– کارگاه ها (محل و اندازه هر یک)؛

– انبارها (محل و اندازه هریک)؛
– تعداد کارکنان ؛
– هیأت اجرایی اصلی (مشخصات هر یک) ؛
– تعداد مسئوولان اجرایی (سطح میانی)؛
– واسطه ها (تعداد و نشانی هر یک) ؛
– سرمایه در گردش وموجودی نقدی ؛

– رقبا (مشخصات و سهم هر یک در بازار)؛
– توانایی های کامپیوتری و مکان آنها ؛
– شبکه ارتباطیِ داخل سازمان؛
– عوامل محیطی ( مانند شرایط کلی کسب و کار ، عوامل اقتصادی، سیاسی ، قانونی ، و اجتماعی)
هنگام جمع آوری این اطلاعات؛ باید مسائل مترتب بر دستیابی به یک «علاقه مراجعاتی ویژه» را نیز در نظر گرفت ؛ پس از تعریف مسائل نیز باید اهداف کوتاه مدتِ سیستم هایی را که برای حل این مسائل به کار می آیند، معین کرد.

تعیین اهداف کوتاه مدت سیستم
با وجود شناخته شده بودن اهداف کوتاه مدتِ فعالیت های عملیاتی سازمان، بیان اهداف کوتاه مدت برای سیستم هایی که در نواحی وظیفه ای خود، به طور مستمر فعالیتی تکراری را انجام می دهند، بسیار دشوار است.
معمولاً کارشناسان کامپیوتر ، به طور تکراری، موضوعاتی مانند ساختار پرونده و فنون بازیابی را بررسی می کنند؛ بنابراین اهداف کوتاه مدت یک خرده سیستم کامپیوتری ، فقط بر حسب ورودی های آن از سیستم بزرگتر تغییر می کند. مدیران موظفند اهداف کوتاه مدت سیستم را بر حسب نیازهای اطلاعاتی واقعی تعریف کنند، نه بر حسب مجموعۀ وسیعتری از اطلاعات درخواست شده ای که ارتباطی با هدف کوتاه مدت ندارند.

ارزش سیستم ها به منافع آنها برای مصرف کنندگانشان بستگی دارد، نه به کارآیی صرف در داد ستدها؛ برای مثال، در برخی از سازمان های دولتی، هدف از طراحی سیستم های اطلاعاتی، خودکارسازی نحوۀ تهیه صدها گزارش، بدون توجه به نیاز مدیران، بوده است. چنین تأکیدی بر «خودکارسازی نحوه ارائه مدارک یا پردازش اطلاعات» بدون توجه به میزان وظایف مدیریت و تنوع موضوعات هر گزارش(نظیر آموزش، روابط کارکنان، ایمنی، استخدام و سازماندهی)، علت وجودی سازمان عملیاتی را از نظر دور می دارد. بنابراین، تعیین اهداف کوتاه مدت برای سیستم عملیاتی –که از سیستم اطلاعاتی کمک می گیرد-آسانتر نیست.

خطاهای معمول در بیان اهداف کوتاه مدت ، شامل مواردی نظیر تأکید بر موارد واضح یا توضیح واضحات، و بیان اهداف با واژه هایی مبهم نظیر «کاهش هزینه ها»، «بهبود کارایی»، «نگهداری سابقه دقیق هر فعالیت» ، «کار کردن بر حسب جدول زمانبندی تولید» است.
بیان دقیق هدف ضرورت دارد، هرچند کار مشکلی است. اهداف سیستم باید بر حسب موارد ذیل تعیین شوند:

اهداف بخش ها ؛ اهداف گروه ها ؛ هدف از انجام وظایف ؛ اهداف مدیران کاربر سیستم؛ و ماهیت وظایف سیستم اطلاعاتی. در واقع، اهداف سیستم باید بر حسب نتایج مورد انتظار مدیران (پس از برآورده شدن نیازهای اطلاعاتی آنها ) بیان شوند. برای نیل به تفاهم (میان طراحان و مدیران کاربر) در مورد اهداف ، می توان از جملات تشریحی، شمای عملیاتی، و هر وسیله دیگری که مبین اهداف مورد نظر طراحان سیستم هستند، استفاده کرد.
اهداف سیستم اطلاعاتی مدیریت ، باید با اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمانی هماهنگ باشد. اهداف کوتاه مدت سیستم، معمولاً به منظور برنامه ریزی و کنترل تصمیمات متخذۀ مدیریت-نظیر پایین آوردن هزینه ها، تقویت کنترل عملیاتی، بهبود جریان داده ها، و برآوردن تقاضاهای خارجی و تأمین نیازهای مشتریان-تنظیم می شوند.

هنگام تنظیم اهداف کوتاه مدت سیستم، باید محیطی که سازمان بر پنج الی ده سال آینده در آن فعالیت خواهد کرد، در نظر گرفته شود؛ یعنی طرح امروز ما برای طراحی سیستم، باید مبتنی بر پیش بینی وضعیت محیط آینده باشد
تشخیص محدودیت ها
طبیعت تکراری فراگرد طراحی سیستم، بسهولت قابل درک است. هنگامی که سومین گام در فراگرد طراحی برای تعیین محدودیت ها برداشته می شود، مرور مداوم اهداف کوتاه مدت ضروری خواهد بود؛ به طوری که گاهی این دو مرحله تعیین اهداف کوتاه مدت و تعیین محدودیت ها را در یک مرحله واحد محسوب می کنند. تعیین محدودیت ها به اطمینان از واقعی بودن و قابل اجرا بودن طراحی، کمک می کند. ( رضائیان ، ۱۳۸۴ ، صص ۲۹۸- ۳۰۳)

تعیین محدودیت های سیستم جدید
محدودیت هایی که توسط مدیران، کاربران و خود طراح سیستم تعیین می گردند حد آزادی عمل در طراحی سیستم برای نیل به هدف های سیستم را بیان می کنند. این محدودیت ها سبب می گردد که طراحی سیستم شرایطی را که در آن هدف ها تعیین می گردند و مرزهایی را که طراحی را محدود می سازند مد نظر قرار دهد. هنگام در نظر گرفتن محدودیت های سیستم بازنگری مداوم هدف های سیستم ضروری است. در حقیقت دو گام تعیین هدف های سیستم و تعیین محدودیت های سیستم را می توان به صورت گام در نظر گرفت.

گرچه ممکن است محدودیت های سیستم را بازدارنده های منفی در طراحی سیستم پنداشت، ولی با این وجود دارای فایده ای نیز هست. نباید تمایل به طراحی سیستم های پیچیده ای که از حقیقت فاصله دارد، داشت و نباید قول هایی داد که نتوان به آن عمل نمود. تشخیص مسئله یا تعیین هدف ممکن است روشن باشند ولی حد مسئله همیشه آسان نیست. وانگهی، طراحی که فکر می کند سیستمش می تواند سازمان را اداره نماید به همان اندازۀ مدیری که باور دارد می تواند سازمانش را بدون سیستم اداره نماید در اشتباه است. تعیین محدودیت های سیستم کمک خواهد کرد تا اطمینان حاصل شود که طراحی واقعیت دارد و قابل پیاده شدن است. محدودیت های سیستم به دو گروه محدودیت های داخلی و محدودیت های خارجی طبقه بندی می گردند. (صادقی، ۱۳۷۸، ص ۱۵۲)

محدودیت های داخلی
۱٫ حمایت مدیریت عالی. اگر مدیران ردۀ عالی سازمان ازمحتوای سیستم حمایت نکنند و اهمیت نقش حیاتی سیستم اطلاعاتی کامپیوتری را در برنامه ریزی و کنترل درک نکنند امکان تکمیل طرح وجود نخواهد داشت.
۲٫ سازمان و خط مشی آن. ملاحظات سازمانی، سیاست ها ،و خط مشی های آن به طور مکرر محدودیت هایی بر نحوۀ تحصیل اهداف کوتاه مدت تحمیل می کنند وموجب تعدیل روش های در نظر گرفته شده برای طراحی سیستم می شوند؛ برای مثال، ممکن است خط مشی های مربوط به تعیین نوع محصول ، نحوه ی ارائه خدمات ، تحقیق و توسعه ، بهبود، تولید، بازاریابی، امور مالی و مسائل نیروی انسانی ، نحوه ی تحقق اهداف را تحت تأثیر فراتر دهند. ساخت سازمان و عملکرد مدیران آن نیز-در موقعیت های گوناگون بر جریان اطلاعات و نحوه ی به کارگیری بازداده های سیستم اثر می گذارند. همچنین یکی دیگر از مشکلات طراحی سیستم، مسأله ی تعویض و استعفای مدیران است.

۳٫ نیاز به نیروی انسانی متخصص. افراد ماهر و مسلط به استفاده از کامپیوتر و سیستم کمیاب هستند.بندرت می توان مدیری یافت که مدعی وجود نیروی انسانی کافی برای طراحی ، استقرار ، راه اندازی ، و اداره ی سیستم های مورد نظر خود باشد؛ در حالی که برای بکارگیری تکنولوژی های برتر، وجود نیروی انسانی ماهر ضرورت دارد.

۴٫ پذیرش کارکنان. شاید مهمترین محدودیت داخلی، مسأله ی عدم مقبولیت استقرار سیستم جدید در نظر افراد باشد. بارها مشاهده شده است که مقاومت طبیعی افراد در برابر تحول و تغییر، در قالب رفتاری خصومت آمیز و حاکی از عدم علاقه و عدم حمایت از تغییرات، بروز می کند و مشکلاتی را برای طراحان و مدیران سیستم جدید ایجاد می کند. (رضائیان ، ۱۳۸۴، صص ۳۰۴-۳۰۵)

ماشینی کردن کارها، سیستم های کامپیوتری وطراحی سیستم ها غالباً لزوم هماهنگی مجدد کارکنان و تأسیسات ، تغییرات سازمانی در مشاغل انفرادی را به همراه دارد بدین لحاظ این واکنش ها باید مدنظر قرار گیرند و در طراحی سیستم جهت نیل به هدف های تعیین شده پیش بینی گردند. (صادقی، ۱۳۷۸،ص۱۵۳).

۵٫ هزینه وبودجه . یکی از موارد عمده ی محدودیت آفرین، هزینه است، همواره بایدهزینه کسب اهداف کوتاه مدت را با منافع حاصل از آنها مقایسه کرد. همچنین با وجود اینکه «تحلیل هزینه-منفعت» کار مشکلی است، باید به مثابه روشی برای تعیین اولویت ها به کار گرفته شود. بعلاوه ، به منزله ی اقدامی برای کاهش هزینه ها، باید حداکثر استفاده را از ظرفیت کامپیوترها و سایر تجهیزاتِ پردازش اطلاعات به عمل آورد.
۶٫ محدودیت های ایجاد شده توسط طراح سیستم. هنگام طراحی سیستم – برای کسب اهداف کوتاه مدت-ممکن است طراح مجبور شود برای دستیابی به میزان مطلوبی از بازداده ها و مقابله با محدودیت ها ، از تأمین چندین نیاز صرف نظر کند؛ برای مثال، او ممکن است بخواهد سیستمی آزمایشی (مقدماتی) را برای یک محصول، کارخانه، یا قسمتی از یک عملیات، طراحی (نمونه سازی) کند بدون آنکه امکان استفاده از آن در جاهای دیگر وجود داشته باشد؛ در این صورت، نوع داده های مورد نیاز، حجم داده ها ، و میزان و سرعت پردازش ، محدودیت هایی هستند که توسط طراح ایجاد می شوند و در سر راه کاربران (استفاده کنندگان) سیستم قرار می گیرند. (رضائیان ، ۱۳۸۴، ص ۳۰۵)

محدودیت های خارجی :
۱٫ مشتریان : در بین ملاحظات پیرامون محیط خارجی، امور مشتریان یا مراجعه کنندگان جایگاه ویژه ای دارد، و از جمله عواملی در محیط خارجی سازمان هستند که در طراحی سیستم محدودیت به وجود می آورند. بدین لحاظ نحوه ی ورود سفارشات، ارسال صورتحساب و سایر سیستم هایی که با سیستم های مربوط به مشتریان در تعامل هستند باید با در نظر گرفتن نیازهای مشتریان طراحی شوند. همچنین مواردی که به مراجعه کنندگان به سازمان مربوط می شود باید مطابق نیازهای آنان طراحی شوند. (صادقی،۱۳۷۸،ص۱۵۴).

۲٫ دولت. دولت محدودیت های خاصی در پردازش اطلاعات ایجاد می کند. یکی از آن موارد، لزوم دقت در نگهداری بعضی از اطلاعات خصوصی افراد است؛ به گونه ای که کسی نتواند از آنها سوء استفاده کند. بعلاوه، در یک سازمان یا شرکت تجاری، رعایت قوانین و مقررات دولتی از حیث نحوه ی حسابداری و پرداخت مالیات الزامی است.
۳٫ صاحبان مواد اولیه یا عمده فروشان. گروه مهم دیگری که در امر طراحی سیستم، محدودیت ایجاد می کنند، صاحبان مواد اولیه یا عمده فروشان هستند که سیستم دائماً باآنها سروکار دارد.
تعیین نیازهای اطلاعاتی

تعریف واضحِ نیازهای اطلاعاتی، لازمه ی یک طراحی خوب برای سیستم است.نیاز واقعی مدیریت، دستیابی به اطلاعاتی است که آگاهی و شناخت مدیران را در مورد مسائل و مشکلات ، راه کارهای گوناگون، فرصت ها ، و طرح ها افزایش می دهد. اگر یک مدیر بتواند هدف کوتاه مدتِ خود را تعریف کند و اطلاعات مورد نیاز برای تحقق آن را برشمارد، بخش مهمی از کار را انجام داده است. طراح سیستم باید بارها با مدیران ملاقات و مصاحبه کند تا بتواند نیازهای آنها را تعیین کند.
یک روش برای واداشتن مدیران به بیان نیازهای اطلاعاتی خود، آن است که مدیریت عالی سازمان از آنها بخواهد که اطلاعات مورد نیاز خود را به طور کتبی به شرح ذیل گزارش کنند:

۱٫ فهرستی از چهار یا پنج مسئولیت عمده که خود را عهده دار آن می دانند، ارائه کنند.
۲٫چهار یا پنج نیاز اطلاعاتی ویژه را که برای انجام این مسئولیت ها لازم است بیان کنند؛ برای مثال می توان از آنها درخواست کرد که وظایف و تصمیمات متخذه ی خود را به طور خلاصه بیان کنند. هدف از این کار، واداشتن مدیران به تفکر دربارۀ نیازهای اطلاعاتی خویش است.
روش دیگر، اجتناب از سوال مستقیم است؛ یعنی به جای اینکه پرسیده شود «نیاز اطلاعاتی شما چیست؟» ، طراح از آنان می خواهد که آنچه را در فراگرد تصمیم گیری رخ می دهد، شرح دهند؛ به این ترتیب، طراح تشخیص خواهد داد که برای تعیین نیازهای اطلاعاتیِ آنان، باید چه پرسشهایی را طرح کند.

تعیین منابع اطلاعاتی
تکمیل مرحله ی تعیین نیازهای اطلاعاتی، بدون بررسی منابع آن امکانپذیر نیست. هرچند طراحی بعضی از سیستم ها، نیازمنداطلاعات خارجی قابل ملاحظه ای است، اما بدیهی ترین مکان برای جمع آوری اطلاعات در مورد بیشتر قسمت های سازمان، داخل سازمان یا شرکت، دفاتر،پرونده ها، مدارک حسابداری، سوابق آماری، وغیره است؛ بدین ترتیب، در مرحله تعیین نیازهای اطلاعاتی، بخش عمده ای از کار صرف مطالعه ی سیستم موجود می شود. در مورد ضرورت مطالعه ی سیستم موجود می شود. در مورد ضرورت مطالعه ی سیستم موجود، نظرهای گوناگونی مطرح می شوند:

۱٫ عده ای معتقدند که تحلیل تفصیلی سیستم موجود باید قدم اولیه ی تعیین نیازهای اطلاعاتی باشد؛ زیرا:
۱-۱ . ممکن است یک اصلاح جزئی در سیستم موجود کافی باشد و به طراحی کلیِ سیستم نیازی نباشد؛
۲-۱٫ بررسی سیستم موجود برای تعیین قسمت هایی که باید بهبود یابند، ضرورت دارد
۳-۱٫ بیشتر سیستم ها از منابع ورودی مشابهی استفاده می کنند و مطالعه سیستم موجود برای تعیین این منابع، ضروری است؛

۴-۱٫ مطالعه ی سیستم موجود برای تعیین میزان داده ها و هزینه دستیابی به آنها در طرح های جدید، ضرورت دارد.
۲٫ عده ای دیگر طبق نظریه ای که «برخورد تازه» یا «برخورد منطقی» نامیده می شود مطالعه تفصیلی سیستم موجود را ضروری نمی دانند؛ زیرا با وجود تغییرات عمده ای که در سیستم جدید ایجاد می شود، نباید آن را بر اساس محدودیتهای موجود در سیستم فعلی طراحی کرد.
انتخاب یکی از دو روش فوق برای طراحی سیستم، به عواملی نظیر وضعیت سیستم های موجود در سازمان، اهداف کوتاه مدت آنها، و میزان ضرورت ایجاد تغییر در آنها بستگی دارد.
تحلیل و ترکیب

در این مرحله از طراحی سیستم، پس از تعیین منابع اطلاعاتی سیستم جدید، باید علاوه بر شناسایی منابع اطلاعاتیِ هر خرده سیتم معین، نحوه ی قرار گرفتن منابع مذکور در طرح کلیِ منابع اطلاعاتی نیز بررسی گردد. این منابع اطلاعاتی را می توان به ترتیب ذیل طبقه بندی کرد:
۱٫ مدارک داخلی و خارجی. مدارک داخلی معمولاً به صورت مطالب مکتوب نظیر نمونه هایی از داده ها و بازده ها، یادداشت ها ، نامه ها و گزارش ها در داخل سازمان موجود هستند؛ در حالی که مدارک خارجی ممکن است از منابعی گوناگون نظیر نشریات وزارت بازرگانی، و آمارهای دولتی تهیه شوند.

۲٫ مصاحبه با مدیران و نیروهای عملیاتی. این مصاحبه روش گرانبهایی برای تعیین منابع اطلاعاتی احتمالی، و تحلیل سیستمِ موجود است. (رضائیان ، ۱۳۸۴، صص ۳۰۶-۳۰۸)
این روش ارزشمندی جهت تعیین منابع اطلاعاتی ممکنه در تجزیه و تحلیل سیستم موجود می باشند. این شکل از جمع آوری اطلاعات می تواند پربارترین روش تأمین اطلاعات باشد، مشروط بر اینکه به طور صحیح انجام گیرد. بر خلاف مطالعه سوابق نوشته شده، جمع آوری حقایق از طریق مصاحبه مشکلات مربوطه به ارتباطات انسانی را در بر دارد. با برنامه ریزی مناسب و جلب اعتماد مصاحبه شوندگان می توان بر این گونه مشکلات فائق آمد. (صادقی، ۱۳۷۸، ص ۱۵۶).

۳٫ نمونه گیری. نمونه گیری و تخمین، روش هایی هستند که از آنها در حین جمع آوری اطلاعات بویژه زمانی که حجم اطلاعات خیلی زیاد است استفاده می شود. مزیّت مهم استفاده از نمونه گیری، صرفه جویی در زمان و هزینه است.( رضائیان ، ۱۳۸۴، ص ۳۰۸)
یکی از روش های نمونه گیری متداول نمونه گیری کار است که جهت تجزیه و تحلیل عملیات افراد ، ماشین ها یا رویدادها بر حسب زمان کاربرد دارد. تخمین یک روش پذیرفته شده در تجزیه و تحلیل است که باعث صرفه جویی در وقت می شود، با این وجود تخمین ها باید کنترل شوند و هر زمان امکان پذیر است از طرق مصاحبه مورد بررسی قرار گیرند.(صادقی، ۱۳۷۸، ص۱۵۶)
طراحی طرح های مفهومی بدیل و انتخاب یکی از آنها

اگر طرح مفهومی (خام) را استخوان بندی یک طراح فرض کنیم، طرح تفصیلی گوشت و پوست آن بشمار می آید. طرح های مفهومی را می توان به طُرق ذیل ارزیابی کرد:
۱٫ مقایسه عملکرد پیش بینی شده در هر طرح مفهومی با اهداف کوتاه مدت سیستم طراحی شده؛
۲٫ تهیه یک تحلیل اولیه یا مقدماتی از «هزینه –منفعت» یا «هزینه-اثر بخشی» سیستم، به گونه ای که امکان مقایسه کمّی سیستم های پیشنهادی فراهم آید؛

۳٫ تهیه شمای عملیاتی (نمودار جریان کار) هر طرح مفهومی و تشخیص نقاط ضعف و قوت هر یک از آنها، از حیث کیفیت بانک اطلاعاتی و اطلاعاتی که باید تهیه شوند، تعداد عملیات ضروری برای تکثیر و انتشار پرونده ها ، و تعداد نقاط بالقوه ای که عملیات در آنها تجزیه می شوند؛
۴٫ اگر در هیچ یک از موارد مذکور ، طرح برتر معین نشود، باید طرح های مفهومی را با تفصیل بیشتری بیان کرد تا امکان مقایسه دقیقتر آنها فراهم آید. ( رضائیان ، ۱۳۸۴، صص ۳۱۱-۳۱۲)

طرح های مفهومی
* بررسی کیفیت اطلاعات و بانک های اطلاعاتی که در سیستم جدید در دسترس خواهد بود.
* بررسی تعداد عملیات، نسخه برداری و تکثیر پرونده ها و نقاط احتمالی عدم انجام وظیفه مطلوب.
* زبیان طرح های مفهومی به صورت جزئیاتی تر ، در حالتی که هیچکدام ازموارد یاد شده نمی توانند منجر به تعیین طرح مفهومی برتر شوند.

در طراحی مفهومی سیستم نیازهای سیستم جدید که مجموعه ای از نیازهای منطقی و قابل قبول سیستم قدیم و نیازهای آشکار و تعیین شده در طول تجزیه و تحلیل و بررسی تفصیلی سیستم است تعیین می گردند و به جای تهیه فهرستی از نیازهای سیستم جدید بهتر است نیازهای آشکار تعیین شده در طول تجزیه و بررسی تفصیلی سیستم را به عنوان تغییراتی بر روی نمودارهای جریان داده های نهایی سیستم موجود اعمال نمود و نمودار های جریان منطقی سطوح مختلف سیستم جدید را ترسیم نمود و آن را در نشست هایی با مدیران و کاربران مورد بازنگری قرار داد.

با رسم نمودار جریان داده ها و نمودار ارتباط موجودیت ها، مدل منطقی سیستم جدید مشخص می گردد که پس از تأیید، مبنای تعیین نیازهای تفصیلی سیستم جدید می گردد و حاصل این تعیین نیازها مشخصات تفصیلی سیستم جدید خواهد بود که شامل موارد زیر است:

*تعیین و تعریف دقیق محتویات ذخایر داده ها
*تهیه شرح پردازش های سطوح پایین و پردازش هایی که دوره و چرخه ی زمانی خاص دارند، با بهره گیری از فنون جدول تصمیم گیری، درخت تصمیم گیری و شبه برنامه
* تهیه نمودار ارتباط موجودیتها
*تهیه فرهنگ داده ها

*هرگونه تغییر در خط مشی که نیاز به تصمیم گیری و مجوز مدیریت خواهد داشت.
سرانجام با بررسی راه حل های مختلف فیزیکی سیستم جدید و ارزشیابی راه حل ها و انتخاب بهترین آنها مدل فیزیکی سیستم جدید مشخص می گردد. در این راستا موارد زیر باید مورد توجه قرار گیرند:
* مشخص بودن مرز بین وظایفی که باید توسط کامپیوتر و انسان انجام گیرند.
* مشخص بودن چگونگی ارتباط بین انسان و ماشین ، به بیانی دیگر آیا ورودی ها به صورت دسته ای وارد سیستم خواهند شد یا به صورت هموسته و خروجی ها به صورت ملموس، نظیر گزارش های چاپی بر روی کاغذ چاپگر یا غیر ملموس نظیر چاپ بر روی صفحه نمایش و یا ترکیبی از این دو خواهند بود.

* آیا سیستم از طریق شبکه ی محلی یا شبکه ی راه دور در اختیار خواهد بود ونحوه ی استفاده از سخت افزار چگونه است؟
* نحوه ی تهیه نرم افزارها چگونه است؟ آیا از بیرون خریداری می شوند یا توسط برنامه نویسان گروه ایجاد کننده سیستم نوشته خواهند شد؟
* مشخص بودن پیکربندی سیستم. (صادقی، ۱۳۷۸، ص ۱۵۴).
مستند سازی محتوای سیستم

تا این مرحله از طراحی مفهومی، اطلاعات کافی برای تشریح تفصیلی تر محتوای سیستم، جمع آوری شده است. در اینجا نحوه ی مشارکت مدیر در طراحی سیستم، بررسی می شود. مشارکت مدیر در طراحی سیستم، مانند مشارکت صاحبخانه در طراحی نحوه ی معماری خانه خود است ؛ بدیهی است که طرح اصلی سازمان و بیشتر جزئیات آن، مطابق آرزوها و نیازهای مدیر شکل می گیرد. پس از تعیین نیازها و خواسته های مدیریت،

طراح سیستم جزئیات طرح را معین می سازد و دستورالعمل هایی را به صورت مکتوب ارائه می کند؛ مبنی بر اینکه «چه اطلاعاتی باید اخذ شوند؟» ؛ « چه زمانی باید اخذ شوند ؟» ؛ «چه پرونده هایی باید به کار گرفته شوند؟» ؛ «جزئیات نحوه ی پردازش چیست؟ » ؛ «چه بازداده هایی باید به دست آیند؟» ؛ و «بازداده ها و پرونده ها چگونه باید توزیع شوند؟». قواعد و برنامه های پردازش اطلاعات عبارتند از :

۱٫ پردازش داده های ورودی با داده های پرونده اصلی و تولید یک بازداده جدید؛
۲٫ پردازش داده های ورودی برای به روز کردن پرونده اصلی؛
۳٫ پردازش داده های ورودی و تولید بازداده جدید، بدون رجوع به پرونده اصلی؛
۴٫ تولید بازداده جدید از پرونده اصلی ، بدون پردازش داده های ورودی.

به طور کلی ، محتوای سیستم بدون توجه به ساخت سیستم پردازش مرکزی اطلاعات، و بدون ذکر روش های تفصیلی استقرار آن ، طراحی می شود؛ یعنی محتوای سیستم، بیشتر به تشریح کاری که باید انجام گیرد ، اختصاص می یابد.