نفوذ هرچه بیشتر دانش و تکنولوژی در عرصه های مختلف زندگی و در جهت کاهش هزینه ها و سرعت بخشیدن به انجام امور اداری امروزه بیشتر سازمانها و ارگانها در صدد مکانیزه کردن امور مختلف اداری می باشند.
در حقیقت طرح اتوماسیون و مکانیزه کردن طرحی در زاستای حذف عملیات کاغذی و سرعت بخشیدن به انجام امور و افزایش امنیت در دسترسی به اطلاعات میباشد، در این راستا و با توجه به امکانات موجود، انجام مجموعه فرآیندهای زیر به منظور طراحی و پیاده سازی نرم افزارمورد نظر ضروری میباشد:

امکان سنجی
در این فرآیند با توجه به مسائل و مشکلات موجود ، هزینه های مربوط به پیاده سازی طرح اتوماسیون و امکانات موجود در سازمان از نظر بودجه و تکنولوژی در مورد اجرا و یا عدم اجرای طرح اتوماسیون تصمیم گیری میشود.

 

تعریف و تحلیل نیازمندیها
در این فرآیند با در نظر گرفتن سیستم فعلی ، تجزیه و تحلیل مسائل و مشکلات مربوط به این سیستم و همچنین مجموعه ضوابط و قوانین حاکم بر این سیستم ، مجموعه اهداف ، محدودیتها و سرویس های مورد نیاز کاربران مشخص میگردد.

طراحی سیستم و نرم افزار
در این فرآیند با توجه به مجموعه نیازمندیهای مشخص شده ، یک معماری کلی از سیستم مورد نظر تهیه و نرم افزار مورد نظر بر اساس این معماری طراحی میگردد. در این معماری با توجه به سرویس های مورئ نیاز زیر سیستم های مورد نظر و رابطهای مورد نیاز بصورت مجموعه برنامه هایی مجزا تعیین و طراحی میگردد.

پیاده سازی سیستم
در این فرآیند سیستم مورد نظر بصورت مجموعه برنامه هایی مجزا در گرفته میشود ، در این فرآیند با توجه به معماری مورد نظر و با توجه زیر سیستم های مورد نیاز برنامه های مورد نظر پیاده سازی و سیستم نهایی از ترکیب این واحدهای مجزا حاصل میگردد.

مدیریت و نگهداری سیستم
دراین فرآیند سیستم مورد نظر بصورت عملی مورد استفاده قرار گرفته و مشکلات احتمالی سیستم که در طول مراحل قبل کشف نشده مورد بررسی و رفع میگردند ، همچنین در این مرحله پیاده سازی واحدهای مختلف سیستم بهبود یافته و سرویس های جدید در پاسخ به نیازهای جدید کاربران سیستم طراحی و پیاده سازی میگردد.

 

Borland Delphi 7
امروزه نوشتن برنامه كاربردي مبتني بر ويندوز كه داراي واسط گرافیکی کاربر میباشند بسیار معمول و رایج شده است ، بر این اساس وجود نرم افزار کارآمد که تولید برنامه های کاربردی مورد نظر را با سادگی و سرعت امکان میسازد یک نیاز و ضرورت میباشد.

با توجه به رشد و گسترش روزافزون دانش برنامه نویسی امروزه شی گرایی و قابلیت گسترش از مهمترین مشخصات یک زبان برنامه نویسی بسیار خوب میباشد که تولید برنامه های کاربردی خوب را امکان پذیر میسازد ، مفهوم شی گرایی بر این موضوع دلالت دارد که اساس و بنیان برنامه هایی که بر اساس شی گرایی نوشته میشود بر اشیاء و کلاسهایی استوار است که با اشیاء محیط بیرونی ، خصوصیات ، رفتارها و داده هایی که در حوزه مسئله مطرح میباشد مطابقت دارد.

زبان برنامه نویسی دلفی زبانی شی گرا میباشدکه از زبان برنامه نویسی Object Pascal مشتق شده است ، نرم افزار دلفی با ارائه یک محیط مجتمع و یکپارچه ، تولید سریع و آسان گسترش و اشکال زدایی برنامه های کاربردی تحت ویندوز را مبتنی بر وب ، برنامه های کاربردی مبتنی بر پایگاه داده و … را امکان پذیر میسازد.

 

مهمترین دلایل بکار گیری Borland Delphi7 :
1. وجود محیط مجتمع و یکپارچه جهت تولید
۲٫ سهولت سادگی در دسترسی به بانکهای اطلاعاتی
۳٫ پشتیبانی کامل از اتوماسیون OLE
4. شی گرایی

۵٫ پردازش استثناء
۶٫ کاهش حجم کد نویسی
۷٫ وجود کامپایلر سریع
۸٫ وجود موتور گزارشگیری Rave

چکیده

سیستم اتوماسیون دبیرخانه اداره یکم ستاد مشترک ارتش بمنظور استفاده بهینه از منابع و نیروهای انسانی و در راستای پیشرفت سیستم اداری و ایجاد ارتباط بسیار عالی و مناسب با ارباب رجوع و معاونتهای داخلی ایجاد شده است.

امکاناتی از قبیل انواع گزارش گیری و جستجوهای ترکیبی از امکانات مفید این سیستم در جهت تعیین و مشخص کردن وضعیت و چگونگی ثبت نامه های ثبتی (صادره و یا وارده) میباشد.

فصل اول

اهداف و تحلیل نیازهای سیستم

اهداف سیستم
۱٫ کاهش هزینه
۲٫ استفاده بهینه از منابع انسانی
۳٫ کنترل و نظارت بر اطلاعات بصورت جامع و متمرکز
۴٫ تسهیل و تسریع در امر گزارشات

۵٫ پاسخگویی مناسب به ارباب رجوع
۶٫ تعیین میزان کارکرد مدیریت های وابسته

۷٫ کاهش حجم کارها
۸٫ حذف محدودیتهای زمانی و مکانی
۹٫ افزایش سرعت در انجام کار

مزایای استفاده از سیستم
۱٫ صرفه جویی در هزینه از طریق حذف هزینه های مربوط به کاغذ و نوشت افزار
۲٫ صرفه جویی در زمان از طریق دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
۳٫ امنیت سیستم از طریق جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی توسط افراد غیر مجاز
۴٫ تسهیل در حفاظت و نگهداری اطلاعات از طریق تهیه نسخه پشتیبان

۵٫ حذف محدودیتهای زمانی و مکانی در دسترسی به اطلاعات
۶٫ افزایش رفاه کارمندان و کاربران از طریق حذف عملیات محاسبات ، عملیات جستجو و …
۷٫ مکانیزه نمودن عملیات مربوط به گزارشات ماهانه با توجه به وضعیت نامه ها از معاونتها
۸٫ تسهیل در ویرایش اطلاعات مورد نظر
۹٫ استفاده بهینه از نیروی کار

نیازهای عملیاتی

• کاربران مجاز باید قادر به انجام عملیات حذف ،اضافه و ویرایش اطلاعات باشند.
• کاربران مجاز باید قادر به انجام عملیات گزارشگیری و جستجو باشند.
• کاربران مجاز باید قادر به انجام عملیات سیستمی (تهیه نسخه پشتیبان و اضافه نمودن کاربر جدید…)
• کاربر مجاز باید قادر به تغییر رمز سایر کاربران باشد.

• سیستم باید قابلیت جستجو و گزارشگیری داشته باشد.
• سیستم باید قادر به تغییر وضعیت نامه های ثبتی باشد.
• سیستم باید قادر به پاسخگویی در زمینه تغییرات نامه های ثبتی باشد

نیازهای غیر عملیاتی
• تمام کاربران با دارای یک نام کاربری و یک اسم رمز برای ورود به سیستم باشد.
• نام کاربری بصورت رشته ای و حداکثر بطول ۱۰ کاراکتر میباشد .

• رمز بصورت رشته ای و حداکثر بطول ۸ کاراکتر میباشد.
• برای استفاده از سیستم شبکه ای احتیاج به کابل کشی داریم.
• برای استفاده درست از گزارشگیریها احتیاج به نصب پرینتر جهت چاپ اطلاعات نیاز داریم.

فصل دوم

طراحی و معماری سیستم

سیستم از سه زیر سیستم تشکیل شده است .

• نامه های صادره
• نامه های وارده
• پرسنل

در زیر سیستم نامه های صادره عملیات ثبت ، گزارشگیری ، جستجو ، حذف و ویرایش نامه های صادره انجام میگرد.

در زیر سیستم نامه های وارده عملیات ثبت ، گزارشگیری ، جستجو ، حذف و ویرایش نامه های وارده انجام میگرد.

در زیر سیستم پرسنل امکان اضافه و تغییرات و امکان تعریف کاربر وجود دارد.

فرمهای استفاده شده

صفحه اصلی برنامه

در این صفحه میتوان نام کاربر ورودی ، تاریخ شمسی ، ساعت و ارتباط با تیم طراحی این نرم افزار داشت.

ثبت نامه های وارده

در این صفحه میتوان اطلاعات یک نامه وارده ثبت شود.
کد ثبت بصورت خودکار و بصورتی که ۴ رقم اول آن سال جاری را نشان میدهد.
وضعیت نامه یکی از وضعیتهای زیر را شامل میشود:
۱٫ رسیدگی شده
۲٫ رسیدگی نشده
۳٫ در حال بررسی
۴٫ بایگانی شده
طبقه بندی نامه شامل وضعیتهای زیر میباشد:
۱٫ عادی
۲٫ محرمانه
۳٫ خیلی محرمانه
۴٫ سری
۵٫ بکلی سری

ثبت نامه های صادره

در این صفحه میتوان اطلاعات یک نامه وارده ثبت شود.
کد ثبت بصورت خودکار و بصورتی که ۴ رقم اول آن سال جاری را نشان میدهد.
ارجحیت نامه یکی از وضعیتهای زیر را شامل میشود:
۱٫ اقدام سریع
۲٫ عادی
۳٫ آنی

طبقه بندی نامه شامل وضعیتهای زیر میباشد:
۱٫ عادی
۲٫ محرمانه
۳٫ خیلی محرمانه
۴٫ سری
۵٫ بکلی سری

جستجو بر اساس شماره نامه وارده

در این صفحه و در قسمت مربوطه برای یافتن نامه فقط کافیست قسمتی از شماره نامه را وارد کنید و سپس بر روی دکمه جستجو کلیک کرده و یا ENTER را فشار دهید.

بعد از اینکار اطلاعات نامه مربوطه و یا سایر نامه های مشابه که شماره نامه آنها نیز با ورودی مطابقت دارد نمایش داده میشود.

برای تغییر دادن اطلاعات نامه کافیست دوبار بر روی نامه مورد نظر با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید.

جستجوی موضوعی نامه وارده

در این صفحه و در قسمت مربوطه برای یافتن نامه فقط کافیست قسمتی از موضوع نامه وارده را وارد کنید و سپس بر روی دکمه جستجو کلیک کرده و یا ENTER را فشار دهید.

بعد از اینکار اطلاعات نامه مربوطه و یا سایر نامه های مشابه که موضوع نامه آنها نیز با ورودی مطابقت دارد نمایش داده میشود.

برای تغییر دادن اطلاعات نامه کافیست دوبار بر روی نامه مورد نظر با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید.

جستجو بر اساس صادر کننده نامه وارده

در این صفحه و در قسمت مربوطه برای یافتن نامه فقط کافیست قسمتی از فرستنده نامه وارده را وارد کنید و سپس بر روی دکمه جستجو کلیک کرده و یا ENTER را فشار دهید.

بعد از اینکار اطلاعات نامه مربوطه و یا سایر نامه های مشابه که فرستنده نامه آنها نیز با ورودی مطابقت دارد نمایش داده میشود.

برای تغییر دادن اطلاعات نامه کافیست دوبار بر روی نامه مورد نظر با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید.

جستجو بر اساس موضوع نامه صادره

در این صفحه و در قسمت مربوطه برای یافتن نامه فقط کافیست قسمتی از موضوع نامه صادره را وارد کنید و سپس بر روی دکمه جستجو کلیک کرده و یا ENTER را فشار دهید.

بعد از اینکار اطلاعات نامه مربوطه و یا سایر نامه های مشابه که موضوع نامه آنها نیز با ورودی مطابقت دارد نمایش داده میشود.

برای تغییر دادن اطلاعات نامه کافیست دوبار بر روی نامه مورد نظر با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید.

جستجو بر اساس شماره نامه صادره

در این صفحه و در قسمت مربوطه برای یافتن نامه فقط کافیست قسمتی از شماره نامه را وارد کنید و سپس بر روی دکمه جستجو کلیک کرده و یا ENTER را فشار دهید.

بعد از اینکار اطلاعات نامه مربوطه و یا سایر نامه های مشابه که شماره نامه آنها نیز با ورودی مطابقت دارد نمایش داده میشود.

برای تغییر دادن اطلاعات نامه کافیست دوبار بر روی نامه مورد نظر با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید.

جستجو بر اساس صادر کننده نامه صادره

در این صفحه و در قسمت مربوطه برای یافتن نامه فقط کافیست قسمتی از فرستنده نامه وارده را وارد کنید و سپس بر روی دکمه جستجو کلیک کرده و یا ENTER را فشار دهید.

بعد از اینکار اطلاعات نامه مربوطه و یا سایر نامه های مشابه که فرستنده نامه آنها نیز با ورودی مطابقت دارد نمایش داده میشود.

برای تغییر دادن اطلاعات نامه کافیست دوبار بر روی نامه مورد نظر با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید.

گزارشگیری نامه های ورودی در یک تاریخ خاص

کافیست تاریخ مورد نظر را وارد کنید تا بر اساس آن و انتخاب یکی از دکمه نمایش فرمی(جهت نمایش اطلاعات بصورت یک فرم) دکمه پیش نمایش (جهت نمایش اطلاعات قبل چاپ) و دکمه چاپ (جهت چاپ اطلاعات ) به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.

گزارشگیری نامه های صادره ثبت شده در یک تاریخ

کافیست تاریخ مورد نظر را وارد کنید تا بر اساس آن و انتخاب یکی از دکمه نمایش فرمی(جهت نمایش اطلاعات بصورت یک فرم) دکمه پیش نمایش (جهت نمایش اطلاعات قبل چاپ) و دکمه چاپ (جهت چاپ اطلاعات ) به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.

گزارش ماهانه نامه های وارده

پس از انتخاب ماه و سال مورد نظر و زدن دکمه تایید نامه های ثبت شده در آن ماه نشان داده میشوند که همزمان امکان چاپ آنها وجود دارد.

گزارش معاونتی نامه ها

پس از انتخاب معاونت مورد نظر و نوع وضعیت نامه و بر اساس تاریخ ورودی نامه ها نمایش داده میشوند و همچنین امکان چاپ نامه ها نیز وجود دارد.

گزارش وضعیتی

پس از انتخاب نوع وضعیت نامه و بر اساس ماه درخواست شده نامه ها نمایش داده میشوند و همچنین امکان چاپ نامه ها نیز وجود دارد.

گزارش کاربران

مدیر سیستم امکان دسترسی به این فرم را دارا میباشد و میتواند امکانات کاربران را تغییر دهد.
برای تغییر دادن ابتدا بر روی دکمه تغییرات کلیک کنید سپس تغییرات مورد نیاز را انجام داده در نهایت دکمه ذخیره و در صورت تمایل دکمه حذف را بزنید.