عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها مطالعه موردي بانك كشاورزي

۱-مقدمه
سرعت تغيير و تحول در سازمانهاي امروزي سريعتر از آن است كه با راه حلهاي گذشته و سنتي بتوان براي مسائل پيش رو چاره جويي كرد‏. در اين راستا اكثر سازمانها به طرق مختلف موفق به ارتقاء ظرفيت خود براي رويارويي با تغييرات پيچيده‏، تنوع محصول و پاسخگوئی به نيازهاي مشتريان در فضاي رقابتي جهاني شده اند‏.

مشاركت بعنوان يكي از فنون پيشرفته اداره سازمان مي تواند هدايت و كارگرداني كارآمدتر فعاليتهاي سازمان را جهت نوانديشي‏، پويايي و بقاء فراهم نمايد‏. يكي از سازوكارهاي نيرومند اين فرادگرد بر پايي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها مي باشد كه به منزله رهيافتي براي جلب مشاركت فردي و گروهي كاركنان، مشتريان وپيمانكاران با مديريت در اداره سازمان جهت حل مسائل و ايجاد بهبود مستمر در تمامي ابعاد است‏. نظام پيشنهادها تاكنون در بسياري از شركتهاي صنعتي بزرگ و كوچك و متوسط‏، كشورهاي پيشرفته از جمله ژاپن به اجرا درآمده است‏، به طوري كه شركت هاي صاحب نام‏، با ذكر تعداد پيشنهادهاي دريافتي از كاركنان و ميزان منافع حاصل از آن به عنوان افتخارات خود ياري مي كنند‏.

نظام پيشنهادها يكي از ابزارهاي كارآمد زير مجموعه مديريت مشاركتي است كه اجراي آن علاوه بر رشد فكري و آموزش خود جوش و مستمر كاركنان‏، موجب شكوفايي فكري‏، بهبود روابط انساني و … مي گردد‏. در كشور ما اين نظام از سال ۱۳۶۶ در بعضي از شركتهاي صنعتي و توليدي طراحي و اجرا گرديده است‏. براساس آمار ارائه شده تعداد پيشنهادهاي ۸۳ واحد توليدي و خدماتي ايراني از سال ۱۳۶۶ لغايت ۱۳۸۰‏، با ۱۵۳۲۰۰ نفر پرسنل‏، ۲۸۴۰۰۰ فقره بوده است كه شاخص نفر-پيشنهاد آن براي اين مدت ۸۵/۱ فقره مي باشد‏.

در صورتيكه طبق آمار منتشر شده در كشور ژاپن تعداد پيشنهادهاي ۶۲۰ واحد توليدي‏، خدماتي‏، تجاري و دولتي‏(از آوريل ۱۹۸۷ تا مارس ۱۹۸۸‏) با ۲۰۴۴۰۰۰ نفر پرسنل‏، ۵۰۵۳۷۰۰۰ فقره بوده و شاخص نفر پيشنهاد ۷/۲۴ فقره مي باشد.

در بانك كشاورزي‏، اين نظام از سال ۱۳۸۱ طراحي و پيشنهاد گيري كرده است‏. دراين تحقيق برآنيم تا بعضي عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در اين نظام را در بانك كشاورزي شناسايي كنيم‏، و با رفع موانع و كاستيهاي مربوط‏، به نتايج مورد انتظار از استقرار اين نظام برسيم‏. براين اساس عنوان اصلي پژوهش “ عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها‏، در بانك كشاورزي “ است‏.

هدف از اين تحقيق دستيابي به عوامل موثر بر مشاركت هر چه بيشتر كاركنان بانك كشاورزي در نظام پيشنهادها است‏، علاوه بر اين‏، تشريح ابعاد مختلف نظام و شناساندن اثرات مثبت اجرايي اين نظام و موانع احتمالي موفقيت آن از ديگر اهداف تحقيق مي باشد‏.

فرضيه هاي تحقيق كه طبق مطالعات مرتبط با پيشينه پژوهش تدوين شده اند به شرح زير است:
فرضيه اول‏: تحت سبك هاي مختلف مديريت در سازمان‏، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند‏.
فرضيه دوم‏: با فرهنگ سازي در خصوص ارائه پيشنهاد‏، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند‏.

فرضيه سوم‏: با ايجاد سيستم پاداش دهي موثر‏، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.
فرضيه چهارم‏: با آموزش هاي شغلي و ارتقاء دانش و توانمندي كاركنان‏، مشاركت آنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.
فرضيه پنجم‏: با تسريع در بررسي پيشنهادها و اجراي سريع پيشنهادهاي پذيرفته شده‏، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.

متغيرهاي تحقيق :
متغير وابسته‏، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها است
متغيرهاي مستقل‏، كه عبارتند از سبك مديريت‏، فرهنگ سازي براي ارائه پيشنهاد‏، پاداش دهي موثر‏، آموزشهاي شغلي‏، بررسي سريع پيشنهادها‏، اجراي سريع پيشنهادهاي مصوب‏.

۲-ادبيات تحقيق
انسان عليرغم پيچيدگي هايي كه دارد بر پايه آفرينش خويش نياز به تعلق و پيوند با ديگران داشته و موجودي اجتماعي است‏. از طرفي عوامل زيادي باعث پيچيدگي محيط كار امروزي شده‏، كه توفيق سازماني و مديريت آن را با چالش روبرو مي كند‏.

نيروي انساني بعنوان انعطاف پذيرترين و حياتي ترين سرمايه سازمانها براي پويايي و بقاء در محيط پرتغيير امروز حائز اهميت گرديده بطوريكه ؛ در عرصه مديريت دسته بندي هاي گوناگون از سبكهاي مديريت ارائه شده است‏، ليكرت چهار نوع سيستم مديريت را پيشنهاد مي كند كه يكي از اين سيستمها مديريت مشاركتي مي باشد ‏. اين سبك برپايه اشتراك مساعي و توسط سازوكارهاي نيرومندش از جمله نظام پيشنهادها پي آمدهاي مطلوبي را به ارمغان آورده است‏.

نظام پيشنهادها يا طرح بسيج انديشه ها‏، مشاركت فكري كاركنان و فراتر از آن مشتريان و پيمانكاران با مديريت بوده‏، بدين معني كه مديريت‏، فضا و امكاناتي را در سازمان به وجود مي آورد كه كليه كاركنان، مشتريان و پيمانكاران نظرات‏، ايده ها و پيشنهادهاي خود را در زمينه حل مشكلات و نارسائيها و ايجاد بهبود مستمر در فعاليتهاي سازمان تحت نظام خاصي ارائه مي نمايند‏. «به عبارتي ديگر نظام‌پيشنهادهاابزاري‌جهت‌كاناليزه‌كردن‌خلاقيت‌كاركنان است ».

فلسفه استقرار اين نظام در بانك كشاورزي افزايش توان بانك در پاسخگوئي به نيازها و خواست‌هاي بطور مرتب در حال تغيير مشتريان و يا به عبارت ديگر مصرف كنندگان خدمات يا محصولات از طريق ارج نهادن به برتري ها و توانائي هاي نيروي انساني و همسو كردن اهداف كاركنان با اهداف بانك و نهايتاَ بكارگيري صحيح و موثر تجربه‏، انديشه‏، آرا و عقايد آنها در هر رده شغلي و در هر جاي سازمان مي باشد.

تاريخچه ارائه پيشنهادها :
طبق نظر فردا تارنر ‏(۲۰۰۳) نصب صندوق پيشنهادها در محيط كار اولين بار توسط ژاپنيها و در سال ۱۷۲۱ با ابلاغ و نصب اين پيام « به خلق ايده برجسته بپردازيد … به ايده هاي پذيرفته شده پاداشهايي داده خواهد شد» از طرف شوگان هشتم « يوشيموني توكاگاوا» در محيط كار شروع گرديد‏. « در سال ۱۸۶۷ نيز در آلمان اولين گام براي تشويق كارگران جهت ارائه پيشنهاد و در راستاي بهبود كار توسط آلفرد كروپ در كارخانه فولاد سازي كروپ در شهر آخن برداشته شده است‏. در سال ۱۸۸۰ اولين برنامه تشويق كارگران در انگلستان و در

موسسه كشتي سازي « ويليام دني و برادران » به اجرا گذاشته شده است ». شركت ماتسوشيتا در سال ۱۹۸۵‏، با دريافت ۶ ميليون پيشنهاد در ميان تمام شركتهاي ژاپني مقام اول را به دست آورد. در كشور ما نيز از اوايل سال ۱۳۶۷ نظام پيشنهادها در چهار شركت صنعتي و توليدي شامل شركت رادياتور سازي ايران‏، شركت نورد و توليد قطعات فولادي‏، شركت آكام فلز و شركت سوليران طراحي و اجراء گرديد. در بانك كشاورزي نيز اين نظام از آذرماه ۱۳۸۱ با استقرار دبيرخانه آن در اداره آموزش بانك شروع به پيشنهاد گيري نموده است‏.

عوامل موثر در موفقيت نظام پيشنهادها :
۱-پشتيباني جدي مديريت ارشد از نظام پيشنهادها ‏.
۲-وجود يا امكان به وجود آوردن انگيزه و ايمان در كاركنان به ايجاد بهبود مستمر در سازمان ؛ كاركنان سازمان با آموزش مي توانند هر روز با انگيزه و اعتقاد بهتر از ديروز بودن شروع به كار نمايند‏.

۳-ثبات مديريت تا قبل از نهادينه شدن نظام پيشنهادها‏.
۴-گماردن دبير اجرايي تمام وقت‏، علاقه مند‏، فعال و كارآمد‏.
۵-قرار دادن رسمي تشكيلات دبيرخانه و مجري نظام پيشنهادها در نمودار رسمي سازمان و زير نظر مديريت ارشد‏.
۶- برگزاري همايش هاي توجيهي براي مديران و كاركنان و …

موانع ذهني و اجرايي نظام پيشنهادها
۱-موانع ذهني :
الف-تصورات ذهني و غير واقعي مديران در مورد نظام پيشنهادها
ب-تصورات نامطلوب كاركنان از مديران به خاطر عدم رعايت شايسته سالاري و ضوابط‏.
ج-فرهنگ سازماني نامناسب براي مشاركت و عدم توجيه سطوح مختلف سازمان‏.

د-ترجيح « برون گرايي » به «درون گرايي » براي حل مشكلات سازمان از جانب مديريت‏.
و-ناشكيبايي مديران از ادامه اجراي نظام در اثر تعداد اندك پيشنهادها در ابتداي طرح‏.
ه‍-رويكرد مازلويي به سلسله مراتب نيازها‏.
ز-بي توجهي سازمان هاي ستادي به اجراي پيشنهادها در اثر انعطاف ناپذيري‏.

۲-موانع اجرايي :
الف-مخالفت هاي مديران مياني و سرپرستان
ب-موانع ايجاد شده از جانب كاركنان به خاطر منتفع نشدن همه كاركنان از مزاياي نظام پيشنهادها
ج-موانع كارشناسي
د-موانع قانوني و عدم وجود ضوابط انعطاف پذير در سازمانها
و-بحراني بودن زمان اجرا ؛ مانند تغيير مديريت ارشد‏، تعديل يا بيكاري و …
ز-لاك پشتي حركت كردن مجموعه نيروي كار‏.

ك- اختلاف چشمگير حقوق و مزاياي مديريت و كاركنان‏.
ل-برخورد جناحي با پيشنهاد دهندگان‏.
م-پرداخت پاداش قبل از اجراي پيشنهاد‏.
كايزن و سيستم پيشنهادها :

داستان ژاپن‏، مديريت ژاپني و كايزن داستان تلاش و موفقيت است‏، كشوري شكست خورده و اشغال شده با تكيه بر ظرفيت ابداع مغزهايش‏، كه ازآن به عنوان گرانبهاترين ثروت مشترك همه بشريت ياد مي شود‏، حركت مي كند‏، اوج مي گيرد و بر صدر مي نشيند‏. كايزن مهمترين مفهوم در مديريت ژاپني و رمز موفقيت رقابتي اين كشور است‏. كه استراتژي آن بهبود براساس نيازها و خواستهاي مشتري است‏.

كايزن ،يعني بهبود‏، كايزن به معني بهبود مستمري است كه تمامي افراد يعني مديران‏، كاركنان و كارگران را در بر مي گيرد‏. كايزن بهبود بخشيدن به استانداردها‏، يعني استانداردهاي بالاتر است‏. بهبود مستمر‏، تنها از طريق رعايت استانداردهاي بالاتر از سوي كاركنان امكان پذير است‏.
كايزن موجود تفكر روندگراست‏. و غالباَ بي سرو صدا و ظريف است و نتايج آن اغلب فوراَ به چشم نمي آيد‏. كايزن پيشرفتي مداوم و بي وقفه است ؛ مي توان يك برنامه مطلوب كايزن را به سه بخش تقسيم نمود‏. ۱-كايزن مديريت گرا ۲-كايزن گروه گرا ۳-كايزن فرد گرا‏.

۱-كايزن مديريت گرا بر مسائل منطقي و استراتژيك تاكيد دارد‏.
۲-كايزن گروه گرا بيانگر نگرش دائمي هسته هاي كنترل كيفيت و ساير فعاليتهاي گروهي است. اين نگرش دائمي‏، به اجراي كامل چرخه دمينگ تحت عنوان PDCA 1نياز دارد‏.
۳-كايزن فردگرا به صورت سيستم پيشن هادها تبيين گرديده است. سيستم پيشنهادها جزء لاينفك كايزن فردگرا و ابزار اجرايي آن جهت به واقعيت پيوستن اين اصطلاح است كه فرد به جاي انجام كار دشوار بايد از فكر خود استفاده كند‏. بيشتر شركتهاي ژاپني داراي يك سيستم كنترل كيفيت و يك سيستم پيشنهادها هستند كه هماهنگ با يكديگر فعاليت مي كنند.
ابعاد نظام پيشنهادها :

۱-نظام پيشنهادهاي فردي كاركنان
۲-نظام پيشنهادهاي گروهي كاركنان
۳-نظام پيشنهادگيري از مشتريان
۴-نظام پيشنهادگيري از پيمانكاران
۵-نظام پيشنهادگيري از خانواده كاركنان
كليات فرايند اجراي نظام پيشنهادها:

نظام پيشنهادها صرفاَ ارسال دعوتنامه و يا بخشنامه براي پيشنهاد دادن نيست‏. بلكه تمام موارد اجرايي آن‏( از جمله موارد زير‏) از قبل متناسب با ويژگي هاي سازمان بايد پيش بيني و طراحي گردد

• مطالعه امكان سنجي طرح نظام پيشنهادها
• ايجاد اعتقاد راسخ در مدير ارشد آموزش مديران ارشد
• ايجاد شرايط و بستر مناسب جهت اجراي سيستم پيشنهادها از طريق آموزش مديران مياني و سرپرستان آموزش عمومي و آگاهي كاركنان
• نسبت به فوايد مشاركت و نقش آنان در سيستم پيشنهادها‏.

• تهيه آيين نامه و دستورالعمل هاي اجرايي و ساختار تشكيلاتي اجراي نظام پيشنهادها
• اعلام عمومي نظام و آيين نامه پيشنهادها و تصويب آن توسط مدير عامل
• اجراي نظام پيشنهادها
• بازنگري نظام پيشنهادها

• استمرار نظام پيشنهادها
۳-متدولوژي تحقيق
ازآنجائيكه موضوع تحقيق حاضر، «بررسي عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها » مي باشد اين تحقيق از نوع تحقيقات كاربردي۱ محسوب مي شود و به لحاظ اينكه از روش نظر خواهي استفاده مي شود‏، لذا روش تحقيق حاضر ميداني۲ و پيمايشي۳ است‏.
همانطور كه اشاره گرديد‏، موضوع پژوهش در بانك كشاورزي مد نظر قرار گرفته است‏، بر اين اساس پس از مطالعات لازم پرسشنامه اي در مقياس پنج گزينه اي ليكرت تهيه و تنظيم شد‏، كه پس از تعيين اعتبار و انجام اصلاحات لازم‏، پرسشنامه بين افراد نمونه توزيع گرديد و پس از گردآوري توسط نرم افزار SPSS , EXCEL اطلاعات آنها مورد پردازش قرار گرفت‏.
جامعه آماري

جامعه آماري تحقيق شامل‏:پرسنل شاغل در ادارات مركزي‏، صندوق بيمه محصولات كشاورزي‏، صندوق كمك به خسارت ديدگان كشاورزي‏، مديريت ها و شعب بانك در استان تهران‏، شرق تهران بزرگ‏، غرب تهران بزرگ و منطقه كرج در نظر گرفته شد كه طبق آمار اداره كل اموركاركنان و رفاه بانك در تاريخ بهمن ماه ۱۳۸۳‏، بالغ بر تعداد ۲۷۴۲ نفر است‏.

نمونه آماري
روش مورد استفاده براي نمونه گيري در اين تحقيق “ تصادفي با طبقه بندي “ است كه بر پايه آن ابتدا عناصر جامعه به دو طبقه‏، شامل‏:۱-افراد شركت نكرده در نظام پيشنهادها به تعداد ۲۶۳۲ نفر ۲-افراد شركت كرده در نظام پيشنهادها به تعداد ۱۱۰ نفر ؛ تفكيك شد‏، سپس با روش نمونه گيري سيستماتيك اعضاء نمونه در هر طبقه به صورت تصادفي انتخاب گرديد‏. براي محاسبه تعداد كل افراد نمونه از فرمول زير استفاده شده است‏.

كه با در نظر گرفتن بيشترين مقدار براي حاصلضرب و خطاي ۰۵/۰=e و براي فاصله اطمينان ۹۵ درصد‏(۹۶/۱=Z)‏، در اين پژوهش حجم نمونه ۳۸۴ مي باشد‏.

اما به لحاظ اينكه نتايج اطلاعات دو طبقه براي تجزيه و تحليل ها و انجام آزمون هاي آماري مورد استفاده واقع مي شوند و از طرفي نيز كفايت اطلاعات مزبور متكي به تعداد پرسشنامه هاي توزيع شده و جمع آوري شده براي پوشش مناسب و مورد انتظار داده هاي پژوهش مي باشد‏، ضمن در نظر گرفتن حداقل ۳۰ نفر براي گروه شركت كرده‏، در مجموع بيشتر از حجم نمونه پرسشنامه توزيع گرديد. كه با توجه به اين نكته عملاً حجم نمونه براساس پرسشنامه هاي توزيع شده شامل‏، ۳۶۷ نفر از گروه شركت نكرده در نظام پيشنهادها و ۴۵ نفر از گروه شركت كرده در نظام پيشنهادها است‏.

روش جمع آوري اطلاعات
ابزار گردآوري اطلاعات در اين تحقيق پرسشنامه است كه براساس مباني نظري تحقيق و با راهنمايي استادان محترم راهنما و مشاور شامل ۴۴ سوال در مقياس پنج گزينه اي ليكرت است‏.
سوالات پرسشنامه براساس فرضيه هاي پژوهش در پنج گروه مرتبط با فرضيه ها تنظيم شده است. علاوه بر پنج گروه سوالات مورد نظر ۵ سوال ويژه خود فرضيه و يك سوال براي تعيين بهترين اولويت بندي چهار نوع پاداش به پيشنهادهاي پذيرفته شده مد نظر قرار گرفت‏.
بدين صورت سوالات ۱ الي ۷ و ۹ جهت فرضيه اول‏، سوال ۱۰ نيز به صورت مجزا اما مرتبط با اين فرضيه‏، سوالات ۱۱ الي ۱۸ جهت فرضيه دوم‏، سوالات ۲۰ الي ۲۵ جهت فرضيه سوم‏، سوالات ۲۷ الي ۳۴ جهت فرضيه چهارم‏، سوالات ۳۶ الي ۴۱ جهت فرضيه پنجم‏، سوالات ۸ و ۱۹ و ۲۶ و ۳۵ و ۴۲ و ۴۳ مستقل و مرتبط با خود فرضيه ها و سوال ۴۴ نيز جهت تعيين اولويت پاداش ها مي باشد‏.

براي آزمون پايايي پرسشنامه از ضريب آلفاي كرونباخ استفاده گرديد كه پايايي سوالات مربوط به هر فرضيه و كل پرسشنامه به شرح جدول زير است‏:
فرضيه اول فرضيه دوم فرضيه سوم فرضيه چهارم فرضيه پنجم كل پرسشنامه
۸۸۰/۰ ۸۸۶/۰ ۶۴۶/۰ ۸۹۴/۰ ۷۲۳/۰
اطلاعات جمع آوري شده از پرسشنامه هاي تحقيق با كمك نرم افزارهاي آماري Exeel و SPSS تجزيه و تحليل گرديد‏. همانطور كه قبلاً نيز اشاره شد‏، پرسشنامه هاي توزيع شده بيش از حجم نمونه مي باشد‏، براين اساس از ۴۱۲ پرسشنامه توزيع شده‏، مجموعاَ ۳۴۶ پرسشنامه دريافت شد كه ۳۰۸ پرسشنامه از اين تعداد مربوط به گروه شركت نكرده و ۳۸ پرسشنامه مربوط به گروه شركت كرده در نظام پيشنهادها است‏.