كنترل در مديريت

كنترل فراگردي است كه از طريق آن عمليات انجام شده با فعاليتهاي برنامه ريزي شده تطبيق داده مي شوند. اين فراگرد براي تصحيح مستمر عملكرد سازمان در جهت دستيابي به اهداف سازماني به كار گرفته مي شود و ميزان پيشرفت در جهت تحقق اهداف را نشان مي دهد.

منظور از روشهاي كنترل مديريتي، روشها و ساز و كارهايي است كه مديران براي كسب اطمينان از سازگاري« رفتار و عملكرد كاركنان» با « استانداردها، برنامه ها و هدفهاي سازماني» به كار مي گيرند. در فراگرد كنترل، برنامه هاي منظمي به اجرا در مي آيند كه طي آن اطلاعات مورد نياز كسب مي شوند و پس از ارزيابي و سنجش ميزان انحراف، طرحهاي اصلاحي مورد نياز براي نيل به حداكثر كارآيي در تحقق اهداف، تنظيم مي گردند.

كنترل امري است كه بايد بطور مستمر و دائمي به آن پرداخته شود. فراگرد كنترل، از مراحل اولية اجراي برنامه تا آخرين مراحل آن و حتي پس از آن ادامه مي يابد.( استونر، ۱۹۸۳، ص۵۹۲؛ هل ريگل و اسلوكام ۱۹۸۹ ، ص۶۲۳: اگراوال، ۱۹۸۲، ص۲۴۵)

فراگرد كنترل از چهار مرحلة اساسي( اصلي) تشكيل مي شود:
۱ـ تعيين معيارها و ضوابط كنترل: تعيين معيارها و ضوابط كنترل معيني، تعريف و تفسير اهداف سازمان در قالب بازداده هاي دقيق و قابل سنجش. اين معيارها و استانداردها چند نوعند:
استانداردهاي كمي: برحسب عواملي نظير درآمد، هزينه، ميزان توليد، سرمايه و ميان فروش بدست مي آيند.

استانداردهاي كيفي: برحسب عواملي مثل مطلوبيت محصول و خدمات تعيين مي شوند.
استاندارهاي مختلط: تركيبي از استانداردهاي كمي و كيفي بوده و برحسب مطلوبيت و كميت خدمات و توليدات تعيين مي شوند. براي مثال: تعداد نامه هايي كه هر ماشين نويس در طي يك روز تايپ مي كند. ضابطه ي كمي است ولي ميزان دقت وي در انجام كارش( تايپ نامه ها)، ضابطه اي كيفي است و تركيب اين موارد، ضابطه اي مختلط بدست مي دهد كه كنترل كار ماشين نويس را ميسر مي سازد.( رضائيان، علي، ۱۳۸۰ : ص ۴۹۷)

۲ـ مقايسة عملكردها با اهداف و استانداردها:
معمولاً براي مقايسة بين « عملكردهاي انجام شده» و « اهداف تعيين شده» از روشهاي
آماري و شاخصهاي كمي، استفاده مي شود. برخي از آنها عبارتند از:
الف: روش نمونه گيري: با توجه به انبوه توليد، نمونه هايي را انتخاب كرده و آنها را با استانداردهاي از پيش تعيين شده مقايسه مي كنند.
ب: روش مشاهده و مذاكره ي غير رسمي: با مشاهدة رفتار طبيعي كاركنان( در صورت ميسر بودن آن)، از اين روش استفاده مي شود.

ج: روش پيش بيني: اگر برنامه ي عمليات بر اساس پيش بيني نتايج احتمالي عملكرد آينده باشد، از اين روش استفاده مي شود.
د: روش گزارش گيري: با استفاده از گزارشهاي كتبي و يا اخذ توضيحات شفاهي، عملكرد سازمان مورد بررسي قرار مي گيرد.

۳ـ تشخيص ميزان انحراف ها و بررسي علل بروز آنها:
اين مهم، از طريق مقايسه ي نتايج حاصله ي از عمليات و معيارهايي كه از پيش مد نظر بوده اند، بدست مي آيد. كه البته بستگي به اهميت انحرافهاي مورد بررسي دارند. اگر در موارد كم اهميت مشاهده شوند( انحرافها)، ممكن است تلاشي براي بهبودشان صورت پذيرد. بنابراين در اين مورد، حدودي از ناحيه ي( خطاي) استاندارد( انحراف معيار) مجاز شمرده مي شود.

۴ـ تنظيم و اجراي برنامه ها و اقدامات اصلاحي:
اگر نتيجه ي عمليات كمتر از حد پيش بيني شده( مورد انتظار) باشد، اقدامات اصلاحي صورت مي پذيرند كه ممكن است اين اقدامات همراه با « عمليات اجرايي مرحله ي بعد» انجام گيرد و شامل مواردي از قبيل: افزايش كيفيت كالا، ارائه ي خدمات بهتر، ممكن است باشند( رضائيان، ۱۳۸۰، ص۴۹۸)

تدابير و وسايل كنترل و نظارت:
به هنگام كنترل، مديران از بعضي وسايل لازم مانند: بودجه، گزارشهاي بررسي آماري، گزارشهاي عملياتي ويژه، داده هاي حاصل از ارزشيابي داخلي و تجزيه و تحليل نقطه‌ي سر‌به‌سر استفاده مي كنند.( رضائيان، ۱۳۸۰، ص۵۰۰)

كنترل عمليات:
روشهايي كه در امور تداركات، بازاريابي، حسابداري و غيره بكار مي رود و عمليات مربوط به توليد را در كوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت بررسي مي كند. اين مجموعة اطلاعات سودمندي را راجع به داده هايي مانند موجودي مواد اوليه، وجه نقد و دارايي هاي ثابت و درآمد و ميزان پيشرفت ارائه مي دهند.( رضائيان، ۱۳۸۰،

ص۵۰۰)
بودجه: تنظيم بودجه، يعني ارائه برنامه هاي سازمان در قالب اعداد و ارقام پولي و مالي. با تنظيم بودجه مشخص مي شود كه چه مقدار از منابع مالي در محدودة زماني مشخص براي انجام يك طرح يا برنامه معين بكار مي رود و اين مورد برنامه هاي آيندة(آتي) سازمان را مشخص مي كند.( رضائيان،۱۳۸۰، ص۵۰۰)

گزارشهاي بررسي آماري:
اين گزارشها معمولاً به طور مستمر و ادواري، با توجه به تقاضاي مديران، تهيه مي شوند و در صورت استمرار و ارائه دقيق آنها، امكان مقايسه و تجزيه و تحليل اطلاعات مربوط به دوره هاي متناوب امكان پذير مي باشد. براي نمونه: تعداد افراد ناراضي و منحرف از خدمت در دو سال متوالي مي توانند مقايسه شوند و با مقايسه آنها مي توان ميزان رضايت شغلي افراد سازمان را بدست آورد( رو به پيشرفت است و يا رو به كاهش مي باشد).( رضائيان، ۱۳۸۰، ص۵۰۱)

گزارشهاي عملياتي ويژه:
اين گزارشها صرفاً براي بررسي يك برنامه يا يك عمليات ويژه تهيه مي شوند. در
واقع در موارد بخصوصي اين گزارشها را براي مديران تنظيم مي كنند و ارزش اين گونه گزارشها بدليل اين كه توجه مديران را به يك وضعيت خاص معطوف مي كند، مي باشد.( رضائيان، ۱۳۸۰،ص۵۰۱)

ارزشيابي عملكرد واحدها:
در اين ارزشيابي ها، فراگردي ها، برنامه ريزي، سازماندهي، رهبري وسيع امكانات و منابع و همچنين كنترل عمليات كل سازمان مورد بررسي واقع مي شود و تحت نظارت قرار مي گيرد.( رضائيان، ۱۳۸۰، ص۵۰۱)

كنترل مستمر:
در اين نوع كنترل، از اولين مرحله تا آخرين مرحلة عمليات مورد نظارت قرار مي گيرد و اگر كوچكترين انحرافي در طول عمليات مشاهده شود، همان زمان در جهت صحيح انحراف صورت گرفته عمل مي كنند.( رضائيان، ۱۳۸۰، ص۵۰۲)

كنترل عملكرد مديريت:
به منظور سنجش و ارزيابي عملكرد مديران در بخشهاي گوناگون مانند: فروش و
تبليغات و امور مالي و همچنين ارزيابي چگونگي كيفيت هدايت كاركنان توسط مديران، جهت كنترل مديران تدابيري انديشيده شده اند.( استونر،۱۹۸۳، ص۵۹۷؛ آگراوال، ۱۹۸۲، ص۲۵۱ـ۲۵۲)

انواع كنترل:
بسته به تشخيص مديران و با توجه به شرايط موجود مي توان از انواع روشهاي كنترل استفاده كرد. با در نظر گرفتن زمان و جايگاه و ميزان كنترل طبقه بندي هاي متنوعي صورت مي پذيرند

كه در آنها« روشهاي كنترل موقت و مقطعي در برابر روشهاي كنترل مستمر»،« روشهاي كنترل متمركز در برابر روشهاي كنترل غير متمركز» و « روشهاي كنترل كمي در برابر كنترل كيفي» مطرح مي شوند. همچنين مي توان از كنترل « آينده نگر» و « حال نگر» و « گذشته نگر» استفاده كرد.( رضائيان، ۱۳۸۰، ص۵۰۲)