غيره) تعلق دارند در بند ۶-۳ قوانين داخلي تصريح شده است.

ماده ۸ روش اعطاي مجوز و تاييدية:
اين روش‌ها در ماده ۷-۳ قوانين داخلي تصريح شده است.

ماده ۹ شرايط تبعيضي:
در الحاق UFI، و با توجه نمايشگاههاي تأييد شده، هر عضو بايد متعهد شود كه هيچ نوع محدوديتي درخصوص ممانعت مشاركت‌كنندگان در حضور در نمايشگاههاي بين‌المللي تأييد شده ديگر UFI به عمل نياورد.

ماده ۱۰ روش بركناري (ماده ۶ قوانين داخلي):
هر عضو UFI مي‌تواند با ارسال نامه ثبت شده در ستاد تا قبل از ۳۰ سپتامبر سال جاري، و پس‌از پرداخت ديون و حق عضويت سال جاري، از اتحاديه كناره‌گيري كند. اين انصراف بلافاصله پذيرفته مي‌شود اما بايد در مجمع عمومي عادي بعدي اعلام شود.[

هر برگزاركننده عضو مي‌تواند درخواست كناره‌گيري از تاييديه اعطا شده به يك يا چند نمايشگاه برگزارشدة خود و نمايشگاهي كه ديگر شرايط تصريح شده در ماده ۳-۳ و ۵-۳ قوانين داخلي را برآورده نمي‌كند، اعلام نمايند. در اين صورت بايد با نامه ثبت شده قبل از ۳۰ سپتامبر سال جاري و پس از پرداخت ديون مربوطه، ستاد را مطلع سازد و دلايل درخواست كناره‌گيري از تاييديه را مشخص نمايد. چنين درخواست‌هايي جهت تصميم‌گيري به كميتة تعيين دستور جلسه تسليم خواهند شد و مجمع عمومي متعاقبا مطلع خواهد شد.

ماده ۱۱ محروميت:
مجمع عمومي با توصية كميته تعيين دستور جلسه مي‌تواند با اكثريت دو سوم هر عضوي را محروم سازد كه :
۱-۱۱ از نظامنامه پيروي نمي‌كند‌، به خصوص شرايطي كه در ماده ۴ نظامنامه و مواد ۳-۳ و ۶-۳ قوانين داخلي تصريح شده‌اند؛
۲-۱۱ از روش‌هاي كاري ناعادلانه در جهت اعضاي ديگر يا طرف سوم استفاده مي‌كند.
اين عضو دو ماه قبل از مجمع عمومي از محروميت پيشنهادي مطلع خواهد شد به نحوي كه بتواند مورد خود را در يك سند ارائه دهد كه بايد تا قبل از صدور رأي نهايي مجمع عمومي به ستاد UFI تحويل داده شود.
عضوي كه حق عضويت خود را طي دو سال پرداخت نكرده است و بعد از دو بار اخطار پرداخت، بعد از بررسي كميتة تعيين دستور جلسه و مطلع‌سازي مجمع عمومي، توسط خزانه‌دار يا مديرعامل به‌طور خودكار از UFI محروم مي‌شود.

فصل III
هيئت‌هاي UFI

جهت دستيابي به اهداف تصريح شده در بند ۲ نظامنامه، UFI متشكل مي شود از:
مديريت عالي
– مجمع عمومي از اعضاي كامل UFI‌
(مهمترين هيئت UFI، كه نقش آن در ماده ۱-۱-۱۲ نظامنامه حاضر تعريف شده است.)
رئيس
(شرايط عطف آن در ماده ۱-۱۳ نظامنامه تصريح شده است.)
– كميته اجرايي و كميته تعيين دستور جلسه
(نقش‌هاي آن در بندهاي ۱-۱۴ و ۱-۱۵ نظامنامه تعريف شده است.)
يك هيئت اجرايي
مدير عامل
(شرايط عطف در ماده ۱-۱۷ نظامنامه تعريف شده است.)
هيئت‌هاي مشاوره‌اي:
كميته همكاري
بررسي و تهيه كمك فني را توسط متخصصين، آموزش، برگزاري سمينارها و سخنراني براي برگزاركنندگان نمايشگاه در كشورهاي در حال توسعه متقبل مي شود. (ماده ۱۷ قوانين داخلي)
شعب منطقه‌اي
براي اعضاي UFI در اقليم‌هايي مشخصاً تعيين شده (ماده ۱۸ قوانين داخلي)
گروه‌هاي كاري ناحيه‌اي توسط كميته تعيين دستور جلسه انتخاب مي‌شوند (ماده ۱۹ قوانين داخلي)
كميته و گروههاي كاري ويژه توسط كميته تعيين دستور جلسه انتخاب مي شوند (ماده ۲۰ قوانين داخلي)
وضعيت، اهداف و مسئوليت‌هاي آنان توسط كميته تعيين دستور جلسه مشخص مي شود.
به استثناي شعب منطقه‌اي و گروههاي كاري ناحيه‌اي، ‌رئيس جلسه هيئت‌هاي مشاوره‌اي فوق‌الذكر توسط كميته تعيين دستور جلسه انتخاب مي شوند.
اعضاي هيئت‌هاي مشاوره‌اي فوق‌الذكر بايد فعاليت اصلي خود را در مديريت يك عضو UFI انجام دهند.

ماده ۱۲ مجمع عمومي:
۱-۱۲ مجمع عمومي عادي
۱-۱-۱۲ نقش مجمع عمومي عادي
اعضاي UFI بايد حداقل سالي يك بار طي مجمع عمومي در يك شهر و در تاريخ تعيين شده توسط يكي از مجامع عمومي قبلي، ملاقات كنند.
صلاحيت حقوقي مجمع عمومي UFI مطلق است، و تحت رياست رئيس UFI ، اعضا در خصوص همه موارد دستور جلسه كه توسط كميته تعيين دستور جلسه مطرح مي شود بحث مي‌كنند و در موارد فوق تصميم گيري مي‌كنند:
گزارش فعاليت سالانه رئيس؛
تاييد كار ترازي و حسابها براي سال مالي گذشته، بعد از گزارش هاي خزانه‌دار و مميز؛
انتخاب رئيس، كميته تعيين دستور جلسه و مميزان، طبق مفاد مواد ۲-۱۳،‌۳-۱۴، و ۲-۱۶ زير و مواد ۱-۱۳،‌۱-۱۴، و ۲-۱۴، و ۳-۱۴ قوانين داخلي؛
رايزني احتمالي براي عنوان افتخاري به رئيس سابق؛
تاييد اعضا جديد، تاييد نمايشگاههاي جديد كه شرايط تصريح شده در UFI را برآورده مي سازند، و در صورت لزوم، محروميت اعضاي يا لغو تاييديه.
۲-۱-۱۲ تشكيل جلسه مجمع عمومي عادي
مجمع عمومي توسط رئيس بنا به پيشنهاد كميته تعيين دستور جلسه، حداقل سه ماه قبل از تاريخ نشست سالانه تشكيل مي شود.
دستور جلسه توسط كميته تعيين دستور جلسه تدوين مي شود و بايد با ابلاغيه ارسال شده به اعضا ضميمه شده باشد.
۳-۱-۱۲ اعتبار تصميمات مجمع عمومي عادي
حدنصاب دو سوم اعضاي UFI حاضر يا نماينده، براي معتبر بودن مجمع عمومي عادي ضروري مي باشد.
۲-۱۲ مجمع عمومي فوق العاده
۱-۲-۱۲ تشكيل جلسه مجمع عمومي فوق العاده
تغييرات در نظامنامه بايد منوط به راي مجمع عمومي فوق العاده باشد.
يك مجمع عمومي فوق العاده نيز در دفتر مركزي UFI تشكيل مي شود كه حداقل يك ماه قبل از تاريخ آن تعيين مي شود و در يكي از موارد زير:
– با درخواست كتبي نمايندگان قانوني اعضا، و در شرايطي كه تعداد آرا به حمايت از درخواست اكثريت مطلق آرا UFI را دربر داشته باشد، چنانچه در ماده ۹ قوانين داخلي تصريح شده است؛
– در صورت عدم حضور بيش از يك سوم كميته تعيين دستور جلسه، براي جايز شمردن انتخاب كل كميته تعيين دستور جلسه، تصريح شده در ماده ۲-۱۴ نظامنامه؛
– بنا به تصميم كميته تعيين دستور جلسه يا كميته اجرايي در موارد اضطراري و الزام پيش‌بيني نشده.
۲-۲-۱۲ اعتبار تصميمات مجمع عمومي فوق العاده
تصميمات مجمع عمومي فوق العاده براي معتبر بودن بايد توسط اكثريت مطلق اعضاي حاضر و نماينده، اتخاذ شوند.
۳-۱۲ حق راي اعضا در مجمع عمومي عادي و فوق العاده
هر عضو، مشروط بر اين كه حق عضويت UFI خود را براي سال جاري پرداخته باشد، محق به تعداد آراي تعيين شده براي انتخابات در مجامع عمومي عادي و فوق العاده مي باشد (ماده ۹ قوانين داخلي)
۴-۱۲ شرايط رأي گيري
شرايط رأي گيري و روش آن در مواد ۱۰ و ۱۱ قوانين داخلي تصريح شده است.

ماده ۱۳ رئيس:
۱-۱۳ شرايط مرجع رئيس
رئيس نمايندة قانوني و رسمي UFI است. وي بر كميته اجرايي، كميته تعيين دستور جلسه و نشست هاي مجمع عمومي عادي و فوق العاده رياست مي كند. او عملكرد مدير عامل را كنترل مي‌كند و نسبت به هزينه هاي UFI اختيار قانوني دارد.
او مي تواند به اعضاي كميته اجرايي اختيار دهند، چه به صورت جزيي و دائمي و چه به‌طور كامل به صورت موقت.
۲-۱۳ انتخاب رئيس
رئيس UFI هر دو سال انتخاب مي‌شود؛ او وظايف خود را به دنبال خاتمه مجمع عمومي بر عهده مي گيرد.
رئيس مي تواند بار ديگر براي يك دورة دو سالة ديگر انتخاب شود؛ او خدمات خود را رايگان اهدا مي كند.
اگر رئيس به هر علتي نتواند وظايف خود را انجام دهد، نايب رئيس ارشد تا زمان مجمع عمومي عادي بعدي جانشين وي مي گردد. در مجمع عمومي عادي بعدي، اعضا رئيس جديدي را براي دو سال بعد انتخاب مي كند. در اين صورت، نامزدها بايد سي روز قبل از تاريح اين مجمع عمومي عادي نام خود را ابلاغ كنند. نايب رئيس كه در اين فاصله رياست را بر عهده دارد نيز مي تواند براي اين انتخاب نامزد شود.
كميته تعيين دستور جلسه طي نشست خود در ژوئن سال انتخاب رئيس، نامزدي را براي انتخاب ريئس پيشنهاد مي كند. بعلاوه، هر برگزاركننده عضو مي تواند يك نامزد معرفي كند، ‌البته مشروط بر آن كه تا قبل از ۱ ژوئن سال انتخاب رئيس، نام وي را به ستاد UFI‌ اعلام نمايد.
۱-۲-۱۳ هر نامزد براي واجد شرايط بودن به عنوان رئيس UFI بايد شرايط ذيل را پيروي كند:
– او بايد پنج سال فعاليت و مسئوليت مديريت يك برگزاركننده عضو را داشته باشد و در تاريخ انتخاب خود هنوز هم بر اين فعاليت باشد.
– او بايد به مدت دو سال در كميته هاي UFI‌حضور فعال داشته باشد.
– او بايد به عنوان نماينده در سه مجمع عمومي UFI شركت كرده باشد.
– او بايد به سازماني تعلق داشته باشد كه حداقل پنج سال عضو UFI بوده است.
۲-۲-۱۳ جزييات روش هاي راي گيري در ماده ۱-۱۳ قوانين داخلي تصريح شده است.

ماده ۱۴ كميته تعيين دستور جلسه:
۱-۱۴ نقش كميته تعيين دستور جلسه
نقش هاي كميته تعيين دستور جلسه عبارتند از قانوني‌سازي تصميمات مجمع عمومي، تعيين سياست UFI به دنبال احكام مجمع عمومي و در صورت علاقمندي اعضا، آماده كردن همه تحقيقات و پيشنهادات مربوط به مسائلي كه بر نمايشگاههاي بين المللي و تجارت بين المللي موثرند، و لذا، قادر ساختن مجمع عمومي به اتخاذ تصميمات مناسب.
فعاليت هاي آن عمدتاً عبارتند از:
– انتخاب نايب رئيس، خزانه‌دار، انتخاب يا معرفي مدير عامل و در صورت لزوم، معرفي معاون مدير عامل؛
بررسي پيشنهادات ارائه شده توسط اعضا؛
– آماده سازي و سازماندهي كنگره ها و سمينارها؛
– ارائه پيشنهادات به مجمع عمومي؛
– بررسي سئوالات مربوط به عضويت UFI ، عمدتاً درخواست‌هاي اخذ مجوز و تاييديه و تخصيص يك محقق
در صورت لزوم؛
– بررسي محروميت ها، تفويض ها و لغو موقت حقوق رأي گيري اعضا؛
– تنظيم و كاربرد قوانين داخلي؛
– همه سئوالاتي كه مطرح مي شوند و در نظامنامة حاضر به آن پرداخته نشده است، از طريق مباحثات جامع و
تصميم گيري،‌ كه منوط به ابلاغيه به مجمع عمومي بعدي مي باشد.
۲-۱۴ تركيب كميته تعيين دستور جلسه
كميته تعيين دستور جلسه شامل حداكثر چهل و سه عضو است كه توسط مجمع عمومي عادي هر دو سال در سالهاي فرد انتخاب مي شوند و چهار عضو از هر مليت كه توسط رئيس به مدت دوره منصب خود پيشنهاد مي شوند و همگي عنوان مشاور را دارند.
۳-۱۴ انتخاب كميته تعيين دستور جلسه
در صورتي كه يك يا چند كرسي خالي باشد، بقيه اعضا اين اختيار را دارند تا يك يا چند جانشين را انتخاب كنند كه همتراز با مشاوران انتخاب شده براي گروه خود مي باشند، چنانچه در ماده ۱-۱۴ و ۲-۱۴ قوانين داخلي تصريح شده است.
مشاوران برگزيده شده بايد از قوانين تصريح شده در ماده ۲-۱۴ قوانين داخلي پيروي كنند.
در صورتي كه بيش از يك سوم كرسي ها خالي باشند، يك مجمع عمومي فوق العاده بايد تشكيل شود تا كل كميته تعيين دستور جلسه را انتخاب نمايد (ماده ۱-۲-۱۲ نظامنامه)
اعضاي كميته تعيين دستور جلسه خدمات خود را رايگان ارائه مي دهند. آنها مي توانند در صورت داشتن صلاحيت مجدداً انتخاب شوند.
۴۷ كرسي مطابق ماده ۲-۱۴ قوانين داخلي تخصيص داده مي شود.
۱-۳-۱۴ هر نامزد كميته تعيين دستور جلسه بايد در روز انتخاب خود، با مسئوليت كامل در پست مديريت يك شركت عضو فعاليت داشته باشد و بايد تمامي حق عضويت UFI را پرداخته باشد.
درخواست هاي نامزدي كميته تعيين دستور جلسه بايد قبل از ۱ ژوئن سال فرد به ستاد UFI ارسال شده باشد.
جزييات روش راي گيري در ماده ۳-۱۴ قوانين داخلي تصريح شده است.
۴-۱۴ نشست هاي كميته تعيين دستور جلسه
كميته تعيين دستور جلسه در هر زمان كه لازم باشد به خاطر UFI و حداقل دو بار در سال نشست خود را برگزار مي كنند و فراخوان مكتوب از طرف رئيس به ضميمه دستور جلسه، حداقل پانزده روز قبل از تاريخ برگزاري جلسه، ارسال مي شود. دستور جلسه، در صورت امكان، بايد با گزارش ها و ديگر اسناد مربوطة ديگر همراه باشد.
همچنين اگر حداقل يك سوم از اعضاي كميته تعيين دستور جلسه درخواست مكتوب تسليم كرده باشند، اين نشست صورت مي گيرد، جزييات دليل موجه اين نشست بايد ارائه شود.
تصميمات‌كميته تعيين‌دستورجلسه درصورتي معتبرهستند كه‌حداقل نيمي‌از‌اعضاي‌آن حاضر‌باشند.
به استثناي آرا براي انتخاب نايب رئيس، خزانه‌دار و مدير عامل، يا معرقي وي يا معاون مدير عامل، چنانچه در ماده ۲-۱۵ قوانين داخلي تصريح شده است، همه تصميمات ديگر توسط اكثريت آرا اتخاذ مي شوند، در صورتي كه آراي برابر باشند، رئيس جلسه راي سرنوشت ساز دارد.
يك عضو كميته تعيين دستور جلسه كه نمي تواند در نشست شركت كند مي تواند نماينده اي داشته باشد كه از قدرت قانوني كامل برخوردار است:
نماينده اي از سازمان خود؛
نماينده اي از سازمان عضو كامل كشور خود يا گروه جغرافيايي مشابه؛
يك عضو كميته تعيين دستور جلسه، محدود به يك وكالت توسط عضو؛
يك عضو وابسته كه مي تواند نماينده يك عضو وابسته ديگر باشد.
اين چنين نمايندگي تنها در صورتي معتبر است كه رئيس سه روز قبل از جلسه به صورت مكتوب مطلع شده باشد.
رئيس جلسة كميته هاي موجود، گروههاي كاري ناحيه اي و گروههاي كاري ويژه يا اعضاي مسئول بررسي مسائل خاص مي توانند در نشست ها در مقام مشاوره و با دعوت رئيس UFI حضور يابند البته اگر دستور جلسه حاوي مسائلي باشد كه به كميته و يا بررسي آنها مربوط مي‌شود.

ماده ۱۵ كميته اجرايي:
۱-۱۵ نقش كميته اجرايي
كميته اجرايي هئيتي است كه سياست كلي UFI را ترسيم مي كند و نيز بررسي هايي را درخصوص مشكلات خاص انجام مي دهد، نتايج كسب شده از اين مباحثات سپس براي تصميم‌گيري به كميته تعيين دستور جلسه ارائه مي شود.
بعلاوه، هر اقدام اضطراري كه توسط كميته اجرايي صورت مي گيرد بايد سپس توسط كميته تعيين دستور جلسه تاييد شود.
۲-۱۵ تركيب كميته اجرايي
كميته تعيين دستور جلسه بعد از انتخابات خود، به صورت داخلي يك كميته اجرايي را تعيين مي‌كند كه علاوه بر رئيس كه طبق مقررات توسط مجمع عمومي انتخاب مي شود، عبارت است از:
سه تا شش نايب رييس
نايب رئيس ها بايد از مليت هاي مختلف باشند و مدركي دال بر دو سال مشاركت موثر در كميته تعيين دستور جلسه ارائه دهند؛
خزانه دار، ‌كه بايد دو سال مشاركت موثر در كميته تعيين دستور جلسه ارائه دهد؛
مدير عامل.
اعضاي كميته اجرايي مي توانند مجدداً انتخاب شوند. رؤساي سابق UFI مي توانند مجدداً به‌عنوان اعضاي كميته اجرايي انتخاب شوند.
جزييات روش راي گيري در ماده ۳-۱۵ قوانين داخلي تصريح شده اند.
۳-۱۵ شرايط مرجع نايب رئيس
علاوه بر اختيار قانوني كه رئيس مي تواند به نايب رئيس ها تفويض كند، آنها داراي همه حقوق و اختيارات رئيس هستند كه در صورت عدم حضور وي يا عدم توانايي وي اعمال مي شود.
اگر رئيس به هر علتي نتواند وظايف خود را انجام دهد، مسن‌ترين نايب‌رئيس در اين نقش جايگزين مي‌شود. درصورت عدم توانايي اين نايب‌رئيس، تا زمان مجمع عمومي بعدي، نايب‌رئيس سني دوم انتخاب مي‌شود.
درصورت هم‌سن‌بودن نايب‌رئيس‌ها، مسن‌ترين نايب‌رئيس كميته تعيين دستور‌جلسه جانشين رئيس مي‌شود.
۴-۱۵ شرايط مرجع خزانه دار
خزانه‌دار مسئول حفاظت از سرمايه‌هاي UFI است. او حسابها را بررسي مي‌كند، تصميمات مالي مجمع عمومي و كميته تعيين دستورجلسه را به اجرا درمي‌آورد، بر درآمد و هزينه نظارت مي‌كند، و درخصوص موقعيت مالي به كميته تعيين دستور جلسه و مجمع عمومي گزارش مي‌دهد.
در پايان هر سال مالي كه از ۱ ژولاي تا ۳۰ ژوئن مي‌باشد، وي ترازنامه را براي فعاليتهاي سال قبل آماده مي‌كند و بودجه موقت را براي سال بعد آماده مي‌كند، ‌كه هر دو بعد از تاييد كميته تعيين دستور‌جلسه براي تاييد نهايي به مجمع عمومي تسليم مي‌شوند.

ماده ۱۶ مميزها:
۱-۱۶ شرايط مرجع مميزها
كنترل مالي توسط حداكثر سه مميز صورت مي‌گيرد كه مسئول بررسي حساب‌ها و اسناد مربوطه است كه توسط خزانه‌دار ارجاع شده‌اند.
آنها گزارشي از مميزي خود به مجمع عمومي عادي ارائه مي دهند.
۲-۱۶ انتخاب مميزها
در سالهاي فرد، مميزها، كه بايد اعضاي UFI باشند، توسط مجمع عمومي عادي براي دوسال انتخاب مي شوند. آنها مي توانند مجدداً انتخاب گردند. مميزها خدمات خود را رايگان انجام مي‌دهند.
نامزدها بايد در روز انتخابات، با مسئوليت تام در سمت مديريت يك شركت عضو كه حق عضويت UFI خود را پرداخته است، به مدت دو سال فعاليت داشته باشند.
تقاضاي پست مميزي بايد قبل از ۱ ژوئن سالهاي فرد به ستاد UFI تسليم شود.

ماده ۱۷ مديرعامل:
۱-۱۷ شرايط مرجع مدير عامل
مديرعامل تصميمات UFI را آماده و اجرا مي كند و نيز مسئوليت هاي ذيل را برعهده دارد:
سرپرستي امور جاري UFI
بررسي همه اطلاعاتي كه توسط اعضا انتقال مي يابد و توزيع جدول رويدادهاي تاييد شده UFI ؛
ايجاد يك سرويس مستند سازي كه مي تواند مورد استفاده اعضا قرار بگيرد؛
تهيه هر نوع اطلاعاتي كه اعضا در خصوص مسائل مربوط به قابليت UFI مد نظر دارند.
نظارت بر سازماندهي و نگهداري آرشيو UFI
مديرعامل مسئول كنترل و دخيل ساختن كارمندان براي اجراي موثر UFI مي باشد.
مدير عامل خلاصه مذاكرات نشست هاي كميته اجرايي و كميته تعيين دستور جلسه را تدوين مي‌كند كه بايد توسط رئيس بعد از تاييد هيئت هاي مربوطه امضا شود.
فعاليتهاي اصلي و توصيف كار مديرعامل در سندي شرح داده‌مي‌شوند كه توسط كميته اجرايي تعريف شده است.
۲-۱۷ انتخاب يا معرفي مدير عامل
مدير عامل توسط كميته تعيين دستور جلسه انتخاب يا معرفي مي شود. وي در جلسات كميته اجرايي و كميته تعيين دستور جلسه در جايگاه مشاوره اي شركت مي كند. در مورد معرفي مديرعامل، تا مادامي كه در منصب خود است معرفي وي نيازي به تكرار ندارد.
جزييات روش راي گيري در ماده ۳-۱۵ قوانين داخلي تصريح شده است

فصل IV
مفاد مالي
ماده ۱۸ عضويت:
جهت برآورده كردن هزينه هاي UFI ،‌اعضا متعهد مي شوند تا مبلغي را سالانه به عنوان حق عضويت بپردازند.
عضويت در UFI همه اعضا را مستلزم مي سازد تا حق عضويت خود را در عرض يك ماه از دريافت صورت حساب،‌در آغاز سال مالي UFI بپردازند.
نرخ هاي عضويت و مقادير آن تنها توسط مجمع عمومي، بنا به پيشنهاد كميتة ‌تعيين دستور جلسه، مي تواند تغيير كند.
اعضاي جديد، اما نه اعضاي وابسته، اولين سال عضويت خود را بعلاوة حق عضويت متعارف ، يك هزينة اخذ مجوز برابر با مقدار اين حق عضويت متعارف، پرداخت خواهند كرد.
جزييات محاسبة‌حق عضويت در مواد ۱-۲۱ و ۲-۲۲ قوانين داخلي تصريح شده است.

مادة ۱۹ بودجه احتياطي:
بودجه احتياطي توسط كميته تعيين دستور جلسه UFI رسيدگي مي شود.

فصل V
اصلاحيه نظامنامه
قوانين داخلي
ماده ۲۰ اصلاحيه نظامنامه:
تغييرات فقط توسط اكثريت مطلق اعضاي حاضر يا نماينده در مجمع عمومي فوق العاده مي توانند صورت بگيرند.

ماده ۲۱ قوانين داخلي:
۱-۲۱ قوانين داخلي اتحاديه نمايشگاههاي بين المللي شامل عملكردها، مسائل حق عضويت وقررات مربوط به ادارة UFI و روابط آن با اعضاي آن مي باشد.
۲-۲۱ قوانين داخلي هرچند به طور جداگانه انتشار مي يابند، بخشي از نظامنامه هستند و همان قدرت قانوني را دارا مي باشند. روش هاي راي گيري مربوط به آنها متفاوت هستند و تحت كنترل كميته تعيين دستور جلسه مي باشند.
۳-۲۱ قوانين داخلي با تاييد كميته تعيين دستور جلسه تدوين،‌ اصلاح يا حذف مي شوند. مجمع عمومي بايد سالانه هر نوع ماده الحاقي را اعلام نمايد و اعضا را مطلع سازد.

فصل VI
مفاد قانوني
ماده ۲۲ انحلال:
انحلال UFI فقط توسط مجمع عمومي عادي مي تواند تاييد شود يا توسط يك يا توسط مجمع عمومي فوق العاده كه به علت آن تشكيل مي شود و اين پيشنهاد توسط حداقل دوسوم اكثريت صورت مي گيرد.
درصورتي كهUFIمنحل شود، كمك هاي مالي هر عضوبازپرداخت مي شود. مبلغ مازاد مطابق قانون توزيع خواهدشد.
ماده ۲۳ بند حكميت:
هر نوع اقدام ضروري براي يك قضاوت قانوني بايد در محكمة Tribunal de Grande Instance پاريس صورت بگيرد.

حق عضويت براي سال ‏۲۰۰۳‏
عضويت UFI تعهدي را براي اعضا ايجاب مي كند.
(ماده ۱۸ نظامنامه و ماده ۲۲ قوانين داخلي)
مجمع عمومي كه بنا به پيشنهاد كميته تعيين دستور جلسه، نرخ حق عضويت را تعيين مي كند كه هر سال قابل پرداخت مي باشد. VTA در مقادير ذكر شدة زير منظور نشده است.
۱- اعضاي كامل:
(برگزاركنندگان نمايشگاههاي ملي و بين المللي،‌ كه از معيارهاي كيفي و تعيين شدة مجمع عمومي فوق العاده كه در كلن ، ۱۹ اكتبر ۲۰۰۱ به تصويب رسيد، تبعيت مي كنند)
هزينه هاي اخذ مجوز UFI برابر است با مبلغ حق عضويت.
علاوه بر هزينه حق عضويت متعارف ،‌اعضاي كامل جديد بايد يك هزينه مجوز معادل با اين مبلغ، براي سال اول عضويت خود بپردازند.
۱-۱- برگزاركنندگان نمايشگاه مستقل
برگزاركنندگان نمايشگاه چند مليتي
۱-۱-۱- اساس محاسبه حق عضويت براي سال ۲۰۰۳
(سال مالي ۲۰۰۲/۲۰۰۳ UFI)
كل فضاي خالص اجاره داده شدة نمايشگاههاي مورد تاييد UFI ، كه توسط :
برگزاركنندگان نمايشگاههاي مستقل، و
شركتهاي تابعه آنها كه رويدادهاي فرامرزي را سازماندهي مي كنند، برگزار مي شود؛
يا توسط:
برگزاركنندگان نمايشگاه چند مليتي ،‌ و
شركت هاي تابعه آنها كه نمايشگاهها را سازماندهي مي كنند.
كه در سال ۲۰۰۱ صورت گرفته اند،‌ به عنوان اساس محاسبه حق عضويت به كار مي روند، مثلا:
فضاي خالص سالن اجاره داده شده بعلاوه ۳۳% از فضاي خالص باز اجاره داده شده
دوره هاي اضافي:
اگر طي سال مرجع (در اين مورد،‌سال ۲۰۰۱)، دوره هاي ديگري از يك رويداد نمايشگاهي مورد تاييد UFI وجود داشته باشد، آنگاه:
۵% از فضاي خالص سالن و فضاي باز اجاره داده شده محاسبه خواهد شد و به كل فضاي خالص سالن و باز اجاره داده شدة رويداد اصلي اضافه مي‌شود.

۲-۱-۱- حق عضويت ۲۰۰۳ مطابق مقياس متغير ذيل محاسبه خواهد شد:
حق عضويت سال ۲۰۰۳ ( به يورو)
۲۰۰۰۰- ۱ متر مربع حداقل ۲۷۰۰
۵۰۰۰۰- ۲۰۰۰۱ متر مربع ۱۱۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
۱۰۰۰۰۰-۵۰۰۱ متر مربع ۱۰۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
۱۵۰۰۰۰-۱۰۰۰۰۱ متر مربع ۸۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
۲۰۰۰۰۰-۱۵۰۰۰۱ متر مربع ۶۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
بيش از ۲۰۰۰۰۰ متر مربع حداكثر ۱۸۰۰۰

توضيح محاسبة حداكثر حق عضويت
۲۷۰۰ = حداقل حق عضويت ۲۰۰۰۰- ۱ متر مربع
۳۳۰۰ =۱۰۰۰ / ( ۲۰۰۰۰-۵۰۰۰۰) × ۱۱۰ ۵۰۰۰۰- ۲۰۰۰۱ مترمربع
۵۰۰۰ = ۱۰۰۰/ (۵۰۰۰۰- ۱۰۰۰۰۰) ×۱۰۰ ۱۰۰۰۰۰-۵۰۰۰۱ مترمربع
۴۰۰۰ = ۱۰۰۰ / (۱۰۰۰۰-۱۵۰۰۰۰)×۸۰ ۱۵۰۰۰۰- ۱۰۰۰۰۱ مترمربع
۳۰۰۰ = ۱۰۰۰/ (۱۵۰۰۰۰-۲۰۰۰۰۰) ×۶۰ ۲۰۰۰۰۰-۱۵۰۰۰۱ مترمربع
۱۸۰۰۰ يورو = (حداكثر حق عضويت) بيش از ۲۰۰۰۰۰ مترمربع

۳-۱-۱- اعضايي كه فقط يك نمايشگاه مورد تاييد UFI را در فواصل نامنظم برگزار مي كنند.
هنگامي كه نمايشگاه طي سال مورد نظر جهت محاسبة حق عضويت برگزار نمي شود (در اين مورد سال ۲۰۰۱)، آنگاه برگزار كنندة عضو بايد حداقل حق عضويت را بپردازد.
۲-۱- اعضايي كه مالك يا مدير مراكز نمايشگاهي هستند اما برگزاركنندگان نمايشگاه نيستند
۱-۲-۱- اساس محاسبه حق عضويت براي سال ۲۰۰۳
(سال مالي ۲۰۰۳ / ۲۰۰۲ UFI)
حق عضويت اين اعضا مانند ماده ۱-۱-۱ محاسبه مي شود، يعني بر اساس كل فضاي خالص سالن و باز اجاره داده شده نمايشگاههاي بين المللي موردتاييد UFI، كه در مركز نمايشگاهي طي سال مورد نظر جهت محاسبة حق عضويت، برگزار شده اند (در اين مورد سال ۲۰۰۱)

حق عضويت سال ۲۰۰۳
(به يورو)
۵۰۰۰۰- ۱ متر مربع حداقل ۳۵۰۰
۱۰۰۰۰۰- ۵۰۰۰۱ متر مربع ۶۵۰۰
بيش از ۱۰۰۰۰۰ مترمربع حداكثر ۹۵۰۰

۲-۲-۱- در مورد نمايشگاه هاي برگزار شده در سال ۲۰۰۱ كه مورد تاييد UFI نيستند ، مالك/ مدير سالن بايد مبلغ قطعي ۳۵۰۰ يورو را بپردازد.

حق عضويت سال ۲۰۰۳
(به يورو)
۳۵۰۰
۱ اعضاي وابسته
۱-۲ انجمن ها:
مبلغ پايه ۲۰۰۰ يورو
انجمن مقياس متوسط (‌بنا به تاييد كميته تعيين دستور جلسه): ۱۵۰۰ يورو
انجمن مقياس كوچك (‌بنا به تاييد كميته تعيين دستور جلسه): ۱۲۰۰ يورو
۲-۲ همتاهاي صنعت نمايشگاهي
(مطابق معيار كيفيت و تعريف تاييد شده توسط مجمع عمومي فوق العاده در كلن،‌۱۹ اكتبر ۲۰۰۱)
مبلغ پايه : ۵۰۰۰
شركت هاي مقياس كوچك (بنا به تاييد كميته تعيين دستور جلسه): ۲۰۰۰ يورو

۱-۲- قوانين داخلي UFI:
تاييد شده توسط كميته تعيين دستور جلسه
در كلن ، ۱۹ اكتبر ۲۰۰۱

فصل I
شرايط عمومي
ماده ۱ لوگوي UFI:
– براي اعضاي كامل
– براي اعضاي وابسته
لوگوي UFI بايد در سربرگ عضو UFI در بالا يا پايين صفحه و در كنار نام شركت، استفاده شود.
براي انجمن ها ( اعضا وابسته) لوگوي UFI بايد با ذكر عضو وابسته همراه باشد.
براي همتاهاي صنعت نمايشگاهي، لوگوي UFI بايد با ذكر «همتاي UFI» همراه باشد.
لوگوي UFI بايد به صورت جداگانه مشخص شده باشد و نه به عنوان بخشي از لوگوي شركت يا نمايشگاه.
لوگو بايد تنها روي سربرگ و مفاد تبليغاتي مربوطه نمايشگاههاي تاييد شده UFI استفاده شود كه به گروه A تعلق دارد (لطفاً به ماده ۴ نظامنامه و ماده ۳٫۳ قوانين داخلي رجوع شود.! لوگو نبايد در ارتباط با نمايشگاههايي بكار رود كه توسط UFI تاييد نشده اند.

فصل II
اعضاي UFI
(ماده هاي ۵ و ۶ نظامنامه)
ماده ۲ UFI اعضا را بدين صورت تاييد مي كند:
– اعضاي كامل
– اعضاي وابسته

۱-۲ اعضاي كامل
۱-۱-۲ وضعيت قانوني اعضا
۱-۱-۱-۲ برگزاركنندگان نمايشگاه مستقل با تاييدية UFI (ماده ۱-۱-۵ نظامنامه) (رويدادهاي گروه A: لطفاً به ماده ۴ نظامنامه و ماده ۳-۳ قوانين داخلي رجوع كنيد.)
اين اعضا، هويت قانوني (شخصي، دولتي يا شخصي- دولتي) يا افراد حقيقي، ‌نمايشگاههاي بين‌المللي برگزار مي كنند و مستقيما مسئول بخش مالي و اجرايي آن رويداد نمايشگاهي هستند.
اين برگزاركنندگان مي توانند مديران/ مالكين مراكز نمايشگاهي باشند كه فضاي نمايشگاهي را به برگزاركنندگان ديگر اجاره مي دهند، هرچند اين فعاليت هيچ حق راي ديگري براي آنان فراهم نمي‌كند.
شركتهاي تابعة برگزاركنندگان نمايشگاههاي خارجي و شركتهاي تابعه آنها در بخش خدمات نيز اعضاي UFI مي شوند اگر مجمع عمومي عادي مجوز آنها را تاييد كند.
۲-۱-۱-۲ برگزاركنندگان نمايشگاههاي چند مليتي
(ماده هاي ۲-۱-۵ نظامنامه)
وضعيت قانوني اين اعضاي در دو ماده اول مادة ۱-۱-۲ قوانين داخلي تصريح شده است.
شركتهاي تابعة آنها كه نمايشگاهها برگزار مي كنند، ‌رويدادهايي كه آنها و شركتهاي تابعة آنها در بخش خدمات برگزار مي كنند نيز مي توانند اعضاي UFI باشند، نامزدي آنها منوط به تاييدية مجمع عمومي عادي است.
۳-۱-۱-۲ ارگانيزرهاي نمايشگاهي/ نمايشگاههاي چند مليتي
(ماده ۳-۱-۵ نظامنامه)
اين اعضا، هويت قانوني (شخصي، دولتي يا شخصي- دولتي) يا افراد حقيقي، نمايشگاههاي ملي برگزار مي كنند و مستقيما مسئول بخش مالي و اجرايي رويدادهاي نمايشگاهي هستند.
اين برگزاركنندگان مي توانند مديران/ مالكين مراكز نمايشگاهي باشند كه فضاي نمايشگاهي را به برگزاركنندگان ديگر اجاره مي دهند، هرچند اين فعاليت هيچ حق راي ديگري براي آنان فراهم نمي‌كند.
۴-۱-۱-۲ مالكين/مديران مراكز نمايشگاهي كه برگزاركنندگان نمايشگاه نيستند
(مواد ۴-۱-۵ نظامنامه)
اين اعضا، هويت هاي قانوني يا افراد حقيقي، كه فضاي نمايشگاهي را به يك يا چند برگزاركننده نمايشگاه اجاره مي دهند اما خودشان نمايشگاه برگزار نمي كنند بايد خدمات و تاسيسات مناسب با برگزاري نمايشگاههاي بين المللي را مستقر كنند.
۲ـ۲ اعضاي وابسته
(ماده ۲-۵ نظامنامه)
آنها يا انجمن ها هستند:
– فدراسيون ها يا انجمن هاي نمايشگاهي
سازمانهاي كنترل آمار نمايشگاهي و تحقيقات صنعت نمايشگاهي
– تامين كنندگان انجمن هاي بين المللي خدمات براي صنعت نمايشگاهي
– انجمن هاي صنعتي و تجاري
و يا:
– همتاهاي صنعت نمايشگاهي
انجمن ها توسط رئيس و/ يا مدير عامل خود معرفي مي شوند و در مجمع هاي عمومي شركت مي‌كنند و يك حق راي دارند.
انجمن ها در فعاليتهاي خاص UFI شركت مي كنند كه توسط كميتة تعيين دستور جلسه مشخص مي شود و دو نماينده در اين كميته دارند و ممكن است در هيئت مشاورة UFI به عنوان عضو وابسته انتخاب شوند.
همتاهاي صنعت برگزاركنندگان نمايشگاهي يامديران/ مالكين سالن نمايشگاهي نيستند.

ماده ۳ مجوز برگزاركنندگان نمايشگاه:
۱-۳ برگزاركنندگان نمايشگاهي چندمليتي و مستقل
۱-۱-۳ تركيبي از يك فايل مجوز
سند مجوز كه توسط يك برگزاركنندة نمايشگاهي مستقل و چندمليتي تسليم مي شود بايد يك پيش نويس توضيحي در بر داشته باشد. اين پيش نويس توضيحي بايد به شكل يك پرسشنامه باشد كه توسط ستاد UFI به متقاضي ارسال مي شود و مشخص كنندة‌موارد زير است:
– ساختار قانوني سازمان، شركت تجاري (با درج سرمايه كاري)، سازمان غيرانتفاعي؛ و غيره
– تركيب ساختار مديريتي آن با ذكر مشاركت در هر سازمان رسمي يا تخصصي
– خلاصه اي از گزارش پيشرفت هاي شركت در زمينة نمايشگاه بين المللي.
۲-۳ شرايط مجوز برگزاركنندگان نمايشگاههاي مستقل و چندمليتي
اين برگزاركنندگان تنها در صورتي به عنوان عضو UFI شناخته مي شوند كه حداقل يكي از نمايشگاههاي آنان شرايط تصريح شده در ماده ۱-۳-۳ قوانين داخلي را برآورده سازند.
اين برگزاركنندگان عضو UFI متعهد مي شوند تا همة نمايشگاههاي بين المللي را كه سازماندهي مي كنند رسماً اعلام كنند و جهت تاييد UFI تسليم نمايند.
كميتة تعيين دستور جلسه ارزيابي خواهدكرد كه آيا شرايط لازم براي صدور مجوز اين اعضا برآورده شده است يا خير.
نمايشگاههايي كه در مكان برگزاركنندگان عضو برگزار مي شوند اما توسط يك طرف سوم سازماندهي مي شوند نمي توانند تحت هيچ شرايطي توسط برگزاركننده عضو براي تاييدية UFI تسليم شوند بلكه مي بايست مستقيماً براي عضويت درخواست شوند.
يك سازمان عضو همچنين مي تواند تقاضاي عضويت براي موارد زير نمايد:
– شركت هاي تابعه خود كه نمايشگاه برگزار مي كنند و اين نمايشگاه شرايط تصريح شده در ماده ۳-۳ قوانين داخلي را برآورده مي سازد؛
– شركت هاي تابعه خود در بخش خدمات.
اين امر همچنين براي نمايشگاههايي به كار مي رود كه توسط شركتهاي تابعه برگزاركنندگان نمايشگاههاي بين المللي سازماندهي مي شوند.
كميته تعيين دستور جلسه قابليت اعطاي مجوز اين درخواست ها را ارزيابي خواهد نمود.
۳-۳ تاييد يك نمايشگاه بين المللي (رويدادهاي نمايشگاهي گروه A)
(لطفاً به مواد ۴ و ۷ نظامنامه رجوع كنيد.)
ارائه سند همراه با درخواست عضويت يك نمايشگاه جديد بايد شامل موارد زير باشد:
– يك پيش نويس توضيحي كه نشان دهندة موقعيت نمايشگاه برحسب شرايط مختلف تصريح شده در ماده ۱-۳-۳ قوانين داخلي مي باشد.
– فهرستي از داده هاي آماري و همة اطلاعات ديگر كه نوسط پرسشنامه درخواست شده است و گواهي هايي براي ارقام مميزي شده از سه رويداد نمايشگاهي آخر كه توسط يك ادارة مميزي متخصص و يا يك كنترل كننده مستقل و مورد تاييد UFI، محقق شده است.
– يك پيش نويس تكميلي كه نشان‌دهندة دلايلي است كه مي تواند استثنا را توجيه كند البته در صورتي كه نمايشگاه مربوطه همة شرايط را برآورده نمي سازد.
۱-۳-۳ شرايط تاييد يك نمايشگاه بين المللي يك برگزاركننده عضو چند مليتي يا مستقل
تاييد يك نمايشگاه بين المللي مي تواند تنها تحت شرايط ذيل اعطا شود:
– اين نمايشگاه بايد توسط مقامات مربوطة كشور تابعه به رسميت شناخته شده و طبقه بندي شده باشد (اگر قانوني براي آن تعيين شده است)؛
– اين نمايشگاه بايد مطابق با استانداردهاي تعيين شده ذيل بين المللي باشد و بايد يكي از شرايط ذيل را ثابت كند:
– تعداد غرفه داران خارجي (‌مستقيم يا غير مستقيم) بايد حداقل ۲۰% تعداد كل غرفه داران باشد؛
– فضاي خالص اجاره داده شده به غرفه داران خارجي نبايد كمتر از ۲۰% از كل فضاي اجاره داده‌شده به غرفه داران باشد؛
– بازديدكنندگان خارجي نبايد كمتر از ۴% كل تعداد بازديدكنندگان باشند.
– اين آمار بايد توسط ادارة مميزي متخصص يا يك مميز تاييد شدة UFI عيناً تاييد گردد.
– اين نمايشگاه بايد مرتباً و حداقل سه بار به عنوان يك نمايشگاه بين المللي برگزار شود.
– اين نمايشگاه بايد از تاسيسات ثابت مناسب برخوردار باشد و همه خدمات مورد نياز كاربران را فراهم سازد، به ويژه خدمات اطلاع رساني، تبليغاتي و پذيرايي براي غرفه داران و بازديدكنندگان خارجي. فرم هاي درخواست،‌ مفاد تبليغاتي و كاتالوگ نمايشگاه بايد هم به زبان كشور و هم به يكي از زبان هاي فرانسوي، انگليسي و يا آلماني چاپ شود؛
– اين نمايشگاه نبايد شامل هيچ نوع فعاليت غيرتجاري در فضاي نمايشگاهي و در زمان برگزاري نمايشگاه باشد. مواردي كه در اين ماده نمي گنجند عبارتند از كنگره هاي آموزشي، فني يا علمي و كنفرانس هايي كه به‌طور همزمان در اين نمايشگاه برگزار مي شوند.
– اين نمايشگاه بايد تنها مشاركت كنندگاني را بپذيرد كه توليد كننده، تامين كننده خدمات، نمايندگان انحصاري و عمده فروش هستند و از مشاركت همة نمايندگان و فروشندگان ديگر ممانعت به عمل آورد.؛
– اين نمايشگاه بايد به طور كلي فروش هاي نقدي را منع كند و تحويل كالا از غرفة نمايشگاهي را منع نمايد.
ـ اين نمايشگاه بايد يك جدول و دورة زماني منظمي باشد كه بيشتر از دو هفته نيست.
بعلاوه، با توجه وسعت تنوع نمايشگاهها،‌ به علت ساختار اقتصادي، موقعيت جغرافيايي يا ماهيت نمايشگاهها، ممكن است استثناهايي در كميتة تعيين دستور جلسه صورت بگيرد كه توصيه هايي به‌نفع نمايشگاههايي ارائه دهد كه نمي‌توانند همة شرايط قيد شدة فوق را برآورده سازند.
۴ -۳ برگزار كنندگان نمايشگاههاي ملي
۱-۴-۳ تركيب يك فايل مجوز
ارائه سند مجوز توسط برگزاركننده ملي نمايشگاهها بايد شامل يك پيش نويس توضيحي باشد؛ اين پيش نويس توضيحي به شكل يك پرسشنامه است كه توسط ستاد UFI به متقاضي ارائه مي شود و بايد موارد زير را مشخص كند:
– ساختار قانوني سازمان، شركت تجاري (با درج سرمايه كاري)، سازمان غيرانتفاعي؛ و غيره
– تركيت ساختار مديريتي آن با ذكر مشاركت در هر سازمان رسمي يا تخصصي
-اسامي ونقش هاي سازماني كارمندان مديريت
– خلاصه‌اي از گزارش پيشرفت‌هاي شركت در زمينة نمايشگاه بين المللي.
۵-۳ شرايط پذيرش برگزاركنندگان ملي
اين برگزاركنندگان تنها در صورتي مي‌توانند عضو UFI باشند كه حداقل يكي از نمايشگاههاي آنان توسط انجمن ملي نمايشگاهها معرفي شده باشد و/ يا توسط انجمن‌هاي صنعتي/ تجاري حمايت شود.

برگزاركننده بايد توسط انجمن نمايشگاهي يا يك انجمن صنعتي/ تجاري معرفي شده باشد.
كميتة تعيين دستور جلسه ارزيابي خواهد كرد كه آيا شرايط مورد نياز براي مجوز اين اعضا برآورده شده است يا خير.
نمايشگاه هايي كه در مكان برگزاركنندة عضو برگزار مي‌شوند اما توسط يك طرف سوم سازماندهي مي‌شوند نمي‌توانند تحت هيچ شرايطي توسط برگزاركنندة ‌عضو براي تاييدة UFI معرفي شوند بلكه بايد مستقيماً درخواست عضويت نمايند.
كميتة تعيين دستور جلسه قابليت اعطاي مجوز به اين متقاضيان را ارزيابي خواهد كرد.
۶-۳ تاييد يك نمايشگاه ملي (‌رويدادهاي نمايشگاهي گروه B)
(لطفاً به مواد ۴ و ۷ نظامنامه مراجعه نماييد.)
تحقيق روي درخواست عضويت برگزاركنندة نمايشگاه با رويدادهايي كه هنوز توسط UFI تاييد نشده‌اند، موكول به معرفي كميتة عضويت است كه نمايندة اقتصادي آن رويداد محسوب خواهد شد.
اين رويداد بايد سه بار برگزار شود و بايد يك طول مدت و تناوب منظمي داشته باشد.
آمار ارزيابي شده بايد در خصوص فضاي اجاره داده شده،‌ تعداد غرفه‌داران و بازديدكنندگان تهيه شود كه در راستاي تصميم‌گيري كميتة عضويت مي‌باشد.
۷-۳ روش اعطاي مجوز برگزاركنندگان نمايشگاه و تاييد رويدادهاي نمايشگاهي آنان:
كميته تعيين دستور جلسه شرايط لازم را براي بررسي مجوز و تاييد درخواست‌ها جهت نمايشگاههاي ارائه شده به اين كميته، تعيين مي‌كند.
در صورت نياز، يك يا چند محقق را مشخص مي‌كند كه يا از ميان كميتة تعيين دستور جلسه يا و يا از ميان اعضاي UFI برگزيده مي‌شوند و مسئوليت انجام تحقيقات در محل را به هزينه متقاضي برعهده دارد. محقق صحت اطلاعات تسليم شده توسط متقاضي را بررسي خواهد كرد و مشاهدات خود را در يك سند گزارش مي‌كند كه به كمتية تعيين دستور جلسه تسليم خواهد شد.
اگر كميتة تعيين دستور جلسه لازم بداند، اسناد را مي‌توان به اعضاي UFI در كشور مربوطه و يا هر يك از اعضاي UFI كه درخواست را انجام داده‌اند، انتقال داد.
متقاضيان مجوز و تأييديه بايد حداقل شش هفته قبل از نشست‌ها كميته تعيين دستور جلسه درخواست خود را تسليم كنند و اين درخواست ابتدا توسط كميتة عضويت بررسي خواهد شد.
درخواست‌ها براي تأييديه كه توسط اعضاي UFI تسليم مي‌شوند معمولاً تحقيق نمي‌شوند.
بر اساس گزارشات تحقيقي تسليم شده، كميتة تعيين دستور جلسه موافق يا مخالف درخواست تصميم‌گيري مي‌كند. و درخواست را براي انتخاب توسط مجمع عمومي عادي تسليم مي‌نمايد.
مجمع عمومي عادي با رأي اكثريت و رأي‌گيري مخفي، ‌روي پيشنهاد كميتة تعيين دستور جلسه براي محوز اين اعضا تصميم‌گيري مي‌كند و انطباق اين نمايشگاهها را با مفاد ماده ۳ قوانين داخلي بررسي مي‌كند.
اگر برگزاركننده يك رويداد تاييد شده تغيير كند، بايد مشخص شود كه:
– اگر برگزاركننده جديد قبلاً عضو UFI باشد، كميتة تعيين دستور جلسه پيش‌نويسي از اين تغيير تهيه مي‌كند و مجمع عمومي عادي را مطلع مي‌سازد.
– اگر برگزاركننده عضو UFI نباشد، بايد درخواست عضويت نمايد.

ماده ۴ مجوز اعضايي كه مالكين/‌ مديران مراكز نمايشگاهي هستند اما برگزاركننده نمايشگاهي نيستند:
بعد از بررسي اولية درخواست‌ها جهت مجوز، كميتة عضويت درخواست‌هاي قابل قبول را به كميتة تعيين دستور جلسه براي انتصاب يك محقق ارائه مي‌كند. نتايج تحقيق مشخص خواهد كرد كه آيا اين مجوز ممكن است يا خير.
اگر يك رويداد تاييد شدة UFI در آن مركز نمايشگاهي صورت بگيرد تقاضاي محوز مورد تحقيق قرار نخواهد گرفت.
داوطلبان بايد شرايط ذيل را برآورده سازند:
مستقرسازي تاسيسات و خدمات مناسب براي سازماندهي نمايشگاههاي بين‌المللي؛
– تضمين ويژگي بين‌المللي فعاليت‌هاي خود
– انطباق نمايشگاههاي بين‌المللي
مجمع عمومي عادي براي مجوز اين اعضا توسط يك رأي اكثريت و مخفي تصميم‌گيري مي‌كند.

ماده ۵ مجوز اعضاي وابسته:
درخواست‌هاي مجوز براي يك عضو وابسته ابتدا توسط كميتة عضويت بررسي مي‌شوند و سپس به كميتة تعيين دستور جلسه ارجاع مي‌گردد كه قابليت پذيرش آنها را قضاوت مي‌كنند.
مجمع عمومي عادي مجوز اين اعضا را توسط يك رأي اكثريت و مخفي تعيين مي‌كند.
۱-۵ انجمن‌ها
كميته عضويت هنگام بررسي درخواست‌ها براي عضويت وابسته انجمن‌ها، از فدراسيون‌ها، انجمن‌ها يا موسسات مربوطه نظرخواهي مي‌كند. ممكن است از اين فدراسيون‌ها، انجمن‌ها و موسسات خواسته شود تا پشتيباني رسمي خود را ارائه دهند.
۲-۵ همتاهاي صنعت نمايشگاهي
۳-۵ شرايط اعطا مجوز
همتاي صنعت نمايشگاهي بايد خدماتي را ارائه دهد كه اهميت اصلي دارند؛ اين خدمات بايد براي يك برگزاركننده نمايشگاهي، يك مالك/مدير سالن نمايشگاهي، ‌غرفه‌دار يا بازديدكننده عرضه شوند و بايد به مشاركت نمايشگاه مربوطه باشند.
همتا بايد شواهدي را ارائه دهد كه نشان مي‌دهد وي پيوسته خدماتي را در بخش نمايشگاهي حداقل به مدت ۳ سال ارائه مي‌دهد.
طول مدت عضويت به عنوان يك همتا مي‌تواند محدود باشد كه بعد از آن وضعيت مشاركت بايد دوباره تاييد شود. يك شركت خدماتي تنها تا مادامي يك همتا باقي مي‌ماند كه عملاً خدمات مورد بحث را ارائه دهد.
شركتهايي كه مايل هستند تا همتا شوند بايد حداقل دو عضو UFI به عنوان معرف داشته باشند.
شركت خدماتي بايد توسط يك سازمان ملي يا بين‌المللي يا يك انجمن صنعتي و تجاري معرفي شود.
يك پرسشنامه مربوطه توسط ستاد UFI به متقاضي ارائه مي‌شود.
ماده ۶ شيوه استرداد:
۱-۶ استرداد اعضايي كه نمايشگاهها را برگزار مي‌كنند.
درخواست مجوز و تاييديه در صورتي استرداد مي‌شود كه متعاقباً دريافت شود شرايط مورد نياز برآورده نشده‌اند و يا ديگر برآورده نمي‌شوند.
مجمع عمومي عادي توسط يك اكثريت دو سوم اعضا درخصوص استرداد مجوز و تاييديه تصميم مي‌گيرد.
عضو مربوطه مي‌تواند در مقابل اين تصميم استيناف دهد كه توسط رأي مجمع عمومي عادي با همان اكثريت مي‌تواند لغو شود.
اگر نمايشگاه به مدت پنج سال برگزار نشود و دوره‌اي بودن آن مورد بررسي قرار مي‌كند و عضويت UFI و تاييدية UFI ‌ از نمايشگاه به‌طور خودكار باطل مي‌شوند و عضويت برگزاركنندة عضو مربوطه فاقد ارزش قانوني مي‌باشد.
۲-۶ استرداد اعضايي كه مالك/ مدير مراكز نمايشگاهي هستند اما برگزاركنندگان نمايشگاه نيستند.
اگر مالك/ مدير يك مركز نمايشگاهي فعاليت خود را متوقف سازد، عضويت UFI به‌طور خودكار باطل و بي‌اعتبار اعلام مي‌شود.
۳-۶ استرداد اعضاي وابسته
طول مدت عضويت به‌عنوان همتاي صنعت نمايشگاهي مي‌تواند محدود باشد و پس از آن وضعيت مشاركت بايد مجدداً تاييد شود. يك شركت خدماتي تنها تا مادامي همتا باقي مي‌ماند كه عملاً خدمات مورد بحث را ارائه دهد.

ماده ۷ معوق ماندن موقت يك عضويت:
در شرايط خاص كميتة تعيين دستور جلسه در موافقيت با تعويق موقت عضويت به جاي محروم‌سازي كامل عضو، تصميم‌گيري مي‌كند.

ماده ۸ محروم‌سازي:
لطفاً به ماده ۱۱ نظامنامه رجوع كنيد.

ماده ۹ حق راي اعضا در مجمع عمومي عادي و غير عادي:

۱-۹ حق رأي برگزاركنندگان نمايشگاه
(برگزاركنندگان مستقل، چند مليتي و ملي)
تعداد آراي مختص به هر برگزاركننده بين ۱ تا ۶ مي‌باشد،‌ كه مطابق جدول ذيل است و بر اساس كل ناحيه اجاره داده شد معين مي‌شود و براي محاسبة حق عضويت قابل پرداخت به UFI منظور مي‌شود و پيرو شرايط تصريح شده در ماده ۱-۱-۲۲ قوانين داخلي مي‌باشد.
– تا ۲۰۰۰۰مترمربع = ۱ راي
– از ۲۰۰۰۱ تا ۵۰۰۰۰مترمربع =۲ راي
– از ۵۰۰۰۱ تا ۱۰۰۰۰۰مترمربع = ۳ راي
– از ۱۰۰۰۰۱ تا ۱۵۰۰۰۰ مترمربع = ۴ راي
– از ۱۵۰۰۰۱ تا ۲۰۰۰۰۰ متربع = ۵ راي
– بيش از ۲۰۰۰۰۰ مترمربع = ۶ راي
۲-۹ حق راي اعضايي كه مالك/ مدير مراكز نمايشگاهي هستند اما برگزاركنندگان نمايشگاه نيستند.
تعداد آراي تخصيص داده شده به اين اعضا بين ۱ تا ۳ راي است، كه مطابق جدول ذيل مي‌باشد و بر اساس كل فضاي اجاره داده شده تعيين مي‌گردد و براي محاسبه حق عضويت قابل پرداخت به UFI منظور مي‌شود و پيرو شرايط تصريح شده در ماده ۲-۱-۲۲ قوانين داخلي مي‌باشد.
– تا ۵۰۰۰۰مترمربع = ۱ راي
– از ۵۰۰۰۱ تا ۱۰۰۰۰۰مترمربع =۲ راي
– بيش از ۱۰۰۰۰۰مترمربع = ۳ راي

اگر در مركز نمايشگاهي هيچ رويداد نمايشگاهي مورد تاييد UFI‌ برگزار نشود، اين اعضا تنها يك راي دارند.
۳-۹ حق راي اعضاي وابسته (انجمن ها، و همتاهاي صنعت نمايشگاهي)
تعداد كل آراي همتاهاي صنعت نمايشگاهي و انجمن‌ها به ماكزيمم ۳۰% از تعداد كل اعضا محدود مي‌شود.
۱-۳-۹ انجمن‌ها به يك راي براي انتخابات مجامع عمومي عادي و غيرعادي محق مي‌باشند. كل آراي اين اعضا به حداكثر ۳۰% كل آراي اعضا محدود مي‌شود.
۲-۳-۹ همتاهاي صنعت تنها محق به يك راي هستند اگر هزينه‌هاي عضويت خود را پرداخته باشند.

ماده ۱۰ شرايط حق راي اعضا:
به استثناي راي‌گيري براي انتخاب رئيس، كميتة تعيين دستور جلسه، مميزها، مجوز به اعضاي جديد و تاييد نمايشگاههاي جديد كه بايد توسط انتخابات مخفي انجام شوند، مجمع عمومي عادي براي همة مباحثات خود، به انتخابات صوري آزاد متوسل مي‌شود.
به استثناي راي‌گيري براي انتخاب رييس، كه در ماده ۲-۱۳ نظامنامه تصريح شده است، كميتة تعيين دستور جلسه، همان‌طور كه در ماده ۳-۱۴ نظامنامه تصريح شده است، و براي تغييرات در نظامنامه همانگونه كه در ماده ۱-۲-۱۲ و ۲۱ نظامنامه، تصميمات مجمع عمومي عادي با راي اكثريت اعضا صورت مي‌گيرد. اين تصميمات مي‌توانند تنها توسط يك مجمع عمومي عادي متعاقب اصلاح شود.

ماده ۱۱ نمايندگي اعضا در مجامع عمومي عادي و غيرعادي:
۱-۱۱ اعضاي كامل
هر عضو كامل توسط يك نماينده در مجمع حضور خواهدداشت و در صورت تعدد، وي نماينده را براي راي‌گيري متعاقب، قبل از افتتاح مجمع عمومي نامزد خواهد كرد، و ستاد UFI را مطلع خواهد ساخت.
هر عضو كامل كه نمي‌تواند يك نماينده به مجمع عمومي بفرستد، مي‌تواند توسط نماينده سازمان عضو ديگري را وكيل خود سازد كه بايد ابتدا معرفي‌نامه فوق را ارسال كرده باشد كه سه روز قبل از جلسات به رئيس ارائه مي‌شود.
۲-۱۱ اعضاي وابسته
انجمن ها رئيس و/ يا دبير كل خود را به عنوان وكيل معرفي مي‌كنند.
اگر رئيس و/ يا دبير كل نتواند در مجمع عمومي شركت كند آنها تنها مي‌توانند حق راي خود را عضو وابستة ديگر (انجمن) تفويض كنند. يك معرفي‌نامه بايد سه روز قبل از جلسه به رئيس UFI تسليم شود.

فصل III
هيئت‌هاي UFI
(مواد ۱۲ تا ۱۷ نظامنامه)
ماده ۱۲ مجمع عمومي عادي:
مجمع عمومي كه تركيب و وظايف آن توسط مادة ۱-۱-۱۲ نظامنامه تعريف شده است،‌ هيئت تصميم‌گيري نهايي UFI است.
۱-۱۲ دستور جلسه مجمع عمومي عادي
جهت قادر ساختن كميته تعيين دستور جلسه براي تدوين به موقع دستور جلسة مجمع عمومي،‌ اعضاي UFI كه مي‌خواهند يك مطلب خاص را در دستور جلسه ببينند، مي‌بايست قبل از ۱ ژوئن هر سال ستاد UFI را مطلع سازند.
ماده ۱۳ رئيس
(بند ۱۳ نظامنامه)
۱-۱۳ روش راي گيري
رئيس در صورتي انتخاب مي‌شود كه اكثريت مطلق آراي معتبر را در اولين يا دومين انتخابات كسب كند.
در صورت تعدد كانديداها و اگر هيچ يك از آنان اكثريت را كسب نكرده باشند، يك انتخابات ديگر بين دو كانديدا كه بيشترين تعداد آراء معبر انتخابات اول را كسب كرده‌اند، صورت مي‌گيرد.
ماده ۱۴ كميتة تعيين دستور جلسه:
(ماده ۱۴ نظامنامه)
۱-۱۴ نمايندگي كشورها
طبقه‌بندي جغرافيايي كشورهاي مختلف و نمايندگي در كميته بر اساس حق عضويت پرداخت شده سال انتخابات، تعيين مي‌شود.
يك كشور تنها در دامنة تعداد محدودي از كرسي‌هاي تخصيص داده شده به گروه آنها مي‌تواند در كميتة تعيين دستور جلسه نماينده داشته باشد اما نمي‌تواند بيش از پنج مشاور داشته باشد،‌ چه توسط مجمع عمومي عادي انتخاب شده باشند و چه توسط كمتية تعيين دستور جلسه به عضويت درآمده باشند.
در انتهاي هر مجمع عمومي، ستاد UFI بايد فهرست كشورها را در محدودة هر گروه جغرافيايي به روز كند. وضعيت جاري در ضميمه آمده است.
۲-۱۴ توزيع كرسي‌هاي كميتة تعيين دستور جلسه
۴۷ كرسي (۴۳ عضو انتخابي و ۴ عضو انتصابي) كميتة تعيين دستور جلسه به‌صورت ذيل تخصيص مي‌يابند:
۳۶ كرسي براي برگزاركنندگان عضو
۲۹كرسي براي اروپا
۱۶ كرسي براي گروه A اروپا
۵ كرسي براي آلمان
۴ كرسي براي ايتاليا
۴ كرسي براي فرانسه
۳ كرسي براي اسپانيا
۹ كرسي براي گروه B اروپا
(به ۲ كرسي براي هر كشور محدود مي‌شود.)
۴ كرسي براي گروه C اروپا
(به حداكثر ۱ كرسي براي هر كشور محدود مي‌شود.)
۵ كرسي براي آفريقا/ آسيا/ اقيانوسيه
۲ كرسي براي كشورهاي قارة آمريكا
(به حداكثر ۲ كرسي براي هر كشور محدود مي‌شود.)
۱ كرسي براي مالكين/ مديران مراكز نمايشگاهي
(كانديد توسط اين گروه پيشنهاد خواهد شد.)
۲ كرسي براي اعضاي وابسته
(كانديداها توسط اين گروه پيشنهاد خواهند شد.)
۴ كرسي براي ۴ شعبه منطقه‌اي
(كانديداها رؤساي چهار شعبه مي‌شوند.)
۴ كرسي براي نامزدهاي رياست UFI
به جز تخصيص نظامنامه‌اي ۴۳ كرسي در كميتة تعيين دستور جلسه، رئيس UFI در طول مدت رياست خود مي‌تواند چهار عضو UFI را از چهار كشور مختلف انتخاب كند كه واجد حقوقي مشابه با مشاوران منتخب خواهند داشت. آنها بايد عضو UFI باشند و در شركت خود فعاليت مديريتي داشته باشند. رياست UFI كميتة تعيين دستور جلسه را از انتخاب اين نامزدها مطلع مي‌كند.
۳-۱۴ روش راي‌گيري كميتة تعيين دستور جلسه
اسامي همة كانديداها بايد به نظم الفبايي، يا براساس گروه جغرافيايي يا كشور ارائه شود، شايستگي مجدد نامزدهاي بركنار مشخصاً اعلام مي‌شود.
اگر كانديداها اكثريت مطلق آراي معتبر را كسب كنند، در محدودة تعداد كرسي هاي تخصيص داده شده به هر كشور، در كميتة تعيين دستور جلسه انتخاب مي‌شوند.
اگر تعداد كانديداها از تعداد كرسي‌ها بيشتر باشد، كانديداهاي انتخاب شده كساني هستند كه در محدودة كرسي‌هاي تخصيص داده شده به كشور يا گروه جغرافيايي خود اكثريت مطلق و بيشترين راي را كسب كرده‌اند. اگر تعداد آراي دو كانديدا برابر باشد، كانديد منتخب كانديدي است كه در بخش خدمات UFI سابقة بيشتري دارد.
نتيجة نهايي انتخابات به همه اعضا ابلاغ خواهد شد.
كميتة تعيين دستورجلسه درخواست‌هاي انتخاب مجدد يك عضو بركنار را حمايت نخواهد كرد البته اگر عضو نامبرده شخصاً و حداقل در يك سوم جلسات برگزار شده طي دورة منصب خود حضور نداشته باشد.
كميتة تعيين دستور جلسه اقدام به گزينش هيچ عضوي نمي‌كند كه به عنوان يك كانديدا در انتخابات قبل، اكثريت لازم آرا را تحت شرايط تصريح شدة فوق كسب نكرده است.
اعضاي كميتة تعيين دستور جلسه به عنوان نمايندة سازمان معيني انتخاب نمي‌شوند. در نتيجه هر نوع پست خالي مستلزم فرصتي براي «حق جانشيني» در سازماني كه عضو آن قبلاً اين منصب را داشته، نمي‌باشد.
۴-۱۴ راي‌گيري كانديداها براي كميتة تعيين دستور جلسه
(ماده ۴-۱۴ نظامنامه)
كميتة تعيين دستور جلسه معمولاً با بلند كردن دست راي مي‌دهند، مگر هنگامي كه روش راي‌گيري شامل كساني باشد كه كه موقعيت آنها راي گيري مخفي را الزام مي‌كند.
استثناي فوق نيز در هر تصميم‌گيري بنا به درخواست رياست يا مشاور كميتة تعيين دستور جلسه اعمال مي‌شود.
۵-۱۴ جلسات كميتة تعيين دستور جلسه
(ماده ۴-۱۴ نظامنامه)
۱-۵-۱۴ در انتهاي هر جلسه، كميتة تعيين دستور جلسه تاريخ و مكان جلسه بعدي را تعيين مي‌كند و به جز شرايطي كه تحت كنترل كميته نيستند، تاريخ و مكان ديگر تغيير نمي‌كنند.
۲-۵-۱۴ همه پيشنهادات كه به كميتة تعيين دستور جلسه ارائه مي‌شوند بايد در يك سند مكتوب سه هفته قبل از جلسه به ستاد UFI ارسال شود تا مشاوران به موقع مطلع گردند.

ماده ۱۵ كميتة اجرايي:
(ماده ۱۵ نظامنامه)
۱-۱۵ اداره كميتة اجرايي
رئيس‌، نايب رئيس، خزانه‌دار و مديرعامل ملزم هستند تا شخصاً در جلسات كميتة اجرايي شركت كنند. اگر نتوانند شركت كنند نمي‌توانند نماينده معرفي نمايند.
رئيس مي‌تواند يك عضو UFI ديگر را در يك موقعيت مشورتي دعوت كند، البته اگر دستور كار اين جلسه شامل سئوالي باشد كه در آن خصوصاً واجد صلاحيت باشد.
۲-۱۵ انتخاب كميتة اجرايي
جهت واجد شرايط بودن براي انتخاب مجدد، نايب رئيس و خزانه‌دار بايد شخصاً در دو سوم جلسات برگزار شده توسط كميتة اجرايي UFI طي دورة منصب خود، حضور داشته باشند.
درخصوص پست خالي طي دورة منصب، كميتة اجرايي مي‌توانند كانديدي براي آن كرسي خالي به كميتة تعيين دستور جلسه پيشنهاد كند.
كميتة‌ تعيين دستور جلسه تعداد نايب رئيس‌هايي كه بايد انتخاب شوند را معين مي‌كند. اين تصميم بايد توسط اكثريت مطلق آرا با بلند كردن دست، صورت بگيرد.
۳-۱۵ روش راي‌گيري براي انتخاب كميتة اجرايي
نايب رئيس، خزانه‌دار و مدير عامل، اگر مورد آخر عضوي از كميتة تعيين دستور جلسه باشد، توسط كميتة تعيين دستور جلسه و با انتخابات مخفي (حداكثر دو انتخابات) با اكثريت دو سوم آراي اعضاي حاضر طي اولين نشست بعد از مجمع عمومي،‌ انتخاب مي‌شوند.
اگر مديرعامل توسط كميتة تعيين دستور جلسه به صورت مستقل از اعضاي آن انتخاب شده باشد، وي با اكثريت دو سوم آراي اعضاي حاضر توسط كميتة تعيين دستور جلسه پيشنهاد مي‌شود. همين امر براي نامزدي معاون مديرعامل صدق مي‌كند.
۴-۱۵ فعاليت‌هاي نايب‌رئيس‌ها
رييس UFI كميتة تعيين دستور جلسه را از توزيع فعاليت‌هاي اصلي در ميان نايب‌رييس‌ها آگاه مي‌سازد.
هر نايب‌رئيس متعاقباً سئوالات مطرح شده را به رييس گزارش مي‌دهد.
هر نايب‌رئيس توسط اعضاي كميتة تعيين دستور جلسه و احتمالا توسط اعضاي ديگر UFI، ‌در وظايف خود ياري مي‌شود.

ماده ۱۶ مميزها:
لطفاً به ماده ۱۶ نظامنامه رجوع كنيد.

ماده ۱۷ كميتة همكاري:
۱-۱۷ نقش كميتة همكاري
تحت رياست يك نايب‌رييس يا عضوي از كميتة تعيين دستور جلسه، نقش كميتة همكاري بررسي مي‌شود و همكاري فني (توسط متخصصين و سخنراني‌ها،‌ سمينارها و آموزش) به برگزاركنندگان نمايشگاه در كشورهاي در حال توسعه و در ديگر كشورهايي كه يك درخواست مربوطه‌اي دارند، ارائه مي‌شود.
۲-۱۷ تركيب كميتة همكاري
كميتة همكاري علاوه بر رييس جلسه، شامل يك نايب‌رئيس و اعضاي واجد شرايط از نظر روابط عمومي و تجربه از كشورهاي در حال توسعه مي‌باشد.
كميتة تعيين دستور جلسه از نظر تركيب، كميته همكاري را هر دو سال در سالهاي فرد، تغيير مي‌دهد و حضور در جلسات كاملاً موردنظر و بررسي قرار خواهدگرفت. اعضايي كه حداقل در يك سوم جلسات شركت نكرده‌اند به‌طور خودكار مستعفي تلقي خواهند شد.
۳-۱۷ وظايف كميته همكاري
رئيس جلسه كميته همكاري به كميتة تعيين دستور جلسه گزارش مي‌دهد. همه پيشنهادات كميته همكاري براي تصميم نهايي به كميتة تعيين دستور جلسه تسليم مي‌شوند.

ماده ۱۸ شعب منطقه‌اي:
۱-۱۸ نقش شعب منطقه‌اي
– بحث در خصوص مسائل خاص و ايده‌هاي مربوط به ناحية خود؛
– تشويق همكاري بين اعضا؛
– افزايش تخصص در ميان اعضا از طريق برنامه‌هاي آموزشي UFI ؛
– كمك و آموزش به اعضاي جديد در خصوص مسئوليت‌ها‌ي آنان نسبت به UFI؛
– پيشنهاد موضوعات مورد علاقه به كميتة تعيين دستور جلسه؛
– ترويج UFI در ناحية آنها و تشويق عضويت‌هاي ديگر
– توصيه به مديرعامل در خصوص موضوعات عضويت
۲-۱۸ تركيب شعبه منطقه‌اي
چهار شعبه براي آفريقا، قارة امريكا، آسيا/ استراليا/ خاورميانه و اروپا، اعضاي كامل و وابستة UFI را در مناطق خاص تشكيل مي‌دهند.
هر شعبه مي‌تواند رئيس جلسه خود را، كه توسط آن شعبه معرفي مي‌شود، به‌عنوان نماينده در كميتة تعيين دستور جلسه داشته باشد. او مي‌تواند يكي از اعضاي منتخب كميتة تعيين دستور جلسه باشد يا توسط مجمع عمومي عادي به عنوان رئيس جلسه آن شعبه انتخاب شود.
همچنين شعبه يك منشي از ميان اعضاي خود انتخاب مي‌كند كه مسئول وضع كردن دستور كار و خلاصة مذاكرات جلسات مي‌باشد.
۳-۱۸ نشست‌هاي شعب منطقه‌اي
شعب منطقه‌اي اين فرصت را دارند كه طي كنگرة سالانة UFI در نشست‌ها حضور يابند. اما آنها مي‌توانند نشست‌هاي خود را در منطقة مربوطه خود داشته باشند.
دستور جلسه و خلاصة مذاكرات جلسات بايد توسط منشي شعبه و به زبان انگليسي تهيه شود و يك نسخه به مديرعامل UFI ارسال گردد.
هر شعب مي‌تواند زبان كنفرانس‌هاي خود را به دلخواه انتخاب كند.
رئيس جلسه يا نايب رئيس يا هر عضو كميتة تعيين دستور جلسه كه به آن شعبه مربوط مي‌شود، كميتة تعيين دستور جلسه را از مضامين مورد علاقة منطقة خود و يا اجراي تصميمات از طرف كميتة تعيين دستور جلسه UFI يا مجمع عمومي UFI آگاه مي‌سازد.

ماده ۱۹ گروه‌هاي كاري ناحيه‌اي:
۱-۱۹ نقش گروههاي كاري ناحيه‌اي
– افزايش تخصص‌گرايي در نمايشگاههاي يك شعبة مشخص
– تشويق همكاري در ميان اعضا
– ترويج UFI و تشويق عضويت بيشتر
– مشاوره با UFI درخصوص مسائل عضويت
۲-۱۹ تركيب گروههاي كاري ناحيه‌اي
گروههاي كاري ناحيه‌اي پذيراي برگزاركنندگان نمايشگاه در يك شعبه مشخص كه عضو UFI هستند، مي‌باشد. مشاركت يك ناظر از گروههايي نظير RIDEU ، IFBSO (فدراسيون بين‌المللي برگزاركنندگان نمايشگاه قايق)، COPE (كنفدراسيون برگزاركنندگان نمايشگاههاي بسته‌بندي) و غيره، مي‌توانند منظور شوند اما فقط به مدت يك سال. اعضاي چنين سازمانهايي مي‌توانند دعوت به الحاق در چنين گروههايي شوند كه در محدودة زماني ماكزيمم يك سال و با هدف تشويق آنها و اعضايشان به پيوستن به UFI مي‌باشد.
هر گروه كاري ناحيه‌اي يك رئيس جلسه و يك منشي از ميان اعضاي خود انتخاب مي‌كند. رئيس جلسه نشست‌ها را اداره مي‌كند و منشي دستور جلسه و خلاصة‌ مذاكرات جلسات را تهيه مي‌نمايد.
۳-۱۹ جلسات گروههاي كاري ناحيه‌اي
دستور جلسه و خلاصة مذاكرات جلسات بايد توسط منشي شعبه و به زبان انگليسي تهيه شود و يك نسخه به مديرعامل UFI ارسال گردد.
هر گروه كاري ناحيه‌اي مي‌تواند زبان كنفرانس‌هاي خود را به دلخواه انتخاب كند.
رئيس جلسه گروه كاري ناحيه‌اي، كميتة تعيين دستور جلسه را از مضامين مورد علاقة ناحيه خود و يا اجراي تصميمات را از طرف هيئت‌هاي مديريت UFI، آگاه مي‌سازد.

ماده ۲۰ گروههاي كاري ويژه و كميته‌ها:
۱-۲۰ نقش كميته‌ها و گروههاي كاري ويژه
كميتة تعيين دستور جلسه شامل كميته‌هايي براي مدت زماني محدود مي‌باشد. كميته تعيين دستور جلسه منتخب جديد، در سال‌هاي فرد، در موارد ذيل تصميم‌گيري مي‌كند:
تداوم كميته
انتخاب رييس جلسه خود

كميته تعيين دستور جلسه شامل گروههاي كاري ad hoc براي مسائل خاص و براي طول مدت فعاليتهاي خود مي‌باشد.
۲-۲۰ تركيب كميته‌ها وگروههاي كاري ويژه
همة اعضاي UFI مي‌توانند در اين فعاليتها شركت كنند. تحت اين شرايط كه به زبان انگليسي تكلم كرده و به طورمنظم در جلسات شركت نمايند.
اين كميته و گروههاي كاري ويژه به طور مستقل كار مي‌كنند و نتايج تحقيقات خود را به كميتة تعيين دستور جلسه تسليم مي‌نمايند.
۳-۲۰ جلسات كميته‌ها و گروههاي كاري ويژه
اين كميته‌ها و گروههاي كاري ويژه تحت رياست نايب رييس UFI، يك عضو از كميته تعيين دستور جلسه يا يكي از اعضا كميته UFI جلسات خود را برگزار مي‌كنند.

ماده ۲۱ پيگيري فعاليتهاي هيئت‌هاي مشاوره‌اي:
(مواد ۱۷ تا ۲۰ قوانين داخلي)
با كمك مديرعامل، كميته تعيين دستور جلسه فعاليتهاي هيئت‌هاي فوق‌الذكر را نظارت مي‌كند تا از تداخل مضامين جلوگيري به عمل آورد و اجراي صحيح نشست‌هاي مختلف را تضمين نمايد.

فصل IV
مفاد مالي
ماده ۲۲ حق عضويت:
(ماده ۱۸ نظامنامه)
۱-۲۲ اعضاي كامل
۱-۱-۲۲ اعضايي كه نمايشگاهها را برگزار مي‌كنند.
(برگزاركنندگان مستقل، چند مليتي و ملي)
حق عضويت اين اعضا بر اساس كل فضاي خالص اجاره داده شده براي نمايشگاههاي بين‌المللي تاييد شده است كه توسط خودشان يا شعب خارج كشورشان دو سال قبل برگزار شده و مطابق با مقياس فضاي اجاره داده شده كه در ماده ۱-۹ قوانين داخلي تعيين شده، مي‌باشد.
براي برگزاركنندگان چندمليتي نمايشگاهها، حق عضويت براساس كل فضاي اجاره داده شدة نمايشگاههاي بين‌المللي با تاييدية UFI است كه توسط خودشان يا شعب آنان سازماندهي مي‌شود.
كل فضاي خالص اجاره داده شدة رويدادهاي تاييد شدة UFI، كه به‌عنوان اساس محاسبة حق عضويت به كار مي‌رود، كل فضاي خالص سالن بعلاوة ۳۳% از فضاي خالص باز است. اگر طي سال مرجع، دوره‌هاي ديگري از يك نمايشگاه وجود داشته باشد، آنگاه ۵۰% از فضاي خالص سالن و فضاي باز اجاره داده شده به كل فضاي خالص سالن و باز دورة اصلي اضافه مي‌شود.
از برگزاركنندكان عضو خواسته مي‌شود تا اين داده‌هاي آماري را حداقل تا ۳۱ ژانوية سال بعد ارسال نمايند.
يك برگزاركنندة عضو كه تنها يك رويداد مورد تاييد UFI را در فواصل نامنظم برگزار مي‌كند بايد هنگامي كه آن رويداد را برگزار نمي‌كند، حداقل حق عضويت را بپردازد.
شركتهاي تابعة عضو در بخش خدمات يك مبلغ ثابت مي‌پردازند كه به حق عضويت برگزاركننده مستقل نمايشگاه يا برگزاركننده چندمليتي نمايشگاه اضافه مي‌شود.
۲-۱-۲۲ اعضايي كه مالك/ مدير سالن نمايشگاه هستند اما برگزاركننده نمايشگاه نيستند.
حق عضويت اين اعضا بر اساس كل فضاي خالص سالن و باز نمايشگاه بين‌المللي مورد تاييد UFI مي‌باشد كه دو سال قبل در مركز نمايشگاهي واقع شده است و مطابق مقياس‌هاي فضاي خالص تعيين شده در ماده ۲-۹ قوانين داخلي مي‌باشد.
فضاي خالص باز اين نمايشگاهها به فضاي مسقف به نسبت ۳۳% از ارزش واقعي آنها اضافه مي‌شود.
در مورد نمايشگاههايي كه مورد تاييد UFI نيستند و طي سال مرجع برگزار مي‌شوند، مالك/ مدير سالن يك مبلغ ثابت مي‌پردازد.
داده‌هاي آماري بايد حداقل تا ۳۱ ژانويه سال بعد ارائه شوند.
۲-۲۲ اعضاي وابسته
۱-۲-۲۲ انجمن‌ها
انجمن‌ها مبلغ ثابتي مي‌پردازند كه توسط كميتة تعيين دستور جلسه تعيين مي‌گردد. اين مبلغ بايد در ۱ نوامبر هر سال پرداخت شود.
۲-۲-۲۲ همتاهاي صنعت نمايشگاهي
همتاهاي صنعت نمايشگاهي مبلغ ثابتي مي‌پردازند كه توسط كميتة تعيين دستور جلسه مشخص مي‌شود. اين مبلغ بايد در ۱ نوامبر هر سال پرداخت شود.
۳-۲۲ اساس محاسبة نرخ‌هاي عضويت
اساس محاسبة نرخ‌هاي عضويت، مبالغي حداقل و حداكثر حق عضويت و مبلغ ثابت مجمع عمومي عادي بنا به پيشنهاد كميتة تعيين دستور جلسه تغيير مي‌يابند.

فصل V
كنگره
ماده ۲۳ تعريف:
كنگره كه در زمان مجمع عمومي برگزار مي‌شود، شامل نشست‌هاي كميته‌هاي مختلف UFI و رويدادهاي رسمي است كه در آن همه اعضاي UFI بنا به دعوت رياست UFI شركت مي‌كنند.
در سال انتخاب رئيس، مراسم اختتاميه و مهماني مشتركاً با رياست رؤساي منتخب سابق و جديد صورت مي‌گيرد.

ماده ۲۴ ناظران:
كميتة تعيين دستور جلسه، در ابتداي جلسة مجمع عمومي عادي و احتمالاً، غيرعادي، فهرستي از افرادي را تعيين مي‌كند كه به‌عنوان ناظر براي انتخابات مخفي، كه ممكن است طي اين مجمع عمومي صورت بگيرد، انجام وظيفه مي‌كنند.

فصل VI
انواع موقعيت سازماني

ماده ۲۵ وضعيت پرسنلي:
همه پرسنلي كه در ادارة ستاده UFI دخيل هستند داراي يك وضعيت هستند، شرايط آن توسط رئيس و خزانه‌دار براي تاييديه توسط كميته تعيين دستور جلسه پيشنهاد مي‌شوند.

ماده ۲۶ زبان كاري، ترجمه همزمان و مستندسازي:
سه زبان كاري رسمي UFI عبارتند از فرانسوي، آلماني و انگليسي.
ترجمه به سه زبان رسمي كاري طي كنگره‌هاي سالانه و سمينارهاي تابستاني به هزينة UFI صورت مي‌گيرد.
هزينه‌هاي ترجمه به زبان‌هاي ديگر به هزينة متقاضيان خواهد بود.
ترجمه جلسات كميته اجرايي، كميته تعيين دستور جلسه و كميته‌ها و گروههاي كاري ويژه به هزينه سازمان ميزبان است.
ترجمه اسناد براي اين جلسات به هزينه UFI مي‌باشند.

ماده ۲۷ هزينه هاي نشست‌ها و ماموريت‌ها:
هزينه‌هاي متحمل شده توسط اعضاي UFI طي مشاركت در نشست‌هاي كميته‌هاي مختلف اتحاديه به هزينه خودشان مي‌باشد.
بازپرداخت هزينه‌هاي متحمل شده در زمان ماموريت‌هاي ديگري كه براي UFI صورت گرفته صورت نمي‌گيرد، به جز موارد استثنايي كه با تفويض اختيار توسط رئيس و با تاييدية خزانه‌دار صورت گرفته باشد.
همه هزينه‌ها (هزينه‌هاي هتل، هواپيما) متحمل شده براي بررسي و تحقيق روي يك نمايشگاه كه كانديد تاييدية UFI مي‌باشد، به‌طور كامل توسط برگزاركننده به محقق بازپرداخت مي‌شود، حتي اگر مجمع عمومي عادي بر عليه تاييديه يا مجوز راي دهد.

ماده ۲۸ جوايز UFI:
1-28 رياست افتخاري
رئيس سابق UFI كه جايزة رياست افتخاري را كسب كرده است، و نايب‌رئيس و خزانه‌دار سابق به مجمع عمومي دعوت مي‌شوند.
۲-۲۸ نشان‌ها و ديپلم
اعطا جوايز UFI توسط كميته تعيين دستور جلسه بنا به پيشنهاد رئيس صادر مي‌شود.
براي اعضاي UFI اين جوايز بدين شكل اعطا مي‌شوند:
۱-۲-۲۸ نشان‌هاي طلا
– روساي سابق UFI
– اعضاي سابق كميته اجرايي كه بيش از يك دوره صاحب منصب بوده‌اند.
– تحت شرايط استثنايي، اعضايي كميته تعيين دستور جلسه (با چندين سال سابقه، بيش از دوره‌هاي منصب يا براي خدمات استثنايي ارائه شده به UFI) .
2-2-28- نشان‌هاي نقره
– اعضاي كميته تعيين دستور جلسه يا مميزان كه بيش از يك دوره صاحب منصب بوده‌اند.
– تحت شرايط استثنايي، اعضاي كميته همكاري (با چندين سال سابقه، بيش از دوره‌هاي منصب يا براي خدمات استثنايي ارائه شده به UFI) .

ضميمه
طبقه‌بندي جغرافيايي و نمايندگي كشورها در كميته تعيين دستور جلسه

اروپا ۲۹ كرسي
اروپا A 16 كرسي
آلمان ۵
ايتاليا ۴
فرانسه ۴
اسپانيا ۳
اروپا B 9 كرسي
(حداكثر ۲ كرسي براي هر كشور)
هلند ۲
سوئد ۱
فدراسيون روسيه ۱
اتريش
جمهوري چك ۱
پرتغال ۱
كروات
بريتانياي كبير ۲
يوگسلاوي
بلغارستان
بلژيك ۱
اروپا C 4 كرسي
(حداكثر ۱ كرسي براي هر كشور)
مجارستان ۱
فنلاند ۱
يونان
لهستان
تركيه
سويس
روماني ۱
اسلووني
يونان
جمهوري اسلاوكي
جمهوري مقدونيه
لوكزامبورگ ۱
بوسني هرزگوين
مالت
ايرلند
اكراين

افريقا، آسيا، اقيانوسيه ۵ كرسي
(حداكثر يك كرسي براي هر كشور)
جمهوري خلق چين ۱
سنگاپور ۱
ژاپن
ايران
افريقاي جنوبي
هند ۱
مصر
اندونزي
عراق
سوريه
زيمبابوه
الجزاير ۱
استراليا
بحرين
اسراييل
كويت ۱
لبنان
ليبي
مالزي
موزامبيك
عربستان صعودي
سنگال
تايوان
تانزانيا
تايلند
تونس
امارات متحده عربي
هنك كنگ
فيليپين
قاره امريكا ۲ كرسي
( حداكثر ۲ كرسي براي هر كشور)

كلمبيا
بوليوي
كوبا
ال سالواردور
پرو ۱
اكوادور

۱-۳- راهنمای مدیریت نمایشگاهها ـ مرجع AEO:
– راهنماي مديريت
– بهداشت و ايمني
– در نمايشگاه ها
– مرجع AEO
توجه:
براي استفاده مفيد از اين راهنما و كسب اطمينان از نحوه به‌كارگيري هر اقدام كنترلي براي نمايشگاه خود – و زمان به‌كارگيري آن – لازم است كه درك جامعي از قانون ايمني و بهداشت داشته باشيد. در اين جهت يك دوره IOSH قوياً توصيه مي‌شود.
بر اساس بند ۷ قانون مديريت بهداشت و ايمني در محل كار (MHSWR) هر كارفرما بايد يك يا چند فرد شايسته براي كمك به انجام اقدامات مورد نياز وي در انطباق با قوانين و ممنوعيت‌هاي اعمال شده بر وي يا قوانين مربوطه ديگر، انتخاب كند. اين افراد مي‌توانند كارمنداني باشند كه شايستگي لازم را دارا مي‌باشند و يا مي‌توانيد خدمات يك مشاور بيروني شايسته در امر بهداشت و ايمني را به كار گيريد، خصوصاً كسي كه در زمينه صنعت نمايشگاهي تجربه دارد.
همه توصيه‌ها، اقدامات كنترلي و قوانين تصريح شده در اينجا براي نمايشگاه شما صدق نخواهد كرد. گاهي نياز خواهيد داشت كه كمتر از آنچه در اينجا توصيه شده، عمل كنيد- و گاهي بيشتر.
نظريات اظهار شده در اين راهنما از طرف AEO ، BECA و EVA مي‌باشند و تنها به عنوان يك راهنما ارائه مي‌شوند. بدون ارجاع ـ و مطابقت با ـ مقررات قانوني، هرگونه خطا يا غفلت از توصيه‌هاي اين راهنما مسئوليت قانوني دربر نخواهد داشت.
درباره اين راهنما:
اين راهنما توسط صنعت انجمن‌هاي تجاري aeo, BECA و EVA تهيه شده است، و تنها بخشي از اطلاعات مورد نياز براي اجرا مسائل بهداشتي و ايمني، هم قبل از نمايشگاه و هم در زمان برگزاري نمايشگاه در UK مي‌باشد. اين راهنما عمدتاً به مسئوليت‌هاي چهار گروه اصلي مي‌پردازد: مالكين Venue، برگزاركننده، غرفه‌دار و پيمانكار. لازم است كه به مقررات قانوني و قوانين خاص نمايشگاهي خصوصاً قانون مديريت بهداشت و نمايشگاه در محل كار ۱۹۹۹ رجوع شود.
اين راهنما اصول مهم در خصوص روش مناسب براي كنترل مسائل بهداشتي و ايمني را ارائه مي‌دهد كه در سه مرحله ساخت، افتتاح و جمع‌آوري قابل اجرا مي‌باشند. مسئوليت‌هاي نمايشگاهها تحت قانون HASAWS74 عنوان مي‌شوند. اجراي اين راهنما اجباري نيست و شما مي‌توانيد اقدامات ديگر را انجام دهيد. اما اگر اين اصول را پيگيري مي‌كنيد آنگاه به اندازه لازم قانون بهداشت و ايمني را در محيط نمايشگاه رعايت خواهيد كرد.
قوانين و اطلاعات مربوط به بهداشت، ايمني و رفاه (مانند داربست‌سازي، برق، كارهاي دستي، PPE، سروصدا، مواد شيميايي خاص …) در كتابهاي راهنماي ديگر نيز يافت مي‌شوند.

فهرست مطالب
عنوان
بخش الف
وظايف قانوني شما
ارزيابي خطر
گزارش سياست گذاري
وظيفه مراقبت
بخش ب
حوزه مسئوليت
قرارداد اجاره
مسئوليت هاي برگزاركننده
مسئوليت هاي غرفه دار
مسئوليت هاي پيمانكار
سلسله مراتب مسئوليت ها در غرفه
بخش پ
چك ليست ها
چك ليست هاي برگزاركننده
چك ليست هاي مالكين venue
چك ليست غرفه داران
چك ليست پيمانكاران
بخش ت
راهنما
راهنماي ارزيابي خطر
كالاهاي نمايشي و نمايش زنده
پنج مرحله براي انجام RA
نمونه اي از فرم ارزيابي خطر براي غرفه داران غرفه ساز
نمونه اي از فرم ارزيابي خطر براي غرفه داراني كه از غرفه نمايشگاهي استفاده مي كنند
چگونه فرم ارزيابي خطر خود را تكميل كنيد
گزارش روش كار
اعلان عملكردهاي معوق(SON)
نمونه اي از اعلان عملكرد معوق
مجوزهاي كار hot
فرم مجوز كار Hot
بخش ث
نسخه پيشنهادي براي دستورالعمل غرفه دار
دستورالعمل هاي غرفه دار/فني
نسخه پيشنهادي براي دستورالعمل فني /غرفه دار
۱) مسئوليت ها و گزارش سياست كار
۲) ارتباط در محل
۳) پيمانكاران منتخب
۴) حوزه هاي اصلي خطر
۵) ارزيابي خطر
۶) اقدامات احتياطي براي آتش سوزي
۷) گزارش روش كار (MS)
8) فرم نمونه MS
9) روال هاي اضطراري
۱۰) چك ليست هاي غرفه داران/مشاركت كنندگان
۱۱) فرم اظهارنامه بهداشتي و ايمني غرفه داران/مشاركت كنندگان
بخش ج
مديريت بهداشت و ايمني
طراحي نقشه ساختمان
تاييديه هاي طراحي غرفه
غرفه هاي محصور شده
لبه هاي سكو
شيب راهه ها (ramp)براي معلولين
ساختارهاي پيچيده و محاسبات ساختماني
معابر
ورودي ها
صندلي
مسير ترافيك
مركز امنيتي
مركز پزشكي/كمك هاي اوليه در محل
مراكز ملاقات/ اطلاعات/اموال گمشده

بهداشت و نظافت
آماده سازي، پخت و توزيع غذا
وضعيت قرار گرفتن وسايل گازي
خوراكپزي هاي گازي ، فر،…
LPG/ گازهاي فشرده
بهداشت غذايي
تسهيلات شستشو
كودكان در نمايشگاه
كنترل پرسنل و جمعيت
اطلاعات بازديدكننده
علامت ها
اعلان هاي PA
ازدحام
راه بند هاي قابل حمل و نقل

كالاها و برنامه هاي نمايشي
كالاها و برنامه هاي نمايشي
تجهيزات نمايشي ماشين آلات
ليزرها
محوطه نمايشگاه و نمايشات مربوطه

كار تا ديروقت
مواد شيميايي ، ضايعات و دود و گاز خطرناك
عمليات ليفتراك
راهنمايي مختصر در خصوص مقررات LODER
سر و صدا
قوانين برق
آموزش كاركنان ( و كاركنان موقت)
داربست سازي و كار در ارتفاع
حمل و نقل و كارهاي دستي
كلاه هاي ايمني ( و ديگر لباسهاي محافظ)
مواد و مصالح
بخش چ
ايمني در برابر آتش سوزي و اقدامات اضطراري
اقدامات اضطراري
تيم مديريت بحران (CMT)
چك ليست تلفن هشدار بمب گذاري
بخش هـ
سئوالات رايج و پاسخ ها

ارزيابي خطر (RA)
پنج مرحله براي ارزيابي خطر: راهنمايي براي تضمين يك RA .
همه طرف‌هاي مربوطه بايد متعهد به انجام يك ارزيابي خطر مناسب و كافي باشند.
ارزيابي خطر برگزاركننده بايد جنبه‌هاي مهم نمايشگاه را دربر بگيرد، ازجمله ورودي/ خروجي، برنامه‌ريزي زمان برپايي غرفه‌ها
ارزيابي خطر غرفه‌دار بايد فعاليت‌هايي را دربر بگيرد كه روي غرفه انجام مي‌شوند، مانند خطرات ماشين‌آلات به نمايش درآمده و اگر خود به غرفه‌سازي مي‌پردازند، بايد شامل خطراتي باشد كه از فعاليت‌هاي ساخت ناشي مي‌شوند مانند كار كردن در ارتفاع، برق‌كاري،عملكردهاي بالابري.
ارزيابي‌هاي خطر پيمانكار خطرات ناشي از فعاليت‌هاي نصب غرفه را در بر مي‌گيرد، مانند كار كردن در ارتفاع، برق‌كاري، عملكردهاي بالابري.
هم برگزاركننده و هم مالك VENUE بعد از امضا قرارداد اجاره ملزم به انجام يك RA جداگانه مي‌باشند. RA برگزاركنندگان همه حوزه‌هايي را مطرح مي‌سازد كه بايد تحت كنترل قرار بگيرند و نيز مشخص مي‌كند كه چگونه اين كنترل چارچوب زيرساخت ايمني برگزاركننده را در هر نمايشگاه (مثلاً به چه اقدامات كنترلي نياز است) شكل مي‌دهد.
اگر طراح غرفه و پيمانكار غرفه‌سازي براي غرفه‌داراني كه فقط فضاي غرفه را اجاره كرده‌اند، با خطرات ناشي از فعاليت‌هاي كاري خود روبرو هستند و يا در نظر دارند غرفه‌هاي آماده را به محل بياورند، بايد همراه با هم متعهد به يك RA كافي و مناسب شوند.
غرفه‌داراني كه از غرفه‌هاي ساخت خود نمايشگاه استفاده مي‌كنند نيز متعهد به يك RA هستند- اما نحوه اين مسئوليت به برگزاركننده مربوط مي‌شود كه يك مدرك مكتوب را ضروري بداند يا خير. اما به طور كلي توصيه مي‌شود كه برگزاركنندگان يك فرم امضا شدة «اظهارنامه ايمني و بهداشتي» را از هر يك از غرفه‌داران خود تقاضا كنند كه تاييد مي‌كند اين غرفه‌داران متعهد به يك RA «مناسب و كافي» مي‌باشند. هر‌گاه غرفه‌داران داراي غرفه‌هاي خطرناك باشند، آنگاه لازم است كه خود برگزاركننده RA را انجام دهد. برگزاركنندگان بايد جانب احتياط را بگيرند و در صورت وجود شك و ترديد توصيه حرفه‌اي و تخصصي را ارائه نمايند.
گزارش سياست‌گذاري
سياست‌گذاري و توافقات شما براي كنترل بهداشت و ايمني در محل نمايشگاه بايد به صورت رسمي مكتوب شود.
سياست بهداشت و ايمني شما بايد در بخش اصلي گنجانده شود:
۱- بيانيه
۲- سازمان بهداشت و ايمني
۳- توافقات براي كنترل بهداشت و ايمني
به اين صورت به يك مقام قانوني ثابت مي‌كند كه شما مفادي براي ايمني و رفاه افراد در محدوده نمايشگاه در نظر گرفته و اجرا مي‌كنيد.
وظيفه مراقبت
كارمندان (مانند كاركنان غرفه، كاركنان پيمانكار و غيره) بايد درخصوص بهداشت و ايمني خود، و نيز كساني كه ممكن است تحت تاثير اقدامات آنها قرار بگيرند، مراقبت منطقي به عمل آورند. اين وظيفه هر كارفرما (مانند برگزاركننده، مكان نمايشگاهي، غرفه‌دار، پيمانكار) است كه رفاه، ايمني و بهداشت را تا آنجا كه از نظر منطقي انجام‌پذير باشد، در محل كار كارمندان خود تضمين كند- و براي كساني كه مستقيماً براي آنها كار نمي‌كنند اما ممكن است كه در نتيجه فعاليت‌هاي كاري آنها طي مدت اجاره نمايشگاه، در خطر قرار بگيرند. اين تعهد شامل موارد زير مي‌شود:
۱- ايجاد ارتباط، هماهنگي و همكاري با كارفرمايان ديگر كه در يك محل هستند؛
۲- تهيه و پشتيباني سيستم‌ها و دستگاه‌هايي كه مطمئن هستند و خطرات بهداشتي در بر ندارند.
۳- ترتيباتي براي استفاده، جابجايي، نگهداري و حمل و نقل اقلام و اجسام؛
۴- ارائه اطلاعات، دستور‌العملها، آموزش و نظارت لازم براي بهداشت و ايمني
۵- تحت كنترل قرار دادن همه محيط‌هاي كاري در شرايطي بي‌خطر، از جمله راههاي ورودي و خروجي؛
۶- فراهم نمودن محيط كاري با تسهيلات رفاهي مناسب كه امن و عاري از خطر باشد؛
۷- داشتن سياست ايمني مناسب و كافي خصوصاً براي فضاي نمايشگاهي.
توجه: وظايف يك كارفرما گاهي با وظايف كارفرماي ديگر همپوشاني دارد، و وجود مرزهاي رسمي ارتباطي، همكاري و هماهنگي بين هر يك از طرفين ( VENUE، برگزاركننده، غرفه‌دار و پيمانكاران) ضروري مي‌باشد.

قرارداد اجاره
قرارداد اجاره بين VENUE و برگزاركننده در خصوص حوزه‌هاي دقيق مسئوليت در ارتباط با ارائه خدمات و تسهيلات، بايد توافقنامه‌اي در محدودة قرارداد اجاره اوليه، صورت بگيرد (مثلاً نظافت، امنيت، محل پارك خودرو، دستشويي‌ها و …). ممكن است برخي از حوزه‌هاي مسئوليت همپوشاني داشته باشند و قرارداد اجاره بين اماكن نمايشگاهي مختلف مي‌تواند متفاوت باشد. اين حوزه‌هاي مسئوليت توافق شده تنها براي يك نمايشگاه خاص مي‌باشند و هيچ يك از مسئوليت‌هاي قانوني ديگر را معاف نمي‌سازد. تضمين مناسب بودن VENUE براي نمايشگاه مورد نظر هم بر مسئوليت برگزاركننده و هم VENUE مي‌باشد. بسته به ماهيت نمايشگاه، شايد به تسهيلات نمايشگاهي بيشتري نياز داشته باشيد كه يك VENUE ارائه مي‌دهد اما اين تسهيلات و خطرات مربوط به آن توسط اجراي يك ارزيابي خطر مناسب و كافي مشخص خواهند شد.
مسئوليت‌هاي مالك VENUE / مديريت VENUEمسئول ارائه مكان كاري و محيط امن براي كاركنان خود، پيمانكاران، بازديدكنندگان از VENUE و مشتريان خود مي‌باشد.
VENUE مسئول نگهداري ساختار سالن مي‌باشد- مانند سقف‌ها، ديوارها، ستون‌ها، كف، لوله‌ها،سيستم‌هاي گرمايش و تهويه؛ فضاي گردهمايي عمومي و گذرگاههاي عمومي؛ پوشش ضدحريق براي تمامي تجهيزات موجود درآن كه براي يك نمايشگاه خاص اجاره نشده‌اند. اگر سازه‌هاي پيش‌ساخته، رستوران‌هاي ثابت، تسهيلات رفاهي و بهداشتي براي بازديدكنندگان تهيه شود، VENUE نيز مسئول نگهداري و پشتيباني آنها مي‌باشد.
در حوزه مسئوليت VENUE است كه تا آنجا كه از نظر منطقي عملي است، خود را ملزم بداند الزامات مناسبي را در محل برآورده سازند كه تضمين مي‌كنند برگزاركننده يك برنامه مديريت ايمني و بهداشتي كامل ارائه داده است، از جمله يك ارزيابي خطر مناسب و كافي براي نمايشگاه خود، تا به اين طريق وظايف قانوني تصريح شدة VENUE انجام شود.
VENUE بايد تضمين كند كه كاركنانش آموزش ديده‌اند و اقدامات لازم براي شرايط اضطراري چاپ و منتشر شده است و در اختيار همه كساني كه از اين تسهيلات استفاده مي‌كنند قرار دارد. VENUE بايد در خصوص سلسله مراتب مديريت مناسب توافق كند و آن را اجرا نمايد به نحوي كه همه خطرات ارزيابي شده و رويه‌هاي موارد اضطراري مورد نياز براي هر رويداد نمايشگاهي خاص را در بر بگيرد. اين رويه ها ممكن است براي هر نمايشگاه متفاوت باشد. يك «پرونده بهداشت و ايمني» براي هر نمايشگاه بايد نگهداري شود، كه حاوي اسنادي نظير RA و فرم‌هاي قانوني مي‌باشد.
VENUE مسئول انتقال هر نوع اطلاعاتي در خصوص الزامات/ اقدامات ايمني و بهداشتي به برگزاركنندگان است كه آنها نيز به نوبه خود بايد اين اطلاعات را به غرفه‌داران تسليم كنند.
مسئوليت‌هاي برگزاركننده
شركت برگزاركننده، يا دارنده جواز، بايد خود را ملزم بداند كه همه حوزه‌هاي مسئوليت، مشترك يا غيره، تنظيم و مشروح شده‌اند و در محدودة يك قرارداد اجاره با VENUE مورد توافق قرار گرفته‌اند. برگزاركننده همراه با مالك VENUE مسئول تضمين محيط امن نمايشگاهي مي‌باشد، از جمله ورود و خروج همه افراد به نمايشگاه، تا حدي كه از نظر منطقي عملي باشد، چنانكه در قرارداد اجاره آمده است. اين امر مي‌تواند شامل ورودي‌ها، خروجي‌ها، خروجي‌هاي اضطراري، فضاي اطراف غرفه‌ها، زيرسازي‌هاي موقت، و هر فضاي نمايشي روي زمين، دريا يا هوا كه بنا به درخواست برگزاركننده مستقيماً به دست آمده، اجاره شده يا به محل آورده شده است.
برگزاركنندگان نمي‌توانند مسئول مستقيم اقدام يا عدم اقدام غرفه‌داران خود و پيمانكاران غرفه‌دار شمرده شوند. اما آنها مسئول درخواست دليلي هستند كه غرفه‌دار و پيمانكارانشان ثبات غرفه‌ها و ساختارها، و به كار‌گيري سيستم‌هاي امن را تضمين خواهند كرد.
جهت انجام وظايف قانوني برگزاركننده كه در بخش الف تصريح شده است، برگزاركنندگان بايد تا آنجا كه از نظر منطقي عملي است خود را متعهد سازند كه غرفه‌دارانشان يك برنامه مديريت ايمني و بهداشتي كامل را رعايت مي‌كنند. از جمله متعهد بودن و اجراي يك ارزيابي خطر مناسب و كافي براي غرفه‌هاي خود، تا بدين‌وسيله وظايف قانوني برگزاركننده انجام پذيرد. اگر برگزاركننده پيمانكاران را استخدام كند يا مستقيماً به آنها دستور دهد، آنگاه بايد بررسي به عمل آورد كه پيمانكار رسمي استخدامي واجد شرايط است و ارزيابي خطر مناسبي را براي نمايشگاه انجام مي دهد.

نكاتي درخصوص بررسي ارزيابي خطر و گزارشات روش كار
همه ارزيابي‌هاي خطر كه توسط غرفه‌داراني صورت مي‌گيرند كه فقط از فضاي غرفه نمايشگاهي استفاده مي‌كنند، تا آنجا كه از نظر منطقي عملي است، بايد قبل از نمايشگاه توسط يك فرد واجد صلاحيت بررسي شوند كه براي نمايشگاه مناسب و كافي هستند اين امر هنگامي حياتي است كه ماهيت كلي غرفه‌ها يا تزيينات آنها به نوعي خطرناك تلقي مي‌شوند. اين وظيفه غرفه‌دار است كه تضمين نمايد كه آنها و كاركنان غرفه، پيمانكاران و پيمانكاران فرعي آنها يك ارزيابي خطر مناسب و كافي را انجام مي‌دهند.
هرگاه برگزاركننده خطرات خاص كالاهاي نمايشي يك غرفه را بداند، يا غرفه‌دار داراي يك «غرفه پيچيده» باشد، آنگاه ارزيابي خطر آن غرفه‌دار خاص و گزارش روش كار بايد قبل از برگزاري نمايشگاه و بار ديگر در محل بررسي شود تا اطمينان حاصل گردد با قوانين منطبق مي‌باشند.
هر چند برگزاركننده بايد از همه غرفه‌داران خود درخواست ارزيابي خطر و/ يا گزارش روش كار نمايد اما مشخص شده است كه دريافت يك نرخ عرضه ۱۰۰% بسيار دشوار حاصل مي‌شود. بعلاوه:
۱- برگزار كننده هميشه در خصوص غرفه‌ها و يا كالاهاي نمايشي كه غرفه‌دار برنامه‌ريزي كرده يا از پيمانكاران آنها مطلع نمي‌شود. بنابراين برگزاركننده بايد به متكي به غرفه‌داري باشد كه ارزيابي خطر يا گزارش روش كار ارائه شده‌اي مناسب و كافي دارد. يك فرد واجد صلاحيت بايد عملكرد را در محل بررسي نمايد.
۲- همه غرفه‌ها به يك گزارش روش كار و ارزيابي خطر مكتوب كه توسط غرفه‌دار تسليم مي‌شود نياز ندارند، تنها خطرات مهم بايد شناسايي شوند و اقدامات كنترلي مكتوب داشته باشند. بسياري از غرفه‌ها (از جمله غرفه‌هاي پيش ساخته نمايشگاه) هيچ خطر مهمي در بر ندارند.
۳- اين غرفه‌دار است و نه برگزاركننده كه مسقيماً با نصب‌كننده غرفه‌هاي سفارشي و تامين‌كنندگان كالاها و خدمات براي غرفه‌ها وارد قرار داد مي‌شود. بنابراين غرفه‌دار بايد تضمين كنند كه نصب‌كننده غرفه داراي صلاحيت لازم است و در اين خصوص مي‌تواند براي يك گزارش كار و ارزيابي خطر مناسب و كافي قبل از نمايشگاه از آنها سئوال كند.
مسئوليت‌هاي غرفه‌دار
غرفه‌دار براي غرفه خود با پيمانكار قرارداد مي‌بندد و ساخت هر غرفه در فضاي كار مجزايي صورت مي‌گيرد كه تحت قوانين مرتبط در بخش الف قرار مي‌گيرد.
غرفه‌داران مسئوليت بيشتري در خصوص بهداشت و ايمني دارند كه فراتر از محيط كارشان مي‌باشد. آنها وظيفه مرافيت از هر يك از پيمانكاران و پيمانكار فرعي مربوطه به غرفه خود را دارند همچنين هر كس كه با آنها وارد قرار داد مي‌شود. غرفه‌داران مسئوليت مستقيم استفاده بي‌خطر و پشتيباني از همه عوامل غرفه و محيط آن را بر عهده دارند، كه معمولاً شامل بازديدكننده و/ يا عامه مردم مي‌شود.
بر عهده غرفه‌دار است كه حوزه دقيق مسئوليت را بين خود و پيمانكاران خود قبل از آمدن به محل تعيين كند. آنها بايد مشخصاً بررسي كنند كه پيمانكارانشان واجد شرايط هستند و ارزيابي خطر مناسب و كافي را انجام داده‌اند، همراه با يك گزارش روش كار براي غرفه‌هاي پيچيده- كه معمولاً همراه با پيمانكار صورت مي‌گيرد. مسئوليت غرفه‌دار است كه صحت اين اسناد و انجام اقدامات معتبر و كنترلي را در محل در تمام مدت اجاره تضمين كند.
غرفه‌داران بايد اقدامات منطقي را انجام دهند كه تضمين مي‌كند پيمانكاران با يك سيستم كاري امن كار خود را انجام مي‌دهند، از جمله خروج و ورود به نمايشگاه و به غرفه.
غرفه‌دار مسئول اطلاع رساني خطرات خاص همراه با فعاليتهاي پيمانكاران به آنها مي‌باشد كه اين خطرات قطعاً بر كاركنان پيمانكار ضمن كار روي غرفه متاثر است.
لطفاً به بحش پ : چك ليست‌ها مراجعه كنيد.
مسئوليت‌هاي پيمانكار
پيمانكاران بايد بهداشت، ايمني و رفاه همه افرادي را تضمين كنند كه فعاليت‌هاي كاري خود (يا پيمانكاران فرعي آنها) بر آنها متاثر است، از جمله كساني كه حين نصب غرفه، تجهيزات يا ماشين‌آلات، پايه‌هاي موقت، سكوها، دستشويي‌هاي موقت، و نواحي نمايش و تسهيلات ديگر، در غرفه‌هاي مجاور، راهروها يا محيط‌هاي عمومي حضور دارند.
وضعيت، پشتيباني و استفاده صحيح از ابزارها، ماشين‌آلات و دستگاهها، نظارت، آموزش و تبحر كاركنان نيز از وظايف پيمانكاران مي‌باشد.
هرگاه لازم باشد، پيمانكاران اصلي بايد براي مشتري خود، غرفه‌دار، گزارش روش كار و ارزيابي خطر مناسب و كافي انجام دهند. اين موارد در نشست‌هاي قبل از نمايشگاه ارائه مي‌شوند و نيز به راهنمايي‌هاي طراحي غرفه و ديگر متخصصين نياز دارد كه به صلاحديد پيمانكاران مي‌باشد.
لطفاً به بخش پ: چك ليست‌ها مراجعه كنيد.
سلسله مراتب مسئوليت‌ها در غرفه‌ها
برخي از غرفه‌ها به عنوان «ساختارهاي پيچيده» شناسايي مي‌شوند (به واژه‌نامه ضميمه مراجعه كنيد). اين غرفه‌ها به ندرت كل venue را به عنوان يك محل ساخت طبقه‌بندي مي‌كنند اما نسبت به اقدامات كنترلي وسيع‌تر بايد توجه بيشتري معطوف شود. فعاليت‌هاي خطرناك كه در ساخت اين غرفه‌ها دخيل هستند بايد در فضاي محصور و كنترل شده صورت بگيرند و برگزاركننده با يك متخصص ايمني و/ يا مسئول سالن مشورت كند تا با غرفه‌دار تماس بگيرند. بنابراين غرفه‌هاي پيچيده داراي سلسله مراتب ذيل مي‌باشند:

عدم رعايت سلسله مراتب فوق منجر بدان مي‌شود كه فعاليت‌هاي كاري در غرفه ناامن جلوه كنند. در صورت وقوع اين حالت و يا اگر غرفه يا ويژگي‌هاي آن در طول برگزاري نمايشگاه ناپايدار تلقي شوند، آنگاه برگزار كننده حق دارد تا آن غرفه را ببندد. اين عمل يا به صورت موقت يا دائم صورت مي‌گيرد تا بقيه نمايشگاه از ناامن جلوه كردن يا خطرناك بودن از ديد venue به مخاطره نيفتد و به اين ترتيب كل نمايشگاه مجبور به تعطيل شدن نگردد.