مديريت اسناد

« فصل اول »
كليات:
اگر مروري به دوره هاي گذشته داشته باشيم ميبينيم كه پادشاهان براي انتقال پيامهاي خود از نامه و نامه رسان (پيك) استفاده مي كردند و بر اساس گفتگوها و مذاكرات قرارداد و سندهايي را تنظيم و امضاء مي كردند كه بعدها به عنوان سند نگهداري مي شد به مرور كه نقش علم مديريت و اقتصاد و ديگر علوم در زندگي اجتماعي بيشتر آشكار گرديد ، سازمانها گسترش يافتند و تبادل نامه ها و اسناد بيشتر و بيشتر شد تا اينكه درسي به نام طرز نگهداري و حفاظت اسناد در دانشگاهها مطرح گرديد .
اگر بخواهيم به اهميت مديريت اسناد در سازمانهاي بزرگ امروزي بيشتر پي ببريم ، لازم است بدانيم كه يك سازمان به صورت مجموعه اي متشكل و اجزاء به هم پيوسته است كه عملكرد هر يك از اجزاء به روي كل سيستم تأثير مي گذارد . بنابراين اگر مديريت اسناد بر اساس معيارهاي منطقي و علمي استوار نگردد ، نمي توان شاهد حركت موزون و همگون همة قسمتهاي سازمان به سوي هدف واحد باشيم . لذا با توجه به اهميت مكاتبات اداري وسهم بزرگ آن به پيش بردن هدف لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارايي سازمان مي شود ، توجه گردد .

گردش مكاتبات و اسناد اداري : اصول گردش مكاتبات كه بخشي از مديريت اسناد است شامل : ايجاد ، مراحل گردش ، بايگاني مكاتبات و در پايان امحاء (از بين بردن) اوراق غير ضروري مي باشد . بنابراين لازم است نسبت به هر يك از مراحل ياد شده آشنايي كافي داشته باشيم .

تعريف مديريت اسناد : مديريت اسناد عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه هاي لازم براي تسريع و سهولت دستيابي به مكاتبات ، اسناد و مدارك مورد نياز از مرحلة ايجاد نامه تا از بين بردن اوراق زائد .

شاخه هاي مديريت اسناد :
۱- مديريت ارسال ومراسلات : به مجموعه روشهاي عملياتي كه براي نگهداري ، تنظيم و طبقه بندي اسناد به منظور سهولت و تسريع مراجعه به آن صورت مي گيرد گفته مي شود . بنابراين لازم است بايگاني اسناد و مدارك سازمان بر اساس اصول منطقي و صحيح نگهداري شود .

۲- مديرت فرمها : در صورتيكه فرمهاي مختلف در سازمان بر اساس اصول و ضوابط علمي استوار و مورد استفاده قرار گيرد عمليات اجرايي در تمام سطوح سازمان به طور يكنواخت جريان خواهد يافت . نتيجة اجراي مديريت فرمها الف)حذف فرمهاي غير ضروري و تكراري ب)درآميختن فرمهاي مشابه ج)ايجاد و بكاربستن مشخصات يكنواخت و مطلوب براي جنس ، رنگ و چاپ فرمهاي سازماني مي باشد .

۳- مديريت گزارشها : از وظايف عمدة سازمان جمع آوري اطلاعات جهت استفادة مديران در سطوح مختلف سازماني مي باشد . بكارگرفتن اصول مديريت گزارشها اين امكان را خواهد داد كه اطلاعات در حد مطلوب و كافي جمع آوري و نگهداري شود .

۴- مديريت مكاتبات : هدف ايجاد مديريت مكاتبات عبارت است از :
الف) اصلاح كيفيت نامه هاي اداري
ب) ايجاد ضوابط و معيارهاي صحيح در مكاتبات اداري
ج) بكاربردن روشهاي جديد در اداره كردن نامه ها
د) تسهيل نگارش اداري از طريق تهيه و توزيع مجموعه نامه هاي يكسان

۵-مديريت دستورالعملها : هدف از اين شاخه از مديريت اسناد ايجاد شيوه هاي قابل اطمينان كه با استفاده از آن بتوان به كلية اطلاعات مربوط به قوانين و دستورالعملهاي موجود در مورد هر موضوعي دست يافت .

تعريف سند : الف) تعريف سند از نظر لغوي
ب) تعريف سند از نظر علمي

تعريف لغوي سند : سند در لغت به معني تكيه گاه يا هر چيزي كه در مراجعات بعدي بتوان بدان استناد كرد .
تعريف علمي سند : تعريف علمي سند از نظر اداري ، حقوقي و قضايي و از نظر سازمان اسناد ملي ايران متفاوت و داراي معاني گوناگوني ميباشد كه ذيلاً بدان اشاره ميگردد.

سند از نظر ادري و بايگاني : عبارت است از هر نوع مدرك يا سابقه اي كه به صورت مكتوب در يك سازمان توسط كاركنان آن در حدود و وظايفشان ايجاد ، دريافت و يا صادر شده باشد سند اداري گويند (مانند نامه هاي اداري ، نقشه ها ، نمودارها ، نوار ، فيلم )

سند از نظر حقوقي و قضايي : سند از نظر حقوقي يكي از وسايل اثبات حق است و به موجب مادة ۱۲۸۴ قانون مدني ايران عبارت است از «هر نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناده باشد » منظور از نوشته يا خط ، علامتي است كه در روي صفحه خود را نشان دهد و بيان كنندة پيام يا مفهوم خاصي باشد .

سند از نظر قانون سازمان اسناد ملي ايران : عبارت است از كلية مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عكسها و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه ، در يافت يا صادر شود كه از لحاظ اداري ، مالي ، اقتصادي ، سياسي اسناد ملي ايران داراي ارزش نگهداري دائمي باشد .

ارزش اسناد : ارزش در مفهوم كلي درجه اهميتي است كه اشياء و افكار در رفع نيازهاي فردي و اجتماعي دارد و از نظر اقتصادي معيار تعيين كنندة اهميت اشياء و خدمات مي باشد . همچنين ارزش اسناد مي تواند اداري ، مالي ، حقوقي ، تاريخي و علمي باشد .

فلسفة سند نويسي چيست ؟ هدف از نوشتن اسناد ، استوار ساختن اساس مالكيت و امنيت قضايي است . چنانچه امنيت قضايي وجود نداشته باشد حقوق افراد ضايع مي گردد.

انواع سند ازحيث درجه و آثار حقوقي :

۱- سند رسمي : هر سندي كه در دفاتر ثبت اسناد و املاك يا دفاتر رسمي يا نزد مأمورين رسمي در حدود صلاحيت آنها و طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشد سند رسمي گويند مثل وكالت نامه – اسناد مالكيت

شرايط سند رسمي : الف) نزد مراجع رسمي تنظيم شده باشد
ب) صلاحيت مأمور در تنظيم آن محرز باشد
ج) مقررات مملكتي درآن رعايت شده باشد

۲- سند عادي : به تمامي اسنادي كه جزء اسناد رسمي و همچنين اسنادي كه ضمانت اجرايي دارند نباشد ، سند عادي گويند مثل نامه اداري ، قراردادهاي دست

۳- سند لازم الاجراء : به اسنادي گفته مي شود كه به موجب قانون ضمانت اجرايي داشته باشند مثل چكهاي مسافرتي يا پول رايج هر كشور .

تعريف نامه اداري : كليه مكاتباتي كه براي انجام امور سازمان ، توسط يكي از كاركنان آن در فرم مخصوص و طي تشريفات اداري تهيه شده باشد را نامه اداري گويند . رعايت موارد زير در نامه اداري ضروري مي باشد :
۱- روي فرم و كاغذ اداري سازمان نوشته شود
۲- محتواي آن با وظايف سازمان مرتبط باشد
۳- اصول نگارش مورد توجه قرار گيرد
۴- مقررات اداري در تهيه و صدور آن رعايت شود

انواع نامه هاي اداري :
الف) نامه هاي وارده : كليه نامه هايي كه از بيرون سازمان توسط اشخاص و شركتها دريافت مي شود .
ب) نامه هاي صادره : كليه نامه هايي كه از درون سازمان براي اشخاص و شركتها ارسال مي گردد .
ج) نامه هاي محرمانه : نامه هايي كه اطلاع از مفاد آن براي همه كس مجاز نبوده و فقط افراد داراي مجوز حق رويت و خواندن آن را دارند .
«از نظر اداري به نامه هاي محرمانه و سرّي ، اسناد طبقه بندي شده گويند »

درجه محرمانه بودن اسناد طبقه بندي شده : محرمانه ، خيلي محرمانه ، سرّي ، خيلي سرّي

نحوة ثبت و نگهداري اسناد طبقه بندي شده :

۱- هر برگ از اسناد طبقه بندي بايد به مهر نوع طبقه بندي ( محرمانه و ………. و خيلي سرّي)مهمور گردد .
۲- در صورت داشتن بيش از يك صفحه بايد كليه برگها شماره گذاري و روي هر صفحه بدين صورت نوشته شود (صفحه ۳ از ۵ صفحه ).
۳- رونوشت و توزيع سند بايد دقيقاً كنترل شود
۴- محل ارجاع هر سند بايددر هر موقع روشن و مشخص باشد
۵- پيشنويسها ، يادداشتها و دستگاه كپي بايد حفاظت و در حكم اسناد طبقه بندي شده باشد .
مسئوليت نظارت و اجراي دقيق مقررات اسناد طبقه بندي در سازمان از وظايف چه واحدي مي باشد ؟ دفتر حراست سازمان

تعريف يادداشت اداري : اگر بخواهيم در داخل سازمان پيام يا موضوعي را به اطلاع واحدهاي ديگر برسانيم بدان يادداشت اداري گويند . ويژگي يادداشت اداري عبارت است از :
۱- معمولاً از فرم يادداشت (فرم غير از نامه اداري) استفاده مي شود
۲- ثبت مقررات اداري نامه نگاري مثل مهر سازمان ، شمارة دبيرخانه و غيره لازم نيست .
۳- فقط درج امضاء واحد مربوطه و تاريخ درآن الزامي مي باشد
۴- معمولاً يادداشت به صورت دست نويس ارائه ميشود (بجاي تايپ شدن)

اعتبار يك سند يا نامه اداري در چه چيزهايي است :
الف) متن تايپ شده
ب) سربرگ مخصوص نامه هاي اداري
ج) اصول نگارش در نامه هاي اداري
د) مهر شركت و امضاء مسئول مربوطه
ه) تاريخ و شماره نامه طبق دفاتر ثبت نامه يا انديكاتور

پاراف كردن در نامه هاي اداري : به كسي كه با گذاشتن علامت ، نشانه يا امضاء در ذيل اسناد ، مكاتبات يا نامه هاي اداري متن يا محتواي يك نامه را رؤيت ، كنترل يا تأييد مي كند را پاراف كردن نامه گويند . پاراف كردن در حقيقت نوعي امضاي موقت است كه در نامه هاي اداري به روي پيش نويس انجام مي گيرد.

«فصل دوم»

دبير خانه و جايگاه آن در سازمان

دبيرخانه : واحدي از سازمان كه كليه امور مربوط به مديريت اسناد در آنجا انجام مي گيرد (مثل ارسال مراسلات ، مديريت فرمها ، مديريت گزارشها و دستورالعملها ، مكاتبات ) .

جايگاه يا فرم تشكيلاتي دبيرخانه : فرم تشكيلاتي هر دبيرخانه ارتباط مستقيم به حجم كار، وظايف كلي سازمان ، سيستم كاري و نحوة ارتباط واحدهاي داخلي آن با يكديگر دارد . لذا با توجه به مطالب فوق معمولاً دو روش براي دريافت ، ثبت و صدور مكاتبات در سازمانها اعمال مي گردد .
الف) نظام متمركز دبيرخانه
ب) نظام غير متمركز دبيرخانه

نظام متمركز دبيرخانه : در نظام متمركز ، كليه مكاتبات اعم از نامه هاي وارده و صادره توسط يك واحدي به نام دبير خانه مركزي دريافت ، ثبت و توزيع مي گردد .
پستهاي سازماني در نظام متمركز دبيرخانه :
۱- رئيس دبيرخانه
۲- مسئول ثبت نامه ها در دفتر انديكاتور
و انديكس
۳- مسئول ارجاع نامه ها
۴- مسئول پيگيري نامه ها
۵- نامه رسان
تعداد پستهاي سازماني در نظام متمركز دبيرخانه چگونه تعيين مي شود : اگر چه تعيين پستهاي سازماني دبيرخانه به عوامل زيادي از قبيل حجم كاري ، تعداد پرسنل سازمان ، ميزان ارتباط با سازمانهاي بيروني و غيره دارد ولي فرمول تقريبي تعداد كاركنان مورد نياز دبيرخانه به طريق زير محاسبه ميگردد .
تعداد نامه ها × زمان لازم هر مرحله از كار به دقيقه
۱-كل ساعات مصرف شده براي انجام كار=
۶۰

كل ساعات مصرف شده براي انجام كار
۲- تعداد كاركنان مورد نياز =
ساعات كار( به دقيقه) هر نفر در روز

مراحل كار دبير خانه در نظام متمركز :

الف) نامه هاي وارده : همه نامه هاي وارده در اين نظام ، توسط نامه رسان به مسئول دريافت نامه تحويل شده و پس از بررسي و حصول اطمينان از ارتباط مفاد نامه با سازمان مربوطه رسيد مي گردد . رسيد معمولاً دردفتري بنام دفتر نامه هاي وارده (دريافت نامه) انجام مي گيرد .

دفتر نامه هاي وارده
امضاء تاريخ تحويل برگه هاي پيوست گيرنده شماره و تاريخ نامه وارده

۲-پس از دريافت نامه توسط متصدي دريافت نامه و ارائه رسيد اقدامات زير انجام مي گيرد .
۱-۲ ) تشخيص نامه اداري از غير اداري
۲-۲ ) تشخيص و تعيين محرمانه بودن يا عادي بودن نامه
۳-۲ ) توجه به ساير نكات نامه مثل تاريخ ، شماره ، امضاء
۴-۲ ) مهر كردن قسمت پايين نامه به مهر (ورود نامه)براي ثبت شماره انديكاتور(ثبت دفتر) وتاريخ آن
۵-۲ ) ارجاع به محل مربوطه

مهر ورود نامه به سازمان

۳-پس از انجام اقدامات فوق محل اقدام يا شخص اقدام كننده ( محل ارجاع )توسط رئيس دبيرخانه يا توسط مسئول ارجاع نامه ها مشخص و ارسال مي گردد . محل ارجاع بستگي به شرح وظايف هر واحد و خط مشي و سياست اداري سازمان دارد .

دفتر انديكاتور ( دفتر ثبت نامه هاي وارده و صادره )وچگونگي ثبت آن :

روش معمول در اكثر وزارتخانه ها و سازمانهاي دولتي بدين صورت است كه نامه ها پس از رسيد شدن و تعيين محل اقدام (ارجاع) در دفتري بنام دفتر ثبت نامه ها (انديكاتور)ثبت مي گردد .
دفتر انديكاتور داراي دو صفحه براي نامه هاي وارده به سازمان و صفحه نامه هاي صادره به سازمان دارد . اگر چه شكل و فرم اين دفتر در شركتهاي مختلف متفاوت مي باشد ولي در شركتهاي داراي نظام متمركز دبير خانه از فرم زير پيروي ميكنند.
دفتر وارده انديكاتور
شماره و تاريخ نامه ارجاع به تعداد پيوست شرح نامه از شركت شخص تاريخ دريافت شمارههاي گذشته انديكاتور رديف

شماره گذشته : اگر در خصوص اين نامه قبلاً مكاتباتي صورت گرفته است شماره دفتر انديكاتور نوشته مي شود
شرح نامه : خلاصه اي از مفاد و موضوع نامه

چنانچه نامه پيوست داشته باشد تعداد اوراق پيوستي درج مي گردد.
«پس از ثبت نامه ها در دفتر انديكاتور در محل تعيين شده مهر (ورود نامه) درج و شماره دفتر انديكاتور در آن ثبت مي شود .

شرح صفحه صادره دفتر انديكاتور : صفحه سمت چپ دفتر انديكاتور به نامه هاي صادره از سازمان اختصاص دارد . در خصوص اينكه چرا عمده دفاتر انديكاتور به اين صورت تنظيم شده اند كه در يك طرف نامه هاي وارده به سازمان و در طرف ديگر نامه هاي صادره درج مي گردد اين منطق است كه تا زماني نامه اي وارد سازمان نشود جواب آنچناني نخواهد داشت بنابراين با دو طرفه كردن دفاتر انديكاتور سعي مي نمايد مسائل در كنار هم قرار گيرند تا به آساني قابل تحليل و پاسخگويي باشد . اما اگر نامه اي فقط از طرف سازمان براي افراد و شركت هاي بيروني صادر شد در مقابل صفحه وارده خط كشيده مي شود .

 

صفحه صادره دفتر انديكاتور
تاريخ و شماره نامه ارسالي برگه هاي پيوست شماره هاي بعدي شرح نامه عنوان نامه (گيرنده) كلاسمان
پرونده جزوه دان

در قسمت كلاسمان ، شماره پرونده نامه درج مي گردد
در ستون عنوان نامه ، گيرنده نامه نوشته مي شو د
خلاصه اي از مفاد نامه در ستون شرح نامه درج مي گردد

در صورتيكه در آينده در مورد نامه صادره ، نامه اي در يافت شود در اين ستون نوشته مي شود .

توزيع و تفكيك نامه هاي صادره : پس از ثبت نامه در دفتر انديكاتور ، نامه به متصدي تفكيك و توزيع تسليم مي شود كه پس از ثبت در دفتر ارسال نامه ها به واحد مربوطه تحويل و رسيد اخذ مي شود .

شرح چگونگي و مراحل انجام نامه هاي صادره در نظام متمركز دبيرخانه : نامه هاي صادره در نظام متمركز دبيرخانه به دو طريق تهيه و ارسال مي گردد :
الف) صدور نامه هايي كه در پاسخ به نامه وارده تنظيم شده است : مراحل صدور اين دسته از مكاتبات به شرح زير است :
۱- نامه پس از وصول به واحد ذي ربط و صدور دستور مقتضي به مسئول ارجاع نامه ها ارسال مي شود
۲- نامه از طريق منشي به متصدي اقدام كننده تسليم مي شود

۳- متصدي اقدام پس از مطالعه پيش نويس آنرا تهيه ميكند
۴- پس از تهيه پيش نويس و پاراف براي تأييد به مدير واحد فرستاده مي شود
۵- دستور تايپ و ماشين شدن آن صادر مي گردد كه نسخه دوم آن پاراف شده به مسئول توزيع تسليم مي گردد
۶- ثبت در دفتر ارسال مراسلات واحد وسپس تحويل دبيرخانه با اخذ رسيد

۷- مسئول دبيرخانه ضمن كنترل جواب نامه تحويل متصدي ثبت نامه مي دهد
۸- متصدي ثبت وارد انديكاتور مي نمايد
۹- نامه توسط توزيع كننده براي خارج از سازمان ارسال مي شود

ب) صدور نامه هايي كه براي اولين بار انجام مي شود :

۱- پيش نويس نامه پس از تأييد مسئول تايپ مي شود
۲- نسخه دوم نامه تايپ شده پاراف مي گردد
۳- نامه پس از امضاء مسئول براي صدور به دبير خانه فرستاده ميشود
۴- مسئول دبيرخانه پس از بررسي در دفتر انديكاتور ثبت نموده و به خارج از سازمان ارسال مي نمايد .

نظام غير متمركز دبيرخانه :
در نظام غير متمركز دبير خانه هر يك از واحدهاي سازمان اختيار ثبت و دريافت نامه را دارند در چنين نظامي دبير خانه مركزي فقط نقش توزيع كننده نامه را دارد
مراحل كار در نظام غير متمركز دبيرخانه : كليه مراحلي كه براي دريافت ثبت و صدور مكاتبات كه در روش قبلي اشاره شد در روش غير متمركز دبيرخانه صورت مي گيرد با اين اختلاف كه تمامي مراحل مورد بحث در واحدهاي مربوطه انجام مي شود .

تعداد نسخه هاي نامه هاي صادره از سازمان :
هر نامه اداري حداقل داراي ۳ نسخه مي باشد
الف) نسخه اول براي گيرنده نامه
ب) نسخه دوم براي ضبط در بايگاني كل
ج) نسخه سوم براي ضبط در واحد مربوطه
«لازم است به تعداد رونوشت گيرندگان ، به تعدادي نسخه هاي بعدي نامه اضافه گردد.»

نمونه اي از فرم متداول نامه اداري براي خارج از سازمان :

چگونگي ارجاع نامه به واحد هاي مربوطه :
قبل از اينكه نامه از دبيرخانه به واحد مربوطه ارسال شود در سازمانهاي داراي نظام متمركز اداري ، در دبيرخانه ثبت و مهر ورود روي نامه حك مي شود .
ذكر اين نكته حائز اهميت است كه محل ارجاع نامه مي بايست با شرح وظايف هر واحد سازماني و خط مشي هاي آنها در ارتباط باشد تا نامه اولاً در جايگاه مناسب سازماني تحويل پرسنل يا وزير مربوطه گردد و ثانياً پاسخ گويي (جواب نامه ) به آن در حدود وظايف و اختيارات واحد مربوطه مي باشد .
مهر ورود نامه به شركت

كدگزاري واحدهاي سازماني و كاربردهاي آن : هدف از كد گزاري واحدهاي سازماني ، سهولت شناسايي واحدهاي تهيه و صادر كننده نامه و همچنين ارجاع نامه هاي وارده به واحد اقدام كننده مي باشد . كد گزاري معمولاً به دو روش انجام مي شود .

كد حرفي : معمولاً از حروف الفبا استفاده مي گردد مثل ك براي كارگزيني- ح براي حسابداري
كد شماره اي : بدين صورت كه با توجه به نمودار سازماني واحد هاي مهمتر در رأس نمودار سازماني قرار مي گيرد و بر آن اساس يك كد دو يا چند رقمي به آن اختصاص مي يابد .

«فصل سوم»

بايگاني مكاتبات اداري :

تعريف بايگاني :

الف) بايگاني به معناي محل نگهداري اسناد بر طبق ضوابط معين علمي
ب) بايگاني فن طبقه بندي- تنظيم ، نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك طبق روشي معين كه سريع و با سهولت ، صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان بدان دست يافت .
تعريف پرونده : عبارت است از مجموعه اي از اسناد مربوط به يك موضوع معين يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و رعايت حق تقدم در يك پوشه يا كلاسور نگهداري مي شود .
تعريف طبقه بندي اسناد : عبارت است از تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان آنها يك موضوع خااص و مشترك وجود داشته باشد .

فرض بين اسناد طبقه بندي شده و طبقه بندي اسناد :
اسناد طبقه بندي شده به اسنادي گفته مي شود كه افراد خاصي حق رويت و خواندن نامه ياسند را دارند ولي مفهوم طبقه بندي اسناد در بالا قيد شده است .

مهمترين ويژگي طبقه بندي منطقي و صحيح مدارك در سازمان :
۱- مشخص بودن محل دقيق سند
۲- سرعت: طبقه بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد را در حداقل زمان ايجاد نمايد .
۳- سهولت در دسترسي و قابل فهم بودن طبقه بندي (قابليت اجراء)
۴- قابليت انعطاف : طبقه بندي بايد طوري طرح ريزي گردد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد .

رعايت نكات زير در نظم دادن به اسناد يا محتويات پرونده ها ضروري مي باشد :

الف)جايگزين يا قرار دادن صحيح محتويات پرونده به طوري كه بين عنوان پرونده و محتويات آن ارتباط منطقي و همخواني داشته باشد .
ب)تقدم و تأخر تاريخ و شماره نامه ها رعايت گردد
ج)از هر نامه فقط يك نسخه در پرونده بايگاني گردد
د)قطر هر پرونده(به استثناي كلاسور)نبايد از ۲ سانتيمتر بيشتر گردد در چنين شرايطي مي نويسيم مثلاً جلد دوم پرونده ……..

چگونگي اداره كردن امور بايگاني :

الف)نظام متمركز بايگاني ب)نظام غير متمركز بايگاني

چگونگي اداره كردن امور بايگاني در نظام متمركز :
در اين روش كليه امور بايگاني از قبيل طبقه بندي اسناد ، كدگذاري پرونده ها ، چگونگي تنظيم و نگهداري آنها در محلي بنام بايگاني مركزي (بايگاني كل)انجام مي گيرد و ديگر واحدهاي سازمان احتياجي به نگهداري پرونده ها نخواهند داشت .

مزاياي روش اداره امور بايگاني به صورت متمركز :
الف)صرفه جويي در تعداد كاركنان
ب)صرفه جويي در محل و وسايل بايگاني
ج)تقسيم كار و اعمال مديريت صحيح بايگاني
د)جلوگيري از تشكيل پرونده هاي مشابه

چگونگي اداره امور در نظام غير متمركز: در نظام غير متمركز هر يك از واحدهاي سازماني داراي بايگاني مستقل هستند و پرونده هاي مربوط به واحد خود را نگهداري مي نمايند مثلاً امورمالي – توليد يا بازرگاني هر يك بايگاني مستقلي دارند .

مزاياي روش اداره امور بايگاني به صورت غير متمركز :

الف)آشنا بودن اقدام كنندگان به عناوين پرونده ها
ب)نزديك بودن محل و دسترسي سريع به پرونده
ج)احساس تعلق بيشتر به پرونده و تلاش در جهت حفظ و نگهداري آن

منطقي ترين روشهاي بايگاني يا روشهاي نظم دهي به پرونده ها :
۱)طبقه بندي بر مبناي شاخصهايي مثل نام افراد – سازمانها يا مناطق جغرافيايي(اسمي)
۲)طبقه بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه (موضوعي)
۳)طبقه بندي بر اساس تاريخ مكاتبات (زماني)
اگر چه استفاده از هر يك از روشهاي فوق در بايگاني نمودن پرونده ها مزايا و معايبي دارد ليكن با توجه به نوع فعاليت سازمان و مكان جغرافيايي و پراكندگي واحدهاي مربوطه ميتوان هر يك از آنها را بكار برد در روش طبقه بندي بر مبناي نام افراد كه از آن به عنوان روش الفبايي يا اسمي ياد ميشود