مديريت مجموعه در محيط الکترونيکي

چكيده:
در اين مقاله به طور خلاصه تاثير تکنولوژي اطلاعات بر مديريت مجموعه در کتابخانه ها و همچنين روي نقش کتابداران شرح داده مي شود. عوامل موثر مديريت مجموعه در کتابخانه ها و تاکيد بر اين نکته که ما نياز به تغيير سياست مديريت مجموعه داريم بحث خواهد شد. در اين مقاله سعي شده پيرامون فراهم کردن اطلاعات و دسترس پذيري قالبهاي الکترونيکي مختلف مثل منابع پيوسته ، ديسک فشرده ، منابع اينترنتي و وب سايتها همراه با معيارهاي ارزيابي آنها و همينطور در مورد سودمندي دروازه هاي موضوعي و مقايسه ساختار هزينه منابع الکترونيکي متفاوت بحث شود.

مقدمه:
تغييرات ، قانون طبيعت است، همانگونه که هم اکنون در کتابخانه ها شاهد آن هستيم کتابخانه ها نيز معاف از تغييرات نيستند. اين نوشته محاسبه اي است از سرعت گسترش فناوريهاي اطلاعات که تقريبا روي تمام فعاليتهاي کتابخانه ها موثر هستند . چند دهه قبل ، موقعي که لنکاستر در مورد “جامعه بدون

استفاده از کاغذ”[۱] صحبت کرد اين عقيده مسخره به نظر مي رسيد. ما يک قدم به طرف جامعه بدون کاغذ مي رويم جامعه اي که بيشتر کتابخانه هاي بزرگ خصوصاً کتابخانه هاي تخصصي بودجه جداگانه اي جهت گسترش مجموعه الکترونيکي اختصاص مي دهند. اين مسير پيموده شده آغاز جايابي يک مجموعه

بزرگ با پستهاي گسترده ، داراي اهميت بزرگي براي کتابخانه هااست. در اين زمان چنين کتابخانه هايي مي توانند نيازهاي کاربران را با مجموعه خود برآورده کنند. اما امروزه در يک محيط الکترونيکي جايگاه فيزيکي اطلاعات نسبت به دسترسي به اطلاعات داراي اهميت کمتر است (۱۹۹۴ , Harloe and Budd)

گسترش مديريت حافظه مجازي:
گسترش مجموعه و مديريت مجموعه دو واژه اي که اگر چه با هم متفاوتند وليکن تقريبا مترادف مورد استفاده قرار مي گيرند. گسترش مجموعه ، انتخاب و فراهم آوري مواد کتابخانه با توجه به نيازهاي جاري و احتياجات آينده ، اما مديريت مجموعه چيزي فراتر از ساختن مجموعه به تنهايي است . مديريت مجموعه شامل مديريت استفاده از مجموعه ، ذخيره سازي ، سازماندهي ، و در دسترس پذير ساختن آن براي کاربران است. نمونه و الگوي کتابداري به طور واضح تغيير پيدا

کرده و نقش کتابداران ، گوناگون و متفاوت شده است. در حال حاضر کتابداران بيشتر علاقه مند به مديريت مجموعه اند تا گسترش مجموعه . آنها بيشتر به عنوان يک مفسر اطلاعات عمل ميکنند تا يک گزينشگر. آنها به منظور اداره کردن ميان برشي سيستم چاپي و سيستم اطلاعاتي الکترونيکي به وسيله به

کاربردن مهارتهاي برنامه ريزي ، انتخاب ، تحليل و همکاري مجموعه ، تمايل دارند به جاي “مديران مجموعه”[۲] ، “مديران دانش”[۳] باشند. (۱۹۹۴, Branin)
آگر چه جانشيني “دانش” براي “مجموعه” باعث شده تا توجه و فکوس روي مديريت چاپي محلي دورتر شود ، با اين وجود کتابداران هنوز هم مسئول بررسي تمامي منابع اطلاعاتي جامعه ( چاپي و الکترونيکي) و سپس انتخاب ، سازماندهي ، و نگهداري منابع تشکيل دهنده مجموعه دانش هستند. (Branin , 1994)

عوامل موثر بر مديريت مجموعه:
اخيراً فرايند مديريت مجموعه چالش انگيز و پيچيده شده است. عواملي مثل تحقيقات ميان رشته اي درون حوزه يا ميان حوزه اي[۴] ، گوناگوني و تغيير نياز هاي کاربران ، کثرت قالبهاي مواد که ناشي از پيشرفت تکنولوژيکي و محدوديت هاي بودجه اي است ، وظايف را مشکل ساخته است.اساس فعاليتهاي مديريت مجموعه شامل تحليل نياز کاربران ، ارتباطات بين کتابخانه اي يا درون کتابخانه اي[۵] ، گسترش خط مشي ، بودجه ريزي و تخصيص منابع ، گفتگو و مذاکرات قراردادها ، کلان ارزيابي مجموعه ، ريز ارزيابي انتخاب ، نگهداري يا وجين مجموعه ، و ارزيابي سيستم مي باشد.(Friend, 2000) . مجموعه اين فعاليتها پيشرفت خواهد کرد همانطور که محصولات ارتباطي و اطلاعاتي جديد امکان دسترسي به اطلاعات ارتباطي را افزايش مي دهد.

گلندا تورنتون مدير کتابخانه دانشگاه دولتي کلولاند مطالبي در مورد تاثير منابع الکترونيکي بر مجموعه سازي ، گزينش موضوعي ، و اشتراک دارد. او افزايش مجموعه منابع الکترونيکي را پيش يني مي کند و پيشگويي ميکند که اهميت اشتراک به علت تفاوت منابع الکترونيکي نسبت به منابع سنتي افزايش پيدا خواهد کرد. زيرا منابع الکترونيکي به آساني مي توانند تقسيم شوند. (۲۰۰۰, Nisonger). او اضافه ميکند که نقش گزينشگران به شدت تغيير پيدا خواهد کرد. که اين ناشي از کاهش بودجه محلي تحت کنترل و اين واقعيت که انتخاب منابع الکترونيکي گرايش پيدا ميکند به يک فعاليت گروهي نسبت به يک فعاليت شخصي .

خط مشي مديريت مجموعه و نياز براي تغييرات:
کلمه “خط مشي”[۶] يعني مجموعه اي از رهنمودهاي در نظر گرفته شده و رشد يافته براي مقاصد خاص. خط مشي به شکل فرمول در آوردن و تنظيم کردن بيانيه ماموريت سازماني و برنامه استراتژيک در ذهن است. خط مشي مديريت مجموعه بايد پيوند نزديکي با برنامه هاي عام و خاص سازمان داشته باشد. يک خط مشي خوب ميتواند در مورد هماهنگي نزديک ميان نگهداري کامند و خدمت که اين دو به عنوان وسايل برنامه ريزي براي مديريت هستند ، اطمينان حاصل کند. و لازم است اولويتي براي سازندگان خط مشي و مجريان آن در نظر گرفته شود. کتابخانه ها وارد عصر الکترونيک ميشوند در نتيجه نياز به خط مشي دسترسي يکپارچه به اطلاعات دارند. به هر حال يک خط مشي دسترسي الکترونيکي بايد به منظور بيمه کردن نگهداري اطلاعات و دسترسي هميشگي براي جستجوکنندگان اطلاعات ، يک خط مشي بايگاني هم داشته باشد .

قالبهاي الکترونيکي و ارزيابي آنها:
هم اکنون تعداد زيادي قالبهاي الکترونيکي که ناشي از ظهور فناوريهاي جديد است در دسترس هستند . ديسک فشرده ، مجله الکترونيکي ، کتاب الکترونيکي و شبکه جهاني وب جزء پيشرفتهاي اخير هستند. در واقع قطع بودجه ها و افزايش هزينه مواد باعث شده که منابع الکترونيکي و شبکه ها براي کتابداران جذاب تر شود و آنها نيز بيشتر به سيستم پيوسته ، بانک اطلاعاتي الکترونيکي و کارگزاران تجاري اعتماد و تکيه کنند. پيشرفتهاي الکترونيکي آنقدر با سرعت زياد اتفاق مي افتد که نمي توانيم تعيين کنيم که چه قالبي بايد خريداري شود ، چه ابزاري هزينه – کارايي[۷] بيشتري جهت استفاده دارد و چه قالبي هزينه –کارايي بيشتري براي استفاده آينده خواهد داشت.

خدمات جستجوي پيوسته[۸]:
اولين شکل ابزار اطلاعاتي الکترونيکي که در دهه ۱۹۶۰ وارد بازار شد ، خدمات جسنجو و اطلاع رساني پيوسته بود که توسط ميزباناني مثل دايالوگ ، بي آر اس ، اس دي اس فراهم شد. با استفاده از اين امکان ، انکهاي اطلاعاتي روي سيستم کامپيوتر ميزبان نصب شده و بدين وسيله امکان جستجو براي کاربران شخصي يا کتابخانه به طور رايگان ارائه مي شد. کاربران با استفاده از ارتباط تعاملي[۹] و با استفاده از کامپيوتر و کانالهاي ارتباطي به وسيله سيستم رايانه ميزبان جستجو ميکردند. امکان جستجوي پيوسته در ابتدا خيلي گران و هزينه بر بود اما به تدريج از لحاظ هزينه- کارايي و کاربر پسند بودن[۱۰] رشد پيدا کرد. در نتيجه کاربر نهايي به راحتي قادر به جستجو در پايگاه داده ها هاي پيوسته مي شود. خدمات جستجوي پيوسته به دليل جامعيت اطلاعات که در دسترس قرار دارند خيلي محبوب شدند. بعضي از مشهورترين اين خدمات مثل DialogeWeb، OCLC FirstSearch ، STN Easy ، Ovid online and LexisNexis مي باشند.

معيار انتخاب:
بر اساس نظر فوستر (Forrester)و رونالدز( Rowlands) و رولي( Rowley) Forrester and Rowlands (1998) and Rowley (1998) نکات مهم زير بايد هنگام انتخاب يک سرويس جستجوي پيشرفته مورد توجه قرار گيرد.
• شمار بانکهاي اطلاعاتي عرضه شده • امکانات جستجو و بازيابي
• رابط جستجو[۱۱] ( رابط کاربر ساده و پيشرفته)
• ساختار بانک اطلاعاتي و قالب پيشينه
• هزينه
• زمان لازم جهت گسترش امکانات جستجو
• امکان جستجو بين بانکهاي اطلاعاتي
• وسايل ارتباطي
• خدمات پشتيباني
• امکانات اضافي مثل خدمات آگاهي رساني جاري[۱۲]

موقع دسترسي به اين خدمات کاربر نياز به آشنايي با رابط جستجو و حق انتخاب انواع جستجو دارد.کاربران بايد در ايجاد راهبرد جستجو مهارت داشته باشند. و توانايي موشکافي يک راهبرد جستجو را در حاليکه از اين خدمات استفاده مي کنند داشته باشند. راندمان و کارايي ، نکته مهمي است .زيرا اگر کاربري براي مدت طولاني از خدمات پيوسته استفاده کند ، مسلما هزينه خدمات بالا خواهد رفت. اگر چه قيمت خدمات جستجوي پيشرفته در حال پايين آمدن است. و حتي بعضي بانکها که جهت ارائه خدمات خود حق الزحمه اي دريافت ميکردند هم اکنون خدمات خود را بدون هزينه ارائه مي کنند.

ديسک فشرده[۱۳]:
فناوري ديسک فشرده در اواسط دهه ۱۹۸۰ معرفي و تا دهه ۱۹۹۰ به رشد سرسام آور خود همچنان ادامه داد. از اين قالب بيشتر جهت استفاده از منابع مرجع مثل دايره المعارفها ، فرهنگهاي لغت ، راهنماها و امثال آن استفاده مي شود. اگر چه سرمايه گذاري ابتدايي ديسک فشرده زياد است اما از آن جهت که از لحاظ شمار کاربران محدوديت ندارد هزينه – کارايي زيادي دارد. ديسک فشرده به دو صورت قابل استفاده است . ديسک فشرده را ميتوانيم روي يک کامپيوتر شخصي و بوسيله گرداننده ديسک فشرده استفاده کنيم. همچنين ميتوانيم آن را روي يک شبکه محلي نصب کنيم تا شمار زيادي از کاربران بتوانند از آن استفاده کنند. تقاضا براي فناوري ديسک فشرده رو با افزايش است و بيشتر کتابخانه ها عرضه کننده وسايل اطلاعاتي روي ديسک فشرده هستند.

معيارهاي انتخاب ديسک فشرده:
لاگارديا و هابر (LaGuardia and Huber) LaGuardia and Huber (1992)
پيشنهاد مي‌كنند کتابداران به هنگام انتخاب ديسک فشرده به نصب آسان ، قيمت منصفانه ، تکنيکهاي خوب پشتيباني و محدوديتها و شرايط منصفانه مجوز ديسک فشرده توجه کنند .
چاودهاري(Chowdhury)، مامبرتي(Mambretti) و رولي و سلاك(Rowley and Slack)
Chowdhury (1999), Mambretti (1998) و Rowley and Slack (1997)
پيشنهاد مي‌كنند ارزيابي ديسک فشرده براساس موارد زير صورت گيرد:
• اعتبار ناشر
• محتوا و پوشش بانک اطلاعاتي
• جاري بودن بانک اطلاعاتي و بسامد روزآمد کردن
• کيفيت فناوري ، شامل بودن راهنماي کاري و پشتيباني کاربر
• نوع و اقتضاء اطلاعات
• پرمايگي و يا محتواي تخصصي
• درجه تعاملي[۱۴]
• تسهيلات و سرعت دسترسي به اطلاعات
• عمر مفيد محصول
• رابط کاربر[۱۵]
• استاندارد کردن
• هزينه
• تسهيلات مورد نياز

منابع اينترنتي:
اينترنت به عنوان ” شبکه شبکه ها” تعريف شده است. اينترنت در دهه ۱۹۹۰ دورنماي جديدي را براي جستجو کنندگان اطلاعات باز کرد. اينترنت يک توزيع کننده وسيع و يک وسيله تجاري و محبوب ارتباطات شده است که قابل دسترسي براي ميليونها فرد و سازمان است. در حال حاضر ميزان زيادي اطلاعات به وسيله اشخاص و سازمانها از طريق شبکه جهاني وب[۱۶] ، در دسترس ساخته شده است. گروه زيادي از منابع مرجع بدون هزينه روي وب قابل دسترس هستند.

معيار انتخاب:
معيارهاي انتخاب ابزارهاي اينترنتي تکامل يافته از معيارهاي تعيين شده براي مطالب چاپي است. اگرچه منابع الکترونيکي نياز به مجموعه وسيعي از معيارها جهت پوشاندن تغييرات منظمي که در محصولات و روشهاي دسترسي آنها اتفاق مي افتد دارند. Davis, 1997)( منابع اينترنتي بر طبق موارد زير ارزيابي شوند: Pratt et al. , 1996)
• کيفيت ، چگونگي و اعتبار محتوا
• اهميت پوشش دهندگان منابع
• جامعيت و تماميت[۱۷]
• درجه ارتباط اطلاعات
• استفاده آسان
• ثبات و پايداري
• هزينه و حق مولف
• نرم افزارها و سخت افزارهاي مورد نياز

مشکلات استفاده از منابع اينترنتي:
اگر چه اينترنت به عنوان يک ابزار مناسب جهت استفاده پژوهشگران مورد توجه قرار گرفته ، با اين وجود اينترنت نيز بدون مشکل نيست. يکي از اين مشکلات اطلاعات بازبيني نشده و يا ويرايش نشده اي است که در اينترنت موجود است. علاوه بر اين به دليل کثرت وب سايتهاي موجود کاربر نمي تواند ليست کاملي از آدرس آنها را جهت دسترسي مستقيم داشته باشد. در نتيجه جهت جستجو و بازيابي اطلاعات از موتور جستجوها استفاده مي کند که در اغلب مواقع ممکن است در بين شمار زيادي از سايتهاي بازيابي شده نياز به انتخاب مجدد جهت به دست آوردن اطلاعات مفيد باشد. علاوه بر اين به دليل پويا بودن اينترنت سايتهاي بسياري بدون هيچگونه اطلاع يا هشداري ناپديد مي شوند . يکي ديگر از مشکلات اينترنت سرعت پايين دسترسي به اطلاعات است هنگاميکه کاربران زيادي به طور هم زمان به اينترنت متصل مي شوند.

معيار انتخاب سايتها ي وب:
چاپمن(Chapman)، سينق(Singh)، سپيلر(Spiller) و سويتلند(Sweetland)
Chapman (2001), Singh (2003), Spiller (2000) and Sweetland (2000),

پيشنهاد مي‌كنند هنگام ارزيابي وب سايتها کاربران بايد موارد زير را امتحان کنند و مورد بررسي قرار دهند:
اعتبار : تامين کنندگان مالي سايتها ضامن اصلي جاري بودن و اعتبار سايتها هستند که آنها ممکن است يک سازمان دولتي ، موسسه آموزشي و يا يک سازمان در يک ناحيه موضوعي خاص باشد. که در واقع آنها مسئول قرار دادن اطلاعات روي وب هستند. که ميتواند يک نويسنده شناخته شده اي باشد که از طريق بررسي و کنترل آثار ديگري از او که روي وب موجود است ميتوان به اعتبار او پي برد . آدرسهاي ايميل و شماره تلفن نويسندگان و ناشران مي تواند در اعتبار دادن به اطلاعات و منابع کمک کند.
هدف، پوشش/ دامنه: سايتهاي وب ميتوانند در بيان مقاصد خود گمراه کننده باشند. بنابران هدف سايتها بايد به دقت مورد ارزيابي قرار گيرد. دامنه و پوشش سايتها نيز لازم است بر حسب تنوع و کيفيت منابع پوشش دهنده آنها بررسي وکنترل شوند.
دقت و درستي: اگر چه دقت سايتها به سادگي قابل تعيين کردن نمي باشد اما بررسي جزئي دقت يک قسمتي از اطلاعات که روي سايت وب عرضه ميشود مي توانند نشانه اي از دقت آن سايت باشد. يک نشانه مثبت براي سايتهاي وب اين است که آنها ليستي از منابعي را که اطلاعات خود را طبق آنها عرضه ميکنند روي سايت وب خود بياورند در واقع اين دعوتي است براي کاربران به منظور پيشنهاد اصلاح و غلط گيري . همچنين اين عمل علامتي است جهت نشان دادن تلاش سايت براي روزآمد کردن خود.
دسترس پذيري: دسترس پذيري يک سايت وب يک مسئله قابل تامل و مهم است . يک سايت وب ممکن است حساس به نرم افزار يا حساس به مرورگر باشد. شمار تصاوير روي سايتهاي وب تاثير مهمي روي سرعت دسترسي به آن دارد. دسترسي به بعضي سايتها نياز به ثبت نام دارد( جهت هزينه و وروديه ) بنابراين کاربر جهت دسترسي به سايت مي تواند رمز عبور خود را وارد کننند.

تسهيلات: تسهيلات در واقع آساني استفاده از سايتها و به دست آوردن دسترسي به اطلاعات مرتبط است.به عنوان مثال بعضي پايگاههاي اطلاعاتي روي وب ، اطلاعات تمام متن ارائه ميکنند. اين پايگاهها، امکاناتي مثل جستجوي مجاورتي ، محدوديت کلمه همجواري، اصطلاحنامه هاي پيوسته و نمايه هاي موضوعي ارائه ميکنند.

آرايش و ترکيب: آرايش و طراحي سايتها و اينکه کاربران به راحتي بتوانند در سايت مورد نظر هدايت شوند ، در مرحله دوم اهميت در مورد محتوا و مضمون سايتها قرار دارد. به هر حال ، نمايش و ارائه ضعيف محتوا مي تواند يک مانع محکم جهت پذيري و استفاده سايت باشد.
يکدستي: هر صفحه از سايت وب لازم است از الگوها و قاعده هاي شبيه پيروي کند. اگر چه اين قاعده اغلب به وسيله طراحان صفحات وب رعايت نمي شود.
جاري بودن: جاري بودن اطلاعات نکته خيلي مهمي در مورد موضوعاتي مثل علوم و تکنولوژي است. منابع الکترونيکي به طور طبيعي بيش از همتاي چاپي خود روزآمد مي شود. تاريخ روز آمد کردن صفحات وب بايد در آنها نشان اده شود.

بايگاني: مواد چاي مي تواند براي مدت زيادي نگهداري شوند اما يک نکته با اهميت در مورد منابع الکترونيکي اين است که آيا مواد در اين قالب مي تواند بايگاني شود يا نه .

مجوز: شناخت الزامات و مسئوليتها و تعهدات مجوز الزامي است .
هزينه: بسياري تامين کنندگان مالي سايتها بوسيله موسسات تجاري از طريق اشتراک يا خريداري در دسترس هستند . بعضي از اين وب سايتها اطلاعاتي را ارائه ميکنند که روي ديسک فشرده يا از طريق منابع پيوسته نيز در دسترس هستند . هر قالب لازم است مورد امتحان و بررسي قرارگيرد تا مشخص شود که کدام قالب هزينه – اثربخشي بيشتري دارد.

 

جستجوي موضوعي روي اينترنت:
اخيرا تعداد زيادي از متون و منابع از طريق اينترنت در دسترس هستند که يک جستجوگر در اغلب اوقات نياز به صرف زمان زيادي دارد تا بين اطلاعات بازيابي شده ، دست به انتخاب اطلاعات مرتبط بزند. جهت حل اين مشکل ، متخصصان اطلاع رساني و کارشناسان موضوعي ، يک دروازه موضوعي خلق کردند که شامل منابعي با کيفيت بالا روي يک موضوع هستند .از جمله اين دروازه هاي موضوعي مي توان به چند مورد اشاره کرد : (BUBL Link www.bubl.ac.uk/link) پوشش دهنده موضوعات آکادميک(biz/ed www.bized.ac.uk) مرکز توجه آن تجارت است و (www.sosig.ac.uk social sciences)که در مورد علوم اجتماعي است .

مهمترين معيارهاي دروازه هاي موضوعي:
دروازه هاي موضوعي[۱۸] : ( Spiller, 2000) و(Bradley ,1999)

• جمع آوري شده بوسيله متخصصان اطلاع رساني و کارشناسان موضوعي هستند که وظيفه جمع آوري و سازماندهي منابع اطلاعاتي وب را برعهده دارند.
• شامل منابعي با کيفيت بالا و کميت نسبتاً کم و گزينشي هستند.
• هدف و توجه اصلي آنها روي گروه شنوندگان خاص است و از معياهاي ارزيابي صريح و روشن جهت انتخاب منابع استفاده مي شود.
• تاکيد اصلي آنها بيشتر روي محتوا و مفهوم منابع اطلاعاتي است نسبت به جايگاه آنها.
• شامل اطلاعات با ارزش و روزآمد است اما روز آمد کردن آنها نسبت به موتور جستجو کمتر است.

معيار انتخاب بين قالبهاي الکترونيکي:
هنگاميکه مواد در قالبهاي مختلف الکترونيکي توليد مي شود ، فرايند انتخاب نيز پيچيده تر مي شود. کتابداران براي انتخاب رسانه اطلاعاتي پويا و جديد نياز به خط مشي انتخاب دارند . بعضي نکات مهم جهت ارزيابي اين منابع در موقع انتخاب در شامل : (Spiller , 2000) بسامد استفاده[۱۹]: منظور از بسامد استفاده ، بسامدي است که احتمالا يک پايگاه داده ها ويژه يا يک وسيله اطلاعاتي مورد استفاده قرار ميگيرد. منابعي که بسامد استفاده از آنها کمتر يعني تقاضاي کمتري براي آنها است ، اگر به شکل الکترونيکي باشند از طريق ميزبان پيوسته درونخطي در دسترس قرار مي گيرند و اگر به شکل چاپي باشند ، از طريق امانت بين کتابخانه اي در دسترس هستند . اما منابعي که بسامد استفاده آنها بالاست لازم است در شکل ديسک فشرده خريداري شوند زيرا هزينه – کارايي ديسک فشرده بالاتر است.

شمار استفاده کنندگان: اگر يک منبع بسامد تقاضاي زيادي بوسيله تعداد زيادي کاربر داشته باشد بهترين انتخاب براي تهيه اين منبع به شکل ديسک فشرده است. يک مزيت ديگر دسک فشرده ، اين است که ديسک فشرده به دو صورت قابل استفاده است . ديسک فشرده ممکن است به صورت مستقل در دسترس تعدادي کمي کاربر جهت استفاده از پايگاه داده ها قرار گيرد و يا ممکن است به عنوان قسمتي از يکسري پايگاه داده شبکه اي از طريق يک سيستم شبکه اي در دسترس قرار گيرد. مورد استفاده دوم جهت نگهداري و نياز براي پشتيباني فني به هزينه بالايي نيازمند است . اين هزينه به همان اندازه اي است که جهت تامين وجه دوره اي جهت بهبود و ترفيع سيستم مورد نياز است.

امکانات جستجو: نسخه الکترونيکي که اجازه جستجوي خودکار يک منبع را ميدهد احتمالاً به نسخه چاپي ترجيح داده ميشود که به طور واضح اين مورد بيشتر د رمورد اطلاعات مالي و کتابشناختي به کار ميرود. اگر چه بعضي از پايگاه داده ها از جمله مدلاين که به شکل ديسک فشرده و با حجم و گنجايش بالاا آنقدر بزرگند که نياز به يک ميزان زيادي زمان جهت جستجو دارند.

دسترس پذيري: بعضي نشريات چاپي در دسترس مشترياني است که نسخه الکترونيکي آن نشر را خريداري مي کنند . مشتريان بايد جهت دستيابي به نسخه چاپي ، نسخه الکترونيکي آن را بخرند تا با صرف هزينه کمي نسخه چاپي آن را هم در دسترس داشته باشند . اين در مورد بسياري مجله هاي الکترونيکي صادق است . اين موقعيت ممکن است تغيير کند اما تا زمانيکه اين عمل انجام شود کتابدارن بايد به فکر پرداخت اضافي دو برابر براي دو نسخه از يک محصول شبيه ( مگر اينکه هر دو واقعاً مفيد باشند ) باشند خصوصاً موقعي که بودجه کتابخانه در حال کم شدن باشد.

بايگاني: دوام منابع الکترونيکي و اينکه آيا آنها مي توانند براي يک مدت طولاني بايگاني شوند يک مسئله مهم و قابل توجه است . يک کتابدار بايد به اين مسئله توجه کند که چه اتفاقي خواهد افتاد موقعي که سخت افزار يا نرم افزار مورد استفاده جهت دسترسي به مواد قديمي تر منسوخ شود.

ماهيت حوزه موضوعي: اگر مرکز توجه و استفاده روي يک ميزان کمي از منابع متمرکز شده باشد فراهم آوري منابع به شکل چاپي يا به شکل ديسک فشرده ممکن است ترجيح داده شود. اما اگر مرکز توجه کتابخانه گوناگون و چند رشته اي باشد به طور طبيعي دسترسي به اطلاعات از طريق کارگزاران پيوسته ممکن است هزينه – کارايي بالاتري داشته باشد.

ساختار قيمت قالبهاي متفاوت:

دو فاکتور مهم جهت ساختار قيمت براي منابع اکترونيکي وجود دارد . يکي از آنها “access vs ownership” و ديگري “fixed vs variable fee” است. مقايسه مستقيم رسانه هاي داده شده در جدول ۱ تا حدودي معتبر است همانطور که کاراکترها و صفات ويژه آنها متغير است.(Bertha, 1998)

نتيجه گيري :
در محيطهاي الکترونيکي امروزي ، گسترش مجموعه به مديريت مجموعه تبديل شده است. کتابداران بايد به عنوان مديران دانش عمل کنند و مهارتهاي برنامه ريزي ، انتخاب ، تجزيه و تحليل و هماهنگي مجموعه را به کار بگيرند. تا بتوانند در مورد اشتراک منابع چاپي و الکترونيکي مديريت کنند. کتابدارن بايد به دسترس پذيري و قابليت استفاده از قالبهاي الکترونيکي گوناگون توجه کنند تا بتوانند بهترين اطلاعات را به تمام کاربران در کمترين زمان ممکن ارائه دهند. وب ، منابع جديدي در مورد مديريت مجموعه در سراسر جهان معرفي ميکند.

منابع چاپي نيز مشکلات خاص خور را دارند. به طور مثال دسترسي به” انتشارات خاکستري”[۲۰] که تا حد زيادي ناشناخته هستند و سريعاً خارج از چاپ مي شوند. انتشارات خاکستري موادي هستند که به صورت رسمي منتشر نشده اند و معمولاً در بازار نمي توان آنها را تهيه کرد و معمولاً از نظر کتابشناختي به سختي مي توان آنها را رديابي و پيدا نمود. به طور مشابه منابع الکترونيکي نيز به طور ذاتي مشکلاتي دارند. که مهمترين آنها تخطي از حق کپي رايت مي

باشد. هرچند در مقايسه با منابع چاپي ، منابع الکترونيکي جهت تشخيص ، سفارش ، دريافت و دسترسي آسان هستند. علاوه بر اين با تغيير روي تاکيد بر دسترسي به جاي مالکيت بيشتر کتابخانه ها در حال تغيير روش خود در زمينه مديريت مجموعه و فراهم کردن خدمات اطلاعاتي خود هستند. پيشرفت تکنولوژي اين امکان را به ما ميدهد تا منابع الکترونيکي توليد کنيم که بتواند نيازهاي چند بعدي کاربران را فراهم کنند و کاربران از اين منابع نسبت به منابع چاپي گذشته راضي تر هستند.