مدیریت زمان

مدیریت زمان موضوعی است اساسی که در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در عمل اهمیت خود را به اثبات رسانیده است . نقش مدیریت زمان از آنجا حائز اهمیت است که سایر روشهای مدیریت بدون تأکید بر اجرای مدیریت زمان ناکارآمد بودن خود را نشان داده اند. از همین رو، مدیریت زمان ، از یک سو برای پیشبرد کار و از سوی دیگر برای انجام مراحل مختلف آن در مدت زمان معین نقش محوری ایفاء می کند، چنانچه زمان به گونه ای مناسب برای انجام امور یک سازمان مدیریت نشود فعالیت در محیط کار بازدهی لازم را نخواهد داشت.

مدیریت زمان موضوعی است اساسی که در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در عمل اهمیت خود را به اثبات رسانیده است . نقش مدیریت زمان از آنجا حائز اهمیت است که سایر روشهای مدیریت بدون تأکید بر اجرای مدیریت زمان ناکارآمد بودن خود را نشان داده اند. از همین رو، مدیریت زمان ، از یک سو برای پیشبرد کار و از سوی دیگر برای انجام مراحل مختلف آن در مدت زمان معین نقش محوری ایفاء می کند، چنانچه زمان به گونه ای مناسب برای انجام امور یک سازمان مدیریت نشود فعالیت در محیط کار بازدهی لازم را نخواهد داشت.

کارشناسان امور مدیریت برای اجرای دقیق مدیریت زمان روشهای بسیار ساده ای ارائه داده اند که می توان با توسل به این راهکارها نحوه بهتر کارکردن و چگونگی استفاده بهینه از زمان را تجربه نمود. برای نیل به این هدف نخست فرد باید آمادگی لازم برای انجام کار را در خود به وجود آورد. برای مثال چنانچه شما سحرخیز باشید و کارتان را به طور جدی در صبح آغاز نمائید، اگر پیش از هر اقدامی این احساس در شما ایجاد شود که فعالیت روزانه تان را با کار سختی باید شروع کنید، آغاز کار برای شما سخت تر به نظر خواهد رسید. از این رو توصیه می شود ابتدا با کاری که از انجام آن لذت می برید شروع کنید. زیرا انجام کار فکری و عملی لذت بخش ، ذهن و جسم شما را قبل از مواجه شدن با کارهای طاقت فرسا آماده خواهد نمود.

افزون بر این سعی نکنید تمام کار را یکباره انجام دهید بهتر است در مرحله نخست قسمت بسیار کوچکی از کار را در دست بگیرید و پس از انجام آن به مراحل دیگر کار بپردازید. در این راستا قاطعیت و سرسختی در انجام کار نیز حائز اهمیت است . توصیه می شود کارها را برای پیگیری فهرست نمائید اگر یک یا دو مورد از کارها مدتی در فهرست باقی بماند، صادقانه از خود بپرسید: “آیا من واقعاً تصمیم دارم این کار را انجام بدهم ؟” چنانچه پاسختان منفی باشد یا برای انجام آ وقت نداشته باشید خود را سرزنش نکنید، کافی است به علت فرصت نداشتن یا بی اهمیت بودن آن کارها بر روی آنها در فهرست خط قرمزی بکشید. کارهای اساسی را که به طریقی برای بقاء کار شما ضروری است جدا از دلبستگی و علاقه به آن در دستور کار خود حتماً قرار دهید و با اعمال مدیریت زمان آن را به انجام برسانید. بیشتر افراد فهرست کارهایشان را به محض آغاز به کار تنظیم می کنند، از این شیوه تهیه فهرست کارها جداً اجتناب نمائید.

زیرا این عمل سبب می گردد که وقت برای انجام کارهای اساسی نداشته باشید و به تبع این موضوع شروع کارتان منطقی و کارآمد نخواهد بود. برای پیشبرد اهداف سازمان بخشی از زمان خود را نیز به بررسی وضعیت کارکنان سازمان خود اختصاص دهید. زیرا اهمیت دادن به کارکنان در بازدهی کار حیاتی است . در ضمن این نکته را باید در نظر داشت که کارکنان بخشی از سرمایه موسسه به شمار می آیند، از این رو برای آموزش و ارتقاء مهارت های آنها باید وقت و سرمایه

کافی صرف نمائید و تا آنجا که می توانید به آنها آموزش داده و با تفویض اختیارات بیشتر حوزه فعالیت آنها را گسترش دهید. زمانی را نیز برای گفتگو با کارمندان جهت کسب آمادگی پذیرش مسئولیت کارهای پیچیده تر اختصاص دهید. برای اینکه بتوانید اختیار بیشتری را به آنها تفویض کنید برنامه ای برای افزایش آمادگی کارکنان ترتیب دهید. در راستای پیشبرد کارها، شناخت از استعداد، قابلیت ها و توانائی خودتان نیز بسیار اهمیت دارد. این موضوع واقع بینی را در انسان ایجاد می کند و مانع از بلندپروازی می گردد.

اگر می خواهید در کارها موفق باشید باید واقع بینانه از زمان استفاده بهینه نمائید. در مدیریت زمان توأم با واقع بینی باید هدفهایتان را محدود کنید و بپذیرید که بلندپرواز نبودن و واقع بینی یک مزیت است . به عنوان نمونه اگر تمام طول روز را کار کنید ممکن است نتوانید تمام کارهای فهرست شده را انجام دهید. در ضمن

باید به این واقعیت نیز توجه نمود که در صبح بهتر می توانید کار کنید یا در عصر. بعضی اشخاص اوایل روز روحیه بهتری برای انجام کار دارند و سپس این احساس با گذشت زمان افت می کند. برخی از افراد عکس این حالت را دارند معمولاً این گونه اشخاص در اواخر روز فعال تر می شوند. از دیگر عوامل موفقیت برای پیشبرد کارها کسب اختیارات است تا بتوان استعداد و قابلیت خود را فعلیت بخشید.

از این رو، جهت پیشبرد کارها پیشنهاد می شود نخست آموزش و مهارتهای کارکنان را افزایش دهید. برخی از مدیران سرمایه گذاری بر روی افراد را نادیده می گیرند. این نگرش مانع از کارآمدشدن کارکنان می گردد. در حالیکه ضرورت ایجاب می کند کارکنان سازمان را برای تجزیه و تحلیل هر کاری که در شرکت انجام

می شود به کار بگیرید و بررسی نمائید کدام مهارتها برای انجام هر کاری مورد نیاز است . این موضوع چندان دشوار نیست . یکی از کارمندان با تجربه و کارآمد را مأمور نمائید مشخص کند که آیا کارکنان مهارتهای لازم مورد نیاز سازمان را دارند؟ در صورت منفی بودن پاسخ لازمست برنامه آموزشی جهت ارتقاء سطح

توانایی آنها ترتیب دهید. از سوی دیگر باید بر این نکته تأکید داشت که توجه به مشتریان باعث صرفه جویی در زمان می شود. یکی از مشکلات شرکتهای بزرگ این است که مدیران آنها مشغله فکریشان مشکلات سازمانی است نه مسائل و نیاز مشتریان ! این دسته از مدیران بخش اعظم تلاش و وقت خود را برای رتق و فتق اوضاع مالی و نیازهای شرکت صرف می کنند.

از این رو، مدیریت ارشد را متقاعد کنید اگر به کسب اطلاعات در زمینه نیاز مشتریان بپردازد به تبع تحولاتی که بسته به نیاز مشتری در سازمان انجام خواهد شد در زمان صرفه جویی می شود. در نهایت مشخص کنید که فرهنگ مدیریت در سازمان شما چیست ؟ آیا مدیران به این موضوع واقف اند؟ چقدر انرژی برای انجام کارها به خاطر فرهنگ رهبری نامناسب به هدر می رود!؟ در این زمینه باید به این واقعیت توجه داشت که فرهنگ سازمانی خوب است که از افراد موفق و کسانی که به خوبی در تیمها کار می کنند حمایت کند، اتلاف انرژی را به حداقل برساند و اولویتها را در جهت تحقق استراتژی سازمان قرار دهد.

دریچه ای بر مدیریت زمان
از شاخصه های مدیریت، كنترل بر عوامل دخیل در آن است. نكته ای كه تصور آن درمورد زمان امری محال و غیرممكن می نماید.
زمان ارزشمندترین سرمایه موجود نزد هر فرد، گروه و سازمان است كه با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست. اینك به نظر می رسد تنها سرمایه دراختیار انسان زمان است وبس. زیرا تولید پول، ماشین و فناوری وحتی انسان وابسته به صرف وقت و تامین زمان است و تنها سرمایه غیرقابل خریداری و غیرقابل تولید، زمان است.
حال این سوال مطرح است كه مدیریت زمان در این میان چه نقشی را ایفا می كند؟
همه می دانند كه زمان گذراست و دراختیار ما نیست، پس مدیریت این سرمایه چه مفهومی می تواند داشته باشد؟
به نظر می رسد كه استفاده از واژه مدیریت زمان صحیح نباشد و استفاده از برنامه ریزی زمان مطلوب تر باشد. درواقع اكثر صاحبنظران علم مدیریت معتقدند كه زمــــــان اساساً اداره شدنی نیست و از مدیریت زمان، تعبیر به مدیریت بر خویشتن می كنند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهایی جهت جلوگیری از اتلاف وقت اكتفا می كنند، زمان اساساً اداره شدنی نیست و خواه ناخواه زمان می گذرد و این ما هستیم كه بایستی از آن به خوبی استفاده كنیم. به یك تعبیر، مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است؛ شناخت صحیح و به موقع عواملی كه وقت ما را هدر می دهند، خیلی مهم است، زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را كوتاه خواهیم كرد.
همه اندیشمندان در كتابها و مقالات خود یك الگوی خاص و قالبی را جهت جلوگیری از هدررفتن وقت ارائه می كنند و در اصطلاح به آن مدیریت زمان می گویند كه شامل سه اصل كلی (۱) هدف گذاری (۲) تعیین اولویتها و (۳) رعایت اولویتهاست. آنچه این بزرگواران بیان می كنند تنها استفاده صحیح از وقت است، نه مدیریت زمان!
از شاخصه های مدیریت، كنترل بر عوامل دخیل در آن است. نكته ای كه تصور آن درمورد زمان امری محال و غیرممكن می نماید.
الك مكنـــــزی در كتاب مدیریت بهره وری از زمان كنتــــرل را چنین تعریف می كند: كنترل زمان بدین معناست كه این خود شما هستید كه مشكل دارید نه شخص دیگری. این به معنای آن است كه باید با همه توان بكوشید تا عادات جاافتاده را ترك كنید. این به معنای آن است كه باید بر كششهای منفی طبیعت انسانی چیره شوید.

این نوشته خواهان آن است كه به موضوع كنترل زمان از نظرگاهی دیگر اشاره كند و دریچه ای دیگر بر روی این علم بگشاید زیرا به نظر می رسد كه در سالهای گذشته مبحث كنترل زمان در حاشیه قرار داشته است.

كنترل زمان و مدیریت بر آن یعنی به اختیار درآوردن بازه زمانی تاثیرگذار بر یك تصمیم و جداكردن آن بازه از قطار زمان، به نحوی كه گذر زمان بر آن تصمیم بی اثر شود. لحظه ای كه ما توانایی آن را داشته باشیم كه تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب كنیم كه گذر زمان بر اجرای آنها بی تاثیر باشد؛ دیگر زمان در كنترل ما خواهدبود و مدیریت زمان معنا خواهد داشت. بـــــه دیگر سخن، مدیریت زمان را می توان اینگونه تعریف كرد:

تثبیت عامل زمان درتصمیم گیریهای آگاهانه. اگرچه اتخاذ یا انتخاب تصمیمی كه به طور مطلق تاثیر زمان را بر آن تصمیم از بین ببرد تقریباً غیرممكن است اما می توان بازه های زمانی متنوعی را ایجاد كرد، در كنترل گرفت و بر آن مدیریت كرد. به عنوان مثال، اگر یك مدیر باتوجه به طول دوره رشد عمر محصول تولیدی؛ درصدد تولید همان محصول یا محصول جدیدی با قابلیتهای بهتر برآید و منحصر به فردی كالای خود را حفظ كند تاثیرگذاری زمان بر محصول خویش را برای مدتی از بین برده است.

مدیریت زمان در مدیریت بازار
با این كه زمان نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر می باشد، شروع اهمیت یافتن مدیریت آن از انقلاب صنعتی بوده است.

با این كه زمان نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر می باشد، شروع اهمیت یافتن مدیریت آن از انقلاب صنعتی بوده است. در این هنگام رقابت مفهومی جدی و جدید یافت و مدیران و تجار متوجه شدند كه زمان منبعی بی مانند است و اگر از دست برود جایگزین نخواهد داشت. بعدها در اوایل قرن بیستم كه

نخستین توجهات جدی به مدیریت علمی صورت گرفت موضوع زمان سنجی مطرح شد تا برای هر كاری و تولید هرقطعه ای زمان لازم معین شود و از آن به بعد بحث مدیریت زمان هر روزه اهمیت بیشتری یافته است طوری كه حالا زمان سنجی از ابزارهای مهم و رایج در صنعت و تجارت می باشد و در ابعادی بزرگتر و وسیع تر مدیران در پی استفاده مناسب از زمان در راستای به كارگیری بهینه و به موقع از نیروی انسانی و تجهیزات و منابع مالی در راه رسیدن به اهداف فردی و سازمانی می باشند.
نسل های مدیریت زمان

در عالم واقعیت تمام اعمال انسان بعد زمانی و مكانی دارند. ارتباط این ابعاد نیز ارتباطی تعاملی می باشد. زمان دارای دو جنبه اصلی مادی و روانی است. زمان مادی زمانی است كه برای انجام كار صرف می نماییم اما زمان روانی احساس طول مدت ذهنی و عاطفی است كه در هنگام انجام یك كار داریم. ما در هر صورت به گذشت زمان واقفیم و حتی اگر در تاریكی و سكوت و بدون هیچ احساس جسمی نیز قرار بگیریم باز نسبت به گذشت زمان واقفیم و طول مدت را

حس می كنیم. شاید دلیل فهمیدن گذشت زمان وقوف ناخودآگاه ما نسبت به ریتم های جسمی مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس باشد. اما رشد توجه به زمان از سوی بشر مراحلی داشته است.الوین تافلر می گوید تحولات اجتماعی مسلسل وار یكدیگر را تعقیب می كنند و هر كدام بعد و حیاتی تازه به تاریخ بشر می دهند. مثلاً در رشد و پرورش اجتماعی انقلاب صنعتی بعد از انقلاب كشاورزی ظهور كرد و آنگاه نوبت به انقلاب اطلاعاتی رسید كه هر كدام از این امواج

متوالی غلیانی از پیشرفت های اجتماعی و فردی را در پی داشته است. مدیریت زمان هم از این امر مستثنی نیست. هر نسلی نقطه نظراتش را بر اساس نقطه نظرهای نسل پیشین بنا كرده و آدمی را به سوی كنترل دقیق تر زندگی رهنمون كرده است.اولین نسل مدیریت زمان را می توان با نوشته ها و صورت

موجودی ها توصیف كرد. تلاشی كه به صورتی ابتدایی بر اهمیت مدیریت زمان تأكید می كرد و برای تقاضاهایی كه وقت و نیروی ما را طلب می كرد حدود زمانی تعیین می نمود. تقویم ها و دفترچه های قرار ملاقات معرف دومین نسل مدیریت زمان است. این موج بازتابی از كوشش بی وقفه ای بود كه سعی می نمود فعالیت های آینده را پیش بینی و برنامه ریزی نماید. سومین نسل مدیریت زمان كه ما با آن روبه روییم نقطه نظرهای مهمی از قبیل اولویت بندی توصیف ارزش

ها و مقایسه ارزشمندی نسبی فعالیت های مبتنی بر روابط به آن ارزش ها را به نقطه نظرهای نسل پیشین افزود. هدف گذاری اهداف كوتاه مدت و میان مدت و بلندمدت را مركز توجه خود قرار داد تا وقت و نیروی صرف شده در آن با ارزش ها جور و هماهنگ باشد. این نسل شامل برنامه ریزی به شیوه ای است كه اهداف و فعالیت هایی كه از بیشترین ارزشمندی برخوردار است مطرح شود و به منصه عمل درآید. اما نسل چهارم مدیریت زمان كه با شیوه های قبلی كاملاً

متفاوت است و بر حفظ و حراست و خودجوشی و كیفیت زندگی تأكید دارد و محدودیت و احساس دشواری نسل سوم را نیز ندارد هم وجود دارد. این نسل بر این ادعا پا می فشرد كه مشكل مدیریت زمان كیفیتی بیرونی نمی باشد بلكه اداره اوضاع و شرایط خویش و توجه به خود است. خوشنودی و رضامندی تابع انتظارات و شناخت ماست و هر دو عامل فوق در حلقه نفوذ ما ساكن می باشند. نسل چهارم به جای این كه اشیا و زمان را كانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتایج می اندیشد. در واقع این نسل می كوشد توازنی بین بازار و قابلیت تولید برقرار كند.
ابعاد مدیریت زمان در بازار

این ابعاد نتیجه چهارمین نسل مدیریت زمان می باشد كه به طور كلی سپری شدن اوقات مدیران بازار در آن به چهار شیوه مختلف امكان پذیر می باشد. دو معیار اصلی در تقسیم بندی زمان در اینجا مورد نظر می باشد: ۱- فوریت: كارهایی كه مستلزم توجه فوری می باشند. برای مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرایطی امری الزامی است. اغلب مدیران نمی توانند نسبت به شنیدن صدای ممتد زنگ تلفن بی تفاوت باشند. ممكن است ساعت ها وقت خود را در تهیه

مطلبی صرف كنیم و لباس بر تن كنیم و خود را برای گفت وگو درباره موضوعی خاص در دفتری آماده كنیم در عین حال مادامی كه تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولویت پیدا می كند. موارد فوریت ما را تحت فشار قرار می دهند و ملموسند و در انجام كار تأكید می ورزند و معمولاً انجام این كارها خالی از

لطف نیست و اغلب مطلوب دیگران واقع می شود با وجود این غالباً غیرضروری اند. ۲- ضرورت: كه به نتایج كار مربوط می شود. هر ضرورتی به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما یاری می رساند. موارد ضروری فاقد فوریت اما نیازمند طمأنینه و ابتكار عمل و خوی و سرشت عامل بودن می باشند. اگر تصور و

تصویری روشن از موارد ضروری و نتایج مطلوب و دلخواه زندگی پیش رو نداشته باشیم به سادگی در مسیری قرار می گیریم كه تنها نسبت به كارهای فوری واكنش نشان می دهیم. در ادامه چهار بعد اصلی كارهای ضروری و فوری به صورتی تعاملی بررسی می شوند:

۱- كارهای فوری و ضروری: شامل بحران ها و مشكلات حاد و طرح های مهلت دار می باشند. كارهای این گونه به طور معمول مسائلی می باشند كه دردسرساز و ناخواسته هستند. همه ما در زندگی با بحران ها و مسائلی روبه روییم اما بعضی افراد با تمركز بر این بخش زندگی خود را به ورطه تباهی می كشند. مثل مدیران و تجاری كه به شدت تحت تأثیر بحران ها قرار می گیرند و تولیدكنندگانی كه همیشه از برنامه تولید عقب می باشند. مادامی كه ذهن

مدیران به مسائلی از این دست مشغول باشد این مسائل بزرگتر و بزرگتر می شوند تا عاقبت به طور كامل مدیر را تحت استیلای خود درآورده و با ضربات كوبنده از میدان به در كنند. افرادی كه همیشه در بحران زندگی می كنند ممكن است با تقلای زیاد بپاخیزند و خود را خلاص كنند اما بار دیگر با بحرانی دیگر نقش بر زمین می شوند. یكی از دلایل اصلی گرفتاری در این وضعیت فقدان ثبات عاطفی در مدیران و تجار می باشد. این مدیران امنیت عاطفی كافی برای پیگیری اهداف بلندمدت خود حس نمی كنند.

۲- كارهای ضروری و غیرفوری: این كارها شامل امور برنامه ریزی و تفریح سازنده و شناخت فرصت های تازه و ایجاد ارتباط و آموزش و پیشگیری مشكلات بازار می باشد. این نوع فعالیت ها كانون مدیریت مؤثر بازار می باشند كه به كارهای غیرفوری و در عین حال ضروری می پردازند. كارهایی از قبیل نوشتن رسالت فردی و برنامه ریزی بلندمدت و ورزش و تداركات برای پیش گیری رویدادهای غیرمترقبه و تمام كارهایی كه همه ما به اهمیت آنها واقفیم و تنها به صرف این كه

فوریت ندارند از انجام آنها طفره می رویم. كنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بینش و دیدگاه روشن شاخصه این وضعیت می باشد. به قول پیتر دراكر افراد مؤثر هرگز مسائل را مركز توجه خود قرار نمی دهند بلكه ذهن خود را به فرصت ها و راه حل ها معطوف می دارند. در واقع آنها به فرصت ها خوراك می رسانند و مسائل را دچار گرسنگی می كنند. قاطعانه می اندیشند و به بحران ها كم توجه بوده و تمركز خود را بر كارهای ضروری و غیرفوری داده و اهرم نیرومند تمركز را در اختیار می گیرند.

۳- كارهای غیرضروری و فوری: رهزنان تمركز و زمان می باشند مانند بعضی از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضی جلسات و امور فشارآور و رعایت كارهای عامه پسند. در واقع افراد در این شرایط كارهایی را انجام می دهند كه اغلب این كارها به اولویت و انتظارات تعیین شده از سوی دیگران بستگی دارد.
این حالت كه از توجه كوتاه مدت ناشی می شود از بی ارزش دانستن طرح ها و اهداف می آید و باعث احساس قربانی بودن و بی ارادگی شده و روابط را سست و گسسته كرده و به نوعی بوقلمون صفتی منجر می شود.

۴- كارهای غیرضروری و غیرفوری: بطالت محض است. نه ضرورت دارد و نه فوریت. تمایل به سمت كارهای سطح پایین و اتلاف وقت و سرگرمی های زودگذر. برخی روانكاوان انجام اموری از این دست را به نوعی فرار از خود نسبت می دهند كه فرد برای گریز از تنهایی و روبه رو شدن با خود به هر كاری رو می آورد.