مدیریت زمان

چهار اصل مديريت زمان
۱- آيا لازم است اين كار حتما انجام شود؟
۲- آيا من ملزم به انجام دادن ان هستم؟
۳- آيا مي‌توانم اين كار را به تعويق بيندازم؟
۴- آيامن مستقيما اين كار را بايد انجام دهم؟

در صورتي كه اين تامل‌ها صورت بگيرد در طول يك سال مقدار زيادي در وقت صرفه‌جويي خواهد شد. پس بيايد هر كدام را با جزئيات بيشتري مورد بررسي قرار دهيم.

كارهاي قابل حذف:
محققان چنين اظهار مي‌‌كنند كه بعضي از امور وقت‌گير بيشتر بر حسب عادت انجام مي‌‌گيرد تا براي بازدهي. اثر بخشي يا سودآوري. اين گونه فعاليتها چنان بازندگي ما عجين شده‌اند كه هيچ كس فكر نمي‌‌كند چرا آنها را انجام مي‌دهيم يا اينكه ممكن است راه‌هاي بهتري براي رسيدن به نتايج مشابه وجود داشته باشد. بطور كلي در طول يك روز هشت كار از ده كاري كه انجام مي‌دهيم مثل راهزن‌ها وقت ما را غارت مي‌‌كنند.

دانستن آنچه كه قابل حذف است:
آيا انجام دادن اين كار به من كمك مي‌كند كه به اهدافم برسم؟
اگر جواب (بلي ) است لازم است سراغ سوال دوم برويد.
آيا من بهترين فردي هستم كه مي‌‌توانم اين كار را انجام دهم؟
اگر پاسخ اين سوال (نه) باشد مشخصاً به شما اين اجازه را مي‌دهد كه آن كار را كنار بگذاريد. زيرا هر دقيقه كه صرف آن كنيد بيهود خواهد بود.
اگر بالا اجبار بايد كاري را انجام دهيد تا آنجا كه مي‌توانيد آن را بهتر انجام دهيد تا بدين طريق باز هم بتوانيد در وقت خود صرفه‌جويي كنيد.

برچسب قيمت هر فعاليت:
با پي بردن به ارزش و قيمت وقت خود كه بيشتر مديران اين قيمت را كم تخمين مي‌زنند براي هر فعاليت مي‌توان بر چسب قيمت تهيه كرد.
با انجام دادن كاري كه مقرون به صرفه باشد قادر خواهيد بود از وقت خود استفاد موثري بكنيد.
دانستن قيمت وقتتان مي‌تواند شما را در فروش آن به رؤسا و همكارانتان ياري دهد. اين يكي از امتيازات مديريت زمان است.

تفويض اختيار:
ناتواني يا اكراه در تفويض اختيارات بزرگترين عامل شكست بسياري از مديران و كاركنان حرفه‌اي در مديريت زمان است.
پژوهشها نشان مي‌دهد كه در بعضي از شركتها ۹۷% وقت مديران در روز صرف اجراي كارها مي‌‌شود تا اداره امور. تمام مديران موفق به اين نكته واقف هستند كه تفويض اختيار صحيح و كارامد براي مديريت موثر زمان امري بسيار ضروري است.

موانع رواني تفويض اختيار:
چرا مديران از تفويض اختيار روزمره‌ترين امور اكراه دارند. جواب را عموماً مي‌توان در وجود سه مانع رواني جستجو كرد.
۱- ترس از دست دادن اقتدار:

بعضي از مديران از اين نگرانند كه تفويض اختيار حتي در موارد جزئي و پيش پا افتاده باعث مي‌‌شود كه مقام آنها در سازمان زير سوال برود و تضعيف شود .
۲- ترس از اشتباهي كه روي خواهد داد:
اين ترس معمولا به علت كمبود به اعتماد به نفس در مدير يا كارمندانش پديد مي‌‌آيد.
۳- ترس از محو شد ن:
بعضي از مديران ترجيح مي‌دهند كه وظايف كليدي را تحت نفوذ خود داشته باشند زيرا بر اين باور هستند كه با اين ترفند نمود برجسته‌اي در سازمان خواهند داشت.

كي و چه كاري را تفويض كنيد:
چهار معيار اصلي وجود دارد كه تعيين مي‌كند كي چه كاري تفويض شود. همواره سعي كنيد اختيارات خود را تفويض نماييد.
۱- زماني كه كاري مي‌‌تواند بطور رضايت بخش توسط كس ديگري كه از شما كمتر دستمزد مي‌گيرد يا اينكه مي‌‌خواهد كمتر بگيرد انجام شود.
۲- زماني كه دانش يا مهارت لازم را براي انجام دادن كاري به طور شايسته نداشته باشيد.
۳- زماني كه كار روزمره باشد.
۴- زماني كه كاري به رشد كارمندان كمك مي‌كند.

چگونه تفويض اختيار كنيد:
بعضي از مديران از تفويض اختيار سر باز مي‌زنند زيرا اگر كار به درستي انجام نشود خودشان خيلي سريعتر آن را انجام مي‌‌دهند.
۱- تفويض اختيار به فرد مناسب:
با تشخيص پختگي كارمندي كه انتخاب كرده‌ايد آغاز كنيد.
توانايي: مهارت و دانش لازم براي انجام كار را دارا باشد.
انگيزه: اشتياق به انجام كار با حداكثر توانايي.

از نظر كلي هيچ كس نه كامل است نه ناقص مگر آنكه در ارتباط با كار معيني سنجيده شود. يك كارمند كه در يك كار پختگي دارد ممكن است با تغييري در طبقه‌بندي شغلي برايش پيش آيد به ناپختگي برسد. كارايي افراد در سه سطح مورد بررسي قرار مي‌گيرد.
• كارايي كم = توانايي ضعيف + انگيزه كم
• كارايي متوسط = توانايي ضعيف + انگيزه زياد
• كارايي زياد = توانايي زياد + انگيزه زياد .
يكي از عوامل مهم در تفويض اختيار ميزان كارايي است. پس سوالي كه در اينجا مطرح است اين است كه آيا كارمند كارايي لازم را دارد يا خير.

براي مثال:
توانايي انگيزه
مارك متوسط كم
پيتر زياد كم
مري زياد زياد

در اين فهرست، مري مناسب‌ترين كارمند براي ارجاع كاري است كه شما در نظر داريد.
انتخاب فردي مناسب جهت تفويض اختيار متضمن دستورالعملي روشن و آگاهانه درباره اين است كه كار چگونه و كي و كجا بايد انجام گيرد. ضمناً بايد به ميزان صحيح از كارمند مربوطه حمايت شود و با توجه به نيازهايش به وي دلگرمي‌‌ لازم داده شود.
زماني كه كارمند شما به طور منطقي به كارايي رسيد مي‌‌توانيد حمايت و پاداشهاي عاطفي بيشتري به او عرضه كنيد تا انگيزه را در وي بالا ببريد.
كارمندي كه داراي سطح بالاي از آمادگي است از مديرانش توقع دارد كه هنگام تفويض اختيار به آنان اعتماد و بر كارشان كمتر نظارت كنند.
۲- ابلاغ واضح دستورالعمل‌ها:

چنين محاسبه شده است كه حتي كارگران فني نيز سه چهارم وقت خود را به گفتگو با ديگران سپري مي‌‌كنند و در پژوهشي كه اخيراً انجام شده معلوم شده است ۸۴% مديران قبول دارند كه مهارت بر قرار كردن ارتباط كليد ترقي سازمان‌هاي آنهاست. ضمناً معتقدند كه اين مهارتها براي مديريت موثر زمان هم بسيار اساسي است. هنگامي ‌‌كه مي‌‌خواهيد كاري را تفويض كنيد در زمان ابلاغ دستورالعمل‌ها و جهت‌گيري‌ها هفت نكته زير را در فهرست خود كنترل كنيد:

• كار را مشخص كنيد:
در ذهن خود طبيعت دقيق كاري را كه مي‌‌خواهيد تفويض اختيار كنيد به طور واضح بررسي كنيد.
• آيا فرد مناسبي را انتخاب كرده‌ايد؟
انتخاب فرد مناسب به زمان، مكان، طبيعت كار و هدفي كه مايليد به آن دست يابيد بستگي دارد.
• قابل دسترس بودن:
تا آنجا كه ممكن است از كار دادن به كارمنداني كه خود از قبل درگير كارهاي با اولويت بيشتر هستند اجتناب كنيد.

• كارمند خود را آماده كنيد:
تصوير روشني از كاري كه قرار است انجام گيرد ارائه دهيد بويژه اگر با كارمندي روبرو شديد كه در سطح پايين تا متوسط كارايي قرار دارد .
• هرگز تصور نكنيد كارمند دستورالعمل‌هاي شما را فهميده باشد مگر آنكه آنها را با كلمات خود براي شما بازگو كند.
• هر وقت كه لازم بود به نسبت كه دستورالعمل‌ها را صادر مي‌‌كنيد حمايت هم بكنيد .

• پيشرفت كار را هدايت كنيد:
بخصوص هنگامي‌ ‌كه كار پيچيده يا طولاني باشد. اما اين تصور را در ذهن كارمند ايجاد نكنيد كه دائماً كارش را كنترل مي‌‌كنيد.
اگر مراحلي را كه قبلاً اشاره كردم دنبال كرده باشيد ديگر دليل و بهانه‌اي وجود ندارد كه كار تفويض شده برگشت داده شود .
هميشه بد كار كردن بسيار آسان و خوب كار كردن بسيار سخت است. اما اگر ملكه ذهن شود يكي از قويترين ابزارهاي قابل دسترس مديريت زمان خواهد بود .

بيرون راندن غاصبان
در هر هفته كاري هزاران ساعت پر ارزش توسط غاصبان سنگدل زمان به يغما برد مي‌‌شود. هزينه اين دزدي‌ها در روز روشن سر به ميليون‌ها مي‌زند. تازه تعداد كمي ‌‌از مديران متوجه اين غارت شده‌اند و تعداد كمتري گام‌هاي مثبتي براي بيرون راندن اين تبهكاران از خانه خود برداشته‌اند.

مواردي كه لازم است نه بگويد:
در (۵)موقعيت زير بايد نه بگوييد
• زماني كه خواسته نامعقول باشد.
• زماني كه كار از اولويت كمتري برخوردار باشد.
• زماني كه از دانش و مهارت كافي برخوردار نمي‌‌باشيد.
• زماني كه ناراحت يا عصباني باشيد.

• زماني كه لازم نيست شما آن كار را انجام دهيد.
۱- زماني يك در خواست نامعقول است كه:
• خارج از قوانيين استخدامي ‌‌شما باشد.
• به حريم شخصي شما تجاوز كند.
• بدون اجازه وقت آزاد شما را اشغال نمايد.

كساني كه از كمبود اعتماد به نفس رنج مي‌‌برند اغلب با هر خواسته غير منطقي موافقت مي‌‌نمايند به اين دليل كه فكر مي‌‌كنند با رد كردن اين درخواست ديگر دوست داشتني نخواهند بود.
بعضي‌ها چنين استدلال مي‌كنند كه جواب بلي دادن به آنها كمك مي‌كند تا به هدف محبوب‌ترشدن كه براي شخصيت و حرفه‌شان مهم است دست يابند و با تظاهر به اينكه عضو علاقه‌مندي در گروه هستند دورنماي شغلي خود را بهتر كنند.

(نه) گفتن به درخواستهاي نامعقول هميشه هم راحت نيست. هر چه بيشتر به ديگران اجازه داده باشيد كه سوارتان شوند، در هم شكستن اين عادت و رها شدن از آن به مراتب سخت‌تر خواهد بود. خوشبختانه عكس اين مسئله هم صادق است.

۲- نه گفتن زماني كه كاري داراي اولويت كمتري است:
در بسيار از موارد خواسته‌هاي نامعقول و غير منطقي در نوع خود خيلي هم غير منطقي نيستند اما نسبت به كاري كه در دست اجرا داريد داراي اولويت كمتري است. اگر با اين گونه تقاضاها از طرف همكاران يا كارمندانتان مواجه شديد يك راه حل ديگري پيشنهاد كنيد كه بتوانيد آن كار را در وقت و زمان مناسبي كه برايتان مقدور است انجام دهيد. هرگاه اين گونه تقاضاها از طرف مقامات بالاتر صورت گرفت بايد صداي اعتراض خود را با مهارت بيشتري به گوش آنان برسانيد.

 

۳- نه گفتن زماني كه از دانش و تبحر لازم برخوردار نيستيد:
بدترين اشتباه اين است كه خود را درگير كاري كنيد كه در آن صلاحيت لازم را نداريد فقط براي اينكه اشتياق خود را نشان دهيد اين گونه تقاضاها اغلب بايد غير منطقي تلقي شود.

۴- نه گفتن زماني كه خشمگين يا ناراحت هستيد:
به تاخير انداختن كار زماني كه از نظر عاطفي برانگيخته شده‌ايد مي‌‌تواند به مقدار قابل ملاحضه‌اي در وقت شما صرفه‌جويي كند. اگر در حالت ناراحتي يا عصبانيت دست به كاري بزنيد احتمال اشتباه بيشتر خواهد شد.

۵- نه گفتن زماني كه كارها اصلاً نيازي به اقدام ندارند:
تمام كارها را قبل از اينكه به آنها مبادرت ورزيد در برابر خود قرار دهيد و از خود بپرسيد.
• آيا انجام اين كار مرا به هدفم نزديكتر خواهد كرد؟

• در صورتي كه جواب منفي است چرا لازم است كه وقت خودم را صرف اين كار بكنم؟
• اگر تصميم بگيرم كه آن را حذف كنم احتمالاً چه نتايج منفي به بار خواهد آمد؟
البته اينكه حذف شود يا نه به مقدار زيادي به درخواست‌كننده بستگي دارد. اگر از طرف همكاران باشد سعي كنيد به آنها توضيح دهيد كه چرا قصد انجام آن را نداريد. اما قبل از اين كار به درخواستي كه از شما دارند به دقت گوش دهيد و هرگز قبل از اينكه از حقايق در مورد كاري ندانسته‌ايد در مورد اهميت آن ادعايي نكنيد.

صرفه جويي در وقت هنگام خواندن ونوشتن

خواندن و نوشتن گزارشات، ياداشتها، نامه‌ها و ساير اسناد شغلي مقدار زيادي از وقت يك مدير معمولي را در يك روز كاري مي‌‌گيرد.

مهارتهاي مطالعه خود را بهبود بخشيد:
تحقيقات نشان مي‌دهد كه با خواندن سرعت متوسط دويست كلمه در دقيقه در مقابل هزار كلمه در دقيقه نشان مي‌‌دهد كه مردان و زنان با تحصيلات عالي نيز پنچ بار آهسته‌تر از آنچه كه لازم است، مي‌‌خوانند. اگر آنها از توانايي حقيقي خود استفاد نمايند براي مثال خواندن كتابي كه پنج ساعت طول مي‌‌كشد به شصت دقيقه يا كمتر كاهش مي‌‌يابد.
دو علت زير بيهوده سرعت خواندن خود را پايين مي‌‌آورند:
• با تبديل كردن كلمات به صدا در داخل سر خود در سكوت.
• خواندن هر كلمه.

باور هاي غلط در مورد تندخواني:
تبحر در خواندن بسيار مشكل است و اصلاً وقت آنرا ندارم.
تندخواني منجر به عدم درك بسيار از مطالب مي‌‌شود.
تندخواني آموزش حركت سريع چشمان است كه در يك نگاه اطلاعات بيشتري كسب كند مثل خواندن يك پارگراف كامل در يك نگاه.

اما واقعيت:
تحقيقات نشان داده است كه بين سرعت خواندن و درك مطلب رابطه كمي ‌‌وجود دارد. بعضي از افراد با سرعت زياد و درك مطلب عالي مي‌‌خوانند در حالي كه بعضي ديگر به طور دردناكي آهسته مي‌‌خوانند و درك ضعيفي از موضوع بدست مي‌آورند.

رويكرد كلي به خواندن:
قبل از خواندن هر متني از خود سه سوال اساسي زير را بپرسيد:
• هدف من از خواندن اين مطلب چيست؟
• كدام يكي از اهدافم با خواندن اين مطلب برآورده مي‌‌شود؟
• آيا خواندن اين متن بهترين روش براي رسيدن به هدفم است؟

اگر دليلي خوبي براي خواندن آن نداريد پس با حذف آن در وقت خود صرفه‌جويي كنيد.
اگر متوجه شديد كه خواندن مطلب ارزش سرمايه‌گذاري دارد آن روشي را انتخاب كنيد كه من رويكرد كلي خواندن موثر نامگذاري كرده‌ام. به سرعت صفحات آن را ورق بزنيد تا برداشت كلي از موضوع كتاب و محتواي آن پيدا كنيد. به عنوان مثال تيترهاي بخشهاي هر فصل. جدولها، تصاوير و عنوانها را بخوانيد. اين كار درست مثل اولين نگاه از ارتفاع بالاست. حين اين بازبيني اوليه قسمتهايي را در نظر بگيريد كه ويژگي مشخصي در رابطه با رسيدن به مقصود اصلي مطلعه دارد.

خواندن متناسب با نيازها:
با اين فرض كه حتماً تصميم گرفتيد مطلبي را مطالعه كنيد گام بعدي نظم بخشيدن به متن است به طوري كه با اهداف شما از مطالعه هماهنگ باشد. اين كار را طوري انجام دهيد كه با دوباره نظام بخشيدن فصلها و بخشهاي كتاب نيازهاي خاص شما تامين شود.

آخرين مرحله نامگذاري قسمتها پاراگرافها، جمله‌ها و يا كلمه‌هاي است كه ارتباط بيشتري با هدف شما دارد اين كار را مي‌‌توانيد با خط كشيدن زير آنها يا نت برداشتن و حاشيه‌نويسي انجام دهيد.

سرعت خواندن را كم و زياد كنيد:
هنگامي ‌‌كه مشغول خواندن هستيد سرعت خواندن خود را كم وزياد كنيد تا بتوانيد اهداف مختلفي را كه از خواندن يك كتاب داريد تحقق بخشيد.
• به سرعت گذشتن – سريع: اين سريع‌ترين راه خواندن است كه با سرعت بيش از هشتصد كلمه در دقيقه انجام مي‌‌شود براي پاسخ دادن به سوالاتي كه با كي، كجا، چه كسي شروع مي‌‌شود مي‌توان با اين سرعت خواند.

• با دقت ديد زدن – سرعت متوسط: در اين حالت متن را با سرعت آهسته‌تري مي‌‌خوانيد تا حدود چهارصد لغت در دقيقه. اين كار به شما كمك مي‌كند كه تا به جستجوي سوالات طولاني‌تر و پيچيده‌تري بپردازيد كه با كلمات استفهامي‌ ‌چرا و چگونه شروع مي‌‌شود.
• مطالعه- سرعت پايين: بالاخر خواندن انتقادي شروع مي‌‌شود. در اين نوع خواندن براي پي بردن به جزئيات و فهم عميق‌تر معاني مطلب مورد كنكاش قرار مي‌‌گيرد.

خواندن شش نوع از متداولترين مطلب تجاري:
موثرترين روش خواندن شش نوع از متداولترين متون تجاري را مورد ملاحضه قرار مي‌‌دهيم. رويكرد اصلي شناسايي محل‌هاي است كه اطلاعات مورد نياز خود را در آنجا جستجو كنيد. اين كار چشمان شما را قادر مي‌‌سازد به جاي پرسه زدن در تمام كتاب مستقيماً به محل صحيح برود.

۱- چگونه روزنامه ها و مجلات را سريعتر بخوانيد:
در مورد مجلات ابتدا هميشه فهرست مطلب را نگاه كنيد و مقالاتي را شناساي كنيد كه با هدف شما از مطالعه سنخيت دارد. با از اين شاخه به آن شاخه پريدن وقت خود را تلف نكنيد بلكه مستقيماً به مطلب مورد نياز خود بپردازيد.

يك راه مناسب براي خواندن اينگونه مطالب بريدن مقالات مورد نظر و بايگاني آنها در پوشه‌هاي مختلف است. با جمع‌آوري مقالات از منابع مختلف در مورد هر سر فصل اطلاعات بيشتر و ديدگاه‌هاي جديدتري نسبت به هر كدام از مطالب انتخاب شده بدست خواهيد آورد با همراه داشتن يكي دو تا از اين پوشه‌ها در «زمانهاي مرده» نظير مسافرت با هواپيما يا قطار آنها را مطالعه كنيد.

روزنامه ها ومجلات سه نوع مقاله دارند:
• مقالات سرگرم كننده: منظور از اين گونه مقالات اطلاع‌رساني و سرگرم كردن شماست.
• مقالات عقيدتي: اين گونه مقالات درصددند كه شما را تشويق كنند به طريق خاصي فكر يا عمل كنيد.
• مقالات خبري: نوعاً اين گونه مقالات محض را در بر مي‌گيرد و نسبت به مقالات سرگرم كننده از مثالها و داستانها و تاريخچه موضوعات كمتر مي‌‌نويسد.

۲- چگونه ياداشتهاي اداري را سريعتر بخوانيد:
اگر ياداشتهاي داخل شركت خود را بررسي كنيد احتمالاً با ساختمان مشابهي روبرو مي‌‌شويد: اطلاعات اصلي از قبيل منبع، موضوع و نيت كه هر كدام در قسمت خاص خود قرار مي‌گيرند.

• با نگاه دقيق مستقيم و فوري به آن بخشهاي يادداشت در وقت صرفه‌جويي كنيد. به ندرت لازم است كه تمام نامه‌ها را بخوانيد.
• زماني كه يك دسته يادداشت داخلي را مي‌‌خوانيد بنابر اولويتها آنها را مجزا كنيد يادداشتهاي مهم و اولويت‌دار را در سمت چپ و بقيه را در سمت راست قرار دهيد.

۳- چگونه گزارشهاي شركت را سريعتر بخوانيد:
• با حصول ديد كلي شروع كنيد تا هم از قسمتهاي مختلف آن و هم از چگونگي سازماندهي اين بخشها با هم مطلع شويد.
• براي خود يك فهرست مطلب تهيه كنيد ايده‌ها استدلال‌هاي اصلي را همراه با شماره صفحه آن يادداشت كنيد.
• با توجه به اولويتهاي شخصي خود مقالات را دسته‌بندي كنيد. اين ترتيب جديد ممكن است كاملاً با محتواي گزارش ياد شده كه در اصل اولويت‌هاي نويسنده را بيان مي‌‌كند متفاوت باشد.

• در نهايت به سرعت با توجه و دقت قسمتهاي مربوطه را بخوانيد هميشه مقصود خود را از خواندن هر مطلبي مدنظر داشته باشيد.

۴- چگونه دفترچه راهنماي تخصصي را با سرعت بيشتري بخوانيد:
• به منظره دفترچه راهنما پي ببريد. منظور مقاله معمولاً در قسمت روي ان آورده مي‌‌شود. در چه شرايطي و براي چه چيزي بكار مي‌‌رود؟
• مقالات را مرور كنيد و ايده كلي آن را بدست آوريد. ساختمان مقاله چگونه ريخته مي‌‌شود؟ آيا در آن جدول‌ها يا تصاوير و مثال‌هايي كه به فهم مقالات كمك كند وجود دارد؟
• با سرعت و دقت صفحات را ورق بزنيد قسمتهاي مختلف مقاله را بكاويد.

• توجه كنيد آيا جزئيات خاصي وجود دارد كه مي‌‌بايد از قبل در ذهن داشته باشيد و به آنها آگاه باشيد تا متن را بفهميد. براي مثال مخفف‌ها، اصطلاحات فني، كدها شركتي، تعاريف و امثال اينها. اگر چيزهاي ناآشنايي در آن يافتيد قبل از شروع به خواندن مقاله آنها را در ورق جداگانه‌اي بنويسيد و معني آنها را بدست آوريد.

۵- چگونه اوراق، گزارشات و كتب فني را سريع‌تر مطالعه كنيد:
هفت عامل خواندن اينگونه مطالب را وقت‌گيرتر از ساير مطالب مي‌‌كنند:
• حجم اطلاعات در آنها بالا است و زوائدي در آنها وجود دارد. اين خصوصيات به سنگين شدن بار مغز مي‌‌انجامد.
• ميزان معيني آگاهي و دانسته درباره موضوع از قبل مورد نياز است.
• مفاهيم مي‌توانند پيچيده باشند و تفكر دقيقي لازم دارند.

• در آنها اصطلاحات فني كه به تفسيرهاي دقيقي نياز دارد بكار رفته است.
• غالباً شيوه آنها مطّول‌نويسي است و موضوعات آن ضعيف سازماندهي شده‌اند.
• احتمالاً در اندازه‌هاي كوچك چاپ مي‌‌شوند و اطلاعات آنها در جملات طولاني و پاراگرف‌هاي خسته كننده ارائه مي‌‌شوند.
• طرحها، تصاوير، نمودارها و فرمول‌ها اغلب در قسمت‌هاي خارج از موضوع توضيح داده شده قرار دارد.

چگونه آنها را بخوانيم:
مانند قبل با تعريف منظور خود را از خواندن آنها شروع كنيد.
• من از خواندن اين كتاب چه چيزي مي‌‌خواهم يا لازم است بدست آورم.
• چه سطحي از درك مطلب براي اين منظور لازم است؟
• آيا خواندن آن در سطح فهم و معلومات من است؟

• نويسنده به چه افراد معتبري در گزارش استناد كرده است؟
همچنين سري هم به مقدمه يا پيشگفتار بزنيد. بسياري از خوانندگان به علت باور اشتباه سريعتر خواندن و جلو رفتن در كتاب از اين قسمت‌ها مي‌‌گذرند. در حالي كه بسياري از نويسندگان منظور اصلي كتاب خود يا نتيجه اصلي گزارش را در اين مقدمات بازگو مي‌‌كنند هميشه بايد آنها را خواند.
سپس اولين پارگراف را در هر فصل يا قسمت گزارش بخوانيد.

در اين مرحله سعي نكنيد كه تندخواني كنيد. به جاي آن سعي كنيد كه زير و روي كتاب را بكاويد. زماني كه اين گونه عمل كرديد در مورد آنچه خوانده‌ايد فكر كنيد.
هر جا كه لازم است مطالب را اولويت بندي كنيد و به همان ترتيب بخوانيد.
پس از خواندن قسمتي از كتاب يا گزارش كمي‌‌ صبر كنيد و دربر موضوعات آن فكر كنيد.
• ايده ها و اطلاعات جديد را به آنچه كه قبلاً در رابطه با موضوع مي‌‌دانستيد ربط دهيد.
• زير هر قسمتي كه نياز به مطالعه بيشتر دارد خط بكشيد.
• كلمات ومفاهيم اصلي هر پاراگراف را برجسته كنيد.

۶- چگونه با نامه هاي رسيده برخورد كنيم و آنها را سريعتر بخوانيم:
كساني كه در كار تجارت هستند در طول زندگي ممكن است حداقل پنجاه هزار نامه مستقيم اداري دريافت كنند كه به «كاغذ پاره» نيز معروف‌اند. فرض كنيد باز كردن و خواندن هر نامه شصت ثانيه طول بكشد حدود بيست هفته كاري يا پنج ماه از زندگيتان را صرف اين كار خواهيد كرد و به كار ديگري نمي‌‌پردازيد.
در بسياري از موارد احتمال اينكه يكي از ده نامه‌اي كه دريافت مي‌‌كنيد نفع يا سود مشخصي براي شما داشته باشد بسيار كم است. در صورتي كه فقط ده درصد آن را بخوانيد وقت صرف شده به دو هفته كاهش مي‌‌يابد.

• هنگام باز كردن نامه سطل زباله را در كنار خود داشته باشيد تا بتوانيد هر كدام را كه نفعي براي شما ندارد مستقيماً در آن بريزيد.
• هر كدام را فقط يكبار رسيدگي كنيد تصميم بگيريد كه چه اقدامي‌‌ بايد انجام دهيد .
• هر زمان كه امكان پذير بود از طريق تلفن يا فاكس يا پست الكترونيكي پاسخ دهيد.
• راه ديگر نوشتن اظهار نظر خود به طور خلاصه روي نامه اصلي و ارسال آن از طريق فاكس است.
چگونه در هنگام نوشتن در وقت صرفه جويي كنيد:

بسياري از مردم نوشتن هر چيزي طولاني‌تر از يك يادداشت خلاصه را كابوس شبانه و وقت تلف‌كن مي‌‌يابند. آن‌ها در اين كار مسامحه مي‌‌كنند يا به كاغذ سفيد خيره مي‌‌مانند و وقت را تلف مي‌‌كنند. آنها مدتها نا اميدانه براي تحرير افكارشان به دنبال لغات درست مي‌‌گردند. راههاي علمي‌ ‌وجود دارد كه مي‌‌تواند در آنچه كه مي‌‌خواهيد تهيه كنيد شما را به سرعت و كفايت برساند.

۱- آنچه را كه مي‌‌خواهيد بگوييد روشن بيان كنيد
براي آنكه واضح بنويسيد بايد دليل خاص تهيه كردن متن را در ذهن خود بپرورانيد. اين كار حوزه و محدوده نوشته شما را مشخص مي‌‌كند و به شما اين فرصت را مي‌‌دهد كه در موضوع دقيق شده نقطه نظر خود را در مورد آن بيان كنيد. اين موضوع ممكن است در مواردي صدق نكند، اما نقطه نظر شما هر چه روشن‌تر باشد امكان موفقيت سخنرانيتان بيشتر خواهد بود.

۲- رئوس مطالب را آماده كنيد
بدون آن، سازمان موضوع به خطر مي‌‌افتد. وجود رئوس مطالب شما را مقيد مي‌‌سازد كه افكارتان را دنبال كنيد و همواره در مسير قرار داشته باشيد.
• با مقدمه شروع كنيد. اهداف و حوزه‌هاي را بيان كنيد كه قصد داشتيد بيان كنيد.
• بعداً، بدنه موضوع را نكته به نكته بپرورانيد.

• سرانجام چنان نتيجه‌گيري كنيد كه متقاعدكننده و واضح باشد.
يكي از روشهاي انجام دادن اين كار نوشتن تعدادي عنوان و توضيحات و نكات مربوط به هر يك در زير آنها است. اين كار به شما اين اجازه را مي‌دهد كه تمام نظام متن را با يك نگاه بنگريد و هشدار مي‌دهد كه آيا از مطلب اصلي پرت شده‌ايد يا نه.

۳- شروع كنيد و بنويسيد
بسياري از نويسندگان قبول دارند كه مشكل‌ترين بخش نوشتن شروع كردن آن است. اين كار حتي مشكل‌تر خواهد شد زماني كه بدانيد كه احتمالاً در برابر يك عده حضار مخالف دست به سخنراني مي‌‌زنيد. در اينجا روشهاي كه شما را به حركت در مي‌آورد، آورده شده است:
• زماني كه اولين پيش‌نويس خود را مي‌‌نويسيد زياد نگران نباشيد كه حتما صد در صد آن درست باشد. بهتر است اجازه دهيد كه ايده‌هايتان با سرعت بيرون بريزيد حتي اگر چند جمله هم نامرتب باشند.

• داشتن سرعت ثابت در هنگام نوشتن به تداوم تراوشات فكري شما كمك مي‌كند و باعث مي‌‌شود كه كلمات شما هنگام سخنراني يا اداي آنها به صداي بلند به نظر طبيعي برسند.
• به محض اينكه ايده‌ها شروع به تراوش كرد هرگز براي خواندن مجدد آنچه كه نوشته‌ايد متوقف نشويد زيرا ممكن است سر چشمه ايده‌هاي شما خشك شود .
• اگر هنوز گيج هستيد؟ به جاي تلاش در نوشتن نظراتتان آن را براي يك دستگاه ضبط صوت با صداي بلند بگوييد. بيان شفاهي ايده‌ها اغلب هر مانع خلاقيت را در هم مي‌شكند.
• اگر متن يك سخنراني را مي‌‌نويسيد در شروع آن كلماتي مثل «شما» و «مال شما» به كار ببريد. بدين ترتيب مخاطبان شما نيز مي‌‌توانند رابطه‌اي بين نيازهايشان و آنچه كه مي‌‌گوييد پيدا كنند.

حافظه ما اولين و آخرين كلمات را بهتر به ذهن مي‌‌سپارد. قسمت مياني است كه يادآوري آن مشكل‌تر است. روانشناسان به آن اثر «تقدم و تاخر» مي‌‌گويند. اطمينان پيدا كنيد كه در همان ابتدا نكات ايده‌ها و استدلال‌هاي كليدي را برجسته كنيد سپس دوباره در انتها مختصراً به آنها بپردازيد.
• از عباراتي كه نكته‌اي به پيام شما اضافه نمي‌‌كند استفاده نكنيد و آن را حذف كنيد از قبيل:

۱- (نمي‌‌خواهم بگويم۰۰۰) پس چرا مي‌‌گوييد؟
۲- (نياز نيست كه مجدداً تكرار كنم كه۰۰۰) چرا تكرار مي‌كنيد؟
بالاخره هميشه واقف باشيد كه موضوع متن هر چه باشد نكته مهم و كليدي منطق و استخوان‌بندي آن است. خوانندگان بايد قادر باشند توضيحات و استدلال‌هاي شما را تا حدي كه طبيعت مطالب متن اجازه مي‌‌دهد به سادگي و سرعت دنبال كنند.