مدیریت منابع انسانی

استخدام
عمل استخدام آسانترین مرحله ایجاد یک نیروی انسانی است ولی نگهداری و بازسازی آن مشکلترین مراحل استخدامی به شمار می رود. به طور کلی مدیران سازمانهایی که در مناطق دورافتاده و منزوی سازمان خود را تاسیس و اداره می کنند ظاهرا قادر به استخدام نفرات مورد لزوم نمی باشند. بالعکس هرقدر جامعه و یا موقعیت جغرافیایی یک سازمان به سوی صناعتی شدن پیش رود، به همان اندازه سیستم استخدامی آسانتر می شود. بدین معنی که در یک محل جغرافیایی به خاطر آنکه چندین قطب صنعتی بوجود می آید هریک می تواند از دیگری تغذیه کند و استخدام کارگران را براساس داشتن آزادی قدرت اختیار برای

برگزیدن حرفه و پیشه بیشتر میسر سازد. ولی در عوض مدیران در استخدام تازه واردین به مراتب مشکل پسندتر و سخت گیرتر می شوند. البته در بعضی از کشورها یا نواحی ممکن است نفرات کارآمد و متخصص برای موسسه صنعتی کمیاب باشد که آنها ناگزیر از آنند که برای تکمیل کادر پرسنلی خود به خارج از محل جغرافیایی روی آورند و با هزینه گزاف تری نیروی انسانی مورد لزوم را استخدام کنند. برای مثال در کشورهای خاورمیانه که نفت در مناطق غیرمسکونی

کشف گردیده است شرکتهای نفتی مجبورند که کارگران و کارمندان مورد نیاز خود را از نواحی دوردست گرد آورند و هزینه های سنگین تری را متحمل گردند.
مردم به این علت به دنبال کار می روند که دستمزدهای نسبتا زیادی را برای جوابگویی به نیازهای مادی خود دریافت دارند. مردم در جایی خواستار اشتغالند که مسکن برای آنها وجود داشته باشد. آنها به این علت خواستار به استخدام درآمدن در یک شرکت و یا سازمان می باشند که آرزوی نیل به معیشت بالاترین را در دل داشته باشند و خواهان کسب حیثیت و معروفیت اجتماعی بیشتری باشند. ممکن است برای پاسخگویی به نیازهای خود شخصا در شرکتهای خصوصی و سازمان های دولتی در جستجوی کار باشند و یا امکان دارد که از زبان دوستان، نزدیکان، خویشاوندان و بالاخره رسانه های گروهی به وجود کار پی برند و

خواستار به استخدام درآمدن در آن شرکتها و یا سازمانها باشند.

اکثر کشورهای جهان برای استخدام افراد در سازمان های صنعتی و اجتماعی خود، جماعات کارآمد فراوانی را در اختیار دارند لکن هیچ کشوری نیست که در غایت مطلوب از نیروی انسانی منظم و مرتبی برخوردار باشد ولی از طریق کاربرد شیوه های مدیریت علمی استخدامی می توانند در حد امکان انتظامی خاص برای استخدام و انتصاب افراد آماده به کار بکار بندند و جامعه ای پرتحرک و پرتوان به بار آورند.

اولین مرحله برای ایجاد کارآمدی یک سازمان پرتوان و خودکفا مرحله استخدام است. استخدام عبارت از سپردن تعهد و پذیرش کلیه قوانین و خط مشی های سازمانی از طرف یک فرد و دادن تامین در قبال اعمال آن تعهدها از طرف یک سازمان است. بنابراین اگر بخواهیم جریان استخدام به طور کامل عملی گردد می بایستی هم کارفرما و هم کارگر از دو پدیده تعهد و تامین پیروی کنند تا آنکه بتوانند رابطه استخدامی را بوجود آورند.
هر فرد انسانی در طول عمر خویش ممکن است چندین بار از جریان استخدامی برخوردار گردد ولی چیزی که حائز اهمیت است نحوه انعقاد جریان استخدامی است که چگونه فرد، خود را در قبال سازمان متعهد کند و متقابلا سازمان هم چگونه در قبال تعهد فرد تامینی را بوجود آورد. این چگونگی ها مباحثی هستند که به طور مفصل در این بخش مورد بررسی قرارخواهندگرفت.

انواع استخدام
اصولا استخدام بر سه نوع است: استخدام اجباری، اختیاری و استخدام اجباری اختیاری. استخدام اجباری استخدامی است که فرد را مجبور می سازیم نسبت به سازمان تعهداتی را که بر وفق مراد و میل کارفرما است قبول کند و در قبال آن حداقل تامین را به وی می دهند. از جمله طرق متداول تر استخدام اجباری، بردگی است که با اخذ انواع مختلف تعهدات فرد را وادار به انجام آن می نمایند. نوع دیگر تحمیل کار است که فرد به خاطر از دست ندادن مقام و موقعیت خود و در بعضی مواقع حیات و زندگی خود بایستی کاری را انجام دهد که هرگز در حالت عادی تمایلی به انجام دادن آن کار ندارد.
یکی از انواع استخدام اجباری بیگاری است. استفاده از این روش مخصوص حکمرانان است که به موجب آن هر فرد محکوم کارآمد ملزم است که تعدادی از روزهای سال را صرف خدمات عام المنفعه نماید و در بعضی از زندانهای سیاسی این روش بسیار متداول است.

استخدام اختیاری استخدامی است که فرد با ازادی کامل و سنجش کلیه جوانب کار، به استخدام هر سازمانی که لازم بداند درمی آید و در قبال آن سازمان هیچگونه تعهد غیرمعقول و یا اجباری نخواهدداشت. هر لحظه که ضروری بداند کار را رها می سازد، بدون آن که هیچگونه ضرر و زیانی برای وی بوجود آید. چون نیازهای انسانی متنوع و متفاوتند بنابراین هر فرد خواهان آن است که با آزادترین سیستم استخدامی روبرو شود و سهل ترین وسیله را برای رفع نیازهای خود بدست آورد، سهل ترین وسیله پول است که بدین وسیله هر فرد می تواند آنچه را که تمایل دارد بدست آورد. بنابراین در سیستم استخدام اختیاری، فرد تعهد

خود را در قبال دریافت پول ایجاد می کند و هیچگونه بعد زمانی در اینگونه تعهدات مطرح نمی شود. ولی تعهدات کاملا با تامین ها مساوی هستند. درست است که در روش استخدام اختیاری در بعضی از مواقع مقاطعه کاران، اکثرا برای استثمارگران کارگران به وسایلی متشبث می شوند که گاهی نظیر روش کار اجباری است، لکن این قبیل اجحافات متدرجا با تصویب قوانینی به منظور حفظ منافع طبقات کارگر رو به زوال است. بنابراین در استخدام اختیاری هم کارگر و هم کارفرما هر دو با آزادی کامل و با رعایت قوانین کار در ایجاد تعهدات و تامینات لازم مرحله استخدام را عملی می سازند.

استخدام اجباری اختیاری: چون انسان در جوامع مختلف به خاطر محدودیتهای سیاسی، اقتصادی و اجتماعی نیاز به کار دارد، بنابراین مجبور است که به استخدام سازمان و یا سازمان هایی درآید که زندگی خود را اداره کند. اما در این نوع اجتماعات اجباری بودن استخدام امری اجتناب ناپذیر است. بنابراین هر فرد خود را در مقابل سازمان هایی مشاهده می کند که همگی از یک نوع سیستم کلی و با اندک تفاوتی شرایط استخدامی را بوجود آورده اند. ولی هرگز اینگونه شرایط استخدامی بنا به میل کارگر نبوده و فقط طبقه کارفرما آن را به خاطر احساس نیاز مستخدم به کار اعمال می کند. در این شرایط است که افراد کارگر در عین حالی که اجبار دارند از یک سیستم اشتغال اجباری پیروی کنند، فقط آزادی آن را دارند که سازمان را انتخاب کنند ولی ماهیت تامینها در تمام سازمانها یکسان خواهدبود.

از مباحث فوق چنین نتیجه گیری می شود که در استخدام اجباری تعهدات زمانی مطرح است که فرد می بایستی با سپردن تعهد سنوات خدمت خود را در اختیار کارفرما قراردهد و کارفرما حق هرگونه اعمال نفوذ و جریاناتی را در سرنوشت کارگر دارد. در استخدام اختیاری تعهدات کارگر با تامینهای کارفرما برابر است و هیچگونه تعهدات زمانی در امر استخدام مطرح نمی باشد و بالاخره در استخدام اجباری اختیاری، کارفرمایان سازمانهای صنعتی و اجتماعی همگی از یک وسیله استثمارکننده کارگری پیروی می کنند و فقط کارگران اختیار انتخاب در بین آن سازمان ها را دارند.
شناخت ماهیت تعهد

در مبحث قبل متذکر شدیم که استخدام یک قرارداد دوجانبه است که فرد مستخدم تعهد انجام وظایفی را می نماید و فرد کارفرما تامینی در قبال انجام آن تعهد به مستخدم می دهد. تعهد در معنی کلمه یک پدیده یک بعدی است که فقط به صورت ظاهر در یک لحظه بسته می شود ولی در عمل جریانی دائمی و چند بعدی است که از لحظه انعقاد تا پایان آن به قوت خود باقی می ماند. به این خاطر یک بعدی در نظر گرفته شده که در ابتدا فقط زمانت را مورد اهمیت قرارمی دهند ولی در عمل زمان تعهد می بایستی در مکان و یا در فضایی اتفاق می افتد که تعهد به صورت کامل انجام پذیرد و به همین علت است که ماهیت تعهد را در عمل چند بعدی (زمان، مکان و فضا) در نظر گرفته اند.

در جریان استخدامی متعهد ساختن کارکنان به قبول مسئولیتها و وظایف عملی است به مراتب پیچیده تر از هر حریان استخدامی دیگر. به استخدام درآوردن کارکنان ممکن است عملی آسان باشد. لکن نگه داشتن دائمی آنان بر سر کاری که به آنها واگذار شده به مراتب دشوارتر است. در اداره امور استخدامی کارمند متعهد را کسی می نامیم که در بعد زمانی تعهد خود دست از شغل خود بر نمی دارد و روابط عمده خود را با سازمان مقطوع ساخته است. وی یک نفر عضو دائمی نیروی کار سازمانی است که حقوق می گیرد و برای اعاشه به تعهدات خود عمل می کند. بنابراین یک فرد متعهد را در عمل و در مدت زمان انجام تعهد خود می شناسیم و افرادی که تعهداتی را بنمایند و عمل نکنند آنها را مدیون سازمان می دانیم نه متعهد به سازمان؛ بدین معنی که فرد متعهد حتما به تعهدات خود عمل می کند و در قبال تعهد تامینی دارد.

در فرایند استخدام توجه به این نکته خالی از فایده نیست که رفتار آنان را از چهار مرحله تحلیلی مورد بررسی قرارمی دهیم که این چهار مرحله، شاخص تغییر و تحول مستخدم از صورت یک فرد جامعه قدیمی است به درجه تبعیت از یک راه و رسم نوین. به طور کلی کارکنان یک سازمان را به چهار نوع به شرح زیر طبقه بندی می کنیم:
۱- مستخدمین غیرمتعهد.

۲- مستخدمین نیمه متعهد.
۳- مستخدمین متعهد کلی.
۴- مستخدمین متعهد جزئی.

هدفهای مدیریت منابع انسانی
۱- جذب مردم برای به استخدام درآمدن در سازمان .
۲- ایجاد انگیزش بکار و تقویت روحیه در شاغلین سازمانی.
۳- استفاده مطلوب از نیروی انسانی استخدام شده.
۴- آموزش و پرروش، نوسازی و بازسازی و توسعه و تکامل استعدادها و مهارتهای کارکنان.
۵- استقرار روابط مطلوب و تامین امکانات رفاهی برای کارکنان و جلوگیری از خطرات و تصادفات ناشی از محیط کار.
۶- ایجاد خط مشی های پرسنلی.

۷- نظارت بر حسن استقرار و اجرای عملیات پرسنلی.
۸- خوشحال نمودن و خرسند نگهداشتن کارکنان.

۹- فراهم نمودن موجبات لازم جهت اخذ حداکثر کارایی و پرداخت پاداش و دستمزد به کارکنان سازمانی.
۱۰- ایجاد تعادل و توازن بین نیروهای انسانی داخل و خارج سازمان.

بخاطر آنکه بیشتر به هدفهای گفته شده در فوق آگاهی یابیم به توضیح و تشریح هریک بشرح زیر خواهیم پرداخت.
ایجاد انگیزش بکار و تقویت روحیه شاغلین سازمانی

زمانی عده ای متخصص، شایسته و با کفایت جذب یک سازمان می شوند که مدیران سازمانی بدانند چگونه رفتاری منطقی و عقلانی و همچنین انسانی نسبت به آنان اعمال نمایند. انتظار می رود که کارکنان با سابقه و مدیران با تجربه کار خود را در زمان محدود و معین انجام دهند، ولی انحام کار نبایستی به نیستی به نابودی و نیروی انسانی تمام شود و سازمان را به تباهی بکشاند.رعایت استانداردهای کیفی به همان اندازه استانداردهای کمی حائز اهمیت اند.
همیشه می بایستی اینگونه استانداردهای کمی و کیفی توسط کارکنان و مدیران ارزیابی شوند وانحرافات ذهنی و خیالی را که در اندیشه افراد پرسنلی

سازمان موجود است، اصلاح نمایند. یکی از مسائل مهمی که سازمان ها با آن روبرو هستند مبین آن است که روشها و برنامه هایی را طراحی کنند که بخوبی بتوانند انگیزش رفتار سازمانی کارکنان را بدرستی پیش بینی کنند و شیوه های انگیزشی متناسبی را ایجاد نمایند. بعلاوه اگر مدیران سازمانی مایل باشند که کارکنان وظایف خود را در یک مدت طولانی بنحو موثرتری انجام دهند، ضروری است که الگوهای رفتاری دیگری را که از همبستگی روشها و سیستمهای انجام کار بوجود آمده اند در یک زمان کوتاه تری پیش بینی کنند و سپس با ارزشیابی کامل در راه بازسازی رفتار کارکنان تصمیماتی را اتخاذ نمایند.

ترویج انگیزه های مثبت در نزد کارکنان به افزایش تولید منجر خواهدشد و زمانی این امر صادق خواهدبود که مدیران بتوانند حداکثر انگیزه های مثبت و خودآگاه را در افراد ایجاد نمایند.

کارایی و پویایی هدف اصلی مدیریت پرسنلی نمی باشد بلکه وسیله ای است برای نیل به هدف سازمانی. در مواردی که سازمان از نقصانها و نارساییهای زیادی برخوردار است، اگر مدیران توان آنرا نداشته باشند که انگیزه های مثبت را در افراد بوجود آورند، هریک از کارکنان براساس وسعت دید خود امکان بروز انگیزه های منفی را می یابند و با قدرت دستگاه مدیریت درگیری زیادی را پیدا می نمایند. در نتیجه از مجموع نارساییها و فقدانها، انگیزه های منفی بوجود می آید که در نتیجه کارکنان صفوف مقاومت آمیزی را در مقابل کادر مدیریت ایجاد می کنند. ایجاد تضادهای مخفی و آشکار در سازمان باعث برهم زدن نظم سازمانی و

تضعیف روحیه افراد در محیط کار می شود و بجای آن که هر فرد فعالیت های خود را در جهت نیل به اهداف سازمانی بصورت گروهی صرف نماید، در جهت عکس در راه فعالیتهای دیگران قدم برمی دارد و در نتیجه نه آن که سازمان از فعالیتهای افراد سودی نخواهدبرد، بلکه زیان های قابل ملاحظه ای را هم متحمل خواهدشد. بنابراین اداره امور پرسنلی یک سازمان همیشه می بایستی طوری امکانات و شرایط محیطی کار را فراهم سازد که همگی افراد با انگیزشی مثبت و روحیه ای قوی در بثمر رساندن اهداف سازمانی فعالیت نمایند.

استفاده مطلوب از نیروی انسانی
بخاطر آنکه سازمان بتواند کلیه اهداف شناخته شده خود را در موقع معین و مشخص بوسیله افراد ذیصلاح و با کفایت به انجام رساند، ضرورت دارد که مدیران سازمانی در وهله اول نقشهای کلی سازمانی را معین و مشخص سازند. برای این منظور ایجاد تشکیلات سازمانی (پستها، شرح وظایف، شرایط احراز مشاغل، نحوه ارتباطات، حدود اختیارات و تضمین کاربرد اقتدار مقامها و غیره) از جمله وظایف مهم این واحد بشمار می رود . کلیه خصوصیات فوق با درنظرگرفتن هدفهای کلی تعیین می گردند و در وهله دوم متخصصین و افراد ذیصلاحی را براساس واقع بینی و سنجش مطلوب و منطقی انتخاب نمایند.

چگونگی شناخت مختصات مشاغل و پستهای سازمانی بستگی مستقیم به سطح کاردانی و واقع بینی مدیران پرسنلی دارد. آنها نقش موثری را در انتخاب و انتصاب افراد ایفا می نمایند. آنانند که همیشه مترصد جویاشدن و پیدانمودن بهترین متخصصین و کارمندان صالح و سالم می باشند. در صورتی که بخواهیم اداره امور نیروی انسانی را بصورتی منظم و مرتب به سرحد تکامل خود برسانیم، ضرورت دارد که افراد پرسنلی را از شایسته ترین متخصصین پرسنلی انتخاب نماییم زیرا آنانند که به کمک تخصص و مهارت خود مدیران اجرایی را در استقرار افراد ذیصلاح یاری می کنند.

بنابراین مهمترین وظیفه اداره کنندگان امور نیروی انسانی آگاهی کامل در مورد شناخت کلیه ارزشها و اهمیت شأن و تخصص انسانها است. آنانند که بایستی با واقع بینی کامل افراد انسانی را در مشاغل متناسب و مطلوب سازمانی جایگزین نمایند و از آنها حداکثر کارایی و پویایی را دریافت دارند.
آموزش و پرورش، نوسازی و بازسازی، توسعه و تکامل استعدادها و مهارتهای کارکنان

چهارمین هدف مدیریت منابع انسانی تهیه برنامه های آموزشی در جهت پرورش کارکنان در حین خدمت است. چون صنعت و تکنولوژی ، دانش و بینش و تخصص و مهارتهای موجود در سازمانهای اجتماعی روبروز تکامل بیشتری می یابند و بموازات آن افراد سازمانی هم بخاطر اشتغال مداوم به کار، فرصت فراگیری پیشرفتهای علمی و عملی جدید را ندارند، از این رو وظیفه اداره کنندگان نیروی انسانی است که در ایجاد و ایجاب سیستمی پرتوان جهت آموزش کارکنان و هم آهنگ ساختن معلومات و آگاهیهای آنان با آخرین شیوه های علمی کوشش نموده و از این راه طوری افراد را پرورش دهند که با آخرین پیشرفتهای حرفه ای و تخصصی، اجتماعی و اداری همگام و هماهنگ گردانند. آموزش حین خدمت مهمترین عامل پیشرفت در تکامل اهداف سازمانی است. ایجاد و ترویج تخصصها و مهارتهای جدید نور تازه ای در سازمان می تابد و در پرتو آن تولید و خدمات سازمانی هم به همین نحو با سطحی عالی تر عرضه می گردند.
قلمرو مدیریت منابع انسانی

در حقیقت هر سازمان بمنظور برآورد احتیاجات خاص و نیل به یک نقطه مطلوب در راه توسعه و تکامل خود مبادرت به تحدیدنظرهایی در وضع تشکیلات سازمانی می ورزد. به همین منظور اداره امور پرسنلی می بایستی براساس تحقیقات و روشهای علمی چنین کارهایی را بصورت صحیح انجام دهد. بخاطر آن که بتوان قلمرو وسعت کار مدیریت منابع انسانی را بصورت واقعی روشن نمود، بشرح زیر فعالیتهایی را خاطر نشان خواهیم ساخت:
۱-برنامه ریزی سازمانی

برنامه ریزی سازمانی عبارتست از تعیین چگونگی نقشهای سازمانی و شناخت امکان توسعه و گسترش آن. برای این منظور مدیران پرسنلی همیشه کوشش می نمایند که تخصصها و مهارتهای جدید را بشناسند و سپس برآن اساس برنامه ریزی ایجاد مشاغل و پستهای سازمانی جدید را تنظیم نمایند تا بتوانند در انتخاب و انتصاب افراد ذیصلاح موفق گردند. در برنامه ریزی سازمانی تنظیم زمانی و مکانی برای انجام نقشهای سازمانی توسط افراد ذیصلاح را مشخص می سازند و برای آنها افراد و وسائل کار را پیش بینی می کنند.

۲- توسعه اداری
بمنظور آنکه بتوانیم خدمات اداری را برای واحدهای تولیدی فراهم سازیم لازم است که به موازات توسعه برنامه های تولیدی، برنامه های اداری هم گسترش یابند. انجام این عمل بعهده افراد واحد پرسنلی واگذار شده است که با پژوهشها و تخصصهای خود بتوانند آنچه را که مورد نظر است بوچود آورند تا در موقع معین و مشخص همگی بمرحله اجرا گذاشته شوند.

۳- ایجاد یک سیستم صحیح روابط عمومی
بمنظور آنکه کلیه افراد سازمانی با افراد اجتماع حسن تفاهم و رفتار مسالمت آمیز متقابلی را بوجود آورند، ضرورت دارد که واحدی به نام روابط عمومی بوجود آید و رابطان عمومی موظف به شناساندن ارزشها و اهمیتهای سازمانی به افراد اجتماع گردند و از طرفی دیگر نظرات افراد اجتماع را نسبت به سازمان و به مدیران و کارکنان ابلاغ نمایند که از این رویدادها می توان اصلاحات و ابداعات تکامل یافته جدیدی را ایجاد نمود و اگر نقصانی در کار باشد آنرا اصلاح نمایند. نقش مدیریت پرسنلی در اینگونه مواقع تاثیر دادن نظریات صحیح و منطقی جامعه در سیستم برنامه ریزی تولیدی و خدماتی سازمانی است.
۴-پژوهشهای پرسنلی

شناخت روحیه افراد سازمانی وسیله ای است که می تواند بطور مستمر مدیران سازمانی را از چگونگی وضع روحی و روانی کارکنان آگاه سازد. سنجش روحیه باعث خواهدشد که مدیران سازمانی را از نظرات، افکار، عقاید و برداشتهای ذهنی کارکنان درباره محیط کار و نحوه ارتباطات آنها با یکدیگر مشخص سازد. از این رو یکی از فعالیتهای عمده اداره امور پرسنلی پژوهش کافی در این زمینه است. اداره کارگزینی سازمانی با جمع آوری اطلاعاتی که با کاربرد روشهای علمی گردآوری می کنند، می تواند کمک موثری در نحوه تصمیم گیری مدیران سازمانی باشد.
۵- بررسی و ارزشیابی برداشتهای ذهنی کارکنان سازمانی

هریک از افراد سازمانی در مورد مقامها، هدفها و نقشهای سازمانی نظریاتی را از خود ابراز می دارند. در بعضی از موارد این نظرات صائب بوده و بایستی به آنها اهمیت داده شود. وظیفه اداره پرسنلی است که همگان را از ارزشها و اهمیتهای اصولی و خط مشی های سازمانی آگاه سازد تا کارکنان بتوانند بدرستی برداشت صحیحی را در خود بوجود آورند. بنابراین دریافت نظرات آنها از طریق اداره امور پرسنلی یکی دیگر از وظایف این واحد بشمار می رود.
۶-بررسی مسائل و مشکلات ویژه تخصصی

به منظور آن که بتوان مشکلات و نارساییهای حرفه ای و تخصصی کارکنان را دریابیم، واحد پرسنلی موظف است که با پژوهشهای خود آنچه را که به صلاح و صرف سازمان و کارکنان از لحاظ فنی نمی باشد، مورد ارزیابی قرارداده در اصلاح آنها کوشا گردد.

لزوم اجرای کلیه اصول و مفاهیم فوق بستگی به نیروی استخدام شده ای از متخصصان آموزش دیده پرسنلی دارد. آنان که می توانند با مهارتها و تخصصهای خود کلیه ی جریانات سازمانی را به مرحله ی اجرا درآورند. هریک از این گونه فعالیتها مانند دیگر وظایف و فعالیتهای پرسنلی به خاطر کمک به مدیران عالی رتبه سازمانی است. بنابراین قلمرو دانش مدیریت منابع انسانی دستیابی به کلیه خصوصیات نیروی انسانی است.

فصل دوم

وظایف مدیریت منابع انسانی
اداره امور استخدامی هر سازمان وظایفی اساسی از قبیل جذب، نگهداری برانگیختن افراد به کار و حفظ حقوق حقه کارکنان با توجه به صیانت انسانی در جهت ایجاد فراورده های سازمانی را به عهده دارد. به خاطر آ«که سازمانی بتواند دوام و بقاء خود را حفظ کند، مدیران و سرپرستان می بایستی به خوبی افراد تحت نظارت و کنترل خود را هدایت و راهبری کند. در بعضی از سازمان های بزرگ اداره امور پرسنلی به عهده مدیران عالیرتبه واگذار شده است، آنانند که با دقت

کافی در انتخاب، انتصاب و دیگر مسایل استخدامی سازمانی شخصا اتخاذ تصمیم می نمایند، اما سازمانهای دیگری یافت می شوند که دامنه فعالیتهای داخلی و خارجی آنها بسیار گسترده و وسیع بوده و مدیران عالیرتبه وقت کافی برای حل و فصل امور پرسنلی را ندارند، از این رو در داخل واحدهای ستادی

سازمانی قسمتی به نام اداره امور پرسنلی تاسیس می گردد که وظایف اصلی امور استخدامی را به کمک کارشناسان ذیصلاح به مرحله اجرا درآورند. کارشناسان استخدامی می بایستی در همه حال بدانند که به طور علمی و عملی چگونه افرادی را جذب، انتخاب، استخدام و انتصاب نمایند و سپس با اجرای چه سیستمهایی برای جبران فعالیتهای کارکنان خط مشی های لازم را بوجود آورند تا هر کارمند و یا کارگر در پرتو یک سری قوانین خاص متحدالشکل از حقوق و مزایای متعلقه برخوردار گردند. از جانبی دیگر براساس اعمال اصول مدیریت علمی اداره امور پرسنلی در جهت تنظیم برنامه های آموزشی حین خدمت برای بازسازی، نوسازی و دوباره سازی کارکنان شاغل چه طرحهایی را می بایستی به مرحله اجرا گذارد تا در نهایت امر با ارائه خلاقیت روشهای مطلوب سازمان را از حداکثر کارایی هر فرد برخوردار گرداند.

ناگفته نماند که بزرگترین سرمایه یک سازمان کارکنان (کارمندان و کارگران) آن سازمان بشمار می رود. مدیران پرسنلی می بایستی بدانند که در حفظ و حراست این سرمایه اجتماعی، اقتصادی و تولیدی برای افزایش کیفی آن چه خط مشی ها و روشهای مطلوبی را به کار بندند تا سازمانی پر توان داشته باشند. بدین سبب است که مدیریت امور استخدامی بدون توجه به کمیت های تولیدی یا خدماتی یکی از بنیادهای اساسی هر سازمان پویا بشمار می رود.
مدیران سازمان های اجتماعی به خاطر دستیابی به یک انتظام پایدار و نیل به آرمانها و هدفهای عالی فکری و انقلابی یک جامعه می بایستی کلیه منابع اعم از مادی و یا انسانی را در سایه یک نظام متعادل اجتماعی که منطبق با نیازمندیهای اصولی و اساسی آنها باشد بصورت منظم درآورند. در این سیر انتظامی تشکیل کلیه منابع به منظور دستیابی به نتیجه معین و مشخص می تواند از اصول علمی دیریت استفاده شود.

بطور کلی نظر علما و صاحبنظران رشته مدیریت بر آن است که هر سازمان اجتماعی که بوسیله انسانها خلق شده باشد، اعم از دولتی و یا خصوصی ، صنعتی و با فرهنگی، سیاسی و یا مذهبی و بالاخره آموزشی و یا خدماتی از دو نوع وظیفه قابل تفکیک متشکل شده است: اهم وظایف دوگانه تفکیک شده سازمانی عبارتند از: وظایف اداری و وظایف عملیاتی.

این دو وظیفه مهم به طور وابسته و همیشه در راه خدمت به جامعه و ایجاد تسهیل در کار موجباتی را فراهم می سازند که انسانها بتوانند در زندگی خود از رفاه و آسایش بیشتری برخوردار گردند تا نظامی پایدار که با پیشرفت تفکرات انسانی تطابق داشته باشد ایجاد نمایند. بنابراین مدیر پرسنلی مدیری است که به خوبی بتواند وظایف مدیریت حوزه فعالیت خود را به خوبی انجام دهد. بیان فوق در تمام سازمان های مختلف صادق است اما ناگفته نماند که ایفای نقش صحیح مدیریت پرسنلی بستگی مستقیم به ایفای وظایف عملیاتی اداره امور استخدامی دارد.

بطور خلاصه از آنجا که برای اداره امور نیروی انسانی وظایف معین و مشخصی تعیین شده است، طبق نظر ادوین فیلیپو وظایف دوگانه اداری و عملیاتی بشرح زیر خاطرنشان گردیده است:
۱-وظایف اداری
الف: برنامه ریزی
ب: سازماندهی
پ: راهبری
ت: کنترل
۲-وظایف عملیاتی:
الف: پرسنل یابی
ب: توسعه و ترویج
پ: غرامت و تامین
ت: همبستگی و یگانگی
ث: نگهداری و مرمت
«پیتر دراکر» دانشمند معروف مدیریت خاطرنشان می سازد که حیات و بقاء هر سازمان اجتماعی مهمترین هدف اعضا بشمار می رود. اگر این واقعیت به حقیقت بپیوندد جریانات دیگر سازمانی را بالمآل دربر خواهد داشت. بنابراین اگر افراد یک جامعه احساس نمایند که احتیاج به دریافت سود و منفعت از مواهب طبیعی و دسترنجهای خود برای بهزیستی دارند می بایستی در کارهای سازمانی یا در رده های مدیریت و یا عملیاتی سازمانی منشا اثر گردند.
وظایف اداری

تمیزو تشخیص وظایف اداری از وظایف عملیاتی و درک مفهوم طبیعت و ماهیت و روابط واحدها از عمده ترین مسایلی است که بایستی در مدیریت منابع انسانی برروی آن بحث کامل گردد. اگر بتوانیم این دو عمده وظایف را از یکدیگر مشخص و متمایز سازیم به خوبی می توانیم به خصوصیات واقعی هریک آگاه شویم و ضمنا روشن سازیم که فعالیتهای پرسنلی یک سازمان آیا جزئی از وظایف اداری یا از وظایف عملیاتی بشمار می رود.

بدین سبب است که اعضای سازمانی را به دو طبقه عامل و معمول تقسیم بندی نموده اند: عاملان را مدیران و معمولان را مجریان نامیده اند. مدیران سازمانی آن دسته از مقامهایی هستند که بنا به اختیارات حاصله مسئولیت راهبری و اداره امور انسانها و تجهیزات سازمانی را به عهده دارند و در واقع هیچگونه فعالیتی بطور مستقیم در امر تولید و یا ارائه خدمت به عهده ندارند. معمولا آن دسته از افرادی هستند که بنا به وظیفه اجرایی و عملیاتی در مشاغل حرفه ای و فنی

سازمانی قرارمی گیرند و مستقیما در امور تولید و یا خدمت منشا اثر می باشند. این دسته از اعضا سازمانی به سبب عدم اختیارات لازم هیچگونه اختیار و مسئولیتی را در مورد اداره امور سایرین به عهده ندارند و فقط مسئولیت انجام وظیفه ای خاص را تحت رهبری و هدایت مدیران و یا سرپرستان به عهده دارند. حال اگر بخواهیم روشن نماییم که وظایف مدیریت پرسنلی یک سازمان به مفهوم مطلق و واقعی آیا جزئی از وظایف مدیریت است و یا جزئی از وظایف عملیات

ی سازمانی، بایستی در اینجا خاطر نشان سازیم که به لحاظ اهمیت وظیفه اداره امور نیروی انسانی سازمانی، وظیفه مدیران پرسنلی همانا مدیریت به مفهوم مطلق و واقعی است و این دسته از افراد انجام وظایف اساسی مدیران را عهده دار می باشند. در حقیقت اثبات گفته فوق یک واقعیت است بدون توجه به طبیعت فعالیتهای عملیاتی سازمانی ولی در تشریح مفهوم واقعی مدیریت پرسنلی وظایف عملیاتی را نادیده نباید گرفت زیرا از مجموع هر دو وظایف بطور صحیح تحقق به آرمانها و هدفهای سازمانی میسر می گردد.
۱-برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارتست از تنظیم کلیه جریانات آتی امور سازمانی به نحوی که معین و مشخص گردد در جه زمان و مکان و بوسیله چه شخص یا اشخاص و به کمک چه وسایل و منابع مادی و با کاربرد چه تکنیک علمی و یا عملی فعل و انفعالاتی صورت گیرد . در برنامه ریزی همیشه از تجربیات گذشته مشاهدات حال و نیازهای تخمینی آتی برای پیش بینی صحیح فعالیتهای مثمره استفاده می شود. این امر مستلزم تجزیه و تحلیل و اندیشیدن فراوان است . مدیران موفق برای برنامه ریزی اهمیت و ارزش فوق العاده ای قائل هستند و از طرفی دیگر قسمت اعظم وقت آنان صرف برنامه ریزی می گردد.

همانگونه که در بالا متذکر گردید، برنامه ریزی مستلزم تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود و اندیشیدن فراوان درباره آنها است. در برنامه ریزی بایستی تعیین شود که تشکیلات مورد نظری که در یک سازمان مرکزیت می یابد کدام است آیا در حال ایجاد، رشد و توسعه و نقصان است و یا آنکه چیزی بین آنها است. چنانچه تشکیلات سازمانی در حال ایجاد باشد، فعالیتهای برنامه ریزی بخصوصی در مورد تعیین کمی و کیفی نیروی انسانی صورت می گیرد و در صورتی که در مورد توسعه و گسترش سازمانی باشد برنامه ریزی می بایستی در جهت به جلو سوق دادن فعالیتهای سازمانی تنظیم شود و ضمنا تثبیت برنامه ها از اولویت خاصی برخوردار باشد.

برنامه ریزی مشخص کننده کارهای مطلوبی است که انسان در آینده تمایل به رعایت اجرای آنها دارد. در برنامه ریزی می بایستی سوال شود که چه فعالیتهای مطلوبی را می خواهیم انجام دهیم؟ و آیا حال را به جریانی دائمی که از نظم و ترتیب خاص برخوردار خواهدبود مبدل می سازیم؟ در این گونه جریانات مهمترین فاکتورهای سنجش کدام هستند؟ ولی در واقعیت امر آینده را در حال مستقر می کنیم، بدین صورت که ایده ها را به حقیقت مبدل می کنیم و برای انجام واقعی کارها برنامه ریزی کنیم. اگر بخواهیم آینده را بر وفق مراد خود بوجود آوریم، ضروری است که پیش بینی و آینده نگری کنیم. آن وقت است که جریانات آتی کاملا بدون آنچه که برنامه ریزی شده است و اتفاق می افتد متفاوت خواهدبود و شکل دلخواه را به آن می بخشیم.