مدیریت و اصول سرپرستی

پيشگفتار
من از فقر امتم بيم ندارم آنچه از آن بيمناکم سوء تدبير است.
رسول اکرم (ص)

دراکر، که شکل گيري مديريت در قرن بيستم را نقطه عطفي در تاريخ اجتماعي بشر مي داند، مي گويد ، هيچ : نهاد نو و پيشروي در تاريخ بشر وجود ندارد که مانند مديريت بتواند انکار ناپذيري خود را در قرن بيستم ثابت کند . مديريت روح اصلي قرن حاضر است. زيرا به طور مستقيم (باروري) منابع را بر عهده دارد. نياز به مديران ، و مديريت به اين دليل است که آنها مي توانند منابع سازمان نيافته اي چون انسان ، ماشين و سرمايه را به مجموعه اي مفيد و موثر تبديل کنند .

تحقيقات انجام شده درباره کشورهاي در حال توسعه غالباً نشان مي دهد . که برنامه ها و طرحهاي توسعه به علت فقدان قابليت هاي رهبري و مديريت و به عبارت ساده به علت «سوء مديريت» با عدم موفقيت روبه رو مي شوند . بر عکس قابليت هاي رهبري و مديريت در کشورهاي توسعه يافته تا حدود بسيار زيادي ساختار نهادي و نظام يافته پيدا کرده است .

به عبارت ديگر مديريتها و نه «مديران » هدايت کننده فرآيندهاي سازمان هستند.
توسعه روز افزون ابعاد مختلف سازمانهاي صنعتي به ويژه در بعد تکنولوژي و تغيير و تحولات بي سابقه ، که پيامد زندگي در عصر حاضر است ، و همچنين ملاحظه روند پر شتاب اين دگرگوني ها ، به صراحت اين پيام را عرضه مي دارد که براي حفظ وضع موجود و جايگاه سازمان ها در جامعه ، راه و روش هاي به کار گرفته شده پيشين ، در آينده ، کارآمدي لازم را نخواهد داشت و نحوه اداره سازمان ها در سطوح مختلف مديريت نيازمند تغير و تحول اساسي است . از جمله

سطوح مهم و اساسي مديرت سازمان ها سطح رؤسا و سرپرستان مي باشد . نقش سرپرستان در مؤسسات توليدي و خدماتي از اهميت بالايي برخوردار است . اين افراد در واقع ، پل ارتباطي بين مديريت ارشد و بدنه سازمان ، يعني کارکنان هستند و نقش حساسي در تحقق اهداف سازماني دارند . از آنجائيکه مديران سطوح پائين تر بيشتر درگير امور عملياتي هستند و وظيفه اساسي کنترل هزينه ها و کيفيت محصولات بهبود روش هاي کاري و برنامه ريزي عملياتي را بر عهده دارند ، بايد بتوانند منابع انساني در اختيار را به خوبي هدايت و رهبري کنند . به گونه اي که از کليه عوامل توليد به خوبي و با ظرفيت کامل استفاده شود بنابراين نيازمند مهارت ها آگاهيها و تجارب خاصي هستند .

يکي از چند مبحث مهمي که يک مديريت يک کارگاه و سازمان و يا هر مجموعه توليدي بايد به آن توجه داشته باشد. اصول زمانبندي کارها و زمان سنجي انجام کارهاست، ارزش عمدۀ ارزيابي واقعيت استوار است که از طريقآن مدير ميتواند با عملي ساختني با روشهاي سيستماتيک به نتايجي همانند يا حتي بهتر از نتايج مدير بسيار هوشمندي دست يابد که در گذشته با اتکاء کمتري به اصول، قادر به کسب آن بوده است. ارزيابي کار به اين علت موفق است که داراي روش سيستماتيک در بررسي مسائل مورد تحقيق و در فراهم ساختني راه حل مسئله است.

زمان سنجي: اندازه گيري دقيق زماني که براي انجام دادن هر عمل يا کار صرف مي شود «زمان سنجي» نام دارد. قبل از زمان سنجي لازم است کار مورد نظر به عمليات کوچک، تجزيه و تقسيم شود و روند عمليات در روي يک ورقه کاغذ فهرست گردد و در مقابل هر يک از آنها (بعد از تعيين زمان) وقت يا زمان لازم ثبت شود. با جمع کردن زمان تمام عمليات و فعاليت هاي فرعي کل زمان کار را تعيين کنيم. معمولاً اين گونه زمان سنجي به دفعات (بين ۱۰ تا ۱۵) بار انجام مي شود و معدل آنها معيار دقيق تر زمان کار است.

يکي ديگر از عواملي که بايد در زمان سنجي در نظر گرفته شود سرعت کار کارگر است که معمولاً به علت درجات مختلف مهارت، به سه گروه تقسيم مي شود.
۱- سرعت طبيعي(مهارت متوسط) با مقياس يا ضريب عملکرد ۱۰۰
۲- سرعت مافوق متوسط(ماهر) با ضزيب عملکرد ۱۲۰
۳- سرعت کمتر از متوسط(نيمه ماهر) با ضريب عملکرد ۷۰ تا ۱۸۰

ضمناً با استفاده از فرمول هاي زير ميتوان به سادگي زمان طبيعي انجام دادن کار را محاسبه کرد
ضريب عملکرد (نسبت بازدهي)= بازدۀ واقعي (بازدۀ مشاهده شده)
بازدۀ طبيعي
زمان متوسط يا طبيعي = زمان کار مشاهده شده * ضريب عملکرد
۱۰۰

زمان استاندارد = زمان طبيعي + بيکاري مجاز
مقدار توليد استاندارد = زمان مفيد کار
زمان استاندارد

 

حرکت سنجي:
حرکت سنجي بررسي تمام عملياتي است که کارگر براي ساخت کالا انجام ميدهد تا به اين وسيله بتوان عمليات غير لازم را شناسايي و حذف کرد و حرکات مؤثر و صحيح را نيز شناسايي و اجرا نمود. بنابراين بوسيله حرکت سنجي ميتوان ميزان معيني از کالاها را با حداقل زمان، خستگي و انرژي توليد را بهبود بخشيد.

۱- حذف حرکات زايد.
۲- افزايش بازدهي کار
۳- کاهش انرژي و خستگي براي انجام دادن کار
۴- بهبود شرايط کار

يک مدير براي دستيابي به حداکثر توليد و به حداقل رساندن زمان و انرژي و خستگي نيروي کار لازم است، در يک مرحله فکري ديگر تمام عوامل و اجزاي فرايندهاي توليد، مورد بررسي و پرسش قرار گيرد و در هر مورد اصلاحات و صرفه جويي هاي لازم و ضروري تعيين و به اجرا درآيد.
اين عوامل را ميتوان در پنج قسمت زير خلاصه کرد:
الف) بررسي مواد و مصالح
ب) بررسي روشهاي کار و توليد
ج) بررسي کالاهاي ساخته شده
د) بررسي ماشين آلات و ابزار
ه) بررسي کار انساني
اصل تقسيم کار تخصصي
طبق اين اصل بايد:
۱- تمام کارهاي فکري، مانند برنامه ريزي، از کارگاه هاي توليدي خارج و به قسمتهاي برنامه ريزي سازمان منتقل شود تا کارگران و سرکارگران فقط کارهاي عملياتي و تکراري را انجام دهند. بنابراين مديران برنامه ريزي بايد تعيين کنند چه کاري، چگونه، بوسيله چه کسي، با چه سرعتي و در چه زماني انجام شود.
۲- مديران به جاي انجام دادن وظايف گوناگون،وظايف اختصاصي تري را بر عهده گيرند.

شرح شغل:
تهيه و تنظيم کليد طرح هاي پرسنلي از جمله؛ طرحهاي ترفيعاتي، طرح هاي حقوق و دستمزد، برنامه ريزي نيروي انساني و غيره و اعمال شعار «پرداخت مساوي در قبال کار مساوي(Equal Pay For Equal Work)» تنها با در دست داشتن اطلاعات لازم درباره هر شغل امکان پذير است و اين اطلاعات بايد در شرح مشاغل منظور شود. معمولاً يک شرح شغل جامع اطلاعات زير را شامل مي شود.

الف) عنوان و کد مشاغل: براي هر پست بايد عنوان مناسبي که با فعاليت ها و وظايف مربوط به آن شغل متناسب باشد، در نظر گرفته شود. زيرا اين عناوين در طبقه بندي مشاغل کمک فراوان ميکند. ضمناً بريا هر شغل بطور قراردادي شماره اي در نظر گرفته مي شود که به آن «کد شغل» ميگويند. معمولاً در طرح ريزيها براي سهولت و ساده کردن به جاي عنوان مشاغل از کدها استفاده مي شود.

ب) شرح وظايف: معمولاً در آغاز هر شرح شغل به طور خلاصه وظايف اصلي شغل ذکر مي شود اين توضيح خلاصه بايد به نحوي تنظيم شود که تمايز وظايف هر شغل را نسبت به مشاغل ديگر مشخص کند. وظايف پاسخ سه پرسش زير بايد روشن باشد:

۱) چه وظايفي انجام مي شود
۲) وظايف مزبور به چه نحو انجام مي شود
۳) منظور از انجام وظايف مزبور به چيست
ج) مسئوليت ها: در اين قسمت ميزان و درجه سرپرستي که هر شغل نسبت به مشاغل ديگر عمل مي کند. هم چنين درجه سرپرستي و نظارتي که از طرف مقامات بالاتر روي شغل اعمال مي شود، ذکر مي گردد، اين اطلاعات درجه استقلال هر پست را در زمينه تصميم گيري درباره وظايف محوله مشخص مي کند.
د) معلومات و مهارت ها: در اين قسمت اطلاعاتي پيرامون معلومات، تخصص، و مهارت هاي که براي انجام صحيح وظايف لازم است ذکر مي شود. بايد توجه داشت که اين اطلاعات با اطلاعاتي که در شرايط احراز مشاغل قيد مي شود فرق دارد. اما مبنايي براي تهيه و تنظيم آن شرايط است.
شرايط احراز شغل(شرح مشخصات مشاغل)