مقدمه براي جدولها
تهيه صفحه داده هاي يك جدول:
همان طور كه شما ممكن است با microsoft Access با نصب الگوهاي ((كمي)) كه بخش كوچكي از موضوع پايگاه داده ها را بر مي گيرد.
دليل اين است كه آنها به عنوان نمونه هايي كه شما قادر به يادگيري آن بوديد در دسترس تان قرار مي گرفتند.
بيشتر اوقات آنها انچه كه شما مي خواهيد را ارايه نمي دهند ؛ بنابراين شما كمي مجبور خواهيد شد نوآوري داشته باشيد.
زمان استفاده از اين فرايند؛ شما كنترل بيشتري بر روي تمتم قسمتها خواهيد داشت. بعد از يادگيري چگونگي انجام بعضي تغييرات قادر خواهيد داشت.بعد از يادگيري چگونگي انجام بعضي تغييرات قادر خواهيد بود بعضي از جنبه هاي پايگاه داده هاي ايجاد شده؛ مورد استفاده در برنامه پايگاه داده ها را توصيف كنيد.
يادگيري عملي: ايجاد يك پايگاه داده خالي

۱ ـ از صفحه كامپيوتر آيكن ACCESS را دوبار كليك كنيد براي فرا خواني كاربردي.
۲ ـ از روي جعبه گفتگوايmicrosoft Access دكمه راديويي پايگاه دادهاي ACCESS خالي را كليك كنيد.
۳ ـ OK را كليك كنيد.

۴ ـ از آنجايي كه ACCESS براي ذخيره اجزاي مورد نياز پايگاه دادها تان يك فايل را بوجود مي آورد؛ نياز به يك نام دارد .
۵ ـ در جعبه متني نام فايل ؛ book collection را به عنوان نام پايگاه دادها تان تايپ كنيد.
۶ ـ براي ايجاد يك فايل جدبد پايگاه داده؛ create را كليك كنيد.
تهيه يك جدول از پيش نويس : ديدگاه صفحه داده ها

جدول مهمترين جزء پايگاه داده هايتان مي باشد. آن در شروع تقريبا هر قسمت از داده‎ها را كنترل مي كند
به اين دليل كه شما هميشه پايگاهداده ها را از جدول شروع مي كنيد . روشهاي گوناگوني براي ايجاد جدول وجود دارد .
يك جدول يكي از دو ديدگاه را در همه زمانها نشان مي دهد. تصوير صفحه اطلاعات پنجره اي است كه مانند برگه گسترده ظاهر مي شود و اين جايي است كه ما اولين جدول مان را درست خواهيم كرد.
يادگيري عملي: ايجاد جدول از ديدگاه صفحه داده ها
۱ ـ از نوار منوي ACCESS ؛. INSERT را كليك كنيد.

۲ ـ از روي جعبه گفتگو اي جدول جديد؛ desgin view را كليك كنيد و به تغييرات آيكن و توضيحات كوچكي كه در سمت چپ بخش گفتگو اي آمده است توجه كنيد.
۳ ـ حلقه جدول را كليك كنيد و تئضيحات سمت چپ را بخوانيد.
۴ ـ صفحه ديدگاه داده ها را كليك كنيد.
۵ ـ ok را كليك كنيد.
توصيف جدول: ديدگاه صفحه داده ها
يك جدول در ديدگاه صفحه داده ها از بخشها؛ ستونها و رديفهاي گوناگوني تشكيل در بالاي جدول؛ شما نوار عنوان داريد. اين نوار از آيكن هاي جدول؛ بخشهاي اصلي كه نوار عنوان ناميده مي شود و دكمه هاي سيستم تشكيل شده است.آيكن جدول نماينگر جدول مي باشد.
آن مانند هر آيكن پنجره؛ از منوهايي تشكيل شده كه به شما اجازه جابجايي ؛ حداكثر كردن يا بستن جدول را مي دهد. بزرگترين تفاوت نوار عنوان اينست كه جدول آن منوي گسترده تري دارد كه ما در سر تاسر اين فشردگي هر زمان كه نياز باشد استفاده كنيم.

ستونها :
در زير نوار عنوان؛ ستونها نشان داده شده اند . اينها فيلد داده ها هستند. آنها اصلي هستند و فيلد يك؛ فيلد دو؛ و فيلد سوم و غيره ناميده مي شوند.
هر ستون يك گروه از اطلاعات را نشان مي دهند. با بعضي نقايص؛ جدول با ۱۰ ستون شروع مي شود شما مي توانيد ستونهاي بيشتري را اضافه و يا ستونهاي غير ضروري
را حذف كنيد.

رديفها :
شما در سمت چپ جدول؛ رديفهايي داريد كه ركوردهايي براي هر آيتم كه در پايگاه داده ها وجود دارد ارايه مي دهند.
هر رديف يك رديف گزيشنگر؛ خاكستري مربعي شكل دارد كه به شما اجازه انتخاب تمام رديفها را ميدهد. با بعضي از نقايص؛ جدول با ۲۱ رديف شروع مي گردد.
تعداد رديفها با افزايش ركود ها افزوده و با حذف بعضي از ركود ها كاهش مي‎يابد.همانطور كه ما بعدا ياد خواهيم گرفت كه حذف يك رديف كاملا متفات از حذف يك ستون مي باشد.

سلولها :
بر روي ناحيه اصلي صفحه داده ها؛ مستطيل هاي سفيدي كه توسط حاشيه هاي خاكستري جدا مي شود سلول ناميده مي شوند. هر سلول در داخل هر ستون و رديف قرار دارد.
هر سلول فيلد دادهاي را مورد بررسي قرار مي دهد. داده اي كه در جدول وارد مي كنيد داخل سلول تايپ مي شود.

نوارهاي پيمايشي :
در سمت راست صفحه داده ها؛ نوار پيمايشي عمودي وجود دارد. آن به شما اجازه جابجايي به سمت بالا و پايين بر روي صفحه داده ها را مي دهد؛ اين زماني رخ مي دهد كه جدول تان در يك زمان يادداشتهاي بيشتري را نتواند به شما نشان دهد و اين در بيشتر زمانها اتفاق مي افتد.
معمولا نوار پيمايشي ديگري در پايين سمت راست جدول قرار دارد آن به شما اجازه جابجايي به سمت چپ و راست نواحي مشاهده نشده جدول را مي دهد.
كليد هاي راهيابي به جدول :
در قسمت پايين تر سمت چپ؛ جدول از ۵ كليد به منظور راهيابي به جدول و جهبه متني تشكيل شده است.

دكمه نقش
اولين ركورد:اجازه جابجايي به اولين ركورد جدول را مي دهد.
ركورد قبلي : اجازه برگشت ركورد قبلي( اگرركورد وجود داشته باشد ) را از ركورد فعلي مي د هد.
ركورد نشانگر : نمايش اعدادي كه در ركورد فعلي نشان داده مي شود.
ركورد بعدي : اجازه جابجايي ركورد جلوتر را مي دهد.

آخرين ركورد : اجازه جابجايي به آخرين ركورد جدول
ركورد جديد : براي وارد كردن يك ركورد جديد در جدول مورد استفاده قرار مي گيرد

نامهاي فيلد :
يك فيلد تقريبا مي تواند هر نامي داشته باشد؛ عنوان كتاب؛ اين عنوان كتاب است؛ عنوان هاي كتاب منم؛ و غيره ؛ بعضي از فيلدها فقط اطلاعات جزيي خواهند داشت مانند سن شخص؛ تعداد كتاب ها mi او و غيره.
ممكن است خوب نباشد كه به آنها نامي كه فضاي خيلي زيادي را گرفته بدهيم. در آينده وقتي شما برنامه اي را شروع مي كنيد ممكن است كنترل كردن اسامي كه فقط از يك كلمه بدون فضا تشكيل شده است آسانتر باشد.

همچنين اگر شما بر نامه ريزي كرده ايد كه كاربرد هاي SQL يا كاربرد هاي پاياني كه با سرويس دهنده SQL به عقب انتقال پيدا كند شما مجبور خواهيد بود از نامهاي يك كلمه اي استفاده كنيد. براي نامگذاري يك فيلد؛ ابتدا به داده هايي كه در يك گروه ساخته خواهند شد توجه كنيد. اگر در نظر داريد حقوق كارمندان را در يك فيلد وار كنيد فقط مي توانيد آنرا فرا بخوانيد. اگر شما اسم كوچك و اسم فاميل كارمندان خاص را مي خواهيد؛ فيلد؛ نام ها براي تفاوت بين آنها استفاده خواهد شد.در اين مورد؛ شما مي توانستيد نام اولين فيلد را به عنوان اسم كوچك و آخرين نام را فاميل نام گذاري كنيد.

اگر چه اين تكنيك به شما اجازه مي دهد كه از يك نام يك كلمه اي استفاده كنيد؛ بعضي از مردم ممكن است دچار سر در گمي شوند. اين پيشنهاد باعث تفاوت در هر جايي كه نام جديد انگليسي ( يا زباني كه شما براي طراحي پايگاه داده ها يتان استفاده مي كنيد )
در فيلد نامها بكار گرفته شود.بجايfirst Name استفاده كنيد. بجاي Full name ؛ از Full name استفاده كنيد و به جاي Firstdayof monthe از Firstdayof Monthe استفاده كنيد.

علم يادگيري : نام گذاري فيلدها
۱ ـ سر آيند اولين فيلد را دوباره كليك كنيد: فيلد۱ را وقتي كه آن پر رنگ مي باشد ( در يك كلمه ) book title را تايپ كرده و سپس دكمه enter را فشار دهيد.
۲ ـ هر جايي زير ستون فيلد ۲ را براي فعال كردن كليك كنيد.
۳ ـ روي نوار ابزار منوي؛ rename . format را كليك كنيد. آن فيلد نام را در حالت ويرايش edit قرار مي دهد.
۴ ـ copy righat year را تايپ كنيد.
۵ ـ فيلد ۳ را راست كليك كنيد سپس Rename column را از منوي conteat كليك كنيد.
۶ ـ Author را تايپ كنيد.

۷ ـ استفاده از يكي از تكنيكهايي كه ياد گرفته ايم ؛ تغيير دادن چهارمين فيلد به Isbnn number است.
۸ ـ پنجمين فيلد را به puldisher تغيير دهيد.
۹ ـ ششمين فيلد را به comments تغيير داده و براي رسيدن به اولن فيلد دكمه enter را فشار دهيد. جدول همانطور كه ما هم اكنون در دست داريم ديدگاه صفحه داده ها مي باشد.

ذخيره سازي در يك جدول :
اگر چه كه يك فايل با ارزش نيست؛ يك جدول موضوع با ارزشي است كه شما بايد هميشه تغييراتي را كه در ساختار آن ايجاد كردهايد ذخيره كنيد.
زمانيكه شما داده هايي را وارد مي كنيد؛ اطلاعاتي كه در جدول وارد كردهايد فورا ذخيره مي شود؛ همانطور كه شما به زودي مشاهده خواهيد كرد.
براي ذخيره جدول از نوار منوي File و سپس save را كليك كنيد و همچنين شما مي توانيد Ctrl+S را فشار دهيد.شما همچنين با اجراء بايد يك فن صحيح در بستن جدول داشته باشيد؛ شما ذخيره يك جدول را اعلان خواهيد كرد.

( اگر ساختار آن از ساختاري كه قبل از باز شدن داشته تغيير يابد‌)
اگر جدول ذخيره نشده باشد از شما در خواست خواهد كرد كه نامي براي جدول ارايه دهيد. يك جدول مي تواند هر نامي داشته باشد؛ زمانيكه ما فيلد نامها را بوجود مي آوريم با چنين فضا هاي مشابهي مواجه مي شويم. در اين زمان پيشنهاداتي به شما مي شود؛ كه اولا نام يك جدول بايد نوع داده هايي را كه در اختيار دارد منعكس كند.

ثانيا:شما مي توانيد جدول را با كلمات كمي و با داشتن فضا هايي نام گذاري كنيد اما به دلايلي كه قبلا ذكر شد از نام هاي يك كلمه هي بدون فضاي لازم استفاده كنيد. آخرين پيشنهاد؛ توصيه مي كند كه سما از يك پيشنوند كه جدول را مشخص مي كند استفاده كنيد. بنابراين نام يك جدول بايد با پيشوند TBL معرفي گردد.

اگر نامها يك شناسه مانند Music idns را در بر بگيرند به جدول نام شبيه به tbl Musicans را بدهيد. نام خوب ديگري مي تواند tbl students باشد. اگر نام جدول تركيب كلماتي مانند Bank Account يا Student Academic را منعكس كند هر كلمه جديد را با نمونه آن شروع كنيد. مثال هايي وجود دارد مانند: Tbl Bank Accounts ؛ ‌Tbi Student Acodemic Numbers ؛ Tbl Member Registration
يادگيري عملي : ذخيره يك جدول:

۱ ـ روي نوار ابزار صفحه داده هاي جدول دكمه Save را براي ذخيره جدول فعلي كليك كنيد
۲ ـ Tbi books را تايپ كنيد. آن نام اولين جدول مان خواهد بود.
۳ ـ OK را كليك كنيد.

يك كليد اوليه :
ما قبلا ديدهايم كه پايگاه داده ها در Access از اجزاي بين ارتباطي مختلفي تشكيل شده است. براي شناسايي اين اجزاء؛ بيشتر جداول Access نياز به داشتن كليد اوليه براي هر جدول دارد. وقتي كه شما ارتباطي را بين جداول ايجاد مي كنيد پايگاه داده نياز خواهد داشت كه ار كليد اوليه آن به هر جدول بر گردد. سه راه اصلي براي دستيابي به كليد اوليه روي جدول وجود دارد.
اگر شما براي استفاده از برنامه اي؛ جدولي را ايجاد كرديد از شما سوال خواهد شد كه آيا شما مي خواهيد Access يك كليد اوليه برايتان تعيين كند.
اگر شما در حال ايجاد يك جدول در design view باشيد مي توانيد دكمه كليد اوليه روي نوار ابزار را كليك كنيد در حاليكه فيلد بر گزيده؛ انتخاب شده مي توانيد primary key edit را از نوار منو كليك كنيد. اگر شما سعي در ذخيره جدولي كه در data sheet view ايجاد شده را داريد؛ كه شما مجموعه اي از كليد اوليه را نخواهيد داشت به همان صورت اعلان خواهيد كرد.

حالتهايي وجود دارد وقتي كه كليد اوليه را نمي خواهيد و به آن نياز نداريد؛ در اين زمان ما از يكي ديگر استفاده خواهيم كرد.
يادگيري عملي : نصب كليد اوليه
بنابراين با كليك كرده وبه Access اجازه دهيد كه كليد اوليه را براي شما ايجاد كند.

تغيير نام فيلد :
يكي از مواردي كه با طراحي و نگهداري پايگاه داده ها سر و كار دارند باز نگري فيلد ها و اطمينان از وضوح كافي براي كاربر مي باشد. سه موضوع در ارتباط با نام فيلد وجود دارد. بعضي از فيلد ها همچنانكه كه به زودي متوجه خواهيد شد يا هم در ارتباط هستند و شما بايد در زمانيكه تصميم به تغيير نامشان داريد دقيق باشيد. موضوعات ديگر به نام فيلد و توضيحاتش مربوط مي باشند. نام فيلد عمدتا از دو بخش ديدگاه توسعه دهنده تشكيل شده است: نام وتوضيح واقعي. نام فيلد به عنوان بخشي از جدول ذخيره شده و در هر كاري با جدول كه بايد جوابگوي آن باشد سر و كار دارد.

توضيحات به سادگي كاربر را در شناسايي استفاده از فيلد خاصي راهنمايي مي كند. دو موضوع كه كاملا به هم بي ارتباطند وجود دارد. براي مثال؛ شما مي توانيد فيلدي كه نامش socecnher مي باشد داشته باشيد در حاليكه توضيحاتش نشانگر nat مي باشد.اعداد از Gvt تاثيري بر روي عملكرد جدول نخواهد داشت. بطور كلي مانند يك توسعه دهنده شما بايد به نام هاي فيلد تان توجه كنيد زيرا نام هايي وجود دارد كه شما در زمان انجام محاسبات و موضوعات برنامه نويسي ديگر به آن مراجعه خواهيد كرد.

براي تغيير نام فيلد در datasheet view هر تكنيكي كه ما ياد گرفته ايم را براي تغيير نام فيلد استفاده كنيد. بعد از اينكه شما نام را تايپ كرديد نام جديد جايگزين نام قبلي مي شود. براي تغيير نام فيلد در dwsign view آنرا كليك كنيد و نام جديد را تايپ كنيد.

ياد گيري عملي : تغيير نام فيلد
۱ ـ نام Id را دوبار كليك كنيد و book Id را تايپ كنيد.
۲ ـ سپس دكمه enter را فشار دهيد تا از روي نام فيلد تغيير مكان دهيد.
۳ ـ براي بستن جدول فعلي روي دكمه close كليك كنيد.

استفاده از برنامه جدول :
هنگامي طراحي و ايجاد جدولها به هر يك از جداول به عنوان يك ماهيت متفاوت فكر كنيد. همواره مطمين شويد هر جدول نقشي مهم؛ و واحد براي بقيه پايگاه داده ها ايفا مي كند. از آنجا كه قبلا ما اهميت يك primary key را مرور كرديم؛ ما واقعا ياد خواهيم گرفت كه چگونه با ارتباطات جداول به عنوان بخشي از پايگاه داده ها سر وكار داشته باشيم.
اما زمانيكه روي نقش جدول خاصي تصميم مي گيريم اگر نياز باشد آنرا طراحي مي كنيم؛ بعضي از آن ها داده هايشان را به فيلد هاي جداول ديگر ارايه خواهد داد.

در واقع آن پاسخي است كه به سيستم پايگاه داده رابطه اي ارايه مي شود مانند Microsoft Access و مانند microsoft excel كه با پايگاه داده تحت متضاد مي باشد.
برنامه ها در Access به شما اجازه مي دهند كه از فيلد ها از پيش تعريف شده و پيشنهاد شده براي جدولتان استفاده كنيد.
البته اين بدين معني نيست كه شما مجبوريد از برنامه ها استفاده انحصاري كنيد.
برنامه جدول به شما اجازه مي دهد كه بعضي از فيلد هايي كه قبلا تعريف ؛ و به شكلي خاصي ساخته شده براي استفاده در جدولي كه ايجاد كردهايد انتخاب كنيد.

جداول در دو گروه اصلي سازمان دهي مي شوند: تجاري و خصوصي . براي انتخاب يكي از اين دو گروه دكمه راديويي را انتخاب كنيد. هر گروه اصلي از نمونه جداول گوناگوني تشكيل شده است.
براي انتخاب يك نمونه جدول؛ نام آنرا در فهرست سمت چپ كليك كنيد.

در فهرست مياني؛ فهرست sample fields ؛ فيلدها به نمونه جدول انتخابي كه نمايش داده شده وابسته مي باشد. از آن فهرست شما فيلد هاي مورد علاقه را انتخاب خواهيد كرد. هر گاه فيلدي انتخاب شود در فيلد هاي فهرست In my new tab نشان داده مي شود.
سپس شما مي توتنيد جدول متفاوتي را براي تركيب فيلد ها از جداول زيادي را تا جايي كه مورد دلخواه تان است انتخاب كنيد. دكمه هاي بين فهرست sample fields و فيلد ها در جدول جديد من به شما اجازه مي دهد كه فيلد ها را كاهش دهيد.

در طول فرايند انتخاب فيلد ها اگر شما فيلدي را انتخاب كنيد تطابق اسمي اش در فهرست سمت راست ظاهر مي گردد.
اگر شما فيلدي از نام مشابه را بيش از يكبار انتخاب كنيد؛ براي مثال اگر شما Address twice را انتخاب كنيد دومين فاصله ۱ Address ناميده خواهد شد.
گاهي اوقات آن؛ آنچه كه در نظر شما مي باشد و گاهي اوقات آن اشتباه خواهد بود.
اگر شما موقعيكه فيلدي را انتخاب مي كنيد؛ مرتكب اشتباهي شويد روي فيلد ناخواسته در فيلد هاي فهرست Inmy new table دو بار كليك كنيد آن فيلد حذف شود.