وظايف‌ مديران‌ از نگاه‌ امام‌ علی‌(ع)

آن‌ حضرت‌ در كنار تبيين‌ اصول‌ اساسی‌ مديريت‌، وظايفی‌ را نيز برای‌مديران‌ معلوم‌ كرده‌اند كه‌ توجّه‌ و عمل‌ به‌ آن‌ها موجب‌ كارآمدی‌ و موفقيت‌نظام‌ مديريتی‌ خواهد بود.

مديران‌ و حاكمان‌ در هر زمان‌ و هر سازمانی‌ بدون‌توجّه‌ به‌ هدف‌ و گستردگی‌ كار و نوع‌ جامعه‌، وظايف‌ تقريباً مشابه‌ و يكسانی‌دارند كه‌ در اين‌ بخش‌ به‌ مواردی‌ از آن‌ها كه‌ برگرفته‌ از سخنان‌ و يا روش‌ وسيره عملی‌ امام‌ علی‌ (ع) است‌ پرداخته‌ می شود. اميد است‌ جامعه اسلامی‌ ما روزبه‌ روز در اجرای‌ آن‌ وظايف‌، گام‌های‌ مؤثرتری‌ در امر مديريت‌ اسلامی‌ بردارد.

۱٫ برنامه‌ ريزی‌
امام‌ علی‌ (ع) می‌فرمايد:
هيچ‌ عقل‌ و درايتی‌ چون‌ عاقبت‌انديشی‌ نيست‌.
برنامه‌ريزی‌ به‌ معنای‌ پيش‌بينی‌ عمليات‌ با توجّه‌ به‌ منافع‌ انسانی‌ وغيرانسانی‌، برای‌ رسيدن‌ به‌ اهداف‌ از پيش‌ تعيين‌ شده‌ است‌؛ به‌ همين‌ سبب‌حضرت‌ می‌فرمايد:
دقت‌ و ظرافت‌ در برنامه‌ريزی‌، از وسيله‌ و امكانات‌ مهم‌تر است‌.

برنامه‌ريزی‌ نياز به‌ افق‌ ديد دور، روشن‌ و باز دارد كه‌ مستلزم‌ نگاهی‌جست‌وجوگر به‌ گذشته‌، نگاهی‌ عميق‌ به‌ اوضاع‌ حال‌، تعمقی‌ ژرف‌ در اطراف‌،و نگاهی‌ بس‌ دورانديش‌ به‌ آينده‌ است‌. وظيفه اصلی‌ هر مدير در تمام‌ سطوح‌،طراحی محيطی‌ است‌ كه‌ اعضا بتوانند در آن‌ به‌ صورت‌ گروهی فعاليت‌ كنند تابه‌ هدف‌ مشخص‌ برسند.

برنامه‌ريزی‌، آينده‌ را به‌ زمان‌ حال‌ می‌آورد؛ از اين‌ رو، می‌توانيد كاری‌درباره آن‌ انجام‌ دهيد. برای‌ دست‌ يافتن‌ به‌ هر هدفی‌، بايد پيش‌ از كوشش‌فيزيكی‌، تلاشی‌ ذهنی‌ (برنامه‌ريزی‌) انجام‌ شود؛ چرا كه‌ برنامه‌ريزی‌، شالوده مديريت‌ است‌.

امام‌ علی‌ (ع) در اهميت‌ برنامه‌ريزی‌ پيش‌ از انجام‌ كارمی‌فرمايد:
كسی‌ كه‌ بدون‌ آگاهی‌ به‌ عمل‌ می‌پردازد، همچون‌ كسی‌ است‌ كه‌ ازبيراهه‌ می‌رود و چنين‌ شخصی‌ هر چه‌ جلوتر می‌رود، از سر منزل‌مقصود خويش‌ بيش‌تر فاصله‌ می‌گيرد و كسی‌ كه‌ از روی‌ آگاهی‌ وبرنامه‌ حركت‌ كند، مانند رونده در راه‌ِ آشكار است‌.

گفتنی‌ است‌ كه‌ پس‌ از گذشت‌ چهارده‌ قرن‌ از سخن‌ ماندگاراميرمؤمنان‌(ع)، در غرب‌ نيز همين‌ مطلب‌ مطرح‌ می‌شود و می‌گويند:
اگر مطمئن‌ نيستيد به‌ كجا می‌رويد، خطر رسيدن‌ به‌ جای‌ ديگر را باخود همراه‌ داريد.

بنابراين‌، آگاهی‌ و تدوين‌ اهداف‌ و برنامه‌ريزی‌، اولويت‌ خاصی دارند.پس‌ برای‌ انجام‌ هر عملياتی‌ در سازمان‌ لازم‌ است‌ پيش‌ از آن‌، برنامه‌ريزی‌به‌درستی‌ انجام‌ گيرد تا منابع‌ آن‌ تلف‌ نشوند و سازمان‌ بتواند با اثربخشی‌ وكارآيی‌ لازم‌، به‌ اهداف‌ خود دست‌ يابد. يكی‌ از متفكران‌ علم‌ مديريت‌ درترسيم‌ اهميت‌ و نقش‌ برنامه‌ريزی‌ می‌نويسد:

هر كاری‌ كه‌ مشكل‌تر است‌، برنامه‌ريزی‌ آن‌ واجب‌تر می‌نمايد.
هر چيز كه‌ به‌ فكر آيد، قابل‌ برنامه‌ريزی‌ است‌.

اگر مسؤوليت‌ برنامه‌ريزی را به‌ بيش‌ از يك‌ نفر بسپاريم‌، احتمال‌شكست‌ آن‌ بيش‌تر است‌.

مزايای‌ برنامه‌ريزی‌
ای‌ مالك‌، كارها را چنان‌ بر روزها تقسيم‌ كن‌ كه‌ روزانه‌ مطابق‌ برنامه‌،انجام‌ وظيفه‌ شود و امور بر اثر عدم‌ انضباط‌ و ترتيب‌، مختل‌ و آشفته‌نماند.

همان‌ گونه‌ كه‌ اشاره‌ شد، از اصول‌ اساسی‌ در مديريت‌، برنامه‌ريزی‌ است‌.افزون‌ بر اين‌، اين‌ اصل‌ برای‌ مسلمانان‌ فريضه‌ای‌ الاهی‌ نيز به‌ شمار می‌رود.بدبختانه‌ امروزه‌ در برخی‌ از نظام‌های‌ موجود اداری‌، چنين‌ اصلی‌ مهجورمانده‌ است‌؛ حال‌ آن‌ كه‌ اميرمؤمنان‌ علی‌(ع) درباره برنامه‌ريزی روزانه‌خطاب‌ به‌ مالك‌ اشتر می‌فرمايد:

كار هر روز را در همان‌ روز انجام‌ بده‌ كه‌ هر روز را كاری‌ مخصوص‌بدان‌ است‌.
امروزه‌ در برنامه زمانی‌ مديران‌ و امور سازمانی‌ آن‌ها چنين‌ دقتی‌ ديده‌نمی‌شود، زيرا به‌ جای‌ اين‌ كه‌ مديران‌ با برنامه‌ريزی‌ زمانی‌ دقيق‌ به‌ سراغ‌مشكلات‌، طرح‌ها و حوادث‌ بروند، مشكلات‌ و حوادث‌، برنامه زمانی‌ وتكاليف‌ مديران‌ را مشخص‌ می‌كنند و اين‌ مديريت‌ِ توأم‌ با هرج‌ و مرج‌،اسلامی‌ نيست‌.

اكنون‌ به‌ بيان‌ مزايای‌ برنامه‌ريزی‌ می‌پردازيم‌:
۱٫ احتمال‌ رسيدن‌ به‌ هدف‌ را بيش‌تر می‌كند.
۲٫ بر روی‌ اهداف‌ تمركز ايجاد می‌كند.
۳٫ عامل‌ هماهنگی‌ِ افزون‌تر است‌.
۴٫ از فشارهای‌ روحی‌ در محيط‌ِ كار می‌كاهد.
۵٫ به‌ كار، معنا و مفهوم‌ می‌بخشد.
۶٫ اعتماد به‌ نفس‌ را در مديريت‌ افزايش‌ می‌دهد.
نكته ديگر اين‌ كه‌ غفلت‌ از برنامه‌ريزی‌، انجام‌ كارها از روی‌ شتاب‌ وبی‌تدبيری‌ را در پی‌ داشته‌ و نتيجه‌اش‌ شكست‌ است‌. امام‌ علی‌(ع) در خصوص‌تفكر پيش‌ از انجام‌ دادن‌ِ كارها فرمود:
انديشه پيش‌ از اجرای‌ كار، تو را از پشيمانی‌ در امان‌ می‌دارد.

عوامل‌ شكست‌ برنامه‌ريزی‌ها
ـ به‌ كارگيری‌ افراد نامناسب‌:
تدبير پيران‌، بالاتر از شمشير جوانان‌ است‌.
در اجرای‌ هر عملياتی‌، افرادی‌ بايد به‌ كار گرفته‌ شوند كه‌ برای‌ آن‌ كارمناسب‌ باشند. استفاده‌ از افراد نالايق‌، هر برنامه‌ای‌ را با شكست‌ مواجه‌می‌سازد.

ـ عدم‌ آگاهی‌:
عدم‌ شناخت‌ درست‌ از منابع‌، توانايی‌ها و تغييرهای‌ محيطی‌، هر برنامه‌ای‌را با شكست‌ روبه‌رو می كند. حضرت‌ امير(ع) می‌فرمايد:
هيچ‌ حركتی‌ نيست‌ مگر آن‌ كه‌ به‌ شناخت‌ آن‌ محتاجی‌.
هر كس‌ كاری‌ را بدون‌ آگاهی‌ انجام‌ دهد، فساد آن‌ از اصلاحش‌ بيش‌تراست‌.
مديرانی‌ كه‌ با تحوّلات‌ محيط‌ ارتباط‌ مستمر ندارند، قادر به‌ تطبيق‌ نظام‌ باوضع‌ موجود نيستند كه‌ نتيجه‌ آن‌ نابودی‌ آن‌ نظام‌ خواهد بود.

امام‌ علی‌(ع) در خصوص‌ ضرورت‌ آگاهی‌ از تحوّلات‌ می‌فرمايد:
به‌ خدا سوگند از اخبار و تحوّلات‌ جاری‌ مُلك‌ بی‌خبر نيستم‌ تا مراغافلگير كنند. من‌ همچون‌ كفتار نيستم‌ كه‌ با ضربات‌ آرام‌ و ملايم‌ بر درلانه‌اش‌ او را به‌ خواب‌ برند و سپس‌ دستگيرش‌ سازند.
بنابراين‌، ناآگاهی‌، به‌ بی‌دقتی‌ در پيش‌بينی‌ برنامه‌ منجر خواهد شد.

ـ تضاد و اختلاف‌ نظر در برنامه‌:
قسمت‌های‌ گوناگون‌ برنامه‌ بايد مكمل‌ و تسهيل‌كننده هم‌ باشند، و نبايد باهم‌ تناقض‌ داشته‌ باشند. ناسازگاری‌ بين‌ افكار، سبب‌ تحليل‌ و خنثا كردن‌نيروها خواهد شد. حضرت‌ می‌فرمايد:
ناسازگاری‌، رأی‌ و نظر را از بين‌ می‌برد.

ـ عدم‌ مشاركت‌ با دست‌ اندركاران‌ برنامه‌:
قرآن‌ با صراحت‌ می‌فرمايد:
چگونه‌ در برابر چيزی‌ كه‌ از آن‌ آگاهی‌ نداری‌، صبر خواهی‌ كرد.

برای‌ برنامه‌ريزی‌ و اجرای‌ آن‌ يا اِعمال‌ تغيير و يا اصلاح‌، بايد كاركنان‌ راآگاه‌ و توجيه‌ كنيم‌ و ضرورت‌ تغيير را به‌ آنان‌ بگوييم‌ و نيز افراد را ازمشكلاتی‌ كه‌ در صورت‌ انجام‌ نگرفتن‌ تغييرات‌ پديد خواهد آمد، آگاه‌ كنيم‌ وآن‌ها را با فرصت‌ها و تهديدهای‌ آينده ناشی‌ از استقرارِ وضع‌ موجود آشناسازيم‌. عدم‌ مشاركت‌ با كاركنان‌، هر برنامه‌ای‌ را با شكست‌ روبه‌رو خواهدكرد. امام‌ درباره مشورت‌ و مشاركت‌ با افراد می‌فرمايد:

من‌ همه كارها را، جز اسرار جنگ‌، با شما مطرح‌ می‌كنم‌.
اشاره‌های‌ حضرت‌ امير(ع) به‌ امر مشورت‌، از سخنان‌ مشهور او است‌:
مشاركت‌، خوب‌ پشتيبانی‌ است‌ هيچ‌ پشتيبانی‌ بهتر از مشاوره‌نيست.

از امام‌ علی‌(ع) حدود ۵۸ حديث‌ در غررالحكم‌ و دررالكلم‌ درباره مشورت‌ نقل‌ شده‌ كه‌ از زوايای‌ گوناگون‌ مديريتی‌ و سازمانی‌ به‌ آن‌ پرداخته‌است‌.

ـ اسارت‌ مدير در چنگ‌ افراد بانفوذ:
بسياری‌ از مديران‌ به‌ علل‌ گوناگون‌، چون‌ عدم‌ تخصص‌ و…، آلت‌ دست‌چند مشاور می‌شوند كه‌ آنان‌ نيز با تحميل‌ آرای‌ خويش‌، منافع‌ جمع‌ را به‌ خطرمی‌اندازند؛ در صورتی‌ كه‌ مدير بايد اطلاعات‌ را از مشاوران‌ بگيرد و خود باتجزيه‌ و تحليل‌ آن‌ها تصميم‌گيرنده نهايی‌ باشد. امام‌ علی‌ (ع) به‌ ابن‌ عباس‌می‌فرمايد:

تو حق‌ داری‌ نظر مشورتی‌ خود را به‌ من‌ بگويی‌ و من‌ در آن‌ بينديشم‌ وتصميم‌ نهايی‌ را بگيرم‌؛ امّا اگر برخلاف‌ نظر تو تصميم‌ گرفتم‌، بايد ازمن‌ اطاعت‌ كنی‌.

۲٫ سازمان‌ دهی‌
مقصود از سازمان‌ دهی‌، نظم‌ و ترتيب‌ دادن‌ به‌ كار و فعاليت‌ و تقسيم‌ آن‌ وتكليف‌ آن‌ به‌ افراد برای‌ انجام‌ دادن‌ كار و تحقق‌ اهداف‌ معين‌ است‌، كه‌ درنتيجه آن‌، روابطی‌ منظم‌ و منطقی‌ كه‌ لازمه عمليات‌ جمعی‌ است‌، پديد می‌آيد.مقصود از فراگرد سازمان‌دهی، تشخيص‌ فعاليت‌های‌ لازم‌ برای‌ رسيدن‌ به‌اهداف‌ و اجرای‌ برنامه‌ها و گروه‌بندی‌ فعاليت‌ها با توجّه‌ به‌ منافع‌ انسانی‌ و مادی‌موجود و تشخيص‌ بهترين‌ طريقه استفاده‌ از آن‌ها و دادن‌ حق‌ اختيار عمل‌ وحق‌ دستوردهی‌ و تصميم‌گيری‌ برای‌ انجام‌ هر كار به‌ مسؤول‌ هر گروه‌، وسرانجام‌، ارتباط‌ دادن‌ واحدها به‌ يكديگر به‌ صورت‌ عمودی‌ و افقی‌ از طريق‌روابط‌ افراد و شبكه ارتباطی اطلاعاتی‌ است‌.

سازمان‌ دهی‌، فرآيندی‌ است‌ كه‌ از طريق‌ آن‌، تقسيم‌ كار ميان‌ افراد وگروه‌های‌ كاری و هماهنگی بين‌ آن‌ها به‌ منظور كسب‌ هدف‌ صورت‌ می‌گيرد.ارگانيزم‌ اجتماعی‌ مانند نقش‌های‌ تقسيم‌ شده‌ بين‌ بازيكنان‌ است‌ كه‌ ازهمكاری‌ افراد برای‌ برآوردن‌ نيازهای‌ فردی‌ و سازمانی‌ پديد می‌آيد.

حضرت‌ علی‌(ع) درعهدنامه معروف‌ خود به‌ مالك‌ اشتر، جامعه‌ را دارای‌طبقات‌ اجتماعی‌ دانسته‌، هر يك‌ از آن‌ها را بر اساس‌ نوع‌ كار و چگونگی‌مسؤوليتشان‌ دسته‌بندی‌ می‌كند و می‌فرمايد:

ای‌ مالك‌، بدان‌ كه‌ جامعه تحت‌ نظارت‌ تو، به‌ طبقات‌ گوناگونی‌ تقسيم‌شده‌اند، و كار هيچ‌ گروهی بدون‌ گروه‌ ديگر به‌ كمال‌ نمی‌رسد، و هيچ‌دسته‌ای از دسته ديگر بی‌نياز نيست‌.

سازمان‌دهی‌ مطرح‌ در برنامه‌ريزی‌ امروزی‌، از نخستين‌ روزهای‌شكل‌گيری‌ اسلام‌ به‌ شكلی بارز وجود داشته‌ است‌. در اسلام‌، صفوف‌ منظم‌نماز جماعت‌، نشانگر بهترين‌ نوع‌ سازمان‌دهی‌ در جمع‌ است‌. رسول‌خدا(ص)خطاب‌ به‌ گروهی‌ فرمود:ای‌ مردم‌، صف‌های‌ نماز جماعت‌ را منظم‌ و مساوی‌ كنيد و دوش‌ به‌دوش‌ هم‌ بايستيد تا بين‌ شما جدايی‌ نيفتد و نامرتب‌ نباشيد كه‌[درصورت‌ بی‌نظمی ] خدا دل‌های‌ شما را از هم‌ دور گرداند.

امام‌ علی‌(ع) درباره تقسيم‌ كار و مسؤوليت‌، به‌ فرزندش‌ امام‌ حسن‌(ع)می‌فرمايد:
برای‌ هر يك‌ از فرودستان‌ و كاركنان‌ خود، كاری‌ را مشخص‌ كن‌ تا او رابرای‌ همان‌ كار مؤاخذه‌ كنی‌؛ چرا كه‌ اين‌ روش‌ سزاوارتر است‌، تا انجام‌دادن‌ كارهای‌ تو را به‌ يكديگر وانگذارند.

فروع‌ سازمان‌دهی‌
الف. تفويض‌ اختيار
از ويژگی‌های‌ مورد توجّه‌ در امر سازمان‌دهی‌ نيروها، مسأله‌ تفويض‌اختيار است‌. مديران‌ برای‌ افزايش‌ اثربخشی‌ خود در محيط‌ كار و برای اين‌ كه‌بتوانند به‌ وظايف‌ مهم‌ و كليدی خود برسند، بايد قسمتی‌ از اختيارات‌ خود رابه‌ كاركنان‌ تفويض‌ كنند. امام‌ علی‌(ع) در اين‌ باره‌ می فرمايد:

من‌ مالك‌ اشتر، پسر حارث‌، را بر شما و سپاهيانی‌ كه‌ در فرمان‌شماست‌، اميرفرمانده‌ كل كردم‌. گفته‌ او را بشنويد و از وی‌ فرمان‌بريد! او را چون‌ زره‌ و سپر نگهبان‌ خود كنيد كه‌ مالك‌ را نه‌ سستی‌است‌ و نه‌ لغزش‌، و نه‌ كندی‌ كُند آن‌ جا كه‌ شتاب‌ بايد، و نه‌ شتاب‌ گيردآن‌ جا كه‌ كُندی‌ شايد.

ب‌. ضرورت‌ رعايت‌ نظم‌ در سازمان‌دهی‌
در حيات‌ انسان‌ و مديريت‌ سازمانی‌، چيزی‌ بدتر و خطرناك‌تر از بی‌نظمی‌نيست‌. وقتی‌ به‌ ريشه نظم‌ می‌رسيم‌، می‌بينيم‌ كه‌ معنای آن‌ خوب‌ و درست‌انجام‌ دادن‌ كار است‌. در مديريت‌ امروز گفته‌ می‌شود:

نظم‌ در كارها و رعايت‌ آن‌ در سازمان‌دهی‌، يعنی‌ هم‌ كارِ درست‌ راانجام‌ دادن‌ (كارآيی‌) و هم‌ درست‌ كار را انجام‌ دادن‌ (اثربخشی‌) كه‌محصول‌ اين‌ دو، بهره‌وری است‌.
امام‌ علی(ع) در اين‌ باره‌ می‌فرمايد:
عاقل‌ كسی‌ است‌ كه‌ هر چيز را در جای‌ خود قرار دهد.

يگانه‌ داروی‌ تنظيم‌ امور در سازمان‌ها، توأم‌ شدن‌ نظم‌ و خرد است‌. هركار درست‌ و منظم‌، و هر فكر شايسته‌، به‌ چهره‌ و حيات‌ مديريت‌ زيبايی‌می‌بخشد. همان‌ طور كه‌ هر جانداری‌ بر اثر رعايت‌ نكردن‌ بهداشت‌، دچاربيماری‌ می‌شود، جامعه‌ نيز بر اثر بی‌نظمی‌ دچار بيماری‌ گشته‌، كارآيی‌ خود رااز دست‌ می‌دهد. نظم‌، جامعه‌ را به‌ سوی‌ جاودانگی‌ هدايت‌ می‌كند، و بی‌نظمی‌و بی‌خردی‌، مرگ‌ زودرس‌ را به‌ ارمغان‌ می‌آورد. امام‌ علی‌(ع) قرآن‌ و وجودبا بركت‌ آن‌ را مايه‌ و عامل‌ نظم‌ حيات‌ اجتماعی‌ می‌داند.

نظم‌ فيزيكی و نظم‌ فكری‌، دو منبع‌ اصلی‌ مديريت‌ است‌. غلبه‌ بر بی نظمی‌،آغاز خردمندی‌ است‌. دركار گروهی‌، نظم‌ و انضباط‌، كليد اصلی‌ كام‌يابی‌است‌. برای‌ اجرای‌ وظايف‌ در سازمان‌ و استفاده بهينه‌ از منابع‌ انسانی‌ وتجهيزات‌، بايد نظم‌ برقرار شود.

ج‌. رعايت‌ سلسله‌ مراتب‌ در سازمان‌دهی‌
از ويژگی‌های‌ مديريت‌ و اصل‌ سازمان‌دهی‌ نيرو در آن‌، كه‌ از ويژگی‌های‌رفتاری‌ نيز به‌ شمار می‌رود، رعايت‌ سلسله‌ مراتب‌ است‌. اهميت‌ اين‌ موضوع‌ باتوجّه‌ به‌ لزوم‌ نظم‌ و انضباط‌ و مشخص‌ بودن‌ حيطه اختيار و