ایجاد مدل ارزيابي پروژه هاي فناوري اطلاعات (IT) با روش بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي

چكيده:
در اين مقاله ما به ایجاد سيستم بودجه بندي و هزينه يابي برمبناي فعاليت فازي براي توسعه يك رويكرد انعطاف پذير، اندازه گيري عملكرد و كنترل مديريتي پروژه هاي فناوري پرداخته ایم. بدین منظور، يك چارچوب ارزيابي با مدل هاي يكپارچه هزينه يابي و بودجه بندي برمبناي فعاليت و منطق فازي ارائه گردیده است. دراين راستا از روش تحقيق مرور متون استفاده شده است.درنتيجه ۸ مرحله براي طراحي اين مدل شناسايي گردید :امكان سنجي مدل- تعريف فعاليت ها- جمع آوري داده هاي

فازي- طراحي مدل بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي- ظرفيت سنجي منابع و تعديل نياز ها با منابع مصرفي- ارزيابي پروژه هاي IT از نظر ميزان منابع مصرفي- طراحي مدل هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي- ارزيابي ساختار هزينه و قيمت. نتايج بدست آمده نشان داد، هنگامي كه داده ها غير دقيق و نامعلوم هستند، تئوري مجموعه فازي مي تواند انعطاف پذيري لازم را براي نمايش عدم اطمينان ناشي از فقدان دانش فراهم كند. بنابراين، چارچوب ارزيابي با مدل هاي يكپارچه هزينه يابي و بودجه بند ي برمبناي فعاليت ومنطق فازي در مقايسه با سيستم هزينه يابي و بودجه بندي بر مبناي فعاليت استاندارد، اطلاعات ارزشمندتري رابراي ارائه راه حل و تصميم گيري در اختيار مديران قرار داده است.

 

واژه هاي كليدي: بودجه بندي بر مبناي فعاليت، هزينه يابي بر مبناي فعاليت، منطق فازي، ارزيابي پروژه هاي IT، ظرفيت سنجي منابع ،

۱- مقدمه:
مديرفناوري اطلاعات براي كسب مزيت رقابتي وبهبود كارايي، احتياج به كنترل هزينه ها دارد. لذا مديريت هزينه هايك نياز ضروري براي برنامه ريزي استراتژيك بخش فناوري اطلاعات سازمان ها است. براي كنترل و مديريت هزينه ها هم بايد پروژه هاي فناوري اطلاعات ارزيابي شوند. بدين منظور، در اين مقاله ارزيابي پروژه هاي فناوري اطلاعات در ۳ مرحله انجام مي شود. در مرحله اول، ارزيابي نياز هاي پروژه هاي IT با توجه به داده هاي فازي ارائه شده در سيستم بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي انجام مي شود. سپس در صورت كمبود ظرفيت منابع ، تعديل ظرفيت ، تعديل نرخ مصرف و تعديل تقاضا بكار مي روند.در مرحله دوم، ارزيابي بهاي تمام شده پروژه هاي ITبا توجه به داده هاي فازي ارائه شده در سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي انجام مي شود . سپس تحليل قيمت فروش، تعديل قيمت و تعديل هزينه منابع بكار مي رود.در نهايت در مرحله سوم ، نتايج واقعي با شاخص هاي كليدي برنامه ريزي شده مقايسه مي شوند. براي اجراي اين مدل بايد سيستم هاي بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت با هم يكپارچه شوند. اما چون شركت ها در شرايط عدم اطمينان و نامعلومي فعاليت هاي اقتصادي خود را انجام مي دهند، لذا استفاده از روش هاي بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت استاندارد هميشه مفيد نيست. از طرفي سيستم بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي دانش مورد نياز را درباره عدم اطمينان و عدم دقت موجود سيستم ها فراهم مي كند و به كاربر اجازه مي دهد اين دانش را با فرآيند تصميم گيري تركيب كند. به عبارت ديگر، چون در ارزيابي پروژه هاي IT، هم منابع و هزينه ها با فعاليت ها مرتبط اند و هم داده ها غير دقيق و نامعلوم هستند، لذا با سيستم بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي مي توان تحليل نياز ها ، تحليل ظرفيت و تحليل هزينه را با ايجاد روابط علّي بين فعاليت هاي لازم براي توليد محصول و هزينه ها در بهترين ،بدترين و محتمل ترين حالت ارائه كرد.

۲- هزينه يابي بر مبناي فعاليت:
سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فلسفه نوين مديران را به طور كمي در هزينه يابي محصول منظور مي كند . فلسفه نوين مديران، جلب رضايت مشتريان و رقابت با ساير شركت ها در سطح بين المللي است . به منظور دسترسي به اين موارد حداقل بايد به دو عامل افزايش كيفيت محصول و توليدات انعطاف پذير به نحوي توجه كرد، كه منطبق با سليقه هاي گوناگون و متنوع مشتريان باشد . بنابراين، سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت افزون بر هزينه هاي مواداوليه مستقيم، كار مستقيم و سربار، هزينه هاي گوناگون مربوط به تكنولوژي، كنترل كيفيت محصول و هزينه هاي مربوط به توليدات انعطاف پذير را نيز دربر مي گيرد] ۳ [.

در سيستم هاي هزينه يابي سنتي، عموماً از طريق ايجاد مراكز هزينه، كليه هزينه هاي دواير مختلف توليدي و غيرتوليدي به تعداد محصولات توليد شده تسهيم مي شوند تا بهاي تمام شده محصول تعيين شود. در اين سيستم ها، هيچ گونه ارتباط مستقيمي بين فعاليت هاي لازم جهت توليد محصولات يا خدمات و همچنين ميزان استفاده اين فعاليت ها از منابع مالي

شركت وجود ندارد. در نتيجه، بهاي تمام شده محصول منعكس كننده مستقيم فعاليت ها و ارزش هاي منابع بكارگرفته شركت نيست. سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت اين نقص را بوسيله مرتبط كردن مستقيم هزينه هاي سازماني با هزينه هاي فعاليت هاي عملياتي مرتفع مي سازد. در اين سيستم، به جاي يك مبنا (كه عمدتاً هزينه كار مستقيم يا ساعات كار ماشين آلات است ) محرك هاي اصلي و موثر فعاليت ها تعيين مي شود. همچنين مراكز هزينه مربوط به هر محرك فعاليت را

مشخص مي سازد و نرخ هاي مربوط به هزينه ها را پيدا مي كند، و اين نرخ ها را بر اساس منابعي كه جهت ايجاد محصول و يا خدمت مورد استفاده قرار گرفته اند جذب محصول مي نمايد] ۳ [.سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت، تخصيص كل هزينه هاي مربوط را در دو مرحله انجام مي دهد . در مرحله اول ، بايد هزينه فعاليت هايي كه منجر به پيدايش توليد ها و يا خدمت گشته اند، تعيين گردد. اين مرحله شامل موارد زير مي شود:

۱- بررسي هزينه هاي توليد و غيرتوليد. ۲- تعيين فعاليت هاي مربوط به توليد يا توزيع محصول ها يا خدمات.۳- تعيين مركزهاي فعاليت جهت جمع آوري هزينه ها. ۴- تعيين هزينه هاي مربوط به هر مركز فعاليت.
مرحله دوم مربوط به جذب تخصيص هزينه مركزهاي فعاليت، به محصول ها يا خدمات جداگانه است.
اين مرحله شامل موارد زير مي شود:] ۳ [.۱- تعيين مبناهاي متعدد توليدي و غيرتوليدي براي تسهيم هزينه ها. ۲- تسهيم هزينه مركزهاي فعاليت به مبناهاي مختلف و تعيين نرخ سربار. ۳- جذب نرخ سربار به محصولات و يا خدمات گوناگون.
مرحله سوم بودجه بندي بر مبناي فعاليت: بودجه بندي بر مبناي فعاليت معكوس هزينه يابي بر مبناي فعاليت است . در سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت، هزينه هاي منابع مصرفي از طريق محرك منابع به مخزن هزينه فعاليتها تخصيص داده مي شود. پس از تخصيص هزينه منابع مي توان هزينه فعاليتها را با محرك فعاليت به محصولات ،خدمات و مشتري ها تخصيص داد. اما در بودجه بندي بر مبناي فعاليت تحليل هزينه يابي از پايين به بالا است.
۳-مراحل سيستم بودجه بندي بر مبناي فعاليت شامل موارد زير مي شوند :

۱- پيش بيني ميزان مصوب توليد ، فروش محصولات و خدمات كه شامل مجموع توليد محصولات و فروش به مشتريان است. اين داده ها از سيستم برنامه ريزي توليد و سيستم سفارش فروش بدست مي آيند.

۲- پيش بيني ميزان تقاضا و نياز فعاليت هاي سازمان : براي اين منظور بايد تعداد محصولات ، خدمات و مشتريان پيش بيني شوند و بر مبناي اين پيش بيني ميزان خريد و مصرف مواد و تامين نيروي انساني مستقيم براي دوره مالي آينده پيش بيني مي شوند.البته سيستم بودجه بندي بر مبناي فعاليت اين موضوع را با پيش بيني براي تمام فعاليت هاي غير مستقيم ، پشتيباني ، سفارش ، دريافت و مصرف مواد ، فرآيند سفارش مشتري ، درخواست براي پشتيباني فني و زمان بندي و آماد

ه سازي براي اجراي توليد محصولات توسعه مي دهد.همچنين سيستم بودجه بندي بر مبناي فعاليت ، تعداد مورد انتظار را براي تمام محرك هزينه فعاليت ها تخمين مي زند. مانند تعداد آماده سازي دستگاه ، تعداد سفارش مشتري ، تعداد بررسي هاي فني ، تعداد پشتياني محصولات و مشتريان.

۳- محاسبه ميزان تقاضا منابع براي اجراي فعاليت هاي سازمان در اين مرحله، منابع درخواستي براي اجراي سطوح فعاليت ها، تخمين زده مي شوند. پيش بيني منابع تامين شده بر مبناي درك ما از بهره وري تضمين شده از اجراي فعاليت ها است. تيم بودجه بايد بداند چه تعداد منابع و از چه نوعي بايد تامين گردد تا بتواند به تعداد فعاليت هاي تقاضا شده رسيدگي شود.
۴- تعيين منابع واقعي براي ارسال به تقاضا ها در اين مرحله از فرآيند بودجه بندي، كل منابع تقاضا شده براي اجراي فعاليتها بدست مي آيد.

۵- محاسبه ظرفيت فعاليت ها : هنگامي كه تمام منابع فعاليتها بدست آمد، كاربر ظرفيت قابل استفاده فعاليت را تعيين مي كند. ظرفيت منابع در واقع توانايي سازمان براي اجراي فعاليت ها است.
۴٫ منطق فازي :

با استفاده از علم مديريت فازي، روشهاي علم مديريت كلاسيك در محيط فازي به كار گرفته مي شوند و مي توان آن را در وظايف متعدد مديريتي از جمله تصميم گيري، سياست گذاري و برنامه ريزي مورد استفاده قرار داد. علم مديريت فازي مي تواند مدلهايي را طراحي نمايد كه نظير انسان، از توانايي پردازش اطلاعات كيفي به صورت هوشمند برخوردار باشد. بنابراين علم مديريت فازي، ضمن ايجاد انعطاف پذيري در مدل، داده هايي نظير دانش، تجربه و قضاوت انساني را در مدل وارد كرده و پاسخ هايي كاملاً كاربردي ارائه مي دهد ] ۱ [.

فرض كنيدX ، يك مجموعه دلخواه باشد. مطابق مفاهيم مجموعه هاي معمولي، تابع نشانگر هر زير مجموعه معمولي، A از X، يك از تابع به { ۱و ۰} است كه اين گونه تعريف مي شود] ۱ [.

XA (X) = (1)

فرمول ( ۲) عدد فازي مثلثي را نشان مي دهد. نمودار ( ۱)، هم اين عدد را نمايش مي دهد[۱] .

M (a1, a2, a3) (2)
μ M A(x)

a1 a2 a3
نمودار (۱) : اعداد فازي مثلثي

دراين حالت تابع عضويت به صورت فرمول (۳) تعريف مي شود:

μ M A(x) = (3)

۵٫ ضرورت هزينه يابي و بودجه بندي بر مبناي فعاليت پروژه هاي IT :
در سالهاي قبل از ۱۹۸۰، فناوري اطلاعات صرفا به پردازش داده ها ختم مي گرديد.ولي امروزه فناوري اطلاعات داراي عمليات هاي پشتيباني راهبردي و گران قيمت است. لذا تعيين بودجه براي آن مشكل شده است. در زمان كامپيوترهاي بزرگ، بازبيني هزينه ها آسان بود. زير ا تمام هزينه هاي فناوري اطلاعات سازمان بر مبناي تعداد واحد پردازش مركزي تخصيص پيدا مي كرد. اين مبنا بر اساس زمان و ظرفيت پردازشگر مركزي كامپيوتر اندازه گيري مي شد. اما امروزه به دليل تنوع و پيچيدگي منابع ، خدمات و نيازهاي كاربران فناوري اطلاعات، لازم است سيستم هاي اندازه گيري هزينه بهبود يابند.
مشكلات ساختار هزينه هاي بخش فناوري اطلاعات شامل موارد زير مي شوند[۵] :

۱٫ ظرفيت سنجي منابع فناوري اطلاعات مشكل است.
۲٫ سخت افزار و نرم افزارها اغلب قبلا خريداري شده اند. لذا بايد محاسبه استهلاك آنها با دقت بيشتري انجام شود.
۳٫ اغلب هزينه هاي فناوري اطلاعات مستقل از سطوح كاربرد كاربران است و به صورت ماهيانه مصرف مي شوند.
۴٫ تغييرات زياد در سطوح منابع با ورود فناوري هاي جديد يا افزايش ظرفيت فرآيندهاي مورد نياز، وجود دارد.
۵٫ تعدادي از فعاليت هاي فناوري اطلاعات مربوط به عمليات هاي جاري و بعضي مربوط به عمليات هاي آينده هستند.
۶٫ هزينه ها به هزينه هاي دستمزد و ساير هزينه ها طبقه بندي مي شوند.

۷٫ هزينه فعاليت هاي تحقيق و توسعه و توسعه نرم افزار، كه قبلا هزينه شده است، بايد به سيستم هاي جديد نسبت داده شوند.
متاسفانه اغلب روشهاي هزينه يابي فناوري اطلاعات،بر مبناي روش هاي سنتي هزينه يابي استاندارد است. در اين روش هزينه يابي، تخصيص بر مبناي مصرف منابع اندازه گيري شده به علاوه درصدي براي جبران هزينه سربار است. در اين صورت، صحت و دقت هزينه هاي واقعي مخصوصا هزينه هاي پشتيباني كاهش مي يابد و در نهايت منجر به هزينه هاي نادقيق براي خدمات فناوري اطلاعات مي شود.
بنابراين، در اين روش، مديران بر مبناي داده هاي گمراه كننده، تصميمات مبهم و نامعقول مي گيرد و بهره وري سازمان و كسب و كار را با مشكل مواجه مي سازند. يك راه حل مختصر و ناقص براي هزينه يابي عمليات هاي فناوري اطلاعات اين است كه از رديابي مستقيم با كاربرد روش هاي حسابداري پروژه استفاده شود. هرچند با اين روش هزينه يابي سريع و فشرده اجرا و مديريت مي شود، اما هر كارمند نياز دارد كارت زمان سنجي خود را كامل كند. براي كامل كردن اين راه حل هزينه هاي باقيمانده عمليات هاي فناوري اطلاعات از قبيل ارتباطات و پشتيباني شبكه، بر مبناي محرك هاي فعاليت مانند تعداد درخواستهاي ارائه شده از طرف كاربران به كارشناسان فناوري اطلاعات، تعيين مي شوند. در اين حالت محركهاي چندگانه لازم است و اندازه هاي منفرد مانند تعداد واحد پردازش مركزي كارايي ندارند. در نهايت هزينه هاي خدمات به محصولات و مشتريان بر مبناي سطوح مصرفشان رديابي و تخصيص داده مي شوند] ۵[.
۶٫ پيشنهاد سيستم بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي :
اين مقاله شامل فرآيندهاي توسعه سيستم هاي بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي براي ارزيابي پروژه هاي IT و ارائه اطلاعات ارزشمند براي تصميم گيري مديران است. براي اين منظور، از تئوري مجموعه هاي فازي استفاده مي شود تا دانش را با عدم اطمينان و ترديد داده هاي اصلي درون سيستم هاي بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت تركيب كند.
سيستم هاي سنتي هزينه يابي و تخصيص سربار منجر به بهاي تمام شده نادرست و در نتيجه گزينش يك استراتژي ضعيف براي مديريت مي شوند. هزينه يابي بر مبناي فعاليت براي مقابله با ناكارايي و نقاط ضعف سيستم هزينه يابي سنتي استفاده مي شود. از طرفي، بزرگترين چالش براي پياده سازي هزينه يابي بر مبناي فعاليت، نبود داده هاي حسابداري دقيق و قابل اطمينان است كه كاربرد منطق فازي يك راه كار و تدبير مناسب براي اين موضوع است.اين سيستم داراي مزاياي زير مي باشند [۷] :

۱- به كاربران ، اطلاعات افزون تري شامل هزينه هاي ساخت و توليد براي تصميم گيري ارائه مي نمايد.
۲- براي كاربران، قدرت اختيار و تصميم گيري با توجه به عدم اطمينان موجود فراهم مي سازد.
سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي براي بعضي شركتها مزاياي بيشتري دارد. ويژگي هاي اين شركتها شامل موارد زير مي شوند[۷] :

۱- در محيط نامعلومي فعاليت مي كنند.
۲- اطلاعات دقيق و كافي از هزينه هاي محصول ها و خدمات ندارند.
۳- اطمينان از صحت داده هاي هزينه برآوردي ندارند.
۷٫ مراحل و الگوريتم سيستم پيشنهادي:

اين مدل داراي ۸ مرحله است. اين مراحل شامل موارد زير مي شوند:
۱- امكان سنجي مدل. ۲-تعريف فعاليت ها. ۳- جمع آوري داده هاي فازي. ۴- طراحي مدل بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي. ۵- ظرفيت سنجي منابع و تعديل نياز ها با منابع مصرفي. ۶- ارزيابي پروژه هاي IT از نظر ميزان منابع مصرفي. ۷- طراحي مدل هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي. ۸- ارزيابي ساختار هزينه و قيمت.
اين مراحل به صورت تفصيلي به صورت زير بيان مي شوند:

۷-۱- امكان سنجي: فاز امكان سنجي مشخص مي نمايد آيا توسعه سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي امكان پذير و سودمند است يا خير. تشخيص الزامات شركت براي پياده سازي سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت، نياز به درك بالايي از ساختار سازمان و طرح ريزي فرآيند هاي سازماني دارد. براي اين منظور بايد پتانسيل منابع داده اي سازمان تعيين شود و يك تحليل مقدماتي براي دستورالعمل هاي مالي موجود

انجام گردد.بعضي از شركت ها، بيشتر از ديگران از سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي سود مي برند. ويژگي هاي اين شركت ها شامل موارد زير مي شوند[۷] :
۱- انگيزه بالايي براي پياده سازي موفق سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت دارند.
۲- در شرايط مبهم و محيط عملياتي نامعلومي فعاليت مي كنند.
۳- در جمع آوري داده هاي ورودي دقيق و كافي كه براي پياده سازي سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت لازم است ناتوان هستند.
۴- براي تهيه نياز هاي پارامترهاي فازي ورودي سيستم، پرسنل خبره و كارامد دارند.
۵- ارزش افزوده داده هاي خروجي سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي را درك مي كنند.
۶- هزينه هاي سربار به اندازه كافي زياد است و بر روند تصميم گيري بسيار موثر است.
۷-۲- تعريف فعاليتها :شناسايي فعاليت ها مهمترين مرحله به كارگيري سيستم هزينه يابي و بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي است. زيرا ايجاب مي كند كه تمامي فعاليت هاي مورد نياز براي توليد محصولات مشخص شوند.

۷-۳- جمع آوري داده هاي فازي: در اين مقاله ، سيستم بودجه بندي و هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي با داده هاي ورودي فازي مثلثي سيستم كار مي كند . دانش تفصيلي درباره شركت, پرسنل، فرآيندها و محصولات باعث تقويت در عمق جمع آوري و تحليل داده ها مي شود. اين دانش با مصاحبه با افراد كليدي و خبره و بررسي داده هاي مالي توليدات و فرآيندها بدست مي آيد. هر پارامتر ورودي سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي در برگيرنده ۳ مقدار است. اين سه مقدار شامل ۱- كمترين مقدار ممكن ۲- محتمل ترين مقدار و ۳- بيشترين مقدار ممكن مي باشد. ارزش محتمل ترين مقدار سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت فازي معادل ارزش داده ورودي سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت استاندارد غير فازي است[۷] .
۷-۴- طراحي مدل بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي. مراحل اين مدل به صورت زير ارائه مي شوند:

۱- پيش بيني كمترين مقدار ممكن، محتمل ترين مقدار و بزرگترين مقدار ممكن تقاضاي پرو ژه ها
۲- پيش بيني كمترين مقدار ممكن، محتمل ترين مقدار و بزرگترين مقدار ممكن تقاضا و نياز فعاليت هاي سازمان .
۳- محاسبه كمترين مقدار ممكن، محتمل ترين مقدار و بزرگترين مقدار ممكن منابع مورد تقاضا براي فعاليتهاي پيش بيني شده.

۴- تعيين كمترين مقدار ممكن، محتمل ترين مقدار و بزرگترين مقدار ممكن منابع واقعي براي ارسال به تقاضا ها.
۵- محاسبه كمترين مقدار ممكن، محتمل ترين مقدار و بزرگترين مقدار ممكن ظرفيت فعاليت ها و منابع.
۶- غيرفازي كردن.
نمودار ( ۲) ، نمودار بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي را نشان مي دهد.
نمودار ( ۲) : نمودار بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي

۷-۵- ظرفيت سنجي منابع و متعادل كردن نياز ها با منابع مصرفي پروژه هاي:IT
ظرفيت سنجي منابع ، سطوح مورد نياز منابع را براي برنامه ريزي و بودجه بندي اندازه گيري مي كند. اما زماني كه منابع واقعي جوابگو ي تقاضا هاي آينده نباشد، آنگاه بايد تعديل هاي زير انجام شوند[۵] .
۱- تعديل ظرفيت:در اين مرحله ، افزايش نيروي انساني، افزايش تامين كنندگان، افزايش تجهيزات و ماشين ها، افزايش شيف كاري و غيره انجام مي شوند.
۲- تعديل نرخ مصرف : با افزايش كارايي و بهره وري منابع مي توان نرخ مصرف را كاهش داد.
۳- تعديل تقاضا : در صورت امكان پذير نبودن موارد بالا، بايد تقاضا ها كنترل شوند تا تقاضا ها در فاصله زماني بيشتر يا با مقدار كمتري ارائه شوند.
۷-۶- ارزيابي پروژه هاي IT از نظر ميزان منابع مصرفي :
سيستم بودجه بندي بر مبناي فعاليت تقاضا هاي مصرف منابع را ارزيابي مي كند . اين سيستم براي پيش بيني منابع و سطوح مصارف در يك دوره كوتاه مدت آينده و محاسبه هزينه هاي مورد انتظار آينده محصولات و خدمات و مشتريان بكار برده مي شود. همچنين اين سيستم هزينه منابع براي هر سفارش جديد و ظرفيت موجود منابع براي انجام تقاضا هاي توليد و فروش را تعيين مي كند تا مديران درباره قيمت ها و شرايط پيشنهادي سفارش هاي جديد بهتر تصميم گيري نمايند. اين موضوع نشان مي دهد كه هزينه مصرفي وابسته به نوع پروژه هاي IT است. پس بايد تعيين كرد كه چگونه و چه مقدار هر پروژه هاي IT منابع محدود سازمان را مصرف مي كند. بنابراين ديدگاه اول فاز ارزيابي پروژه هاي IT، ارزيابي نياز ها يا ارزيابي ميزان منابع مصرفي با توجه به داد ه هاي فازي ارائه شده در سيستم بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي و ارزيابي ظرفيت منابع با تعديل ظرفيت ، تعديل نرخ مصرف و تعديل تقاضا است. براي اين منظور در ابتدا با استفاده از داده هاي فازي و سيستم بودجه بندي بر مبناي فعاليت فازي، هزينه منابع مورد نياز پروژه هاي IT بدست مي آيد.
در گام بعد ظرفيت سنجي منابع سازمان انجام مي شود و در صورت نياز تعديل ظرفيت و نرخ مصرف و تعديل تقاضا بكار مي روند. سپس پروژه هاي ITاز نظر ميزان مصرف منابع ، ظرفيت سنجي و تعديل هاي انجام شده ، رتبه بندي مي شوند.