بررسی نقش حسابداران در
برنامه¬ريزي منابع سازمانی (ERP)

چکیده:
تحولات سریع تکنولوژی در دهه¬های اخیر باعث بوجود آمدن فرصت¬ها و چالش¬های جدیدی در عرصه¬های مختلف، بخصوص در زمینه¬ی اطلاعات سازمانی گردیده است. مولفه¬های متعددی در رشد و توسعه¬ی هر سازمان دخیل می¬باشند که در هر دوره از زمان با تغییرات روز دگرگون می¬شوند و تعاریف جدیدی از رشد و توسعه را بوجود می¬آورند.

امروزه استفاده از سیستم¬های اطلاعات حسابداری(AIS 1) کامپیوتری در هر سازمان به جزء لاینفک و زیربنایی تبدیل شده است و استفاده کنندگان از اطلاعات(درون سازمانی و برون سازمانی)، علاقه-مند به دریافت اطلاعات صحیح، سریع و بموقع از طریق فضای مجازی (HLI 2)می¬باشند تا برپایه¬ی این اطلاعات تصمیمات مناسبی را اتخاذ نمایند و منافع خود را حداکثر

سازند، توجه به این نکته ضروری است که سیستم¬های اطلاعاتی قدیمی بخش¬های مختلف سازمان را به صورت تفکیک شده و جدا از هم مورد بررسی قرار می¬دادند و نگاه کلی و یکپارچه، چه از نظر نرم¬افزاری و چه از نظر سخت¬افزاری در سازمان حاکم نبوده است؛ ولی در برنامه¬ریزی منابع سازمان (ERP 3) کلیه-ی سیستم¬های سازمان بصورت یکپارچ

ه حرکت می¬کنند؛ در این سیستم بخش¬های مختلف سازمانی جدا از هم مورد بررسی قرار نمی¬گیرند بلکه در یک ارتباط دوسویه و بی¬واسطه با هم قرار دارند؛ در فرایندERP حسابداران¬ بازیگران اصلی و تعیین کننده خواهند بود؛ نقش حسابداران در ERP بصورت زیر خلاصه می¬شود: ۱) ارائه خدمات مشاوره¬ای حسابداران در ERP. 2) رابط بین سیستم¬های حسابداری و سیستم¬های مدیریت اطلاعاتی¬. ۳) فرصت¬ها و چالش¬هایي برای حسابدران به دلیل ERP.

در نهایتERP، لزوم آشنایی حسابداران با برنامه¬نویسی به زبان رایانه و همچنین آشنایی با ارائه اطلاعات در محیط¬های مجازی که لازمه¬ی تجارت امروز می¬باشد را متذکر می¬گردد.

مقدمه:
سازمان¬های امروزی در جهت جهانی شدن رقابت می-کنند که این رقابت در سطوح بسیار متنوعی دنبال می¬گردد. بازارهای رقابت جهانی و سازمان¬ها به یافتن راه¬حل¬های کاری بهتری با ساختارهای انعطاف¬پذیر و قابل اطمینان نیاز دارند. بسیاری از زیرساخت¬های سازمانی و تشکیلاتی توسط سیستم¬های اطلاعاتی( که فرآیندهای کاری را بطور مستقیم و یا غیرمستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می¬کنند) توانمندتر شده¬اند. با اداره موثر این فرآیندها، از طریق کاهش هزینه، افزایش تولید و بهبود سرویس¬دهی مشتریان مزایای رقابتی می¬تواند حاصل شود.
سیستم¬هایERP حول تفکر برنامه¬های کاربردی پیش¬ساخته تکامل یافته¬اند. فروشندگان، برنامه¬های کاربردی را برای هر بخش خاص از صنایع تولید كرده و سازمان¬ها نیز مطابق با نیازهایشان آنها را خریداری می¬کنند. در این برنامه¬های کاربردی مدل¬های گردش کار جاسازی شده¬اند. همچنین برنامه-های کاربردی آماده، بمنظور برخی انعطاف¬پذیری¬ها در پیکربندی و شکل¬دهی فرآیندهای کاری، پارامتری شده¬اند. هر یک از برنامه¬های کاربردی در بردارنده¬ی داده¬ها و اطلاعاتی می¬باشند که بواسطه آنها فرآیندهای سازمانی را کنترل می¬نمایند. به منظور بایگانی بهتر یا بعبارت دیگر متناسب شدن با سازمان¬های اجرایی، غالباً برنامه¬های کاربردی نیاز دارند با تنظیم و بکارگذاری هزاران پارامتر، در خور سازمان¬های مورد نظر باشند. در سیستم¬های ERP معمولاً مدل گردش کار در نرم¬افزار برنامه¬ی کاربردی جاسازی می¬شود. برای مثال جریان فروش کالا در یک واحد تجاری از زمان ورود سفارش توسط مشتری تا رسیدگی به درخواست وی و تحویل کالا توسط یک نرم افزار بشرح نمودار زیر کنترل می¬شود.

 

همان طور که در نمودار مشخص گردیده؛ ابتدا مشتری درخواست خود را از طریق نماینده¬ی خود ارسال نموده سپس تغییرات نیازمندی خود را در برنامه کاربردی مربوطه ثبت می¬کند. و در نهایت با اعمال نظر مدیر اعتباری و مدیر تولید و مدیر فروش تغییرات مورد نظر اعمال و نتیجه¬ی این فرآیند انجام یا عدم انجام سفارش خواهد بود. کلیه¬ی مراحل فوق توسط یک نرم¬افزار کنترل می¬گردد که به سهولت باعث ارتباط بخش¬های مختلف سازمان گردیده و نتیجه مطلوب را در کمترین زمان و هزینه و بالاترین کارائی در پی دارد.

سیستم¬های ERP جهت خودکار کردن وظایف کاری پدید آمده¬اند و راه¬حل داده¬ای ( اطلاعاتی) یکپارچه¬ای در سرتاسر زیر ساختار سازمانی ارائه می¬دهند. سیستم¬های برنامه¬ریزی منابع سازمان¬، سیستم¬های اطلاعاتی پیکربندی شده می¬باشند که اطلاعات و فرآیندها را در داخل و در میان نواحی وظیفه¬مند در سازمان یکپارچه می¬کنند.

بطور متداول شرکت¬ها جهت رفع نیازهای هر یک از سیستم¬های وظیفه¬مند نظیر حسابداری خرید، برنامه¬ریزی و موجودی، برنامه¬های کامپیوتری کاربردی مجزایی ایجاد می-کنند. چنین سیستم¬هایی درون جزایر متناقض اطلاعاتی رشد می¬کنند، بنابراین تحکیم و اتحادشان ممکن نمی¬باشد. در نتیجه راه¬حل سیستم¬های ¬ERP¬ توانایی اداره کردن را فراهم کرده، اطلاعات و سرویس¬های گروه¬های یک سازمان یکدست را یکپارچه می¬نمایند. این راه¬حل به سازمان¬ها اجازه می-دهد که تمام منابع¬شان را بهتر اداره کنند و بدینوسیله آنها بواسطه یکپارچگی تمام اطلاعات، در میان فرآیندهای کاری مختلف هزینه¬ها را کاهش داده و کارایی را افزایش می¬دهند.

مروری بر سیستم ERP:
مبدأ و منشا سیستم¬های ERP را می¬توان با برگشت به سال¬ ۱۹۶۰ دنبال نمود، یعنی زمانی که تمرکز سیستم¬های اطلاعاتی بطور عمده بر اداره کردن سنتی موجودی¬ها بود. در دهه¬ی ۷۰ سیستم¬ها بر برنامه¬ریزی احتیاجات مواد ۴ (MRP) متمرکز شدند. در دهه¬ی ۸۰ تفکر و مفهوم¬¬ ۵ (MRPII) بوجود آمد که شامل بهینه¬سازی فرآیندهای تولیدی کل کارخانه می-شد. تکاملات تدریجی بعدی در بردارنده¬ی مدیریت نواحی دیگر نظیر مالی، منابع انسانی، مهندسی و مدیریت پروژه بود. سیستم ERP یک مدل یکپارچه¬سازی و هماهنگ کننده برای تولید، فروش و منابع انسانی می¬باشد و جایگزین سیستم¬های سنتی که نمی¬توانند جوابگوی نیازهای تجاری جدید گردند، خواهد بود.

بجای داشتن بسیاری مدل¬های غیر¬قابل انعطاف و ایستا می-توان داده¬ها را بصورت ورودی در ارتباطی دو سویه با دیگر مدل¬ها به طریق واکنش بی¬واسطه قرار داد.

ERP باعث تکامل مدل¬های (MRP)که قادر به مدیریت منابع انسانی و مدیریت مشتری نیست خواهد بود. ERP ابزاری برای مهندسی فرآیند تجارت می¬باشد که نتایج این مهندسی تغییرات گسترده و همه جانبه¬ای را در سازمان بوجود می-آورد. ابزار ERP باید ترتیب دهنده¬ی برنامه¬های گسترده تغییرات سازمانی ترجیحاً بصورت ابزار¬آلات نرم¬افزاری باشد.

ابزار ERP معمولاً به این نکته مهم تاکید دارد که مردم، ارتباطات کاری جدید را که بخش¬های اطلاعاتی آن به صورت یک بسته محافظت شده می¬باشد بوجود بیاورند و تصمیمات تجاری بازار هرگز ملزم و محدود به بازار نباشد. قسمت¬های اطلاعاتی، عناصر مهمی برای تامین نیازهای بازیگران اصلی همانند حسابداران جهت بوجود آوردن یک ابزار مفید خواهند بود.

يک مثال از سيستم ERP

تعريف ERP:
ابتدا به تعاريف موجود از منابع مختلف اشاره می¬شود:
۱٫ ERP يك سيستم اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيم كه تمام قسمت¬هاي مختلف و اطلاعات و فرآيندهاي آن شركت را يكپارچه مي‌كند.
۲٫ ERP يك تفكر، فناوري و سيستمي براي مديريت موثرتر تمام منابع در يك سازمان است كه اين مديريت از طريق اتوماسيون و يكپارچه كردن تمام فرآيندها منجربه افزایش كارايي سازمان می¬شود.
۳٫ ERP روشي براي برنامه‌ريزي و کنترل موثر تمامي منابع مورد نياز براي دريافت، توليد، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان، در شرکت¬هاي توليدي، توزيعي و خدماتي مي¬باشد.
۴٫ ERP يك راه¬حل مبتني بر فناوري اطلاعات است كه تمام منابع سازمان را توسط يك سيستم به هم پيوسته با سرعت، دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا بطور مناسب فرايند برنامه-ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند.

و در نهايت :
ERPسيستم جامعي است كه مديريت موثرتر تمام منابع و يكپارچه‌سازي همه وظايف و بخش¬هاي موجود در يك سازمان را با استفاده از يك سيستم كامپيوتري واحد برعهده دارد تا بتواند نيازهاي خاص و ويژه¬ی اين بخش¬ها را برآورده سازد. اين كار با استفاده از يك نرم¬افزار كامپيوتري انجام مي‌شود كه بوسيله يك Database واحد¬، امكان به اشتراك‌گذاري اطلاعات و ارتباط بخش¬هاي مختلف را با يكديگر برقرار مي‌سازد. اين نرم‌افزار از تعدادي ماژول نرم¬افزاري تشكيل شده است كه هر يك بخشي از وظايف موجود در شركت را برعهده دارند. اغلب نرم افزارهاي ERP آنقدر منعطف هستند كه شركت¬هاي خريدار قادرند تعدادي از ماژول¬هاي مورد نياز و يا همه آنها را نصب و بكارگيرند.

 

دلایل نیاز به ERP:
– یکپارچه¬سازی اطلاعاتی و افزایش سازگاری اطلاعات موجود در سازمان.
– استانداردسازی فرآیندهای سازمانی براساس بهترین تجربیات به دست آمده از سازمان¬های مختلف توسط شرکت¬های عرضه کننده¬ی نرم¬افزار.

– مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آنها.
– تبدیل فرآیندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجدد در فرآیندهای سازمان.
– امکان نصب و راه¬اندازی سریعتر سیستم¬های مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژول¬های مختلف این نرم¬افزار و یا سایر نرم¬افزارهای کاربردی ( که از طرف عرضه کنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند).
– امکان و یا تسهیل توسعه سیستم¬ها و تکنولوژی¬های جدید از جملهJIT 6 ، ABC 7و …
– امکان ایجاد همکاری¬های تجاری، سرمایه¬گذاری¬های مشترک، ادغام و … برای سازمان¬ها با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر.
– تغییر تمرکز از برنامه¬نویسی کامپیوتری در سازمان به بهبود فرآیندها .
– فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به عرضه مديريت زنجيره (۸ SCM ) و مديريت ارتباط مشتري(۹ CRM ).
– توسعه زیرساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث E-Business .

– یکپارچه¬سازی اطلاعات: بر¬خلاف سیستم¬های دیگر که ممکن است هر یک از بخش¬های مالی، فروش، تولید و … گزارش¬های ضد و نقیضی در مورد فعالیت¬ها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند. ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد.

– یکپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان:¬ERP کمک می-کند تا سفارشات مشتریان از زمان دریافت سفارش و دریافت مواد اولیه از تامین¬کنندگان تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن، بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود که به این ترتیب شرکت¬ها قادرخواهند بود به راحتی سفارشات را ردیابی و هماهنگی¬های لازم بین بخش¬های مختلف شرکت را ایجاد نمایند.

– استانداردسازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید: سیستم-های ERP با استانداردسازی فرآیندهای تولید و استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه¬جویی در زمان و افزایش بهره¬وری خواهند شد.
– کاهش موجودی انبار: ERP با بهینه¬سازی فرآیند سفارشات و تولید محصول، باعث کاهش موجودی مواد اولیه و موجودی در جریان ساخت می¬گردد و همین امر موجب کاهش موجودی کالای ساخته شده در انبارها می¬شود. به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول را نیز فراهم می¬سازد.

– استانداردسازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی، صرفه-جویی در زمان و جلوگیری از دوباره¬کاری.

نقش حسابداران در سیستم ERP:
حسابداران دو نقش مجزا در رابطه با ERP ایفا می¬کنند؛ نخست هدایت نحوه¬ی ذخیره¬ی هزینه¬ها را برعهده می¬گیرند و همچنین می¬دانند که معاملات ERP چگونه مدیریت مالی را تحت تاثیر قرار می¬دهد. اگر دو واحد بخوبی بهم متصل نشوند، احتمالاً اطلاعات مالی غلط و گمراه کننده بدست می¬آید وحسابداران صاحب دانشي هستند که می¬توانند خطاهای سیستماتیک را که برای سازماندهی مفید هستند، تشخیص دهند.
افزایش رابطه حسابداری با ERP منجر به کارائی بیشتر، رابطه نزدیک با مشتری، بهبود طرح استراتژیکی، سازگاری قابل¬انعطاف با بازار، تغییرات در دورنمای اقتصادی، بهبود تصمیم¬گیری مالی و سازماندهی بهتر منافع می¬گردد. این رابطه می¬تواند در روش¬های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. شرکت¬های زیادی با استفاده از گروه¬های مالی جهت ارتباط با ERP و موضوعات دیگر وارد صحنه می¬شوند.
نقش حسابداران در ERP می¬تواند چنین خلاصه شود.
۱) ارائه خدمات مشاوره¬ای در ERP.
2) ایجاد ارتباط بین سیستم¬های حسابداری و سیستم¬های مدیریت اطلاعاتی¬.
۳) ایجاد فرصت¬ها و چالش¬هاي جدید برای حسابدران به دلیل استفاده از ERP.

تاثیر ERP بر بهبود کار حسابداران :
بطور کلی می¬توان تاثیرات ERP بر بهبود کار حسابداران را بصورت زیر خلاصه کرد.
۱- ERP کنترل بر صدور صورتحساب را افزایش داده، فرآیند پرداخت حقوق کارکنان را بهبود می¬بخشد و در نتیجه بهره-وری افزایش و اتکا به کارکنان بخش کامپیوتر در انجام این کارها کاهش می¬یابد.
۲- ERP با ایجاد فرمت¬های online برای ورود سریع اطلاعات به سیستم و بازیابی آنها، اسناد و مدارک کاغذی و در نتیجه جریان کاغذبازی در موسسات را کاهش می¬دهد.

۳- ERP از طریق ثبت روزانه اطلاعات به جای ثبت ماهانه، همزمانی اطلاعات را بهبود می¬بخشد.
۴- ERP برای ممیزان و حسابرسان، اطلاعات بسیار دقیق¬تری ارائه می¬دهد که هم به نحو بهتری نمایش داده می¬شوند و هم محتوای مفصل¬تری دارند.

۵- ERP کنترل هزینه¬ها را بهبود می¬بخشد.
۶- با ERP پاسخگوئی به سفارش و پی¬گیری آن سرعت می¬یابد.
۷- با ERP می¬توان وجوه نقد را به نحو موثرتری جمع¬آوری کرد؛ به عنوان مثال به هنگام تاخیر در پرداخت مشتری، می¬توان مواد را کاهش داد.

۸- با ERP بهتر می¬توان نظارت کرد و با سرعت برای مسائل مبهم راه¬حلی پیدا نمود.
۹- ERP پاسخگویی سریع به تغییر شرایط بازار و عملکردهای کسب و کار را ممکن می¬سازد.
۱۰- با ERP فرآیند کسب و کار و دستیابی به مزایای رقابتی بسیار موثرتر می¬باشد.

۱۱- ERP ارتباط عرضه و تقاضا را در کشورهای مختلف بهبود می¬بخشد.
۱۲- ERP یک پایگاه داده¬ای یکپارچه در مورد مشتریان فراهم می¬کند که در کلیه¬ی نرم¬افزارها قابل استفاده می-باشد.
۱۳- ERP به واسطه پشتیبانی از ساختارهای متنوع مالیاتی و طرح¬های مختلف برای صورتحساب پول¬های رایج در جهان، زبان¬های برنامه¬نویسی مختلفی دارد که حسابداری عملکرد بین¬المللی موسسه را بهبود می¬بخشد.
۱۴- ERP دسترسی به اطلاعات و مدیریت در سراسر موسسه را بهبود می¬بخشد.