مقدمه:
كانون فرهنگي آموزش مشهد جهت ثبت نام از دانش آموزان خود و ثبت نام آنها در آزمون به سيستم ثبت نام نيازمند است كه بتواند از طريق آن هر دانش آوز را با شماره دانشجويي منحصر بفردي در كل سيستم، ثبت نام نمايد و دانش آموز بايد بتواند دانسجوي مشخصي را در پايگاه خود جستجو نمايد و اطلاعات آن را به مسئول كامپيوتر جهت انجام كارهاي خاصي از قبيل چاپ پاسخ برگ و يا استخراج اطلاعات تكميلي و كنكور جهت ارائه به افرادي مثل پشتيبان ها استخراج نمايد. علاوه بر امكان ثبت نام و جستجو امكاتان ديگري از قبيل اصلاح، تغيير گروه و حذف و پشتيبان و راهنما هم در اين سيستم گنجانده شده است تا سيستم ثبت نام فوق را كاملتر و مطمئن تر نمايد. از آنجايي كه ما علاقمند به انجام پروژه نرم افزاري و برنامه نويسي بوده و از طرفي قصد فراگيري دلفي را نيز داشتيم تصميم گرفتيم تا با انجام اين پروژه و تهيه سيستم ثبت نام كانون گرچه داراي حداقل امكانات باشد به دو هدف فوق خود برسيم.

از اين جهت براي نيل به اهداف خود ابتدا سعي كرديم تا با مطالعه زبان دلفي به صورت پايه اي و اساسي با كليات و سپس مطالب مهم اين زبان آشنا شويم تا بتوانيم بعد از انجام راحل تجزيه و تحليل سيستم و دريافتن احتياجات اساسي سيستم شروع به طراحي فرمهاي مورد نياز و بعد بصور همزمان برنامه نويسي اين سيستم آموزشي، كنيم.
در ادامه به توضيح مختصري درباره فصول اين پروژه، مي پردازيم.

فصل اول
معرفي كانون فرهنگي
كانون فرهنگي آموزش موسسه اي حصوصي مي باشد كه با هدف مشاوره و راهنمايي داوطلبان كنكور و رشد و ترقي آنها در سال ۱۳۷۰ در تهران تأسيس گرديد و فعاليتهاي خود را در زمينه هاي گوناگوني همچون نشر كتاب‏، برگزاري آزمون هاي دوره اي و كلاس هاي تك درس تست زني و نيز نهاد پشتيبان آغاز كرده و به تدريج بر كيفيت و كميت آنها افزود. اين مركز توانست با جلب اعتماد و اطمينان داوطلبان و اوليا آنها روز به روز گسترش نمايد و بر فعاليتهاي خود بيفزايد به گونه اي كه امروزه بعد از گذشت چند سال تقريبا در تمامي استانهاي كشور داريا شعبه مي باشد.
در اينجا توضيح مختصري را در مورد هر يك از فعاليتهاي كانون مي خوانيم:

۱- نشر كتاب
اين مركز براي رفاه حال داوطلبان و تسهيل دستيابي آنان به منابع مختلف اقدام به تهيه كتب مخلتف كنكور بارنگها و اهداف مختلف كرد به گونه ايكه هم اكنون يكي از بزرگترين و برگزيده ترين ناشران كتب كنكوري با بيشترين تعداد عنوان كتاب در كشور شناخته شده است.

۲- بركزاري آزمونهاي دوره اي و كلاس هاي تك درس
به جهت بالا بردن مهارت تست زني و درك مفاهيم اصلي دروس، اين مركز علاوه بر برگزاري كلاسهاي كنكور خصوصي و نيمه خصوصي تك درس، اقدام به برگزاري آزمونهاي دوره اي در سراسر كشور نموده است و هر دو هفته يك بار آزمونهايي را برگزار مي كند به گونه اي كه داوطلبان قبل از كنكور سراسري خود ۲۲ آزمون را پشت سرگذاشته و با اطمينان خاطر و آشنايي بيشتر با سئوالات در كنكور واقعي شركت مي كنند.

۳- نهاد پشتيبان ها
يكي ديگر از نهادهايي كه به تازگي در اين مركز شروع به فعاليت نموده و از همان ابتدا با استقبال گسترده داوطلبان و والدين آنها مواجه شد، نهاد پشتيبان ها مي باشد.
اين نهاد باد هدف پشتيباني هر چه بيشتر داوطلبان و مشاوره و راهنمايي آنها و نيز عملي كردن برنامه ريزي دقيق در كار داوطلبان به طور جدي و علمي، پايه ريزي و اجرا شد.

روش كا اين نهاد به گونه اي است كه هر پشتيبان با توجه به رته تحصيلي خود و رشته داوطلبان مسئوليت مشاوره و راهنمايي تعدادي داوطلب را بر عهده ميگيرد و در طول هفته با برقراري تماسهاي تلفني وضعيت درسي آنها را بررسي كرده و نيز آنها را با توجه به وضعيت آزمونهاي گذشته خود راهنمايي و هدايت مي كند.
فصل دوم
مقدمه اي بردلفي
كار در IDE و پيكربندي آن
IDE يا ( Integrated Development Environment) نخستين چيزي است كه پس از اجراي دلفي مشاهده مي كنيد. در حقيقت، يكي از هسته هاي تشكيل دهنده دلفي (توربو پاسكال)، يكي از نخستن IDE هاي اين صنعت را داشت. نخستين نگارشهاي توربو پاسكان يك IDE براي توليد برنامه اهي كاربردي داس داشتند كه به اندازه وضعيت فعلي دلفي، يكدست بودند. اينك به بررسي برخي از جنبه هاي اساسي دلفي مي پردازيم.

بازكردن و بستن فايلها
براي اينكه Desktop را مديريت كنيد، لازم است فايلها را متناسب با برنامه اي كه با آن كار مي كنيد، باز نموده و سپس ببنديد. گزينه هاي مربوط به عمليات فايلها در منوي File جاي داده شده اند. پيش از بستن يك فايل حاص، اطمينان حاصل كنيدكه يونيت يا فرم متناظر باآن در مقابل تصوير باشد. براي بستن فايل مقابل تصوير، كليدهايc،Alt+f را فشار دهيد. وقتي اقدام به بستن يونيتي مي كنيد كه داراي فرم است، و يا بالعكس، يونيتيا فرم نيز بسته مي شود.
بازكردن فايلها يكي از عمليات منوي file است. كليدهاي O،Alt+F را براي بازكردن يك فايل فشار دهيد، و يا از فرمان Reopen منوي File (در ذيل گزينه Open) براي انتخاب يكي از آخرين فايلهاي بسته شده استفاده كنيد. وقتي يونيت فرم داري را باز مي كنيد، كافي است نام يونيت را انتخاب كنيد تا فايل فرم متناظر با آن نيز باز شود.

ذخيره سازي فايلها
گزينه مربوط به ذخيره سازي فايل ها نيز همچون ديگر عمليات مربوط به فايل ها در منوي File است. براي ذخيره سازي كارهاي خود مي توانيد گزينه هاي Saveو Save asو save Project يا save All را انتخاب كنيد. از Save براي ذخيره سازي فايل مقابل نمايشگر، از Save As براي ذخيره سازي فايل مقابل نمايشگر با يك نام جديد، از Save All براي ذخيره سازي همزمان تمام فايلهاي پروژه استفاده كنيد. وقتي پروژه اي را ذخيره مي كنيد، نام فايل پروژه با انشعاب DPR. به هنگام كامپايل كردن برنامه به آن اختصاص مي يابد.

آشنايي با Object Inspector
Object Inspector كادر مكالمه اي براي وارد كردن داده هاست كه با استفاده از آن در زمان طراحي ميتوانيد مقادري پيش فرض شي را تعيين كنيد. همان گونه كه در شكل مشخص است، شي و كلاس كه مشخصات آنها نشان داده شده است عبارتند از :Form1و Tform1. بنابر اين اگر مقادير فهرست شده را تغيير دهيد، در واقع مقادير اوليه Form1 تغيير مي يابد.

تب Properties فهرست آن دسته از داده هاي مربوط به Form1 را نشان مي دهد كه در زمان طراحي قابل تغيير هستند. تب Events فهرست خصوصيات ويژه اي را نشان مي دهد كه براي پاسخگويي به پيامدهاي ويندوز هستند.
رويدادها، زيرروالهايي هستند كه به پيامهايي چون فشردن دكمه هاي ماوس پاسخ مي دهند. اگر تب Events را به وسيله ماوس برگزينيد و سپس دكمه ماوس را در سمت رات آن دومرتبه متوالي فشار دهيد، دلفي پوسته تابعي را براي پاسخويي به پيام مرتبط با آن رويداد ايجاد مي كند. به عنوان مثال، تب Events را به وسيله ماوس برگزينيد و دكمه ماوس را دو مرتبه متوالي در ستون سمت راست رويدار onClick فشار دهيد تا دلفي يك رويه خالي ايجاد كند.

شيوه اجراي برنامه هاي كاربردي
كليد F9 را براي اجراي برنامه كاربردي خود فشار دهيد. برنامه در مدRun تنها در صورتي متوقف شده و كنترل را بر مي گرداند كه «نقطه قطعي» را تعيين كرده باشيد و يا Program Pause را از منوي Run انتخاب كنيد. نقاط قطع را مي توان با كليد F5 فعال و غير فعال كرد. اكر مي خواهيد برنامه خود را خط به خط اجرا كنيد، F8 يا كليدهاي s،Alt+R را فشار دهيد. بدين ترتيب برنامه خط به خطر اجرا مي شود، اما اين كار براي رويه ها و توابع انجام نمي شود. اگر مي خواهيد روند اجراي رويه ها را نيز دنبال كنيد، در آن صورت كليد F7 را براي استفاده از ويژگي Trace Info و Run ابزار اشكال زدايي فشار دهيد.

آشنايي با طراحي «پروژه محور» دلفي
دلفي يك محصول توليد «پروژه محور» است. اين بدين معني است كه تمام برنامه هاي كاربردي، پروژه اي متشكل از يك يا چند فايل و يك فايل پروژه هستند. انواه فايلهايي كه مي توانندبخشي از يك پروژه باشند. عبارتند از فايل هاي متن برنامه فرم يونيت هاي كامپايل شده، پيكربندي، گزينه ها و فايلهاي پشتيبان. در اين قسمت به بررسي فايلهاي مختلف يك پروژه و كاربردهاي آنها مي پردازيم.

فايل پروژه
فايل پروژه داراي انشعاب .dpr و اساسا حاوي دستورات آغازين برنامه كاربردي در بين يك جفت begin و end است.
دستور Program نشان دهنده نام فايل اجرايي است. دستور Uses نشانگر تمام فايلهايي است كه صريحا در پروژه گنجانده شده اند و نام آنها با كاما از يكديگر جدا شده است. $R يكي از دايركتيوهاي كامپايلر است. دايركتيو{$R*.RES} نشان مي دهد كه دلفي بايد اطلاعات منابع ويندوز را در فايلي همنام با پروژه و با انشعاب .RES جستجو كند. Begin و End معادل Sub mail() در زبان c و آغاز كننده يك رويه در ويژوال بيسيك هستند. برنامه هاي كاربردي دلفي عموما با Application.Initialize آغاز و با Application.Run خاتمه مي يابند.
اگر چه دستورات فايل .dpr قابل تغيير هستند، اما عموما ضرورتي به انجام اين كار وجود ندارد. بهتر است مديريت فايل پورژه را به دلفي واگذار كنيد. مگر آنكه از تغييراتي كه اعمال مي كنيد. مطمئن هستيد.

فايل متن برنامه
فايل متن برنامه ها در پاسكان داراي انشعاب .pas است. عموما هر پروژه حداقل يك يونيت خواهد داشت. يونيت، محلي است كه دستورات در انجا نوشته مي شوند. اگر ماجول داده ها يا فرمي را ايجاد كنيد، در آن صورت هم يك فايل .pas و هم يك فايل .dfm خواهيد داشت.

فرم ها و ماجول داده ها
فرمها و ماجول داده ها داراي انشعاب .dfm هستند و با يك فايل .pas مرتبط مي شوند. دستورات برنامه در يونيت داراي انشعاب .pas نوشته مي شود. فايل DFM كه تا پيش از دلفي ۵ يك فايل باينري بود، اينك متني است و منابع لازم را به گونه اي تعريف مي كند تا فرم ها و ماجولهاي داده ها بتوانند نماي ويژوال شي ها را ذخيره كنند. فرم ها زير كلاسه از Tform و ماجول نيز زير كلاسي از TdataModule هستند كه هر دو در يونيت forms.pas تعريف شده اند.

فايل هاي گزينه ها و پيكربندي
وقتي تغييراتي در گزينه هاي option، Project اعمال مي كنيد. دلفي تمام تغييرات را در فايلي با انشعاب .dof ذخيره مي كند. وقتي تغييراتي را اعمال مي كنيد كه برچگونگي پامپايل شدن يك برنامه كاربردي تآثير مي گذارند، تمام آن تغييرات به صورت متن در فايل .cfg (پيكر بندي) ذخيره مي شوند.

يونيت هاي كامپايل شده ميانجي
هر يونيت كامپايل شده، يك فايل غير اجرايي با انشعاب .deu است. در طي فاز link كردن روند ساخت فايل اجرايي، اين فايل هاي .dcu هستند كه براي تشكيل برنامه كاربردي اجرايي با يكديگر مرتبط مي شوند. در صورت تمايل مي توانيد اين فايل ها را حذف كنيد، اما بهتر است بگذاريد تا آنها را نيز دلفي مديريت كند.
وقتي برنامه كاربردي خود را مي سازيد، دلفي فايل متن برنامه را با يونيت هاي كامپايل شده مقايسه مي كند. چنانچه متن برنامه تغييير نيافته باشد، دلفي مجبور به كامپايل مجدد يونيت ها نخواهد بود. اگر مي خواهيد توليد كنندگان ديگر نيز بتوانند برنامه هاي كاربردي را با استفاده از محصول شما بسازند، در آن صورت مي توانيد تنها فايل هاي .dcu (بدون متن برنامه) را توزيع كنيد. در اين صورت توليد كنندگان ديگر مي توانند برنامه شما را بدون اينكه نيازي به داشتن منطق كاري آنها باشد. به كار برند. توزيع فايل هاي .dcu روشي است كه با استفاده از آن مي توانيد برنامه خود را بدون ارائه منطق و نكات كليدي آن منتشر كنيد.

فايل هاي پشتيبان
هر وقت فايلي را تغيير دهده و ذخيره مي كنيد، دلفي از تمام نگارشهاي موجودفايل نسخه پشتيبان تهيه مي كند. از اين رو، هميشه آخرين فايل و نگارش پيش از آن را داريد. قرار داد نامگذاري فايل پشتيبان به اين صورت است كه نام فايل تقريبا مشاه نام فايل مورد نظر خواهد بود. بااين تفاوت كه كاراكتر «~» بين نقطه جدا كننده نام و انتشعاب و نخستين حرف انشعاب قرار خواهد گرفت. به عنوان مثال، main.pas به main.~pas تبديل خواهد شد.
چون فايل هاي پشتيبان به هيچ شكل ديگري تغيير نمي يابند، تنها كاري كه براي احياي يك نسخه پشتيبان بايد انجام دهيد آن است كه از Explorer استفاده كنيد و با حذف «~» نام فايل را تغيير دهيد. اگر از يك برنامه كنترل نگارش استفاده مي كنيد، به محض شروع توليد، با ذخيره سازي مرتب و به روزرساني فايل هاي بايگاني، هيچ دليلي براي از دست دادن اطلاعات وجود نخواهد داشت.

فايل بسته هاي نرم افزاري آماده
هر فايل بسته نرم افزاري آماده، نوعي پورژه ويژه با انشعاب .dak است. اين فايل ها، پروژه هايي هستند كه اجزا ساخت آماده را تعريف مي كنند.

فايل برنامه كاربردي
اين فايل ها عبارتند از DLL ها، برنامه هاي اجاريي و شي هاي كنترلي اكتيوX (.ocx، چرا كه اكتيوX سابق بر اين از قرار داد نامگذاري OLE استفاده مي نمود).
هر يك از اين نوع فايل ها نمايانگر يك محصول نهايي كامپايل و link شده است. برنامه هاي كاربردي اجرايي به صورت برنامه هاي مستقل ياسرويس دهنده اجرا مي شوند.DLL ها نمايانگر فايل هاي منابع يا سرويس دهنده ها هستند، و شي هاي كنترلي اكتيوX شي هاي كنترلي پشتيبان هستند كه براي ساختن برنامه هاي كاربردي ديگر مورد استفاده قرار مي گيرند.

فصل سوم
بانك اطلاعاتي پايگاه داده ها

بانك اطلاعاتي چيست؟
از بان اطلاعاتي تعاريف گوناگون شده است كه تعريف زير از همه جامعتر به نظر مي رسد:
بانك اطلاعاتي مجموعه اي سازمان يافته از اطلاعات و دادههاي مرتبط به هم است. داده ها عبارتند از: حقايق و ارقام يك موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتايجي كه از تركيب دادهها حاصل مي گردند. مؤسسات و سازمانها معمولا به دو صورت سيستم هاي اطلاعاتي خود را تشكيل داده از آنها استفاده مي كنند.

اجزاي تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي
۱- كاربران
۲- سيستم بانكهاي اطلاعاتي
۳- داده هاي موجود در بانكهاي اطلاعاتي

كابران كساني هستند كه به نحوي با بانكهاي اطلاعاتي سروكار دارند. براساس نوع كاري كه كاربران با بانك اطلاعاتي دارند، مي توان آنها را به سه دسته تقسيم كرد:
۱- مدير يا مسئول بانك اطلاعاتي
۲- برنامه نويسان كاربردي يا طراحان بانكهاي اطلاعاتي
۳- كاربران نهايي

كابران هايي كساني هستند كه حق هيچگونه تغيير و تبديل را در بانك اطلاعاتي ندارند، بلكه فقط از امكانات آن مي توانند استفاده نمايند. طراحان بانكهاي اطلاعاتي كساني هستند كه بانك اطلاعاتي را ايجاد نموده اند.
مسئول بانك اطلاعاتي كسي است كه حق هر گونه تبديل و تغيير را در بانك اطلاعاتي دارد. به عنوان مثال اضافه كردن داده هاي جديد و حذف يا اصلاح داده ها به عهده مسئول بانك اطلاعاتي است. سيستم بانك اطلاعاتي مجموعه اي از برنامه هايي است كه نيازهاي كاربران را برآورده مي كند.

عناصر صفحه DATA ACCESS
با استفاده از عناصر اين صفخ مي توان به بانك اطلاعاتي دسترسي داشت. عناصر اين صفحه، عمل اشاره كردن به بانك اطلاعاتي، جدول و ركودها را آسان مي سازد. هيچ يك از عناصر صفحه Data Access در زمان اجرا قابل بويت نيست(تمام عناصر صفحه Data Access، غير ويژوال اند).

عناصر صفحه DATA CONTROL
عناصر اين صفحه، عناصر دستگاري داده ها نام دارند. با استفاده از اين عناصر مي توان داده ها را نمايش داده پيمايش و ويرايش كرده و سپس دوباره به بانك اطلاعاتي بازگرداند. بيشتر اين عناصر همانند عناصر صفحه Standard يا صفحه Additional عمل مي كند. عناصر صفحه DATA CONTROL در زمان اجرا قابل رويت مي باشند(از عناصر ويژوال اند).

ايجاد ساختار بانك اطلاعاتي
براي ايجاد يك بانك اطلاعاتي ابتدا بايد ساختار ركورد را مشخص كرد. براي اين منظور بايد نام، نوع و صور هر فيلد از ركوردهاي بانك اطلاعاتي را تعيين نمود. براي تعريف ساختار بانك اطلاعاتي فرمان DataBase Desktop از منوي Tools را انتخاب نماييد. مراحل ايجاد ساختار بانك اطلاعاتي به صورت زير است:
۱- گزينه File/New/Table را انتخاب كنيد تا كارد محاوره CreateTable فعال شود. در اين كادر بايد نوع جدول را وارد نماييد چون در دلفي كاركردن با پاداكس راحتتر كار مي كنند پس Prodox7 را انتخاب كرده دكمه OK را كليك كنيد.
• بخش FieldName: در اين بخش مي توان نام فيلد ها را وارد كرد. نام فيلد ها را وارد كرد. نام فيلدها از قانون نامگذاري متغير ها پيروي مي كنند.
• بخش Type: در اين بخش مي توان نوع فيلدها را وارد نمود.

• بخش Size: در اين بخش مي توان تعداد بايتهاي مورد نياز هر فيلد را تعيين كرد.
• بخش Key: اين بخش برا معرفي فيلدهاي كلد به كار ميرود. فيلد كليد‏، فيلدي است كه براي تمايز ركوردها به كار مي رود. يكي از شرايطي كه در پارادكس بايد در نظر گرفت اين است كه تمام فيلدهاي كليد بايد در بالاي ساختار قرار گيرند. در صورت تعريف فيلد كليد در پارادكس، موتور بانك اطلاعاتي تضمين مي كند كه تمام فيلدهاي كليد منحصر بفرد باشد(چك مي كند كه هيچ ركوردي با فيلد كليد تكراري وارد نشود). اگر كاربر براي فيلد كليد داده تكراري وارد نمايد، در اين صورت يك اتثنا رخ مي دهد.
• بخش Minimum Value: اين بخش براي تعريف كمترين مقدار فيلد به كار مي رود.
• بخش Maximum Value: اين بخش براي تعريف بيشترين مقدار فيلد استفاده مي شود.
• بخش Defaul tValue: اين بخش براي تعيين مقدار پيش فرض فيلد، در صورتي كه مقداري براي فيلد وارد نشود، بكار مي رود.
• بخش Table Properties: در اين بخش مي توان خواص ساختار را انتخاب كرد. به عنوان مثال، براي اينكه بانك اطلاعاتي كمترين و بيشترين مقدار را چك كند، در كادر خواص بايد وضعيت Validity Checkes را انتخاب نماييد. براي تعريف ايندكس ثانويه براي جدول بايد خواص را به مقدار SecondaryIndexes تغيير داد.
۲- نام فيلد ها را همراه با نوع آن و تعداد بايتهاي مورد نياز آن وارد كنيد. درهنگام معرفي ساختار بانك اطلاعاتي مي توان با كليدهاي مكان نما بين فيلدها حركت كرد. برا معرفي فيلد كليد، مي توان در بخش key كليد space را فشار داد يا خش key با ماوس كليك كرد. با كليك بعدي، تعريف فيلد به عنوان فيلد كليد منظور مي شود و با كليد insert مي توان جديدي را به ساختار اضافه نمود و كليد delete براي حذف فيلدي از ساختار جدول به كار مي رود.

۳- پس از معرفي ساختار بانك اطلاعاتي، دكمه SaveAs را با ماوس كليك كنيد تا اطلاعات ساختار بانك اطلاعاتي ذخيره شود.
۴- مقدار DBDemos را در كادر فهرست Drive (يا aliase) انتخاب كنيد و نام بانك اطلاعتي را در كادر new وارد كنيد و سپس دكمه ok را كليك كنيد.

تغيير ساختار بانك اطلاعاتي
بعد از ايجاد ساختار بانك اطلاعاتي بايد بتوانيد آن ساختار را تغير دهيد، زيرا اگر دوباره آن ساختار را ايجاد نماييد تمام اطلاعات بانك اصلاعاتي از بين مي رود. مراحل تغيير ساختار بانك اطلاعاتي موجود به صورت زير است:
۱- گزينه Tools/databaseDesktop را انتخاب كنيد.
۲- گزينه File/Open/Table را در صفحه CreateParadoxTable انتخاب كنيد.
۳- نام بانك اطلاعاتي را كه بايد ساختار آن تغيير يابد واردكرده دكمه ok را كليك كنيد.
۴- اگر گزينه Table/Resutrcture را انتخاب كنيد ساختار جدول نمايش داده مي شود كه مي توانيد آن را تغيير دهيد و ذخيره كنيد۰انجام تغييرات در ساختار بانك اطلاعاتي همانند ايجاد ساختار بانك اطلاعاتي است).

ايندكسها
با استفاده از ايندكس مي توان ركوردهاي جدول را بر اساس فيلد يافيلدهاي خاص مرتب كرد. در بانك اطلاعاتي رابطه اي مي توان يك فيلد كليد در نظر گرفت كه اطلاعات براساس آن مرتب باشند. در پارادكس انتخاب فيلد كليد باعث مي شود كه ايندكس براساس فيلد كليد ايجاد شود. مزيت ايندكس اين است كه سرعت دستيابي به اطلاعاتي كه داراي فيلد ايندكس هستند به مراتب بالاتر از فيلدهايي هستند كه بدون ايندكس مي باشند.

اضافه كردن ايندكس به جدول
اكنون كه ضرورت استفاده از ايندكس دربانك اطلاعاتي مشخص شد، بايد بتوان ايندكس را به جدول اضافه نمود. مراحل افزودن ايندكس به جدول به صورت زير است:
۱- گزينه Tools/DataBaseDesktop را انتخاب كنيد.
۲- گزينه File/Open/Table را براي باز كردن جدول انتخاب كنيد.
۳- نام بانك اطلاعاتي را كه ايندكس بايد به آن اضافه شود، انتخاب نماييد. دكمه ok را كليك كنيد.
۴- فرمان Table/Restructure را در DataBaseDesktop اجرا نماييد.
۵- در بخش table Properties گزينه SecondaryIndexes را انتخاب كنيد.
۶- دكمه Define را انتخاب كنيد تا صفحه DefineSecondaryIndex باز شود.
۷- فيلدهاي مورد نظر را با استفاده از دكمه جهت نماي راست به ليست فيلدهاي ايندكس اضافه نماييد.

صفحه DefineSecondaryIndex داراي بخشهاي زير است:
دكمه جهت نماي چپ: اين دكمه براي حذف فيلد از ليست Indexed Fields به كار مي رود.
دكمه <<: اين دكمه، تمام فيلدهاي انتخاب شده را از ليست Indexed Fields حذف مي نمايد.
دكمه هاي جهت نماي بالا و پايين: اين دكمه ها، براي تغير ترتيب ايندكس بندي فليدها به كار مي روند.
• بخش Unique: با انتخاب اين گزينه، نمي توان براي فيلد ايندكس ركورد تكراري وارد كرد.
• بخش Case Sensitive: با انتخاب اين گزينه، در هنگام ايجاد ايندكس بين حروف كوچك و بزرگ فرقي قائل نمي شود.

• بخش Desending: با انتخاب اين گزينه، مي توان ترتيب ايندكس را نزولي انتخاب كرد. در حالت معمولي ترتيب ايجاد ايندكس صعودي مي باشد.
• بخش Maintained: همانطور كه قبلا بيان شد، در زمان طراحي ساختار ركورد مي توان يك فيلد را به عنوان كليد انتخاب نمود. هنگامي كه فيلد كليد را انتخاب كرديد، براي افزودن Secondary Index حتما اين گزينه انتخاب مي شود.
۸- با انتخاب هر يك از گزينه هاي بالا مي توانيد ايندكس دلخواه خود را ايجاد كنيد.
۹- دكمه ok را كليك كنيد تا نام فايل ايندكس درخواست گردد، نام ايندكس را وارد نماييد، اگر فايل ايندكس موجود باشد، يك كادر محاوله Warning ظاهر مي گردد. در اين شكل با انتخاب گزينه Yes فايل ايندكس جديد، جايگزين ايندكس قبلي مي گردد.
۱۰- با انتخاب گزينه save، ساختار بانك را ذخيره نماييد و از صفحه تغيير ساختار خارج شويد.

فصل چهارم
معرفي نرم افزار

۱- Password
فرم يك، فرم شروع سيستم مي باشدكه كاربر با دادن رمز عبور قادر خواهد بود وارد سيستم اصلي ثبت نام شود. اين فرم يكي از سادهترين و ابتدايي ترين فرمهاي سيستم مي باشد.
عناصر موجود در اين فرم: عناصري كه در اين فرم مورد استفاده قرار گرفته اند شامل يك عنصر Edit، دو Panel و يك عنصر image مي باشد.

شكل شماره ۱
۲- تعيين آزمون
بعد از دادن رمز عبور كاربر وارد فرم بعدي يعني فرم تعيين آزمون مي شود كه در اينحا از بني ۲۲ آزمون موجود يكي از آنها را انتخاب مي كند و بازدن دكمه enter از صفحه كليد و يا دكمه تأييد كه در فرم طراحي شده، پيغام به «سيستم قلم چي خوش آمديد» را مشاهده و بعد از كليك كردن آن وارد فرم بعدي يعني سيستم ثبت نام مي شود. و اگر از دكمه انصراف استفاده كند از سيستم خارج مي شود.
عناصر موجود در اين فرم
براي طراحي اين فرم ابتدا از يك panel استفاده شده و عنصر image‌را در سمت چپ فرم قرار داده ايم. سپس براي مراحل تعيين آزمون و تأييد و انصراف و خوش آمدگويي از label ها، panelها و combobox استفاده كرده ايم.
شكل شماره ۲
۳- سيستم ثبت نام
فرم شماره ۴ در حقيقت فرم اصلي در اين سيستم مي باشد و شامل صفحه ها و دكمه هاي متفاوتي مي باشد.
۳-۱- شماي كلي فرم

اين فرم از سه قسمت نسبتا مجزا تشكيل شده است. قسمت بالايي فرم كه در آن شمارنده. آخرين شمارنده، رشته تحصيلي و گروه آزمايشي ديده مي شود و مي توان گفت كه براي هر عملياتي از قبيل حذف، جستجو و يا ثبت نام داوطلب جديدابتدا بايد موارد فوق را تنظيم كرد كه البته شمارنده به صورت خودكار و هوشمند توسط سيستم تغيير مي كند و منحصر بفرد مي باشد در رشته و گروه هم توسط كاربر مشخص مي شود.
قسمت بعدي فرم كه در وسط مشاهده مي شود خود شامل سه دكمه اصلي مي باشد كه بازدن هركدام وارد يك صفحه جداگانه مي شويم. دكمه اطلاعات ثبت نام، اطلاعات تكميلي و اطلاعات كنكور كه به منظور ثبت نام دادن تمامي موارد داخل صفحه اطلاعات ثبت نام اجباري و لازم مي باشد.
قسمت سوم و انتهايي فرم شامل كليه دكمه هايي است كه در واقع عمليات اصلي سيستم راشامل مي شوند و به فعال كردن آنها عملياتي را در همين فرم يا فرمهاي بعدي مي توان انجام داد.

۳-۲- معرفي دكمه ها
دكمه جديد
با زدن اين دكمه كل صفحه سيستم ثبت نام فعال و قابل ويرايش است و مي توان باوارد نمودن اطلاعات ثبت نام و تكميلي و كنكور داوطلب و نيز تعيين رشته و گروه عمل ثبت نام داوطلب جديد را انجام داد. وقتي دكمه جديد را كليك مي كنيم قسمت پاييني فرم ثبت نام عوض شده و دو دكمه ثبت و انصراف را خواهيم ديد كه براي عمل ثبت نام از دكمه ثبت استفاده مي كنيم.

دكمه جستجو
هنگامي كه اين دكمه راكليك مي كنيم كادر محاوره اي باز شده و از ما شماره داوطلبي را كه مي خواهيم جستجو كنيم مي پرسد و بعد از دادن شماره و كليك ok اطلاعات ثبت نام و تكميلي و كنكور داوطلب و همچنين رشته و گروه وي از جدولي به نمام kanan.db كه در بانك اطلاعاتي درست كرده ايم بازيابي شده و قابل مشاهده مي باشد، و اگر شماره داوطلبي در بانك اطلاعاتي موجود نباشدبا پيغمي اين را به اطلاع كاربر مي رساند.
هنگامي كه داوطلبي را جستجو كرديم يعني از دكمه جستجو استفاده كرديم، كليه دكمه هايي كه در فرم ۴ «سيستم ثبت نام» غير فعال بودند مثل اصلاح و تغيير گروه و حذف، فعال شده و آماده كار مي باشند.

شكل شماره ۳

دكمه هاي اصلاح و تغيير گروه
بعد از جستجوي داوطلب و فعال شدن اين دكمه ها مي توانيم در صورت اشتباه بودن اطلاعات يك داوطلب و يا به منظور كامل كردن اطلاعات تكميلي و كنكور وي از دكمه اصلاح استفاده كنيم بازدن اين دكمه كل صفحه فعال و قابل ويرايش و تغيير مي شود.
همچنين اگر داوطلبي تصميم به تغيير رشته و گروه خود دارد از دكمه تغيير گروه استفاده مي كنيم كه با زدن اين دكمه فقط قسمتهاي رشته و گروه و نام پشتيبان از حالت غير فعال خارج و قابل تغيير مي شوند.
با كليك بر روي هر يك از دكمه هاي اصلاح وتغيير گوره به جاي كليه دكمه هي صفحه سيستم ثبت نام دو دكمه تأييد و انصرفا ظاهر مي شود.

دكمه حذف
براي حذف و پاك كردن اطلاعات يك داوطلب از بانك اطلاعاتي، بعد از جستجو وي با كليك بر روي دكمه حذف پيغامي ظاهر شده و از اطمينان ما براي حذف سئوال مي كند كه در صورت تأييد كردن عمل حذف به طور كامل انجام مي شود.

دكمه نمايش و چاپ
با زدن اين دكمه وارد فرم جداگانه ديگري به نام فرم نمايش مي شويم. براي ديدن مشخصات داوطلبانيكه در يك رشته و گروه خاص زير نظر يك پشتيبان كار مي كنند از اين دكمه استفاده مي كنيم. وقتي وارد فرم نمايش شديم اطلاعاتي از قبيل رشته و گروه و جنسيت و نام پشتيبان را وارد مي كنيم و بعد بازدن دكمه نمايش كه در همان فرم قرار دارد وارد فرم جداگانه ديگري مي شويم كه جدول مشخصات داوطلبان در آن قرار دارد.
مي توانيم اطلاعات اين جدول را برحسب شماره داوطلبي و نيز نام خانوادگي كه در جدول kanan.bd به عنوان ايندكس تعريف شده اند، مرتب كنيم تا عمل جستجو بر اساس يكي از اين دو ايندكس به راحتي انجام شود. براي خارج شدن از اين فرم از دكمه خروجي كه در همين فرم قرار دارد استفاده مي كنيم تا به فرم نمايش برگرديم. و براي خروج از فرم نمايش و بازگشت به فرم سيستم ثبت نام از دكمه انصراف كه در فرم نمايش قرار دارد استفاده مي كنيم.
شكل شماره ۴

شكل ۵
دكمه پشتيبان
با زدن اين دكمه نيز وارد فرم مجزاي ديگري مي شويم كه خود اين فرم نيز به عنوان سيستم ثبت نام پشتيبانان عمل مي كند و خود شامل زير دكمه هايي به نامهاي نمايش ليست پشتيبانها، پشتيبان جديد، تغيير مشخصات پشتبيان، خذف پشتيبان و خروج مي باشد.

شكل شماره ۶

۱- نمايش ليست پشتيبان ها
با زدن اين دكمه يك فرم جداگانه ديگر به نام مشخصات پشتيبان ها ظاهر مي شود كه شامل يك جدول مي باشد كه اطلاعات داخل جدول poshtiban.bd در بانك اطلاعاتي را در خود وارد و كليه پشتيبان هاي موجود در بان كرا مي توان در اين فرم ديد.

شكل شماره ۷

۲- پشتيبان جديد
براي ثبت نام، پشتيبان جديد، از اين دكمه استفاده مي كنيم كه بازدن آن يك صفحه در همان فرم، باز مي شود و اطلاعات پشتيبان جديد را مي گيرد و سپس با دكمه هاي ثبت و انصراف كه در اين صفحه تعبيه شده است مي توانيم فرد مورد نظر خود را ثبت نام كرده و يا از انجام آن انصراف دهيم.