فصل ۱
پايگاه داده چيست؟
يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات
هر پايگاه داده مجموعه اي از اطلاعات مربوط به يك عنوان يا موضوع خاص مي باشد. اين مجموعه معمولاً به نحوي سازماندهي مي شود كه كاربر بتواند:
• آيتم هاي اطلاعاتي دلخواه خود را در آن دريابيد.

• آيتم هاي جديدي را كه با آنها مواجه مي شويد، به آن اضافه كنيد.
پايگاههاي داده الزاماً در كامپيوتر نگهداري نمي شوند. براي مثال كتابچه هاي آدرس و فهرستهاي تلفن پايگاههاي داده اي هستند كه روي كاغذ ثبت شده اند (هر چند ممكن است افراد بسيار معدودي آنها را پايگاه داده بنامند)
اما نگهداري يك پايگاه داده در كامپيوتر، باعث تسهيل و تسريع فرآيند دست كاري اطلاعات موجود در آن
مي شود. براي مثال با بكارگيري يك فهرست تلفن (چاپ شده روي كاغذ) به راحتي مي توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختيار داشتن نام آنها پيدا كنيد. اما عكس اين موضوع صادق نبوده و يافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسيار دشوار خواهد بود.
اما با استفاده از يك فهرست تلفن كامپيوتري اطلاعات فوق الذكر را با سرعت سهولت بيشتري مي توان دريافت كرد. همچنين با استفاده از چنين فهرست تلفني نام تمام افرادي كه در يك خيابان بخصوص زندگي مي‌كنند يا تمام افرادي كه نام كوچك آنها Paul مي باشد، را به راحتي پيدا كرد.
پايگاههاي داده كامپيوتري انعطاف پذير هستند. بدين معني كه روشهاي بسيار متعدد و متنوعي را براي كار كردن با اطلاعات (حتي مقادير بزرگي از اطلاعات) تدارك مي بينند. نرم افزار Microsoft Access نمونه اي از سيستمهاي مديريت پايگاههاي داده (برنامه هايي كه امكان توليد و مديريت پايگاههاي داده در كامپيوتر را فراهم مي كنند)

ركوردها و فيلدها
معمولاً اطلاعات موجود در يك پايگاه داده، به كوچك ترين اجزا تقسيم مي شوند. هر يك از اين اجزا در فيلد مخصوص به خود قرار مي گيرد. براي مثال جهت وارد كردن نام و آدرس افراد در يك پايگاه داده كاربر،
نمي تواند تمام اطلاعات هر فرد را در يك فيلد واحد، نظير آنچه در زير نشان داده شده است را وارد نمايد.

بلكه به طور طبيعي هر قطعه از اطلاعات را در فيلد جداگانه ثبت مي كند تا امكان تشخيص و تميز دادن آنها از يكديگر فراهم شود.
جداول و پايگاههاي داده
به مجموعه اي از ركوردها، جدول گفته مي شود. چنانچه يك پايگاه داده تنها حاوي يك جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حكم پايگاه داده خواهد بود. در اين مهارت ICDL تنها با پايگاههاي داده سرو كار دارد كه حاوي يك جدول هستند. تنها چيزي كه بايد در مورد دسته اي از پايگاه داده كه حاوي بيش از يك جدول هستند بدانيد،‌ اين است كه Access امكان ايجاد آنها را فراهم مي كند.
هنگامي كه با هزارها يا صدها هزار ركورد سروكار داريد، بحث به كارگيري يك سيستم مديريت

پايگاههاي داده پيش مي آيد. براي مثال چنان چه از كامپيوتر خواسته شود، تنها ركوردهايي را (از ميان صدها هزار ركورد موجود در پايگاه داده) استخراج كرده و نمايش دهد كه نام خانوادگي (فيلد Last Name) آنها با حرف «S» و كد پستي (فيلد Zipcodes) آنها با عدد «۶۰» آغاز مي شود، مديريت پايگاه داده اين كار را با سرعتي فراتر از حد تصور و توانايي بشر انجام مي دهد.
اما سيستمهاي مديريت پايگاه داده فاقد «قوه درك مرسوم» مي باشند. براي مثال، چنان چه اطلاعات را در فيلدهاي صحيح وارد نكرده باشيد، سيستم مديريت پايگاه قادر به تصحيح اين اشتباه نخواهد بود.
دو نماي Forms , Datasheet
نرم افزار Access و بسياري از سيستمهاي ديگر مديريت پايگاههاي داده، امكان مشاهده و دست كاري اطلاعات را به دو روش فراهم مي كنند. روش اول متضمن مشاهده و دست كاري اطلاعات در يك داده برگ (نماي Datasheet) و روش دوم متضمن مشاهده و دست كاري اطلاعات در فرمهاي
(نماي Forms) مي باشد.

در نماي Datasheet مي توان اطلاعات را به صورت مرتب شده در ستونها (يك ستون براي هر فيلد) و رديفها (يك رديف براي هر ركورد) مشاهده كرد. ظاهر پايگاههاي داده در اين نما همانند صفحات گسترده تصوير زير يك پايگاه داده نمونه را در نماي Datasheet نشان مي دهد.

نمونه اي از نماي Datasheet كه امكان مشاهده هم زمان ركوردهاي متعدد را فراهم مي كند
اما نماي Forme در هر لحظه تمام يا بخش منتخبي از اطلاعات يك ركورد واحد را نشان مي دهد. نماي Forme مي تواند با فرمتي نمايش يابد كه موجب تسهيل در خواندن اطلاعات پايگاه داده گردد. مي توانيد يك فرم را به روشي سازماندهي كنيد كه مانند يك فرم كاغذي، فيلدها را در موقعيتهاي مناسب و دلخواه شما به نمايش درآورد. يك روش مناسب براي فراگيري بيشتر در مورد پايگاههاي داده كامپيوتري، بررسي چند نمونه اي از اين پايگاههاي داده و گشت و گذار در آنها مي باشد. نرم افزار Access داراي سه پايگاه داده نمونه به نامهاي Solution , Orders , Northwind خواهيم پرداخت؛ اما قبل از اين كار لازم است برنامه Access را شروع كرد.
شروع Access
به منظور شروع برنامه Access به يكي از اين دو روش عمل كنيد:
روي آيكون Microsoft Access دابل كليك كنيد.
يا
• گزينه هاي Microsoft Access / All Programs / Start را انتخاب نماييد.

به اين ترتيب نرم افزار Access راه اندازي شده و پنجره مربوط به آن نمايش مي يابد. پنجره برنامه Access در بدو شروع،‌ شامل يك نوار منو، يك نوار ابزار و يك ناحيه وظيفه مرسوم به New File، در سمت راست مي باشد. ناحيه وظيفه New File فرمانهاي مختلف مورد نياز جهت توليد پايگاههاي داده جديد و باز كردن پايگاههاي داده موجود را در يك محل گردآوري كرده است. در صورتيكه ناحيه وظيفه New File باز
نمي باشد، با انتخاب گزينه هاي Toolbars/Task/View آن را باز كنيد.
يك كادر محاوره را به نمايش در مي آورد. اين كادر محاوره امكان باز كردن يك پايگاه داده موجود و يا توليد يك پايگاه داده جديد را در اختيار شما قرار مي دهد.
باز كردن پايگاه داده نمونه Northwind
براي باز كردن يك پايگاه داده موجود مي توانيد يكي از اين روشها را مورد استفاده قرار د هيد: انتخاب گزينه هاي File / Open كليك كردن روي دكمه Open واقع در نوار ابزار Database يا استفاده از ناحيه وظيفه New File.
1-‌‌‌‌ در صورتي كه قبلاً پايگاه داده Northwind را باز كرده باشيد، نام اين پايگاه در ناحيه Open a File واقع در ناحيه New File ليست خواهد شد. به اين ترتيب براي باز كردن پايگاه داده مزبور كافي است روي نام آن كليك كنيد.
چنانچه پايگاه داده Northwind در ناحيه وظيفه ليست نشده است. گزينه More Files… را انتخاب نماييد. به اين ترتيب كادر محاوره Open نمايان شده و امكان كاوش در پوشه هاي موجود در كامپيوتر پايگاه داده مورد نظر را در اختيار شما قرار مي دهد. فايل پايگاه داده Northwind احتمالاً در آدرس زير قرار دارد.
C:/ Program Files / Microsoft Office 10/Samples
در صورت نياز مي توان از پنجره Windows Explorer يا My Computer براي يافتن فايل پايگاه داده Northwind استفاده كرد.
۲- پس از يافتن فايل Northwind . mdb آن را انتخاب كرده و روي دكمه Open كليك كنيد.
۳- در صورتي كه با يك صفح خوش آمد گويي، مواجه شديد، روي دكمه OK كليك كنيد تا بسته شود.
به اين ترتيب Access دو پنجره به نامهاي Database , Main Switchbhoard را نمايش مي دهد، پنجره Database در حكم «مركز كنترل» برنامه Access مي باشد. پنجره Main Switchbhoard نزديك يك محيط رابط ساده تر را براي افرادي كه مشغول استفاده از پايگاه داده (نه كار روي طراحي آن) هستند، فراهم
مي كند.
در طي اين مهار از استاندارد ICDL از پنجره Database استفاده خواهيم كرد، نمه از پنجره Main Switchbhoard ، بنابراين پنجره Main Switchbhoard را با كليك كردن روي Display Database Window ببنديد.
پنجره Database
قسمتهاي زير ناحيه objects از پنجره Database قابل مشاهده اند: Tables (جداول) ، Queries (معيارها)، Froms (فرمها)، Reports (گزارشها)، Pages(صفحات) ، Macros (ماكروها) و ‌Modules (ماژول ها) . هر يك از اين قسمتها حاوي مجموعه اي از آيتم ها مي باشد كه Access آنها را شيء مي نامد. (هر يك از اين اشيا به نحوي به پايگاه ارتباط دارند.) در مهارت پايگاه ICDL مطالبي در مورد چهار قسمت اول خواهيد آموخت؛ بنابراين نگران قسمتهاي Modules , Macros, Pages نباشيد.
• جداول [Tables]
• معيارها [Queries]
• فرمها [Forms]
• گزارشها [Reports] گزارشها امكان استخراج اطلاعات از يك پايگاه داده به صورت نسخه هاي چاپي را فراهم مي كنند.
هنگام كار با Access به دفعات با پنجره Database مواجه خواهيد شد. از طريق اين پنجره مي توانيد هر يك از اشياء تشكيل دهنده يك پايگاه را (جهت به كارگيري و تغيير دادن آنها) باز كنيد، در عين حال هنگامي كه كار شما با هر يك از اشياي مذكور به پايان مي رسد، Access شمار را به پنجره Database باز
مي گرداند. در عين حال مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Database : > نام پايگاه داده< / Window به پنجره Database باز گرديد.
اولين بار كه يك پايگاه داده را باز مي كنيد، به طور طبيعي جدوال (Tables) موجود در آن در پنجره Database ظاهر مي شوند. اگر اين قسمت اين گونه نيست، به سادگي روي گزينه Tables واقع در ليست objects كليك كنيد.

توجه كنيد كه پايگاه Northwind حاوي چندين جدول مي باشد. در اين ميان، جدول Employees را از طريق كليك راست كردن روي آن و سپس كليك كردن روي دكمه Open ويا از طريق دابل كليك كردن روي آ‌ن جدول مزبور باز كنيد. در ادامه نوع اطلاعات موجود در اين جدول را مورد توجه قرار دهيد. به اين ترتيب مي توانيد ايده خوبي در مورد نحوه استفاده عملي از پايگاههاي داده به دست آوريد.
• چنان چه تعداد فيلدهاي موجود در يك جدول، نظير Employees ، بيش از تعداد فيلدهاي قابل نمايش در يك صفحه واحد مي باشد، از نوار مرور افقي براي حركت به چپ يا راست استفاده كنيد.
در صورتي كه نوار مرور افقي قابل مشاهده نمي باشد، روي دكمه Maximize كليك كنيد تا نوار مرور نمايان گردد.
• چنانچه تعداد ركوردهاي يك جدول بيش از آن باشد كه در يك صفحه واحد قابل نمايش باشند، از نوار مرور قائم براي حركت به بالا و پايين در ميان ركوردها استفاده كرده و يا دكمه هاي كاوش كه در پايين پنجره Datasheet نمايش يافته اند را به كار بنديد.
نوارهاي ابزار Access
پر استفاده ترين عملكردهاي مورد استفاده در Access از طريق كليك كردن روي دكمه هاي موجود در نوارهاي ابزار ا ين نرم افزار قابل دسترسي هستند. به طور طبيعي Access مناسب ترين نوار ابزار براي عمليات جاري شما را نمايش مي دهد. منظور از مناسب ترين نوار ابزار، نوار ابزاري است كه حاوي دكمه هاي مربوط به عملكردهاي پر استفاده در عمليات جاري مي باشد.

اگر مايليد يك نوار ابزار را ناپديد كنيد (و تمام انتخابهاي خود از طريق منوها انجام دهيد)، يا اگر مي خواهيد ساير نوارهاي ابزار را نمايش دهيد، گزينه هاي View/Toolbars را انتخاب كرده و سپس در ليست نوارهاي ابزار نمايش يافته، نوار ابزاري را كه مايل به احضار آن هستيد انتخاب كرده و نوار ابزاري را كه مايل به ناپديد كردن آن هستيد، از حالت انتخاب خارج كنيد.
چنانچه يك نوار ابزار بخصوص را در ليست نوارهاي ابزار مشاهده نمي كيند، گزينه Customize را انتخاب كنيد تا ليست كاملي از نوارهاي ابزار موجود به نمايش درآيد. سپس نوار ابزار مورد نظر را انتخاب كرده و يا از حالت انتخاب شده خارج كنيد. در پايان روي دكمه Close كليك كنيد.

پنجره Database حاوي يك نوار ابزار مخصوص مي باشد كه همواره در بالاي اين پنجره به نمايش در مي‌آيد. گزينه هاي موجود در اين نوار ابزار نيز بسته به نوع شيء انتخاب شده در نوار objects تغيير مي كنند.
پسوند نام فايل هاي Access
اين فايل هاي پايگاه داده Access به پسوند (Microsoft DataBase) . mdb ختم مي شود. اين پسوند كاربر را در جهت تشخيص فايلهاي Access از ساير انواع فايل ها، از قبيل فايل هاي (xls) Excel يا (doc) Word ياري مي دهد.

فكر كردن در مورد فيلد ها
پس از تصميم گيري در مورد فيلدهاي يك پايگاه داده، به دقت در مورد نحوه به كارگيري فيلدهاي مزبور فكر كنيد. براي مثال اگر مايليد پرندگان را بر اساس كشور يا ناحيه اي كه در آن يافت مي شوند، مرتب يا انتخاب كنيد،‌ بايد ستوني براي كشور داشته باشيد، زيرا براي مثال، ممكن است بدانيد كه بوردو در فرانسه قرار دارد، اما Access نمي داند. مثال ديگر اينكه، اگر مايليد به يافتن تمام آلبوم هاي توليد شده به وسيله Nick Lowe هستيد، بايد اطلاعات مربوطه را ترجيحاً به صورت مرسوم (نام فاميل پس از نام كوچك)‌ثبت نماييد.

ويژگي Online Help
نرم افزار Access ، همانند Power Point , Excel , Word و ساير محصولات نرم افزاري شركت مايكرو سافت، يك سيستم كمكي (Help) قابل جستجو و Online را در اختيار كاربر قرار مي دهد. بنابراين دو جزء عبارت «Online Help» به صورت زير قابل تعريف مي باشد:
• منظور از واژه «Help» و مجموعه اطلاعاتياست كه شمار را در درك و با كارگيري امكانات نرم افزار مورد نظر ياري مي دهند.
• منظور از واژه «Online» ايناستكه مطالب و محتويات Help در صفحه نمايش كامپيوتر شما نمايش مي يابند، نه به صورت چاپ شده روي كاغذ. محتويات Online Help را مي توانيد به چند روش مورد جستجو و مطالعه قرار دهيد، از طريق منوي Help ،‌ از طريق كادرهاي محاوره يا از طريق به كارگيري ويژگي دستيار (Office Assistant) Office .
به كارگيري دستيار Office

دستيار (Office Assistant) Office يك ابزار مناسب و متحرك است كه امكان تايپ كردن عنوان يك موضوع يا درج يك سوال در مورد موضوع مورد نظر را در اختيار شما قرار داده و بسته به عنوان يا سوال درج شده توسط شما، ليستي از عناوين كمكي مربوط را ارائه مي دهد. به اين ترتيب مي توانيد عنوان دلخواه خود را از ليست مزبور انتخاب نماييد.
روش هاي به كارگيري Office جهت دريافت كمك:
۱- روي نماي متحرك دستيار Office (تصوير قابل) كليك كنيد.
در صورت كه نماد دستيار Office در صفحه نمايش شما قابل مشاهده نمي باشد، گزينه هاي Help / Show the Office Assistant را انتخاب نماييد.
۱- در بالن جستجوي نمايش يافته، كلمه help را تايپ كنيد.

۲- روي دكمه Search كليك كنيد.
۳- روي عنوان دلخواهي از ليست عناوين حاصل از جستجو كليك كنيد. به اين ترتيب محتواي عنوان مزبور را در پنجره Microsoft Access Help به نمايش در مي آيد. اين پنجره را به تفصيل در قسمت «استفاده از پنجره Help براي دريافت كمك» مودر مطالعه قرار خواهيم داد.
۴- با كليك كردن روي دكمه Close واقع در گوشه بالا سمت راست پنجره Help اين پنجره را ببنديد.
به كار گيري كادر Ask a Question براي دريافت كمك
كادر Ask a Question قسمت سمت راست نوار منوي Access ظاهر شده و امكان تايپ كردن عنوان يك موضوع و يا يك سؤال را براي دريافت كمك بدون استفاده از دستيار Office فراهم مي كند.
سؤال و يا عنوان موضوع مورد نظر خود را در كادر Ask a Question تايپ كرده و كليد Enter را فشار دهيد. به اين ترتيب Access به همان شكلي كه در مورد دستيار Office ذكر شد، ليست عناوين مربوط را نمايش مي دهد.
استفاده از پنجره Help جهت دريافت كمك
براي باز كردن پنجره Microsoft Access Help گزينه هاي Help/Microsoft Access را انتخاب كرده و يا كليد F1 را فشار دهيد.

براي استفاده از پنجره Help به منظور دريافت مستقيم كمك، ابتدا بايد دستيار Office را غير فعال نماييد. به اين منظور لازم است از مراحل زير پيروي نماييد.
روي نماد دستيار Office كليك راست كرده و گزينه Options را از منوي ميانبر ظاهر شده برگزينيد.
گزينه the Use office Assistant را از حالت انتخاب شده خارج كرده و روي دكمه ok كليك كنيد.
پنجره Help داراي سه زبانه مي باشد كه امكان جستجو در Help را به سه روش مختلف فراهم مي كنند.
زبانه Contents : اين زبانه حاوي توضيحات كوتاهي در مورد ويژگي هاي اصلي Access است.
هر جا يك عنوان را همراه با نمادي به شكل يك كتاب ديديد، روي آن دابل كليك كنيد تا زير – عنوانهاي آن مشاهده شوند.
هر جا نمادي به شكل يك علامت سؤال را رويت كرديد، براي خواندن متن Help روي آن دابل كليك كنيد.

زبانه Answer Wizard: سؤال خود را در كادر What would you like to do? تايپ كرده و روي دكمه Search كليك كنيد. به اين ترتيب، Access تمام عناوين Help را كه با سؤال شما مرتبط هستند، نمايش مي دهد.
زبانه Index : واژه يا عبارت مورد نظر خود را تايپ كرده و يا يك واژه كليدي را از ليست مربوطه انتخاب نماييد، سپس روي دكمه Search كليك كنيد. به اين ترتيب Access ليستي از عناوين مرتبط را در قسمت پايين ناحيه سمت چپ نشان مي دهد.
پس از يافتن عنواني كه در جستجوي آن هستيد، روي آن كليك كنيد تا متن آن در سمت راست زبانه Index ظاهر شود.
هنگام جستجو و خواندن عناوين كمكي، دكمه هاي زير را در بالاي پنجره Help مشاهده خواهيد كرد:
دكمه Hide / Show : اين دكمه براي اختفا يا ظاهر كردن ناحيه سمت چپ كادر محاوره Online Help به كار مي رود.
دكمه Back / Forward : اين دكمه شما را در ميان عناويني از Help كه قبلاً مورد مطالعه قرار داده ايد، به عقب و جلو مي برند.
دكمه Print : با كليك كردن روي اين دكمه مي توانيد آن دسته از محتويات Help را كه در حال حاضر در كادر محاوره نمايش يافته اند،‌ چاپ كنيد.

نه هاي متعددي در رابطه با Onlines Help در اختيار شما قرار مي گيرند.
توصيه مي شود چند دقيقه از وقت خود را صرف بررسي كامل سيستم Online Help در Access نماييد. به خاطر داشته باشيد، هنگام پاسخگويي به سؤالات آزمون ICDL مجاز به استفاده از Online Help هستيد، بنابراين بهتر است تبحر و سرعت عمل كافي در استفاده از آن پيدا كنيد.
استفاده از Online Help در كادرهاي محاوره
۱- در حالي كه پايگاه داده Norhwind در نماي Datasheet باز است، گزينه هاي Format / Datasheet را برگزينيد تا كادر محاوره Format Datasheet نمايان شود.
۲- در كادر محاوره ظاهر شده، روي نماد علامت سؤال موجود در گوشه بالا- سمت راست آن كليك كنيد تا نمادي شبيه به علامت سؤال در سمت راست اشاره گر ماوس نمايان شود.
۳- روي گزينه Flat واقع در كادر محاوره كليك كنيد.

۴- به اين ترتيب Access يك متن كمكي را در مورد گزينه انتخاب شده (گزينه Flat) نمايش مي دهد.

۵- در محل دلخواهي از صفحه نمايش Access كليك كنيد تا متن كمكي ناپديد شود، سپس روي دكمه Cancel كليك كنيد تا كادر محاوره بسته شود.
بستن يك پايگاه داده
براي بستن يك پايگاه داده Access گزينه File / Close را انتخاب كرده و يا روي دكمه Close واقع در پنجره Database كليك كنيد.
بستن Access
براي خارج شدن از برنامه Access، گزينه هاي File / Exit را انتخاب كرده و يا روي دكمه Close واقع در پنجره Access كليك كنيد.

فصل ۲
ايجاد پايگاههاي داده در Access
1- توليد يك پايگاه داده جديد و خالي
۱- برنامه Access را راه اندازي كنيد.
۲- در قسمت New از ناحيه وظيفه New File ، روي گزينه Blank Database كليك كنيد تا Access كادر محاوره New Database File را به نمايش در آيد.

۳- در كادر محاوره اي New Database File نام دلخواهي (نظير nama) را براي فايل پايگاه داده جديد خود وارد كرده و پوشه اي را كه مايليد فايل مزبور در آن قرار گيرد، مشخص نماييد، به اين ترتيب Access به طور خودكار پسوند mdb . را به نام پايگاه داده اضافه مي كند. نرم افزار Access در حالت پيش فرض پيشنهاد مي كند كه پايگاههاي داده خود را در پوشه My Documents ذخيره كنيد. اما شما مي توانيد اين پوشه را مورد موافقت قرار داده و يا تغيير دهيد.
۴- روي دكمه Create كليك كنيد.
۵- هنگامي كه يك پايگاه داده را توليد مي كنيد، اشيايي كه داراي ماهيت جدول هستند، به طور طبيعي در پنجره Database نمايان مي شوند (به عبارت ديگر، آيكون Table در نوار Objects انتخاب شده است). اگر اين گونه نيست، روي آيكون Table در نوار Objects كليك كنيد.
۲- انتخاب جدول نمونه
با توجه به اينكه پيش بيني دقيق كاري كه قصد داريد با پايگاه داده خود انجام دهيد غير ممكن است، ويزارد Table گسترده وسيعي از انتخابها را از طريق جداول نمونه پيشنهاد مي كند.
۱- با دابل كليك كردن روي گزينه Create table by using wizard واقع در پنجره Database ويزارد Table را آغاز كنيد.

به عنوان يك روش جايگزين مي توانيد روي دكمه New واقع در نوار ابزار پنجره Database كليك كرده و مطابق تصوير زير، گزينه Table Wizard را در كادر محاوره New Table انتخاب نموده و روي دكمه ok كليك كنيد.

۲- در كادر محاوره Table Wizard كه هم اكنون نمايش يافته است، دو گزينه به نامهاي Personal , Business قابل مشاهده اند. نرم افزار Access بسته به گزينه اي كه انتخاب مي كنيد، ليست متفاوتي از جداول نمونه را در كادر Sample Tables نمايش مي دهد.
۳- گزينه Business را انتخاب كرده و ليست Sample Tables را مرور كنيد. براي هر يك از جداول ليست Sample Tables ، فيلدهاي نمونه را در ليست Sample Fields مشاهده و بررسي كنيد. ملاحظه خواهيد كرد كه هيچ يك از جداول نمونه، نياز شما (جدولي در مورد پرندگان) را برآورده نمي كنند.
۴- اكنون گزينه Personal را انتخاب نموده و دوباره ليست Sample Tables را مرور كنيد.
۵- جدول nama را انتخاب كنيد
۳- انتخاب فيلدها
اولين صفحه از ويزارد Table حاوي سه كادر ليست مي باشد. اولين كادر، جداول نمونه Access را نمايش مي دهد . دومين ليست تمام فيلدهاي موجود در جدول نمونه انتخاب شده را نمايش داده و سومين ليست، فيلدهايي را نشان مي دهد كه تصميم به وارد كردن آنها در جدول جديد خود گرفته ايد، بديهي است،‌ ليست سوم در ابتداي كار خالي مي باشد.

به منظور انتقال يك فيلد از ليست Sample Fields به ليست Fields in my new table ، روي فيلد مزبور و سپس روي دكمه اي كه حاوي علامت «>» است، كليك كنيد. در صورتي كه نظرتان در مورد انتقال يك فيلد بخصوص به ليست فيلدها تغيير كرد، كافي است آن را در ليست Fields in my new table انتخاب كرده و روي دكمه اي كه حاوي علامت «< » است، كليك كنيد. در عين حال براي انتقال تمام فيلدهاي جدول نمونه به جدول خود، كافي است روي دكمه اي كه حاوي نماد «>>» است كليك نماييد. براي حذف تمام فيلدها از ليست سمت راست (ليست فيلدهاي جدول جديد) نيز مي توانيد روي دكمه اي كه حاوي نماد «<<» است، كليك كنيد.

انتخاب فيلدهاي مورد نياز
۱- فيلدهاي زير را از ليست Sample fields به ليست Fields in my new table منتقل كنيد:Flowering , Genus , Common Name , Plant ID Place Purchased , Date Purchased, Waterinh Ferequency, .
4- تغيير دادن نام فيلدها
اكنون كه فيلدهاي مورد نياز در جدول را از جدول نمونه ويزارد انتخاب كرده ايد، در مرحله بعد بايد نام مناسبي را به هر يك از فيلدهاي وارد شده در جدول جديد اعمال كنيد. Fields in my new table و سپس روي دكمه Rename Field كليك كرده و سپس نام جديد فيلد مورد نظر را دركادر محاوره Rename Field تايپ نماييد.
۱- فيلد Plant ID را از ليست Fields in my new table انتخاب كرده و روي دكمه Rename Field كليك كنيد.

۲- نام جديدي مورد نظر براي فيلد را نتخاب شده و در كادر محاوره Rename Field تايپ كرده و روي دكمه OK كليك كنيد.
۳- روي دكمه Next كليك كنيد.
تبريك مي گويم! اكنون اولين جدول خود را در Access توليد كرده ايد.
۴- اكنونبايد نام دلخواه خود را به جدول توليد شده اطلاق كنيد.
نام nama را به جدول اعمال كنيد (همان نام پايگاه داده موجود در جدول).
۵- تعيين كليد اوليه
در يك فهرست تلفن، ممكن است افرادي متعددي با نام خانوادگي Murphy ليست شده باشند. از سوي ديگر، ممكن است نام كوچك تعدادي از اين افراد John باشد. براي يافتن فرد مورد نظر خود از طريق اين فهرست تلفن، لازم است اطلاعات بيشتري از قبيل آدرس افراد در اختيار داشته باشيد. حتي در اين صورت نيز ممكن است يك پدر و پسر هم نام كه داراي آدرس مشترك هستند، كار را براي شما دشوار كنند. در اين حالت مي توانيد سؤالات بيشتري را از آنها پرسيده و به اين ترتيب پي ببريد كه آيا دقيقاً مشغول صحبت با فرد مورد نظر خود هستيد يا خير؟
اما در يك سيستم كاميپيوتري، Access بايد بدانيد كه شما به دنبال كدام John Murphy هستيد. طبيعي است كه شما مايل نيستيد از طريق آزمون و خطا John Murphy مورد نظر خود را بيابيد، بنابراين يك شناسنده منحصر به فرد مرسوم به كليد را به هر ركورد اعمال مي كنيد. كليد هر ركورد منحصر به همان ركورد بوده و نمي تواند با ركوردهاي ديگر مشترك باشد.
كليد پايگاه داده : به يك فيلد (تركيبي از فيلدها)‌در يك ركورد پايگاه داه گفته مي شود كه منحصراً براي شناسايي آن ركورد مورد استفاده قرار مي گيرد.

تعيين يك كليد اوليه
۱- در دومين صفحه Table كه در آن نام جدول جديد را مشخص كرديد، گزينه No, I’ll set the primary key را انتخاب كرده و روي دكمه Next كليك كنيد.
۲- در پاسخ به سؤال « ؟ What field will hold data that is unipue for each record» به معني «كدام فيلد حاوي داده خواهد بود كه مقدار آن در هر ركورد منحصر به فرد مي باشد؟» گزينه Number را انتخاب كنيد (البته اين گزينه از قبل به عنوان گزينه پيش فرض انتخاب شده است). در پاسخ به سؤال :
«؟ What type of data do you want the primary key to contain» گزينه :
Consecutive numbers Microsoft Acces assigns automatically to new records را انتخاب نماييد.
۳- روي دكمه Next كليك كنيد.
۴- سپس Access از شما مي پرسد، در ادامه مايليد چه كاري انجام دهيد: تصحيح طرح جدول،‌ وارد كردن مستقيم داده ها در جدول، يا وارد كردن داده ها در جدول با استفاده از ويزارد فرم؟
جدولي كه حاوي هيچ داده اي نباشد، كاملاً بي ارزش است؛ بنابراين اگر مايليد داده هاي دلخواه خود را به طور مستقيم و بدون فوت وقت در جدول وارد كنيد، گزينه Enter data directly into the table را برگزينيد.
۵- روي دكمه Finish كليك كنيد.

۶- وارد كردن داده ها در جدول
هنگام نمايش كه يك جدول توليد مي كنيد، Access آن را ابتدا در نماي Datasheet نمايش مي دهد. محتويات جدول جديد در نماي Datasheet به قرار زير مي باشند:
• عنوان ستونها در ناحيه فوقاني جدول كه معادل با نام فيلدهاي آن مي با شد.
• فقط يك رديف خالي در زير عنوان ستونها

با كليك كردن داخل هر يك از فيلدهاي جدول، مي توانيد داده هاي دلخواه خود را در فيلد مزبور وارد كنيد. براي انتقال از هر فيلد به فيلد بعدي نيز بايد از كليد Tab و يا كليدهاي جهتي استفاده نماييد. البته يك استثنا در اين مورد وجود دارد. فيلد Number (كليد اوليه شما) به طور خودكار توسط Access تعيين مي شود (نمي توانيد عدد جديدي را در اين فيلد وارد كرده و يا عدد موجود را تغيير دهيد)
بلافاصله پس از اينكه وارد كردن داده ها در يك ركورد جديد را شروع مي كنيد، يك سطر جديد در زير سطر مربوط به ركورد مزبور ايجاد مي شود؛ بنابراين هيچ نگراني در مورد ايجاد ركوردهاي جديد وجود ندارد. در واقع همواره يك ركورد خالي در انتهاي جدول شما وجود دارد كه مي توانيد اطلاعات دلخواه خود را در آن وارد كنيد.
وارد كردن داده ها در جدول شما
۱- جزئيات مربوط به تعدادي از نماها را در فيلدهاي nama . Size , Migratory? Color , Name از جدول namaوارد كنيد.
در اين مرحله ممكن است پهناي برخي از فيلدها كوچك تر از آن باشند كه امكان نمايش يافتن تما اطلاعات وارد شده توسط شما در آنها وجود داشته باشد. كه در مراحل بعد خواهيد آموخت. اما در مورد فيلدهاي Migratory? ، اگر اين فيلدها حاوي كادر كنترل باشند، براي نشان دادن فروش يك آپارتمان كافي است روي كادر كنترل مربوطه كليك نماييد. اما چنان چه فيلدهاي Migratory? حاوي كلمه «No» (به جاي كادر كنترل) باشند، براي نشان دادن ويژگي براي فروش يك آپارتمان بايد كلمه «Yes» را به جاي كلمه «No» تايپ نماييد.

۲- جدول خود را با كليك كردن روي دكمه Close پاييني، واقع در گوشه بالا- سمت راست پنجره جدول
(نه پنجره Access ) ببنديد. به اين ترتيب Access طي پيغامي نظر شما را در مورد ذخيره كردن تغييرات اعمال شده در جانمايي جدول جويا مي شود. در پاسخ به اين پيغام روي دكمه Yes كليك كنيد.
۳- به اين ترتيب Access شما را به پنجره Database باز مي گرداند.
اكنون نحوه توليد يك جدول در Access و چگونگي وارد كردن داده هاي يك جدول از طريق نماي Datasheet را مي دانيد.

۷- تغيير پهناي ستونها
تغيير پهناي ستون كار ساده اي است. در اين مرحله متوجه خواهيد شد كه Access در بدو توليد يك جدول، پهناي يكساني را به تمام ستونهاي آن اعمال مي كند. با توجه به اين موضوع، برخي از ستونها در ابتداي امر باريك تر از آن هستند كه امكان نمايش دادن تمام محتويات خود را داشته باشند.
در عين حال برخي از ستونها بيش از حد لازم پهن بوده و موجب افزايش پهناي كلي جدول شما مي گردند. در نتيجه ممكن است برخي داده هاي شما از سمت راست پنجره Datasheet بيرون بروند و براي مشاهده آنها مجبور به استفاده از نوار مرور افقي شويد. براي تغيير پهناي يك ستون از جدول، روي خط حايل بين عنوان ستون مزبور و عنوان ستون سمت راست آن، كليك كنيد (به اين خط قائم،‌ مرزياب فيلدها گفته مي شود.)
پس از تغيير شكل اشاره گر، آن را به سمت چپ يا راست درگ كنيد تا پهناي ستون مورد نظر به مقدار دلخواهتان برسد.
در عين حال با دابل كليك كردن روي مرزياب هر فيلد مي توانيد پهناي ستون مربوط به آن را به نحوي تغيير (افزايش يا كاهيش) دهيد كه بزرگ ترين داده موجود در ستون مزبور به طور كامل نمايش يافته و در عين حال هيچ فضاي خالي اضافي در آن وجود نداشته باشد.

تنظيم پهناي ستونها
۱- در پنجره Database روي نام جدول nama دابل كليك كنيد تا باز شود.
۲- پهناي ستونها Color , nama Name را به نحوي تغيير دهيد كه ظاهر كلي جدول بهبود يابد.
۸- سوئيچ كردن به نماي Design
در فصل ۱ با دو نماي قابل استفاده براي مشاهده يك پايگاه داده آ‌شنا شديد. اين دو نما عبارت بودند از Datasheet كه امكان مشاهده هم زمان ركوردهاي متعدد را در قالب سطرها و ستونهاي مختلف فراهم

مي كند و نماي Form كه در هر لحظه تنها امكان مشاهده يك ركورد را در اختيار شما قرار مي دهد.
اكنون با سومين نماي Design (طراحي) نام دارد، آشنا خواهيد شد. از طريق اين نما مي توانيد ساختار و سازماندهي جدول خود را تغيير دهيد. نماي Design ليستي از تمام فيلدهاي جدول را همراه با نوع داده هاي قابل ورد در آنها نمايش مي دهد در عين حال نماي Design براي توليد يك جدول جديد از صفر و اضافه، حذف و تصحيح نمودن فيلدهاي يك جدول موجود قابل استفاده است.
• در صورتي كه جدول شما در نماي Datasheet باز شده است، با انتخاب گزينه هاي View / Design View و يا كليك كردن روي دكمه Dsign View از نوار ابزار به نماي Design سوئيچ كنيد.
• در صورتي كه جدول شما در نماي Design باز شده است، براي بازگشت به نماي Datasheet
• مي توانيد گزينه هاي View / Datasheet View را انتخاب كرده و يا روي دكمهView Datasheet‌ از نوار ابزار كليك كنيد. دكمه هاي نوار ابزار امكان سوئيچ كردن سريع بين دو نماي مورد بحث را در اختيار شما قرار مي دهند. در نتيجه پس از اعمال تغييرات دلخواه خود در نماي D esign
• مي توانيد به سرعت به نماي Datasheet باز گشته و نتيجه اعمال تغيير مزبور را مشاهده نماييد. چنانچه جدول شما باز نباشد، مي توانيد از ابتدا آن را در نماي Design باز كنيد. به اين منظور كافي است جدول مزبور را در پنجره Database انتخاب كرده و روي دكمه Design كليك كنيد.

نماي Design (Design View)
نمايي است كه امكان تغيير ساختار سازماني جداول را فراهم مي كند. در نماي Design قادر به توليد ا يندكس مي باشيد.
۹- توليد ايندكس

توليد يك ايندكس كه از يك يا چند فيلد مي توانيد فرآيند مرتب كردن و بازيابي ركوردها را به مقدار قابل توجهي تسريع نمايد؛ بخصوص زماني كه پايگاه داده مورد نظر خيلي بزرگ باشد. كاربرد ايندكس ها در نرم افزار Access همانند كاربرد ايندكس موجود در انتهاي كتابها مي باشد، به عبارت ديگر، ويژگي ايندكس در Access شما را در جهت جستجو و يافتن داده هايي كه در جستجوي آن هستيد، ياري مي دهد.
براي مثال، جستجوي يك عنوان در ايندكس انتهاي يك كتاب بسيار ساده تر از بررسي صدها صفحه كتاب مزبور و يافتن عنوان مورد نظر مي باشد؛ همچنين استفاده از يك ايندكس پيچيده تر كه احتمالاً حاوي نام كوچك و آدرس افراد مي باشد، امكان تميز قائل شدن بين ۴۷ مورد نام Smith را كه در يك پايگاه داده ظاهر شده اند در اختيار شما قرار مي دهد.

نرم افزار Access قادر به استفاده از ايندكس هاي جدول براي پيش گيري از اتلاف وقت شما مي باشد. با استفاده از اين ايندكس ها ديگر نيازي به جستجوي هزارها ركورد يك پايگاه داده به منظور يافتن يك ركورد خاص نخواهيد بود. ايندكسي كه بر مبناي چندين فيلد توليد شده است (مثلاً فيلدهاي نام خانوادگي، نام كوچك و شهر) با توجه به همين تحليل شما را ياري مي دهد.
ايندكس پايگاه داده (Database Index)

ليستي از كليدها كه يك پايگاه داده مي تواند براي يافتن و مرتب كردن ركوردها مورد استفاده قرار دهد. ايندكس ها انجام اعمالي نظير يافتن و مرتب كردن را تسريع مي كنند؛ چرا كه در صورت استفاده از آنها، پايگاه داده تنها نياز به برآورد كردن فيلدهاي ايندكس خواهد داشت، نه تمام ركوردها.

توليد يك ايندكس
۱- جدول nama در نماي Design به نمايش در آوريد.
۲- گزينه هاي View / Indexes را انتخاب كرده و يا روي دكمه Indexes واقع در نوار ابزار كليك كنيد. به اين ترتيب مي توانيد ايندكس هايي را كه قبلاً تنظيم شده و هر يك تنها مشتمل بر يك فيلد مي باشند، مشاهده نماييد.
۳- يك عبارت در يك رديف خالي از فيلد (ستون) Index Name تايپ كنيد.
۴- در محل دلخواهي از ستون Field Name واقع در سمت راست متني كه در مرحله قبل تايپ كرديد، كليك كنيد. با انجام اين عمل، يك پيكان رو به پايين در سمت راست اين فيلد ظاهر مي گردد. روي پيكان مزبور كليك كرده و گزينه Place Seen را انتخاب نماييد.
۵- در فيلدي كه در زير مورد استفاده در مرحله قبل قرار دارد كليك كرده و گزينه Date Seen را انتخاب نماييد.

۶- در فيلدي كه در زير فيلد مورد استفاده در مرحله قبل قرار دارد كليك كرده و گزينهName nama را انتخاب نماييد.
۷- روي دكمه Close واقع در گوشه بالا – سمت راست كادر محاوره Indexes و سپس روي دكمه Close واقع در گوشه بالا- سمت راست جدول nama كليك كنيد.
۸- هنگام مواجه با پيغامي كه نظر شما را در مورد ذخيره كرن تغييرات جدول در نماي Design جويا
مي شود، روي دكمه Yes كليك كنيد.

اكنون يك ايندكس با فيلدهاي متعدد را بر مبناي سه فيلد Date Seen , Place Seen و nama Name توليد كرده ايد. از اين بع بعد Access مي توانيد ايندكس توليد شده را براي بازيابي سريع اطلاعات مربوط به نماهايي كه در يك محل بخصوص و در محدوده اي بخصوص از تاريخها مشاهده شده اند، مورد استفاده قرار دهد. توليد ايندكس، آخرين گام از عمليات توليد يك پايگاه داده به شمار مي رود. اكنون مي توانيد از محيط Access خارج شويد.

فصل ۳
تصحيح پايگاههاي داده Access
تغيير و حذف ركوردهاي يك پايگاه داده
جهت تغيير يا حذف يك ركورد در پايگاه داده nama ابتدا برنامه Access سپس پايگاه داده nama در ادامه جدول nama را باز كنيد. به اين ترتيب جدول شما در حالت پيش فرض در نماي Datasheet به نمايش در خواهد آمد.
تغيير يك فيلد
به منظور تغيير يك فيلد، ابتدا روي آن كليك كنيد.
• چناچه در انتهاي سمپ چپ فيلد كليك كنيد، كل آن انتخاب مي شود، در نتيجه هر چيزي كه تايپ نماييد، بلافاصله جايگزين كل محتواي فعلي فيلد مي گردد.
• چنان چه در محل ديگري از فيلد كليك كنيد، مي توانيد از كليدهاي Backspace و Delete براي حذف مورد به مورد كاراكترها استفاده كرده و در صورت تمايل، كاراكترهاي جديد وارد نماييد.
توجه كنيد كه وقتي داخل يك فيلد كليك مي كنيد، علامتي شبيه به يك پيكان داخل كادري كه در انتهاي سمت راست ركورد مربوطه قرار دارد، به نمايش در مي آيد. اين كادر اصطلاحاً كادر انتخاب كننده ركورد ناميده شده و پيكاني كه داخل كادر مزبور ظاهر مي گردد، ركورد جاري را مشخص مي كند (منظور از ركورد جاي ركوردي است كه در حال حاضر مشغول كار كردن روي آن هستيد).
به خاطر داريد كه امكان تغيير فيلد Number وجود ندارد (محتواي اين فيلد توسط Access تعيين مي شود) در عين حال تغيير فيلد Migratory? مي توانيد روي آن كليك كنيد. به اين ترتيب، چنان چه فيلد مزبور داراي وضعيت On (داراي علامت تيك) باشد، به وضعيت Off (بدون علامت تيك) تغيير خواهد يافت و بر عكس (چنان چه فيلد Migratory? حاوي مقدار «No» باشد، تنها دو انتخاب پيش پاي شما خواهد بود: يا بايد فيلد مزبور را به حال خود رها كنيد و يا آن را به Yes تغيير دهيد. در حقيقت هيچ ورودي ديگري پذيرفته نخواهد شد.)
حذف كردن يك ركورد

جهت حذف كردن يك ركورد، ابتدا ركورد مزبور را با كليك كردن در محل دلخواهي از آن به ركورد جاري تبديل كنيد، سپس براي حذف ركورد اقدام به انتخاب گزينه‌هاي Edit / Delete Record نموده و يا روي دكمه Delete Record از نوار ابزار كليك كنيد. با انجام اين عمل با پيغامي براي تأييد حذف ركورد مواجه خواهيد شد كه بسته به پاسخ شما، ركورد مورد نظر حذف شده و يا باقي مي ماند.