پروژه انبارداری

فصل اول
مقدمه
در اين فصل بيشتر به مسائلي به طور عموم در مورد تمامي انبارها كاربرد دارد ، بحث خواهد شد .همچنين روشها و سيستمهايي كه براي انبارداري توسط متخصصين حسابداري ارائه شده است را مورد مطالعه قرار خواهيم داد . در آخر سر با استفاده از بعضي روشها به مطالعه نحوه انبارداري و محاسبه سود و زيان خواهيم پرداخت . در بحث انبارداري اولين مورد قابل توضيح بحث موجوديها مي باشد .

موجوديهاي مواد و كالا شامل موجودهاي مواد اوليه ، كالاي در جريان ساخت و كالاي ساخته شده است كه توسط واحد تجاري براي مدت كوتاهي قبل از اينكه از طريق فروش به پول تبديل گردند ، نگهداري مي شوند . موجوديها يكي از فعالترين عناصر عملياتي واحد تجاري است كه در ترازنامه و صورت حساب سود و زيان ارائه مي گردد . موجوديها نه تنها از نظر مديريت بلكه از نظر صاحبان سهام كه نسبت به آگاهي از هر گونه تغيير عمده در وضعيت مالي علاقمند باشند نيز اهميت خاص دارد.

سرمايه گذاري يك واحد تجاري در موجوديهاي مواد و كالا بخش عمده اي از دارائيهاي جاري آن را تشكيل مي دهد ، بنابراين حفظ تعادل در سرمايه گذاري در موجوديها نياز به برنامه ريزي و كنترل دقيق دارد ، زيرا نگهداري موجوديهاي مازاد بر ميزان مورد نياز موجب افزايش هزينه هاي نگهداري اين گونه اقلام از طريق ايجاد زيان ناشي از ضايعات ، اشغال فضاي انبار و ركود بخشي از سرمايه واحد تجاري خواهد شد . از طرف ديگر ، نبود يا كمبود موجوديهاي مواد و كالا به ميزان كافي ممكن است موجب ايجاد وقفه در توليد ، افزايش هزينه هاي آماده سازي

ماشين آلات و افزايش هزينه هاي سفارش گردد . ميزان سرمايه گذاري در موجوديها با توجه به شرايط موجود ، نوع صنعت و ويژگي واحد تجاري متفاوت است . موجوديها به دو طربق بر سلامت مالي واحد تجاري تاثير مي گذارند . از يك طرف چون موجوديها جزء دارائيها محسوب مي شوند ، بنابراين بعنوان ارزشهاي ذخيره شده ارائه مي گردند كه بعد از فروش به درآمد و سود تبديل مي گردد .

از طرف ديگر موجوديها غالباً سرمايه گذاري عمده مي باشند و منابع مورد نياز براي سرمايه گذاري در اين گونه اقلام از طريق ارزش ويژه يا ايجاد بدهي تامين مي گرد، بنابراين ميتوان نتيجه گرفت كه :
ميزان موجوديها تاثير مستقيم بر بازده سرمايه گذاري دارد . هنگامي كه سرمايه گذاري در موجوديها افزايش مي يابند بازده سرمايه گذاري بدليل افزايش هزينه هاي تامين مالي كاهش مي يابد ، بنابراين نگهداري موجوديها به ميزان بيش از سطوح مورد نياز تاثير منفي مضاعف بر بازدهي و سرمايه گذاري دارد .
مديريت و كنترل موجوديهاي مواد و كالا از اهميت ويژه اي برخورداردار است و براي دستيابي به اهداف زير ضروري است :
۱) توليد با حداكثر كارائي

۲) تامين نيازهاي مشتريان از نقطه نظر كيفيت كالا و تحويل به موقع
۳) نگهداري ميزان موجوديها در سطوح منطقي و اقتصادي بمنظور جلوگيري از ركود بخشي از سرمايه واحد تجاري در اين گونه دارائيها .
۴) به حداقل رساندن هزينه هاي نگهداري موجوديها .
۵) به حداكثر رساندن سود طي دوره مالي

سيستم كنترل موجوديها ( انبارداري ) شامل مجموع روشهائي است كه از زمان و مقدار سفارش مواد و كالا را مشخص مي كند . روشهاي مزبور با توجه به مدارك ثبت موجوديها ، سيستم ثبت دستي يا سيستم مكانيزه متفاوت خواهد بود كه در اين جريده هر دو سيستم را مورد مطالعه قرار خواهيم داد .
در بخشهاي مختلف اين تحقيق روشهاي انبارداري دستي و ماشيني بطور تفصيل بررسي و راهكارهاي لازم ارائه خواهد شد . در فصل اول بيشتر به مسائل كلي انبارداري و محاسبات مربوط به آنرا و همچنين روشهاي انبارداري را توضح خواهيم داد . در فصل دوم يك واحد تجاري را موشكافي خواهيم كرد تا از كارائي و
بهره وري سيستم اطلاع دقيقي داشته باشيم و در فصل سوم موضوعاتي راجع به مزيتهاي سيستم ماشيني را خواهيم آورد . در فصل چهارم نرم افزارهاي موجود و امكاناتي كه در Delphi موجود است براي يك سيستم انبارداري ارائه خواهيم كرد . در فصل آخر نيز نتايجي كه از نرم افزار توليد شده توسط Delphi مي باشد را توضيح مي دهيم . ] ۱[
۱) اصول كلي كنترل موجوديها

سيستم كلي موجوديها صرف نظر از اندازه واحد تجاري ، تابع يك چرخه اصلي مشخص است . اين چرخه با تعيين نيازمنديهاي توليد آغاز و با تامين تقاضاهاي مشتريان تكميل مي شود . اصول كلي كنترل موجوديها را مي توان به شرح زير خلاصه كرد :

۱- درواحدهاي تجاري كد دايره خريد وجود دارد . هيچ يك از قسمتهاي واحد تجاري نبايد بدون اعطاء و اجازه دايره خريد ، اقدام به خريد يا ايجاد تعهد براي واحد تجاري نمايد .
۲- انبار بايد از قبول كالاهاييكه قبلاً سفارش نشده يا منطبق با سفارش خريد نيست ، خودداري كند .
۳- بهاي كالاي خريداري شده بايد پس از حصول اطمينان از دريافت كالاي مربوطه توسط واحد تجاري و بر اساس نرخ و مبالغ توافق شده قبلي پرداخت شود .
۴- كنترلهاي كافي نسبت به مقادير كالاهايي كه در انبار نگهداري مي شود از طريق سيستمهاي مناسب انبارداري اعمال گردد .
۵- مقادير اقلامي كه توسط قسمتهاي مختلف واحد تجاري مصرف مي شود پيوسته كنترل شود .

۶- تعادل مناسبي بين ميزان سرمايه گذاري در موجوديها و هزينه هاي سفارش كالا ، نگهداري موجوديها و زيانهاي ناشي از توقف توليد يا از دست دادن فرصتهاي فروش ، در نتيجه كمبود موجوديهاي مواد و كالا وجود داشته باشد.
۲) حفاظت از موجوديها

ضرورت حفاظت از موجوديهاي مواد و كالا در واحدهاي تجاري مختلف دلايل متفاوت داشته و به نوع ارزش ، وزن ، اندازه ، كاربرد و قابليت فروش مجدد موجوديها بستگي دارد .اقلام كم ارزش كه ممكن است مصارف شخصي نيز داشته باشند نياز به اعمال كنترلهاي اضافي دارد ، در حالي كه اقلام گرانبها از قبيل ريخته گيري بدليل اندازه و وزن و محدوديت در كاربرد معمولاً نياز به كنترلهاي زيادي نخواهند داشت.

واحد تجاري مي تواند براي حفاظت از موجوديهاي خود از طريق تدوين و اجراي مقرراتي در مورد انبارها و بررسي مستمر عمليات انبارها اقدامات پيشگيري را بعمل آورند . برخي از اين گونه اقدامات پيشگيري در مورد عمليات انبارها به طور خلاصه به شرح زير است : ] ۱ [ .
۱- ممنوعيت يا محدوديت در ورود و دسترسي افراد غير مجاز به محدوده انبارها.
۲- قفل كردن درب انبارها در ساعات غير كاري .
۳- شمارش ، توزين يا اندازه گيري كليه اقلام دريافت شده و كنترل دقيق آنها با سفارشهاي خريد يا ساير مدارك كه در هنگام دريافت كالا در دسترس
مي باشند .

۴- كنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد ، وضعيت و مشخصات .
۵- وجود درخواست كالا نسبت به كليه اقلامي كه بايد از انبار خارج شود .
۶- نگهداري اقلام گرانبها در محوطه و قفسه هايي كه بتوان آنها را بطور كامل محصور يا قفل كرد .
۷- كنترل و شمارش ادواري موجوديها و مطابقت با مدارك مربوطه .

۸- بررسي مصارف غير عادي ، كسري هاي احتمالي و مصارف تاثير نشده.
۹- كنترل ادواري برگهاي درخواست كالا از انبار از لحاظ معتبر بودن امضاهاي مجاز براي دريافت كالا از انبار .
۳) انبارداري و عمليات روز مره آن .

همانطور كه اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجهي از وجه واحد تجاري صرف سرمايه گذاري در موجوديهاي كالا مي شود و آن گروه از واحدهاي تجاري كه فاقد روشهاي انبارداري منظم و مطمئن هستند ممكن است زيانهاي عمده اي از اين طريق متحمل شوند .
به طور مثال در اين گونه واحدهاي تجاري از يك طرف به علت نبود موجودهاي كافي ممكن است وقفه هاي زيانبار در توليد بوجود آيد و يا براي جلوگيري از بروز اين قبيل وقفه ها اقدام به خريدهاي عجولانه و سريع شود كه اين موضوع نيز به افزايش هزينه هاي توليد منجر مي گردد و از طرف ديگر نگهداري موجوديها به ميزاني بيش از حد مورد نياز موجب ركود بيش از حد سرمايه در موجوديها و افزايش هزينه هاي ناشي از انبار كردن مواد و نايابي آنها شود .

در اكثر واحد هاي تجاري كوچك و در پاره اي اوقات حتي در واحدهاي تجاري بزرگ اهميت حسن اداره انبارها ناديده گرفته مي شود و به اين موضوع كه به هر حال اقلام انبارداري ارزش نقدي معادل قيمت خريد مي باشند ، توجه نمي شود . حيف و ميل مواد ، فاسد شدن انها و عدم توجه در جابجايي و نقل و انتقالات و حفظ و حراست از آنها به تقليل سود و يا حتي ممكن است به ايجاد زيان منجر گردد ، بنابراين احداث انبارهاي مجهز و اداره آنها طبق روشهاي صحيح يكي از شرايط ضروري استفاده كامل از يك سيستم حسابداري صنعتي است .

۴) سازمان و محل انبار
سازمان انبارهاي واحدهاي توليد با توجه به نوع صنعت ، سطح فعاليت ، خط مشي هاي صاحبان و مديريت واحد تجاري متفاوت خواهد بود ، اما به طور كلي مي توان انبارها را از لحاظ سازماني به دو نوع تقسيم كرد :

الف : انبارهاي مركزي
ب : انبارهاي فرعي
محل انبارها بايد طوري انتخاب شود كه حداكثر كارايي و سرعت عمل را ممكن سازد . انبارها بايد حتي المقدور نزديك به محل دريافت و ارسال كالا باشد تا هزينه هاي نقل و انتقال به حداقل تقليل يابد . در عين حال انبارها بايد در مكانهايي احداث شوند كه به آساني در دسترس باشند .

كليه قسمتها و به خصوص قسمتهايي كه مواد سنگين يا پر حجم مصرف مي شوند ، قرار داشته باشد . در كارخانه هاي بزرگ كه تعداد دواير آنها زياد است انبارها را نمي توان در محل هايي قرار داد كه هم به دايره دريافت كالا و هم به كليه دواير مصرف كننده نزديك باشند تا تحويل مواد به آساني ميسر گردد . به همين دليل به اين گونه موارد ايجاد انبارهاي فرعي مناسب براي تحويل مواد به قسمتهاي بخصوص كارخانه معمولاً ضروري است .
در اين قبيل وضعيتها انبار مركزي مواد و قطعاتي را كه در هر يك از انبارهاي فر عي براي تحويل به حوزه عمل خود لازم دارند ، هر چند وقت يكبار به آن انبارها صادر كند ، در چنين شرايطي حتماً بايد كمك انباردارها در مقابل انبار دار كل مسئول باشند .