مقدمه
اهميت مطالعه مستمر آفرين يافته های علمی در زمينه ” دانش مديريت ۱″ بر هيچ کس پوشيده نيست. اين اهميت به جهت گستردگی روز افزون اين دانش از يک سو و پيچيدگی پديده های مورد مطالعه اين علم از سوی ديگر روز به روز افزوده تر می گردد. از طرف ديگر نياز مديران در کليه سطوح و کارشناسان به مطالعه مطالب علمی در زمينه مباحث مديريت و علوم مربوطه به جهت شناخت

بيشتر اين دانش و استفاده کار بردی از آن در جهت حل مسائل و معضلات سازمانها و موسسات اين اهميت را برجسته تر می کند، امروزه سازمانهای پويا و دانش مدار با داشتن سه ويژگی مستمر” آشنايی با دانش” “مهارت بکارگيری دانش” و “انگيزه و تمايل به کاربردی کردن دانش” در کارکنان خود در کليه سطوح می توانند حرفی برای گفتن داشته باشند.

بنابراين توسعه دانش مديريت تا زمانی که به مهارت های مديريتی منتهی نشود تفکری زيبا بيش نيست، امروزه نيز مشتريان وفادار به دنبال نتيجه و حاصل اين تفکرات هستند که چگونه در محصول يا خدمت، تجلی می يابد:

ژاپنی ها بر اين باورند که در “گمبا۲” ماموريت اصلی سازمان شکل می گيرد، گمبا برای يک توليد کننده در بخش صنعت، محل توليد محصول صنعتی با ويژگي هايش در افزايش ابعاد و مولفه های بهره وری و برای يک هتل دار، تمامی فضاهايی است که ميهمانان هتل از آنها استفاده می کنند.
“ماساکی ايمايی۳” گمبا را روش مديريت مبتنی بر عقل سليم نام نهاده و تلاش کرده است تا شيوه های مديريتی تجربه شده در ژاپن و بسياری از کشورهای پيشرفته را که از ژاپنی ها، اقتباس کرده و موفق شده اند، بيان می کند.

۱-Management Knowledge 2-GEMBA 3- Imai Masaaki

اين روش ها درعين سادگی، پيچيدگی هايی دارند که به ويژه در نوع نگرش سلسله مراتب مديريت متجلی می شوند.
اجرای اين روشها، کليد گشايش پنجره توليد و خدمات رسانی هدفمند به سوی افق های روشنی است که از طريق رضايت تمامی ذينفعان سازمان، کارکنان، مديران، سرمايه گذاران، مشتريان و جامعه ای که در آن فعاليت می کنند، نمود می يابد.

اين تکنيک ها برای تمامی کارکنان، سازمانها و شرکتها قابل درک بوده است و در هر جايی قابل پياده شدن هستند. جزوه حاضر که با استفاده از منابع معتبر و استفاده از صاحب نظران تهيه گرديده اميد است مورد استفاده مديران، برنامه ريزان و دانش دوستان قرار گيرد.
عليرضا دهدشتيان

مديريت گرايی و شهروندی
مبحث های علمی مربوط به سازمان و مديريت و مديريت گرايی در پاسخ به نيازهای امروز جوامع و پس از آنکه مديريت سنتی در وقايع بسياری، ناتوانی خود را نشان داده، مطرح گرديده است. رويکرد “مديريت گرايی” برای سازمانها و جوامعی مناسب است که در آنها نظر مشتريان سازمانها از ارج و اهميت بالايی برخوردار است. کرامت و ارزش انسان مد نظر است و پاسخگو بودن به نيازهای جامعه و رضايت اهل آن هدف اصلی سازمانهاست.

در “مديريت گرايی” سازمانها قبل از آنکه حاکم بر شهروندان باشند، متعلق به آنان هستند. همان گونه
که “چارلز هندی۱” از سازمان شهروندی سخن می گويد. در مديريت گرايی، نيز شهروندان صاحبان سازمانها محسو.ب می شوند. هندی سازمانهای امروزين را متعلق به مردمان می داند. او در لفظ و معنی واژه شرکت و سازمان، مفهوم اشتراک را وارد می سازد و معتقد است سازمان بايد اعتماد و رضايت تمام مراجعان خود را فراهم آورد و خود را متعلق به آنان بداند. در اين ديدگاه کليه کسانی که به بحوی با سازمان سر و کار دارند از منافع آن بهره می برند.

امروزه، توسعه يافتگی در جهان شديدا ً متغير و غير قابل بازگشت، بدون توسل به دانش مديريت ممکن نيست، تغييرات به قدری سريع رخ می دهند که مديران و رهبران سازمانهای دولتی و خصوصی احساس می کنند که دائما ً در برابر مانع گيج کننده ای قرار می گيرند که آنها را به چالش می طلبد و می بايستی روش های نوين، مهارت های

۱- Charles Handy
نوين را طراحی کرده و به کار بندند. بر همين اساس ، خدمات رسانی به شهروندان و مشتريان و برخورداری از
توان تغيير سريع در اين جهت ، يکی از عوامل موفقيت در قرن بيست و يکم به شمار می آيد.
واقعيت اين است برای اين منظور و برای کسب موفقيت، چاره ای جز توجه به نيروی انسانی، جزئيات عمليات کاری و تعيين رهيافتهای مناسب وجود ندارد.
مديريت گمبا کايزن که ژاپن را در بسياری موارد و به ويژه در صنعت به حد اعلای ترقی رسانده است، امروزه به عنوان ابزاری موثر در جهان به کار گرفته می شود. که مديريت نوين امروز با استفاده از تکنيک های آن می تواند در جهت رشد توسعه سازمانها در راستای خدمت به شهروندان و مشتريان گامهای موثری بردارد.

معرفی کايزن
واژه کايزن از ۱۹۹۳ در فرهنگ لغات آکسفورد ذکر شده است (فرهنگ جديد لغات آکسفورد، واژه کايزن را روشی مستمر در بهبود کار، اثر بخشی فردی و نظاير آن در قالب فرهنگ کار بيان می کند).
در زبان ژاپنی، کايزن يعنی بهبود مستمر، البته بهبودی که همگان اعم از مديران و کارکنان بايد به آن توجه کنند و تقريبا ً کم هزينه باشد. فلسفه کايزن، بر اين اساس بنا شده که شيوه زندگی ما اعم از کاری، اجتماعی و خانوادگی، بر تلاش در جهت بهبود مستمر تمرکز يابد. اين مفهوم برای بسياری از ژاپنی ها به قدری عادی و روشن است که حتی متوجه دارا بودن و انجام آن نيستند. کايزن سهم بزرگی در موفقيت رقابتی ژاپنی ها داشته است.

معنی اصلی واژه کايزن ساده و گوياست : همانطور که گفته شد، کايزن يعنی بهبود مستمر، بهبود مستمری که تمامی افراد يعنی مديران کارکنان و کارگران را در بر می گيرد و به عبارتی فراگير باشد فلسفه کايزن بر اين اصل استوار است که شيوه زندگی انسان شامل زندگی شغلی، زندگی اجتماعی، و زندگی خانوادگی بايد پيوسته و مدام بهبود يابد. فرهنگ کايزن و تعامل آن در بين لايه ها و

سازمانهای مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارخانه به دانشگاه تبديل شود و دانشگاه به کارخانه، کارگر از مدير بياموزد و مدير از ايده های کارگر بهره مند گردد. پژوهشگر لباس کار بپوشد و به جای نشستن در برج عاج به صحنه توليد بيايد و فعالان صحنه های توليد به فکر و تدبير در بابت بهبود کار خويش بپردازند و به پژوهش روی آورند. پيام استراتژی کايزن در اين جمله خلاصه می شود که حتی يک روز را نبايد بودن ايجاد نوعی بهبود در يکی از بخشهای سازمان يا شرکت سپری نمود.

تاريخچه کايزن در ايران
در سال ۱۳۷۹، با هماهنگی سازمان ملی بهره وری ايران (NIPO) و سازمان بهره وری آسيا (APO)، دوره ای با عنوان کارگاه آموزشی کايزن عملی به مدت پنج روز برای جمعی از واحدهای صنعتی استان يزد برگزار نمود. آن روز کسی تصور نمی کرد که اين کارگاه سر آغازی برای معرفی الگويی برای بهبود بهره وری در کشور خواهد بود. مدرس و مشاور اين کارگاه آقای “شوئيچی يوشيدا” مشاور کايزن و معاون اسبق شرکت نيسان موتورز بود. اين کارگاه پنج روزه که طی آن

بخشی از فرآيندهای کاری واحدهای صنعتی شرکت کننده به عنوان نمونه انتخاب و مورد باز مهندسی قرار گرفت. در تغيير نگرش کارکنان نسبت به مسائل محيطی بسيار موثر افتاد به طوری که سازمان ملی بهره وری ايران بلافاصله اجرای پروژه های بعدی در ساير استانهای کشور را در دستور کار خود قرارداد. نخستين کسانی که يوشيدا را در کارگاه آموزشی پنج روزه در استان

آذربايجان شرقی همراهی کردند، کارشناسان اين سازمان بودند که بعدها خود پايه گذار اجرای کايزن و ادامه حرکتهای بهبود در بخشهای صنعت و خدمات شدند.

مفاهيم اصولی کايزن
مفاهيم اصولی که بايستی در کليه سطوح مديران آموزش داده و تاکيد شود عبارتند از :
– کايزن و مديريت
– تاکيد بر فرايند، به جای تاکيد بر نتيجه هدف.
– پيروی از چرخه های (برنامه ريزی، اقدام، مميزی و اجرا) و (استاندارد سازی، اقدام، مميزی و اجرا)
– اولويت بخشی به کيفيت در درجه نخست
– اظهار نظريه بر اساس آمار و داده های صحيح
– مشتری را فرايند بعدی قلمداد کردن.
مدير ارشد بايد با آگاهی و آشنايی کامل از کايزن، تصميم گيری و خط مشی های صريح و روشن را بيان کند. وی با برنامه ريزی های منظم فعاليت های اجرايی را بر قرار می سازد و با به کارگيری فرآيند کايزن در تمام رده ها ،سطوح سازمان را رهبری می کند.
کايزن و مديريت

از ديدگاه کايزن مديريت دو وظيفه مهم نگهداری وضع موجود و بهبود بخشی به فرآيندها را بر عهده دارد نگهداری وضع موجود، شامل آن دسته از فعاليت هايی است که برای حفظ فناوری جاری، اقدامات مديريتی، استانداردهای اجرايی و استقرار آنها، از طريق آموزش انجام می شود. مديريت از طريق حفظ و نگهداری وضع موجود، شرايطی فراهم می کند که هر کس بتواند از رويه های استاندارد عمليات تبعيت کند. اما بهبود بخشی به فعاليت هايی

اتلاق می شود که در جهت ارتقای استانداردهای جاری انجام می شوند .بنابر اين تصور ژاپنی ها از مديريت، تلقيقی از دو مفهوم نگهداری و بهبود بخشی است.
تاکيد بر فرايند، به جای تاکيد بر نتيجه و هدف

کايزن، مروج انديشه فرايند – سمت گيری است، زيرا بهبود فرايندها منجر به بهبود نتايج خواهد شد. بروز نارسايی در دستيابی به نتايج بر نامه ريزی شده، نشانه وجود نارسايی در فرايند است. مديريت بايد فرايندنگر باشد و با تشخيص خطاهای فرايند آنها را اصلاح کند.
کايزن، بر تلاش های انسانی تاکيد دارد و اين امر کاملا ً مغاير با تفکر غربی هاست که بر نتيجه
هدف تاکيد می کنند.
نگرش از طريق تاکيد بر فرآيند، بايد در معرفی راهبردهای مختلف کايزن به کار گرفته شود تا اين راهبردها باموفقيت همراه باشند. راهبردها عبارتند از : چرخه برنامه ريزی، اقدام، مميزی و اجرا (PDCA)؛ چرخه استاندارد سازی، اقدام ، مميزی و اجرا (SDCA)، کيفيت برتر، کاهش هزينه های توليد، تحويل به موقع سفارشات، مديريت کيفيت فراگير، توليد بهنگام، و نگهداری و تعميرات. راهبردهای کايزن در بسياری از شرکتها بدليل بی توجهی به فرآيند، موفق نبوده اند. مهم ترين عامل در توفيق فرآيند کايزن، تعهد و حضور
مدير ارشد در صحنه است.

پيروی از چرخه ها
اولين گام در فرايند کايزن، برقراری چرخه برنامه ريزی، اقدام ، مميزی و اجرا (PDCA) است زيار اين چرخه وسيله ای مطمئن برای تداوم کايزن و تحقق خط مشی های راهبردی و برای بهبود استاندارهاست. اين چرخه از مهمترين فعاليتهايی است که بر فرآيند تاکيد می کند.
منظور از برنامه ريزی، تعيين هدف، برای ايجاد بهبود می باشد. زيرا کايزن راه زندگی است و به

صورت هدف برای ايجاد بهبود در هر زمينه ای استفاده می شود. منظور از اقدام، انجام فعاليت های منظم برای تحقق برنامه تدوين شده است. منظور از مميزی، مقايسه وضعيت جديد با شرايط پيش بينی شده و حصول اطمينان از اثر بخشی برنامه هاست. منظور از اجرا، يعنی به کارگيری استاندارد جديد و خلق فراينداهای موثری است که از وقوع مجدد مشکل اوليه پيشگيری کند و راه را برای دستيابی به پيشرفت های بيشتر هموار سازد. از آنجايی که کارکنان ، موقعيت های تازه را می پسندند و اغلب چرخه بهبود را تجربه نکرده اند، مديريت بايد برای استقرار چرخه برنامه ريزی، اقدام، مميزی و اجرا (PDCA) پيشقدم شود.
اولويت بخشی به کيفيت

از ميان اهداف تعريف شده بنيادی، مانند کيفيت مطلوب، قيمت مناسب و خدمات پس از فروش، بايد کيفيت مطلوب را در اولويت قرارداد. هر قدر قيمت محصول مناسب و تبليغات برای ارائه خدمات به مصرف کننده جذاب، اما کيفيت توليد يا خدمات ضعيف باشد، قدرت رقابت در بازار ضعيف خواهد بود. توجه به کيفيت در درجه اول نياز و به تعهد و قبول مسئوليت مديريت مربوط است. مديران اغلب هنگامی که در تنگنای تصميم گيری بين توليد محصول نامرغوب يا تحويل به موقع سفارشات و تامين تامين نياز بازار قرار مي گيرند، کيفيت را فدای ضرورت

 

تحويل کالا يا کاهش هزينه های توليد می کنند، توجه به اين نکته مهم است که اين کار به مرور از عمر فعاليت سازمان می کاهد.

اظهار نظر بر اساس آمار و داده های صحيح
کايزن، فرايندی برای حل مشکل است. برای اينکه مشکلی به خوبی درک و حل شود، ابتدا بايد آن را به درستی تشخيص داد. برای اين منظور بايد اطلاعات جمع آوری شده را تجزيه و تحليل کرد. بدون داشتن اطلاعات کامل و مطمئن، به جای دسترسی به راهکاری دقيق و علمی به حل مشکلی پرداخته می شود که زوايای آن به درستی شناخته شده نيست و تنها به ذهنيات و احساسات پاسخ داده شده است. با جمع آوری اطلاعات صحيح درباره واقعيات جاری، نقطه شروع بهبود شناخته می شود. جمع آوری اطلاعات و تجزيه و تحليل آماری آنها برای بهبود بخشی، زمينه اصلی بحث اين کتاب است.