کيفيت اطلاعات سيستم اطلاعاتي حسابداري و آگاهي نسبت آن به در يک دانشگاه

با توجه به فعاليت سازمان ها در محيط کاملا رقابتي و فوق العاده متغير ، يافتن شيوه هاي جديد ، سريع و قابل اتکاتري براي تبادل اطلاعات امری ضروری هستند. براي رفع اين گونه نيازها، سيستم هاي اطلاعاتي بايد به تغييرات مداوم و مستمر , جزئی تا اساسی , عادت داشته باشند . تغييرات جنبه هاي رفتاري تغيير بسيار مهم است. زيرا بهترين سيستم ها هم بدون حمايت افرادي که با آن کار مي کنند، موفق نخواهند بود .

موضوع تحت بررسي اين مقاله کيفيت اطلاعات متعلق به سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري جديد و آگاهی نسبت به آن را در دايره پذيرش و ثبت نام يک دانشگاه گزارش مي دهد . دايره مورد نظر در حال پياده سازي سيستم تحويل الکترونيک خدماتش برروي وب سايت است . اساس موضوع مورد بحث مبتني بر مدل پذيرش تکنولوژي , فرد ديويس ( TAM) (1989 -1992 ) برداشتي مفهومي از چگونگي بکارگيري سيستم اطلاعات و رفتار پذيرشي ارائه مي دهد , در واقع اين مدل تئوري

 

سيستم هاي اطلاعاتي است که چگونگي پذيرش و استفاده از تکنولوژي را توسط کاربر ترسيم مي نمايد . TAM در مطالعات متعددي برروي کاربران نهائي صفحات وب جهاني بکار گرفته شده است . ( هيجدن ۲۰۰۰ , گيفن و استراب ۲۰۰۰ و مون و کيم ۲۰۰۱ ) . تئوري TAM نيز همانند تئوري رفتار برنامه ريزي شده (TPB) دراصل يک نوع اشتقاق يافته از يک تئوري رفتاري مشهور به نام همان تئوري رفتار منطقي (TRA ) است.بکارگيري مدل TAM درراستاي پذيرش سيستم اطلاعاتي حسابداري توسط کاربران می تواند متصديان امر را به اين سمت رهنمون سازد که چه چيزهاي سيستم اطلاعات حسابداري را مفيد و

مطلوب کاربر مي سازد .TAM بر دو عامل موثر تاکيد مي نمايد : شناخت ( درک از ) مفيد بودن : سطحي از شناخت که در آن حد کاربر به نتيجه مي رسد که استفاده از يک سيستم خاص مي تواند سطح عملکرد شغلي وي را افزايش دهد , و شناخت ( درک از ) سهولت استفاده : سطحي از شناخت که در آن حد کاربر احساس مي کند استفاده از يک سيستم

خاص , نيازمند تلاش چنداني نمي باشد.. با توجه به اين دو عامل مي توان استنباط کرد که درگير کردن کاربر نهائي در TAM مي تواند بر ميزان پذيرش کاربران تاثير داشته باشد .

کاربر در استنباط اوليه از سيستم جديد آنرا فاقد سهولت استفاده تلقي مي نمايد , در حاليکه مديريت ارشد و گروه طرح و توسعه سيستم به هنگام پياده سازي سيستم , برروي استاندارد سازي خروجي سيستم خدمات الکترونيک متمرکز مي شوند . به اين ترتيب کاربر نهائي در پذيرش خدمات الکترونيک مبتني بر وب سايت در حيطه معيارهاي تعيين شده از خود مقاومت نشان مي دهد . کاربر نهائي قابليت استفاده را جزء لاينفک سيستم دريافته است نه در خودش . کاربران نهائي انتظاراتشان را مبتني بر تجاربی قابل قبول در گذشته مبتنی مي سازند , زماني که انجام امور از کانال کاربر نشات مي گرفت , نه سيستم . تا حدي کاربر احساس مي کند توسط سيستم احاطه شده است و آنرا مانعي بر سر راه رشد تلقي مي نمايند .
ريگان و کونور ( ۱۹۹۴ ) روشهاي متعددي را جهت تعيين و اصلاح مدل مفهومي کاربران در مواجه و تعامل با تغييرات در سيستم ها ارائه داده اند که شامل استفاده از متافور ها (متافور ها استفاده از اشياي آشنا براي نشان دادن يک مفهوم بصري است. در نرم افزار مقصود از آن استفاده از اشياي مشابه واقعي در نرم افزار است. مثل نوار اجراي موزيک که در بسياري از نرم افزار هاي صوتي و تصويري کاربرد دارد) , روشهاي جلوگيري و اجتناب از يکنواختي در نحوه انجام امور شغلي ( رخوت کاري ) نظير آموزشهاي مستمر ( سپري کردن دوره هاي ICDL ) , القاء اطمينان و حاشيه امنيت به کاربر نسبت به تغييرات , هدايت کنترل شده تعامل و تقابل کاربران و سيستم جديد و شفاف سازي روند تعامل و تقابل کاربر و سيستم , مي باشند . حمايت و پشتيباني از کاربر با استفاده از متافورهائي که مفهوم همساني نسبت به شرايط قبل از تغييرات را القاء مي نمايد مي تواند احاطه و کنترل کاربر را بر امور خدمات الکترونيک افزايش دهد .

روش تحقيق :
مشکل اصلي نمونه مورد بررسي که واحد دانشگاهي است عدم تمايل کارکنان به پذيرفتن سيستم خدمات الکترونيک جهت پردازش درخواستهاي پذيرش متقاضيان تحصيل و اصرار بر استفاده از سيستم هاي سنتي مبتني بر کاغذ است , چاپ مدارک و مستندات , بايگاني آنها در پرونده ها . اتکاء بر سيستم کاغذي , منتهي به دوباره کاري , افزايش بار عمليات کاري ,

اشتباه و سردرگمي مي شود . در نتيجه واحد مورد بررسي نسبت به فراهم سازي خدمات مناسب دچار کندي و در نتيجه انبوهي تقاضاهاي ثبت نام جواب داده نشده مي گردد . سيستم خدمات الکترونيک مبتني بر وب را به منظور کاهش بار تقاضاهاي در انتظار و بهبود کارائي و اثربخشي خدمات به دانشجويان معرفي شده است . اين مقاله شواهد مورد نياز را از منابع مختلف مستند سازي نظير مصاحبه هاي باز و مشاهدات رفتار افراد مورد آزمون , جمع آوري شده و تحت بررسي قرار

مي دهد ( ين ۱۹۹۴ ) . جلسات و مصاحبه ها به صورت باز صورت مي پذيرد . محقق در آغاز عنواني را مطرح مي نمايد و پاسخ دهندگان نظراتشان را در ارتباط با وقايع مرتبط با موضوع مطروحه تبيين مي نمايند . مصاحبه ها در ابتداء ضبط شده و سپس جهت تجزيه و تحليل مکتوب مي شوند . بهتر است پاسخ هاي بدست آمده با ساير اطلاعات بدست آمده از منابع ديگر همزمان مورد بررسي قرار گيرد . محققان از استنتاج مبتني بر يکسري سوالات کليشه اي در اين روش جمع آوري داده اجتناب مي نمايند , زيرا اين امر دامنه مطالعه را محدود و مانع دستيابي به اطلاعات مهم و ارزشمند مي شود.

تجزيه و تحليل نمونه :
A : تجربه و ديدگاه کارکنان در ارتباط با سيستم اطلاعات حسابداري
اکثريت کارکنان معتقدند که قابليت سيستم اطلاعات حسابداري مي بايست به نحوي باشد که آنها را قادر سازد تا وظايفشان را بصورت الترونيکي به انجام رسانند . عموم کارکنان ( ۹۰% ) به اين موضوع با در نظر گرفتن ابعاد مختلفي از سيستم اطلاعات حسابداري و با اخذ تصميمات متفاوتي مبني بر ميزان کاربرد بخشهای مورد نظرشان در جريان کاري شان جهت بازيابي و اخذ اطلاعات مورد نيازيشان , پاسخهاي خود را ارائه داده اند . کارکنان معتقدند تصميم گيري نسبت به پذيرش و

استفاده از سيستم اطلاعات حسابداري مشکل است زيرا برخي از امورات کاري تنها بخشي از آنها بصورت الکترونيکي صورت پذيرفته و مابقي آن مي بايست با اتکاء به سيستم مبتني بر کاغذ تکميل شود . بنابراين انتخاب سيستم مناسب تر را در راستاي احراز و انجام الزامات کاري شان پيچيده و مشکل است . کليه کارکنان بخش ثبت نام شکايت دارند که هنگام استفاده از سيستم پردازش الکترونيکي درخواستهاي پذيرش توسط سيستم اطلاعات حسابداري با کاري شان افزايش

يافته و روند کاري آنها را دچار کندي مي نمايد و باعث پيچيدگي و ابهام مي شود , که اين خود ناشي از کيفيت ضعيف اطلاعات است . به نظر کارکنان دليل چنين امري افزايش تعداد مستندات کاغذي و اطلاعاتي است که مي بايست از متن آنها بصورت دستي و قبل از پزدازش الکترونيکي درخواستهاي پذيرش وارد سيستم اطلاعات حسابداري شود . از نظر کارکنان دايره مورد بررسي گروه طراحي سيستم به طور کافي نيازهاي کاربران را جهت تشخيص و فهم رودن کاري آنها , از آغاز تا پايان

, و هچنين ضرورت لحاظ نمودن روند فوق الذکر در سيستم اطلاعات حسابداري بر اساس مهارت و توانئي کارکنان مورد تجزيه و تحليل قرار نداده اند . در نتيجه ۷۰% کارکنان فاقد مهارت لازم جهت استفاده از سيستم به منظور بازيابي و استخراج اطلاعات هستند .

لند (۱۹۹۹) بيان نمود که کاربران ممکن است فاقد توانائي لازم در راستاي استفاده از سيستم ها باشند که اين امر خود ناشي از سطوح متفاوت مهارت و دانش مي باشد . اين وضعيت در مورد کارکنان دايره مورد بررسي نيز صدق مي نمايد . اجراي الکترونيکي امورات شغلي توسط کارکنان مستلزم داشتن تجربه و آگاهي بيشتر نسبت به آنچه که در ماوراي صفحه رايانه شان رخ مي دهد , است . در سيستم مبتني بر کاغذ رويه هاي مختلف مرتبط با وظايف کاري براي کارکنان قابل درک و آشنا است : جائي که اطلاعات ذخيره مي شود مثلا در يک پرونده ( پوشه ) , سازماندهي و بايگاني مستندات و بازيابي اطلاعات که بصورت سيستماتيک به هم مرتبط شده اند . در سيستم اطلاعاتي جديد درک ضعيفي در ارتباط با آنچه که سيستم اطلاعات حسابداري از فرايند کاري در ماوراي صفحه رايانه سازماندهي مي نمايد , وجود دارد , بخصوص زماني که اين امر مستلزم به اشتراک گذاشتن اطلاعت ميان کاربران مختلف باشد. بعلاوه کارکنان اظهار داشته اند که ابزارهاي تعامل با سيستم نظير مرورگرها , دکمه ابزارهاي عملياتي علي رغم آموزش هاي اوليه غير شفاف و داراي کيفيت ضعيفي هستند . براي مثال يکي از کارکنان چنين بيان داشته است که : ” تجربه بسيار کمي در کار با سيستم اطلاعات حسابداري داريم ما نمي دانيم چطور کار مي کند و چه خروجي از آن مي توانيم انتظار داشته باشيم . با توجه به تجربه تعامل با سيستم مذکور مي دانيم که نمي توان در تمامي حوزه هاي کاري از آن استفاده نمود و هنوز در حال توسعه و تکامل است . سيستم بطور ۱۰۰% کامل نشده است و استفاده از آن مستلزم تحمل ريسک و خطر است ” .

 

يکي از کارکنان بيان مي دارد که : ” حوزه و دامنه کاري خيلي محدود است ما نمي توانيم از سيستم اطلاعات حسابداري استفاده نماييم . اين سيستم درست کار نمي کند ما مجبوريم براي تکميل کارها از سيستم مبتني بر کاغذ نيز استفاده نماييم . اين امر بار کاري ما را افزايش مي دهد . حتي اگر بخواهيم يک کار ساده را انجام دهيم زمان زيادي را بايد صرف نماييم . از طرفي اين دو سيستم باهم سازگار نيستند . و مي بايست بر هردو سيستم اتکا نماييم . گاهي اوقات در تشخيص

سيستم بهتر دچار سردرگمي مي شويم ” . ديدگاه مشابهي ميان اکثريت کارکنان ( ۸۰% ) بيانگر اين است که سيستم اطلاعات حسابداري ناکافي است اين ديدگاه بطور واضحي در تمامي مصاحبه ها و جلسات با کارکنان ديده شده است و هيچ يک از کاکرکنان به کفايت آموزشهاي داده شده نظر مساعدي نداده اند . لند (۱۹۹۹) معتقد است مهارت در استفاده از سيستم مي تواند با استفاده از آموزه هاي يادگيري افزايشي کسب شود . در غياب چنين اموزشهاي در نمونه مورد بررسي کارکنان به منابع متعدد مبتني بر کاغذ به منظور جمع آوري اطلاعات مورد نيازشان جهت تکميل امور مبتني بر سيستم اطلاعات حسابداري مراجعه مي نمايند . يکي از کارکنان مي افزايد که :

” ما نياز داريم بر مستندات کاغذي و ديگر پايگاه هاي داده اي جهت تکميل امورات کاري اتکاء نماييم ما مي بايست از هردو سيستم استفاده نماييم ( سيستم مبتني بر کاغذ و سيستم اطلاعات حسابداري ) و گاهي اوقات اين امر خيلي وقت مان را ميگيرد . ما نياز داريم تجربه بيشتري را در استفاده از سيستم بدست آوريم تا اينکه سيستم بتواند در انجام کارمان کمک نمايد . سوابق مبتني بر کاغذی وجود دارند که هيچ ارتباطي با سيستم اطلاعات حسابداري ندارند . ما استفاده از آن

سيستم را ادامه مي دهيم بعلاوه اينکه از پايگاه هاي داده اي ديگر استفاده مي نماييم که با سيستم اطلاعات حسابداري مرتبط نيست . اما مدير IT به ما مي گويد که ارتباط اين پايگاه هاي داده اي با سيستم اطلاعات حسابداري به زودي برقرار مي شود , اما اين امر زمانبر است و به اين زودي هم اتفاق نمي افتد ” . در جلسات و مصاحبه ها کارمندان بر روي مسائلي همچون قابليت استفاده از سيستم , شناخت , فشردگي کار با دو سيستم و پيچيدگي امور به هنگام انجام وظايف کاريشان تمرکز مي نمايند . پيچيدگي امور را مي توان در مورد نحوه کنترل و مرور سيستم اطلاعات حسابداري , بازيابي اطلاعات و جستجو , پردازش رويداد ها و پشتيباني همزمان بيان نمود . کارکنان سيستم را بر حسب قابليت استفاده و آنچه که سيستم مي تواند متفاوت از ديگر گزينه هاي موجود براي آنها به ارمغان داشته باشند مورد ارزيابي قرار مي دهند . به عنوان مثال يکي از کارکنان مي گويد ” که سيستم اطلاعات حسابداري به اندازه کافي جهت بررسي اشتباهات ساده , بررسي اشتباهات املائي يا گرامري هوشمند نيست , در حاليکه ما تجربه اين مسائل را در استفاده از سيستم WORD درک نموده ايم . اين موارد ابزارهاي اوليه جهت تسهيل کار ما هستند که در سيستم اطلاعات حسابداري در دسترس ما قرار ندارند . وقتي که مشغله کاري ما بالاست اين ابزارها کمک زيادي در انجام کارها به ما مي کنند . اجتناب از اشتباهات املائي و گرامري صرفه جوئي زيادي در وقت مي کند . اما معتقديم سيستم مي باايست با چنين امکاناتي جهت کمک به ما در انجام کارها طراحي شود ” .
در اصل انتظارات کارکنان کاربر سيستم اطلاعات حسابداري برآورده نشده است . کمبود و نقص اطلاعات نسبت به سوابق و تجارب قبلي آنها , جهت کمک به تحقق امورات کاريشان , آثاري منفي بجا گذاشته است . کارکنان بعضا برخي از عملگرهاي الکترونيکي را در قالب سيستم هاي ديگر تجربه کرده اند و انتظار دارند سيستم جديد با تجارب قبلي آنها منطبق باشد . تاکيد کارکنان کاربر سيستم اطلاعات حسابداري آن است که اطلاعات کافي و با کيفيت ارائه نمي شود و سيستم جديد در انجام وظايف کاريشان موثر واقع نمي شود .
تحقيقات قبلي نشان داده اند که اگر سيستم اطلاعات حسابداري نيازهاي اوليه اطلاعاتي کاربران را برآورده سازد اين امر مي تواند به گونه اي مثبت جريانات بعدي مرتبط با امورات کاريشان را تحت تاثير قرار دهد و به وضعيت روال ( ثبات ) منجر شود . ( هافمن و نواک ۱۹۹۷ ) . در چنين وضعيتي فرد بشدت درگير و تحت تاثير فعاليتهاي مبتني بر رايانه قرار مي گيرد و فرد در چنين شرايطي کمترين آگاهي را در ارتباط با آنچه که در محيط اطرافش اتفاق مي افتد را به دليل تعامل عميق در

فعاليتهاي مبتني بر رايانه , دارا است . در نمونه مورد بررسي اين شرايط با موانع يا غير قابل دسترسی بنظر مي رسد . کارکنان از برآورده کردن تمامي الزامات کاريشان , که مستلزم اطلاعات با کيفيت در محيط الکترونيک است , ناتوان هستند . در جلسات برگزار شده کارکنان اصولا بر محدود شدن قابليت استفاده و براورده سازي نيازهاي اطلاعاتي , در مواجه با

 

سيستم اطلاعات حسابداري تاکيد داشته اند . براي مثال يکي از کارکنان گفته است که :” مي بايست مستندات , سوابق و اطلاعات مرجع زيادي را مورد استفاده قرار دهيم , قبل از اينکه صحت آنرا در سيستم اطلاعت حسابداري مورد تاييد قرار دهيم . سوابق و مستندات کاغذ زيادي وجود دارند که مي بايست در جريان آنها قرار بگيريم . اگر آنها بصورت الکترونيکي در اختيار ما قرار مي گرفت در انجام کارها کمک زيادي مي نمود . اما اين امر محقق نشده است ” . بيش از ۶۵% کارکنان به از دست رفتن علاقه و اشتياق شان به استفاده از سيستم به دليل عدم آگاهي از نحوه بازيابي و استفاده از اطلاعات به هنگا

م عدم کارکرد سيستم اطلاعات حسابداري اذعان داشته اند . کارکنان معتقدند هيچ شانسي مبني بر تداوم استفاده از سيستم اطلاعات حسابداري وجود ندارد هر چند که سيستم کارکرد صحيح و مناسبي ندارد . براي کارکنان محرز است که اگر سيستم اطلاعات حسابداري به درستي کار ننمايد , آنها مي توانند بر سيستم مبتني بر کاغذ به عنوان جايگزين اتکاء نمايند . اما چنانچه كاركنان احساس كنند كه كارها مي توانند به سرانجام برسند به اتكا قابليت استفاده سيستم اطلاعات حسابداري پيش ميروند وگرنه به سيستم مبتني به كاغذ رجوع ميكنند . بررسي و رسيدگي به اطلاعات در سيستم

اطلاعات حسابداري جهت احراز استاندارد های لازم جهت ثبت نام دانشجويان بين الملي ممكن نيست و در حال حاضر می بايست در قالب فرم هاي كاغذي بررسي نماييم و اين خيلي زمانبر است , سيستم اطلاعات حسابداري فاقد چنين قسمتي است كه بتواند اين الزامات را بررسي نمايد و تمامي اين موارد ميبايستي به صورت دستي توسط كارمندان انجام شود .

 

تجربه برخورد و تعامل نامناسب كاربران كارمند در استفاده از بخشهاي مختلف سيستم اطلاعات حسابداري در وهله اول به برداشت آنها از ويژگيهاي وب سايت در انتقال اطلاعات با كيفيت ضعيف ناشي شده است . وب سايت سيستم اطلاعات حسابداري بدون در نظر گرفتن الزامات كاري كاركنان طراحي شده است . مشكل تعامل كاركنان نسبت به قابليت استفاده بخشهاي مختلف سيستم اطلاعات حسابداري به مواردي نظير قطع مداوم خطوط ارتباطي ‌‚ از بين رفتن يا حذف نامه هاي الكترونيكي ‚ اطلاعات ناقص و ريز بودن اندازه خطوط نوشتاري مربوط مي شود
يكي از كاركنان ميگويد كه : ” سيستم اطلاعات حسابداري نيازمند بهبود ويژگي هاي عملياتي و ارائه بخش ها و امكانات بهتر است تا بتواند استفاده را براي ما راحتتر نمايد. در حال حاضر اين سيستم براي ما خيلي مبهم است تا بتوانيم درك كنيم مثلا يك دكمه مرورگر انجام مي دهد . برخي از خطوط ارتباطي سايت كار نمي كند كه اين امر براي ما ناخوشايند است . دانشجويان بين المللي ما از اين بابت شكايت دارند ‚ بعضا گاهي اوقات نامه هاي الكترونيكي آنها را دريافت نمي كنيم و اندازه نوشتاري جهت خواندن بسيار كوچك هستند ‚ بخصوص براي كاربران خارجي كه زبان اولشان انگليسي نيست . ما مي بايست بتوانيم اندازه نوشتاري را تغيير دهيم و صفحه بندي ها را مطابق نيازمان تغيير بدهيم . ما بايد بتوانيم نامه هاي الكترونيكي را سازماندهي و در پوشه هاي دسته بندي نماييم ‚ در حاليكه قادر به انجام هيچ يك از اين كارها نيستيم . در شراط روال كه در بالا به آن اشاره شد توجهات محدود به زمينه هاي محرك مشخص مي شود و به مسائل بي ارتباط كمتر پرداخته مي شود . يکی از محققان معتقد است ” در شرايط روال فرد كاملا در وضيت جديد جا افتاده است , در حالي كه آگاهي خودش را از روند پردازش طي تعامل با وب سايت افزايش مي دهد , صفحه رايانه مي تواند به عنوان زمينه محرك مشخص توجه فرد را جلب ميكند ” . در نمونه مورد بررسي كاركنان ابراز داشتند كه موانع بسياري را در سر راه استفاده از وب سايت سيستم اطلاعات حسابداري تجربه نموده اند اين موانع باعث شده اند تا تمركز كاركنان به هم خورده و اطلاعاتي با كيفيت ضعيف ايجاد گردد براي مثال تعدادي از كاركنان بيان نموده اند كه هنگام وارد نمودن اطلاعات به سيستم با قطعي خطوط ارتباطي مواجه شده اند كه اين باعث به هم خوردن تمركز انها شده و اطلاعات نادرست انتقال داده شده يكي از كاركنان اينگونه ميگويد : به دليل زمان استراحت ارتباط كاركنان با سيستم هاي اطلاعات حسابداري قطع ميشود و كاركنان ميبايست مجددا تمامي اطلاعات را وارد نمايند اين امر دوباره كاري و تكرار اطلاعات را به بار مي اورد . اطلاعات مشابه مجددا وارد سيستم ميشود ‚ و اين امر تفكيك ميان درخواست هاي مختلف را مشكل ميكند ما نميدانيم چرا سيستم قطع ميشود در حالي كه مورد استفاده قرار دارد .

در دايره ثبت نام وقتي كاركنان مشكلاتي را در استفاده از سيستم اطلاعات حسابداري تجربه ميكنند استفاده از رويكرد هاي سنتي نظير تعامل هاي رودرو را نسبت به رويكرد هاي آنلاين ترجيح ميدهند . كاركنان اظهار داشتند كه تماس رو در رو با مديريت IT جهت اخذ كمك و پشتيباني را نسبت به برقراري ارتباط از طريق نامه الكترونيكي ترجيح ميدهند اگر چه اين امر مستلزم صرف زمان جهت جابجايي از يك بخش به بخش ديگر است. در ادامه كاركنان نسبت به اثر بخشي سيستم اطلاعات حسابداري قضاوت ميكنند انها نسبت به سيستم نا اميد هستند زيرا به لحاظ عملياتي جهت فراهم نمودن اطلاعات با كيفيت

 

با توجه به نيازهاي كاري آنها نقص هايي وجود دارد . سابقه تعامل انها با سيستم به عنوان يك تجربه آموزشي مثبت تلقي نميشود. به نظر انها سلسله اشتباهات و ناكامي هاي سيستم به دليل انتقال اطلاعات ضعيف پاياني ندارد . به عنوان مثال يكي از كاركنان بيان ميدارد كه ” ما نمي توانيم نامه پذيرش را برا ي دانشجويان ممتاز تحت سيستم اطلاعات حسابداري ارائه نماييم ‚ نمونه هاي از پيش طراحي شده اي نيز وجود ندارد . ما ميباست آنها را به صورت دستي ارائه دهيم و ميبايست بايگاني سوابقي از اين مستندات نگه داري نمايد و انها را از طريق بررسي هاي مستمر به روز نگه داريم گاهي اوقات ثبت تمامي اطلاعات در بايگاني هاي كاغذي ممكن نميباشد زيرا برخي دانشجويان به صورت الكترونيكي با ما در ارتباط هستند و از طريق نامه الكترونيكي به انها پاسخ ميدهند اين شرايط سبب شده است تا مستندات و سوابق كاغذي افزايش يابد . سيستم اطلاعات حسابداري در اين زمينه مي بايست فعال تر شود .

B : انگيزه کارکنان و سيستم اطلاعات حسابداری
۹۵% از کارکنان نشان داده اند که می خواهند اين سيستم به آنها در انجام امور کاريشان قابليت انعطاف پذيری ارائه دهد , که آنرا از طريق تسهيل ويرايش و اصلاح اسناد , دسترسی آسان به امکان جستجوی اطلاعات در سيستم اطلاعات حسابداری , ارائه خدمات با سرعت بالا , وجود يک صفحه ورودی به سيستم , فهم بخشهای مديريتی سيستم و نحوه عمل آنها , تکميل تمام بخشهای کاری به صورت الکترونيک , بهبود عملکرد کاری , برگزاری جلسات مداوم آموزشی جهت آشنائی با اين سيستم و توانائی های آن , فرصت آشانائی با ديگر قابليت های کاربردی سيستم و کسب نتايج مثبت با استفاده از سيستم و اطلاعات دقيق کاری , فراهم سازد .
ريگان و اوکنور ( ۱۹۹۴ ) اظهار داشته اند که کارهائی که از نظر افراد جذاب به نظر می رسند ويژگيهای ذيل را دارا هستند : ۱ ) جديت در کار را تجربه و درک نمايند . ۲) بابت خروجی کارشان مسئوليت را تجربه کنند ۳ ) از نتايج اقدامات کاريشان اگاهی داشته باشند . ۴ ) رضايت روزافزون را تجربه کنند , سطحی که در آن حد کارمند به اين نتيجه می رسد که کار فرصتهائی را برای رشد و توسعه آنها فراهم می آورد . ۵ ) نياز روز افزون را تجربه کنند , که عبارت است از ميزان تمايل کارکنان برای رشد و توسعه خودشان .
C : ديدگاه کارکنان نسبت به سهولت استفاده سيستم اطلاعات حسابداری
ويژگي سهولت استفاده از يک سيستم در اثر تعامل با سيستم شفاف و قابل درک می شود . کارکنان تصور می کردند که سيستم اطلاعات حسابداری را بسختی می توان بکار گرفت . سيستم فاقد انعطاف پذيری لازم جهت انجام وظايف شغلی شان مطابق الزامات مشخص شده , است . کارکنان اظهار داشته اند که کماکان در ويرايش مستندات , اضافه نمودن نمونه نامه ای جديد , جستجوی نام و سوابق دانشجويان , بررسی گرامری و املائی و ديگر بررسی های لازم , وارد کردن داده ها , تمايز بين درخواست پذيرش و استعلامات , اجتناب از دوباره کاری و تکرار , مشکلاتی را دارند . از نظر آنها سيستم فاقد قابليت استفاده است . ۱۰۰% کارکنان بيان داشته اند که به دنبال سيستمی جديد که نسبت به سيستم مبتنی بر کاغذ کاربرد آسان تری داشته باشد . يک سيستم خوب سهولت بکارگيری را بر اساس مهارت و توانائی کارکنان تکميل و تلفيق می نمايد . از نظر کارکنان سيستم اطلاعات حسابداری برای کاربران بيرون سازمانی نسبت به کارکنان مستقر در درون سازمان بهتر و مفيد تر است .۵۵
% کارکنان معتقدند استفاده از سيستم اطلاعات حسابداری گيج کننده است . اين سردرگمی ناشی از بعد تکنيکال سيستم است . برخی ديگر معتدقند که سيستم درهم و برهم می باشد و آنرا سازمان نيافته تلقی می نمايند .
در ارتباط با دوباره کاری کارکنان معتقدند که اگر دانشجوئی در حال وارد کردن آنلاين اطلاعات در فرمهای مخصوص باشد و در بين کار ارتباط وی با سيستم قطع شوند , تمامی داده های وازد شده توسط وی می بايست مجددا وارد شود . در صورت برقراری مجدد ارتباط هيچ گونه فيلتری برای جلوگيری از وارد نمودن دوباره داده های وارد شده قبلی و تکرار آنها وجود ندارد . اگر سيستم می توانست دانشجو را شناسائی و به وی اخطار دهد که تنها داده های بخشهای تکميل نشده را وارد نمايد , مشکل تکرار داده را کاهش می يابد . گاهی اوقات با ۴ يا ۵ درخواست پذيرش تکراری مواجه می شويم . اکثريت کارکنان در

ارتباط با نحوه نمايش سيستم اطلاعات حسابداری از جنبه های نظير اندازه کوچک نمايش خطوط و سختی خواندن آن , سرعت پايين بارگذاری سيستم به علت وجود تصاوير زيادی و بزرگ شکايت دارند . براي مديريت اثربخش امور كاري , کارکنان نيازمند سطح بالائي از کنترل نسبت به گزارشاتي هستند که سيستم اطلاعات حسابداري ارائه كرده است , که هم به لحاظ دسترسي و هم به لحاظ كاربرد مشكلاتي را به همراه دارند . بر اساس بررسي هاي انجام شده گزارشات مشابه ايجاد شده مبتني بر سيستم كاغذي به لحاظ دسترسي و كاربرد ساده تر است . يكي از كاركنان مي گويد سطوح بالاي كنترل ر

ا در سيستم اطلاعات حسابداري نياز دارند تا امورات كاريشان راحتر پيش برود : ” ما به كنترل بيشتري نسبت به كارمان در سيستم اطلاعات حسابداري نياز داريم . نمي توانيم گزارش ايجاد كنيم . سيستم اطلاعات حسابداري شماره ها را تغيير مي دهد . در سيستم كاغذي مي توانستيم اسم دانشجويان را بگيريم و جزئيات اطلاعات متعلق به آنها را چك نمائيم ‚ ب

ه اين ترتيب مي توانستيم تشخيص دهيم كدام دانشجو پذيرفته و كداميك از آنها رد شده اند . در سيستم اطلاعات حسابداري نمي توانيم به چنين اطلاعاتي دست پيدا كنيم و بنابراين مجبوريم يكي يكي بصورت دستي كنترل نماييم تا وضعيت پذيرش آنها را متوجه شويم . اين امر بر تمايل كاربران به تداوم استفاده از سيستم اثر گذاشته است ” .
D : نقطه نظرات كاركنان در مورد كارائي و فايده سيستم اطلاعات حسابداري :
تمامي كاركنان انتظار داشتند كه سيستم اطلاعات حسابداري در امورات كاريشان مفيد و قابل كاربرد واقع شود و كارائي آنها را تحت تاثير قرار داده و منجر به بهبود عملكرد در مديريت كارشان بصورت الكترونيكي گردد . وقتي كاركنان براي پر كردن خلاء هاي ناشي از عملكرد نه چندان خوب سيستم حسابداري مجبور به استفاده از سيستم كاغذي مي شوند ‚ به فايده سيستم اطلاعات حسابداري شك نموده و از طرف ديگر نسبت به توانائي خودشان در انجام كارها نيز ترديد مي نمايند . ارزيابي كاركنان از كارايي سيستم اطلاعات حسابداري از قضاوت آنها در مورد اينكه آيا كل كار آنها به طيق الكترونيكي قابل انجام است يا خير برميگردد , اگر چنين نباشد آنها سيستم كاغذي را مناسب تر مي دانند . اين يك نشانه روشن است كه سيستمي را براي كار انتخاب ميكنند كه بيشترين فايده را براي به سرانجام رساندن كارشان داشته باشد ‚ به جاي اينكه بخواهند از هر دو سيستم به طور همزمان استفاده كنند. همچنين كاركنان اظهار داشتند كه فايده سيستم اطلاعات حسابداري تحت تاثير شماري از مسائل تكنيكي است. مشكلاتي نظير به خاطر سپردن چندين رمز عبور ‚ نمايش صفحات متعدد كاري . يكي از كاركنان ميگويد كه: ابتداي هر روز كاري مجبوريم چهار رمز عبور را وارد كنيم تا به صفحه نمايش سيستم اطلاعات حسابداري متصل شويم و سپس يك رمز عبور ديگر را به كار برده تا ارتباط با شبكه برقرار شود . اين كار را بايد دقيق انجام دهيم وگر نه بايد تمامي اين فرآيند دوباره تكرار شود . گاهي اوقات بايد چندين بار در طي روز اين كار را انجام دهيم . همچنين كاركنان دايره ثبت نام ميگويند كه سيستم اطلاعات حسابداري به كندي كار ميكند و ممكن است سبب از بين رفتن

محتويات پايگاه هاي داده اي شود از انجاييكه در طول روز به طور همزمان تعداد زيادي از كاركنان از سيستم استفاده ميكنند براي مثال يكي از كاركنان ميگويد : ” كه هر روز صبح به سيستم نامه الكترونيك وصل شويم اين امر بخصوص در دوره هاي زماني شلوغي كار مثل ماه هاي ژانويه و فوريه با مشكلات زيادي روبه روست و اين امر سبب ميشود كارها به موقع انجام نشود در چنين شرايطي دوست دارم تعداد كارمندان كمتر شود تا بلكه سرعت سيستم افزايش يابد يكي ديگر از كاركنان مي افزايد كه سيستم كاغذي اين نقص ها را ندارد و از طرفي تمامي ابزار هاي مورد نياز جهت انجام كارها در اختيار ما قرار مي دهد مثل فرم خام نامه ها , در خواست هاي پذيرش و ديگر فرم ها. مدت هاست كه ما از اين سيستم استفاده ميكنيم

و انچه كه در اختيارمان نيست را ميتوان به راحتي به جريان كاري وارد نمود ” . يكي از مشكلات اصلي سيستم اطلاعات حسابداري نا تواني كاربر در اضافه نمودن سريع نياز هاي كاربر در شرايط خاص است . يكي ديگر از كاركنان , متصدی درخواستهای پذيرش مدعی است که سيستم اطلاعات حسابداري براي نمايندگان شان مفيد نيست , زيرا انها براي دريافت رمز عبور و اتصال به سيستم با مشكلاتي مواجه اند در ادامه مي افزايد كه ” نمي توانيم تقاضا نامه دريافتي از نمايندگان ر

ا وارد سيستم كنيم , هزاران نمونه از اين درخواست هاي پذيرش را از سراسر دنيا دريافت مي كنيم در حال حاضر نمي توانيم به سيستم اطلاعات حسابداري وارد شويم چرا كه رمز عبور نداريم . دانشجو كيست ؟ متقاضي كيست ؟ نماينده و كارگزار كيست ؟ اين اطلاعات را نمي دانيم . قبل از پذيرش و قبول يك تقاضانامه , سيستم به اين اطلاعات نياز دارد . بنابرا

 

 

 

ين كارگزار و نماينده بايد در دفترش بنشيند و تمام وقت به سيستم متصل باشد , تا نامه هاي دريافتي از دانشجويان بين المللي بررسي نمايد , كه گاهي اوقات امكان پذير نيست . بنابراين اين سيستم براي نمايندگان ما مناسب نيست و در نتيجه يكي از مسائلي كه ماه هاست با آن درگير هستيم ” .

كارمندي كه نقاط ضعف سيستم اطلاعات حسابداري را به مدير IT گزارش ميداد , پيشنهاد كه كارائي سيستم را در صورتي ميتوان ارتقاء داد كه تعداد زيادي از كاركنان آنرا استفاده نمايند و نقاطي كه نياز به اصلاح دارند را گزارش نمايند . او خاطر نشان كرد : پيشنهادات كاركنان براي اصلاح كارائي سيستم اطلاعات حسابداري بايد از طريق نامه الكترونيك براي مدير IT ارسال شود . بايد خاطر نشان كرد كه برخي كاركنان مواردي را گزارش مي كنند كه اشتباه عمل مينمايند يا به درستي كار نمي كنند , تنها تعداد كمي از آنها سعي مي كنند اصلاحات را گزارش نمايند . هر چه تعداد كاركنان كاربر از سيستم افزايش يابد تاكيد بر اصلاح كارائي سيستم افزايش خواهد يافت ‚ اما در حال حاضر چنين اتفاقي رخ نداده است . يكي از كارمندان ميگويد كه : ” سيستم اطلاعات حسابداري امكان رديابي سريع را در فرايند جستجو داراست . او مي گويد كه هزاران درخواست پذيرش , از دانشجويان بين المللی متقاضی سرتاسر دنيا , از طريق نامه الکترونيک دريافت می کنيم . وقتی از سيستم مبتنی بر کاغذ استفاده می شود نمی توان مشخص نمود کداميک از اين درخواستها به سرانجام می رسد و به

ازای آن دانشجو پذيرش می شود . هيچ ارتباطی بين سيستم دريافت درخواست و سيستم پذيرش وجود ندارد , همچنين هيچ گونه داده ای که نرخ تبديل را مشخص نمايد در دسترس نيست . انتظار من اين است که حدود ۱% درخواست های پذيرش و حتی کمتر به دانشجو تبديل می شوند , که اين امر خيلی مطلوب به نظر می رسد . خيلی کار می برد تا مشخص

شود که يک متقاضی علاقه مند است يا خير . سيستم اطلاعات حسابدرای می تواند در اين زمينه کمک زيادی در تسريع امور نمايد و مفيد ظاهر شود . اما قبل از اينکه سيستم بتواند کمک به ما را در اين زمينه آغاز نمايد , با مشکلاتی مواجه هستيم ” . به هر حال اين کارمند معتقد است سيستم اطلاعات حسابداری می تواند بسيار مفيد ظاهر شود . اما استفاده

از آن در سطح سازمان بعد از ۲ سال اجرا فرقی ننموده است . عامل مفيد بودن سيستم از ديد کارکنان فاکتور مهمی است که بر استمرار کاربرد سيستم تاثيرگذار است . به محض اينکه آنها به نواقص سيستم پی ببرند , می توانند براساس مفيد واقع شدن سيستم مبنی بر افزايش سرعت و کارائی امور شغليشان , نسبت به استفاده يا عدم استفاده از آن تصميم گيری نمايند .

E : پيش بيني كاركنان در باره كاربرد سيستم اطلاعات حسابداري
در جلسات و مصاحبه ها ‚ كاركنان خاطر نشان كردند كه كاربرد فزاينده از سيستم اطلاعات حسابداري زماني اتفاق ميافتد كه اين سيستم امكان اتصال بهتري را فراهم نموده و بار كاري را تعديل و استفاده از ان منجر به كاهش استفاده از سيستم كاغذي شود . همچنين امكان اضافه نمودن و تعريف فرم هاي لازم تحت شرايط خاص در سيستم اطلاعات حسابداري فراهم شود و توسط يک موتور جستجوی قوی امکان بازيابی سريع و دقيق اطلاعات مورد نياز ممکن شود , همچنين شرايطی فراهم گردد كه اطلاعات نمايندگان به صورت الكترونيك وارد گردد .

هم مديريت و هم كاركنان گزارش دادند كه سيستم اطلاعات حسابداري در كمتر از ۵۰% نسبت به ساير سيستم هاي در دسترس مورد استفاده قرار ميگيرد . كاربرد كم از سيستم اطلاعات حسابداري به دليل افزايش بار كاري و افزايش زمان حضور كاركنان است . از انجاييكه كاربرد سيستم كاغذي به اندازه كافي زمانبر است براي كاركنان سخت است كه بيش از اين بار كاري خود را افزايش دهند . همچنين كاركنان معتقدند كه سيستم اطلاعات حسابداري در تمامي حوضه ها قابل استفاده نيست , براي مثال شهريه دانشجويان بايد در سيستم كاغذي پردازش شود چرا كه فرآيند حسابداري در سيستم اطلاعات حسابداري لحاظ نشده است كاربرد كم سيستم اطلاعات حسابداري به معناي استفاده بيشتر سيستم مبتني بر كاغذ است كارمندي از بار كاري نا متعادلش شكايت ميكرد كه در اثر استفاده از سيستم اطلاعات حسابداري به وجود امده است در حالي كه برخي ديگر از كاركنان بار كاري سبكتري دارند يكي از كاركنان ميگويد كه : ” بار كاري توزيع شده در سيستم نا برابر است گاهي اوقات برخي دانشجويان از عدم پاسخ به در خواست انها شكايت دارند در حالي كه ما حتي درخواست انها را پردازش نكرديم و حتي در شرايطي بدتر درخواست انها را دريافت نكرديم زيرا گاهي اوقات ما نميدانيم در خواست ها در كجاي سيستم قرار دارد ” . از اعضاي هيئت علمي خواسته شده است كه در شرايطي كه لازم است درخواست هاي پذيرش به تاييد انها برسد به سيستم متصل شوند و تصميمات لازم

را اخذ نمايند. د رحالي كه سيستم اطلاعات حسابداري اين قابليت را ندارد . يكي از كاركنان در اين رابطه مي گويد :
“يک ايده مناسب تسهيل اتصال اعضاي هيات علمي به سيستم و دسترسی به پرس و جوها و درخواستهاي پذيرش دانشجويان است تا بتوانند طي اين فرايند تصميم گيري نمايند و حتي بصورت همزمان به يک دانشجو پذيرش دهند . اين شرايط مي تواند کمک بسيار زيادي در کاهش کاغذ بازي و نياز به کپي , فکس و پست را کاهش دهد . گاهي اوقات مجبوريم يک درخواست پذيرش ۲۰ صفحه اي را براي اعضاء هيات علمي مان ارسال نماييم . اما در اين واحد چنين سيستمي وجود ندارد و فقط گاهي در مورد آن صحبت مي شود ” .

کارمندان دايره پذيرش به ادغام دو سيستم علاقه مند هستند اما با يک رمز عبور و کد کاربري . قابليت ضعيف سيستم اطلاعاتي شرايط استفاده را براي کارکنان سخت نموده و بر ديدگاه آنها نسبت به سيستم اثر نامساعدي گذاشته است . يکي از کارکنان مي گويد :

” يکي از کارهائی را که من مي خواهم انجام دهم و هنوز موفق نشده ام , با اينکه بارها آنرا مطرح نموده ام , آن است که وقتي صبح ها به محل کار مي رسم بايد همزمان به حداق سه سيستم متصل و آنها را فعال نمايم , به اين صورت که ابتداء به سيستم کاغذي را فعال مي نماييم , و سپس به صورت خودکاربه سيستم اطلاعات حسابداري و برنامه نامه الکترونيک متصل مي شويم . من شخصا کارمنداني را مشاهده کرده ام که ابتداء برنامه نامه الکترونيک را فعال و سپس به سيستم مبتني بر کاغذ متصل مي شوند و يا هرتتيب ديگري غير از حالت فوق الذکر . در اين شرايط اگر بررسي نماييم يکي از ۵ نفر احتمالا به سيستم اطلاعات حسابداري متصل شده باشند ” .